6.2 Ordenación de los Documentos

Documentos Producidos

-Cuando se trate de un documento producido por cualquier unida administrativa de la empresa, habrá que codificarlo en el mismo momento de su creación. Los documentos que se generen contendrán los siguientes elementos:

-Se consignará el código de clasificación más preciso posible que le corresponda, según las entradas del Cuadro de clasificación, precedido de la abreviatura indicada Ref.

-Bajo el código de clasificación, se indicará el Asunto, breve resumen del contenido del documento, que le relaciona con un concepto del Cuadro de Clasificación.

Los documentos pueden ser ordenados dentro de la carpeta de la siguiente manera:

-Por orden cronológico, alfabético y numérico. -Por grupos de documentos. Generalmente se sigue una ordenación cronológica de los documentos que conforman un expediente dentro de la carpeta, de tal manera que el más antiguo quedará en la parte inferior y el más reciente en la superior. No obstante, también pueden ordenarse alfabéticamente o numéricamente, dependiendo la naturaleza de la serie documental.

Condiciones físicas de los expedientes:

-No se debe forzar la capacidad de las carpetas. Si es necesario, debido al volumen del expediente, se abrirán diferentes carpetas con las indicaciones: volumen 1, volumen 2… -Cuando se trate de documentos en un soporte distinto al papel (fotografías, diapositivas, etc.) o documentos en formato especial (planos, libros, etc.) se mantendrán fuera de la carpeta del expediente que correspondan. Dentro de la carpeta se dejará una