Organização de Eventos by sara lopes

ESCOLA SECUNDÁRIA DE CACILHAS-TEJO

Organização de eventos Módulo 20 Trabalho realizado por: Sara Lopes nº9 e Bruno Costa Nº2 3ºM 11/27/2014

Disciplina: Técnicas de Secretariado Professora: Domitila Cardoso

Introdução Conceito de evento Tipos de eventos Eventos culturais Eventos comerciais Planificação de um evento: método QQOQC Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer atenção na organização e eventos Lista de participantes Convites formais/informais Redação de convites formais Preparação de uma sala de exposições ou para uma conferência pública Princípios de ergonomia (iluminação, ruídos, mobiliário) Estilos de disposição de mesas e outro mobiliário Refeições como complemento de eventos Reserva de sala Plano de ocupação de lugares Definição de ementas Procedimentos protocolares e de urbanidade a ter em consideração na planificação e concretização de um evento Apresentações, saudações e cumprimentos: Encaminhamento dos participantes: Alterações de última hora Incidentes críticos Fogo Explosões Terrorismo Desastres Naturais Emergências Médicas Estruturas Não Médicas Colapso de Emergências Atrasos e ausências Contactos com estrangeiros Contactos com prestadores de serviços nesta área Alugueres de salas Utilização de restaurantes e hotéis Utilização de transportes públicos Vestuário mais adequado para ocasiões especiais na vida de uma organização Follow-up Recolha de excedentes de materiais distribuídos Redação de relatórios Redação de notícias destinadas a jornais internos e a meios de comunicação social Verificação e controlo de custos ocasionados com o evento Conclusão Webgrafia

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Introdução Realizámos este trabalho no âmbito da disciplina de Técnicas de Secretariado, a pedido da professora, no âmbito do módulo 20 cujo tema é “Organização de eventos”. Neste trabalho iremos abordar alguns subtemas de organização de eventos, seja de empresas ou não. Falamos sobre vários tipos de eventos. Como saudar os convidados, como nos devemos vestir adequadamente para tipo de evento. Como redigir e enviar convites formais e não formais. Como devemos proceder caso haja algum obstáculo na organização do evento. Quem devemos convidar e onde devemos instalar os convidados caso venham de longe.

Conceito de evento Eventos são acontecimentos previamente planeados, organizados e coordenados de forma a abranger um número de pessoas num determinado espaço físico. Para se chamar evento, tem de ter início e fim definido, embora a sua duração não seja sempre a mesma, pois pode durar horas como pode durar semanas.

Tipos de eventos Podemos caraterizar um evento: Quanto à sua finalidade:

Quanto à sua natureza:

Culturais

Comerciais/industriais

Privados

Arte/entretenimento

Educacionais

Políticos

•Cinema •Teatro •Festivais •Concursos •Espetáculos •Desfiles

•Desfiles •Feiras •Lançamento de livro •Exposições •Eventos Publicitários

•Pessoais •Aniversários •Férias •Casamentos •Batizados •Sociais •Festas •Galas •Reuniões

•Concertos •Exposições •Cerimónia de entrega de prémios

•Seminários/workshop •Congressos •Ações de formação

•Inaugurações •Tomadas de posse •Visitas VIP •Comícios

Recretivos

•Jogos •Eventos Recreativos

Religiosos

•Missa •Procissão •Conclave •Concílio

Eventos culturais Quando falamos em eventos culturais, falamos em festas que podem ser regionais, ou nacionais. Cada país ou região tem a sua própria cultura. Em Portugal, a cultura predomina na capital de Lisboa e do Porto. É nas grandes cidades que temos os teatros, os desfiles. Os eventos culturais consistem em mostrar a cultura do nosso país ou da nossa região para os que nos visitam. Em Portugal temos vários eventos culturais. Temos principalmente os festivais de música, no verão; temos desfiles de moda, entre muitos outros.

Eventos comerciais Quando falamos em eventos comerciais, falamos em eventos cujo objetivo é comercializar, ou seja, as pessoas podem comprar e vender, dar a conhecer algum produto ao público. Por exemplo: um desfile tem como objetivo mostrar um determinado estilo de roupa, feita por um estilista, de modo a que se as pessoas gostarem possam comprar e começar a usar. A mesma coisa acontece com um lançamento de um livro. As feiras têm como objetivo vender, há feiras de vários estilos, feiras de artesanato, roupa, e mista, que tem tanto como roupa como artesanato. Já as exposições, são como os desfiles, só com a diferença é que as exposições são de pinturas ou de esculturas, que tem como objetivo divulgar o trabalho de alguém.

Planificação e preparação/Elaboração de documentação Planificação de um evento: método QQOQC A planificação de um evento tem de responder 5 pontos cruciais.

Quem •Quem organiza a reunião? •Quem é o responsável? •Quais as pessoas que irão trabalhar no projeto? •Quem irá participar? •Quem recebe? •Quem serão os colaboradores?

O que/Quais •Quais os objectivos do evento? •Quais as mensagens a transmitir, e qual a melhor maneira para o fazer? •O que desejamos fazer no final do evento?

Onde •Deve ser decidido o lugar do evento; •Ter em conta os seguintes critérios de escolha: •Prestígio; •Local •Equipamento audiovisual •Configuração da sala

Quando •Saber qual o período mais favorável tendo em conta as alturas das férias, pontes, feriados, entre outros. •A escolha da data depende dos seguintes elementos: •Disponibilidade do organizador, do local escolhido, das pessoas que apresentarão o material.

Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer atenção na organização e eventos

Lista de participantes Numa lista de participantes, de um evento, temos de ter sempre em primeiro lugar o nome e o cargo/função em relação à empresa. Os participantes são o público-alvo do evento. Eles devem sair do evento a pensar que o seu tempo e dinheiro foram bem gastos e devem ficar com vontade de repetir a experiência no futuro. Os participantes podem fazer parte ativa também em reuniões e congressos. Podem contribuir para a discussão, declarações, questões, comentários e elaboração de atas de workshops. Os VIP’s também são importantes pois garantem o prestígio do evento. É necessário satisfazer todos os seus pedidos. Além disso, para os VIP’s especiais, a questão da segurança é muito importante em ter em conta. Os patrocinadores são indispensáveis e muito importantes para um evento. Conforme os diversos conceitos, a presença do patrocinador pode ser mais ou menos visível.

Convites formais/informais Os convites informais e formais têm algumas semelhanças como também algumas diferenças. O convite formal deve conter: •

O nome completo do organizador ou organizadores do evento.

•

Informação sobre o evento.

•

O motivo da festa ou evento, "para celebrar..." "em honra..."

•

Escreva o endereço, hora e lugar do evento.

•

Indique se há "dress code" ou estilo de vestimenta e o que devem levar os convidados.

•

Pode incluir um cartão de resposta com um número de telefone. Inclua a data limite de resposta.

O convite informal deve ter: •

O remetente ou organizador do evento.

•

O motivo pelo qual se realiza o evento. Pode-se usar um tom direto e pessoal.

•

Coloque seu e-mail ou telefone, para que possam confirmar a presença no evento. Outra forma muito original de confirmar a assistência e que vai ajudálo a administrar os convidados ao evento é usar um Doodle.

•

Hoje em dia já se pode confirmar uma presença, e criar um evento através do facebook.

Redação de convites formais Um convite formal pode ter: “ (o nome da empresa), tem a honra de convidar…” , ao contrário que um convite mais informal poderia ter, "Por favor, junte-se a nós". Inclua os nomes dos anfitriões, bem como o local (com o endereço), hora, data e propósito da ocasião, mesmo que seja um simples encontro. Certifique-se de adicionar a informação RSVP ("répondez s’il vous plait" que significa, "responda, por favor") na parte inferior do convite, se for necessário saber quem estará presente, por exemplo, "RSVP" seguido pelo número de telefone do responsável da organização do evento. Inclua uma data limite para a resposta no convite formal para que se possa ter o tempo necessário para confirmar a quantidade de comida, o tamanho do local. Deve-se enviar os convites três semanas antes para eventos informais, quatro semanas antes para um evento formal e três meses antes para um casamento.

Preparação de uma sala de exposições ou para uma conferência pública Princípios de ergonomia (iluminação, ruídos, mobiliário) Para cada evento, deve se ter em atenção a iluminação adequada, o tipo de mobília e a sua organização. O ruído deve ser adequado, para não causar confusão, nem distração do público.

Estilos de disposição de mesas e outro mobiliário Na disposição de mesas e outro mobiliário, podemos distinguir quatro tipos de colocação das mesmas que são: 

Estilo sala de aula, onde a mesa de conferências está de frente para a mesa dos convidados;



Disposição em “U”.



Estilo teatro, que forma-se ao haver duas mesas de conferência e as mesas dos convidados montadas como anfiteatro;



Estilo buffet, que é constituído por mesas redondas espalhadas pela sala onde se realiza o evento.

Refeições como complemento de eventos Para realizar concretamente uma refeição de intervalo, terá de seguir os seguintes assuntos:  Reserva de sala: é o que se expõe com os pedidos ocorridos, para a marcação de juntar os que realizaram a reserva e os convidados, dentro de uma sala para as ceias (através do endereço eletrónico da pessoa que organizou o evento);

 Plano de ocupação de lugares: é o que compõe os nomes de convidados nos respetivos lugares de mesa que ocuparão;  Definição de ementas: representa-se como um(a) apontamento/anotação executada, para depois conceber o documento escrito (lembrança de lista de conteúdos), relembrando todos os conteúdos que serão planificados durante a ementa de restaurantes).

Marcação de refeições

Reserva de sala

Plano de ocupação

Ementa

Procedimentos protocolares e de urbanidade a ter em consideração na planificação e concretização de um evento Apresentações, saudações e cumprimentos: para que o evento seja bem-sucedido, os organizadores terão de saber quais tipos de atitudes apresentarão aos seus convidados, evitando as atitudes ofensivas;

Encaminhamento dos participantes: um evento deve ter o mínimo de nº de participantes convidados. Para que isso aconteça, deve-se enviar um e-mail com as respetivas informações do evento (data de evento, os nomes dos organizadores, cada conteúdo do evento, etc.);

Alterações de última hora: por vezes, um evento pode-se alterar na última hora. Para que acontecesse, os organizadores terão de enviar de volta aos seus convidados o sucedido;

Incidentes críticos: um evento terá de ter também ideias para quaisquer tipos de situações, a que passarão a ser como planos de emergência. Os planos são apresentados por diferentes situações que ocorrerão: Fogo: é o que se espalha rapidamente no local de evento (interior ou exterior), tendo de diminuir a visibilidade dos convidados e, dificilmente, respirar em condições. Explosões: é o que causa fogo ou colapso da estrutura, ou pode-se demolir os edifícios de eventos, se forem persistentes ou de pouca resistência. Terrorismo: é o tipo de incidente mais problemático, pois poderá causar várias mortes as que residem num evento (bombas ou gases venenosos). Desastres Naturais: se acontecer uma inundação ou um tremor de terra perto do local de evento, poderá originar o pânico dos convidados. Emergências Médicas: se um convidado ou um dos organizadores do evento ter danos físicos ou várias doenças graves, necessitarão tratamento médico imediato. Emergências Não-Médicas: são acontecimentos que resultam numa devastação total, dentro de um evento, necessitando os serviços de emergência imediatos (por ex.: greves, manifestações, vandalismos, entre outros). Colapso de Estruturas: é o que provoca a concentração do peso de participantes em conjunto, provocando danos no edifício (se forem de vários anos).

Atrasos e ausências: muitos convidados não poderão participar no evento. Às vezes, enviam uma carta sobre o sucedido da sua falta (problemas pessoais, febres ou situações de trabalho profissional, como empresário de uma empresa).

Contactos com estrangeiros: para convidar os convidados dos países estrangeiros, deve-se pedir os contactos aos participantes que aceitarão os pedidos de evento.

Contactos com prestadores de serviços nesta área As empresas organizadoras de eventos são constituídas como empresas que enviam os convites aos participantes de quaisquer empresas mundialmente, em que convivem e entretêm os vários tipos de eventos efetuados. Eis os tipos de eventos elaborados:

 Briefing: consiste na exposição oral de um profissional de renome para o nº de participantes que contêm o seu conhecimento antecipado do assunto a ser deliberado. Existem dois tipos de briefing: o introdutório, que se oferece a informação necessária para acompanharem as discussões desenvolvidas na conferência correspondida, e o avançado, que se trata de um aprofundamento sobre o determinado assunto que já foi objeto de discussão recontado.

 Conferência: é o que visa a familiaridade com um assunto abordado, que demonstra sobre as informações gerenciais, práticas e focadas para os executivos de mercado. A conferência consiste em duas partes:  Auditório: é uma sala de reunião que se usa nas apresentações para os participantes reunidos, em conferência.  Expositores: são especialistas que apresentam o assunto do evento.  Congresso: contêm um conjunto de atividades, em que se debatem vários assuntos com base num tema geral, com diferentes subtemas e formatos (mesas-redondas, palestras, comissões, painéis, feiras, entre outros).

Tudo o que acontece num congresso, o debate entre a plateia e o palestrante, é gravado, para depois ser usado para o documento final (ou anais), que é entregue aos organizadores após o evento.  Debate: trata-se de uma discussão entre dois ou mais oradores que defendem as suas opiniões, isto é, mostra uma discussão mais “emocional”, quer que participem ou não (um mediador pode criar as regras e faz com que os oradores as cumpram com sucesso).

 Fórum: trata-se de uma reunião menos formal, que ocorre entre a troca de informações e o livre debate de ideias, na presença de grandes audiências. O fórum, atualmente, tem mais aceitação por permitir a discussão sobre os problemas mais abrangentes que tratam de assuntos gerais (Ex: Fórum de Luta contra o Cancro da Mama).

 Mesa-redonda: trata-se de uma reunião clássica, em que um coordenador funciona como elemento moderador, encaminhando a discussão para o tema principal. Os participantes da mesa-redonda têm um tempo limitado para apresentar as suas ideias para o debate.

 Painel: tem apenas a presença de profissionais de várias áreas para falar e argumentar.  Palestra: apresentação de curta duração, por um especialista, sobre um assunto específico onde a plateia não tem atuação ativa.  Seminário: trata-se de um encontro entre especialistas num assunto específico. Os oradores apresentam as suas comunicações sobre o tema, e a seguir, debatem-se os assuntos com a plateia (a plateia coincide quase o mesmo nível de conhecimento que os palestrantes). O seminário é também uma reunião que forma as ideias de cada um. O objetivo não é apenas apresentar resultados de pesquisas, mas gerar o debate sobre os determinados temas, dividindo três momentos desta reunião (a fase de exposição, a de discussão e a de conclusão).

 Simpósio: tem a participação de vários aspetos sobre assuntos diferentes, com a presença de um coordenador. O simpósio apresenta-se como uma discussão de um determinado tema, por vezes científico ou político (uma nova lei, por exemplo). A reunião junta as impressões sobre um determinado assunto que é colocado em debate, debatendo o tema na mesa, com a participação do auditório.

 Workshop: é o evento onde se trata um determinado assunto de maneira mais prática. Deve ser realizado em grupos pequenos, normalmente inclui um moderador e um ou dois comunicadores. A dinâmica da sessão divide-se em duas partes: teórica (apresentação de um tema) e prática (fase prática das informações recebidas).

Alugueres de salas Os organizadores, para comporem os seus eventos propostos e específicos, devem reaver as salas respetivas que estejam vazias e com condições para serem usadas. Para isso, os organizadores devem seguir as seguintes sugestões:  Observar as condições que o local pode oferecer para os seus convidados;  Estabelecer os vários seguimentos de um evento, tais como: condições turísticas, concentração do público, facilidade da entrada ao evento, entre outros;  Para realizar uma organização de evento, o espaço deve juntar as melhores condições físicas e, especificamente, geográficas (por vezes, os eventos podem-se realizar num espaço aberto da Natureza.

Utilização de restaurantes e hotéis Muitas vezes, os organizadores realizam os seus eventos nos restaurantes ou hotéis, para que o público preste atenção à apresentação que ocorre. Os organizadores terão de: Pedir a autorização do dono de um restaurante/hotel;

Ajustar com o dono sobre os conteúdos do evento;

Seguir as regras que o dono decidiu para os organizadores de evento;

Apresentar o seu projeto durante o limite de tempo que o dono expôs;

Respeitar as condições que o dono lhes impôs (não apresentarem eventos que originarão desastres, por exemplo).

Utilização de transportes públicos Os eventos podem ser, por vezes, ainda mais que um evento normal. Para conseguir ter sucesso de um evento e ter listas de contacto de convidados registados, têm de:

 Analisar as informações necessárias de transportes públicos, por cada tipo de viagem que farão (os transportes de RENEX, por exemplo);

 Comunicar com os convidados sobre a duração da viagem que realizarão (por exemplo, o concerto do Rock In Rio);

 Avisar aos convidados sobre o local que praticarão, a data que efetuará, e que tipo de evento que concretizará durante o dia de evento (com todas informações que ajudarão a saberem mais sobre o evento).

Vestuário mais adequado para ocasiões especiais na vida de uma organização  Qualquer tipo de evento poderá ser aproveitado por vários convidados com vestuários diferentes (alguns trazem os seus vestuários, feitos nos países de origem). Por exemplo: muitos convidados que veem da China ou de Japão trazem vestidos para honrarem a sua cultura;

Tipos de trajes:  Traje informal: é quando os convidados vestem um fato de cor preta;

 Traje casual: é quando os convidados usam roupa composta por peças de diferentes segmentos para dar ao look um toque de sofisticação, mas sem tanta seriedade.

  Traje de passeio: é quando se usa o fato de sair (exceto calças de ganga, camisas de skate, ténis de treinos, etc.);

 Traje de gala: é o que se refere a fatos de cerimónia, smoking, casaca e fraque, para homem e vestido e saia comprida, para mulher, durante a noite do evento;

 Traje para o almoço de cerimónia: é quando os convidados devem vestir um fato com a cor cinza-claro;

 Traje para um jantar de cerimónia não formal: é quando os convidados devem vestir um fato com a cor de cinza-escuro;

ď&#x192;&#x2DC; Traje para um jantar de cerimĂłnia formal: ĂŠ quando os convidados devem vestir um fato com a cor azul-escuro.

Follow-up O conceito de “Follow-up” vem da expressão em inglês que significa “acompanhar” ou “fazer o acompanhamento”. Isto é, quando alguém executa um follow-up, significa que se faz uma avaliação de algo que já foi realizado. Para ter uma avaliação consecutiva, deve seguir as seguintes informações mostradas:

Recolha de excedentes de materiais distribuídos: é o que avalia os projetos dos organizadores. Isto é, antes de iniciarem a apresentação, terão de analisar atentamente nos programas (frases erradas ou confusas da ortografia, por exemplo).

Redação de relatórios: é onde se descreve se as realizações do evento foram cumpridas (se se atingiram os objetivos, quantas pessoas apareceram para verem ou assistiram, ou se as suas expectativas foram refletidas com sucesso). Para isso, os organizadores de evento devem obter informações, por exemplo, sobre o nível de conhecimento do seu produto apresentado (a introdução, a cobertura dada com ajuda de meios da comunicação, como a Internet, e o uso de perfil do público), originando o interesse de conhecerem melhor a produção e da origem da empresa (o governo, as autarquias, as empresas estrangeiras, etc.).

Redação de notícias destinadas a jornais internos e a meios de comunicação social: depois da apresentação do produto, poderá passar pela notícia, entre outros meios de comunicação. Com a notícia publicada, o produto divulgado pelo evento, ficará conhecido. Verificação e controlo de custos ocasionados com o evento: antes do evento este deverá ser analisado atentamente. Para isso, antes de organizar de um evento, deve saber-se o custo de cada objeto necessário para uma apresentação agradável (o visor ou o quadro transparente, por exemplo)

Conclusão Realizamos este trabalho com a ajuda de manuais da disciplina e com base na pesquisa na internet. Tivemos acesso às TIC. Neste trabalho tratamos mais a parte teórica do módulo. Abordamos alguns temas tais como organizar eventos, sejam de empresas ou não. Falamos sobre vários tipos de eventos. Como saudar os convidados, como nos devemos vestir adequadamente para cada tipo de evento. Como redigir e enviar convites formais e não formais. Como devemos proceder caso haja algum obstáculo na organização do evento. Quem devemos convidar e onde devemos instalar os convidados caso venham de longe. Este trabalho serviu para nos ajudar a trabalhar em grupo e a comunicar em público.

Webgrafia  https://tecnicasecretariado.wikispaces.com/Planifica%C3%A7%C3%A3o+e+pre para%C3%A7%C3%A3o_Elabora%C3%A7%C3%A3o+de+documenta%C3%A7%C 3%A3o  http://www.iscal.ipl.pt/index.php/recursos/reservasalas  http://pt.wikipedia.org/wiki/Ementa  http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft+Word++organiza%C3%A7ao_evento_candida.pdf  http://www.cadoff.com.br/blog/eventos-empresariais-tipos-e-caracteristicas/  http://www.pcsf.org.br/o-clube/normas-do-clube/normas-para-utilizacao-dosalao-restaurante/271  http://www.significados.com.br/follow-up/