Tesina Sara Morras by Morras Sesma

GUÍA PARA LA CREACIÓN DE UN PLAN DE EMERGENCIA EN ARCHIVOS CLÍNICOS. EL CASO PRÁCTICO DEL ARCHIVO CLÍNICO DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO MIGUEL SERVET DE ZARAGOZA Sara Morrás Sesma

Proyecto fin de Master Tutor: Dr. D. Jesús Tramullas Saz y Dr. D. Miguel Moreno Vernis Master en Gestión de Unidades y Servicios de Información y Documentación. Curso 2008-2010 Departamento de Ciencias de la Documentación e Historia de la Ciencia. Universidad de Zaragoza. Facultad de Filosofía y Letras Septiembre de 2010

Universidad de Zaragoza Facultad de Filosofía y Letras Departamento de Ciencias de la Documentación e Historia de la Ciencia

Guía para la creación de un plan de emergencia en Archivos Clínicos. El caso práctico del Archivo Clínico del Hospital Universitario Miguel Servet de Zaragoza por Sara Morrás Sesma correspondiente al Proyecto fin de Master o Tesis de Maestría del programa del Master de Gestión de Unidades y Servicios de Información y Documentación. Curso 2008-2010

Tutores: Dr. D. Jesús Tramullas Saz y Dr. D.Miguel Moreno Vernis

Agradecimientos:

En este breve espacio quiero mostrar mi agradecimiento a:

Miguel Moreno Vernis, tutor del proyecto, ya que sin su supervisión no hubiera sido posible la realización de este proyecto. Gracias por confiar en mí y apoyarme durante todo el proceso, ha sido un verdadero placer trabajar contigo.

Jesús Tramullas Sanz, tutor del proyecto y coordinador del Master, que me ha ayudado en cada momento, a superar las diversas adversidades que se han ido planteando.

El Servicio de Documentación Clínica del Hospital Miguel Servet, que durante mi estancia en prácticas me han mostrado su apoyo, por lo que ha sido un verdadero placer poder trabajar con dicho equipo.

Fernando Mikelarena Peña, quien ha supervisado la primera línea de investigación “Legislación sobre la conservación de la historia clínica”, por sus consejos y sus correcciones.

Mª Adelaida Allo Manero que gracias a sus enseñanzas durante la Diplomatura y el Master han hecho que mostrase interés por la conservación y me decantase por el desarrollo de esta guía.

Los compañeros del Master que me han mantenido informada puntualmente de la evolución de los acontecimientos y siempre me han dado ánimos para continuar adelante.

A mi familia, amigos y a mi pareja que han hecho posible que pudiese continuar formándome y me han dado fuerzas para continuar adelante cuando más lo necesitaba.

â&#x20AC;&#x153;Mejor es prevenir que curarâ&#x20AC;?. Erasmo de Rotterdam

SUMARIO Presentación...................................................................................................................... 1 Objetivos........................................................................................................................... 3 Justificación ...................................................................................................................... 4 Metodología...................................................................................................................... 5 Fases de la planificación, diseño e implantación del proyecto......................................... 7 Fase 1: Evaluación del Archivo................................................................................ 7 Fase 2: Creación de un Comité de Desastres............................................................ 9 Fase 3: Plan de conservación.................................................................................... 9 Desarrollo de las fases ............................................................................................ 10 Fase 1: Evaluación del Archivo en el que se deberán realizar las siguientes acciones. ............................................................................................................. 10 Fase 2: Creación de un Comité de Desastres...................................................... 26 Fase 3: Plan de conservación.............................................................................. 30 Conclusión ...................................................................................................................... 33 Anexo I ........................................................................................................................... 34 Legislación sobre conservación en archivos clínicos ................................................. 34 Introducción........................................................................................................ 35 Legislación estatal .............................................................................................. 39 Legislación autonómica...................................................................................... 47 Bibliografía......................................................................................................... 70 Anexo II.......................................................................................................................... 72 El caso práctico del Hospital Universitario Miguel Servet ........................................ 72 Introducción............................................................................................................ 74 Fase 1 - Documentos de trabajo ............................................................................. 76 A.Información Institucional................................................................................ 76 B.Servicios necesarios en una emergencia ......................................................... 78 C.Equipos para emergencias existentes en la institución ................................. 101 D.Lista de verificación semanal ....................................................................... 103 Intervenciones de Emergencia.............................................................................. 104 Documentos muy húmedos o muy mojados..................................................... 107 Documentos poco mojados o simplemente húmedos....................................... 107 Cómo secar las historias clínicas (soporte papel)............................................. 108 Anexo I ................................................................................................................. 110 Anexo II................................................................................................................ 120 Bibliografía............................................................................................................... 123 Bibliografía específica para el diseño y planificación de un plan de desastres........ 126

Presentación En la sociedad de la información del siglo XXI, los archivos se encuentran amenazados por un problema de deterioro y pérdida de las colecciones. Muchos de estos son debidos a la falta de unas instalaciones adecuadas, a la exposición de los documentos a riesgos innecesarios y a otras muchas causas que hacen que parte de la documentación o en los peores casos toda ella se pierda.

En materia de conservación en España, se han empezado a dar ciertos pasos en lo que se refiere a planificación de catástrofes, sin embargo, no existen realmente legislación específica que integre la conservación preventiva, lo que explica también el poco interés demostrado por los gestores de dicho patrimonio por la adecuada conservación del mismo. La incorporación de personal técnico (conservadores y restauradores) con formación en conservación ha contribuido a mejorar algo la situación en los últimos años.

El coste de una conservación profesional como forma de rectificar estos problemas requiere una inversión económica muy alta, algo que la mayoría de archivos tanto de titularidad pública como privada no pueden afrontar. Pero los daños se pueden minimizar con un programa de conservación preventiva adecuado a nuestra institución.

La misión fundamental de una institución sanitaria es el prestar los cuidados de salud que los ciudadanos requieren en cada momento, asegurando a los pacientes y familiares la adopción de todos los medios a nuestro alcance para disminuir al máximo los riesgos derivados de nuestra propia actuación. Las situaciones de emergencia, son especialmente preocupantes en los grandes centros hospitalarios, por las características de su construcción, acumulación de materiales y zonas de riesgo y sobre todo por la incapacidad de los pacientes para ser autónomos ante cualquier incidencia que se produzca.

Con esta guía se tratará de realizar un nuevo Plan de emergencia ante desastres que buscará transmitir a los profesionales del archivo las pautas de actuación para planificarse ante una emergencia u catástrofe. Aunque en este proyecto sólo desarrollaremos la Fase 1: Evaluación del Archivo, para que posteriormente se 1

desarrollen las siguientes fases: Creaci贸n de un Comit茅 de Desastres y Digitalizaci贸n de los fondos.

Objetivos Con esta guía se trata de erradicar prácticas o situaciones potencialmente peligrosas en los archivos clínicos, previniendo la aparición de desastres evitables. Pero en el caso que se provoque cualquier incidencia de mayor o menor magnitud se tratará de minimizar los daños producidos tanto en las personas como en la colección. Con ello se tratará de reducir considerablemente los gastos en la reparación de los materiales dañados, es decir, en los equipos, mobiliario e infraestructura, por lo que se garantizará el acceso para el uso asistencial de la información con la mayor brevedad posible.

Identificando los riesgos en la Fase 1 y desarrollándolos en las diversas Hojas de trabajo podremos iniciar nuestro proyecto para la creación de la futura Guía.

Estos objetivos tienen que cumplirse de acuerdo a la legislación vigente que quedará recogida posteriormente en el Anexo I sobre conservación de la Historia Clínica.

Justificación La Ley General de Sanidad1 reconoce el derecho del paciente a que quede constancia por escrito de todo su proceso, en una historia clínica, dependiendo de cada Comunidad Autónoma su conservación es de menor o mayor duración. Con posterioridad fue aprobada la Ley 41/20022 en la que se establece que “los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad”. La implantación de las tecnologías de la información y las comunicaciones en los últimos años por los Servicios de Salud de las Comunidades Autónomas, ha dotado a usuarios y profesionales de sistemas y aplicaciones que han facilitado a ambos colectivos el acceso a una información de calidad sobre la salud individual, al servicio de una atención sanitaria de calidad creciente. El Ministerio de Sanidad a través de varios proyectos desarrollados con las Comunidades Autónomas, esta tratando de instaurar la historia clínica digital dentro del Sistema Nacional de Salud, ya que es una necesidad percibida por todos los agentes interesados en este proceso, que las funcionalidades esenciales no queden circunscritas al ámbito de cada Comunidad Autónoma, sino que se extiendan más allá de ellas, acompañando a los ciudadanos en sus desplazamientos por todo el territorio nacional e incluso fuera de él, en los países de nuestro entorno. En este contexto de cambio queremos presentar esta guía para la creación de un plan de emergencia para archivos clínicos, porque a pesar de las nuevas tecnologías en la mayoría de los

archivos se sigue conservando la documentación en soporte

tradicional y tardará años en desaparecer. Además como valor añadido en esta guía se ha incorporado un apartado que recoge la legislación estatal básica y de obligado cumplimiento para todas las Comunidades Autónomas, junto a la desarrollada por éstas.

España. Ley 14/1986 de 25 de Abril General de Sanidad.

España. Ley 41/2002 Básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica

Metodología La guía para el Plan estará basada en los puntos guías de la Hoja de trabajo para esbozar un plan de desastre que aparecen recogida en El manual de preservación de bibliotecas y archivos del Northeast Document Conservation Center3 y el Manual de planificación y prevención de desastres en archivos y bibliotecas4 con ambos se elaborará un estudio de riesgos respondiendo a las diferentes cuestiones que ambos proponen. La finalidad de recopilar los datos a través de dichas Hojas es evaluar la situación del archivo y los riesgos a través de la siguiente metodología propuesta en dicho manual. Se representa un escenario en el que puedan interaccionar las diferentes fuentes de peligro con los distintos elementos que componen el archivo, teniendo en cuenta las características de éste. El objetivo de la evaluación de los posibles riesgos es la cuantificación de la probabilidad (frecuencia) y de la intensidad (gravedad) con que se pueden producir los efectos dañinos. Técnicamente la expresión del valor de riesgo viene definida por la ecuación: R = P x I; en la que R = valor del riego, P = coeficiente de probabilidad, y I = coeficiente de intensidad promedio. Para la evaluación de riesgos utilizaremos el Método de Evaluación de Riesgos en Archivos, MERA, con las escalas de valoración pertinentes. Una vez evaluados los riesgos y tras haber estudiado los resultados de acuerdo a la normativa internacional se procederá a la redacción de dicho plan que deberá contener lo siguiente elementos para que una recuperación de emergencia sea satisfactoria: − Respuesta inicial oportuna − Plan detallado frente a desastres − Personal capacitado − Administración comprometida − Comunicación eficaz − Decisiones rápidas e informadas

OGDEN, Sherelyn. Manual de preservación de bibliotecas y archivos del Northeast Document Conservation Center [En línea]. Santiago de Chile: DIBAM, 2000. 370 p. [Consulta 14-12-2009] URL <www.nedcc.org/resources/downloadas/spplam3.pdf> 4 SANCHEZ HERNAMPÉREZ, Arsenio. Manual de planificación y prevención de desastres en archivos y bibliotecas. Madrid : Fundación Histórica Tavera|, Fundación MAPFRE Estudios, 2000. 111 p. ISBN 8489763828.

Y deberá estar estructurado en seis áreas: • Evaluación de riesgos • Sistema de comunicaciones • Formación de los trabajadores • Elaboración del manual de prevención de desastres • Abastecimiento de materiales • Cooperación con agentes locales, regionales y nacionales

Nuestra programa de siniestros, desastres o catástrofes va dirigido a la prevención, salvamento y recuperación de la documentación y se pondrá en marcha sólo cuando la seguridad de las personas esté totalmente asegurada y el desastre haya sido controlado.

Fases de la planificación, diseño e implantación del proyecto Fase 1: Evaluación del Archivo La evaluación del archivo se realizará a través de las Hojas de trabajo en las que se deberán realizar las siguientes acciones: •

Marcar y señalizar las características del medio físico y geográfico en que se encuentra ubicada la institución, las variables de clima, su condición de zona sísmica, su propensión a inundaciones por vecindad a crecidas de ríos no canalizados, y otras que pudieran comprometer la integridad de la institución.

•

Analizar el riesgo a que puedan estar sometidas la institución, las colecciones y el personal.

•

Registrar la calidad y el estado físico de las edificaciones cercanas con riesgo de incendio u otra catástrofe. Del mismo modo que contactar con las instituciones vecinas que podrían servirnos de apoyo, o con aquellas con quienes coordinaríamos algún tipo de asistencia mutua.

•

Efectuar periódicamente un estudio minucioso de la planta física del local o el edificio, de preferencia con el asesoramiento del ingeniero o arquitecto que diseñara la construcción, con el fin de detectar fallas y poder señalar medidas preventivas, tales como la reparación de daños menores que puedan causar o facilitar desastres mayores. Este cateo incluye la revisión de cimientos, de paredes, techos, ventanas, puertas, cableados eléctricos, tuberías de agua y desagüe, estado y ubicación de los tanques de agua, el estado de los sistemas de alarmas y de los mecanismos contra incendio.

•

Revisión de los depósitos, su ubicación, la calidad, estado y solidez de las estanterías; su estabilidad, saber por ejemplo si pueden soportar movimientos sísmicos e incendios.

•

Proveerse de sistemas y dispositivos contra los desastres a que están expuestos estos centros: o Sistemas de alarmas al ingreso y salida que detectan personas que sustraen documentos o Alarmas que detectan incendios: gases o infrarrojos

•

La evaluación de los recursos bibliográficos y el levantamiento de inventarios valorizados, son funciones técnicas propias de archivo. Le corresponde al Equipo de Planeamiento de Prevención de Desastres, anexar estos datos, 7

cuidando de coordinar con los organismos directivos respecto políticas y prioridades en cuanto a protección, prevención y salvamento de colecciones, equipos, mobiliarios y otros. •

El Plan debe considerar proveerse de dispositivos para atacar, arremeter y/o detener tanto las inundaciones, los amagos de incendio como los intentos criminales de terceros. Igualmente en él se deberá contemplar el deber de estar prevenidos y conectados directamente con las personas y las instituciones especializadas en contrarrestar y sofocar los efectos causados por la diversa gama de agentes destructores.

Descripción de los beneficios previstos • Cumplir con la legislación en aquellos aspectos referidos al mantenimiento de la documentación clínica. • Poder llevar a cabo las funciones de los centros de asistencia, investigación, enseñanza, formación e incluso evaluación de la propia actividad. • Poder desempeñar las funciones de las historias clínicas, que en términos generales han de satisfacer la atención al paciente, la docencia, la investigación, el control de calidad, la planificación sanitaria, la gestión administrativa y la legal. • Mejorar la asistencia gracias a la informatización garantizando aquellos aspectos relacionados con la seguridad, tanto del mantenimiento de los datos que la asistencia genera, como la imposibilidad de efectuar modificaciones en los registros, lo que garantizará el valor probatorio judicial de la historia. • Favorece la disminución de los costes y ahorrar espacio al requerir menor cantidad de equipos. • Permitir la estandarización y protocolización de procedimientos que facilitan el entrenamiento y supervisión del personal minimizando los trastornos cuando se producen cambios en el mismo. • Facilitar la investigación y la gestión asistencial con la codificación de diagnósticos y procedimientos.

Fase 2: Creación de un Comité de Desastres Los puntos principales que deberá contener esta fase son siguientes: •

Creación de un manual de uso interno que contenga el plan

•

Mantenimiento del plan

•

Redacción de normas y directrices para reglamentación para planes de emergencia

Fase 3: Plan de conservación. Como plan de conservación a largo plazo y para su preservación se debe llevar a cabo la digitalización de documentos. Esta fase se puede dilatar en el tiempo y se deberá llevar a cabo de acuerdo con la legislación y los programas del Ministerio de Sanidad en vigencia. En muchos casos y, debido a la necesidad de abaratar costes, esta fase la realizan empresas externas especializadas

Desarrollo de las fases Fase 1: Evaluación del Archivo

en el que se deberán realizar las siguientes

acciones. El diseño de un programa de preservación no debe considerarse como un proceso arcano

más bien se asemeja a otros procesos de toma de decisiones

administrativas.

Se han desarrollado diversas herramientas especializadas para ayudar a los profesionales a evaluar sus necesidades de preservación y decidir las prioridades al abordarlas. Ejemplos: − El Northeast Document Conservation Center elaboró el texto Preservation Planning: Guidelines for Writing a Lon-Range Plan [Planificación para la Preservación: pautas para elaborar un plan de amplio alcance]. − El Ministerio de Cultura elaboró en 2008 la Guía para un Plan de protección de colecciones ante emergencias − La Association of Research Libraries ofrece Preservation Planning Program [Programa de Planificación para la Preservación] − CALIPR es un paquete de software computacional para ayudar a todo tipo de repositorios de California a llevar a cabo una evaluación sencilla de las necesidades de preservación. Los resultados obtenidos gracias a estas herramientas ayudan al administrador a evaluar los componentes básicos de la planificación para la preservación, éstos deben combinarse con el fin de producir una lista de prioridades.

Estudio del edificio Se trata de realizar un chequeo al edificio y de su entorno inmediato, Arsenio Sánchez, en su manual nos propone estudiar el edificio a través de respuestas guiadas que nos pueden servir para rellenar las hojas de trabajo que el Ministerio de Cultura en su “Guía para un Plan de protección de colecciones ante emergencias”. Las emergencias más comunes tienen su origen en el propio edificio: instalaciones, emplazamiento, materiales constructivos, desgaste, mantenimiento, etc., en sí mismo, es una protección (o, en el caso opuesto, una amenaza) para las colecciones.

El estudio del edificio corre el riesgo de convertirse en una tarea sin fin. Es comprensible que se desee que sea lo más perfecto posible, pero se trata del primer paso en la elaboración del Plan, no de un fin en sí mismo. Presumiblemente este estudio arrojará información sumamente interesante para múltiples asuntos, pero nuestro objetivo es la protección de las colecciones en situaciones de emergencia. Cualquier otro beneficio que se consiga será bienvenido, pero esto no debe distraer del objetivo final. La secuencia de trabajo comienza con la identificación de las zonas utilizando para ello el modelo incluido en la Ficha 1.1. Identificación de las zonas, este es el primer paso que permitirá establecer una división del edificio, para así estudiar una protección específica para cada parte. Una vez identificada cada zona y el uso que se da a ese espacio, se consignará brevemente el tipo de colección que contiene, junto con un cálculo aproximado de su número, y se indicarán los materiales que las constituyen. La información relativa a las “Características especiales” y los “Sistemas de protección” se podrá encontrar en el Plan de Autoprotección, de donde se tomará también la simbología normalizada. Se tendrá en cuenta que determinados sistemas de protección, pueden ser un factor de riesgo. Esto se indicará en el apartado de “Observaciones.

Ficha 1.1. Identificación de las zonas dentro del archivo y sistemas de protección Identificación de la zona Tipo de espacio Zona pública: servicios, pasillos, etc. Zona privada con colecciones: almacén, sala de investigadores, etc. Zona privada sin colección: administración, vestuarios, etc. Colecciones que contiene: • Tipo de colección • Soporte de almacenamiento Características especiales: • Superficie

• Altura

• Accesos

Sistemas de protección: • Sistemas de detección frente a: o Intrusión Tipo

Nº de dispositivos

o Incendio Tipo

Nº de dispositivos

o Otros • Sistemas de alarma: Tipo

Nº de dispositivos

• Sistemas de extinción Tipo

Nº de dispositivos

Observaciones:

Ficha 1.1. Plano de la ficha

(Incorporar el plano en el que se colorearán los espacios según indica la leyenda)

Identificación de la zona

Tipo de espacio Zona pública: servicios, pasillos, etc. Zona privada con colecciones: almacén, sala de investigadores, etc. Zona privada sin colección: administración, vestuarios, etc.

Acceso y vano de cada una de las zonas

Sistemas de protección

Evaluación de los riesgos Se necesitan datos fiables sobre las dimensiones del problema de la preservación dentro del archivo, para comenzar a establecer prioridades de preservación institucionales. La mayoría de los estudios mencionados confirman un patrón de deterioro muy similar, por lo que es probable que las instituciones ya no necesiten realizar un detallado estudio cuantitativo, a menos que contengan objetos muy idiosincrásicos o que los hayan albergado en ambientes excepcionalmente deficientes.

Evaluaciones del estado de conservación Resulta útil contar al menos con un pequeño muestreo de las colecciones propias, tanto para verificar que se adaptan a los patrones nacionales como para usarlo a modo de material ilustrativo al elaborar un presupuesto o solicitar una subvención.

Evaluaciones ambientales A menudo se requiere la ayuda de un consultor que interprete con precisión los datos recolectados e identifique alternativas de acciones reparadoras. De manera ideal deben evaluarse además los niveles de contaminación, pero en términos realistas la mayoría de los problemas de contaminación habrá de esperar una renovación global o el reemplazo del sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado.

Evaluación de sistemas y prácticas de protección La planificación efectiva de un programa de preservación exige que se examinen los diversos sistemas y políticas diseñados para prevenir el daño a las colecciones por el almacenamiento, el uso y la manipulación, al igual que por los desastres, el vandalismo y los robos. Determinar el grado en que se utilizan procedimientos, sistema y políticas de protección permite evaluar el nivel de exposición de las colecciones al deterioro futuro y al daño o la pérdida repentina.

Evaluación y catalogación de los riesgos El estudio de los riesgos se equipara, en la metodología propuesta, con la representación de un escenario en el que pueden interaccionar las diferentes fuentes de peligro con los distintos elementos que componen el archivo, teniendo en cuenta las características particulares que los definen. 14

En esencia, la simulación de la interacción se representa en una matriz de análisis de riesgos, en la que, además de los dos actores permanentes: fuentes de peligro y elementos de archivo, cuando se materialice el accidente, aparece un nuevo protagonista: los efectos dañinos.

FUENTES DE PELIGRO

ELEMENTOS DEL ARCHIVO Personal Documentación Edificios Equipos

Naturaleza Humanas Tecnológicas

EFECTOS DAÑINOS SOBRE LOS ELEMENTOS

El objetivo de la evaluación de los posibles riesgos es la cuantificación de la probabilidad (frecuencia) y de la intensidad (gravedad) con que se pueden producir los efectos dañinos. Técnicamente la expresión del valor de riesgo viene definida por la ecuación:

R=PxI

En la que R= valor del riesgo P= coeficiente de probabilidad I= coeficiente de intensidad promedio

Para la evaluación de riesgos en bibliotecas y archivos se proponen seguir el Método de Evaluación de Riesgos en Archivos, MERA, con las escalas de valoración que siguen a continuación:

Escala de probabilidad De cada riesgo a evaluar se dispondrá de una estadística propia o ajena –real o estimada- de la frecuencia con que se han producido accidente de dicho riesgo y el plazo de tiempo que transcurre para que se dé un accidente, que ha de ser incorporado en la escala siguiente, de la que se obtienen el coeficiente de valoración correspondiente

Probabilidad

Tiempo transcurrido entre accidentes

Coeficiente de valoración (P)

Remota

Más de 100 años

Muy baja

De 50 a 100 años

Baja

De 10 a 50 años

Media

De 1 a 10 años

Alta

De 1 a 12 meses

Altísima

Menos de 1 mes

Escala de probabilidad de accidente

Escala de intensidad De cada riesgo a evaluar se deberá disponer de datos estadísticos propio o ajenos –reales o estimados- del valor promedio de los daños personales y materiales que han producido los accidentes de dicho riesgo, que se comparará con la escala siguiente, de la que se deriva el coeficiente de valoración correspondiente.

Intensidad

Coeficiente de

Daños personales

Daños materiales

Lesión sin baja

Menos de 0,1

Moderada

Lesión con baja de 1 semana

0,1 a 1

Apreciable

Lesión con baja superior a 1

1a5

Lesión incapacitante

5 a 10

1 muerte

10 a 40

Varias muertes

Más de 40

Leve

valoración (I)

semana Grave Muy grave Catastrófica

Tómese en consideración el valor mayor, por separado, de los daños personales o materiales para encajarlo en el escalón de clasificación asignado y el coeficiente de valoración correspondiente.

LISTA DE IDENTIFICACION Y EVALUACIÓN DE RIESGOS POR MÉTODO MERA5 RIESGOS

FRECUENCIA 1 accidente cada

Valor P

INTENSIDAD Pérdida promedio por accidente

VALOR DE RIESGO Valor I

PxI

NATURALES Inundación Plaga de_________ HUMANOS Amenaza de bomba Vandalismo TECNOLÓGICOS Incendio Escapes internos de agua Eléctricos 5

Esta tabla aparece como un indicativo sobre cómo utilizar el método MERA por lo que se considera que cada archivo puede adecuarla a sus necesidades

Ficha 1.2. Evaluaci贸n de riesgos por zonas

Identificaci贸n de la zona:

Identificaci贸n del riesgo:

Circunstancias que influyen en su probabilidad:

Circunstancias ambientales:

Circunstancias espaciales:

Tipo de mobiliario:

Otras:

Registro de incidencias Este control de incidencia se deberá rellenar cada vez que suceda un siniestro independientemente de la magnitud, ya que nos servirá no sólo para llevar el registro de lo que sucede en el archivo sino también para realizar la evaluación de riesgos de nuestro archivo. Nº

1.3.CONTROL DE INCIDENCIAS

FECHA

INCIDENCIA REGISTRADA POR:

NOMBRE

NIF / CIF

CARGO

TIPO DE INCIDENCIA:

MAGNITUD:

DAÑOS:

MEDIDAS TOMADAS:

Ficha 1.4. Minimización del riesgo Identificación de la zona:

Tipo de riesgo:

Categoría: Acciones a adoptar:

Plazo: Evolución:

Responsable: Los riesgos a los que se hará referencia son los mismos que ya se han consignado en las anteriores fichas, información que se plasmará en esta ficha ampliando las acciones a adoptar y marcando un plazo para su ejecución y el nombre de la persona que se responsabiliza. Lógicamente una vez transcurrido el plazo establecido se deberá comprobar que efectivamente se han implantado esas acciones, y de no haber sido así, se revisará la cusa y se procederá a estipular un nuevo plazo hasta que finalmente se haya efectuado.

Determinación del valor El personal de un archivo que intenta desarrollar un plan estratégico para un programa de preservación debe además evaluar la amplitud y profundidad de varias partes de la colección, con el propósito de calcular su valor intelectual. Las preguntas que se formulan a continuación ayudan a establecer el valor de investigación o educacional perdurable de una colección o publicación, tanto en términos de las prioridades institucionales como de la documentación global acerca del tópico abordado: 1. ¿Cuál es la importancia? ¿Qué consecuencias acarrearía la destrucción de este material? La documentación recogida en el archivo, ¿es local perteneciente a una institución, estatal, regional, nacional o internacional? 2. La información que contiene, ¿es única o duplica datos? 3. ¿Por qué gastar dinero en la preservación? 4. ¿Cuales es la parte de la colección que declararíamos como prioritaria? ¿Por qué? Quien evalúa debe establecer también si la colección o el objeto posee valor intrínseco, determinando su valor como objeto, monetario, de asociación o simbólico. El valor intrínseco afecta las prioridades de preservación.

Recursos disponibles El proceso de planificación llegado al punto de asignar los recursos se traslada al terreno de la práctica y debe identificar aquellas acciones que realmente sea posible emprender. Habitualmente se necesitan aumentos de presupuesto, por lo que habrá que asignar parte del presupuesto a esta causa.

Aspectos políticos Todo proceso de planificación debe tomar en cuenta el ambiente político dentro del cual se llevará a cabo el programa que espera implementar. Por tal motivo, su respaldo debe resultar evidente desde el inicio del proceso de planificación.

En la medida de lo posible la planificación debe impedir las disputas territoriales, involucrando a todo el personal cuyas funciones puedan verse eventualmente afectadas y convenciéndolo de la relevancia de los cambios aconsejados.

Preservación preventiva La preservación preventiva desempeña un papel esencial con respecto a los materiales de archivos, ya que la mayoría de actividades que se realizan normalmente en organización pertenecen a éste tipo de conservación. Un programa de preservación preventiva no debe considerarse un componente adicional, sino integral, en las operaciones y responsabilidades cotidianas del repositorio. Al establecerse las prioridades debe entenderse que el control ambiental constituye el fundamento sobre el cual descansan todas las demás actividades de preservación y conservación.

Preservación reparadora En lo que concierne a todos estos proyectos, es preciso tener en cuenta varias advertencias. Hay normas técnicas generalmente aceptadas que regulan las acciones que vamos a llevar a cabo en un proyecto de preservación reparadora y se debe atener a éstas con precisión. Diseñar un programa de preservación exige tomar una gran cantidad de decisiones, que con frecuencia no son fáciles, y tal vez sea necesario solicitar ayuda profesional a un consultor. En una buena planificación para la preservación, se deben poner en las mejores manos de aquellas partes que corran peligro en nuestra colecciones de valor perdurable, con el fin de tratar de mantenerlas vivas durante un futuro indefinido.

Estudio de la evaluación de necesidades Los planes de preservación se fundamentan en las necesidades de una institución y en las acciones requeridas para satisfacerlas. Estos antecedentes aparecen en los informes de los estudios. El estudio de evaluación de las necesidades puede ser efectuado por un consultor externo o por personal interno cualificado.

Consideraciones para establecer prioridades El establecimiento de prioridades es el proceso de decidir qué acciones tendrán un impacto más significativo, cuáles son las más importantes y cuáles son las más viables. Es útil considerar tres criterios cuando se establecen prioridades para las acciones de preservación: el impacto, la viabilidad y urgencia de la acción. Factores que influyen: el tipo y la cantidad de uso que reciben los objetos de la colección, el almacenamiento de las colecciones, los materiales que presentan un mal estado de conservación valor del material y cuánto tiempo necesitan los materiales ser preservados y en qué forma. La planificación requiere destrezas y comprensión de las dinámicas organizacionales de la institución. En ninguna otra instancia esto es tan evidente como cuando se establecen prioridades.

Políticas de colecciones y preservación Una política de colecciones coherente también establece los parámetros dentro de los cuales opera un programa sistemático de preservación. La política de colecciones se basa en la declaración de la misión institucional, que enuncia las metas que deben cumplir las colecciones. Las prioridades en cuanto a la formación de las colecciones, que la política determinan, ayudan a centrar la actividad de preservación en las partes más importantes de las colecciones. Las políticas definen el alcance de las colecciones actuales e indican las áreas en que pueden desarrollarse las colecciones futuras. Los gerentes de colecciones y los directores de preservación utilizan una metodología objetiva para determinar el nivel de la colección mediante la medición de la cantidad y tipos de materiales que contiene. Para ello pueden ayudarse de software de gestión de programas de preservación como CALIPR (California Preservation Program) o DIAGNOS que fue elaborado por un grupo de especialistas del Instituto de Historia de Cuba y de la Oficina Cubana de la Propiedad Industria. Si están bien concebidas y poseen amplitud, las políticas de colecciones constituyen un punto de referencia vital para tomar decisiones en cuanto a la preservación. Las consideraciones sobre preservación también deben servir de insumos a una política de colecciones que se utilice como guía confiable para el desarrollo y la gerencia de colecciones. 24

En el trabajo de los gerentes de colecciones deben ser copartícipes activos con los directores de preservación a fin de asegurar el mejor ambiente posible para albergar las colecciones de valor permanente. La evolución de la preservación de los últimos 25 años es que ha cambiado el interés principal ya no es la respuesta sino la prevención. Los programas de preservación son esfuerzos de gran alcance para prevenir o por lo menos frenar el deterioro de una gama completa de fondos de bibliotecas y archivos. Como resultado de ello, la preservación se ha convertido en un componente integral de la gerencia de colecciones, la cual se preocupa cada vez más por mantener la estabilidad de las colecciones en el tiempo y no sólo para el presente.

Fase 2: Creación de un Comité de Desastres Al confeccionar un plan de seguridad, lo primero que se debe hacer es formar un comité (en una institución pequeña puede constar de una sola persona) que realice un estudio de la seguridad, identifique los riesgos más serios, determine qué se debe hacer al respecto y redacte un plan.

Hay que asignar a una persona la responsabilidad de organizar y seguir la preparación del plan hasta su terminación. La persona encargada deberá designar a un comité que le ayude en su labor. Es importante que el encargado conozca la estructura de la organización, su gestión y su personal.

El plan de seguridad debe incluir información sobre todos los sistemas de seguridad del edificio, datos acerca de la distribución y el control de las llaves del edificio y de todas las zonas especiales de almacenamiento, copias de todas las políticas y los procedimientos relacionados con la seguridad. Es decir, toda la información recogida en las hojas de trabajo que anteriormente hemos rellenado ampliadas. Todas las copias del plan deben guardarse en una zona resguardada a la que el público general no tenga acceso, ya que contienen información confidencial.

Equipo de Comité de Desastres: -

Jefe de emergencia o Actualizar el Plan de Emergencia o Designar a las personas que han de encuadrarse en los diferentes servicios y equipos o Organizar los equipos de emergencia o Elaboración de programas de formación del personal que interviene en el plan o Programar, preparar y dirigir los ejercicios prácticos y simulacros o Elaborar los informes sobre los siniestros que hayan tenido lugar o Dar por finalizada la situación de emergencia

Responsable de seguridad o Supervisar el cumplimiento de las misiones de todo el personal de equipos de emergencia

o Proveer a todos los miembros de los equipos de emergencia de los manuales e instrucciones parciales de seguridad que vayan elaborando. -

Responsable de conservación o Formación del personal integrante de los equipos de ejecución y recuperación o Establecer las relaciones necesarias con el personal, organizaciones e instituciones externas al Hospital o Actualizar las fichas de las colecciones afectadas por el plan de emergencia o Llevar al día el listado de de restauración

Responsable de mantenimiento o Incluir en la programación de mantenimiento la comprobación del material y equipos y que éste se encuentre en perfecto estado para su uso. o Supervisar el material de los botiquines de emergencia o Disponer en el almacén correspondiente de las existencias del material y equipo establecido o Adquirir y entregar al personal de los equipos de evacuación el material y equipo necesario según lo estipulado en la normativa de prevención y riesgos laborales.

Responsable de comunicación o Establecer los contactos oportunos con el exterior a indicación del Jefe de Emergencia, siendo el único portavoz autorizado en relación con las autoridades y los medios de comunicación social.

Responsable de ejecución o Comprobar periódicamente los medios y sistemas de seguridad asignados a su zona de responsabilidad o Tener actualizada la lista de personas asignadas a su equipo de ejecución para realizar la evacuación de colecciones de su zona

Responsable de recuperación o Supervisar la disponibilidad de material y equipo necesario en caso de actuación o Tener la documentación a utilizar en caso de una emergencia. o Coordinar con el Responsable de Conservación la actualización de las fichas 27

Equipos de mantenimiento o Realizar las revisiones programadas para que el material y equipos estén en perfecto estado o Reponer y mantener el material de los botiquines de emergencia

Equipos de ejecución o Tener el equipo personal listo para su uso cuando se requiera, en ocasión de una emergencia, sea real o controlada

Equipos de recuperación o Tener el equipo personal listo para su uso cuando se requiera, en ocasión de emergencia, sea esta real o controlada

Redacción de un manual de uso interno que contenga el plan Una vez que los pasos preliminares han sido estudiados, se deberá redactar un plan que sea fidedigno a estos estudios que reflejaran la verdadera situación de la institución. Aunque cada plan sea diferente, la estructura que se muestra posteriormente nos puede servir para su redacción: -

Introducción –señala las líneas de autoridad y los posibles acontecimientos contemplados en el plan.

Acciones a tomar en caso de existir una advertencia previa a un acontecimiento determinado.

Procedimientos de respuesta preliminar, incluyendo a quién se debe contactar primero según cada tipo de emergencia, cuáles son las acciones inmediatas que deberán emprenderse y cómo se notificará sobre el asunto al personal o a los equipos de trabajo.

Procedimientos de emergencia con secciones dedicadas a cada eventualidad de emergencia contemplada en el plan. Esto incluye lo que ha de hacerse durante el acontecimiento y los adecuados procedimientos de rescate a seguir una vez superado el primer momento de alteración. Incluye planos de cada piso.

Planes de rehabilitación para llevar de nuevo la institución a la normalidad.

Apéndices, que pueden incluir planos de evacuación por piso; lista de servicios de emergencia; lista de nombres y responsabilidades de los miembros del equipo que atenderá las emergencias; teléfonos de interés; ubicación de llaves; procedimientos ante la activación de alarmas contra incendio o hurto; lista de 28

colecciones prioritarias; arreglos para la reubicación de las colecciones, lista de suministros in situ; lista de suministros y servicios que se encuentren fuera de la institución; información sobre seguros; lista de voluntarios; lista de verificación; planillas para llevar el registro de los objetos movilizados durante los esfuerzos de rescate; procedimientos de rescate.

Las Hojas de trabajo para esbozar un plan de emergencia de Karen E. Brown nos puede servir de referencia con las modificaciones pertinentes para adaptarlas a nuestra institución. Éstas hojas contienen: información institucional, servicios necesarios en una emergencia, equipos para emergencias existentes en la institución, suministros de emergencia existentes en la institución, fuentes adicionales de equipos y suministros de emergencia, lista de verificación diaria, lista de verificación semanal, otros asuntos de emergencia, prioridades de rescate y procedimientos. Además de una plantilla de instrucciones para emergencias. Arsenio Sánchez en su manual de planificación y prevención de desastres en archivos y bibliotecas nos propone resolver todos los puntos claves a través de preguntas guía, lo que hace más sencilla la posterior redacción. La fusión de las hojas de control con los cuestionarios de Arsenio Sánchez hacen la combinación perfecta para la primera fase de la redacción del plan.

Mantenimiento del plan Independientemente de la cantidad de esfuerzo que haya invertido en la creación de un plan perfecto para enfrentar situaciones de desastre, éste será en gran medida ineficaz si su personal no lo conoce, si está obsoleto, o si no puede ubicarlo en cuanto se presente un desastre. En tal sentido, deberá hacer un esfuerzo concentrado para educar y entrenar al personal sobre procedimientos de urgencia. Sería también conveniente que cada miembro del personal conozca sus responsabilidades y, de ser posible, realizar simulacros de emergencia. Mantenga varias copias del plan en diversos lugares, incluyendo fuera del edificio (lo ideal es que se guarden en envases a prueba de agua). Cada copia del plan debería indicar el lugar en que pueden encontrarse otras copias. Lo más importante es que el plan para enfrentar situaciones de desastre sea actualizado periódicamente.

Los nombres, direcciones, teléfonos y el personal cambian constantemente; se adquieren nuevas colecciones, se efectúan cambios al edificio y se instalan nuevos equipos. Si el plan no se mantiene completamente al día, posiblemente no le ayude a manejar una situación de desastre en forma efectiva. La planificación de una respuesta a situaciones de desastre es esencial para que las instituciones proporcionen la mejor protección posible a sus colecciones. El desastre puede presentarse en cualquier momento, a pequeña o a gran escala; pero si una institución está preparada, el daño puede ser evitado, o bien ser disminuidas las dimensiones del mismo. Un plan de desastre debe considerarse un documento vivo. Todas sus listas, incluyendo la evaluación de los riesgos, deben ser revisadas periódicamente. Las prioridades en cuanto a las colecciones deberán también revisarse según sea necesario. Un efectivo plan de respuesta a situaciones de desastre efectivo asegura la salvaguarda de las colecciones históricas de nuestras instituciones culturales.

Redacción de normas y directrices para reglamentación para planes de emergencia La legislación estatal y autonómica está recogida en el Anexo I por lo que nos deberemos guiar por éstas, debemos recordar la transferencia de poder a las Comunidades Autónomas, que si poseen legislación propia la deberemos de respetar. Por otro lado, es importante recoger todas las normas y directrices en documentos independientes y que deben ser conocidos por el personal, se trata de los protocolos de actuación. Conviene señalar donde se encuentran ubicados para que en caso de emergencia puedan ser consultados. Se aconseja que se recojan en una carpeta con anillas y que estén individualmente plastificados para protegerlos, por ejemplo en caso de inundación. Fase 3: Plan de conservación. Digitalización de la documentación clínica La Digitalización de las Historias Clínicas es el proceso por el cual un documentos es transformado es una imagen digital estática o en movimiento, pudiendo acceder al mismo desde múltiples ubicaciones sin necesidad de acudir al documento físico. Hay que aclarar que como paso previo a la digitalización debería desarrollarse el adecuado proceso para el reconocimiento de la firma digital, elemento imprescindible para poder 30

proceder a la destrucción de la documentación digitalizada. También recordar qué se entiende por Documentación clínica: -

La Historia Clínica (soporte papel)

Estudios radiológicos

Cualquier otro soporte de información clínica generado en la asistencia al enfermo, sea cual sea la naturaleza del mismo (película, vídeo, cinta magnética, etc.)

Con la digitalización se trata de obtener los siguientes beneficios: -

Cumplir con la legislación vigente, se exige que se conserven los documentos al menos 5 años6, pero no es imprescindible que se haga en soporte original por lo que con este método se respetaría... Existen otros supuestos en los es necesario la conservación íntegra de dicha documentación como pueden ser el caso que la documentación se requiera a efectos judiciales de conformidad con la legislación vigente. Se conservará, asimismo, cuando existan razones epidemiológicas, de investigación o de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Salud. En este último caso, su tratamiento se hará de forma que se evite en lo posible la identificación de las personas afectadas.

Disminución en el uso de papel e impresiones

Disminución en el costo de almacenamiento

Eliminación de copias y copiadoras (mantenimiento, consumibles)

Disminución del personal dedicado a archivar y buscar información

Disminución en mantenimiento de archivos físicos

Eliminación de archivos históricos físicos

Rentabilizar el tiempo a través de un sistema de búsqueda más sencillo con el que archivar

Descentralización de la información

Acceso total y rápido a la información

Seguridad en los archivos

Mejor uso de la información para la toma de decisiones

Aprovechamiento de espacios usados en archivos

Mayor productividad del personal

No más pérdida o traspapelado de documentos

Seguridad en encontrar toda la información archivada

Véase Anexo I – Legislación sobre conservación de historias clínica

El desarrollo de las TIC en el Sistema Nacional de Salud ha producido que entre los años 2006-2009, el 98% de los centros de salud dispongan de un sistema de historia clínica electrónica. Este avance notable en la integración de información clínica en atención primaria ha hecho que los centros de salud de 10 comunidades autónomas y las ciudades de Ceuta y Melilla dispongan de una historia clínica electrónica centralizada o integrada y el resto de Comunidades están extendiendo sus soluciones. A pesar de estos avances recordemos que dichos proyectos se circunscriben actualmente a los Centros de Salud y no a la asistencia especializada hospitalaria.

Conclusión En España las políticas de conservación se centran en puntos muy concretos y se llevan a cabo de manera esporádica, generalmente se realiza preservación reparadora en colecciones con cierto valor histórico. Creo que se debería dar más importancia a las políticas de preservación como se está haciendo en los países más avanzados en esta materia y no solamente a un punto de ésta como se hace en España. Por ello para los próximos años sería importante cambiar el rumbo de orientación de dicha materia, ya que como veremos posteriormente es necesario.

La Preservación se ha convertido en un punto más a la hora de desarrollar una política de gestión, ya que si desarrollamos una buena política se puede ahorrar mucho dinero. El cuidado preventivo no es una actividad que requiera mucho presupuesto pero sino se realiza, con el tiempo si que supone uno de los mayores gastos en el presupuesto de la institución.

Por otro lado, la falta de legislación y unanimidad sobre la gestión de la conservación de la Historia Clínica ha hecho que cada comunidad autónoma y cada archivo se rija de diferente manera, no siempre de la manera adecuada. La legislación vigente establece que la conservación de la Historia Clínica se debe llevar a cabo en “condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad” por lo que las instalaciones de los archivos deberían adecuarse a las necesidades. La prevención es esencial por lo que creemos que la concienciación de los profesionales sobre la importancia de ésta es una pieza clave para prevenir cualquier tipo de riesgo. Se considera además que al menos los profesionales que trabajen en los archivos deberían estar en continua formación en materia de prevención (se deben impartir cursos, realizar simulacros, etc.).

Anexo I

Legislaci贸n sobre conservaci贸n en archivos cl铆nicos

Introducción El problema de la conservación de la historia clínica es un hecho en la actualidad sobre todo en el sistema sanitario público. La inexistencia de una gestión adecuada de la información, en los últimos años y la falta de legislación específica sobre la historia clínica hacen que los profesionales del sector sanitario no sepan qué, cómo y cuánto tiempo hay que conservar este tipo de documentación. Lo primero que deberemos revisar a este respecto es el hecho de plantear las razones del para qué conservar. Para ello revisaremos las funciones que viene desempeñando la historia clínica como criterio que nos deberá llevar a la necesidad de conservar. Funciones que debe cumplir la historia clínica:7 1.- Atención al paciente: Es su primera razón de ser. Huffman afirma que "una asistencia médica correcta significa generalmente una buena historia clínica". Es fácil pues comprender que, en este sentido, facilita una continuidad e idoneidad de los cuidados dispensados. Esto requiere que hayan sido registrados todos y cada uno de los detalles que inciden en la dolencia del paciente, así como las medidas terapéuticas tanto actuales como anteriores al problema actual. Su correcto uso evita la repetición de las pruebas diagnósticas y la más temprana adopción de medidas terapéuticas que de otra forma podrían ocasionar un malestar innecesario al paciente. 2.- Docencia: Permite al profesional de la salud revisar sus casos, profundizar en ellos y efectuar estudios comparativos con los procedimientos y resultados obtenidos por otros profesionales. Puede servir como guía y texto a los estudiantes de medicina y de enfermería así como de otras profesiones relacionadas con la salud. 3.- Investigación: Es fuente de datos de fácil acceso y de extenso contenido y detallada información sobre la manifestación clínica, analítica e histopatológica de las distintas enfermedades, la relación de éstas y su conexión con los factores socioambientales en que se han desarrollado. 4.- Control de calidad: La historia clínica se convierte en un "libro de actas" de la práctica y de la competencia de los profesionales de la salud.

Moreno Vernis M. Documentación clínica: Organización, custodia y acceso. En: Fernández Hierro JM Coord. La historia clínica. Granada: Comares, 2002. pp.: 1-76

Nos permite evaluar los resultados obtenidos por medio de la contrastación con las expectativas marcadas y de esta forma cuantificar hasta que punto han sido cumplimentadas. 5.- Planificacion sanitaria: Los expedientes clínicos son una fuente inagotable para el estudio de la utilización de los recursos sanitarios. Del análisis de los datos de la historia clínica derivan una serie de índices que nos informan acerca de la demanda hospitalaria. Podemos conocer la morbilidad de la población el tipo de individuos que acuden a la institución y el modo que dicha población tiene de expresar la patología. Todo esto nos permitirá una más correcta planificación de los servicios hospitalarios y una adecuada dotación de los mismos. 6.- Gestión y administración: Como instrumento de evaluación de los rendimientos individuales y por servicios, así como del rendimiento medio en cantidad y calidad. De la misma forma, nos proporcionará el conocimiento de cada área asistencial (Hospitalización, Consultas externas, Urgencias) para adecuar los recursos disponibles a las necesidades del momento. Por último, nos permitirá el análisis de los costes de las distintas actividades desarrolladas además de una correcta responsabilización del gasto. 7.- Legal: Como testimonio documental de la asistencia prestada, la historia clínica puede servir como prueba evidente ante los Tribunales de Justicia. Y en este caso ser de inmenso valor frente a las demandas interpuestas contra el hospital (tanto como institución como a cualquiera de sus miembros) o también frente a la petición de informes periciales, policiales o de cualquier otro carácter legal o laboral, que exigen incluir la descripción de la lesión o tratamiento efectuado.

Algunas reflexiones sobre el interés de conservar. Los historiadores en general y los de la medicina en particular muestran cada vez más interés por la información que se genera en la relación entre la estructura sanitaria y el individuo a lo largo de la vida de éste, como una fuente de información acerca de las experiencias médicas del pasado.

En efecto, está demostrado que tales documentos proporcionan una base importante que puede permitir analizar los cambios ocurridos a lo largo del tiempo en la práctica clínica y en su discurso, reconstruir el carácter demográfico de las 36

poblaciones a las que pertenecía el sujeto objeto de cuidados, retratar la forma de vida hospitalaria y, usado en conjunto con otro tipo de documentos, comparar ideas clínicas con actividades clínicas y de ese modo establecer relaciones entre ideología y conducta. Las oportunidades que los registros de los pacientes ofrecen a los historiadores de la medicina son, desde esta óptica, fundamentales. No descubrimos nada nuevo al recordar el valor que la documentación clínica tiene para la historia social en general y la de la medicina en particular. Como fuentes pueden ser y son fundamentales para estudiar la profesión y, por tanto, la asistencia sanitaria en una comunidad. Pero además consideramos que existen otros campos del saber que también tienen necesidad de acudir a esta fuente inagotable de datos que es la historia clínica. Nos referimos a disciplinas tales como la Historia de la Medicina, Antropología, Demografía, Sociología, Psicología, Historia del Derecho, Historia de las Instituciones, Medicina Legal, Historia y evolución de los sistemas de registro, etc... Así y a nivel de estudios concretos baste como muestra: a) Estudios generales de la historia de la enfermedad: historia natural, curva secular, tendencia con especial interés en enfermedades infecciosas, enfermedades psiquiátricas, crónicas en general y por supuesto las enfermedades de carácter endémico. b) Estudio de la profesión y especialización médica. c) Estudio de los cuidados de enfermería y asistentes sociales (visitadoras). d) Estudio de las diferentes facetas de la semiología (diagnóstico y pronóstico), tratamiento y rehabilitación. e) Estudio de la tecnología sanitaria y su relación con la museística de la medicina. f) Estudio de las instituciones a través de sus sistemas de registro. g) Estudio de la asistencia pública y privada, tanto de forma individual como de forma comparada. h) Estudios de demografía histórica, impacto de las enfermedades en las colectividades humanas. Evolución del estado de bienestar. Estudios sobre grupos específicos de población (sexo, raza, distribución regional) i) Estudios de antropología y psicología social: hábitos y actitudes de la población sana/enferma. Marginación social. j) Estudios sociológicos: explotación de la riqueza informativa que excede de 37

la meramente "sanitaria". Forma de vida, trabajo, ingresos, clase social, vivienda. Alcance y objetivos sociales de la medicina, etc. Además no podemos olvidar el papel "princeps" que juega la información clínica como soporte de datos necesarios para la atención y cuidado del paciente a lo largo de su vida, así como el hecho de que por la cantidad y la calidad de estos datos es usada esta información para la docencia, la realización de estudios para evaluación de la calidad, planificación sanitaria, gestión y administración y como testimonio documental de la asistencia prestada frente a los tribunales de justicia. Estas son sin duda las razones -a nuestro entender de suficiente peso- que justifican la necesidad de conservación de la información clínica que se almacena con más o menos fortuna- en la mayoría de los centros asistenciales del estado español. Añadir por último que desde el punto de vista profesional debemos evitar a toda costa una actitud pasiva que permita que se produzcan situaciones paradójicas tales como la actual de que las instituciones sean mucho más proclives a destinar recursos humanos y de infraestructura para recuperar la información de nuestra historia más lejana, y sin embargo se despreocupen abiertamente del mantenimiento de nuestro inmediato quehacer. Por otro lado, deberemos tener en cuenta además que la mayoría de la información se encuentra en soporte papel y ocupa un espacio creciente que ya no existe en la mayoría de centros. Su minimización obliga a un coste de inversión en tecnología y personal que la mayoría de los centros no pueden soportar. Actualmente en España el Ministerio de Sanidad y Política Social a través de la Agencia de Calidad del Sistema Nacional de Salud esta llevando a cabo un proyecto de implantación de la Historia Clínica Digital. Los Servicios de Salud, en el ámbito territorial de cada Comunidad Autónoma, han implantado sistemas automatizados de recogida y gestión de los datos individuales de salud de las personas que dan soporte a los procesos asistenciales, preventivos, etc., favoreciendo un nivel creciente de calidad del servicio prestado a los ciudadanos. La Ley 16/2003, de 28 de mayo, de cohesión y calidad del Sistema Nacional de Salud, en su artículo 56 dirige al Ministerio de Sanidad y Consumo (actualmente Ministerio de Sanidad y Política Social) el mandato de coordinar los mecanismos de intercambio electrónico de información clínica y salud individual, para permitir el acceso tanto al usuario como

a los profesionales en los términos estrictamente necesarios para garantizar la calidad de la asistencia y la confidencialidad e integridad de la información.

En este contexto es evidente que el tratamiento jurídico de la historia clínica precisa de una Norma Legal específica que regule aspectos como la seguridad, la confidencialidad, el acceso, la conservación y la custodia. Ya que la informatización y la digitalización de historia clínica dejan en el aire la siguiente pregunta ¿se está obligado legalmente a conservar la información sanitaria?

En los siguientes apartados se hace una recopilación de la legislación estatal y autonómica que se refieren a la conservación de la historia clínica que nos puede dar una idea de por qué se reivindica una Norma Legal que regule los citados aspectos.

Legislación estatal •

Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad “…Las Comunidades Autónomas deberán organizar sus Servicios de Salud de acuerdo con los principios básicos de la presente Ley. Artículo 10 Todos tienen los siguientes derechos con

respecto a las distintas

administraciones públicas sanitarias: 1. Al respeto a su personalidad, dignidad humana e intimidad sin que pueda ser discriminado por razones de raza, de tipo social, de sexo, moral, económico, ideológico, político o sindical 2. A la información sobre los servicios sanitarios a que puede acceder y sobre los requisitos necesarios para su uso. 3. A la confidencialidad de toda la información relacionada con su proceso y con su estancia en instituciones sanitarias públicas y privadas que colaboren con el sistema público. 4. A ser advertido de si los procedimientos de pronóstico, diagnóstico y terapéuticos que se le apliquen pueden ser utilizados en función de un proyecto docente o de investigación, que en ningún caso, podrá comportar peligro adicional para su salud. En todo caso será

imprescindible la previa autorización y por escrito del paciente y la aceptación por parte del médico y de la Dirección del correspondiente Centro Sanitario 5. A que se le dé en términos comprensibles, a él y a sus familiares o allegados, información completa y continuada, verbal y escrita, sobre su proceso,

incluyendo

diagnóstico,

pronóstico

alternativas

tratamiento. 6. A la libre elección entre las opciones que le presente el responsable médico de su caso, siendo preciso el previo consentimiento escrito del usuario para la realización de cualquier intervención, excepto en los siguientes casos: a) Cuando la no intervención suponga un riesgo para la salud pública b) Cuando no esté capacitado para tomar decisiones, en cuyo caso, el derecho corresponderá a sus familiares o personas a él allegadas. c) Cuando la urgencia no permita demoras por poderse ocasionar lesiones irreversibles o existir peligro de fallecimiento. 7. A que se le asigne un médico, cuyo nombre se le dará a conocer, que será su interlocutor principal con el equipo asistencial. En caso de ausencia, otro facultativo del equipo asumirá tal responsabilidad 8. A que se le extienda certificado acreditativo de su estado de salud, cuando su exigencia se establezca por una disposición legal o reglamentaria. 9. A negarse al tratamiento, excepto en los casos señalados en el apartado 6; debiendo, para ello, solicitar el alta voluntaria, en los términos que señala el apartado 4 del artículo siguiente 10. A participar, a través de las instituciones comunitarias, en las actividades sanitarias, en los términos establecidos en esta Ley y en las disposiciones que la desarrollen. 11. A que quede constancia por escrito de todo su proceso. Al finalizar la estancia del usuario en una Institución hospitalaria, el paciente, familiar o persona a él allegada recibirá su Informe de Alta.

12. A utilizar las vías de reclamación y de propuestas de sugerencias en los plazos previstos. En uno u otro caso deberá recibir respuestas por escrito en los plazos que reglamentariamente se establezcan. 13. A elegir el médico y los demás sanitarios titulados de acuerdo con las condiciones contempladas en esta Ley, en las disposiciones que se dicten para su desarrollo y en las que regulen el trabajo sanitario en los Centros de Salud. 14. A obtener los medicamentos y productos sanitarios que se consideren necesarios para promover, conservar o restablecer su salud, en los términos que reglamentariamente se establezcan por la Administración del Estado. 15. Respetando el peculiar régimen económico de cada servicio sanitario, los derechos contemplados en los apartados 1, 3, 4, 5, 6, 7, 9 y 11 de artículos serán ejercidos también con respecto a los servicios sanitarios privados.

Artículo 61 En cada Área de Salud debe procurarse la máxima integración de la información relativa a cada paciente, por lo que el principio de historia clínicosanitaria única por cada uno deberá mantenerse, al menos, dentro de los límites de cada institución asistencial. Estará a disposición de los enfermos y de los facultativos que directamente estén implicados en el diagnóstico y el tratamiento del enfermo, así como a efectos de inspección médica o para fines científicos, debiendo quedar plenamente garantizados el derecho del enfermo a su intimidad personal y familiar y el deber de guardar el secreto por quien, en virtud de sus competencias, tenga acceso a la historia clínica. Los poderes públicos adoptarán las medidas precisas para garantizar dichos derechos y deberes…” •

Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de carácter personal “…Artículo 3. Definiciones c) Tratamiento de datos: operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, 41

elaboración, modificación, bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos

que

resulten

comunicaciones,

consultas,

interconexiones

transferencias. Artículo 12. Acceso a los datos por cuenta de terceros. 2. La realización de tratamientos por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas. En el contrato se estipularán, asimismo, las medidas de seguridad a que se refiere el artículo 9 de esta Ley que el encargado del tratamiento está obligado a implementar…“

•

Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica. “…Aconsejan una adaptación de la Ley General de Sanidad con el objetivo de aclarar la situación jurídica y los derechos y obligaciones de los profesionales sanitarios, de los ciudadanos y de las instituciones sanitarias. Se trata de ofrecer en el terreno de la información y la documentación clínicas las mismas garantías a todos los ciudadanos del Estado, fortaleciendo con ello el derecho a la protección de la salud que reconoce la Constitución.

Artículo 14. Definición y archivo de la historia clínica. 2. Cada centro archivará las historias clínicas de sus pacientes, cualquiera que sea el soporte papel, audiovisual, informático o de otro tipo en el que consten, de manera que queden garantizadas su seguridad, su correcta conservación y la recuperación de la información.

Artículo 17. La conservación de la documentación clínica. 1. Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial. 2. La documentación clínica también se conservará a efectos judiciales de conformidad con la legislación vigente. Se conservará, asimismo, cuando existan razones epidemiológicas, de investigación o de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Salud. Su tratamiento se hará de forma que se evite en lo posible la identificación de las personas afectadas. 3. Los profesionales sanitarios tienen el deber de cooperar en la creación y el mantenimiento de una documentación clínica ordenada y secuencial del proceso asistencial de los pacientes. 4. La gestión de la historia clínica por los centros con pacientes hospitalizados, o por los que atiendan a un número suficiente de pacientes bajo cualquier otra modalidad asistencial, según el criterio de los servicios de salud, se realizará a través de la unidad de admisión y documentación clínica, encargada de integrar en un solo archivo las historias clínicas. La custodia de dichas historias clínicas estará bajo la responsabilidad de la dirección del centro sanitario. 5. Los profesionales sanitarios que desarrollen su actividad de manera individual son responsables de la gestión y de la custodia de la documentación asistencial que generen. 6. Son de aplicación a la documentación clínica las medidas técnicas de seguridad establecidas por la legislación reguladora de la conservación de los ficheros que contienen datos de carácter personal y, en general, por la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal...”

•

Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999 “…Artículo 22. Conservación de los datos por el encargado del tratamiento. 1. Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento o al encargado que éste hubiese designado, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. No procederá la destrucción de los datos cuando exista una previsión legal que exija su conservación, en cuyo caso deberá procederse a la devolución de los mismos garantizando el responsable del fichero dicha conservación. 2. El encargado del tratamiento conservará, debidamente bloqueados, los datos en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación con el responsable del tratamiento. Artículo 41. Conservación de los datos. 1. Sólo podrán ser objeto de tratamiento los datos que respondan con veracidad a la situación de la deuda en cada momento concreto. El pago o cumplimiento de la deuda determinará la cancelación inmediata de todo dato relativo a la misma. 2. En los restantes supuestos, los datos deberán ser cancelados cuando se hubieran cumplido seis años contados a partir del vencimiento de la obligación o del plazo concreto si aquélla fuera de vencimiento periódico.

Artículo 103. Registro de accesos. 1.El período mínimo de conservación de los datos registrados será de dos años.

Artículo 106. Criterios de archivo. El archivo de los soportes o documentos se realizará de acuerdo con los criterios previstos en su respectiva legislación. Estos criterios deberán garantizar la correcta conservación de los documentos, la localización y consulta de la información y posibilitar el ejercicio de los derechos de oposición al tratamiento, acceso, rectificación y cancelación.

En aquellos casos en los que no exista norma aplicable, el responsable del fichero deberá establecer los criterios y procedimientos de actuación que deban seguirse para el archivo.

SECCIÓN 2.ª PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE CONSERVACIÓN DE DATOS PARA FINES HISTÓRICOS, ESTADÍSTICOS O CIENTÍFICOS

Artículo 157. Iniciación del procedimiento. 1. El procedimiento para obtener de la Agencia Española de Protección de Datos la declaración de la concurrencia en un determinado tratamiento de datos de valores históricos, científicos o estadísticos, a los efectos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y en el presente Reglamento, se iniciará siempre a petición del responsable que pretenda obtener la declaración. 2. En el escrito de solicitud, el responsable deberá: a) Identificar claramente el tratamiento de datos al que pretende aplicarse la excepción. b) Motivar expresamente las causas que justificarían la declaración. c) Exponer detalladamente las medidas que el responsable del fichero se propone implantar para garantizar el derecho de los ciudadanos. 3. La solicitud deberá acompañarse de cuantos documentos o pruebas sean necesarios para justificar la existencia de los valores históricos, científicos o estadísticos que fundamentarían la declaración de la Agencia. Artículo 158. Duración del procedimiento y efectos de la falta de resolución expresa. 1.El plazo máximo para dictar y notificar resolución en el procedimiento será de tres meses, a contar desde la fecha de entrada en la Agencia Española de Protección de Datos de la solicitud del responsable del fichero. 2.Si en dicho plazo no se hubiese dictado y notificado resolución expresa, el afectado podrá considerar estimada su solicitud..

Disposición adicional única. Productos de software. Los productos de software destinados al tratamiento automatizado de datos personales deberán incluir en su descripción técnica el nivel de seguridad, básico, medio o alto, que permitan alcanzar de acuerdo con lo establecido en el título VIII de este reglamento. Disposición final única. Aplicación supletoria. En lo no establecido en el capítulo III del título IX serán de aplicación a los procedimientos sancionadores tramitados por la Agencia Española de Protección de Datos las disposiciones contenidas en el Reglamento del Procedimiento..”

Legislación autonómica Andalucía Resolución 23/2001 de 4 de Junio del Servicio Andaluz de Salud “…El ejercicio de los derechos y el cumplimiento de las obligaciones… corresponde al centro sanitario…”, y a continuación en su norma segunda regula que éste “… esta obligado a la conservación de la historia clínica… siendo responsable de establecer los mecanismos necesarios…”

Modificado posteriormente por la Orden de 11 de agosto de 2003, por la que se crean, modifican y suprimen ficheros automatizados de datos de carácter personal del Servicio Andaluz de Salud “…Se crean en el Servicio Andaluz de Salud, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, los siguientes ficheros que se relacionan en el Anexo de esta Orden: Fichero 14: Historias clínicas de Centros de Salud. a) Órgano responsable: Dirección General de Asistencia Sanitaria. b) Uso y fines: Prestar atención a los usuarios de los servicios, contando para ello con la información de su historia clínica recogida en los diferentes centros y servicios asistenciales. La historia de salud, digital, del ciudadano cuenta con ficheros que contienen historias clínicas de los usuarios para la asistencia por parte de los centros sanitarios públicos y facilitar la continuidad asistencial. Comunicación de bajas laborales, de enfermedad de declaración obligatoria y de datos en caso de urgencia. Gestión de estadísticas internas, investigación y estadísticas médicas. c) Personas y/o colectivos afectados: Personas atendidas en centros de atención primaria con aplicación de TASS y centros sanitarios con acceso a la historia de salud, digital, del ciudadano en el ámbito del Servicio Andaluz de Salud. d) Procedimiento de recogida de datos: Datos aportados por los pacientes y los proporcionados por los profesionales en el ejercicio de sus funciones. Historias clínicas informatizadas previas. Datos administrativos y de derecho a la asistencia a partir de la Base de Datos de Usuarios del Sistema Sanitario Público de Andalucía. 47

e) Estructura básica del fichero: Base de datos relacionales. f) Tipos de datos: Datos clínicos de los pacientes y administrativos de los usuarios. g) Cesión de datos que se prevén: Centros sanitarios públicos de las distintas Administraciones Públicas. h) Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de oposición acceso, rectificación y cancelación: Dirección General de Asistencia Sanitaria. i) Medidas de seguridad: Nivel alto.

Aragón Ley 6/2002, de 15 de abril, de Salud de Aragón “…CAPÍTULO IV. DE LA HISTORIA CLÍNICA. Artículo 16. Definición. 1. La historia clínica contiene el conjunto de documentos relativos al proceso asistencial del enfermo, en el que quedarán identificados los médicos y demás profesionales que hubieran intervenido. 2. En cada centro asistencial deberá existir una única historia clínica para cada paciente, correspondiendo a aquél la responsabilidad de su custodia. Artículo 17. Contenido de la historia clínica. 1. La historia clínica, con su correspondiente número de identificación, deberá incluir como mínimo los siguientes datos: a. Datos de identificación del enfermo y de la asistencia. b. Datos clínicos asistenciales. c. Datos sociales y de condiciones de medio ambiente laboral. d. Documento de voluntades anticipadas si existiere. 2. Los centros asistenciales del Sistema de Salud de Aragón dispondrán de un único modelo normalizado de historia clínica que recoja los contenidos fijados en este artículo adaptados al nivel asistencial que tengan y a la clase de prestación que realicen.

Artículo 18. Regulación reglamentaria de la historia clínica. 1. El Departamento responsable de Salud determinará reglamentariamente, en relación con la historia clínica: a. Los datos y documentos que la componen. b. La gestión, utilización, acceso y conservación de la misma. c. El tiempo durante el que deberá conservarse. 2. En cualquier caso, todo el personal que acceda, en el uso de sus competencias, a cualquier dato de la historia clínica quedará sujeto al deber de guardar secreto sobre los datos de la misma. Artículo 19. Historia clínica única. El Departamento responsable de Salud, con el fin de avanzar en la configuración de una historia clínica única por paciente, realizará, con la participación de todos los agentes implicados, el estudio de un sistema que, atendiendo a la evolución de los recursos técnicos, posibilite el uso compartido de las historias clínicas entre los centros asistenciales de Aragón…”. En el capítulo IV define la Historia clínica, describe los datos que debe contener, la regula reglamentariamente

y establece que debe de haber una única historia por

paciente. En el artículo 18 establece que el responsable de conservarla es el Departamento responsable de Salud.

Canarias Decreto 178/2005, de 26 de julio, por el que se aprueba el Reglamento que regula la historia clínica en los centros y establecimientos hospitalarios y establece el contenido, conservación y expurgo de sus documentos. “…Artículo 29.- Conservación y expurgo de los documentos. 1. La conservación de la historia clínica se rige por lo dispuesto en la legislación básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, teniendo los centros sanitarios la obligación de conservar las historias clínicas en condiciones que garanticen su seguridad y correcta conservación, cualquiera que sea el soporte papel, audiovisual, 49

informático o de otro tipo en el que consten, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial. 2.A) Podrán ser destruidos a partir de los cinco años desde la fecha de alta de cada episodio asistencial, los siguientes documentos contenidos en su historia clínica: a) Hoja clínico-estadística. b) Hoja del recién nacido, en la historia clínica de la madre. c) Hoja de solicitud de interconsulta y pruebas complementarias, siempre que no contenga el resultado de la prueba complementaria. d) Hoja de controles y cuidados específicos de enfermería. e) Gráficas de constantes. f) Hoja de urgencias. g) Radiografías y otros documentos iconográficos, conservando los informes. B) Igualmente podrán destruirse a partir de los cinco años, las hojas de anamnesis y de exploración física y las hojas de evolución de los episodios asistenciales de los que exista informe de alta. 3. Transcurridos veinte años desde la última actividad asistencial recogida en la historia clínica, podrán ser destruidos los siguientes documentos: a) Hoja de Autorización de ingreso. b) Hoja de consentimiento informado. c) Hoja quirúrgica. d) Hoja de órdenes médicas. e) Hoja de control de medicación. f) Hoja de parto. g) Hoja del recién nacido, de su propia historia clínica. h) Hoja de anestesia. i) Hoja de transfusión. j) Informes de exploraciones complementarias. k) Hoja de alta voluntaria. l) Informes de Anatomía Patológica. m) Informes de necropsias. n) Otros documentos que no aparezcan citados en el presente artículo.

4. Se conservarán de manera definitiva: a) Los informes clínicos de alta. b) Las hojas de anamnesis y exploración física y las hojas de evolución de los episodios asistenciales de los que no exista informe de Alta…”

Cantabria Ley de Cantabria 7/2002, de 10 de diciembre, de Ordenación Sanitaria de Cantabria. “…Artículo 72. Conservación de la historia clínica. 1. La historia clínica se ha de conservar como mínimo hasta quince años desde la muerte del paciente. No obstante, se podrán seleccionar y destruir los documentos que no sean relevantes para la asistencia, transcurridos dos años desde la última atención al paciente. 2. En todo caso, en la historia clínica se han de conservar durante quince años como mínimo contados desde la muerte del paciente, y junto con los datos de identificación del paciente: las hojas de consentimiento informado, los informes de alta, los informes quirúrgicos y el registro de parto, los datos relativos a la anestesia, los informes de exploraciones complementarias y los informes de necropsia. 3. Sin perjuicio de lo establecido en los apartados 1 y 2 de este artículo, la documentación que a criterio del facultativo sea relevante a efectos preventivos, asistenciales o epidemiológicos se conservará el tiempo que se considere oportuno...”

Castilla y León Decreto 101/2005, de 22 de diciembre, por el que se regula la historia clínica “…La conservación completa de la historia clínica plantea problemas en relación con su manejo eficiente. Por eso se hace preciso expurgar y destruir la documentación que no se considera necesario guardar, y conservar aquélla que pueda tener valor futuro, bien para la asistencia al paciente, bien con fines judiciales o cuando existan razones epidemiológicas, de investigación o de organización y funcionamiento.

Esta Ley establece en el artículo 39 que la Junta de Castilla y León regulará: – Los mecanismos para garantizar la autenticidad del contenido de la historia clínica y de los cambios operados en ella, así como la posibilidad de su reproducción futura. – Las disposiciones necesarias para que los centros sanitarios puedan adoptar las medidas técnicas y organizativas adecuadas para archivar y proteger las historias clínicas y evitar su destrucción o su pérdida accidental. – El procedimiento para que quede constancia del acceso a la historia clínica y de su uso. – Los mecanismos para la destrucción de la historia clínica en aquellos casos en que se contemple legalmente, así como para garantizar la conservación de aquellos datos que puedan ser relevantes o deban preservarse para ulteriores estudios. Artículo 21.– Conservación. 1.– La documentación clínica deberá conservarse como mínimo cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial o desde el fallecimiento del paciente. 2.– Transcurridos cinco años podrán destruirse los siguientes documentos cuando no sean trascendentales por motivos asistenciales, de salud pública, epidemiológicos, de investigación, judiciales o por razones de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Salud: a)La hoja clínico-estadística. b)La solicitud y autorización de ingreso. c)El informe de urgencia. d)Las hojas de órdenes médicas. e)Las hojas de interconsulta. f)La hoja de evolución y planificación de cuidados de enfermería. g)La hoja de aplicación terapéutica de enfermería. h)El gráfico de constantes. i)La

iconografía,

los

resultados

analíticos

los

registros

electrofisiológicos. Asimismo podrán destruirse, a partir de los cinco años, las hojas de anamnesis y de exploración física y las de evolución correspondientes a los episodios asistenciales sobre los que exista informe de alta. 52

3.– Se conservarán de forma indefinida los siguientes documentos: a)Los informes de exploraciones complementarias. b)El consentimiento informado. c)El informe de anestesia. d)El informe de quirófano o de registro del parto. e)El informe clínico de alta. f)Los informes de anatomía patológica y necropsia. 4.– Aquellas historias clínicas que sean prueba documental en un proceso judicial o procedimiento administrativo no podrán ser sometidas a los procedimientos de expurgo regulados en este Decreto hasta que finalice dicho proceso. 5.– La historia clínica podrá conservarse en un soporte distinto del original pero de forma que se garantice la preservación de la información en ella contenida, así como la constancia de la identidad de las personas que la han elaborado. 6.– La documentación que sea objeto de expurgo habrá de destruirse mediante métodos que aseguren su completa eliminación. 7.– La dirección de cada centro, asesorada por la comisión que corresponda, establecerá los mecanismos de gestión, valoración y selección para el expurgo de las historias clínicas…”

Castilla-La Mancha Resolución de 27/02/2009, de la Dirección Gerencia, mediante la que se aprueba la Circular 1/2009, sobre uso, acceso, cesión de datos y conservación de la Historia Clínica en el ámbito del Sescam. [2009/9002].

“…6. Conservación, custodia, expurgo y destrucción de la documentación clínica 6.1. Condiciones de la conservación. Cada centro sanitario archivará las historias clínicas de sus pacientes, cualquiera que sea el soporte (papel, audiovisual, informático o de otro tipo) en el que consten. Los ficheros de historia clínica electrónica quedarán almacenados en el sistema informático. 53

La conservación de la documentación clínica deberá garantizar la preservación de la información y no necesariamente del soporte original. La conservación debe garantizar que queden registrados todos los cambios e identificados los médicos y los profesionales asistenciales que los han realizado. Los centros sanitarios adoptarán las medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales y evitar su destrucción o su pérdida accidental, y también el acceso, alteración, comunicación o cualquier otro procedimiento no autorizado. 6.2. Plazos de conservación. Los centros sanitarios deben conservar la documentación obrante en la historia clínica

condiciones

que

garanticen

correcto

mantenimiento,

confidencialidad y seguridad, para la debida atención al paciente, durante al menos cinco años desde la fecha del alta de cada proceso asistencial, o desde el fallecimiento del paciente. Transcurrido dicho plazo, si los documentos, a juicio del facultativo o servicio correspondiente, no fueran relevantes de cara a la asistencia sanitaria y no tienen interés a efectos de salud pública, realización de estudios epidemiológicos o de investigación, se podrá proceder a su destrucción de conformidad con un proceso de eliminación seguro y con garantías de confidencialidad. Se conservará indefinidamente aquella información que se considere relevante a efectos preventivos, epidemiológicos, de investigación o de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Salud. En tales casos, siempre que sea compatible con los fines perseguidos, se despersonalizarán los datos al objeto de impedir la identificación directa o indirecta de los sujetos implicados. La documentación clínica también se conservará a efectos judiciales de conformidad con la legislación vigente. 6.3. Criterios de seguridad de la historia clínica: Los procedimientos a aplicar en relación al uso y custodia de la historia clínica deben garantizar plenamente el derecho del paciente a su intimidad personal y el deber de guardar secreto para quien, en virtud de sus competencias, tenga acceso a la historia clínica. Estos criterios y medidas de seguridad se contienen en el Documento de Seguridad aprobado por Resolución de 19 de septiembre de 2008 y publicado 54

en el Diario Oficial de Castilla-La Mancha nº 205 de fecha 6 de octubre de 2008. Por otro lado, el Sescam mantiene, a disposición de todos los trabajadores con acceso a datos protegidos, un documento explicativo de sus funciones y obligaciones en relación con la normativa sobre protección de datos que se encuentra accesible en: http://aplicaciones.sescam.jclm.es/lopd/doc/lopd.pdf En concreto, y en relación con el uso y custodia de la historia clínica, se establecen las siguientes pautas de conducta: 6.3.1. Cada HC es única y tendrá un número de identificación único para cada paciente del centro. Cuando finalice el proceso de implantación de la HC electrónica ésta será única para cada paciente y para toda la red asistencial del Sescam. En todo caso, la HC recogerá toda la información integrada y acumulativa relativa al curso clínico del paciente. 6.3.2. En cada HC deberá incorporarse la constancia de que se ha facilitado al paciente la hoja de información en relación a sus derechos sobre los datos personales contenidos en su HC, con el correspondiente acuse de recibo. 6.3.3. Las HC estarán custodiadas en un archivo único. Sin embargo, puede preverse la existencia de un archivo pasivo, físicamente diferenciado del archivo activo, en el cual podrán ubicarse las HC correspondientes a pacientes sin contacto con el centro durante un determinado periodo. 6.3.4. En aquellos casos en que el archivo de HC pasivas se encuentre fuera de las dependencias del centro deberán garantizarse unas medidas de seguridad idénticas a las que existieran en el propio centro. 6.3.5. En aquellos casos en que el archivo del HC pasivas se encuentre fuera de las dependencias del centro y gestionado por una empresa externa, deberá ser formalizado por escrito un contrato que regule expresamente el deber de confidencialidad del depositario de las HC así como también el resto de las obligaciones como encargado del tratamiento por cuenta de terceros. 6.3.6. Cada centro deberá establecer un responsable de archivo de HC, que deberá velar por el adecuado cumplimiento de los sistemas de archivo, control e información, que deberán ser adecuados a las características y dimensiones del centro. 6.3.7. El acceso al archivo de HC deberá encontrarse limitado al horario en que el personal de archivo pueda ejercer los controles previstos. Fuera de este 55

horario, el acceso al archivo estará restringido y controlado. Cualquier acceso al archivo fuera del horario habitual, deberá ser anotado en un registro creado al efecto. 6.3.8. El archivo de HC contará con medidas de seguridad física apropiadas. 6.3.9. En cualquier entrega interna de una HC, debe quedar constancia de la persona que efectúa la petición, o del motivo que justifica el flujo de las HC por razones organizativas y de programación de actos clínicos que requieren el acceso a las mismas. 6.3.10. Las salidas de HC del archivo deberán anotarse en un libro registro, con la información suficiente para permitir su seguimiento. En el mismo libro registro deberá anotarse también la fecha de devolución de la HC 6.3.11. Las solicitudes de HC de pacientes que en el momento de la solicitud no estén siguiendo un curso clínico, deberán ser debidamente justificadas. 6.3.12. La devolución de las HC al archivo debe realizarse inmediatamente después de la circunstancia que motivó su petición. 6.3.13. Durante el periodo en que la HC se encuentra fuera del archivo central, deberán establecerse unas medidas de seguridad mínimas que permitan restringir el acceso de personas no autorizadas. 6.3.14. Las HC únicamente serán canceladas una vez transcurrido el plazo previsto por la normativa vigente.

Cataluña 16/2010, de 3 de junio, de modificación de la Ley 21/2000, de 29 de diciembre, sobre los derechos de información concerniente a la salud y la autonomía del paciente, y la documentación clínica. “…La modificación del artículo 12 de la Ley 21/2000, por una parte, se determinan con más concreción los requerimientos de custodia, conservación y expurgación de la historia clínica y, por otra, se modifican los plazos de conservación de la historia clínica, con la doble finalidad de facilitar el cómputo de dichos plazos y de garantizar que la conservación de la historia clínica se haga efectiva para responder a todas las finalidades que esta tiene atribuidas. Asimismo, se establece la necesidad de custodiar las historias clínicas más allá del cierre de centros sanitarios o del cese definitivo de actividades profesionales sanitarias a título individual. 56

Se establece un período mínimo de conservación de la documentación más relevante de la historia clínica, que es de quince años a contar desde la fecha de alta de cada proceso asistencial. El resto de documentación que integra la historia clínica puede destruirse al cabo de cinco años desde la fecha de alta de cada proceso asistencial

Modificación del artículo 12 de la Ley 21/2000 Se modifica el artículo 12 de la Ley 21/2000, de 29 de diciembre, sobre los derechos de información concerniente a la salud y la autonomía del paciente, y la documentación clínica, que queda redactado del siguiente modo:

Artículo 12. Conservación de la historia clínica 1. La responsabilidad de custodiar la historia clínica recae en la dirección de los centros sanitarios, o bien en los profesionales sanitarios que llevan a cabo su actividad de forma individual. 2. La historia clínica debe conservarse en las condiciones que garanticen la autenticidad, la integridad, la confidencialidad, la preservación y el correcto mantenimiento de la información asistencial registrada, y que aseguren su completa reproductibilidad en el futuro, durante el tiempo en que sea obligatorio conservarla, independientemente del soporte en que se encuentre, que no tiene que ser necesariamente el soporte original. 3. En el proceso de traslación de la información de la historia clínica, desde el soporte original a otro soporte, tanto si es digital como de otra naturaleza, debe garantizarse la inalterabilidad, autenticidad y perdurabilidad de la información asistencial, así como la confidencialidad de los datos y de la información que contienen. Las medidas técnicas y organizativas de seguridad que se adopten a tal efecto deben ser recogidas por protocolos internos aprobados por la dirección del centro sanitario, que deben basarse en los criterios aprobados por la comisión técnica a la que se refiere la disposición final primera

4. De la historia clínica debe conservarse, junto con los datos de identificación de cada paciente, como mínimo durante quince años desde la fecha de alta de cada proceso asistencial, la siguiente documentación: a) Las hojas de consentimiento informado. b) Los informes de alta. c) Los informes quirúrgicos y el registro de parto. d) Los datos relativos a la anestesia. e) Los informes de exploraciones complementarias. f) Los informes de necropsia. g) Los informes de anatomía patológica.

5. Los procesos de digitalización de la historia clínica que se lleven a cabo deben facilitar el acceso a la historia clínica desde cualquier punto del Sistema Nacional de Salud. A tal efecto, deben establecerse los mecanismos para hacer posible, mediante la tarjeta sanitaria individual, la vinculación entre las historias clínicas que cada paciente tenga en los organismos, centros y servicios del Sistema Nacional de Salud, y que permitan el acceso de los profesionales sanitarios a la información clínica y el intercambio de dicha información entre los dispositivos asistenciales de las comunidades autónomas, de conformidad con las disposiciones sobre protección de datos de carácter personal. 6. La documentación que integra la historia clínica no mencionada por el apartado 4 puede destruirse una vez hayan transcurrido cinco años desde la fecha de alta de cada proceso asistencial. 7. No obstante lo establecido por los apartados 4 y 6, debe conservarse de acuerdo con los criterios que establezca la comisión técnica en materia de documentación clínica, a la que hace referencia la disposición final primera, la documentación que sea relevante a efectos asistenciales, que debe incorporar el documento de voluntades anticipadas, y la documentación que sea relevante, especialmente, a efectos epidemiológicos, de investigación o de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Salud. En el tratamiento de esta documentación debe evitarse identificar a las personas afectadas, salvo que el anonimato sea incompatible con las finalidades perseguidas o que los pacientes hayan dado su consentimiento previo, de acuerdo con la normativa vigente en materia de protección de datos de

carácter personal. La documentación clínica también debe conservarse a efectos judiciales, de conformidad con la normativa vigente. 8. La decisión de conservar la historia clínica, en los términos establecidos por el apartado 7, corresponde a la dirección médica del centro sanitario, a propuesta del facultativo o facultativa, previo informe de la unidad encargada de la gestión de la historia clínica en cada centro. Esta decisión corresponde a los propios facultativos cuando desarrollen su actividad de forma individual. 9. Los responsables de custodiar la historia clínica, a quienes se refiere el apartado 1, también son responsables de destruir correctamente la documentación que previamente se haya decidido expurgar. 10. En el supuesto de cierre de centros y servicios sanitarios, o de cese definitivo de actividades profesionales sanitarias a título individual, debe garantizarse el mantenimiento del acceso legalmente reconocido a las historias clínicas que se encuentren bajo la custodia de dichos centros o profesionales, en beneficio de la asistencia médica y, especialmente, de los derechos de los pacientes en materia de documentación clínica y de protección de datos personales. 11. Son aplicables a la conservación de la historia clínica, al proceso de traslación de información establecido por el apartado 3 y a la actividad de destrucción a la que se refiere el apartado 9 las medidas técnicas y organizativas de seguridad aplicables a los ficheros que contienen datos de carácter personal, en los términos establecidos por la normativa reguladora de la protección de datos de carácter personal. 12. Las prescripciones del presente artículo se entienden sin perjuicio de la aplicación de la normativa específica de prevención de riesgos laborales y de protección de la salud de los trabajadores en las historias clínicas relativas a la vigilancia de la salud de los trabajadores…”

Comunidad de Madrid Recomendación 2/2004, de 30 de julio, de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, sobre custodia, archivo y seguridad de los datos de carácter personal de las historias clínicas no informatizadas (aprobada por Resolución del Director de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid con fecha 30 de julio de 2004) “…Conservación, expurgo y cesiones de datos de la historia clínica 1. Conservación. a) Custodia por los centros. Los centros e instituciones sanitarias tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha de alta de cada proceso asistencial. A estos efectos la Comunidad de Madrid puede regular y establecer por Ley, al igual que ya lo han realizado otras Comunidades Autónomas, un plazo superior de conservación. La documentación clínica también se conservará a efectos judiciales de conformidad con la legislación vigente. Se conservará, asimismo, cuando existan razones epidemiológicas, de investigación o de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Salud. En este último caso, su tratamiento se hará de forma que se evite en lo posible la identificación de las personas afectadas. Se podrá diferenciar dentro del fichero de historias clínicas, tal y como se recoge en el punto 5 de la presente Recomendación, entre las que corresponden a un episodio activo que todavía no ha concluido y aquellas que constituyen el archivo pasivo por corresponder a episodios concluidos. Las previsiones establecidas en la presente Recomendación serían de aplicación a cualquiera de las dos modalidades. b) Custodia por terceros. El acceso a datos por cuenta de terceros viene regulado en el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, como una posibilidad de acceder a los mismos cuando dicho acceso sea necesario para la prestación de servicios por parte de un tercero al responsable del fichero. La particularidad de este tipo de acceso es que no tiene la consideración de

comunicación o cesión de datos, no siendo necesario por tanto el consentimiento de los afectados para que pueda materializarse. No obstante, lo que sí se prevé como indispensable para que el servicio pueda prestarse es que la realización del tratamiento por parte del tercero deberá estar regulada en un contrato en el que se recogerán las condiciones e instrucciones fijadas por el responsable del fichero para la prestación del servicio, la finalidad del tratamiento y la imposibilidad de la comunicación de los datos a otras personas distintas del prestador. Se estipularán igualmente las medidas de seguridad que el tercero deberá implantar en el sistema de tratamiento que utilice para la prestación del servicio. Por lo que se refiere a la gestión de la historia clínica no informatizada, en la actualidad se está extendiendo entre los centros sanitarios la práctica consistente en externalizar el tratamiento de las historias clínicas, a través de los llamados contratos de outsourcing. Por medio de los mismos, son entidades privadas, con personalidad jurídica distinta de la del responsable de las historias clínicas, quienes custodian los archivos. Estas entidades privadas no pueden subcontratar el almacenamiento de las historias clínicas. Asimismo, y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 9.3 de la Ley 8/2001, de 13 de julio, de Protección de Datos de Carácter Personal en la Comunidad de Madrid, estos contratos de servicios de tratamiento de datos de carácter personal deberán de ser comunicados a esta Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid con anterioridad a su perfeccionamiento. 2. Expurgo. Con periodicidad anual y siguiendo los criterios de la Comisión Central de Documentación Clínica que ha sido prevista por el Grupo de Expertos en Información y Documentación Clínica u órgano equivalente que se cree en la futura Ley autonómica, se realizará, por parte de la UNADC o Servicio equivalente, una propuesta de expurgo y destrucción de los documentos de las historias clínicas correspondientes a episodios concluidos y que tengan una antigüedad superior al período establecido en la normativa vigente como mínimo u obligatorio de conservación de las mismas. Analizada la propuesta por la dirección del centro o institución, si se autorizara la destrucción de la documentación propuesta, ésta se realizará mediante la utilización de los medios, propios o ajenos, suficientes y con la garantía de 61

mantener la confidencialidad de la información y su efectiva destrucción, siendo responsable de la misma la UNADC o Servicio equivalente. 3. Cesiones de datos de la historia clínica no informatizada. La Ley 41/2002, aunque lo regula dentro de su artículo 16 bajo la figura del acceso a la historia clínica, realmente y bajo la óptica de la protección de datos, cuando el acceso se produce con fines judiciales, epidemiológicos, de salud pública, de investigación o docencia, se trataría de una cesión de datos, pues el acceso a la misma es por un tercero diferente al centro/institución sanitaria. Con carácter general, la LOPD establece la norma general (artículo 11.1) referente a que los datos de carácter personal sólo…”

Comunidad Foral de Navarra Ley Foral 11/2002, de 6 de mayo, sobre los derechos del paciente a las voluntades anticipadas, a la información y a la documentación clínica. “…Artículo 13. Conservación de la historia clínica 1. La historia clínica debe conservarse como mínimo hasta veinte años después de la muerte del paciente. No obstante, se pueden seleccionar y destruir los documentos que no son relevantes para la asistencia, transcurridos diez años desde la última atención al paciente. 2. En cualquier caso, en la historia clínica deben conservarse, junto con los datos de identificación del paciente, durante veinte años, como mínimo, a contar desde la muerte del paciente: las hojas de consentimiento informado, los informes de alta, los informes quirúrgicos y el registro de parto, los datos relativos a la anestesia, los informes de exploraciones complementarias y los informes de necropsia. 3. A pesar de lo establecido en los apartados 1 y 2 de este artículo, la documentación que a criterio del facultativo sea relevante a efectos preventivos, asistenciales o epidemiológicos, debe conservarse durante todo el tiempo que sea necesario.

4. Los profesionales sanitarios tienen el deber de cooperar en la creación y el mantenimiento de una documentación clínica ordenada y secuencial del proceso asistencial de los pacientes. 5. La gestión de la historia clínica por los centros con pacientes hospitalizados, o por los que atiendan a un número suficiente de pacientes bajo cualquier otra modalidad asistencial, según el criterio de los servicios de salud, se realizará a través de la unidad de admisión y documentación clínica, encargada de integrar en un solo archivo las historias clínicas. La custodia de dichas historias clínicas estará bajo la responsabilidad de la dirección del centro sanitario. 6. Los profesionales sanitarios que desarrollen su actividad de manera individual son responsables de la gestión y de la custodia de la documentación asistencial que generen. 7. Son de aplicación a la documentación clínica las medidas técnicas de seguridad establecidas por la legislación reguladora de la conservación de los ficheros que contienen datos de carácter personal y, en general, por la Ley Orgánica 15/1999 (RCL 1999\3058), de Protección de Datos de Carácter Personal».…”

Comunidad Valenciana Ley 1/2003, de 28 de enero, de la Generalitat, de Derecho e Información al Paciente de la Comunidad Valenciana “…Artículo 22.2 Para garantizar los usos de la historia clínica, especialmente el asistencial, se conservarán los documentos como mínimo cinco años a partir de la fecha del último episodio asistencial en el que el paciente haya sido atendido o desde su fallecimiento. Aquellos documentos especialmente relevantes se conservarán indefinidamente o por el tiempo que fije la normativa vigente al respecto. Las historias clínicas que sean prueba en un proceso judicial o procedimiento administrativo se conservarán hasta la finalización del mismo…”

Extremadura Ley 3/2005, de 8 de julio, de información sanitaria y autonomía del paciente. “…Artículo 34. Conservación de la historia clínica. 1. Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación obrante en la historia clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento, confidencialidad y seguridad, para la debida atención al paciente, durante al menos quince años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial. 2. En cualquier caso la conservación de la documentación clínica deberá garantizar la preservación de la información y no necesariamente del soporte original. 3. Se conservará indefinidamente aquella información que se considere relevante a efectos preventivos, epidemiológicos, de investigación o de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Salud. En tales casos, siempre que sea compatible con los fines perseguidos, se despersonalizarán los datos al objeto de impedir la identificación directa o indirecta de los sujetos implicados. La documentación clínica también se conservará a efectos judiciales de conformidad con la legislación vigente. 4. Los profesionales sanitarios tienen el deber de cooperar en la creación y el mantenimiento de una documentación clínica ordenada que refleje, con las secuencias necesarias en el tiempo, la evolución del proceso asistencial del paciente…”.

Galicia Decreto 29/2009, de 5 de febrero, por el que se regula el uso y acceso a la historia clínica electrónica. “…Artículo 16. Conservación 1. La historia clínica deberá conservarse en condiciones que garanticen la preservación de la información asistencial que contiene, aun cuando no se mantenga en el soporte original en el que se elaboró, con las cautelas que se establezcan reglamentariamente para evitar la manipulación de datos cuando no se mantenga en susodicho el soporte original.

2. Se conservará indefinidamente la siguiente información: - Informes de alta. - Hojas de consentimiento informado - Hojas de alta voluntaria - Informes quirúrgicos y/o registros de parto - Informes de anestesia - Informes de exploraciones complementarias - Informes de necropsia - Hoja de evolución y de planificación de cuidados de enfermería - Otros informes médicos - Cualquier otra información que se considere relevante para los efectos asistenciales, preventivos, epidemiológicos o de investigación - La información de aquellas historias clínicas en las que la conservación sea procedente por razones judiciales. 3. El resto de la información se conservará, como mínimo, hasta que transcurran cinco años desde la última asistencia prestada al paciente o desde su fallecimiento…”

Islas Baleares Ley 5/2003, de 4 de abril, de Salud. “…Artículo 15. Deber de secreto de los datos de la documentación clínica. 1. El personal que tenga acceso a la documentación clínica queda sujeto al deber de guardar el secreto sobre los datos consultados. 2. Reglamentariamente se regulará el derecho de acceso, custodia, conservación y otros aspectos relativos a la documentación clínica…”

La Rioja No esta regulada la historia clínica, lo que contrasta con la implantación de la Historia Clínica Electrónica en dicha Comunidad.

País Vasco Ley 2/2004, de 25 de febrero, de Ficheros de Datos de Carácter Personal de Titularidad Pública y de Creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos “…Artículo 9 Los documentos clínicos generados en los Servicios de Urgencia respecto de episodios asistenciales que cursen sin ingreso del paciente en el Hospital sólo podrán ser destruidos a partir de los dos años desde la fecha en que tales episodios tengan lugar, a excepción de las Hojas de Urgencias. Estas últimas sólo podrán ser destruidas a partir de los cinco años de la citada fecha. Artículo 10 1.- Podrán ser destruidos a partir de los cinco años desde la fecha del alta correspondiente al último episodio asistencial en que el paciente haya sido atendido en el Hospital los siguientes documentos contenidos en su Historia Clínica: a) Las Hojas Clínico-estadísticas b) Las Hojas de Autorización de ingreso c) Las Hojas de Órdenes Médicas d) Las Hojas de Interconsulta e) Las Hojas de infección Hospitalaria f) Las Hojas de Evolución y Planificación de Cuidados de Enfermería g) Las Hojas de Aplicación Terapéutica h) Las Hojas de Gráficas de Constantes i) Las Hojas de Urgencias j) Las Radiografías u otros documentos iconográficos k) Otros documentos que no aparezcan citados en el artículo siguiente. 2.- Igualmente, podrán destruirse, a partir de los cinco años, las Hojas de Anamnesis y Exploración Física y las de Evolución correspondientes a los episodios asistenciales sobre los que exista Informe de Alta. Artículo 11 1.- Se conservarán de manera definitiva los siguientes Tipos de Documentales: a) Las Hojas de Informes Clínicos de Alta b) Las Hojas de Alta Voluntaria c) Las Hojas de Consentimiento Informado d) Las Hojas de Informes Quirúrgicos y/o de Registro del Parto 66

e) Las Hojas de Anestesia f) Las Hojas de Informes de Exploraciones Complementarias g) Las Hojas de Informes de Necropsia 2.- Así mismo, deberán conservarse las Hojas de Anamnesis y Exploración Física y las de Evolución correspondientes a los episodios asistenciales sobre los que no exista Informe de Alta. 3.- Para garantizar la conservación indefinida de los citados Tipos Documentales y de la información registrada en los mismos, se utilizarán los soportes documentales más adecuados, sustituyéndose el papel únicamente en los casos en que se garantice la permanencia del soporte que se adopte para reemplazarlo…”

Principado de Asturias Ley 1/1992, de 2 de julio, del Servicio de Salud del Principado de Asturias. En dicha ley se hace referencia a las competencias del Servicio de Salud del Principado de Asturias, aunque no se haga referencia a la historia clínica. Por otra parte el Gobierno de Asturias ha editado una normativa que nos pueden servir de referencia a la hora digitalizar ya que se marcan unos parámetros claros para establecer los criterios, la obra es la siguiente y estará incorporada en Digitalización de documentos. Versión 1.0. Sistemas de Gestión e Información de Archivos. Editado por: Dirección General de Modernización Viceconsejería de Presupuestos y Administración Pública, Consejería de Economía y Administración Pública del Gobierno de Asturias en el año 2007.

Región de Murcia Ley 3/2009, de 11 de mayo, de los Derechos y Deberes de los Usuarios del Sistema Sanitario de la Región de Murcia. “…Artículo 54. Gestión y conservación de la historia clínica. 1. La custodia y gestión de las historias clínicas corresponde a la Administración Sanitaria o entidad titular del centro, en donde se presta asistencia sanitaria al paciente por profesionales sanitarios por cuenta ajena. 67

En los supuestos en que el profesional sanitario trabaje por cuenta propia, le corresponderá a éste dicha custodia y gestión. 2. En tal sentido, los responsables de la custodia y gestión especificados en el apartado anterior deberán salvaguardar la integridad y confidencialidad de las historias clínicas o, al menos, de la información que las mismas contienen aunque no sea en soporte original. A estos efectos, se deberán establecer por la Administración Sanitaria aquellos mecanismos que garanticen la autenticidad del contenido de la historia clínica y de los cambios operados en ella, así como la posibilidad de su reproducción futura. Además, todos los profesionales sanitarios que intervienen en el proceso asistencial del paciente tienen el deber de colaborar en completar y conservar en el debido orden la documentación contenida en dichas historias. 3. La gestión unitaria de las historias clínicas será asumida en cada centro por la unidad de admisión y documentación clínica o, en su defecto, por aquella unidad que determine la Administración Sanitaria. No obstante lo anterior, la custodia de dichas historias clínicas estará bajo la responsabilidad de la dirección o gerencia del centro sanitario. 4. A fin de garantizar la adecuada asistencia sanitaria a los pacientes, la documentación e información clínica contenida en las historias deberá con carácter general conservarse, como mínimo, durante veinte años a contar desde la fecha de alta del último proceso asistencial y en los términos que se determine reglamentariamente por Orden de la Consejería competente. A estos efectos, dicho desarrollo reglamentario podrá establecer plazos distintos y especificidades determinadas de conservación en supuestos de fallecimiento del paciente, garantía asistencial, relevancia de la información contenida o tipología del centro sanitario, razones epidemiológicas, de estadística sanitaria o de salud pública. Asimismo, se conservará a efectos judiciales o administrativos, de conformidad con la legislación vigente. Además, se determinará reglamentariamente el destino y custodia de las historias clínicas en el ámbito de la sanidad privada en los supuestos de cese de actividad de los centros o profesionales sanitarios por cuenta propia…”

Ciudades Autónomas de Ceuta y de Melilla No posee una legislación competente sobre el tema que nos ocupa, la única referencia que se hace a éstas sobre materia sanitaria es el traspaso de las competencias sanitarias a las ciudades autónomas.

Bibliografía8 Agencia Española de Protección de Datos [En línea]. Madrid : Agencia Española de Protección de Datos, 2010. URL <https://www.agpd.es/portalwebAGPD/index-idesidphp.php> [Consulta 06-07-2010]

España. Ley 3/2009, de 11 de mayo, de los Derechos y Deberes de los Usuarios del Sistema Sanitario de la Región de Murcia. Boletín Oficial de la Región de Murcia, núm. 114, de 20 de mayo de 2009, 22639-22674 p.

España. Resolución de 27/02/2009, de la Dirección Gerencia, mediante la que se aprueba la Circular 1/2009, sobre uso, acceso, cesión de datos y conservación de la Historia Clínica en el ámbito del Sescam. Boletín Oficial de Castilla La Mancha, núm. 120, 29 de junio de 2009, 27182 – 27206 p.

España. Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. Boletín Oficial del Estado, 19 de enero de 2008, núm.17, p. 4103 a 4136

España. Decreto 101/2005, de 22 de diciembre, por el que se regula la historia clínica. Boletín Oficial de Castilla y León, núm. 249, 22 de diciembre de 2005, 22270 p.

España. Decreto 178/2005, de 26 de julio, por el que se aprueba el Reglamento que regula la historia clínica en los centros y establecimientos hospitalarios y establece el contenido, conservación y expurgo de sus documentos. Boletín Oficial de Canarias, núm. 154, 8 de agosto de 2005, 15075-15139 p.

España. Recomendación 2/2004, de 30 de julio, de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, sobre custodia, archivo y seguridad de los datos de carácter personal de las historias clínicas no informatizadas. Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid, núm. 191, 12 de agosto de 2004, 7 p.

Se encuentra ordenada cronológicamente en orden descendente

España. Ley 2/2004, de 25 de febrero, de Ficheros de Datos de Carácter Personal de Titularidad Pública y de Creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos. Boletín Oficial del País Vasco, núm. 44, de 4 de marzo de 2004, 4050-4069 p.

España. Ley 5/2003, de 4 de abril, de Salud de las Islas Baleares. Boletín Oficial de las Islas Baleares, núm. 055, de 23 de abril de 2003

España. Ley Foral 29/2003, de 4 de abril, por la que se modifica parcialmente la Ley Foral 11/2002, de 6 de mayo, sobre los derechos del paciente a las voluntades anticipadas, a la información y a la documentación clínica. Boletín Oficial del Estado, núm.120, de 20 de mayo de 2003, 19106 – 19107 p.

España. Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica. Boletín Oficial del Estado, 15 de noviembre de 2002, núm. 274, p. 40126 40132

España. Ley Foral 11/2002, de 6 de mayo, sobre los derechos del paciente a las voluntades anticipadas, a la información y a la documentación clínica. Boletín Oficial del Estado, núm. 129, 30 de mayo de 2002, 19249-19254 p.

España. Ley 6/2002, de 15 de abril, de Salud de Aragón. Boletín Oficial de Aragón, 19 de abril de 2002, núm. 46, 3741- 3757 p.

España. Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Boletín Oficial del Estado, 14 de diciembre de 1999, núm. 298, p. 4308843099.

España. Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad. Boletín Oficial del Estado, 29 de abril de 1986, núm. 102, p. 15207-15224.

Anexo II

El caso prรกctico del Hospital Universitario Miguel Servet

SECTOR ZARAGOZA 2

ID. PROTOCOLO

Z2-

PLAN DE DESASTRES. SERVICIO DE DOCUMENTACIÓN CLÍNICA Y ARCHIVO UNIDAD EMISORA

SERVICIO DE DOCUMENTACIÓN CLÍNICA

REVISION “A”

FECHA ELABORADO

SERVICIO DE DOC. CLÍNICA

(mm/aaaa)

09/2010

POR APROBADO POR FECHA PROXIMA REVISION

REGISTRO DE REVISIONES ID REVISION

FECHA (mm/aaaa)

ACTUALIZADO POR

PROXIMA REVISION (mm/aaaa)

Pº Isabel la Católica, 1-3 50009 ZARAGOZA Tel.: 976 765500

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Introducción Este documento contiene el Plan de recuperación de desastres para el Servicio de Documentación Clínica y Archivo del Hospital Universitario Miguel Servet. Con este procedimiento escrito pensamos que se puede responder adecuada y oportunamente con criterios de seguridad, eficiencia y rapidez ante los casos de emergencias que se puedan presentar, mediante una acción colectiva y coordinada de los diferentes entes participantes que permite controlar y minimizar las posibles pérdidas.

El empleo de ésta guía capacitará al personal técnico del Servicio de Documentación Clínica a dar una respuesta a los posibles incidentes de las diversas magnitudes que puedan suceder en el Archivo.

El plan estará basado en los puntos guías de la Hoja de trabajo para esbozar un plan de desastre que aparecen recogida en El manual de preservación de bibliotecas y archivos del Northeast Document Conservation Center9. y el Manual de planificación y prevención de desastres en archivos y bibliotecas10 se elaborará un informe de riesgos respondiendo a las diferentes cuestiones que ambos proponen. La finalidad de redactar este informe es evaluar la situación del archivo y los riesgos a través de la siguiente metodología propuesta en dicho manual. Se representa un escenario en el que puedan interaccionar las diferentes fuentes de peligro con los distintos elementos que componen el archivo, teniendo en cuenta las características de éste. El objetivo de la evaluación de los posibles riesgos es la cuantificación de la probabilidad (frecuencia) y de la intensidad (gravedad) con que se pueden producir los efectos dañinos. Técnicamente la expresión del valor de riesgo viene definida por la ecuación: R = P x I; en la que R = valor del riego, P = coeficiente de probabilidad, y I = coeficiente de intensidad promedio. Para la evaluación de riesgos utilizaremos el Método de Evaluación de Riesgos en Archivos, MERA, que se incorpora en el Anexo II junto a la hoja de registro de incidencias., indispensable para la realización de este método. 9 OGDEN, Sherelyn. Manual de preservación de bibliotecas y archivos del Northeast Document Conservation Center [En línea]. Santiago de Chile: DIBAM, 2000. 370 p. [Consulta 14-12-2009] URL <www.nedcc.org/resources/downloadas/spplam3.pdf> 10 SANCHEZ HERNAMPÉREZ, Arsenio. Manual de planificación y prevención de desastres en archivos y bibliotecas. Madrid : Fundación Histórica Tavera|, Fundación MAPFRE Estudios, 2000. 111 p. ISBN 8489763828.

PLAN DE DESASTRES

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Objetivos servicio de documentación clínica 1. Custodiar y conservar las historias clínicas generadas como consecuencia de la práctica asistencial desarrollada en el centro. 2. Desarrollar y potenciar los circuitos que favorezcan la circulación de la documentación entre los diferentes niveles asistenciales. 3. Garantizar la existencia de una historia clínico-sanitaria única para cada paciente, al menos dentro de los límites de cada institución asistencial 4. Asegurar la transferencia al archivo de toda la documentación asistencial relativa al paciente tras su alta hospitalaria o bien tras su utilización en consultas ambulatorias para el seguimiento del proceso asistencial. 5. Extraer la información contenida en los expedientes clínicos mediante herramientas de indización y codificación. 6. Fomentar la dotación de instalaciones convenientes que garanticen la adecuada conservación de la documentación. 7. Asegurar que todas las funciones y cometidos que competan al servicio de documentación clínica queden protocolizados y recogidos en el necesario manual de funcionamiento. 8. Promocionar la utilización exhaustiva de la documentación custodiada en el archivo clínico como recursos básico de información al servicio de los usuarios

PLAN DE DESASTRES

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Fase 1 - Documentos de trabajo A.Información Institucional Nombre de la institución: Hospital Universitario Miguel Servet. Servicio de Documentación Clínica y Archivo Fecha de culminación o actualización de esta plantilla: 01/09/2010 Fecha de la próxima actualización de esta plantilla: 01/09/2011 Cargo Jefe Equipo de

Nombre Miguel Moreno Vernis

Teléfono 2562

Responsabilidad Dirección

Recuperación de Desastres Portavoz autorizado

Responsable de Comunicación Encargado del

Jefe de Ingeniería y

Mantenimiento del

Mantenimiento

Realizar reparaciones menores y aportar información sobre las instalaciones

Edificio Responsable de

180 /1030

Sara Morrás Sesma

Supervisión

conservación Equipo de Ejecución

Coordinar al equipo personal listo para su uso cuando se requiera

Equipo de Recuperación

Coordinar al equipo personal listo para su uso cuando se requiera

Las vacantes que quedan deberán ser rellenadas cuando se cree un Comité de Desastres y se le asignarán las funciones desarrolladas en la Fase 2.

PLAN DE DESASTRES

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

¿Qué empleados poseen una copia de este plan y conocen bien su contenido? Jefe del Servicio de documentación clínica Responsable de Comunicación Conservadora Jefe del Personal de Mantenimiento Dirección del Hospital

PLAN DE DESASTRES

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

B.Servicios necesarios en una emergencia A los servicios externos recurriremos únicamente sí los técnicos de mantenimiento del Hospital no son capaces de solucionar los problemas que puedan presentarse. Servicio

Empresa y/o nombre contacto

Teléfono

Seguridad interna

Seguridad

2378

Bomberos

Cuerpo de bomberos de Zaragoza

112 / 080

Policía

Local

092

Nacional

091

Guardia civil

062

Emergencias

061

Cruz roja

976222222

Ambulancias

902122180

Ambulancia de los bomberos

976557229

Defensa Civil

Protección Civil Gobierno de Aragón

112

Conservador

Sara Morrás Sesma

Congelación

Empresa adjudicataria del servicio

Servicio de Secado por Congelación

Empresa adjudicataria del servicio

Recuperación/Rescate Rx

Empresa adjudicataria del servicio

Recuperación/Rescate Documentos

Empresa adjudicataria del servicio

Electricista

Empresa adjudicataria del servicio

Carpintero

Empresa adjudicataria del servicio

Ambulancia

Exterminador de plagas

Empresa adjudicataria del servicio

Servicio de Fumigación Cerrajero

PLAN DE DESASTRES

Empresa adjudicataria del servicio

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Ficha 1.1. Hospital Materno-Infantil. Sótano -1

Tipo de espacio Zona pública: servicios, pasillos, etc. Zona privada con colecciones: almacén, sala de investigadores, etc. Zona privada sin colección: administración, vestuarios, etc.

PLAN DE DESASTRES

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Colecciones que contiene: • Tipo de colección Hª Clínicas • Soporte de almacenamiento Soporte Papel y Radiografías (Negativo B/N) Características especiales: • Superficie

Zona 1 103m2

Zona 2 278.13 m2

• Accesos Entrada General Hospital Materno Infantil y Entrada lateral

Sistemas de protección: • Sistemas de detección frente a: o Incendio Tipo Detectores de Humo

Nº de dispositivos 12 (Zona archivo)

• Sistemas de alarma: Tipo Alarma general Hospital

Nº de dispositivos 4 (Zona archivo)

Pulsador de alarma • Sistemas de extinción Tipo Extintores (carros, bocas de incendio, etc.,)

Nº de dispositivos 20 (Zona

archivo)

Observaciones: El lugar donde se encuentra ubicado el archivo fue inspeccionado por los bomberos y se determinó que no es un buen emplazamiento por su situación dentro del hospital (por él pasan tuberías, parte de los cuadros de luces se encuentran al lado, etc.,) y menos aún por el mobiliario utilizado (las puertas cortafuegos son de madera, incluso las de las escaleras de emergencia por ello es aconsejable seguir los consejos sobre edificación que determina la Norma UNE

PLAN DE DESASTRES

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Ficha 1.1. Hospital Materno-Infantil. Sótano -1

Tipo de espacio Zona pública: servicios, pasillos, etc. Zona privada con colecciones: almacén, sala de investigadores, etc. Zona privada sin colección: administración, vestuarios, etc.

PLAN DE DESASTRES

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Colecciones que contiene: • Tipo de colección Hª Clínicas • Soporte de almacenamiento Soporte Papel y Radiografías (Negativo B/N) Características especiales: • Superficie Zona 3 176,17m2

Zona 2 234,58 m2 Zona 3 63.36 m2

• Accesos Ascensores o escaleras principales entrando desde la entrada general y salidas y escaleras de incendios

Sistemas de protección: • Sistemas de detección frente a: o Incendio Tipo Detectores de Humo

Nº de dispositivos 8 (Zona archivo)

• Sistemas de alarma: Tipo Alarma general Hospital

Nº de dispositivos 1 (Zona archivo)

Pulsador de alarma • Sistemas de extinción Tipo Extintores (carros, bocas de incendio, etc.,)

Nº de dispositivos 8 (Zona

archivo)

PLAN DE DESASTRES

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Ficha 1.2. Evaluación de riesgos: Zona 1

Identificación de la zona: Zona 1 del Hospital Materno-Infantil Identificación de los riesgos: 1.El reciento como puede observarse cuenta con todos sus pasillos con una anchura muy inferior al metro mínimo exigido, encontrándonos obstáculos de todo tipo en sus pasillos. 2.Se pueden observar algunas goteras (no de tuberías) en el forjado, provenientes del patio exterior entre el Hospital Materno-Infantil y el Hospital General. 3.La zona comparte recinto con el grupo de presión de incendios del Hospital Materno-Infantil y el aljibe de agua, lo que ocasiona que haya excesiva humedad en la zona 4.La instalación eléctrica en general es bastante deficiente, alumbrado deficiente, y aparatos de luz antiguos y en mal estado. 5.No existe ningún tipo de climatización 6.No existe alumbrado de emergencia

Tipo de mobiliario: 43 armarios compactos deslizantes de 4 metros de profundidad y siete estantes de altura Otras: Al ser un recinto de más de 200m3, se clasifica como RIESGO ESPECIAL MEDIO, debiendo existir vestíbulo de independencia, con puertas resistentes al fuego. Debe ser un sector de incendios con resistencia estructural REI-120. La única puerta de acceso es una puerta abierta a un pasillo general de circulación, con acceso a TODA persona que circule por ese pasillo, ya que la puerta SIEMPRE se encuentra abierta.

PLAN DE DESASTRES

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Ficha 1.2. Evaluación de riesgos: Zona 2

Identificación de la zona: Zona 2 del Hospital Materno-Infantil Identificación de los riesgos: 1.El reciento como puede observarse cuenta con todos sus pasillos con una anchura muy inferior al metro mínimo exigido, encontrándonos obstáculos de todo tipo en sus pasillos. 2.Existen 4 arquetas, de la tubería general de saneamiento del hospital, las cuales de vez en cuando aparte de rebosar, desprenden olores. 3.La instalación eléctrica en general es bastante deficiente, alumbrado deficiente, y aparatos de luz antiguos y en mal estado. 4.La zona tiene problemas de climatización, porque aunque se instaló un equipo en la zona de entrada, por la disposición de los pasillos, su altura, etc., en muchas zonas existen problemas. 5.No existe alumbrado de emergencia. 6.Humedades en las paredes y en el piso Otras: Al ser un recinto de más de 400m3, se clasifica como RIESGO ESPECIAL ALTO, debiendo existir vestíbulo de independencia, con puertas resistentes al fuego. Debe ser un sector de incendios con resistencia estructural REI-180. Las tres puertas de acceso (dos de doble hoja y una sencilla) son puertas abiertas a un pasillo general de circulación, con acceso a TODA persona que circule por ese pasillo, ya que las puertas SIEMPRE se encuentran abiertas.

PLAN DE DESASTRES

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Ficha 1.2. Evaluación de riesgos: Zona 3, 4 y 5

Identificación de la zona: Zona 3 del Hospital General Identificación de los riesgos: 1.El reciento como puede observarse cuenta con todos sus pasillos con una anchura muy inferior al metro mínimo exigido, encontrándonos obstáculos de todo tipo en sus pasillos. 2.La instalación eléctrica en general es my deficiente, alumbrado deficiente, y aparatos de luz antiguos y en mal estado. 3.La zona tiene problemas de climatización, porque aunque se instaló un equipo en la zona de entrada, la disposición de pasillos, su altura, etc., en muchas zonas existen problemas. 4.No existe alumbrado de emergencia Tipo de mobiliario: 43 armarios compactos deslizantes de 4 metros de profundidad y siete estantes de altura Otras: Al ser un recinto de más de 400m3, se clasifica como RIESGO ESPECIAL ALTO, debiendo existir vestíbulo de independencia, con puertas resistentes al fuego. Debe ser un sector de incendios con resistencia estructural REI-180. Las siete puertas de acceso (dos de doble hoja y cinco sencillas) son puertas abiertas a un pasillo general de circulación, con acceso a TODA persona que circule por ese pasillo, ya que las puertas SIEMPRE se encuentran abiertas. Además el pasillo está permanentemente ocupado por materiales que dificultarían la evacuación adecuada.

PLAN DE DESASTRES

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Ficha 1.4. Minimización del riesgo Identificación de la zona:

Tipo de riesgo:

Zona 1

Humedad (hongos, deterioro de los soportes…)

Filtraciones de agua en el techo (no proceden de tuberías)

Categoría:

MEDIA

Acciones a adoptar: Levantar el pavimento exterior de esta zona para impermeabilizar la zona y anular estas goteras

Plazo:

Inmediato

Evolución: Nula

Responsable:

PLAN DE DESASTRES

Comité de Desastres

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Ficha 1.4. Minimización del riesgo Identificación de la zona:

Tipo de riesgo:

Zona 1

Humedad (hongos, deterioro de los soportes…)

La zona comparte recinto con el grupo de presión de incendios del Hospital Materno-Infantil y el aljibe de agua, lo que ocasiona que haya una excesiva humedad en la zona Categoría:

MEDIA

Acciones a adoptar: Cambiar de ubicación el grupo de presión y aljibe, o esta zona de archivo

Plazo:

Inmediato

Evolución: Nula

Responsable:

PLAN DE DESASTRES

Comité de Desastres

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Ficha 1.4. Minimización del riesgo Identificación de la zona:

Tipo de riesgo:

Zona 1

Eléctrico (incendio)

La instalación eléctrica en general es bastante deficiente, y aparatos de luz antiguos y en mal estado. Categoría:

MEDIA

Acciones a adoptar: Sustitución de la instalación completa con líneas nuevas, pantallas de luz estancas y puntos de enchufes estancos

Plazo:

Inmediato

Evolución: Nula

Responsable:

PLAN DE DESASTRES

Comité de Desastres / Mantenimiento

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Ficha 1.4. Minimización del riesgo Identificación de la zona:

Tipo de riesgo:

Zona 1

Humedad (hongos, deterioro de los soportes…)

La zona comparte recinto con el grupo de presión de incendios del Hospital Materno-Infantil y el aljibe de agua, lo que ocasiona que haya una excesiva humedad en la zona Categoría:

MEDIA

Acciones a adoptar: Cambiar de ubicación el grupo de presión y aljibe, o esta zona de archivo

Plazo:

Inmediato

Evolución: Nula

Responsable:

PLAN DE DESASTRES

Comité de Desastres

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Ficha 1.4. Minimización del riesgo Identificación de la zona:

Tipo de riesgo:

Zona 1

Humano

No existe alumbrado de emergencia de ningún tipo

Categoría:

ALTA

Acciones a adoptar: Instalación independiente y completa en toda la zona de luces de emergencia

Plazo:

Inmediato

Evolución: Nula

Responsable:

PLAN DE DESASTRES

Comité de Desastres

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Ficha 1.4. Minimización del riesgo Identificación de la zona:

Tipo de riesgo:

Zona 2

Inundación / Intoxicación

Existen 4 arquetas, de la tubería general de saneamiento del hospital, las cuales de vez en cuando aparte de rebosarse, desprenden olores Categoría:

ALTA

Acciones a adoptar: Sustitución de estas arquetas, retirando las antiguas, incluso el cerco existente, e instalar nuevas herméticas atornilladas

Plazo:

Inmediato

Evolución: Nula

Responsable:

PLAN DE DESASTRES

Comité de Desastres

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Ficha 1.4. Minimización del riesgo Identificación de la zona:

Tipo de riesgo:

Zona 2

Eléctrico (incendios)

La instalación eléctrica en general es bastante deficiente, alumbrado deficiente, y aparatos de luz antiguos y en mal estado Categoría:

MEDIA

Acciones a adoptar: Sustitución de la instalación completa con líneas nuevas, pantallas de luz estancas, y puntos de enchufes estancos

Plazo:

Inmediato

Evolución: Nula

Responsable:

PLAN DE DESASTRES

Comité de Desastres

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Ficha 1.4. Minimización del riesgo Identificación de la zona:

Tipo de riesgo:

Zona 2

Mala climatización (hongos, contaminación atmosférica….)

La zona tiene problemas de climatización, porque aunque se instaló un equipo en la zona de entrada, por la disposición de los pasillos, su altura, etc.,., en muchas zonas existen problemas Categoría:

MEDIA

Acciones a adoptar: Diseñar una nueva red de tuberías y difusores para cubrir las necesidades de la zona

Plazo:

Inmediato

Evolución: Nula

Responsable:

PLAN DE DESASTRES

Comité de Desastres

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Ficha 1.4. Minimización del riesgo Identificación de la zona:

Tipo de riesgo:

Zona 2

Humano

No existe alumbrado de emergencia de ningún tipo

Categoría:

ALTA

Acciones a adoptar: Instalación independiente y completa en toda la zona de luces de emergencia

Plazo:

Inmediato

Evolución: Nula

Responsable:

PLAN DE DESASTRES

Comité de Desastres

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Ficha 1.4. Minimización del riesgo Identificación de la zona:

Tipo de riesgo:

Zona 3, 4 y 5

Eléctrico (incendio)

La instalación eléctrica en general es muy deficiente, alumbrado deficiente y aparatos de luz antiguos y en mal estado Categoría:

ALTA

Acciones a adoptar: Sustitución de la instalación completa, con líneas nuevas, pantallas de luz estancas, y puntos de enchufes necesarios para todas las instalaciones y ordenadores que existen en la zona

Plazo:

Inmediato

Evolución: Nula

Responsable:

PLAN DE DESASTRES

Comité de Desastres

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Ficha 1.4. Minimización del riesgo Identificación de la zona:

Tipo de riesgo:

Zona 3, 4 y 5

Mala climatización (hongos, contaminación atmosférica…)

La zona tiene problemas de climatización, porque aunque se instaló un equipo en la zona de entrada, por la disposición de pasillos, su altura, etc.,., en muchas zonas existen problemas Categoría:

MEDIA

Acciones a adoptar: Diseñar una nueva red de tuberías y difusores para cubrir las necesidades de la zona

Plazo:

Inmediato

Evolución: Nula

Responsable:

PLAN DE DESASTRES

Comité de Desastres

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Ficha 1.4. Minimización del riesgo Identificación de la zona:

Tipo de riesgo:

Zona 3, 4 y 5

Humano

No existe alumbrado de emergencia

Categoría:

ALTA

Acciones a adoptar: Instalación independiente y completa en toda la zona de luces de emergencia

Plazo:

Inmediato

Evolución: Nula

Responsable:

PLAN DE DESASTRES

Comité de Desastres

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Conclusión sobre las instalaciones Las zonas de archivo, una vez detalladas, se pueden comprobar que su principal problema es que están ubicadas en varios recintos separados, y que poseen una distribución muy poco uniforme. La superficie total del archivo según necesidades justificadas en informes del propio Servicio de archivo sería de unos 2600 m2, contando en la actualidad con las zonas estudiadas con 856 m2, con lo cual es evidente el problema de espacio, y el que existan pasillos y zonas tan saturadas. La sectorización de las zonas de archivo con el resto del hospital es fundamental al ser estas zonas de un riesgo especial medio o alto. Se debería replantear una nueva ubicación de esta zona, contemplando todas las necesidades, espacio instalaciones, y accesos.

PLAN DE DESASTRES

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

LISTA DE IDENTIFICACION Y EVALUACIÓN DE RIESGOS POR MÉTODO MERA RIESGOS

FRECUENCIA

VALOR DE

INTENSIDAD

RIESGO

1 accidente

Valor

Pérdida promedio por

Valor

cada

accidente

Inundación

1 a 12 meses

Lesión con baja 1 semana

Plaga de hongos

1 a 10 años

Lesión sin baja

Amenaza de bomba

10 a 50 años

Lesión con baja 1 semana

Vandalismo

1 a 10 años

Lesión con baja 1 semana

1 a 10 años

Varias muertes

Lesión con baja 1 semana

PxI

NATURALES

HUMANOS

TECNOLÓGICOS Incendio Escapes internos de

De 1 a 12 meses

agua

De 1 a 12 Eléctricos

meses

Lesión con baja superior a 1 semana

Hay que recordar que para que esta evaluación verídica deberemos de rellenar la Hoja de Registro de incidencias cada vez que se produzca cualquier tipo de siniestro para poder llevar a cabo luego la evaluación.

PLAN DE DESASTRES

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Nﾂｺ

1.3.CONTROL DE INCIDENCIAS

FECHA

INCIDENCIA REGISTRADA POR:

NOMBRE

NIF / CIF

CARGO

TIPO DE INCIDENCIA:

MAGNITUD:

DAﾃ前S:

MEDIDAS TOMADAS:

PLAN DE DESASTRES

100

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

C.Equipos para emergencias existentes en la institución Llaves

Mantenimiento Residencial General / Planta 0

Servicios principales a)Interruptor principal eléctrico b)Válvula principal de agua c)Cierre principal de gas Sistemas de rociadores Sistema de calefacción / enfriamiento Extintores a)Madera, papel, combustible (Tipo A) b)Gasolina y líquido inflamables (Tipo B) c)Electricidad (Tipo C) d)Todo tipo de incendio común (Tipo ABC) Alarma principal de incendio (caja de acceso) Detectores de humo y calor Teléfono celular Bomba portátil Alargadores Linternas Cámara con película Radio a pilas Juego de herramientas Escobas y palas Trapero, balde, esponjas Aspiradora de líquidos Carritos metálicos Mesas plegables portátiles Ventiladores portátiles Máscaras/gafas protectoras Cascos

PLAN DE DESASTRES

101

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Botas de goma Delantales de goma o plástico Guantes (cuero goma) Espacio para el secado

El hospital cuenta con técnicos cualificados en mantenimiento por lo que ellos serán los encargados de proporcionar los datos sobre las instalaciones en las que se encuentra ubicado el archivo.

PLAN DE DESASTRES

102

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

D.Lista de verificación semanal SÍ

Nº de emergencia en todos los teléfonos Extintores al día y operativos Detectores de humo y/o calor operativos Sistema de rociadores operativos Detectores de agua operativos Sistema Halón operativos Alarmas de incendio operativas Dispositivos de detección interna funcionando Alarmas internas funcionando Dispositivos de detección externa funcionando Alarmas externas funcionando Sistemas de respaldo probados Luces de emergencia Energía eléctrica Paneles de alarmas Informes de incidentes revisados Llaves identificadas Linternas operativas

Se encargará a una o varias personas designadas por el Comité de Desastres para que realice esta evaluación semanal.

PLAN DE DESASTRES

103

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

Intervenciones de Emergencia 1. Protocolo en caso de incendio Avisar al director de la institución y al encargado de seguridad. − Si se tiene la capacidad y se puede combatir con extintores se intenta apagar, siempre que el riesgo físico no sea elevado. Si fuese más elevado dejar que se encarguen los bomberos. − Evacuación inmediata, dar la voz de alarma y asegurarse de que no quede nadie dentro. − Elegir la ruta más corta (puerta del final del pasillo), abrirla y bloquearla en la posición abierta. Dicha ruta debería estar convenientemente señalizada. − Prohibir el acceso al interior, excepto cuando se considere preciso por razones bien definidas, relacionadas con el incidente (personal autorizado) − Impedir que participen voluntarios en las operaciones de rescate, salvo bajo el control de los encargados de las operaciones de socorro. − El jefe del plan de desastres o el encargado deberá indicar a los bomberos donde se encuentran las vías de acceso más prácticas y definir las zonas de almacenamiento con mayor prioridad Evacuación de las personas Si el fuego aún no se ha extendido y se tiene la capacidad, es preciso esforzarse por combatirlo con los extintores correspondientes.

Pero cuando el riesgo físico pasa a ser grave, se debe priorizar la evacuación del personal, y dejar actuar a los bomberos. Se necesita: − Elegir la ruta más corta, despejarla, abrir todas las puertas y bloquearlas en la posición abierta.

PLAN DE DESASTRES

104

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

− Prohibir el acceso a los vestuarios y las zonas de servicio si el peligro es inminente, excepto cuando se considera preciso por razones bien definidas, relacionadas con el incidente. − Recorrer todas las salas para asegurarse de que no quede nadie, recuperar los registros de asistencia del personal, este último − Impedir que participen voluntarios en las operaciones de rescate, salvo bajo el control de los encargados de las operaciones de socorro.

Evacuación de documentos − Utilizar el mayor número de carros y carretillas posibles − No usar jamás ascensores sin autorización. − Organizar una cadena con los miembros del equipo de tal manera que los documentos puedan ser transportados en cajas de plástico con asas. Tras la evacuación, reunir todos los documentos, sea cual sea su estado, en un local sano, permanentemente vigilado, e inventariarlos de inmediato. Los documentos mojados deben tratarse antes que ningún otro. Aquellos que estén simplemente quemados o ennegrecidos por el hollín no corren el riesgo de empeorar en poco tiempo y pueden esperar la limpieza o restauración.

PLAN DE DESASTRES

105

PLAN DE EMERGENCIA CONTRA DESASTRES

Z2-

2.Protocolo en caso de inundación

Contención Si hay mucha agua en la sala, cortar la electricidad para evitar todo riesgo de electrocución.

1. Cortar el agua si la inundación proviene de una fuga en las tuberías 2. Aislar al máximo el local afectado de las zonas de almacenamiento intactas, 3. Airearlo, 4. Poner vasija bajo las fugas 5. Utilizar aspiradoras de líquidos e incluso bombas (si las poseemos)

Si se dispone de tiempo es aconsejable aislar las colecciones con plástico (polyane) que no hayan sido afectadas.

CONTROL DE TEMPERATURA (<20ºC) HUMEDAD RELATIVA (<50%)

Evacuación de los documentos 1. Comenzar por lo más dañado, especialmente los documentos caídos desde los estantes y sumergidos en agua, conservar juntos los documentos que se hayan encontrado sueltos en un mismo sitio 2. Vaciar las estanterías en orden, comenzando por la parte superior 3. Colocar los documentos en las cajas plásticas, separando lo que están embebidos en agua de aquellos poco mojados o secos

Tratamiento de la documentación según estado Si los documentos afectados son pocos, se pueden tratar todos de la misma manera y en el mismo lugar, cualquiera que sea su estado. En caso contrario se deben organizar en dos hileras.

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Documentos muy húmedos o muy mojados Son particularmente débiles (el papel mojado se rasga con facilidad) y deben manipularse con gran precaución: − No sacar los documentos de sus contenedores ya que incluso mojados los protegen. − Mantener juntos en una bolsa plástica los trozos de un documento despedazado. − No realizar en la zona de almacenamiento inundada ninguna operación de rescate, selección o reparación, pues se haría en forma precipitada y en malas condiciones materiales, además de volver más lenta la evacuación, lo que perjudica al resto de las colecciones. No se debe intentar separar hojas o volúmenes pegados entre sí ni tampoco lavar los documentos (con la limpieza existe el peligro de incrustar la suciedad o el lodo en el papel, en tanto que es posible retirarlo fácilmente con un cepillo cuando está seco) − Colocar cada volumen, legajo o grupo de volúmenes pegados entre sí en bolsas plásticas para congelar, y luego cerrar y anotar un registro en las bolsas con lápiz de punta de fieltro indeleble. − Los documentos muy mojados deben congelarse con rapidez; este tratamiento de espera detiene toda degradación posible (disolución de las tintas, deformaciones, adherencias, desarrollo de hongos) durante un tiempo que puede ser muy prolongado (más de diez años sin perjuicio alguno) y le permite a la biblioteca reorganizarse.

Documentos poco mojados o simplemente húmedos Deben secarse manualmente. El procedimiento es lento pero eficaz y puede ejecutarlo personal no especializado, si se les dirige acertadamente y se les proporcionan condiciones y materiales adecuados: − Llevar las colecciones a una sala seca, abrigada, aireada, limpia, bien iluminada y provista de grandes superficies de trabajo en las cuales no deben apilarse ni tocarse los documentos, donde se haya dispuesto el material necesario. − Instalar deshumidificadores, radiadores, ventiladores móviles (estos aparatos se pueden alquilar o comprar en tiendas de electrodomésticos). PLAN DE DESASTRES

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− Colocar grandes cubiertas plásticas para proteger las mesas. − Contar con toalla absorbente blanca de uso doméstico en cantidades suficientes. − Disponer vasijas llenas de agua limpia y esponjas. − No perder tiempo con la parte exterior de los volúmenes. − Retirar el exceso de lodo usando una esponja (excepto en el caso de las cubiertas de piel); conservar planos los lomos desprendidos, envueltos en papel absorbente. − El secado debe ser lento para no agravar la deformación de los documentos.

Cómo secar las historias clínicas (soporte papel) Se debe consultar a un experto cual es el tratamiento más aconsejable: secado al aire, deshumificación, secado por congelamiento, secado thermaline o criogénico, secado por congelación al vacío o secado térmico al vacío. En el archivo solamente podremos llevar a cabo el secado al aire. Es posible secar documentos aire si sólo se encuentran mojados o húmedos o están dañados sólo alrededor de los bordes − Sacarlas de su contenedor si la carpeta se encuentra mojada; aunque no se observen rastros de humedad, inspeccionar regularmente el interior de las cajas, sobres o carpetas con el objeto de detectar el posible crecimiento de hongos − Los documentos mojados deben secarse extendidos, apilados por formatos idénticos si es necesario, entre papeles secantes que han de cambiarse cuando se humedezcan; no se deben ubicar bajo peso sólo al final del secado. − Asegúrese de contar con un ambiente limpio y seco en que la temperatura y humedad sean lo más bajas posibles. La temperatura debe ser inferior a 20ºC y la humedad relativa menor del 50%. De lo contrario es probable que se desarrolle moho y que la distorsión sea extrema. − Mantenga el aire circulando en todo momento mediante ventiladores instalados en la zona de secado, lo que acelera el proceso y desalienta el crecimiento de moho. Si los materiales se secan en el exterior, recuerde que la prolongada exposición a la luz solar directa puede descolorar las tintas y acelerar el envejecimiento del papel. Tenga cuidado de que la brisa no haga volar los documentos sueltos. Dirija los ventiladores al aire y no a los documentos que se están secando. PLAN DE DESASTRES

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− Las hojas se pueden colocar sobre mesas, pisos, y otras superficies planas, protegidas con toallas de papel o papel imprenta, si es necesario, o bien se pueden atar cuerdas de tender ropa muy junta con el objeto de posar los documentos sobre ellas para que sequen. − Una vez secos, los documentos deben volver a guardarse en carpetas y cajas limpias, o bien fotocopiarse o reformatearse de otra maneras. Los documentos recuperados siempre ocupan mayor espacio que los que nunca se han dañado por efecto del agua. Si la inundación afecta a todo el archivo y se decide que la única manera de contrarrestar sus efectos es la congelación se deben proteger los documentos con una bolsa especial y congelarlos a (-30ºC), en un tiempo mínimo para impedir la cristalización del agua que hace estallar las fibras del papel y daña los demás materiales; después la temperatura puede volver ha subir hasta los (-18ºC) − Posteriormente los documentos congelados deben descongelarse en pequeñas cantidades o bien liofilizarse masivamente. (La liofilización consiste en extraer el agua de los materiales haciéndola pasar del estado de hielo sólido al estado de vapor sin atravesar por el estado líquido, con la ayuda de equipos especiales utilizados en la industria agroalimentaria).

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Anexo I

Definición del plan Selección de colecciones o fondos prioritarios o ¿Cuál es la documentación más valiosa? Radiografías por la dificultad de volver a reproducirlas y por el coste que supone a la institución.

o ¿Es factible un acceso rápido y seguro en caso de emergencia? Tanto en el Hospital Universitario Miguel Servet (HUMS) como en el Hospital Maternoinfantil (HMI) los accesos se encuentran cerca de un patio de luces que se encuentra en mitad de ambos. Al no existir una única salida en el archivo es más fácil acceder. Al encontrarse en el sótano -1 ambos se encuentran a pie de calle lo que puede facilitar el acceso en caso de emergencia.

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o Identificación de colecciones prioritarias siguiendo un código de colores en el plano Se deben señalizar las colecciones en este caso la unidad documental compuesta por prioridades a la hora de evacuarlas, éstas quedarán registradas en el plan de emergencia en un plano. La escala de colores que marcará la prioridad será la siguiente:

ROJO = Documentación de gran valor AMARILLO = Documentos de valor medio pero irremplazables VERDE = Colecciones de uso frecuente AZUL = Colecciones reemplazables

Estado de las instalaciones o ¿Cuál es el estado del centro? o ¿Qué reformas es necesario abordar? o ¿Existen limitaciones estructurales? o ¿Existen limitaciones legales en la transformación? o ¿Existen barreras arquitectónicas para acceder o transitar por el edificio? o ¿Hay espacios libres para realizar las tareas de salvamento y recuperación? o ¿Qué zonas son las más seguras para el almacenamiento de los conjuntos valiosos?

Para resolver estas cuestiones se deben acudir a profesionales como arquitectos o ingenieros. Aunque en cuestiones de este tipo existen recomendaciones sobre edificación de archivos y bibliotecas como la IFLA (International Federation of Library Associations), o la normativa europea que rige esta casuística, como guía de recomendaciones sobre construcción y mantenimiento de archivos. El Ministerio de Cultura también publicó las Recomendaciones para la edificación de archivos.11

Evaluación del estado de las colecciones y posibilidades de recuperación o Dependiendo del tipo de siniestro ¿es posible su recuperación? Dependiendo del tipo de siniestro y del grado según su extensión. Para ello se ofrece una clasificación de ambos: 11

España. Recomendaciones para la edificación de archivos. Madrid: Ministerio de Cultura, 1992. 73 p.

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Según su naturaleza: o Provocados por el fuego

Fuegos de materiales sólidos

Fuegos de combustibles líquidos

Fuegos de combustibles gaseosos o en fase líquida bajo presión

Fuegos de metales químicamente activos

o Desastres provocados por el agua o Desastres provocados por fuerzas físicas

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Naturales •

Meteorológicos

•

Climatológicos

•

Geológicos

•

Cósmicos

Humanas •

Técnicos

•

Voluntarias

•

Psicópatas

•

Sabotajes y terrorismo

•

Vandalismo

•

Acciones bélicas

Accidentales •

Accidentes de carácter físico o mecánico

•

Eléctricos

•

Fallos en las conducciones de agua

•

Contaminación ambiental interior

•

Accidentes de carácter químico

•

Accidentes por fallos en la organización

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Clasificación de desastres según su extensión: o Accidente menor o Desastre moderado o Desastre mayor o Catástrofe

o ¿Es posible realizar copias de seguridad en previsión de daños irrecuperables? La digitalización o microfilmación serían los procesos que nos garantizarían las copias de seguridad, pero estos procesos requieren una fuerte inversión económica.

o ¿Es posible conseguir copias? ¿Dónde? ¿A qué coste? Cuando se implemente a través del pall de sistemas del Gobierno de Aragón, la historia clínica informatizada, se podrán conseguir copias de los informes a bajo coste.

Evaluación de otros elementos, diferentes de los documentales, a considerar en la protección o recuperación o El edificio en sí ¿es un bien de interés cultural? No

Recursos económicos para la aplicación del plan o Las reformas propuestas ¿pueden llevarse a cabo conjuntamente o deben ser escalonadas? o En este caso ¿qué reformas son las más beneficiosas y más económicas? o ¿Es posible solicitar fuentes de financiación externas?

Al tratarse de un edificio público y más concretamente de un hospital dependerá del presupuesto anual que tenga el centro y de la presentación de un proyecto para que sea aprobado y proceder a las reformas.

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Recursos humanos para el desarrollo del programa o ¿Con cuántos efectivos contamos? DOCUMENTACIÓN CLÍNICA Recursos Humanos Jefe del Servicio

Facultativos Jerarquizados

Jefe de Sección Administrativo

Jefe de Grupo Administrativo

Jefe de Equipo Administrativo

Técnico en codificación

2B/2C

Enfermería / DUE

Auxiliar administrativo

Auxiliar de clínica

Celador

o ¿Hay en la plantilla del Servicio trabajadores con experiencia en planificación de desastres? El único que conoce el tema es el Jefe de Servicio.

o ¿Qué predisposición hay? Desde la dirección del Servicio de documentación hay muy buena disposición al igual que la que muestran los trabajadores del servicio.

o ¿Hay una buena formación o deben realizarse cursos específicos? Considero que con la explicación y lectura del plan de emergencia y los protocolos de actuación en caso de emergencia el personal obtendrá los conocimientos necesarios. Aunque está claro que se deberán realizar simulacros de emergencia, cursos prácticos con PLAN DE DESASTRES

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los bomberos y cualquier otro curso que pueda ayudar al personal al ser más eficiente en cualquier situación ante desastres

o Si se carece de experiencia en la planificación de desastres ¿es posible la contratación de un técnico? Esta guía la está realizando una alumna en prácticas por lo que si se desarrollase todo el plan de conservación se aconsejaría que un técnico supervise las acciones del Comité formando parte de éste

Organización de las brigadas de trabajo en caso de desastre o ¿Cuántos grupos se van a formar? Sería aconsejable formar 4 grupos de actuación 2 para el HMI y otras 2 para el HG de tal manera que actuase en cada sala.

o ¿Quién va a coordinar cada grupo? En cada grupo debe haber un supervisor pero todos deben estar coordinados por una persona, es decir el grupo debe estar jerarquizado, cuyo nombre aparecerá recogido en el plan de emergencia y que será conocedora de cada paso que debe de dar cada grupo.

o ¿Habrá personal externo en los grupos? Hay personal suficiente en el servicio para coordinar todas las acciones, por lo que no se considerará oportuno utilizar personal ajeno al servicio.

o ¿Es necesario recurrir a voluntarios para completar las brigadas? En un principio cualquier situación puede ser controlada por los trabajadores del servicio. Siempre dependerá de la magnitud del siniestro y de las actuaciones que se deban de tomar.

Dificultades burocráticas o ¿Existen dificultades en la institución para el establecimiento del plan? El principal problema es que se trata de un Hospital público y como toda tramitación debe ser estudiada por diferentes partes y aprobada. Esos trámites llevan un proceso muy largo y costoso. PLAN DE DESASTRES

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o ¿Se cuenta con recursos económicos para el pago de servicios o se deberá apelar a la voluntad de cooperación? Los recursos económicos están limitados al presupuesto general del hospital y los que se destinen para el servicio.

Dificultades técnicas o ¿Hay medios en la propia institución para enfrentarse al desastre? Hay un plan de emergencia para el hospital general que fue elaborado en el año 2002.

o ¿Existen en el centro o en la zona técnicos cualificados? En el centro el Jefe de seguridad y la Comisión de desastres para el conjunto del Hospital. Además de la persona encargada de elaborar el plan y actualizarlo. En la Universidad de Zaragoza en la carrera de Biblioteconomía y documentación se imparten clases de conservación, restauración y preservación. En el MGUSID se imparte una asignatura de gestión de programas de prevención y conservación. Los alumnos de ésta tendrían conocimientos básicos para poder actuar en caso de siniestros.

Métodos de recuperación de los objetos o ¿Es factible realizar la recuperación en el propio centro? Dependiendo de la magnitud. En el caso de tener que hacer una evacuación de toda la documentación sería imposible para ello habrá una persona encargada en el Plan de emergencia de encontrar una ubicación cercana donde proceder a la evacuación de la documentación. En el caso que hubiese que congelar toda la documentación también se debería haber hablado ya con una empresa de ultracongelados para alquilar parte de sus cámaras frigoríficas.

o ¿Se cuenta con los equipos y personas necesarios? Al tratarse de un archivo en el que se conservan principalmente unidades documentales compuestas (soporte papel y radiografías) no harían falta un gran despliegue de medios. PLAN DE DESASTRES

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o En caso de siniestros de gran envergadura ¿se va a congelar la documentación? En principio no. Al estar ubicado el archivo en 4 salas y en 2 edificios diferentes se considera que el desastre no ocurriría en las 4 por lo que la actuación podría darse en los 2 primeros días.

o ¿Existen medios en la localidad para efectuar la congelación de grandes cantidades de documentos? Se podría llegar a un acuerdo con alguna empresa de alimentación o de ultracongelados que son las que dan el perfil para poder conservar la documentación.

o ¿Es posible realizar el trasporte de la documentación dañada? Es posible y se puede disponer de medios necesarios

o ¿Se dispone de medios para el empaquetado de la documentación dañada? En el plan de emergencia aparece un anexo con el material necesario para cualquier tipo de actuación, si se cuenta con ese material se dispondría de todos los medios necesarios para cualquier actuación

o ¿Es necesario pedir ayuda a otros organismos locales que disponen de medios adecuados? No

Creación de la cadena de comunicaciones o ¿Quién encabezará la lista? El jefe de servicio de Documentación Clínica

o En caso de no estar disponible alguno de los elementos de la cadena ¿qué alternativas existen? Al ser un servicio que funciona por turnos se establece que los cargos que estén en ese momento son los que deben actuar.

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o ¿Es necesario adquirir teléfonos móviles o localizadores? No es necesario, porque actualmente todo el mundo posee teléfono móvil de uso particular y en el plan de emergencia aparecerá un teléfono en el que se pueda localizar a la persona siempre que ésta desee facilitarlo.

Calendario de actividades o ¿Cuántas fases se establecerán en la planificación? ¿Qué actividades se desarrollarán en cada fase? 3 fases: •

Plan de prevención o Marcar y señalizar las características del medio físico y geográfico o Eliminar y prescindir de las situaciones de alto riesgo o Registrar la calidad y el estado físico de las edificaciones o Efectuar periódicamente un estudio minucioso de la planta física del local o el edificio con el asesoramiento de un ingeniero o Revisión de los depósitos o Proveerse de sistemas y dispositivos contra los desastres o Evaluación de los recursos bibliográficos o Capacitación del personal

•

Plan de salvamento o Resumido en protocolos de actuación

•

Plan de conservación o Digitalización

Documentos que debe crear el Comité o ¿Qué extensión debe tener el manual de prevención de desastres? Lo importante no es la extensión sino que posea los siguientes elementos: listín telefónico, hojas de emergencia, planos del edificio, vías de evacuación y localización de documentación prioritaria, lista de recursos, recomendaciones para la respuesta ante el siniestro, recomendaciones para la recuperación después del siniestro y agradecimientos.

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o ¿Quién se encargará de su redacción? Se designará a una persona o varias personas desde el Comité de desastres para que unifique la información recabada. Con esta información sería aconsejable elaborar un informe resumido con la información más relevante.

o ¿Quién se encargará de elaborar el listín de teléfonos de emergencia? Se incorporará ya una lista que se encuentra la Intranet

o ¿Cada cuanto se actualizará? Recomendable cada año o cada dos años.

o ¿Qué formato tendrán las hojas de emergencia? DIN A-4 (plastificadas)

o ¿Dónde se colocarán? Al menos deberá haber una en cada sala que se dedique al archivo

En la contratación de seguros o ¿Existe alguna aseguradora especializada en centros documentales? Cualquier de las grandes aseguradoras que hay tanto en España como en el extranjero, aunque tengo constancia que MAPFRE asegura archivos y centros de documentación.

o ¿Qué riesgos debe cubrir? Debe asegurar el contenido ya que el continente estará asegurado con el Hospital

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Anexo II UNE 54110: Información y Documentación. Requisitos en el almacenamiento de documentos para materiales de archivos y bibliotecas, pp. 5-12 Depósitos de documentos: características constructivas 1. Situación y orientación. A excepción de depósitos subterráneos o de depósitos exentos, su ubicación en el edificio tendrá preferentemente una orientación septentrional; es la más conveniente porque las variaciones térmicas entre el día y la noche así como entre verano e invierno son menores.

2. Dimensiones y capacidad. Como medida orientativa, en el caso de archivos, se calcula que una superficie de 250 m2 con una altura de techos de 2,30 m. y utilizando un sistema de estantería abierta de siete baldas, puede albergar 1.500 ml. de documentación (6 ml./m2;1.000 ml./170 m2); la utilización de un sistema denso proporcionaría una ratio superior (1.800 ml./170 m2). En el caso de las bibliotecas la estimación es algo superior (7,5-8 ml./m2, ascendiendo hasta 12,5 ml. con un sistema denso). Las dimensiones de un depósito van acordes con el volumen de obra contenida y el crecimiento previsible para un número prudencial de años, que los expertos han cifrado en torno a 25-50 años.

3. Compartimentación y altura de techos. La delimitación de espacios es también un punto a considerar. Un depósito nunca debe estar formado por salas grandes y con altos techos. Por razones de seguridad y funcionalidad se aconseja la compartimentación en dimensiones no superiores a los 250 m2 y con una altura libre de techos entre 2,30-2,50 m., quedando prohibidos los entrepisos que dejan huecos centrales que favorecerían corrientes de aire, avivando la combustión en caso de incendio. La finalidad que se persigue con ello es conservar la documentación en compartimentos estanco que puedan ser fácilmente bloqueados y aislados del resto en caso de producirse fuego, inundación o invasión de agentes patógenos, facilitando las correspondientes tareas correctoras.

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Igualmente, la altura de techos señalada permite acceder a los documentos sin el auxilio de escaleras o taburetes, y en caso de incendio la combustión de oxígeno es mucho más rápida.

4. Seguridad contra incendios. Todo el depósito contará con muros y puertas metálicas cortafuegos acordes a la normativa NBE-CPE-91. Si el depósito se reparte en varias plantas, los enlaces verticales entre éstas escaleras, ascensores, montacargas-, se construirán exteriores al mismo, con vestíbulos cortafuegos en el acceso a cada planta y dentro de muros de idénticas características. Asimismo, existirá una salida de emergencia por planta (NBE-CPI-91), resultando aconsejable la instalación de una manga de evacuación para los documentos.

5. Cubiertas. La cubierta más aconsejable es la de doble vertiente pues facilita la rápida eliminación de las aguas de lluvia y permite la construcción de cámaras de aire que actúan de aislante higrométrico.

6. Resistencia mecánica. La utilización de estantería fija convencional requiere forjados preparados para soportar 750 Kg/m2 mientras que el sistema denso o "compacto" precisa resistencias cifradas en 1.250 kg/m2.

7. Materiales constructivos y acabados. Estructura: preferentemente se empleará el hormigón armado. En edificios adaptados los elementos constructivos de madera no sustituibles serán consolidados y tratados con productos ignífugos e insecticidas. Cerramientos: los muros serán de piedra natural o artificial, o de ladrillo a cara vista, evitando los recubrimientos impermeabilizantes que impidan la transpiración. Pavimento: los suelos serán de material pétreo pulimentado con un desgaste mínimo a la abrasión o de resinas sintéticas termoestables, con el menos número de juntas. El material más apropiado es el terrazo, de color claro, semipulido y sin brillo y de las máximas dimensiones. Paramentos y techos: los revestimientos de yeso y escayola empleados en las paredes y techos llevarán una pintura lisa y de naturaleza plástica e impermeabilizante. En las paredes de PLAN DE DESASTRES

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emplearán colores mates, absorbentes de radiaciones lumínicas, como el gris rosáceo 154, el pardo grisáceo claro 428, el amarillo pálido 514 (UNE, 48103). Elementos de cierre: los huecos se abrirán en los muros menos expuestos a la insolación y al influjo de los vientos, evitando por ello su presencia en los orientados al Sur, y su superficie no debe rebasar 1/10 de la del muro correspondiente. La carpintería será preferentemente de aluminio anodizado o lacado, con elementos practicables y el máximo hermetismo, sin contraventanas ni fraileros. Puertas: se emplearán puertas cortafuegos metálicas RF-90, con cerraduras antipánico y de 1 metro de anchura mínima.

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