MANUAL DE PRÁTICAS NA PORTARIA O Setor de Portaria solicita a ATENÇÃO de todos no sentido de atentar para a importância da Responsabilidade de cada um na Segurança Física de todas as Pessoas que utilizam o Edifício sede da Empresa LTL.
2012
Manual: Práticas na Portaria
ÍNDICE 1.OBJETIVO..............................................................................................4 2.ABRANGÊNCIA......................................................................................4 3.AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE.....................................................4 4.DIRETRIZES GERAIS...............................................................................5
4.1 – Fornecimento das Informações................................................6
4.3 – Autorização de Acesso ás Dependências da Empresa............7
4.4 – Entrada Restrita.......................................................................8
4.5 – Identificação Funcional – Crachá / Botom...............................9
4.6 – Atendimento............................................................................9
4.7 – Equipamentos/Materiais....................................................... 10
4.8 – Entrada e Saída de Colaborador em
4.2 – Da Entrada de Pessoas (Em veículos).....................................6
Horário de Expediente.......................................................... 11
4.9 – Revista Pessoal e de Veículos............................................... 12
5 - Diversos.................................................................................... 12
5.ANEXOS................................................................................................. 12.
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1.OBJETIVO Estabelecer diretrizes e procedimentos adequados às normas de segurança para acesso as dependências da Empresa, incluindo colaboradores, clientes, visitantes, tercerizados, fornecedores e autoridades. Os procedimentos de uma portaria são adotados para estabelecer ordens e regras para o registro de ocorrências, a fiscalização do posto, o acesso de pessoas e bens e o recebimento de correspondência.
2.ABRANGÊNCIA Esta norma aplica-se a todos os setores e empresas que estão dentro do Grupo LTL.
3.AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE O QUÊ
QUEM
Autorizar o acesso de clientes/ Coordenadores/Gerentes/Difornecedores as dependências retores da Empresa. 5
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Autorizar o acesso de visitantes as dependências da Empresa.
Coordenadores/Gerentes/Diretores
Autorizar o acesso de autoridades fiscais e judiciárias as dependências da Empresa.
Coordenadores/Gerentes/Diretores
Autorizar ingresso do colaborador fora do seu horário normal de expediente.
Supervisores/Coordenadores
Autorizar realização de fotografias e filmagens na Empresa.
Diretores
Conferir relação dos equipamentos e materiais de visitantes e colaboradores na entrada e saída da Empresa.
Portaria
Liberar o acesso dos prestadores de serviços sem a relação Gerentes e Diretores da área de equipamentos e materiais. Autorizar a entrada de veículo de fornecedores para entrega de produtos.
Coordenadores/Gerentes/Diretores da área
4.DIRETRIZES GERAIS Obrigações Gerais dos Agentes de Portaria Organizar e orientar o tráfego de veículos nas dependências da empresa, bem como proceder no controle da entrada e saída de todas as pessoas, sejam elas colaboradores, clientes, visitantes, terceirizados, fornecedores ou autoridades. Anotar no livro da Portaria todas as ocorrências e movimentações diárias (entrada de visitantes, veículos para entrega, carga ou descarga, etc.), alguma regularidade encontrada, bem como a troca dos turnos da Portaria; Identificar os visitantes, fornecedores, prestadores de serviço e entregadores de mercadorias, efetuar a anotação no livro da Portaria dos horários de entrada e saída, placa de veículo, etc.;
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Manter a limpeza e a ordem na Portaria; Guardar na Portaria todas as chaves dos setores da empresa, inclusive as chaves dos veículos que ficarem no pátio. Entregar as chaves quando solicitadas aos colaboradores encarregados e anotar no formulário Controle de Chaves Internas; Manter os portões de acesso às dependências da empresa sempre fechados. Após a entrada/saída de algum veículo, os mesmos devem ser fechados imediatamente; Atender ao telefone falando sempre primeiro o nome da empresa, identificando ser da portaria e falar seu nome. Verificar após o expediente se todas as portas e portões da Empresa, onde não haja mais circulação de pessoas, estão fechados, bem como torneiras, luzes e aparelhos de ar condicionado; Realizar ronda em três turnos nas áreas não construídas da empresa e nos estacionamentos interno e externo; Manter a Diretoria informada sobre qualquer fato que venha a atentar contra o patrimônio da Empresa e de seus colaboradores; Em casos de Emergência, como incêndio, ameaças de furtos e violência, comunicar imediatamente a Gerência/Diretoria responsável pela Empresa e contatar as autoridades (Corpo de Bombeiros, Polícia, etc.) responsáveis pelo número 190; 4.1 – Fornecimento das Informações É vetado á portaria prestar qualquer tipo de informação sobre a empresa ou sobre colaboradores para a imprensa seja falada, escrita ou televisada, mesmo nos casos de sinistros, acidentes, ou qualquer outro assunto. A portaria deve limitar-se a dizer: “Não sei informar, Senhor!”; “Estamos aguardando as pessoas responsáveis”; Comportamento idêntico deve ser adotado quando da solicitação de informações sobre colaboradores; Não é permitido fornecer o telefone da Diretoria ou de colaboradores a quem quer que seja, a menos que tenha autorização por escrito da própria pessoa; Devem ser omitidos também toda e qualquer informação relativo a horários, saídas e chegada da Diretoria a Empresa;
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4.2 – Da Entrada de Pessoas (Em veículos) Somente estão autorizados a entrar com veículo próprio nas dependências da empresa Diretores e Sócios, ou visitantes autorizados por eles. Procedimentos: • Manter os portões fechados e aguardar que a pessoa identifique-se baixando o vidro do carro; • O motorista apresentará um cartão com dois lados, vermelho ou verde, que sinalizará ao agente de portaria se está tudo em ordem para seu ingresso à empresa; • No caso de haver mais pessoas no carro, esta deixará sua identificação na portaria e receberá um crachá de visitante; • Informá-lo onde deve estacionar o veículo; • Não permitir estacionar veículo em frente ao portão principal da empresa; 4.3 – Autorização de Acesso ás Dependências da Empresa. As autorizações de acesso de clientes, terceirizados, fornecedores e demais visitantes, deverão ser encaminhadas via e-mail à recepção da Empresa para que a informação seja repassada à portaria principal; As autorizações de acesso deverão conter as seguintes informações: Nome do visitante/colaboradores Data ou período do acesso Objetivo e local do acesso Nome da empresa/gestor e, adicionalmente, nome e telefone do contato na área. Os visitantes serão orientados a colocarem seus veículos particulares no estacionamento externo á Empresa, somente depois se direcionaram a portaria para identificação; A identificação pessoal de cada um deverá ser feita na portaria 8
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através da cédula de identidade ou documento de igual valor com foto, onde este documento ficará retido na portaria até o término da visita; Será fornecido pela Portaria um crachá provisório, que dará acesso ao visitante a Empresa. O mesmo terá que ser devolvido na saída quando da devolução do seu documento de identificação; O acesso de agentes, fiscais/autoridades, visitas coletivas, colaboradores de outras empresas do grupo, visitantes, candidatos a emprego, prestadores de serviço e fornecedores, devem seguir os critérios de identificação e serem encaminhados aos setores responsáveis; Os prestadores de serviços de manutenção devem estar devidamente identificados com crachás ou fardamento de sua respectiva empresa. No caso de pessoa física, a Portaria fornece um crachá constando o nome do profissional e a indicação de “manutenção”; Nota 2: Os prestadores de serviços de manutenção somente têm acesso às dependências da empresa se acompanhados por colaboradores da Empresa solicitante, e devem continuar sendo supervisionados durante toda a sua permanência no edifício pela mesma. Sendo de sua responsabilidade quaisquer danos que venham a provocar; Entrada de Policiais, Imprensa ou outras Autoridades á Serviço Somente adentrarão a empresa com autorização da Diretoria, ou com Mandato e/ou Ordem Judicial. 4.4 – Entrada Restrita: Vendedores/cobradores, com exceção para aqueles que venham tratar de assuntos de interesse da empresa; Pessoas portando armas de qualquer espécie, com exceção das autoridades militares no exercício da função. De ante de atitude suspeita, comunicar a Gerência/Diretoria da Empresa e entrar em contato com a Polícia no Número 190; Ex-colaboradores, exceto com autorização da área de Recursos Humanos; Pessoas que estejam trajando calção, short, bermuda, camisetas cavadas tipo regata, vestidos e saias curtas e chinelos; Entregadores de medicamentos, lanches, etc, deverão ser comunicados a área solicitante, onde o colaborador interessado deverá se dirigir à portaria para o recebimento do material/mercadoria solicitado; Pessoas que apresentem sinais de ingestão de bebidas alcoólicas e/ou de substâncias entorpecentes e/ou alucinógenas. O agente da por9
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taria não permitirá o acesso do colaborador e comunicará o seu superior imediato, o qual deverá comparecer na portaria para liberar ou não o acesso do mesmo; Menores de 16 anos sem acompanhamento do responsável; Quando tratar-se de alguém a procura do colaborador de uma empresa no horário de expediente do mesmo, com exceção de urgências, como no caso de falecimento ou acidente grave de familiares; Obs.: A pessoa será identificada e terá que apresentar o assunto. Somente contatar a Gerência daquela área ao tratar-se de assunto URGENTE, caso contrário, informar que não é permitida a saída de colaboradores para atendimento a visitante no horário de expediente. 4.5 – Identificação Funcional – Crachá / Botom: É obrigatória a apresentação da Identidade Funcional – Crachá ou Botom e sua fixação em local visível, na altura do peito, para o acesso às dependências da Empresa; Nota 1: Na falta do crachá definitivo dos colaboradores, deverá ser providenciado o provisório pelo setor de Recursos Humanos da unidade; Cabe a portaria, a entrega dos crachás aos clientes, fornecedores, candidatos a emprego e demais visitantes; Todos aqueles que receberem crachás de identificação na Portaria para adentrar á Empresa deverão entregá-los ao término da visita; 4.6 – Atendimento: Fornecedores: O atendimento a fornecedores, prepostos ou colaboradores destes, deve ser feito no Setor de Compras e quando necessário e previamente autorizado pela Gerência, poderá ser realizado em outras áreas. Em caso de visita de fornecedor há mais de uma empresa-cliente, este deverá ter a autorização de todas as empresas a serem visitadas. Clientes/Visitantes: Os visitantes devem ser obrigatoriamente recepcionados na portaria principal e somente poderão entrar nas dependências da empresa, após a liberação pela autoridade autoziada (item 03), sendo o cliente/ 10
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visitante acompanhado por um colaborador da área a ser visitada. A responsabilidade pelas informações prestadas, pela condução e pelo contato com as áreas visitadas é do acompanhante dos clientes/ visitantes. Quando houver necessidade do acesso de veículos automotores, de visitantes ou fornecedores as dependências da Empresa, a pedido da área visitada, é necessário à autorização Gerente e/ou Diretor da área (item 03). 4.7 – Equipamentos/Materiais: Entrada e saída às dependências da empresa portando/utilizando equipamentos e materiais deverão seguir os seguintes critérios: Colaboradores: Sendo equipamentos de propriedade da empresa, de posse da Autorização de Entrada e Saída de Materiais e no termo de responsabilidade padrão de cada segmento, podem entrar e sair de qualquer dependência da empresa sem restrições; Sendo equipamento de propriedade do próprio colaborador, é necessário informar o número de série do equipamento e preencher a autorização de entrada e Saída de Materiais; Havendo a compra de produtos alimentícios da Empresa, o colaborador deverá apresentar a Nota Fiscal descriminada de cada item; Visitantes, Clientes e Fornecedores: Devem informar o nº de série do equipamento, quando solicitado na entrada da empresa. A portaria deverá preencher o formulário de entrada e saída de material. Prestadores de serviços: Para entradas de materiais e equipamentos de trabalho de prestadores de serviços, será necessária por ocasião de sua entrada na empresa, apresentação da relação em 02 vias de todo o seu material e/ ou equipamentos de trabalho, deixando a 1ª via na portaria e a 2ª via com a referida prestadora. 11
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Nota 1: Caso a prestadora do serviço não possua a relação, a mesma deverá preencher o formulário de controle de materiais de prestadores de serviços. Para saída de materiais e equipamentos de trabalho de prestadores de serviços, será necessária a verificação dos itens da relação que foi entregue a ambas as partes, portaria e prestadores de serviços.
4.8 – Entrada e Saída de Colaborador em Horário de Expediente O veículo de transporte que realiza a rota de colaboradores não entrará nas dependências da empresa. A entrada e a saída dos colaboradores se darão externo a portaria da Empresa; Na ocorrência de atraso do colaborador, o agente de portaria deverá telefonar à Supervisão/Coordenação do setor do colaborador ou na falta deste ao setor de Recursos Humanos, para verificar se ele pode ingressar na empresa para o serviço; O mesmo procedimento deve ser efetuado para os colaboradores que ficam trabalhando em horário extraordinário, não sendo necessário ligar para a supervisão, mas sim solicitar ao colaborador a autorização para trabalhos extraordinários devidamente assinados; A entrada de colaboradores para trabalhar nos dias destinados ao repouso (Domingos, feriados e dias de folga), e fora do seu horário normal, só deve ser permitida mediante autorização para trabalhos extraordinários devidamente assinados. Na falta da autorização (desde que comprovadamente necessário) o agente de portaria deve verificar com o supervisor se fará a liberação ou não. Somente será permitida a saída de colaboradores durante o expediente da empresa nos seguintes casos: Motivo de acidente ou mal súbito (acompanhado por pessoa 12
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habilitada para tal); Quando de posse de “autorização de saída” devidamente assinada. Nota 1: Em ambos os casos registrar no livro de ocorrência, quando a saída for durante o horário de refeição não haverá a necessidade de registro no livro. Nota 2: Estão dispensados de autorização os Diretores e Gerentes das Empresas; 4.9 – Revista Pessoal e de Veículos: Tanto as pessoas quanto os veículos poderão ser submetidos a uma revista, na entrada e/ou saída das dependências da empresa. Abordagem Direta Caso haja a necessidade de abordar alguém, o agente de portaria usará de cautela, dirigir-se-á a pessoa com bons tratos e obterá as informações necessárias à continuidade dos procedimentos; Não serão abordadas pessoas embriagadas, com atitudes suspeitas ou comportamentos estranhos. De ante de atitude suspeita, comunicar a Gerência/Diretoria da Empresa e entrar em contato com a Polícia no Número 190; 5 – Diversos: Não é permitida a pernoite de colaboradores ou prestadores de serviços nas dependências da Empresa, exceção feita para os casos de extrema necessidade, devendo ser do conhecimento e responsabilidade da Gerência da área a qual está subordinado;
5.ANEXOS Anexo I – Autorização de Entrada e Saída de Material. Anexo II – Controle de Materiais de Prestadores de Serviço. Anexo III – Controle de Acesso de Pessoal nas Dependências da Empresa: autorização para sair em horário de expediente e autorização para entrar em horários extraordinários.
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