INSTRUCCIÓN DE TRABAJO ALTA FOLIO DE GASTO PARA REPOSICIÓN Revisión: 001 Revisó: Geovanni Méndez/ Gerente de Operaciones
Fecha de Revisión: 23/06/2022 Autorizó: Geovanni Méndez/ Gerente de Operaciones
Nomenclatura: IT-OP-GS-023 Elaboró: Silvia Miranda / T&V Consultores
1. PROPÓSITO Presentar el procedimiento para realizar el registro en sistema punto de venta de los comprobantes de gasto efectuados con el fondo de caja chica. 2. PROCESO 2.1 ALTA DE FOLIO DE GASTO PARA REPOSICIÓN Para comenzar deberás dirigirte al sistema punto de venta, del menú navegador elige la opción “Registros”, posteriormente “Registro de gastos caja chica”.
A continuación, se solicitará ingresar clave de acceso, deberás escanear gafete y colocar huella dactilar.
INSTRUCCIÓN DE TRABAJO ALTA FOLIO DE GASTO PARA REPOSICIÓN
Se mostrará la siguiente pantalla “Tipo de registro de caja chica”, la opción “Registro de gastos por tienda” estará preseleccionada de forma automática, deberás hacer clic en el botón “Aceptar”.
INSTRUCCIÓN DE TRABAJO ALTA FOLIO DE GASTO PARA REPOSICIÓN 2.1.1 Registro de gasto con factura En la siguiente pantalla “Registro de gastos de caja chica por tienda”, deberás posicionarte en la tabla inferior para buscar el proveedor de la factura deberás dar clic al botón “XML”, se mostrará un recuadro para capturar el “RFC del emisor”, posteriormente presiona “Aceptar”.
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Se activará el siguiente recuadro donde podrás buscar específicamente la factura, deberás capturar el “Folio” y presionar “Aceptar”.
De no capturar el folio y cerrar el recuadro “Criterio de búsqueda”, se mostrará el listado de todas las facturas pertenecientes al emisor, deberás buscar y presionar enter para seleccionar el folio de la factura a registrar.
INSTRUCCIÓN DE TRABAJO ALTA FOLIO DE GASTO PARA REPOSICIÓN Para continuar deberás posicionarte en la columna “Emp”, presionar “F2”, nos arrojara un listado de opciones, seleccionar “Grupo Calzapato SA DE CV”.
Repetirás los pasos anteriores, en la columna “Tipo de gasto” selecciona el gasto al que corresponde la factura y en la columna “Tda” presionar “F2” se abrirá un listado de opciones seleccionar la sucursal correspondiente, en automático se llenará “Tienda Descripción”. Nota: En caso de ser un gasto autorizado por un departamento llena el apartado “Folio Aut. RM” con el folio otorgado por el departamento correspondiente.
Para generar el folio deberás ir al icono de “Guardar” y presionar, enseguida se mostrará un recuadro confirmando que se grabaron los datos correctamente da clic en “Aceptar”.
INSTRUCCIÓN DE TRABAJO ALTA FOLIO DE GASTO PARA REPOSICIÓN En automático el sistema arrojara la ventana “SIC_PCVenta”, donde se visualiza el número de folio generado, deberás dar clic en “Aceptar”. Nota: Para continuar seguir en el apartado 2.3 Verificación del Folio.
INSTRUCCIÓN DE TRABAJO ALTA FOLIO DE GASTO PARA REPOSICIÓN 2.1.2 Registro de gastos con nota de remisión. En la siguiente pantalla “Registro de gastos de caja chica por tienda”, deberás posicionarte en la tabla inferior para buscar el proveedor de la factura deberás dar clic al botón “Tipo” se desglosará un listado de opciones elegir la correspondiente al alta del insumo, llenar el apartado de “Fecha”. Nota: En caso de realizarse un gasto sin factura debe realizarse una nota de remisión.
Para continuar deberás posicionarte en la columna “Emp”, presionar “F2”, nos arrojara un listado de opciones, seleccionar “Grupo Calzapato SA DE CV”.
Repetirás los pasos anteriores, en la columna “Tipo de gasto” dar clic se abrirá un listado de opciones seleccionar “no deducible”, en automático se llenará “Tipo de gasto descripción”, en la columna “Tda” presionar “F2” se abrirá un listado de sucursales, en automático se llenará “Tienda Descripción”.
INSTRUCCIÓN DE TRABAJO ALTA FOLIO DE GASTO PARA REPOSICIÓN En el espacio de “Nota” se debe agregar el motivo y descripción de la compra. Para finalizar en “Subtotal” se capturará el correspondiente al de nota de remisión.
Para generar el folio deberás ir al icono de “Guardar” y presionar, enseguida se mostrará un recuadro confirmando que se grabaron los datos correctamente da clic en “Aceptar”. Nota: En caso de ser un gasto autorizado por un departamento llena el apartado “Folio Aut. RM” con el folio otorgado por el departamento correspondiente.
En automático el sistema arrojara la ventana “SIC_PCVenta”, donde se visualiza el número de folio generado, deberás dar clic en “Aceptar”.
INSTRUCCIÓN DE TRABAJO ALTA FOLIO DE GASTO PARA REPOSICIÓN 2.3 Verificación del Folio. Para finalizar verifica que el folio se visualice en el campo “Folio periodo”, deberás dar clic al botón “Enviar a egresos”, y confirmar que desea realizar él envió.
En el recuadro “Datos grabados” se confirmará él envió de la información a egresos, da clic en “Aceptar”.
Para realizar la impresión del documento, en la pantalla “Registro de gastos de caja chica” deberás capturar el número en el campo “folio periodo” y presionar enter, ir al icono de “Imprimir” y presionar.
INSTRUCCIÓN DE TRABAJO ALTA FOLIO DE GASTO PARA REPOSICIÓN Se mostrará el recuadro “Configurar impresión”, deberás revisar que los campos estén correctos, para imprimir da clic en “Aceptar”.
INSTRUCCIÓN DE TRABAJO ALTA FOLIO DE GASTO PARA REPOSICIÓN 3. QUE HACER EN CASO DE ERRORES, CAMBIOS U OMISIONES 3.1. Eliminar un folio de factura En caso de requerir borrar un folio de factura deberás presionar suprimir, se mostrará un recuadro, deberás capturar la palabra “Eliminar”, enseguida da clic en el botón “Aceptar”.
4. ANEXOS 4.1 Comprobante Folio de gasto.