OPDELING AF PROJEKTET I DELOPGAVER Sådan skaber du overblik og et styrbart projekt De fleste med projekterfaring ved, at et projekt ikke skal være særligt omfattende, før man kan have let ved at miste overblikket over alle aspekter. Derfor kan du spare dig selv for meget spildtid og dobbeltarbejde, hvis du opdeler projektet i en række delopgaver, som I derefter indordner i en samlet plan. Det er ikke kun en hjælp for projektlederen, der l øbende kan holde styr på projektets fremdrift, men det skaber en fælles arbejdsplan, som giver alle involverede fælles overblik og forståelse af opgaven. Derudover tillader en opdeling, at I kan lave klare aftaler om arbejdsdelingen, så der ikke opstår usikkerhed om, hvem der gør hvad. Formålet med nedbrydningen og planen er at: • Skabe et fælles overblik over fremgangsmåden i projektet • Planlægge, hvordan projektet gennemføres • Skabe enighed om styringsgrundlaget mellem projektlederen, projektdeltagerne og styregruppen To versioner I Roskilde Festival-gruppens projekter bruger vi to forskellige redskaber, hhv. Projekttavlen, som er den lette version, og Milepælsplanen, som er den grundige udgave. Ved større projekter er det en fordel at bruge den grundige, mens den lette udgave for mange mindre projekter vil være tilstrækkelig. Projekttavlen Projekttavlen er som nævnt god at bruge i mindre projekter, hvor det er let at justere projektet undervejs. Det er helt konkret en tavle, hvor enhver projektdeltager kan gå hen og få overblik over, hvordan de enkelte delopgaver skrider frem.
Metoden er derfor simpel og kan sammenfattes i disse 5 TRIN: 1. Skriv alle opgaver ned på gule sedler 2. Estimer tidsforbruget på hver opgave 3. Placer sedlerne på projekttavlen i kolonnen ”To do” 4. Gå så i gang fra en ende af, og flyt sedlerne til de andre kolonner efterhånden som arbejdet skrider frem. 5. Hold hyppige korte møder, hvor I med det fælles overblik kan aftale, hvem der gør hvad. To do
I gang
Afventer
Gennemført
Godkendt
Milepælsplanen For større projekter er det en god ide at lave en milepælsplan. Det er en dybere og mere udfoldet analyse af projektets enkelte opgaver. Ideen med milepælspalen er at få noteret alle projektets vigtige beslutninger, output og virkninger i en samlet tidsplan. Ligesom i projekttavlen er det tanken, at så meget som muligt opdeles i mindre SMARTe dele, så I løbende kan beholde overblikket over projektets fremdrift. Den afgørende forskel til projekttavlen er, at milepælsplanen gør det lettere at have dele af projektet, som afhænger af hinanden. Derfor indebærer udarbejdelsen af milepælsplanen, at I analyserer indbyrdes afhængigheder mellem de enkelte dele af projektet. Ligesom ved projekttavlen er en af de store styrker ved dette redskab, at I kan fordele arbejdet mellem flere projektdeltagere. (Læs, hvordan du laver en milepælsplan på s. 45)
21