BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Dalam penulisan makalah ini, dilatar belakangi karena sesuai dengan perkembangan zaman yang modern ilmu pengetahuan dan teknologi informasi berkembang pesat. Dalam hal ini, semua manusia tidak terlepas dari teknologi. Baik individu maupun kelompok sampai sebuah organisasi pun sangat memerlukan teknologi informasi. Teknologi informasi banyak memberikan manfaat dan kemudahan bagi kita. Melalui teknologi informasi tersebut kita menjadi lebih mudah dan cepat dalam mengakses informasi dan menyebarkan informasi pada publik. Untuk organisasi sendiri tentu perkembangan informasi menjadi keuntungan yang sangat besar. Karena organisasi tidak perlu susah payah lagi dalam menyampaikan informasi. Saat ini, organisasi sudah memiliki website atau situs-situs yang mudah di akses oleh anggota organisasi maupun publik. Sehingga oraganisasi itu hanya menginput data pada situs tersebut dan dapat mengakses ataupun menyampaikan informasi mengenai organisasi. Untuk pembahasan lebih lengkap, penulis telah memaparkan pada Bab II. B. Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah pada makalah ini adalah sebagai berikut: 1. Penjelasan tentang teknologi informasi 2. Penjelasan tentang aspek dan macam-macam teknologi informasi dalam organisasi
C. Tujuan Masalah Tujuan penulisan makalah ini adalah: 1. Untuk mengetahui apa itu teknologi informasi dalam organisasi 2. Untuk memberikan pengetahuan kepada pembaca mengenai jenis teknologi informasi organisasi 3. Untuk memenuhi tugas mata kuliah komunikasi Organisasi
1
BAB II PEMBAHASAN
A. Teknologi Informasi Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang dimiliki. Dalam penerapannya, rencana strategis teknologi informasi senantiasa diselaraskan dengan rencana perusahaan, agar setiap penerapan teknologi informasi dapat memberikan nilai bagi perusahaan. Mengacu kepada arsitektur teknologi informasi perusahaan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :  Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.  Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.  Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik Perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan antara lain, Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.
Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang, Hal inilah yang kadang menjadi problematika tersendiri bagi departemen IT di perusahaan. Terkadang banyak perusahaan memandang sebelah mata akan peran IT dalam menunjang proses di Perusahaan tersebut, memang belum banyak alat ukur yang dapat digunakan untuk mengukur seberapa besar IT berperan atau ikut andil dalam memajukan perusahaan.
2
Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan kesehatan. Dan yang akan dibahas disini adalah khusus penerapan Teknologi Infromasi dan Komunikasi dalam Perusahaan. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan pada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam perusahaan, cara lama kebanyakan untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut, misalnya :  Yang awalnya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.  Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini akan memperpendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian rupiah.  Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan kehilangan banyak order.  Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan pemasaran, karena promosi lewat website akan sangat murah dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.  Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.
3
Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan IT ini juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semain meningkatnya margin perusahaan. Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh IT maka Anda dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang dihasilkan perusahaan Anda sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan ke Rupiah, dan kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan anda dari penerapan IT ini, maka akan muncul angka yang cukup signifikan. Sistem Informasi secara umum mempunyai beberapa peranan dalam perusahaan, yaitu :  Minimize Risk Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factor - faktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar kontrol perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.  Reduce Costs Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu: ďƒ˜ Eleminasi
proses
Implementasi
berbagai
komponen
teknologi
informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi prosesproses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan. ďƒ˜ Simplifikasi proses berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis)
biasanya
mengimplementasikan
dapat
berbagai
disederhanakan
komponen
teknologi
dengan informasi.
4
Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order. Integrasi proses teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga). Otomatisasi proses mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi. Add Value Peranan dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang. Create New Realities Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan ecommerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi
B. Aspek Teknologi Komunikasi dan Informasi Prof. Dr. M. Alwi Dahlan menyebutkan beberapa macam teknologi informasi, yaitu :
Konvergensi Teknologi Teknologi komunikasi, informasi dan cybernetics tidak lagi berdiri sendiri tetapi bergabung menciptakan kemampuan yang jauh lebih canggih, yaitu kemampuan interaktifnya.
Digitalisasi Perubahan teknologi dari teknologi analog ke digital memungkinkan komunikasi memuat informasi yang sangat kaya dari segala jenis (data, teks, suara, gambar, warna dan gerak) secara bersama.
5

Teknologi Serat Optik dan Laser Yang memungkinkan pelebaran pita (band width) sehingga mempunyai kapasitas yang sangat tinggi, mampu membawakan ratusan siaran video sekaligus.

Teknologi Jaringan Memungkinkan keterkaitan antar jaringan dalam berbagai tataran. Dengan membangun jalan raya informasi bebas hambatan (informations super highway), memungkinkan komunikasi jaringan maupun menjangkau segenap pelosok bumi dengan kualitas lebih baik.
Proses komunikasi dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dapat menghilangkan hambatan waktu yang berkaitan dengan pengiriman dokumen perlunya menyusun ulang informasi menjadi “bentuk yang benar�, atau perlunya membuat salinan berganda yang kemudian harus dibagikan kepada personel yang memerlukannya. Proses ini juga menghilangkan pesan berganda kepada orang yang sama atau meniadakan waktu menunggu sampai pesan tersebut ada di kantornya. Karena media teknologi informasi baru ini dapat menerobos hirarki tradisional
dan batas-batas departemen dengan mudah,
mengganti proses-proses sebelumnya dengan pola-pola baru dan pengaruh yang menyertainya dapat mengubah organisasi secara mendasar. Perubahan organisasi adalah subjek penelitian yang tidak habis-habisnya dan suatu bidang ilmu yang sangat rumit. Misalnya, pemasangan surat elektronik tidak menjamin bahwa media ini akan atau sedang digunakan sesuai dengan cara yang di harapkan.pegawai bisa saja memutuskan diantara mereka sendiri bahwa surat elektronik hanya cocok untuk orang tertentu, atau banyak menyita waktu untuk mempelajarinya dan memilih cara lama mereka dalam melakukan pekerjaannya.
6
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan Berdasarkan penguraian dalam makalah maka dapat disimpulkan bahwa sebuah teknologi informasi itu sangat penting bagi organisasi. Jika tidak ada teknologi informasi dan komunikasi sebuah oranisasi tidak akan bisa bersaing dengan organisasi lain. Dengan adanya teknologi informasi dan komunikasi organisasi bisa menjadi lebih mudah dalam mengakses dan menyebarkan informasi kepada anggota organisasi maupun publik di luar organisasi. Teknologi informasi di zaman ini sangat berperan penting di setiap hal yang dilakukan oleh manusia. Dengan kemajuan teknologi segala hal dalam di akses dengan mudah dan cepat serta dimanapun kita berada. Sebuah organisasi tentu sangat memerlukan adanya teknologi informasi dan komunikasi ini. Setiap informasi yang ada di sebuah organisasi ataupun ketika tiap anggota ingin berinteraksi tidak perlu bersusah payah lagi. Karena saat ini bisa menggunakan media seperti email, website ataupun blog untuk memantau informasi dari sebuah organisasi.
B. Saran Demikianlah makalah yang berjudul “Teknologi Informasi Dalam Organisasi“ ini kami buat. Semoga apa yang telah kami uraikan dan bahas dalam makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Semoga dengan adanya makalah ini dapat memudahkan kita untuk lebih memahami dan mengerti tentang peranan teknologi informasi dan komunikasi dalam sebuah organisasi. Apabila ada kesalahan dalam penguraian isi makalah kami mohon maaf. Kami sangat mengharapkan kritik serta saran untuk penyempurnaan makalah ini. Terima kasih.
7
DAFTAR PUSTAKA
Panuju, Redi. 2001. Komunikasi Organisasi “ dari konseptual-teoritis ke empirik�. Yogyakarta : Pustaka Pelajar. Pace, R. Wayne dan Don F.Faules. 2010. Komunikasi Organisasi. Bandung : Rosda Karya.
8