Алгоритм по смене наименования унитарного предприятия
Revera Consulting Group 220007, Беларусь, г. Минск, ул. Суражская, д. 10, пом. 9 телефон: + 375 17 393 52 14 факс.: + 375 17 393 56 03 e-mail: info@revera.by
www.revera.by
Предрегистрационный этап Согласование наименования Первым шагом, который необходимо предпринять для смены наименования предприятия, является согласование наименования. Согласование наименований коммерческих и некоммерческих организаций осуществляется в соответствующих регистрирующих органах – Главных управлениях юстиции Минского горисполкома, Брестского, Витебского, Гомельского, Гродненского, Минского, Могилевского облисполкомов. На территории Гомельской и Витебской областей согласование наименований юридических лиц осуществляют также рай(гор)исполкомы. В соответствии с абзацем 4 п. 2 Положения о согласовании наименований, утвержденного Постановлением Совета Министров от 05.02.2009 № 154 «Об утверждении Положения о порядке согласования наименований коммерческих и некоммерческих организаций» (далее – Положение о согласовании наименований) в регистрирующие органы для согласования наименований могут обратиться руководитель юридического лица (иное лицо, уполномоченное в соответствии с учредительным документом действовать от имени организации) либо его представитель, действующий на основании доверенности. Согласование наименования может быть осуществлено при: личном обращении заявителя в регистрирующий орган с предъявлением документа, удостоверяющего его личность; направлении заявителем документов по почте; представлении заявителем электронных документов (посредством электронного обращения на сайт www.egr.gov.by). (Необходимо учесть, что электронные документы для согласования наименования могут быть представлены учредителем - физическим или юридическим лицом - резидентом Республики Беларусь). В соответствии с пунктом 5 Положения о согласовании наименований для согласования наименования в регистрирующий орган необходимо представить следующие документы: заявление по форме согласно приложению к Положению о согласовании наименований; копию документа, подтверждающего полномочия заявителя, в случае представления документов представителями юридического или физического лица (в случае, если заявителем является руководитель предприятия, представляются трудовой договор (контракт) и приказ о назначении; если заявителем является представитель, действующий на основании доверенности, то в регистрирующий орган представляется доверенность); разрешение на использование фамилий, псевдонимов известных лиц или использование наименований (если необходимо). Положением о согласовании наименований установлены следующие сроки осуществления уполномоченным сотрудником регистрирующего органа согласования наименования при представлении документов по почте - в течение двух рабочих дней с даты поступления заявления;
2
при личном обращении в регистрирующий орган - в присутствии заявителя в день обращения (в случае обращения за один час до истечения рабочего времени регистрирующего органа согласование наименования может быть осуществлено на следующий рабочий день); при представлении электронных документов - не позднее следующего рабочего дня с даты получения заявления. Принятие решения собственником имущества После согласования наименования необходимо внести соответствующие изменения в устав предприятия и пройти процедуру государственной регистрации изменений в устав. Частью 1 п.22 Положения о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента от 16.01.2009 № 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» (далее – Положение о государственной регистрации) устанавливается двухмесячный срок, в течение которого юридические лица обязаны внести в уставы изменения и (или) дополнения и представить их для государственной регистрации в случае изменения наименования. До государственной регистрации собственник имущества (учредитель) как уполномоченное лицо в соответствии с п. 6 ст.113 Гражданского кодекса должен принять решение об утверждении изменений в устав (об утверждении устава предприятия в новой редакции) и о государственной регистрации изменений в устав. Данные решения оформляются одним корпоративным документом – решением собственника имущества.
Государственная регистрация изменений в устав Государственная регистрация изменений в устав осуществляется регистрирующими органами, которые указаны в п. 9 Положения о государственной регистрации. В соответствии с п. 13 Положения о государственной регистрации документы для государственной регистрации могут быть представлены в регистрирующий орган путем личного обращения, а в случаях и порядке, определяемых Советом Министров, посредством веб-портала Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Посредством веб-портала в регистрирующий орган для государственной регистрации представляются документы в электронном виде, целостность и подлинность которых подтверждены электронной цифровой подписью. Для государственной регистрации изменений и (или) дополнений, вносимых в устав юридического лица в регистрирующий орган представляются следующие документы: заявление о государственной регистрации; изменения и (или) дополнения в двух экземплярах, которые должны быть оформлены в виде приложений к уставу, без нотариального засвидетельствования, их электронная копия (в формате .doc или .rtf). Устав может быть представлен в новой редакции; оригинал свидетельства о государственной регистрации; легализованная выписка из торгового регистра страны учреждения или иное эквивалентное доказательство юридического статуса организации в соответствии с законодательством страны ее учреждения либо нотариально заверенная копия указанных
3
документов (выписка должна быть датирована не позднее одного года до дня подачи заявления о государственной регистрации) с переводом на белорусский или русский язык (подпись переводчика нотариально удостоверяется) - в случае смены собственника имущества, если новым собственником имущества является иностранная организация; копия документа, удостоверяющего личность, с переводом на белорусский или русский язык (подпись переводчика нотариально удостоверяется) - в случае смены собственника имущества, если новым собственником имущества является иностранное физическое лицо; оригинал либо копия платежного документа, подтверждающего уплату государственной пошлины. Следует отметить, что подпунктом 8.2 п.8 ст. 257 Налогового кодекса предусмотрено освобождение организаций от уплаты государственной пошлины при внесении изменений и (или) дополнений в уставы юридических лиц (учредительные договоры - для коммерческих организаций, действующих только на основании учредительных договоров) и изменений в случае изменения законодательства, согласно которому требуется внесение изменений и (или) дополнений в эти документы. Указанное освобождение применяется только в том случае, если кроме изменения наименования иные изменения в устав унитарного предприятия вноситься не будут. Заявление о государственной регистрации изменений, вносимых в устав, руководителем предприятия или иным лицом, уполномоченным в соответствии с уставом или доверенностью действовать от имени предприятия. Если документы для государственной регистрации представляются в регистрирующий орган непосредственно руководителем предприятия или иным лицом, уполномоченным в соответствии с уставом или доверенностью действовать от имени предприятия, подлинность подписей на заявлении о государственной регистрации удостоверяется уполномоченным сотрудником регистрирующего органа, осуществившим прием документов. В иных случаях подлинность подписей на заявлении о государственной регистрации должна быть засвидетельствована нотариально. При подаче заявления о государственной регистрации граждане предъявляют документы, удостоверяющие личность, а также представляют документы, подтверждающие их полномочия, в случае, если они действуют от имени юридического или физического лица. В случае подачи документов для государственной регистрации руководителем предприятия, руководитель должен предъявить документ, удостоверяющий личность, а также трудовой договор (контракт) и приказ о назначении. Если документы подает лицо, действующее по доверенности, то в регистрирующий орган должны быть представлены документ, удостоверяющий личность, а также доверенность. В соответствии с ч. 2 п. 23 Положения о государственной регистрации в день подачи документов, представленных для государственной регистрации, уполномоченный сотрудник регистрирующего органа ставит на изменениях и (или) дополнениях, внесенных в устав юридического лица (на уставе в новой редакции), штамп, свидетельствующий о проведении государственной регистрации, выдает один экземпляр устава лицу, его представившему, и вносит в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей запись о государственной регистрации изменений и (или) дополнений, вносимых в устав. Свидетельство о
4
государственной регистрации выдается не позднее рабочего дня, следующего за днем подачи документов для государственной регистрации.
Пострегистрационный этап Замена печатей (штампов) Со сменой наименования предприятия используемые им печати и штампы должны быть заменены. Требования к изготовлению и замене печати не предусмотрены нормативными актами, поэтому в подобных ситуациях работодатель поступает на свое усмотрение. Желательно, чтобы порядок изготовления, замены, хранения, использования и уничтожения печатей был закреплен в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству. Предпочтительнее, чтобы факт замены печати должен быть зафиксирован документально, чтобы в случае спора предприятие могло подтвердить подлинность своих документов. Старая печать подлежит уничтожению. Она может быть ликвидирована силами самой организации либо штемпельной мастерской, которая изготавливает печати. Если уничтожение печатей и штампов производится собственными силами, то желательно, чтобы это делала комиссия, назначенная руководителем предприятия. Уничтожение печати необходимо зафиксировать документально: например, составить акт об этом действии и проставить в нем оттиски уничтоженных печатей и штампов. В акте также указываются: время и место уничтожения печатей/штампов; состав комиссии; основание уничтожения печатей/штампов; наименование и оттиски уничтоженных печатей/штампов; способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями); заключение комиссии о приведении печати/штампа в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования; подписи членов комиссии. В соответствии с ч. 7 п. 23 Положения о государственной регистрации получения специальных разрешений на изготовление печатей (штампов) не требуется. При заказе печати предприятия в штемпельную организацию необходимо предоставить: 1. Устав и копию титульного и первого листа устава (на титульном листе должен обязательно присутствовать штамп о регистрации); 2. Заявление и эскиз на изготовление печати, подписанное руководителем юридического лица, с указанием оснований обращения за изготовлением печати (заявление может подписываться лицом, уполномоченным на совершение соответствующих действий доверенностью); 3. Документ, подтверждающий право на товарный знак (знак обслуживания) в случае размещения в печати товарного знака (знака обслуживания). Печати с эмблемами могут
5
быть изготовлены только в том случае, если эмблема зарегистрирована в установленном порядке и имеется ее описание в уставе или положении об учреждении предприятия. 4. Копия приказа о назначении руководителя предприятия (при получении печати руководителем предприятия). В случае, если документы подаются лицом, действующим на основании доверенности, то в штемпельную организацию необходимо представить доверенность. 5. Паспорт лица, подающего документы для изготовления новой печати. Заказ печати может осуществляться как при личном присутствии лица, уполномоченного заказывать печати (штампы), так и посредством оформления заказа посредством электронной почты. В случае оформления заказа посредством электронной почты, вышеперечисленные документы должны быть предоставлены в момент получения изготовленной печати. Со штемпельной организацией заключается договор на изготовление печати, а также оплачивается услуга по изготовлению печати. После предоставления квитанции, подтверждающей оплату услуг штемпельной организации, готовая печать выдается на руки лицу, уполномоченному на совершение таких действий. Следует отметить, что штемпельные организации изготавливают печати (штампы) на следующий день после подачи заявления на изготовление. Печать организации может быть изготовлена и в день обращения, однако стоимость услуг штемпельной организации будет рассчитываться по увеличенным расценкам. Уведомление государственных органов о смене наименования После государственной регистрации изменений в устав в связи со сменой наименования перед предприятием встает обязанность известить некоторые государственные органы, организации, а также внести изменения в некоторую документацию. В законодательстве прямо не закреплена обязанность юридических лиц уведомлять налоговые органы в связи со сменой наименования. Однако в соответствии с подпунктом 1.9.6 п. 1 ст. 22 Налогового Кодекса налогоплательщик обязан сообщать в налоговый орган по месту постановки на учет иные сведения, обязанность сообщения которых для плательщиков предусмотрена законодательными актами. В связи с этим считаем, что юридическому лицу стоит уведомить налоговые органы о смене наименования. При этом форма уведомления является свободной и подписывается или руководителем предприятия, или лицом, уполномоченным на действия такого характера доверенностью. Перед предприятием также встает обязательство уведомить Фонд социальной защиты населения (далее – ФСЗН) в связи с внесением изменений в устав. Так, в соответствии с абзацем 10 п. 26 Положения об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь 16.01.2009 № 40 «О фонде социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты» плательщик в течение 5 рабочих дней со дня принятия решения о внесении изменений в устав организации в связи с изменением наименования. При этом необходимо учитывать, что плательщик обязан уведомить ФСЗН в течение пяти дней с принятия корпоративного решения собственника имущества предприятия о внесении изменений в устав, а не с момента государственной регистрации изменений в устав. Таким образом, извещение ФСЗН может предшествовать
6
государственной регистрации изменений в устав. Форма письменного уведомления является произвольной. Предприятие обязано письменно сообщить обособленному подразделению «Белгосстраха» по месту регистрации о смене наименования. В соответствии с п. 16 Положения о регистрации (перерегистрации) на Белорусском республиканском унитарном страховом предприятии "Белгосстрах" страхователей по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров от 10.10.2003 № 1294 страхователи обязаны уведомить «Белгосстрах» в месячный срок со дня регистрации изменений в устав в связи со сменой наименования. Форма письменного уведомления является произвольной. Извещение банка, оформление новой карточки с образцами подписей и оттиском печати В соответствии с ч. 4 ст. 200 Банковского кодекса при изменении сведений, подлежащих включению в карточку с образцами подписей и оттиска печати, владелец счета обязан незамедлительно уведомить банк, небанковскую кредитно-финансовую организацию и в месячный срок со дня изменения указанных сведений оформить новую карточку с образцами подписей и оттиска печати. В Банковском кодексе не дается разъяснение в отношении того, в течение какого временного промежутка можно рассматривать уведомление банка как немедленное уведомление. Однако данный срок, как правило, прописывается в договоре текущего банковского счета. Для оформления новой карточки с образцами подписей и оттиском печати в обслуживающий банк должна быть предоставлена копия устава, прошитая и заверенная руководителем предприятия. При оформлении новой карточки в банке должны присутствовать руководитель предприятия и главный бухгалтер. При себе они должны иметь паспорта, трудовые договоры (контракты), приказы о приеме на работу, а также новую печать. Свидетельствование подлинности подписей лиц, имеющих право подписи документов для проведения расчетов, и оттисков печати юридических лиц на карточке с их образцами осуществляется уполномоченными сотрудниками банка. В случае если требующая замены карточка с образцами подписей и оттиска печати в месячный срок не оформлена, банк или небанковская кредитно-финансовая организация отказывают в исполнении документов владельца счета по проведению расчетов до оформления новой карточки с образцами подписей и оттиска печати. Сдача бланков документов с определенной степенью защиты Предприятие в случае изменения наименования не позднее пяти рабочих дней со дня государственной регистрации изменений и (или) дополнений, вносимых в устав, должно представить в инспекцию МНС заявление произвольной формы об изменении наименования с указанием прежнего наименования организации и акт инвентаризации неиспользованных бланков с указанием типов, кодов, серий, номеров бланков и их количества (в соответствии с п. 19 Постановление Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 12.08.2011 № 33/77/17). Инспекция МНС
7
передает соответствующие изменения в электронный банк данных в пятидневный срок с момента подачи заявления. Данная административная процедура является бесплатной. В связи со сменой наименования перед предприятием возникает обязанность вносить изменения в некоторую разрешительную документацию. Внесение изменений в лицензии Предприятие, которое сменило наименование обязано внести изменения в лицензии, если таковые имеются. Так, с соответствии с п.66 Положения «О лицензировании отдельных видов деятельности», утвержденного Указом Президента от 01.09.2010 № 450 (далее – Положение о лицензировании) в случае изменения наименования юридического лица (лицензиата) лицензиат обязан в месячный срок со дня регистрации изменений обратиться в лицензирующий орган для внесения в лицензию изменений и (или) дополнений. Для внесения в лицензию изменений и (или) дополнений лицензиат либо его уполномоченный представитель представляет в соответствующий лицензирующий орган: 1) заявление с приложением документов (их копий), подтверждающих необходимость внесения в лицензию изменений и (или) дополнений (свидетельство о государственной регистрации и устав); 2) документ об уплате государственной пошлины за внесение в лицензию изменений и (или) дополнений, за исключением случаев внесения таких изменений и (или) дополнений в связи с изменением законодательства (в данном случае смена наименования вызвана изменением законодательства, ввиду чего государственная пошлина не взимается за внесение изменений в лицензию предприятия); 3) другие документы, предусмотренные Положением о лицензировании для конкретного лицензируемого вида деятельности либо определенные Президентом. Получение сертификатов на новом бланке Предприятия, которые производят продукцию (выполняют работы либо оказывают услуги), подтверждают принадлежность к продукции (работам, услугам) собственного производства соответствующим сертификатом. В соответствии с п. 12 Положения о порядке выдачи сертификатов продукции (работ, услуг) собственного производства, утвержденного Постановлением Совета Министров от 20.10.2010 № 1520 при изменении наименования предприятия, указанного в сертификате, в течение 30 дней со дня такого изменения необходимо обратиться в Белорусскую торгово-промышленную палату с письменным обращением. Для получения сертификата на новом бланке представляются: заявление в произвольной форме с обоснованием причин для выдачи сертификата; копии документов, подтверждающих необходимость выдачи сертификата, оформленного на новом бланке, с предъявлением их оригиналов; документ, подтверждающий оплату заявителем услуг по выдаче сертификата. Срок действия сертификата, оформленного на новом бланке, устанавливается со дня изменения, повлекшего за собой изменение данных, указанных в сертификате, и до дня окончания срока действия ранее выданного сертификата включительно. При этом ранее
8
выданный сертификат является недействительным со дня изменения, повлекшего за собой изменение данных, указанных в сертификате. Внесение изменений в разрешения, выданные Национальным банком Если у предприятия существуют разрешения на проведение валютных операций и на открытие счетов за пределами Республики Беларусь, выданные Национальным банком, то в соответствии с ч. 2 п. 23 Инструкции о порядке выдачи разрешений на проведение валютных операций и на открытие счетов за пределами Республики Беларусь, а также представления в банк уведомлений при совершении валютных операций, связанных с движением капитала, и внесении изменения в постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 8 августа 2007 г. N 159, утвержденной Постановлением Правления Национального банка от 28.01.2008 № 15 заявитель обязан в месячный срок с момента проведения (регистрации) изменений обратиться в Национальный банк с заявлением для внесения соответствующих изменений и (или) дополнений в разрешения, выданные Национальным банком. Внесение изменений в трудовые договоры (контракты), трудовые книжки В связи со сменой наименования у нанимателя возникает обязанность внести изменения в документы, посредством которых оформляются трудовые отношения с работниками. Так, в соответствии с абзацем 2 ч. 2 ст. 19 Трудового кодекса, трудовой договор должен содержать в качестве обязательных данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор. Основными данными о нанимателе являются: наименование юридического лица, фамилия, имя, отчество, должность руководителя, подписывающего договор, со ссылкой на документ, дающий ему на это полномочия. В связи с тем, что при смене наименования предприятия частично меняются данные, которые являются обязательными для включения в трудовой договор (контракт), считаем необходимым заключать с работниками, в том числе руководителем и главным бухгалтером, дополнительные соглашения к трудовым договорам (контрактам), в которых будет закреплено, что наименование предприятия изменилось, о чем в Едином государственном реестре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей сделана запись от «__» _______ 20__ г. (необходимо указать, каким было прежнее наименование и какое нынешнее наименование нанимателя). Также необходимо указать, что дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон, вступает в силу с момента его подписания и является неотъемлемой частью трудового договора от __.__.____ г. № __. Следует учитывать, что дополнительной соглашение с руководителем предприятия подписывается собственником имущества предприятия. Дополнительные соглашения с остальными работниками подписываются руководителем предприятия. При внесении записи о приеме на работу в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка записывается полное наименование нанимателя. Ч. 1 п. 19 Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 г. № 30 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников» устанавливает, что в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки записывается
9
полное наименование нанимателя. В связи со сменой наименования нанимателя считаем целесообразным сделать в графе 3 раздела «Сведения о работе» запись: «Организация N переименована в M». Аналогичную запись следует внести в личную карточку работника, указав, с какого числа произошло переименование организации, и основание внесения записи.
По указанным вопросам Вас может проконсультировать: Елена Мурашко Руководитель корпоративной практики тел.: e-mail: web:
+ 375 17 393-52-14 em@revera.by www.revera.by
10