Die besten Tipps für professionelle Online-Präsentationen

In den letzten zwei Jahren wurden viele Präsentationen pandemiebedingt online durchgeführt. In Zukunft werden zahlreiche Präsentationen auch weiter online gehalten werden, da viele Unternehmen die damit verbundenen Effizienzvorteile nicht mehr missen möchten.

Was sind die Haupt-Herausforderungen bei Online-Präsentationen?

· Durch den eingeschränkten Kamerablickwinkel aller Beteiligten ist es schwieriger, zu erkennen, ob man mit seiner Präsentation sein Gegenüber erreicht.

· Technische Probleme wie schwankende Internetverbindungen können Präsentationen beeinträchtigen.

· Interaktionen in Online-Präsentationen funktionieren anders als in Präsenz-Präsentationen.

Eingeschränkte Wahrnehmung über die Kamera

Bei Präsenz-Präsentationen kann man in der Regel das komplette Publikum sehen und spüren. Man merkt schnell, ob die Zuschauenden erreicht werden oder auch nicht und wie man schnell gegensteuern kann. In einigen Online- Präsentationen kann es auch passieren, dass im Extremfall alle Teilnehmenden ihre Kameras komplett deaktiviert haben und man somit keine Resonanz sieht. Wie können Sie diese Herausforderung lösen?

Zunächst ist es bei Online-Präsentationen noch wichtiger als bei Offline-Präsentationen, dass Sie sich über folgende Fragen im Vorfeld klar werden:

· Was sollen die Teilnehmenden nach dem Vortrag wissen, fühlen und umsetzen?

· Was ist die eine Kernbotschaft, die Sie vermitteln wollen? Stellen Sie sich dazu die Frage: Was antworten die Teilnehmenden auf die Frage «Um was ging es in dem Vortrag?».

· Was sind die drei Hauptbotschaften Ihres Vortrags?

· Welche Fragen stellen sich die Teilnehmenden voraussichtlich?

· Was sind voraussichtliche Bedenken der Teilnehmenden?

Wenn es das Format zulässt, können Sie die letzten beiden Punkte bereits im Vorfeld oder während der Präsentation mit Online-Abfragen klären. Hier bietet die Online-Präsentation sogar den Vorteil der Anonymität, denn nicht alle Teilnehmenden möchten ihre Fragen und Bedenken immer vor Publikum äussern.

Wie bei einer Offline-Präsentation stellen sich die Teilnehmenden meistens folgende Fragen (und zwar auch meist genau in dieser Reihenfolge):

· Finde ich die/den Vortragende(n) sympathisch? Das können Sie sehr gut durch Small-Talk lösen, bevor es offiziell losgeht.

· Ist das Thema für mich relevant? Dazu müssen Sie gerade bei Online- Präsentation sehr schnell darlegen, weshalb das Thema für die Teilnehmenden hochrelevant ist. Prof. Dr. Jörg Knoblauch nennt das gern den «Kittelbrennfaktor».

· Ist die/der Präsentierende kompetent? Idealerweise gilt hier «Don‘t tell, show», das heisst, zeigen Sie, wie Sie für einen anderen Kunden ein vergleichbares Problem gelöst haben.

Idealerweise sehen Sie alle Teilnehmenden während Ihrer Präsentation, um deren Reaktionen zu erkennen. In kleinen Gruppen bitten einige darum,

Wenn Online-Präsentationen smart geplant, durchgeführt und nachbereitet werden, sind sie eine wunderbare Ergänzung zu Präsenz-Präsentationen.

die Kameras zu aktivieren – idealerweise mit der Begründung, dass Sie gern sehen möchten, ob das Thema für alle relevant ist.

Wenn Sie eine Präsentation vor einer grossen Gruppe halten, lassen Sie idealerweise eine Webcam so platzieren, dass Sie einen Blick auf das gesamte Publikum haben. Wenn Sie dann auf Reaktionen im Publikum reagieren, überraschen Sie sogar damit das Publikum. Damit haben Sie die volle Aufmerksamkeit.

Technische Probleme

Mein Motto heisst: «Erst Hirn einschalten, dann Technik». Deshalb kommt der technische Teil bewusst erst an zweiter Stelle. Wenn Sie inhaltlich klar sind und Ihr Publikum im Blick haben, sollten Sie auch die Technik einfach nutzen. Was heisst das?

Sie sollten immer die einfachste mögliche Technik für Ihre Online-Präsentation nutzen. Lieber halten Sie eine tolle Präsentation mit einer einfachen Webcam vor einer weissen Wand, die hochrelevant für Ihr Publikum ist, als eine High-Tech-«Luftpumpen-Show», die im schlimmsten Fall sogar noch abgebrochen werden muss, weil eine Ihrer technischen Komponenten ausfällt.

Was sind die Basics?

· Ihre Kamera sollte auf Augenhöhe oder leicht darüber sein, sonst wirkt es unterbewusst so, als ob Sie auf die Teilnehmenden herabschauen würden.

· Die Kamera sollte in allen Video-Konferenz-Apps problemlos erkannt werden und auch ohne zusätzliche Software nutzbar sein. Meine Empfehlung ist die Logitech C920.

· Hinter Ihnen sollte kein Fenster sein, denn im schlimmsten Fall sind Sie durch das Gegenlicht nicht mehr erkennbar.

· Idealerweise sollten Sie ein Headset nutzen, denn es hat zwei Vorteile. Erstens: Wenn Sie den Ton nicht über den Lautsprecher hören, reduzieren Sie die Gefahr eines Audio-Echos. Ich erlebe es nahezu täglich, dass in Online-Präsentationen der Ton doppelt zu hören ist, und das ist eine Ursache dafür. Zweitens: Das Mikrofon ist sehr nah an Ihrem Mund und die Grundregel beim Thema Ton ist, je näher am Mund, umso besser.

· Ein schlechtes Bild können Sie lange ansehen. Schlechten Ton hält keiner lange aus.

· Meine Empfehlung ist das Sennheiser USB-7 Headset, denn es funktioniert auch ohne Software mit allen Systemen und es hat eine sehr gute Unterdrückung für Hintergrundgeräusche.

Interaktion in Online-Präsentationen

In Offline-Präsentationen können Sie ganz einfach interagieren. Durch Fragen und Handheben bekommen Sie beispielsweise unmittelbares Feedback. Der grösste Fehler bei Online- Präsentationen ist der Versuch, coole digitale Tools zu nutzen. Viel effektiver ist es, bekannte Arten der Interaktion zu nutzen. So können sie beispielsweise statt digitaler Voting-Tools die Teilnehmenden einfach bitten, ihre Hand zu heben. Natürlich müssen Sie dafür Ihre Kamera aktivieren. Damit geben Sie den Teilnehmenden auch gleich eine Motivation, sich zu zeigen.

Digitale Interaktions-Tools haben vor allem den Vorteil der Anonymität und der Geschwindigkeit. Wenn Sie Glitzer und bunte Bilder mögen, ist meine Empfehlung Mentimeter. Wenn es strukturierter zugehen soll und Sie eine smarte Handysteuerung schätzen, empfehle ich dafür Slido.

Ideen können Sie im Team auch wunderbar mit digitalen Whiteboard- Lösungen wie Miro oder Conceptboard erarbeiten. Aber auch hier gilt: «Erst Hirn einschalten, dann Technik». Werden Sie sich immer zuerst über folgende Punkte klar, bevor Sie sich für ein Interaktions-Tool entscheiden:

· Was ist das Ziel der Interaktion?

· Auf welchen Endgeräten schauen die Teilnehmenden zu, und welches Tool ist dafür geeignet?

· Welches Tool ist in der IT-Umgebung der Teilnehmenden nutzbar? Gerade im Banken- und Versicherungsbereich gibt es hier häufig Einschränkungen.

Der grosse Vorteil von Online-Interaktion ist neben der Anonymität die sofortige Verfügbarkeit der Ergebnisse. Meist machen auch mehr Teilnehmende mit, wenn es anonym ist.

Werden Online-Präsentationen Präsenz-Präsentationen ersetzen? Nein! Wenn sie aber smart geplant, durchgeführt und nachbereitet werden, sind sie eine wunderbare Ergänzung und erhöhen die gemeinsame Produktivität.

ZUM AUTOR: Thorsten Jekel ist als IT-Projekt- Manager, Autor und Vortragsredner der Experte für Digital Working. Aus seiner über 30-jährigen Berufserfahrung im Vertrieb, in der Service- und IT-Projektverantwortung sowie als langjähriger Geschäftsführer im Mittelstand spricht er aus der Praxis für die Praxis. www.thorsten-jekel.de

Das Buch zum Thema: Jekel, Thorsten; Skipwith, Thomas: «30 Minuten Online-Meetings». Gabal, 2. Auflage, 2021. 96 Seiten. ISBN 978-3-96739-028-5