Blended coaching by Quist Publishing

Blended coaching e-samenvatting

Organisatievernieuwing door sociaal leren

Aldert van Buuren Rob Remie

Ga naar Blended Coaching Company Brontekst uitgegeven door: Uitgeverij Quist, Leidschendam Redactie: Richard Heeres Omslagontwerp en vormgeving: jacky-o Copyright ÂŠ 2009 Uitgeverij Quist, Rob Remie en Aldert van Buuren ISBN 978-90-77983-50-8

Voor meer informatie en bestellingen: Uitgeverij Quist Postbus 1061 2260 BB Leidschendam Tel. 070 - 327 00 68 info@quist.nl www.quist.nl

Blended coaching Organisatievernieuwing door sociaal leren

e-samenvatting

Aldert van Buuren Rob Remie

De informatielawine en sociaal leren

De afgelopen jaren heeft een enorme multimediale ontwikkeling plaatsgevonden, die veel invloed heeft op de manier waarop we communiceren en leren. In Blended coaching, organisatievernieuwing door sociaal leren beschrijven we onze ervaring met het nieuwe leren. Die ervaring is samen te vatten in één zin: we geloven in een integrale, gecombineerde aanpak waarin we gebruikmaken van alle mogelijke manieren om te leren en te ontwikkelen. We noemen dat onze blended aanpak, een mix van methodieken die leidt tot een meetbare ontwikkeling bij mens en organisatie. Zo hebben we Blended coaching® als concept ontwikkeld en hanteren we onze Organisatie-ontwikkelmeter, waarbij we hebben ontdekt dat je tijdens leren en jezelf ontwikkelen telkens weer dezelfde fasen doorloopt. Wanneer je daarvan één vergeet, is de kans op succes vele malen minder groot. De inhoud van de fasen is echter persoonlijk: welke mix van methodieken werkt, kan per persoon verschillen. Voor iedereen dus zijn eigen mix, zolang dat maar resulteert in datgene wat we wilden leren of ontwikkelen. Veel leesplezier, Aldert en Rob

Leeswijzer Deze Leeswijzer navigeert u in het kort door Blended coaching. Bij elke casus staat een leerpunt voor de organisatiedeskundige, de student en de directeur van de organisatie.U kunt online meten hoe het met de verandering bij uw organisatie gesteld is. Ga naar www.blendedcoaching.com en vul de gratis Organisatie-ontwikkelmeter in. Stel online een vrijblijvende vraag aan onze organisatieadviseurs.

Leeswijzer en inhoud Blended coaching 1. Een beschrijving van de organisatieontwikkeling vanuit de theorie van geplande gedragsverandering. Door welke fasen gaat de organisatieverandering en waarom? 2. Wat is Blended coaching? 3. Blended coaching in de praktijk. NoGame, geen spel maar een actieve accountmanagementgame: online leren afgewisseld met een korte praktijktraining en actieve klantbezoeken: Tauw, Renault Trucks Nederland en Seatdealer Van der Velden. 4. Workshops als interventie, voorbeelden van cyclus met alle fasen van de geplande verandering: Defensie Werving & Voorlichting, Gemeente Borger-Odoorn, Lammers van Toorenburg Benelux Public Relations. 5. Nationale en internationale snelgroeiers en reorganisaties: rode draad in cultuur, gedrag en andere krachten: Care Schadeservice, Draka Communications, Upper Deck International, Watson Wyatt Insurance Consultancy. 6. ICT en verandertrajecten: Nl.tree en Olympia Uitzendbureau. 7. Overheid en budgetsturing: Caparis, IJsselland Ziekenhuis en Politieacademie. 8. Blended coaching consultancy, een virtuele organisatie? De rol van talenten binnen projecten. 9. Introductie van de Organisatie-ontwikkelmeter. De theorie van veranderen is beschreven, maar hoe meten we de gedragsverandering? En hoe zien wij deze benadering? Wij dagen u uit gratis een online onderzoek in te vullen over uw eigen organisatie. Kijk op www. blendedcoaching.com. U kunt op deze website gratis een vraag stellen aan een veranderadviseur. 10. Afsluiting. Hoe past het gedachtegoed van â&#x20AC;&#x2DC;Generatie sociaal lerenâ&#x20AC;&#x2122; bij de manier van leren en ontwikkelen van mensen en organisaties? Wat is hierbij dan de rol van de organisatieadviseur en de opdrachtgever?

Hoofdstuk 1

Organisatieontwikkeling

Blended Coaching Consultancy (BCC) is een organisatieadviesbureau dat zich richt op het faciliteren van de ontwikkeling van organisaties. Gedurende ons bestaan hebben wij verschillende ontwikkelingen van organisaties mogen begeleiden en meten. En we hebben interventies toegepast die zijn gebaseerd op internationaal wetenschappelijk onderzoek van veranderkundigen. Een goede definitie van organisatieontwikkeling is: een systeembrede toepassing en overdracht van kennis uit de gedragswetenschap naar een geplande ontwikkeling; versterking en implementatie van strategie, structuur en proces voor de effectiviteit van de organisatie. Deze definitie geeft aan dat het bij een organisatie-ontwikkeling noodzakelijk is om op organisatieniveau het overzicht te bewaren van deze ontwikkeling, zodat het totale systeem wordt onderzocht en versterkt. De strategie en de bijbehorende geformuleerde doelstellingen leiden tot ontwikkeling en effectiviteit.

Geplande verandering De ontwikkeling van een organisatie kenmerkt zich door een cyclisch proces van ontdooien, veranderen en bevriezen. Het schema van Lewin kenmerkt zich door de begrippen FreezeUnfreeze-Refreeze. Succesvol veranderen betekent dat iets wordt losgemaakt en vernieuwd. Er is pas sprake van een echte verandering als deze vernieuwingen onderdeel worden van het routinematige handelen van de organisatie. Wij geloven dat men veranderingen gepland kan laten plaatsvinden. Hierbij passen we actief onderzoek (action research) toe (zie figuur 1): eerst stellen we het probleem vast, waarna we enkele stappen doorlopen om te komen tot een juiste analyse van de situatie. In deze fase maken we gebruik van organisatieonderzoek, online enquĂŞtes, interviews, desk-research en wat nog meer nodig is voor de analyse van het â&#x20AC;&#x2DC;probleem achter het probleemâ&#x20AC;&#x2122;. Vervolgens stellen we samen met de klant vast wat we wensen te ontwikkelen, zodat we daar-

Vaststellen van het probleem

Gezamenlijke diagnose

Consultatie met een gedragswetenschapper

Gezamenlijk actieplan

Dataverzameling & eerste diagnose

Actie

Feedback aan de klant

Dataverzameling na actie

Figuur 1.1: Actief onderzoeksmodel (Action Research Model).

na plannen kunnen omzetten in actie, die leiden tot de deze organisatieontwikkeling. Om de doelstellingen van onze opdrachtgevers te kunnen verwezenlijken, hanteren wij een aanpak waarin we bijvoorbeeld allerlei methodieken, theorieën en analyses combineren. Wij noemen dat onze blended manier van werken: we mixen alles wat nodig is om te komen tot een goede veranderformule voor de organisatie van onze opdrachtgever. Om meetbare resultaten van de benodigde gedragsverandering te verkrijgen, combineren we dus alles in een geheel. Daarbij is een roadmap of stappenplan leidend. Dit gedachtegoed en onze praktijkervaring van de afgelopen jaren hebben geleid tot geplande gedragsverandering. In figuur 2 geven we schematisch weer hoe wij de geplande verandering hebben vormgegeven. Telkens worden vier fasen doorlopen om er zeker van te zijn dat alle benodigde stappen voor ontwikkeling gezet zijn: 1. Analyseren en contracteren. 2. Diagnose stellen. 3. Roadmap van interventies maken. 4. Feedback geven en de ontwikkeling verankeren. Organisatieonderzoeker Organisatieadviseur Facilitator · Feedbacksessie · Contract · Afspraken · Betekenissen · Definities · Rapport

· · · · · ·

Workshop Coachen Change team Roadmap Large scale interventies Video

Feedback & verankeren Roadmap van interventie

Analyseren & contracteren Diagnose

· Vragenlijsten · Interviews · Deskresearch · Feedback · Resultaten groeperen F0-F1-F2-F3... · Intervisie · Supervisie · Verklaren · Meervoudig kijken · Confronteren · Collegiale feedback · Benchmark · Verschillende wetenschappen · Feedback

Organisatieregisseur e-Coach Managementcoach

Figuur 2: Geplande verandering en de rol van de adviseur.

Hoofdstuk 2

Wat is Blended coaching

Een aantal jaren geleden kwam de term e-learning op, vervolgens kwam blended learning en op dit moment hanteren we de term blended coaching. Dit is namelijk wat wij doen: op een coachende manier onze opdrachtgevers verder helpen, waarbij we niet vertellen wat ze moeten doen maar ze zelf laten ontdekken waar de ontwikkeling ligt. Blended coaching is het optimaal gebruikmaken van de combinatie van een digitale leeromgeving, klassikale sessies en coaching-on-the-job, waarbij we veel waarde hechten aan de vooruitgang meten en monitoren. Wij coachen en trainen op maat. Daarbij ondersteunt de techniek ons werk om medewerkers en managers zoveel mogelijk individueel te kunnen begeleiden en te ontwikkelen. Hierbij staat learning by doing centraal, waardoor de deelnemers meer inzicht krijgen in de eigen persoonlijkheid en in het bedrijf en zijn context.

Intensiteit

Een e-Coach speelt hierbij een cruciale rol door mensen via een e-learningomgeving en in klassikale sessies of individuele gesprekken te faciliteren in nieuwe vaardigheden en gedrag oefenen en coachen. De e-Coach is altijd bereikbaar en zal waar nodig kunnen ondersteunen en/of adviezen kunnen bieden. Zodoende leren medewerkers en managers niet alleen, ze gaan het geleerde ook direct in de praktijk toepassen. Al werkend leren. Medewerkers doen on-the-job ervaring op aan de hand van praktijkvoorbeelden. Met Blended coaching is de totale intensiteit waarmee de deelnemer met de lesstof te maken heeft veel groter dan alleen met klassikale trainingen (zie figuur 3), want tijdens de hele periode dat ons programma wordt doorlopen wordt de deelnemer eraan herinnerd dat activiteiten gewenst zijn of plaatsvinden. Alle activiteiten in de digitale wereld genereren namelijk informatieprikkels (zoals via e-mail, sms, opdrachten, forum).

Blended coaching Training

100 80 60 40 20 0 Tijd

Figuur 3: Blended coaching vs. traditionele training.

Anders verwoord: in plaats van vijf dagen klassikaal trainen trekken wij het vijfdaagse programma uit elkaar tot vijf maanden en bieden we de deelnemers gedurende deze hele periode overzichtelijke informatieblokken aan. Op deze manier is de kennisoverdracht te overzien door de deelnemers en is er een minder extreem grote piekbelasting in het programma doordat ze opdrachten gespreid over de tijd kunnen maken. We streven gedragsverandering na, en dat heeft tijd nodig. De deelnemer wordt in ons concept gedoseerd door het leerproces geleid. Daardoor is er ruimte om de aangeboden leerstof te absorberen en toe te passen en is de kans op ontwikkelen en beklijven vele malen groter. Onze uitgangspunten bij Blended coaching: ·· De e-Coach is ook de coach voor de workshop en de praktijkbegeleiding. ·· De kennis wordt aangeboden in een kennisbank. ·· Kennischecks en opdrachten in de vorm van een case. ·· De managers van onze klanten krijgen meer inzicht in het kennisniveau en de ontwikkeling van de deelnemers, ze kunnen online meekijken. ·· Tijdens de klassikale sessies gerichte trainingen (het doen). ·· We geven (korte) klassikale sessies van maximaal drie uur. ·· De workshops bestaan uit herkenbare werksituaties. ·· Via internetapplicatie kunnen deelnemers werken aan de persoonlijke ontwikkeling. ·· Het management volgt de voortgang en het resultaat aan de hand van rapportages.

Wat wil de klant? Uit onderzoek hebben we de primaire klantwensen ten aanzien van een digitaal leersysteem in kaart gebracht en weergegeven in een zogenoemde tagcloud (woordwolk). Uit de tagcloud valt op te maken dat de belangrijkste wensen van bedrijven ten aanzien van een digitaal leersysteem snelheid, onafhankelijkheid, gebruikersgemak, budget en overzichtelijkheid zijn. De ondervraagde klanten benoemen snelheid en onafhankelijkheid (omdat je overal en altijd kunt inloggen op de leeromgeving), budget (omdat het totale traject goedkoper is dan een reguliere opleiding) en gebruikersgemak (omdat veel informatie en opdrachten makkelijk zijn te hanteren en terug te vinden); primaire eisen aan een digitaal leersysteem om het personeel te kunnen scholen en ontwikkelen. De manier van werken De eerdergenoemde uitgangspunten en klantwensen leidden ons naar een gemixte vorm van coachen, waarbij de online (digitale) coach dezelfde is als de offline (fysieke) coach: ··

Kennisoverdracht en toetsing online, in korte klassikale trainingen wordt gericht geoefend. De voortgang daarvan meten we. Voordeel: combinatie individuele begeleiding op maat met klassikale training van het individu en het team. Een ander voordeel is dat de deelnemers minder lang van hun werkplek zijn en de benodigde leertijd zelf kunnen inplannen om het programma te doorlopen.

Figuur 4: De primaire wensen van de doelgroep ten aanzien van een digitaal leersysteem.

··

Gedurende het programma werken de deelnemers altijd aan een actueel actieplan, zodat voor de deelnemer en de coach helder is wie wat geleerd heeft of wie wat nog moet leren. Via kennischecks en opdrachten in deze digitale wereld kan de e-Coach vervolgens het daadwerkelijke niveau van de deelnemers bekijken en beoordelen, deze van commentaar voorzien en die eventueel individueel bijsturen en begeleiden. Tijdens de klassikale sessies kunnen de e-Coach en de deelnemers zich volledig richten op vaardigheden trainen en ook het sociale element van groepsvorming laten plaatsvinden. Daarnaast kan de e-Coach ingaan op de onderwerpen die de deelnemers zelf hebben aangegeven of die hij tijdens het e-Coachen zelf gesignaleerd heeft. Door een forum blijft iedereen van elkaar op de hoogte.

Meetbaar door indicatoren In het online leersysteem wordt een aantal (prestatie-)indicatoren ingebouwd. Daardoor genereert het programma belangrijke managementinformatie over het veranderproces en kunnen management en coaches gedurende onze programma’s meekijken of bijsturen. We meten niet alleen de competenties en het gedrag maar ook de tijdsbelasting van de deelnemers, hoe iemand leert, met welke intensiteit iemand digitaal werkt en op welke tijdstippen. Rollen In het Blended coaching-concept is een aantal rollen van toepassing: ·· de opdrachtgever (management) ·· de (lijn)manager ·· de deelnemer ·· de e-Coach ·· de organisatieregisseur (of spelleider).

KICKOFF

1e bijeenkomst toegang tot e-learning omgeving

individuele opdrachten kennisbank theorie & praktijkvoorbeelden

teamopdrachten

notificaties timing/deadlines opdrachten

individuele opdrachten

kennischecks en cases

begeleiding via forum, e-mail en sms

KICKOUT

workshops

certificaat

teamopdrachten

on-the-job mee naar de klant workshops eindresultaat

offline online management informatie

Figuur 5: Leerpad Blended coaching.

Leervormen Het Blended coaching-programma bestaat uit vijf leervormen: 1. Het geplande programma met een afgestemd leerpad en het plan opstellen. 2. Kennisoverdracht via blended learning, waarbij opdrachten dienen om te toetsen of de deelnemer de theorie kan toepassen. 3. Actieve workshops waarin vaardigheden worden getraind, zodat de deelnemer kan oefenen in een veilige omgeving (experimenteerruimte). 4. Feedback van de e-Coach op het in de praktijk of werksituatie waarneembare gedrag van de deelnemer. 5. Resultaten van metingen (tests en opdrachten) en waarnemingen worden teruggekoppeld in feedbacksessies.

De leerroute programmeren is maatwerk en kan dus aan elk niveau binnen de organisatie worden aangepast. Dit heeft als voordeel dat vooraf is vast te stellen welke afdelingen of functionarissen een bepaald programma zullen doorlopen en welke doelstellingen en resultaten de opdrachtgever met het oog hierop verwacht.

Hoofdstuk 3

Blended Coaching in de praktijk

Opzet van de casusbeschrijving: cultuur, balans en sturing In het Blended Coaching organisatievernieuwing door sociaal leren werken we met de casusonderwerpen cultuur, balans en sturing. We starten met een beschrijving van het bedrijf in zijn culturele context. Het probleem van de organisatie bespreken we aan de hand van een aantal analyses. Om de aanwezige onbalans te corrigeren, stellen we een pakket maatregelen voor. Deze maatregelen komen we in een contract overeen. Daarnaast zetten we in een roadplan een actieplan op. De uitvoering en de sturing van het proces beschrijven we als laatste. In deze fase voegen we ook een leerpunt toe over wat onze adviseurs is opgevallen en wat zij in de context van dit boek aan anderen willen meegeven. Ook hebben we voor elke casus met een grafische meter aangegeven hoeveel tijd per fase van de geplande verandering is besteed om zodoende een indruk te geven van de inspanning door onze adviseurs per fase.

4 casussen met alle fasen van de geplande verandering met nadruk op: Gemeente Borger-Odoorn

Care Schadeservice

Nl.tree Feedback & verankeren

Caparis

Roadmap van interventie

Analyseren & contracteren Diagnose

Figuur 6: Casussen waarbij organisatievernieuwing door sociaal leren is gerealiseerd.

Nawoord De verschuiving in Nederland van arbeid in de industrie naar meer dienstverlening heeft effect op arbeidsorganisaties, aldus Van Hoof in Arbeid in verandering. Reorganisaties en fusies dragen eraan bij dat de samenstellingen van bedrijven sneller veranderen. Medewerkers en managers passen zich zo goed mogelijk aan die veranderingen aan en omdat de klantvraag en de productlevenscyclus snel veranderen wordt van het personeel ook verwacht even snel mee te veranderen. Dat vraagt van de mensen in de organisatie veel energie om de rolwisseling en de afstemming van arbeid goed te laten verlopen. Een belangrijk gevolg van het bovenstaande is snelle veranderingen in rollen en posities in de organisatie en dat vraagt goede begeleiding van het management. Scholing en werk kunnen meer samenvallen door inzet van Blended coaching: inhuis scholen van de medewerkers in lijn met de strategie van de organisatie waarbij automatisering een deel van dit leerproces opvangt. De andere mechanismen, zoals overleg op horizontaal en verticaal niveau en de vertaling van de strategie naar de operatie en de aansturing, verlopen via menselijke schakels. De dragers van kennis, de menselijke schakels, vormen deze diensten- en productketen. Het aanbod van nieuwe handelingen wordt aangeboden door kleine taken en opdrachten online te verwerken. Gedrag is beïnvloedbaar en kan tot routine leiden. Blended coaching is op afstand en dichtbij en faciliteert die gevraagde competentieverandering. Daarnaast kan iedereen eenvoudig informatie verzamelen en uitwisselen. Er vormen zich grotere netwerken binnen werk, privé en hobby. De ‘Generatie sociaal leren’ zal hierop naadloos aansluiten. En wij zijn er klaar voor… Aldert van Buuren en Rob Remie

De auteurs beschrijven hun ervaring met het nieuwe leren. Ook wel sociaalconstructivisme genoemd, want het gaat tegenwoordig om subjectieve kennis en ook om leren in plaats van onderwijzen. We willen niet dat anderen ons vertellen hoe we iets moeten doen, we willen de ervaring zĂŠlf opdoen. Blended coaching is een mix van methodieken die leidt tot een meetbare ontwikkeling bij mens en organisatie; optimaal gebruikmaken van de combinatie van een digitale leeromgeving, klassikale sessies en coaching-on-the-job met veel aandacht voor het monitoren van de vooruitgang. Coachen en trainen op maat. Hierbij staat learning by doing centraal, waardoor de deelnemers meer inzicht krijgen in de eigen persoonlijkheid en in het bedrijf en zijn context. Met Blended coaching is de totale intensiteit waarmee de deelnemers met de lesstof te maken hebben veel groter dan alleen met klassikale trainingen. In plaats van enkele dagen klassikaal trainen wordt het programma uit elkaar getrokken tot enkele maanden. Gedurende deze hele periode worden overzichtelijke informatieblokken aangeboden. Hierdoor overzien deelnemers de kennis beter en ervaren ze minder piekbelasting. Gedragsverandering heeft tijd nodig. Bij Blended coaching worden deelnemers gedoseerd door het leerproces geleid. Daardoor is er ruimte om de aangeboden leerstof te absorberen en toe te passen en is de kans op ontwikkelen en beklijven vele malen groter.