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Al responder por favor oliese este número Radicado No 2014100000896 Medellín, 28/01/2014 @1

de lo público!

Doctor GUILLERMO DE JESUS HOYOS HINCAPIE Director General INDER Calle 12a N°15 — 05 289 27 27, 289 65 55 Girardota, Antioquía

Asunto: Dictamen de Auditoría Vigencia 2012 Respetado doctor Hoyos.

La Contraloría General de Antioquia practicó Auditoría Regular al Instituto de Deportes INDER de Girardota Antioquia, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2012, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables.

En el informe se describen los hallazgos detectados, validados y dados a conocer en forma oportuna a la administración dentro del proceso auditor, por lo cual se deberá implementar un plan de mejoramiento, estableciendo claramente las acciones correctivas que se llevaran a cabo, con su plazo y responsables de ejecución en cada caso. Copia de este plan deberá ser enviada a la Contraloría Auxiliar de Auditoría Integrada de este ente de control, dentro de los veinte (20) días calendario siguientes al recibo del presente informe, y montarlo en el sistema de Gestión Transparente por el link anexos adicionales, documento de legalidad

CONTÁGIENOS: Tel. 383 87 87 Fax. 383 87 56 - 018000942277 / Calle 42E1 N° 52-106 piso 7 Gobernación de Antioqula

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CONTRALORÍA

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Al responder por ayo c ese este número Radicado No 2014100000896 Medellín, 28/01/2014

GENERAL DE ANTIOQUIA ¡Juntos por la

fri nspaLnIgt de lo público! La Contraloría General de Antioquia espera, a través del presente informe, promover el mejoramiento continuo de su organización, es decir, los resultados de la auditoría deben permitir una continua retroalimentación para que el ente de control pueda emprender acciones correctivas, en procura de lograr mejores niveles de eficiencia y eficacia. De conformidad con su función constitucional y Legal y en cumplimiento del Plan General de Auditoría, la Contraloría General de Antioquia con fundamento en la Resolución Interna 0915 del 07 de junio de 2013 y de acuerdo con el Artículo 272 de la Constitución Política, procede al envío del informe referido en el asunto, practicado por este ente de control a la entidad que usted dirige.

Atentamente

GUSTAVO ANDRES MONSALV ONDONO Contralor Auxiliar de Auditoría D legada P/ E Luz Adíela Lopera Pérez, Auxiliar Administrativo R./ Gustavo Andrés Monsalve Londoflo, Contralor Delegado.

CONTÁCTENOS: Tel. 383 87 87 fax. 383 87 56 - 018008942277 / Calle 42B No 52-106 piso 7 Gobernación de

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Antioquía


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INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR

INSTITUTO DE DEPORTES, RECREACIÓN Y APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE DEL MUNICIPIO DE GIRARDOTA "INDER" VIGENCIA 2012

CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA CONTRALORÍA AUXILIAR PARA AUDITORÍA INTEGRADA

Medellín, enero de 2014

CONTÁCTENOS: TeL 383 87 87 Gra. 383 87 56 - 018000942277 / Calle 420 N^ 52-106 piso 7 Gobernación de Note:lulo


CONTRALORÍA GENERAL DE ~10~ grre'Lignr(PricA)17.1,CedZi de id público!

INSTITUTO DE DEPORTES, RECREACIÓN Y APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE DEL MUNICIPIO DE GIRARDOTA "INDER"

Contralor General de Antioquia

Luz Helena Arango Cardona

Subcontralor

Octavio de Jesús Duque Jiménez

Contralor Auxiliar Delegado

Gustavo Andrés Monsalve Londoño

Contralor Auxiliar de Auditoría Integrada

Gabriel Jaime Ramírez Villegas

Equipo Auditor Contralor Auxiliar — Coordinador

Luz Dary Ortiz Agudelo

Profesional Universitario

Lucia del S Gómez Duque

CONTACFENOS: Tel. 383 87 87 Fax. 303 87 56 - 0141000942277 / Calle 4213 N. 52-106 pIso 7 Gobernaclon de An0 'gula


CONTRALORÍA GENERA]. DE MNIDOQUIA ae io rú'bóJco

Tabla de contenido 1.DICTAMEN INTEGRAL 1.1. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO 1.1.1. Control de Gestión 1.1.2. Control Financiero 1.1.2.1. Opinión sobre los Estados Contables 2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 2.1. CONTROL DE GESTIÓN 2.1.1. Factores Evaluados 2.1.1.1. Gestión Contractual 2.1.1.1.1. Obra Pública 2.1.1.1.2. Prestación de Servicios 2.1.1.1.3. Suministros. 2.1.1.1.4. Consultoría u otros Contratos 2.1.1.2 Control Fiscal Interno 2.1.1.3. Rendición y revisión de la cuenta 2.1.1.4. Legalidad 2.2 CONTROL FINANCIERO 2.2.1. Estados Contables 2.2.1.1. Concepto Control Interno Contable 3. RESULTADO SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO 4. OTRAS ACTUACIONES 4.1. SEGUIMIENTO MEMORANDOS DE ADVERTENCIA 4.2. ATENCIÓN DE QUEJAS 4.3. BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR 5. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS 6. ANEXOS 6.1. PLAN DE MEJORAMIENTO 6.2. EVALUACIÓN DE SATISFACCIÓN CLIENTES

CON.TACTENOS: Tel. 383 87 87 Fa

016000942277 / Calle 420 N7 52-106 piso 7 Cobernaclon de Ant: >quia

5 5 5 6 6 8 8 8 8 9 9 13 22 22 22 28 29 29 31 32 34 34 34 34 35 36 36 37


CONTRALORIA GENERAL DE ANTIOQUIA lioorn,Por 10 ii:Wr(? Lore..771:raco de +o púb lico!

Medellín,

Doctor GUILLERMO HOYOS HINCAPIE

Gerente INDER Calle 12 N° 15-05 Teléfono 2892727 Girardota, Antioquia

Asunto: Dictamen de Auditoría vigencia 2012

La Contraloría General de Antioquia con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Regular al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2012, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría General de Antioquia, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por el INSTITUTO DE DEPORTES, RECREACIÓN Y APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE DEL MUNICIPIO DE GIRARDOTA "INDER" que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones

legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de Antioquia, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales.

CONTÁCTENOS: TeL 383 87 87 Fax. 383 87 56 - 0113000942277 / Calle. 420 N6 52-106 piso 7 Gobernación de Anriogula


CONTRALORIA ~U, IDE

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1. DICTAMEN INTEGRAL 1.1. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO Con base en la calificación total de 52,1 puntos, sobre la Evaluación de la Gestión Fiscal, componentes control de gestión y control financiero, la Contraloría General de Antioquia No Fenece la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2012.

1. MATRIZ DE EVALUCION DE LA GESTIÓN FISCAL INSTITUTO. DE DEPORTES;:RECREACIONy. APROVECHAMIENTO DEL, TIEMPO. LIBRE DEL MUNICIPIO DE -r.:LL 2012 Calificación

Calitic‘ción Paren

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1.Control de Gestión

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2.Control Financiero

0,0

0,29

0,0

1,0

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Calificación total Fenetiriliento:,

NO FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal'

DESFAVORABLE

Fuente: Matriz de evaluación de la gestión fiscal Elaboro: Equipo Auditor

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.1.1. Control de Gestión La Contraloría General de Antioquia como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es Desfavorable, como consecuencia de la calificación de 73,4 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: z CONTROL INSTITUTO DE DEPORTES, RECREACIONX,,,CROVECRAMIENTOpEkTIEMEQLIBREDELMy ICIRO: DE 201

1. Gestión Contractual

81,9

0,70

57,3

2. Rendición y Revisión de la Cuenta

39,2

0,02

0,8

CONTÁCTENOS: Tel 383 87 87 Fax. 383 87 56 - 018000942277 Calle 428 N7 52-106 piso 7 Gobernación tle ArtitoquIa


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3. Legalidad

56,3

0,06

3,4

4 Control Fiscal Interno

50,0

0,11

5,5

5. Plan de Mejoramiento

58,0

0,11

6,4

Calificación total

1,0 :. te-tt.1-- .-v- - DESFAVORABLE

Concento 'de Control de Gestión

73,4

uen e Matnz tle evaluación tle la gest n fisca Elaboró' Equipo Auditor

1.1.2. Control Financiero

La Contraloría General de Antioquia como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero, Desfavorable, como consecuencia de la calificación de 0,0 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: 3:CONTROL FINANCIERO >, -z. INSTITUTO DE DEPORTES, RECREACIÓN Y APROVECHAMIENTO DEL. TIEMPO LIBRE DEL MUNICIPIO DE

Calificación Parcial

Ponderación)

Calificación

1.Estados Contables

0,0

1,00

0,0

2. Gestión Financiera

0,0

0,00

0,0

1,0

0,0

Calificación total Concepto de Control Financiero

.

e., y

- DESFAVORABLE

Fuente: Matnz de calificación Elaboró: Equipo Auditor

1.1.2.1. Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, los estados financieros fielmente tomados de los libros oficiales, no presentan razonablemente la situación financiera del INSTITUTO DE DEPORTES, RECREACIÓN Y APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE DEL MUNICIPIO DE GIRARDOTA "INDER" a 31 de diciembre de 2012, así como los resultados de las

operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas prescritas por la Contaduría General de la Nación.

CONTÁCTENOS, Tel. 383 87 87 Fax. 383 87 56 - 0180000.12277 / Calle 42B Ni4 52-106 0140 7 Gobernación de Atmoouta


CONTRALORÍA 17 1-17, 77117,

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ae lo público'

PLAN DE MEJORAMIENTO La Entidad debe diseñar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, dentro de los Veinte (20) días calendarios siguientes al recibo del informe.

El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.

Atentamente,

74 re GABRIEL JAIME t VILLEGAS Contralor Auxiliar de Auditoría Integrada

ORTIZ AGUDELO oordinador Equipo Auditor

P/E Luz Dary Ortiz Agudelo y Equipo Auditor 1. R /Miryam Gómez Jiménez Abogado, Comité perativo INAN

CONTÁCTENOS, TCI. 383 87 87 Fax. 383 87 56 - 010000042277 Calle 428 N" 52-106 ¡piso 7 Gobernación de Antledula


CONITIRALORIA ¡j un tos portoGrZgargrErj,~21127 de lo pabliC01

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 2.1. CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión es Desfavorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes factores: 2.1.1. Factores Evaluados 2.1.1.1. Gestión Contractual En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por INDER GIRARDOTA, en cumplimiento de lo establecido en la resolución interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría General de Antioquia, se determinó que la Entidad celebró la siguiente contratación: En total celebró 98 contratos por valor de $462.304.985, distribuidos así: &CONTRATACIÓN '7111NDER:GIRARDOTAJ:1 2012 CANTIDAD

TIPOLOGIA Obra Pública Prestación de Servicios Suministros Consultoría u Otros TOTAL

° VALOR $

o

o

85 12 0 97

$338.464.662 $123.840.323

o $ 462.304.985,00

Fuente: Información suministrada por parte del Institu o de Deporte, Recreación y Esparcimiento del Tiempo Libre, del Municipio de Gtrardota, a la Comisión de Aud Elaboró: Lucia Gómez Duque - Profesional Universitath CAAI

Como resultado de la auditoría adelantada, la Gestión Contractual obtuvo un puntaje de 81,9 como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación resultante de ponderar las variables que se relacionan a continuación: EVALUACIÓN VARIABLES TABLA 1 — 1 GESTION CONTRACTUAL IMDER GIRARDOTA VIGENCIA 2012 CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES VARIABLES A EVALUAR

Presta cien Servid 9.5

Q

Contra tos --Sumini Stre 5

Q

Contrato 5 Consulto ay Otros

Q

2012-5308-INDER-GIRADOTA

8

Contrato s Obra Pública

Promed io Q

Ponderac ión

Puntaje Atribuido


COPJFRALORÍA GENERAL RE APRIOQUIR -47(;:fdi? de !o pabliCal

EVALUACIÓN VARIABLES TABLA 1 — 1 GESTION CONTRACTUAL IMDER GIRARDOTA VIGENCIA 2012 CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES VARIABLES A EVALUAR

Cumplimiento de las especificaciones técnicas Cumplimiento deducciones de ley Cumplimiento del objeto contractual Labores de Interyentoría y seguimiento ción de los contratos

Presta ción Servid 4:.

Q

88 92 86 51 82

5 1 5 1 5

Contrato

Contra Ips Sumini stros

Q

Consulto &" Otros

O

0

O

Promed io

Ponderac ión

Puntaje Atribuido

88,24

0,50

44,1

0

92,16

0,05

4,6

0

0

85,62

0,25

21,4

0

0

0

50,98

0,15

7,6

0

0

0

82,35

0,05

4,1

1,00

81,9

Q

Contrato s Obra Pública

Q

0

0

0

0

0

0

0

0

0

O

0

0

0

0

0

0

0

0

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL Elaboró: Luda del 5. Gómez Duque

2.1.1.1.1. Obra Pública

Durante la vigencia auditada, en lo que respecta a la gestión contractual no se halló ningún acto contractual relacionado con obra pública. 2.1.1.1.2. Prestación de Servicios De un universo de 85 contratos de prestación de servicios se auditaron 51; por valor de $260.582.713, equivalente al 77% del valor total contratado en esta tipología, de los cuales se evaluaron todas las variables aplicables y descritas en la matriz de evaluación de la gestión fiscal; con el siguiente resultado: HALLAZGOS (Cifras en pesos) 1. El Instituto Municipal de Deportes, Recreación y Aprovechamiento del Tiempo Libre de Girardota, cuenta con Manual de Contratación el cual fue aprobado mediante la Resolución No.017 del 18 de mayo de 2010, mas no se encontró ajustado a la normatividad legal vigente, y no se ha actualizado en lo referente a las normas contempladas en la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 0734 de 2012. (A).

2012-5308-INDER-GIRADOTA

9


CONTIRALORIA GENERA • •- L os por In

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2. De acuerdo con lo planteado en el Artículo 1° de la Resolución No. 355 del 31 de diciembre de 2012, se dejó constancia que por error involuntario no se tuvo en cuenta en el consecutivo de la contratación de la vigencia fiscal del 2012, los número 38, 65 y 84. Situación que fue realizada, con el fin de darle acatamiento a lo establecido en el Inciso Segundo del Artículo 11 de la Resolución No. 017 de 2010. (A). 3. Efectuado el seguimiento a los archivos de los diferentes contratos de prestación de servicios celebrados por parte de la Administración del INDER del Municipio de Girardota, se pudo constatar, que los mismos no fueron publicados en el SECOP, denotándose con ello inobservancia a lo estipula en el Inciso 6° del Artículo 13 y el Artículo 40 de la Resolución No. 017 de 2010 "Por medio del cual se estableció el Manual de Contratación aplicable al Instituto Municipal de Deportes, Recreación y Aprovechamiento del Tiempo Libre en el Municipio de Girardota". Igualmente, no le dio acatamiento a lo estipulado en el Artículo 223 del Decreto 019 del 10 de enero de 2012, el cual estableció lo siguiente: "A partir del primero de junio de 2012, los contratos estatales se publicarán en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública —SECOP- que administra la Agencia Nacional de Contratación Pública "Colombia Compra Eficiente" y a lo contemplado en el Numeral 2.2.5 y 3.5.4 del Decreto 0734 de 2012. (A). Es preciso aclarar que con respecto a los contratos de mínima cuantía que fueron efectuados con base en el Convenio Interadministrativo de Apoyo si fueron suministrados dentro del SECOP, por parte de la Administración Municipal de Girardota, con base en dicho Convenio, más no por parte del INDER quien fue la Institución encargada de efectuar los diferentes contratos de mínima cuantía y el desembolso de los mismos, quien era la responsable de efectuar los registros dentro de la página del SECOP, de acuerdo con la normatividad enunciada. Máxime si se tiene en cuenta que el INDER es un establecimiento público descentralizado, con autonomía presupuestal, administrativa y financiera, de acuerdo con lo contemplado en el Acuerdo No. 16 de julio 27 de 1995 modificado por el Acuerdo No. 27 de de septiembre 18 de 1995 y el Decreto de 1996 "Por medio del cual se establecieron los Estatutos del INDER" y en ningún momento por el hecho de haber realizado un Convenio de Apoyo, la Institución se convirtió en una dependencia de la administración municipal, ni ha dejado de ser desde el punto de vista jurídico un órgano descentralizado 4. La Comisión de Auditoría no evidenció las actas realizadas por parte del Comité Asesor de la Contratación, durante la vigencia fiscal objeto de análisis, denotándose con ello inobservancia a lo establecido en el Numeral 8.1 del Artículo 8 de la Resolución No. 017 de 2010. (A).

2012-5308-INDER-GIRADOTA

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CONTRALORIA GENERAL DE ANDIDWIA tontos pro 1,7 ina,97.1j59:YLIP12,74-/2er72

lo público!

Cabe destacarse que dicho Comité está conformado por el Contador, la Tesorera, y la Secretaria General del Instituto, de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 8 de la precitada Resolución. 5. En la totalidad de los contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión de la administración no se exigió póliza de ninguna índole, de acuerdo con lo contemplado en. el Numeral 23.4 del Artículo 23 de la Resolución No. 017 de 2010, sin embargo, dentro de los contratos de mínima cuantía realizados a través del Convenio Interadministrativo de Apoyo realizados por la Administración Municipal de Girardota No. 84 y 189 para apoyar el normal funcionamiento del INDER se celebraron contratos por concepto de prestación de servicios de transporte, para el desplazamiento del Equipo de Trabajo, Deportistas y Diferentes Delegaciones y representaciones del INDER, en cumplimiento de sus programas, actividades y Eventos Institucionales a los cuales no se les solicitó la correspondiente póliza de responsabilidad civil y extracontractual de acuerdo con lo establecido en el Artículo 6° del Decreto 174 del 5 de febrero de 2001 y del Numeral 4° de la Resolución No. 004593 del 29 de septiembre de 2009 con el fin de evitar futuras contingencias, por los riesgos que con respecto a este caso específico se puedan incurrir. (A) 6. En el seguimiento aleatorio efectuado a la contratación de prestación de servicios de gestión y de apoyo, se pudo constatar que la Institución en la etapa previa a la celebración de los contratos no le dio acatamiento a lo contemplado en el inciso segundo del Artículo 10 de la Resolución No 017 de 2010 "Por medio de la cual se estableció el Estatuto de Contratación aplicable al interior del Instituto de Deportes, Recreación y Aprovechamiento del Tiempo Libre en el Municipio de Girardota", en lo que respecta con la certificación del Banco de programas y proyectos y la determinación del perfil del contratista. (A). 7. Como resultado del seguimiento efectuado a los Contratos de Prestación de Servicios No. 01 y 05 celebrados el 6 de febrero, se pudo constatar que los mismos no aportaron la Póliza de Cumplimiento de acuerdo con lo estipulado en la Cláusula Vigésima Segunda de cada uno de éstos. Conllevando lo anterior, a no darle cumplimiento a lo contemplado en el Numeral 25.7 del Artículo 25 de la Resolución No. 017 de 2010. (A). 8. En los contratos No.04 y 52 se contrató la "Prestación de Servicios para atender los requerimientos del INDER con relación a la clasificación, codificación, despacho, recibo, custodia, protección y guarda de materiales, repuestos, Insumós, Equipos en General, los bienes muebles de la parte administrativa y deportiva que hacen parte del patrimonio del Instituto. Igualmente apoyar y fortalecer las labores y gestiones de la parte administrativa", los cuales desde el punto de vista presupuestal fueron

2012-5308-1 N DE R-GI RADOTA

11


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registrados como un gasto por desarrollo institucional, cuando realmente corresponden a un gasto de funcionamiento, incumpliendo lo estipulado en el Artículo 18 del Decreto 111 de 1996 (A). Igualmente por la modalidad del contrato y el manejo de bienes está sujeto a lo contemplado en el Inciso Final del Artículo 2 del Decreto Ley 2400 de 1968, situación que quedó debidamente ratificada en el literal c) del Artículo 5° de la Ley 909 de 2004, que hace alusión a exigir una póliza de manejo, independiente de la cuantía del contrato, por el concepto del objeto contratado. 9. Al evaluar la Hoja de Vida del contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión No.02 celebrado el día 6 de febrero de 2012, se pudo constatar que a la fecha estaba afiliado a la seguridad social, en calidad de beneficiario del sistema de seguridad social por su progenitor, al suscribir el contrato de prestación de servicios debe hacer la afiliación como cotizante, inobservando lo establecido en el Artículo 23° de la Ley 1150 de 2007. (A). 10. Mediante el Contrato de Prestación de Servicios No.35 celebrado el 29 de mayo, por la suma de $6.650.000 cuyo objeto fue de "prestar los servicios profesionales para realizar actividades que contribuyan al apoyo de la directora del INDER asesorando y acompañando todas las actividades jurídicas, legales y administrativas de las áreas que conforman el Instituto de Deportes, Recreación y Aprovechamiento del tiempo libre INDER Girardota en el desarrollo de actividades y procesos que así los requiera", cuyo registro presupuestal fue registrado mediante el Certificado de Registro Presupuestal No. 0165 como un gasto de funcionamiento por honorarios. Dicho contrato presentó el OTROSÍ No.1 con fecha del 14 de septiembre, por medio del cual se adicionó y se prorrogó dicho contrato en la suma de $6.016.665, el cual no se observó en la rendición de las cuentas en el Sistema de Gestión Transparente y por tratarse de un contrato de prestación de servicios profesionales no se manejó de manera adecuada desde el punto de vista presupuestal, dado que éste se imputó como un gasto por desarrollo institucional — es decir gasto de inversión, tal como se evidenció en el CDP aportado, conllevando con ello a no darle acatamiento al principio presupuestal de la especialización, contemplado en el Artículo 18 del Decreto 111 de 1996; teniendo en cuenta que el contrato de prestación de servicios debió imputarse como un gasto de funcionamiento por honorarios. (D) Igualmente, dicho contrato fue adicionado con respecto al contrato inicial en un 90.48% lo que incumple lo contemplado en el parágrafo del Artículo 40 de la Ley 80 de 1993.

2012-5308-INDER-GIRADOTA

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11. Mediante el Contrato No.70 se celebró el contrato de arrendamiento de la Cafetería, el cual figura firmado el 17 de septiembre, mientras que el Acta de Inicio figura como que fuese del 17 de octubre de 2012, con un canon de arrendamiento de $285.000 mensuales por un período de 4 meses. Dentro de la documentación de la carpeta de dicho contrato presentado a la Comisión de Auditoría, no se logró evidenciar los Requisitos y soportes para la celebración de los contratos de arrendamiento de bienes inmuebles de propiedad del municipio con particulares, tales como: Ofrecimiento por parte del arrendatario que incluya valor, plazo, destinación, protección del bien, etc. — Estudio de conveniencia y oportunidad (que incluya estudio de títulos del inmueble y estudio precios del mercado, justificación del contrato, etc.). — Certificación de la Secretaría de Planeación sobre el uso del inmueble. Tal como lo establece el Numeral 14 del Artículo 26 del Manual Interno de Contratación de la Institución. Al momento de realizar la auditoría, se nos informó que dicho arrendatario no le ha dado cumplimiento al pago oportuno del mismo, sin embargo, dentro del contexto del contrato no se estableció una cláusula donde se cobrarán los intereses de mora, ni igualmente se exigió una póliza de garantía. Ante dicha situación, le Institución al momento de culminar la ejecución de la auditoría, nos informó que se iniciaría las acciones judiciales pertinentes. Conllevando con ello a denotar que ante la ausencia de unas cláusulas en la redacción del contrato, se vean abocados a recurrir a dicha instancia para la recuperación del bien, ante el hecho de no haber realizado lo establecido en el Artículo 12 de la Resolución enunciada anteriormente. (A). 12.Como resultado del seguimiento efectuado a los registros presupuestales realizados en la Ejecución Presupuestal de Egresos por concepto de los contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión, se pudo constatar que a pesar de haberse realizado diferentes contratos por el mismo objeto, los registros presupuestales no se efectuaron de acuerdo con el CDP y el Registro Presupuestal, tal como se presentó en los Contratos No. 29 y 60; 14 y 59; 22 y 64; 24 y 57 y 17 y 45 con respecto a los rubros presupuestales de Honorarios, Deporte Competitivo, Deporte Social Comunitario„ Cultura Física, conllevando con ello a denotar inobservancia en la aplicación de los principios presupuestales de la Programación Integral y de la Especialización establecidos en los Artículos No. 17 y 18 del Decreto Ley 111 de 1996. (A). 2.1.1.1.3. Suministros. De un universo de 12 contratos de suministros se auditaron 5 por valor de $43.470.710, equivalente al 35,10% del valor total contratado en esta tipología, de los cuales se evaluaron todas las variables aplicables y descritas en la matriz de evaluación de la gestión fiscal; con el siguiente resultado:

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13


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De acuerdo con información suministrada a la Comisión de Auditoría, por parte de la Ex Gerente del Instituto, del pasado 13 de agosto, el Plan de Compras para el año 2012, ascendió a la suma de $ 124.500.000, cuantía que no presentó modificación alguna, según certificación expedida por la ex funcionaria, con fecha del 25 de agosto, el cual fue tal como se relaciona a continuación:

ONDERIMS.. - , - :°:"T1 QUIIMICOS PARA PISCINA SUMINISTRO OFICINA IMPLEMENTACIÓN DEPORTIVA

PARA

ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA UNIFORMES DEPORTIVOS Y DOTACIÓN REFRIGERIOS E HIDRATACIÓN TRANSPORTE MANTENIMIENTO ESCENARIOS DEPORTIVOS

Cal, piedra lumbre, Gotas de 13.1-1, Hipoclorito, Soda Caustica, Acido Muriático, Sulfato de Aluminio Resmas tamaño carta y oficio, lápices, lapiceros, carpetas, cosedoras, ganchos, colbón, clips, perforadoras, tóner para impresoras Balones para voleibol, futbol, microfútbol, mallas para canchas de fútbol y baloncesto, balones para baloncesto, steps, materiales para la reparación de equipos del gimnasio. Papel higiénico, jabón en polvo, límpido, alcohol industrial, café, azúcar vasos desechables Uniformes para las diferentes disciplinas deportivas, futbol, baloncesto, voleibol, ajedrez, futsal

$3.200.000 $2.000.000 $18.000.000

$300.000 $12.000.000

Refrigerios, almuerzos, hidratación para los deportistas

$15.000.000

Transporte de Deportistas Gasolina, Aceite, Venenos, Abono Triple 15, Guadaña, Naylon para la Guadaña, Máquina Apodadora para cancha, guantes, brocha, caretas, soldadura TOTAL

$42.000.000 $32.000.000

$124.500.000

Fuente: Información suministrada por parte de la Ex Gerente de la Institudon el cha 13 de agosto de 2013. Elaboró: Lucia Gómez Duque — Profesional Unbersitaria CAAI.

HALLAZGOS (Cifras en pesos) 13.Las compras de los bienes durante la vigencia fiscal del 2012 fueron realizadas a través de la Invitación Pública No. 5308, la cual fue efectuada por parte de la Administración Municipal de Girardota, de acuerdo con el Convenio interadministrativo de Apoyo No 012 celebrado el 3 de mayo de 2012, el cual era realizado por ésta de acuerdo con la solicitud efectuada por parte de la Directora del INDER al Almacenista Municipal, posteriormente la Directora del INDER efectuaba el contrato de mínima cuantía (CMC) y el desembolso se realizaba por parte de la Tesorería del INDER, con lo cual no se le dio acatamiento .a lo establecido en el Artículo 23 y 39 del Manual Interno de Contratación, que hace alusión a que la contratación de mínima cuantía debe realizarse directamente por el Inder. (A).

14.El Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Girardota no tiene conformado el Comité de Compras, con lo cual se desprende que carece de una herramienta administrativa que le permita tener una buena toma de decisiones sobre la adquisición

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14


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de bienes, suministros y servicios realizados por la Institución durante la vigencia evaluada, inobservando así lo establecido en el parágrafo del Artículo 1° de la Ley 87 de 1993 (A). 15.La Comisión de Auditoría no evidenció al inicio del proceso de la contratación de menor cuantía la certificación sobre la inclusión de todos los bienes que se requieran contratar, en el plan de compras de la Institución, dado que no se aportó la certificación de inscripción del proyecto que debería de obrar como un soporte más en el expediente del contrato, ni la ficha técnica de los bienes a adquirir de acuerdo con lo planteado en el Inciso 4° del Numeral 10.1 del Artículo 10 y el Numeral 19 del Literal A) del Artículo 26 de la Resolución 017 de 2010. (A). 16.De acuerdo con la certificación expedida por parte del actual Director del INDER del listado de los doce (12) contratos celebrados bajo la modalidad de Invitación Pública y que fueron realizados por la administración municipal como Contratos de Mínima Cuantía, los cuales ascendieron a la suma de $ 123.840.323, se observó que no se está cumpliendo lo establecido en el parágrafo, de la cláusula cuarta del Convenio suscrito entre el municipio y el lnder y que hace alusión a los procesos contractuales, lo cual se está omitiendo en la contratación que a continuación se relaciona: (A).

DESIERTA.

Suministro de uniformes deportivos para las delegaciones participantes en los juegos intercolegiados de Girardota, en sus diferentes fases, así como dotación deportiva en cumplimiento de programaciones y eventos institucionales

o

CMC 86/2012

DESIERTA.

Suministro Integral de toda clase de insumos de papelería, equipos de oficina, cómputo y comunicación, elementos de aseo y cafetería para el INDER

o

CMC 87/2012

DESIERTA.

Suministro de refrigerios e hidratación para juegos intercolegiados e interescolares en sus diferentes fases

o

CMC 146/2012

LA CASA DEL DIDACTICO Y TECNOLOGÍA NIT 900.409.231

Suministro integral de toda clase de insumos de papelería, equipos de oficina, cómputo y comunicación, elementos de aseo y cafetería necesarios para el normal funcionamiento del INDER

1.141.170

CMC 82/2012

NIT 900.075.062

Suministro de materiales y herramientas para el mantenimiento de escenarios deportivos

10.328.115

CMC 249/2012

MOVITRONIC NIT 830.146.283

IMPLEMENTOS PARA EL GIMNASIO. Compra de materiales para el gimnasio del Programa "Por su salud muévase pues" del Municipio de Girardota

10.556.002

CMC 81/2012

2012-5308-INDER-GIRADOTA

15


CONTIRALORIA ENERAL

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Uniformes para la participación de los docentes de las instituciones CMC 195/2012

PUBLIUNIVERSAL NIT 98.465.821

educativas del Municipio de Girardota, en los juegos del Magisterio antioqueño 2012, como opción de descanso y comunicación

6.426.000

CMC 149/2012

NIT 71.393.203

Compra Uniformes Ley del Tabaco. Suministro Uniformes deportivos para las delegaciones participantes

8.298.000

CMC 161/2012

DEPORTES MUNDIAL S.A.S NIT 890.935.179

Uniformes Deportivos

CMC 250/2012 REP GIMNASIO

Compra de materiales y repuestos para el mantenimiento de los SUMDES NIT 71.393.203 gimnasios del INDER

CMC 141/2012

Comercializadora TE DOTO NIT 811.042.942

Compra vestuario para los dos auxiliares de mantenimiento del INDER GIRARDOTA

580.232

CMC 84/2012

SERTRANS NIT 811.009.708

Servido de Transporte público terrestre automotor para el desplazamiento de estudiantes que participan en los juegos intercolegiados, en sus diferentes fases, así como el equipo de trabajo y sus rep., deportistas, dentro y fuera del Departamento de Antioquia.

14.612.000

CMC 258/2012

IMPLEMENTOS DEPORTIVOS NIT 71.393.203

los juegos Implementación Deportiva. Uniformes para intercolegiados de Girardota, en sus diferentes fases, para los programas y eventos institucionales

11.890.000

CMC 102/2012

QUIMICOS J.M S.A NIT No 811.031.411

Suministro de Insumos Químicos para la Piscina

8.500.000

SERTRANS NIT 811.009.708

Prestar el servicio de transporte público terrestre automotor, para el desplazamiento del equipo de trabajo, a deportistas y diferentes delegaciones del INDER GIRARDOTA, en cumplimiento de sus programas, actividades y eventos

9.000.000

CMC 189/2012

40.313.804

TOTALES

2.195.000

$123.840.323

Fuente: Información suministrada por parte de la administración del INDER a la Comisión de Auditoria, recibida por la Comisión Elaborado por: Lucia del 5'. Gómez Duque — Profesional Universitaria

17. Como resultado del seguimiento realizado a algunos de los desembolsos efectuados para cancelar los contratos enunciados en el cuadro anterior y cuyo objeto es el suministro entre otros de uniformes, implementos deportivos balones, etc. no se adjuntan los registros que se deben de realizar en el manejo del almacén, como es el caso de las órdenes de alta y de baja de dichos bienes, denotándose con ello incumplimiento al reglamento del manejo de almacén. Igualmente, la Institución no cuenta con un sistema de Inventario unificado de bienes muebles, acorde con lo establecido en las normas aplicables a las Instituciones públicas. Lo anterior para

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16


CONTRAILORIA GENERAL DE ANDOQUIA •

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de lo público!

evitar posibles pérdidas y detrimentos patrimoniales en los bienes, tanto de consumo como bienes devolutivos, que posee el INDER, con lo anterior se inobserva lo contemplado en el literal a) del artículo 2 de la ley 87 de 1993. (A). 18.En la adquisición de bienes no se pudo verificar el acatamiento a lo establecido en el Numeral 19) del Artículo 26 del Manual de Contratación Interno en lo referente a los requisitos para la adquisición de bienes y servicios: Certificación en la que se acredite que el bien o servicio a adquirir se encuentra incluido en el plan de compras de bienes y servicios de la Institución. Dicho certificado deberá ser tramitado ante la Tesorera del I nstituto.(A). 19.De acuerdo con la información expedida por parte del Director General el pasado 16 de agosto de 2013, nos certificó que la Institución durante el período comprendido entre el 15 de marzo y el 12 de septiembre de la vigencia fiscal objeto de evaluación, no obtuvo póliza global para asegurar los bienes de la Institución. Denotándose con ello inobservancia a lo establecido en el artículo 107 de la Ley 42 de 1993 y el Numeral 63 del Artículo 48 de la Ley 734 DE 2001. (D). 20. Durante el desarrollo de la ejecución de la Auditoria Integral realizada a la administración del INDER del Municipio de Girardota, la Comisión de Auditoría no tuvo conocimiento del Acto administrativo por medio del cual la Junta Directiva aprobó el Plan de Compras de la vigencia fiscal objeto de esta Auditoría, el cual se presenta como un requisito fundamental para la adquisición de bienes y servicios, donde se establezcan las necesidades de recursos físicos y financieros de la vigencia, indispensables para desarrollar los planes y programas diseñados por la Institución, denotándose con ello inobservancia a lo establecido en el Artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, este último estableció lo siguiente. (A). "A partir de la vigencia de la presente ley, todas las Instituciones del Estado a más tardar el 31 de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras (negrilla fuera del texto) y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión. A partir del año siguiente, el Plan de Acción deberá estar acompañado del informe de gestión del año inmediatamente anterior. Igualmente publicarán por dicho medio su presupuesto debidamente desagregado, así como las modificaciones a este o a su desagregación"i

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CO (- 5''as Pa'

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21. La Comisión de Auditoría no tuvo conocimiento si existieron o no acciones de control interno frente al cumplimiento, aplicación de métodos de evaluación y control del Plan de Desarrollo, Plan de Acción, Plan Operativo Anual de Inversión, Banco de Programas y Proyectos, conllevando con ello a no poder conocer si se le dio acatamiento a los artículos 2, 3 y 4 de la Ley 87 de 1993, los artículos 7 y 12 del Decreto 2145 de 1995 y el artículo 3 del Decreto 1537 de 2001.(A). 22. Desde el punto de vista del manejo de recursos en la Tesorería del INDER se pudo constatar que en el transcurso de la vigencia fiscal del 2012 se poseían tres (3) cuentas bancarias, en dos de las cuales (Bancolombia cuenta No. 39955337636 y COTRAFA cuenta No. 624010089505) se manejan conjuntamente recursos de destinación específica como son los recursos del SGP, del Fondo de Deportes y de la Ley del Tabaco, lo cual no le permite al órgano de control, constatar de manera efectiva por cual de dichas cuentas se cancelan aquellos compromisos que se ejecutan con los recursos de destinación específica. Conllevando con ello a no darle acatamiento a lo contemplado, entre otros, a lo establecido en el Acuerdo No. 32 de 1993, el artículo 91 de la Ley 715 de 2001, reglamentado por el decreto 1101 de 2007, la Ley 1290 de 2009 y los Acuerdos Municipales que establecieron las transferencias a dicha institución y no ser posible para el ente de control verificar dicha situación, tal como lo establece el Articulo 10 y 11 de la Ley 42 de 1993. (A). 23. A partir del mes de mayo de 2012 y por decisión de la Secretaría de Hacienda del Municipio de Girardota, en reunión sostenida con la Directora y la Tesorera del INDER, se dio la instrucción "que a partir de la fecha la cancelación por concepto de paz y salvos, estampillas de todas las contrataciones que se adelanten en el citado Ente Descentralizado, se deberán realizar directamente en las Oficinas de la Tesorería Municipal, ubicada en el Palacio Municipal y no realizar pagos en dicha institución, ello, en aras a dar celeridad al recaudo de recursos públicos y evitar tramitologías de carácter administrativo", conllevando con ello a que a partir de dicho período en la Tesorería del INDER solo efectuarán las deducciones por concepto de la Retención al Impuesto de Industria y Comercio "ReteICA", las retenciones de índole nacional, tales como Retención en la fuente y RETEIVA, para aquellos proveedores y/o contratistas sujetos a ello. Conllevando con ello, a que al momento de realizar un contrato, el contratista de apoyo a la Institución, que fueron los de objeto de seguimiento en la Ejecución de la Auditoría, se deba de desplazar a la Tesorería Municipal para cancelar de manera anticipada, incluso sin haber recibido el primer desembolso por el desarrollo del contrato celebrado las deducciones por concepto del: Certificado de Paz y Salvo de la Tesorería, la Estampilla Pro cultura Amanda Velásquez, Pro Construcción, Dotación y Funcionamiento de los Centro del Bienestar del Anciano, que son del orden

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CONTWILORIÁ c ijuntospon.

siWIT4SWIt=7,1T(711@ de lo Pabilco!

municipal y los recaudos a favor de terceros, tales como la: Estampilla Pro U de A y la Estampilla Pro Hospitales.(A). De acuerdo con lo enunciado anteriormente, con dicho procedimiento está conllevando a no darle cabal cumplimiento, en lo que se refiere a las deducciones por concepto de la Estampilla de la Universidad de Antioquia y de la Estampilla Pro Hospitales a lo establecido en la Ordenanza Ley 10 de 1994, al Artículo Primero del Acuerdo Municipal 037 de 2001 y al Artículo Segundo y Tercero de la Ordenanza 25 de 2001 y del Artículo Cuarto del Acuerdo Municipal No.036 del 8 de junio de 2009, el cual en su artículo Cuarto establece que: "La liquidación y recaudo de la Estampilla estará a cargo de la dependencia de tesorería de la respectiva Institución encargada de la administración del hecho sujeto de gravamen..." 24. Al momento de efectuar los desembolsos para abonar y/o cancelar los diferentes contratos se pudo evidenciar que si bien aportan el documento que acrediten los aportes a la seguridad social (salud y pensiones), de acuerdo con lo establecido en el Artículo 4° de la ley 797 de 2003, el Artículo 1° de la Ley 828 de 2003 y el Artículo 23 de la Ley 1150, estos son cancelados mes vencido y no mes anticipado como lo establece el Artículo 35 del Decreto 1406 de 1999 para dicha modalidad de contratación. Situación que fue debidamente ratificada por parte del Ministerio de la Protección Social en el Concepto 155243 del 6 de junio de 2008.(A) Adicionalmente, los contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión de la Institución, no efectúan los Aportes a Riesgos Profesionales, tal como lo estableció el Decreto Ley 1295 de 1994 y los decretos reglamentarios 2800 de 2003 y el 2313 de 2006. 25. Una vez evaluado el Acuerdo Municipal No. 024 del 30 de diciembre de 2009 "Por medio del cual se adoptó el Estatuto Tributario del Municipio de Girardota, se pudo constatar que: (A)

• No se efectuaron hasta el mes de mayo las deducciones establecidas en el Capítulo XIV Numerales 10 y 11 del Artículo 151 por concepto de la Estampilla Pro Electrificación Rural, la cual fue creada en el Municipio de Girardota, mediante el Artículo Tercero del Acuerdo No.12 del 25 de noviembre de 1998 "Por medio de la cual se acogió y se hizo obligatorio el uso de la Estampilla Pro electrificación Rural". Adicionalmente, a partir del mes de mayo, en la Tesorería Municipal y de acuerdo con el procedimiento implementado tampoco le(s) efectuaron la deducción por dicho concepto.

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Se está efectuando la deducción de la Estampilla Pro Universidad de Antioquia a • los contratistas del INDER, sin estar obligados a ello, de acuerdo con lo contemplado en el Artículo Primero del Acuerdo Municipal No 037 del 10 de diciembre de 2001 y a lo establecido en el Capítulo XVII, Artículo 160 del Estatuto Tributario, enunciado anteriormente. En los desembolsos realizados a través de las Resoluciones de reconocimiento • de pago, igualmente no se efectúo la deducción por concepto de la Estampilla Pro construcción, Dotación y Funcionamiento de los Centros de Bienestar del Anciano, tal como lo contempla el Numeral 17 del Artículo 155 del precitado Acuerdo. 26. Se evidenció que el INDER de Girardota es un ente descentralizado del Municipio, está realizando contratos de mantenimiento y limpieza a los escenarios deportivos municipales, sin tener ningún contrato de comodato o convenio interadministrativo con la administración Municipal, para lo cual se destinaron recursos durante la vigencia fiscal del 2012, de acuerdo con la información de contratación de mínima cuantía celebrada para dicho fin por la suma de $10.328.115, denotándose con ello inobservancia a lo estipulado en el literal c) del Artículo 2 de la Ley 87 de 1993. (A). 27. La Administración del INDER durante la vigencia 2012 efectuó pago con el comprobante de egreso que a continuación se relaciona, en el cual se evidencia claramente que el objeto del concepto cancelado, no tiene relación de causalidad con el objeto social que desarrolla el Instituto, de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo No. 16 de 1995, para los cuales se destinaron recursos por la suma de $450.000, tal como se puede apreciar en el siguiente Cuadro:

Oct31/12

Diana María Arias Valencia

00609/00902

APOYO Y VINCULACION EN RECURSOS ECONOMICOS Y FISICOS AL COMITE DE GESTION SOCIAL DE LA 1ERA PARA GIRARDOTA DEL MUNICIPIO DE DAMA CONMEMORAR LA CELEBRACION DEL DIA DEL NIÑO A REALIZARSE EL 31 DE OCTUBRE DE 2012 EN EL MUNICIPIO

450.000

Fuente: Información tomada del Archivo Plano de los Egresos de la vigencia fiscal del 2012, suministrada a la Comisión de Auditoria, la cual fue objeto Elaborado por. Luci del S. Gómez Duque - Profesional Universitaria

Cabe destacarse, que dichos recursos desde el punto de vista presupuestal fueron registrados como Gastos de Recreación, conllevando con ello a no darle cumplimiento a lo establecido en el Decreto de Austeridad en el gasto público, contemplado en el Decreto Nacional 1797 de 1998 y sus posteriores modificaciones y a que se hubiesen

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PrcoNtinittimAi.,. GEMEM if untoc por in

ANTIOQUIA

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efectuado desembolsos por fuera de lo estipulado en el Plan de Compras presentado a la Comisión de Auditoría. (A) El documento aportado al Comprobante de Egresos No. 00902 correspondió a la adquisición que se realizó a DEPORTES MUNDIAL, quien expidió la Factura No.A6291 a nombre del INDER, dentro de la cual se discriminó los bienes adquiridos por la suma de $387.931 y el valor correspondiente al IVA $19.397, la cual ascendió a la suma de $427.500, el hecho de no haber efectuado las correspondientes Retenciones en la Fuente por Compras e IVA le pueden acarrear futuras contingencias a la Institución ante el hecho de no haberle dado cumplimiento a los Artículos 338 y 339 del Decreto Ley 624 de 1989 "Por medio del cual se estableció el Estatuto Tributario en nuestro país" y sus posteriores modificaciones. 28. Por la Tesorería del INDER se efectuaron desembolsos de recursos por la suma de $14.596.000 a nombre de la Señora Maritza Osorio Agudelo por concepto de la adquisición de Refrigerios e Hidratación para las delegaciones de los diferentes juegos realizados en el transcurso de la vigencia fiscal del 2012, con el fin de cancelar la Invitación Pública de Mínima Cuantía 5308/CMC120/2012, el cual se realizó mediante la oferta y su aceptación, por parte de la administración municipal de acuerdo con lo establecido en el Decreto 0734 de 2012, el cual por haberse realizado por parte de la administración municipal con base en el Convenio de Apoyo lnteradministrativo se debió de realizar la correspondiente minuta, como sucedió con los otros procesos que se realizaron con otros contratos celebrados, el cual no figuró dentro de la Relación de la Contratación de Adquisición de Bienes y Suministros de Mínima Conllevando con ello a denotarse cuantía certificada por parte de la Institución. ausencia de control al interior de la Institución en el manejo de esta modalidad de contratación implementada en el transcurso de la vigencia fiscal objeto de análisis, máxime si se tiene en cuenta la certificación expedida por la administración a la Comisión de Auditoría. Cabe destacarse, que dichas erogaciones fueron registradas dentro de la Ejecución Presupuestal de Egresos, en los rubros de: Cultura Física y Salud (Código 21341 01) $1.896.000, Recreación (Código 21341 02) $2.100.000, Deporte Competitivo (Código 21321 05) $.600.000) e Impuesto al Tabaco (Código 21321 06) $10.000.000, respectivamente. (A). 29. Se pudo constatar que la contratación realizada mediante Invitación Pública y celebrada con la empresa de Transportes SERTRANS y correspondiente a los contratos 5308/CMC84 y 189, cuyo objeto fue "prestar el servicio de transporte público terrestre automotor para el desplazamiento de los estudiantes participantes en los Juegos Intercolegiados en sus diferentes fases. Así como el equipo de trabajo y sus representaciones deportivas dentro y fuera del Departamento de Antioquia en

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CONTRALORIA /J'Ir °s. Pa'

1.72212Wri ;7/5. 721? ce Le Pablicof

cumplimiento de las programaciones y eventos institucionales" por un valor total de $35.462.600, se observó lo siguiente: El Contrato de Mínima Cuantía el cual inicialmente ascendió a la suma de $14.612.000 fue adicionado mediante dos (2) Otrosí que ascendieron a la suma de $7.350.000 para conformar un presupuesto definitivo de $21.962.000, conllevando con ello a que se hubiese adicionado con respecto al contrato inicialmente efectuado en un porcentaje superior a lo contemplado en el parágrafo del Artículo 40 de la Ley 80 de 1993. (A). 2.1.1.1.4. Consultoría u otros Contratos Durante la vigencia auditada, en lo que respecta a la gestión contractual por concepto de contratos de consultoría u otros contratos no se halló ningún acto contractual relacionado. 2.1.1.2 Control Fiscal Interno Como resultado de la auditoría adelantada, el Control Fiscal Interno obtuvo un puntaje de 57,98 como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación resultante de ponderar las variables que se relacionan a continuación: 6. CONTROL FISCAL INTERNO INDER GIRARDOTA

Variables a Evaluar

Calificación Parcial

Ponderación

Evaluación de controles

56,3

0,30

16,89

Efectividad de los controles

58,7

0,70

41,09

1,00

57,98

Total Fuente: Matriz ad Evaluación Elaboré: Equipo Auditor

2.1.1.3. Rendición y revisión de la cuenta Como resultado de la auditoría adelantada, la Rendición y Revisión de la Cuenta obtuvo un puntaje de 39,2 como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación resultante de ponderar las variables que se relacionan a continuación:

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CONT1tALORIA ERAL.DE AMIOQ' juntos por lo reglWj&na-P.10 Cr lo pUblica!

TABLA 1 - 2 RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA CONTRACTUAL

INDER GIRARDOTA 2012 CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES VARIABLES A EVALUAR

Oportunidad en la rendición de la cuenta Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos) Calidad (veracidad)

Q

Contrato s Consulto ría y Otros

Q

Contratos Obra Pública

0

0

0

0

51

0

0

0

51

0

0

0

Contra

Prestaci ón Servicios

Q

92

51

0

50

tos Sumin istros

Q

Promed io

Ponderac ión

Puntaje Atribuí do

0

0

92,16

0,10

9,2

0

0

0

0,00

0,30

0,0

0

0

0

50,00

0,60

30,0

1,00

39,2

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL Fuente: Matriz de Gestión Contractual INDER Girardota Elaboró: Luda del 5. Gómez Duque -Profesional Universitaria

HALLAZGO 30. Revisado el cumplimiento del proceso de Rendición de la cuenta por parte del Instituto de Deportes, Recreación y Aprovechamiento del Tiempo Libre del Municipio de Girardota "INDER", en el transcurso de la vigencia fiscal del 2012, de acuerdo con lo establecido en el Numeral 44.1 del Artículo 44 de la Resolución No. 0234 del 11 de enero de 2011 y de la Resolución No. 2371 del 20 de diciembre de 2012 se logró evidenciar que los contratos y los documentos que se relación a continuación no fueron rendidos al software de la Contraloría General de Antioquia "gestión transparente, los cuales en su orden son tal como se relacionan a continuación. (A) A) Contratos de Prestación de Servicios Al cotejar el listado de los contratos de prestación de servicios facilitado por parte de la administración del INDER con la relación de los contratos que quedaron debidamente registrados dentro de la rendición de cuentas en línea, se pudo constatar que seis (6) contratos por valor de $$35.476.870 no se evidenciaron en la plataforma de Gestión Transparente, los cuales se relacionan a continuación:

9

DIDIER FERNANDO CARMONA CAÑAS

2012-5308-INDER-GIRADOTA

Lo constituye la obligación del CONTRATISTA a favor del CONTRATANTE de prestar sus servicios de apoyo a la gestión de la Institución, como instructor de Gimnasio en los espacios (Unidad deportiva Municipal y barrio Aurelio Mejía) y

23

$ 8.190.000


CONTRALORIA ,910t0.5 90$

1172;75WearTaTicaS11,1 de Id 110/11,11,70 !

Ti a

horarios acordados con el Director del INDER

34 ALEJANDRO BARRERA

Lo constituye la obligación del CONTRATISTA a favor del CONTRATANTE de prestar sus servicios de apoyo a la gestión en el juzgamiento de los juegos interescolares e intercolegiados del sector educativo del municipio de Girardota en el 2012.

$ 7.770.000

ESNEIDER MATEUS

Lo constituye la obligación del contratista a favor del contratante de prestar los servicios de apoyo a la gestión, en el juzgamiento de los procesos deportivos del deporte social comunitario en las categorías menores.

$ 3.716.250

69

WILLIAM ANDRES FONSECA MAZO

Lo constituye la obligación del CONTRATISTA a favor del CONTRATANTE de prestar sus servicios de apoyo a la gestión de la Institución como instructor de baloncesto femenino, intercolegiados categoría A Y B, Pony, departamentales en los espacios y horarios acordados con el Director del INDER, de igual manera asistir a las competencias autorizadas por la Federación Colombiana y la liga Departamental y clubes organizados de este deporte previo el aval del INDER GIRARDOTA.

$ 4.426.670

70

MANUEL JOSE MEJIA ROJAS (6)

Alquiler Cafetería — INDER

$ 1.140.000

CORP. SOCIAL Y COMPETITIVA— CODESOC

Lo constituye la obligación del CONTRATISTA a favor del CONTRATANTE de prestar sus servicios de apoyo a la gestión de la Institución con persona jurídica, en aras de garantizar y estructurar el pesebre navideño fijo a ubicar en el parque principal, acompañando a través de música navideña y actividades lúdicas y recreativas, las novenas navideñas de los barios y veredas de nuestro municipio

40

82

VALOR TOTAL CONTRATOS SIN RENDIR Fuente: INDER. Relación de la Contratación celebrada en la vigencia fiscal del 2012. facilitada por la adminisbacion de la Institución información suministrada dentro de la Rendición de Cuentas, de Gestión Transparente Carpetas de contratos 2012 Elaboró: Lucia del S. Gómez Duque—Profesional Universitaria (4)

B)

cifra

La presentada por la Comisión de Auditoria corresponde al cálculo efectuado un plazo de 4 meses.

$ 10.233.950 $35.476.870

a /a Comisron de Auditoria, la cual fue cotejada con la

por el valor total del contrato, el cual fue estipulado en la suma de $285.000 mensuales con

Documentos que no fueron aportados en la Rendición de los Contratos

Los contratos que se relacionan a continuación a pesar de haber sido suministrados en el link de "Gestión Transparente", se logró evidenciar que los documentos que se relación a continuación no fueron rendidos como lo establece la Rendición de Cuentas de acuerdo a la resolución 1234 de 2011 al órgano de Control Fiscal:

01 02

Informes de Interventoría —ok Estudio y Documentos Previos Comprobantes de egreso (Pagos)

03

Comprobantes de egreso (Pagos) Acta de Liquidación

2012-5308-INDER-GIRADOTA

24


coneritinomas GENERAL DE L'unta, pan a

OQIULA

in17134pzn, (G.

o púbico!

_ .. 9rMOQ M

-----,

— - E rf iu lr -1 °41

09

No Rendido

10

Acta de Liquidación

15

Registro Presupuestal

29

Estudio y Documentos Previos (Plan de Mejoramiento) Comprobante de Pago

30

Informe de Interventor-la Comprobante de Pago

33 34

Informe de Interventoría No Rendido Comprobante de Pago (Se evidencia un pago con la interventoría)

37 Informe de Interventoria 38

No existió según Resolución No. 355 de diciembre de 2012. Comprobantes de egreso (Pagos)

39 Informe de Interventoría 40

No Rendido Comprobantes de egreso (Pago)

41 Informes de Interventoria Minuta del Contrato 43

Comprobantes de egreso (Pagos) Informes de Interventoría Comprobantes de egreso (Pagos)

44

Informe de Interventoria Minuta del Contrato

45

Comprobantes de egreso (Pagos) Informe de Interventoria Comprobantes de egreso (Pagos)

46 Informes de Interventoría Comprobantes de egreso (Pagos) 49 50

Informe de Interventoría Acta de Liquidación Estudio y documentos previos

51

Comprobantes de egreso (Pagos) Informe de Interventoria

52

Estudio y documentos previos Comprobantes de egreso (Pagos)

56

Informes de Interventoria Comprobante de egreso (Pagos)

63 Informe Interventoría 65

No existió según Resolución 355 de diciembre de 2012

67

Acta de liquidación

2012-5308-INDER-GIRADOTA

25

1-~. J1-


CONTRALORIA GENERAL DE MMOQUA .777 tos no,

1172147T157,

e 10 pan( izo! MD

--T-

Z

°PUDE APEG E'LALID rai a

69 70 71

-

No Rendido No Rendido, corresponde al Arrendamiento de la Cafetería Comprobantes de egreso (Pagos) Informe de Interventoría Estudio y documentos previos Comprobantes de egreso (Pagos)

72

Informe de Interventoría Pago de Seguridad Social - No tiene Acta de Liquidación

74

Comprobantes de egreso (Pagos) Informe de Interventoria

75

Comprobantes de egreso (Pagos) Informe de Interventoria

76

Comprobantes de egreso (Pagos) I nforme de Interventor-la

77

Comprobantes de egreso (Pagos) Informe de Interventoría - No tiene Estudio y documentos previos

78

RUT - No tiene Comprobantes de egreso (Pagos) Informe de I nterventoría - No tiene

79

Comprobantes de egreso (Pagos) Informe de Interventoría

80

Comprobantes de egreso (Pagos) Informe de Interventoría

81

Comprobantes de egreso (Pagos) -ok Informe de Interventoría - No tiene

82 83

No Rendido Comprobantes de egreso (Pagos) Informe de Interventoría

84 85

No existió según Resolución No. 355 de diciembre de 2012 Comprobantes de egreso (Pagos) Informe de Interventoría

86

Comprobantes de egreso (Pagos) Informe de Interventoria

87

Comprobantes de egreso (Pagos) Informe de Interventoría- No tiene

88

Comprobantes de egreso (Pagos) Informe de Interventoria

Transparente, Resolución No. 2371 del 20 de diciembre de 2012 Elaboró: Lucia del S. Gómez Duque— Profesional Universitaria

o establ ecido en el Numeral44.1 e la Resolución No. 0234 de diciembre de 2011 y de la

2012-5308-INDER-GIRADOTA

26


CONTWORIA ENERAL DE SIA P°' La 1117C-OrrilTSY;1.7-7

C) Contratos de Adquisición de Bienes y Suministros Dada la modalidad utilizada por la administración del INDER en la vigencia objeto de esta Auditoría y que la adquisición de dichos bienes fueron vía Invitación Pública realizada por la administración municipal de Girardota, los cuales posteriormente fueron elevados a Contratos de Mínima Cuantía, y que no fueron suministrados a la Contraloría General de Antioquia, en el Sistema de Gestión Transparente y que se relacionan en el siguiente Cuadro.

DESIERTA.

Suministro de uniformes deportivos para las delegaciones participantes en los juegos intercolegiados de Girardota, en sus diferentes fases, así como dotación deportiva en cumplimiento de programaciones y eventos institucionales

CMC 86/2012

DESIERTA.

Suministro Integral de toda clase de insumos de papelería, equipos de oficina, cómputo y comunicación, elementos de aseo y cafetería para el INDER

CMC 8712012

DESIERTA.

Suministro de refrigerios e hidratación para juegos intercolegiados e interescolares en sus diferentes fases

CMC 146/2012

LA CASA DEL DIDACTICO Y TECNOLOGÍA NIT 900.409.231

Suministro integral de toda clase de insumos de papelería, equipos de oficina, cómputo y comunicación, elementos de aseo y cafetería necesarios para el normal funcionamiento del INDER

1.141 170

CMC 82/2012

NIT 900.075.062

Suministro de materiales y herramientas para el mantenimiento de escenarios deportivos

10.328.115

CMC 249/2012

MOVITRONIC NIT 830.146.283

IMPLEMENTOS PARA EL GIMNASIO. Compra de materiales para el gimnasio del Programa "Por su salud muévase pues" del Municipio de Girardota

10.556.002

CMC 195/2012

PU BLI UNIVERSAL NIT 98.465.821

Uniformes para la participación de los docentes de las instituciones educativas del Municipio de Girardota, en los juegos del Magisterio antioqueño 2012, como opción de descanso y comunicación

6.426.000

CMC 149/2012

NIT 71.393.203

Compra Uniformes Ley del Tabaco. Suministro Uniformes deportivos para las delegaciones participantes

8.298.000

CMC 161/2012

DEPORTES MUNDIAL S.A.S NIT 890.935.179

Uniformes Deportivos

CMC 250/2012 REP GIMNASIO

SUMDES NIT 71.393.203

Compra de materiales y repuestos para el mantenimiento de los gimnasios del INDER

2.195.000

CMC 141/2012

Comercializadora TEDOTO NIT

Compra vestuario para los dos auxiliares de mantenimiento del INDER GIRARDOTA

580.232

CMC 81/2012

2012-5308-INDER-GIRADOTA

27

40.313.804


conersbaLonia GENERAL DE ANLOODIJIA o

1171_,57551-.176.2Th.. 71,t;

p

o público!

811 042.942

CMC 84/2012

NIT 811.009.708

Servicio de Transporte público terrestre automotor para el desplazamiento de estudiantes que participan en los juegos intercolegiados, en sus diferentes fases, así como el equipo de trabajo y sus rep., deportistas, dentro y fuera del Departamento de Antioquia.

CMC 258/2012

IMPLEMENTOS DEPORTIVOS NIT 71.393.203

Implementación Deportiva . Uniformes para los juegos intercolegiados de Girardota, en sus diferentes fases, para los programas y eventos institucionales

CMC 102/2012

QUIMICOS J.M S.A NIT No 811.031.411

Suministro de Insumos Químicos para la Piscina

8.500.000

SERTRANS NIT 811.009.708

Prestar el servicio de transporte público terrestre automotor, para el desplazamiento del equipo de trabajo, a deportistas y diferentes delegaciones del INDER GIRARDOTA, en cumplimiento de sus programas, actividades y eventos

9.000.000

CMC189/2012

14.612.000

11.890.000

TOTALES $123.840.323 Fuente: Información suministrada por parte del Actual Director del INDER a la Comisión de Auditoría y recibida parlo Comisión de Auditorio, el día 15 de agosto de 2013. Elaborado por: Lucio del Si Gómez Duque—profesional Universitaria

Según la información suministrada en la respuesta dada por la administración el valor total contratado en el CMC 84 ascendió a la suma de $21.962.500 y en el CMC189 ascendió a la suma de $13.500.000, por lo tanto el valor reflejado en el cuadro anterior se incrementa en la suma de $14.773.986, teniendo en cuenta lo anterior, el valor real de de dichos contratos de mínima cuantía que tuvo conocimiento la Comisión de Auditoría ascendieron a la suma de $138.614.309; los cuales no fueron debidamente informados y registrados en el Sistema de Gestión Transparente por parte de la administración del INDER, quien era la encargada de suministrarlos, dado que fueron cancelados con recursos del presupuesto de la vigencia objeto de análisis en el normal funcionamiento de dicha Institución. Se solicitará a la Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal iniciar Procedimiento Administrativo Sancionatorio, teniendo en cuenta el incumplimiento en la rendición de la información a Gestión Transparente.

2.1.1.4. Legalidad Como resultado de la auditoría adelantada, la legalidad obtuvo un puntaje de 56,3 debido a la calificación resultante de ponderar las variables que se relacionan a continuación:

2012-5308-INDER-GIRADOTA

28


comratunak GINIEW DE ,(7,7s3-77

¡ juntos por la

¡col

TABLA 1 - 3 LEGALIDAD GESTION - CONTRACTUAL VARIABLES A EVALUAR

Q

Contra tos Consul tarta y Otros

0,00

O

51

0,00

74,51

51

86,27

51

Presta ción Servici

Q

Contra tos Sumini stros

0,00

62

60,38

os

Cumplimiento obligaciones con el SECOP Cumplimiento de los principios y procedimientos en la contratación Calidad en los registros y aplicación del presupuesto Asignación de la inteventoría o supervisión

Q

Promedi o

Ponderad ón

Puntaje Atribuid o

0,00

0

0

0,20

0,0

0

0,00

0

60

0,40

24,2

0,00

O

0,00

O

75

0,20

14,9

0,00

0

0,00

0

86

0,20

17,3

1,00

56,3

Q

Contratos Obra Pública

0,00

0

O

0,00

0,00

O

0,00

0

SUBTOTL CUMPLIMIENTO EN LEGALIDAD CONTRATACIÓN Fuente: Matriz de Gestión Contractual INDER Girardota Elaboró: Luda del S. Gómez Duque

2.2 CONTROL FINANCIERO

2.2.1. Estados Contables La opinión fue adversa o negativa, debido al siguiente puntaje y a los hechos relacionados: 9. ESTADOS CONTABLES INSTITUTO DE DEPORTES, RECREACIÓN Y APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO. LIBRE DEL MUNICIPIO DE GIRARDOTA "INDER" 2012 Puntaje Atribuido

Variables a Evaluar Índice de inconsistencias (%)

45867834,0-

Calificacion Estado Contables

80,65

Fuente: Matriz de Gestión INDER Girardota Elaboró: Luz Dary Ortiz Agudelo, Contadora

HALLAZGOS 31. El Instituto de Deporte y Recreación de Girardota INDER presenta al cierre de la vigencia 2012 en los estados financieros en el grupoll efectivo, la cuenta 110501 caja principal $288.800, recursos que fueron consignados el 9 de enero de 2013, lo que transgrede el principio de oportunidad citado por la Contaduría General de la Nación en la resolución 356 de 2007. (A)

2012-5308-INDER-GIRADOTA

29


coNiimlogi thin tos por

11.Yurrigia,Zaniii de lo público!

GRUPO 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 32. El INDER del Municipio de Girardota realiza la depreciación de los bienes de la entidad, sin embargo no calcula la depreciación a cada activo individualmente, esta actividad la realiza en forma global lo que constituye incertidumbre contable en la Cuenta contable 1685 y en la cuenta de la contrapartida. Inobservado el capítulo II, numeral 4 resolución 356 de 2007, manual de procedimiento de la Contaduría General de la Nación. (A) 33. El instituto de Deporte del Girardota no tiene registrado en sus estados financieros como propiedad, plata y equipo los bienes en que desarrolla sus actividades, inobservado lo establecido en el capítulo III, numeral 25 Bienes de Uso Permanente sin Contraprestación del Manual de Procedimientos, adoptado mediante la Resolución 356 de 2007. (A) 34. La Auditoria no pudo conocer el saldo final de los bienes devolutivos que para el cierre de la vigencia 2012 tenía la entidad, tienen un inventario que no está valorado. Contraviniendo el Manual de Procedimientos, capitulo III, numeral 25 adoptado mediante la Resolución 356 de 2007 y el Numeral 1.2.4 del Instructivo 020 de diciembre de 2012, expedidos por la Contaduría General de la Nación. (A) GRUPO 19 OTROS ACTIVOS 35. Se pudo evidenciar que el INDER de Girardota tiene físicamente unos elementos de consumo como papelería y cafetería que no están registrados contablemente y que de acuerdo a lo dispuesto en el Plan General de Contabilidad Pública deben registrarse en la Cuenta 1910 Cargos Diferidos, actividad que no ha sido realizada por el ente auditado, subestimando este grupo e inobservando el Manual de Procedimientos, adoptado mediante la Resolución 356 de septiembre de 2007 y el Numeral 1.2.3 conciliación de información entre las áreas de la entidad que generan información contable, del Instructivo 020 de diciembre de 2012, expedidos por la Contaduría General de la Nación. (A) GRUPO 2425 ACREEDORES 36. El Instituto de Deportes, Recreación y Aprovechamiento del Tiempo Libre del Municipio de Girardota "INDER" tiene arrendado un espacio que es utilizado como cafetería por valor $1.400.000 anual, el cual no causa como cuenta por cobrar inobservando lo descrito en el Plan Contabilidad Publica según resolución 356 de 2007 de la

2012-5308-INDER-GIRADOTA

30


comremonst /Junto-5Pd'

Itt aritlátia75:7

if de :e tn.thilea?

Contaduría General de la Nación en el principio "devengo o causación" donde los hechos deben registrarse independientemente de cuándo se produzca la corriente de efectivo. (A) 2.2.1.1. Concepto Control Interno Contable Resultados de la Evaluación: PUNTAJE OBTENIDO

PUNTAJE CONTRALORIA

4,18

3,41

ETAPA de RECONOCIMIENTO

4,51

3,70

1.1.1

IDENTIFICACIÓN

4,46

3,88

1.1.2

CLASIFICACIÓN

4,75

3,69

1.1.3

REGISTRO Y AJUSTES

4,33

3,54

ETAPA de REVELACIÓN

4,42

3,51

ELABORACIÓN de ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES Y INTERPRETACIÓN ANÁLISIS, COMUNICACIÓN de LA INFORMACIÓN

4,85

3,86

4,00

3,17

OTROS ELEMENTOS de CONTROL

3,62

3,00

ACCIONES IMPLEMENTADAS

3,62

3,00

NÚMERO 1 1.1

1.2 1.2.1 1.2.2

1.3 1.3.1

10. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO '- CONTABLE ' CONTROL INTERNO CONTABLE

Fuente: Chip Contaduría General de la Nación Elaboró: Luz Dary Ortiz Agudelo Contador

37.

Debilidades del sistema de control interno contable: (A)

• El INDER del Municipio de Girardota, no posee un manual de políticas y prácticas contables que le permitan asegurar el flujo de información y la práctica de métodos ajustados al comportamiento y realidad económica de la Entidad, que sirva de guía y orientación efectiva para el proceso contable y que garantice la consistencia, veracidad y aseguramiento de la información financiera, en la cual se establezcan aspectos tales como: períodos de cierre, límites para recibir facturas de proveedores, técnicas para cálculo de provisiones, deducciones por nómina, contratos de comodatos, circularización con terceros, conteo de inventarios en almacén, tratamiento para los bienes de menor cuantía, procesos de conciliación entre las diferentes áreas, amortización de diferidos y gastos pagados por anticipado, flujogramas y calendario de obligaciones administrativas para todas las Áreas que reportan información a contabilidad, inobservando el numeral 3.2 Soportes Documentales de la Resolución 357 del 23 de julio de 2008.

2012-5308-INDER-GIRADOTA

31


CONDI/U.0R GF-NERAL DE ANTIO(NAA ¡juntos

ar inlirj2221-A712707crire:SZ

de je Pd ce!

• El INDER del Municipio de Girardota, no tiene constituido el comité de Sostenibilidad, o sea que no tienen una instancia verificadora y asesora como lo estipula la Resolución 357 del de 2008 en el numeral 3.1.1. Comité técnico de sostenibilidad. Lo anterior no permite el adecuado mantenimiento del sistema contable y de depuración de saldos, que garanticen que los valores revelados en los Estados Financieros, corresponden a las Operaciones económicas efectivamente realizadas por la Administración Municipal. •

No se identifican, los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente, tampoco existe una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable. Y no se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable inobservando la Resolución 357 de 2008, "por medio de la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación.

• Una vez revisadas las carteleras del INDER de Girardota, se pudo evidenciar que no cumplen con lo establecido por la Contaduría General de la Nación en la Resoluciones 355 y 356 de 2007 en cuanto a que los Estados Financieros, se deben publicar en un lugar visible, de tal manera que esta información pueda ser consultada por los diferentes usuarios. • No se observó por parte del equipo auditor el Informe de empalme que debe presentar el contador al separarse del cargo inobservando el numeral 3.14 Responsabilidad en la continuidad del proceso contable.de que habla la resolución 357 de 2008, con el fin de darle continuidad al proceso contable.

3. RESULTADO SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

La Entidad obtuvo un puntaje total de 50 puntos, calificada en el rango de No cumple, por lo anterior, no se dio cumplimiento de la Resolución 416 del 26 de febrero de 2013 que adopta el proceso auditor. 11. RESULTADO SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO INDER GIRRDOTA -.,,,L ' VIGENCIA 2012 Variables a Evaluar. Cumplimiento del Plan Mejoramiento Efectividad de las acciones Cumplimiento plan mejoramiento

de

Calificación Parcial

Ponderación Pondacion

, _ ,c, k . Punta je Atribuido

50,0

0,20

10,0

50,0

0,80

40,0

1,00

50,0

de

Fuente: Matriz de Calificación Elaboró: Equipo Auditor

2012-5308-INDER-GIRADOTA

32


CONTIMILOR

El plan de mejoramiento fue parcialmente evaluado debido a que el compromiso adquirido por parte de la administración fue para implementar las acciones de mejora en junio 2013 Las acciones cumplidas corresponden a los hallazgos: 5, 6 y de la vigencia 2010 la 7. Las acciones parcialmente cumplidas son:: no se presentaron acciones en esta clasificación. Las acciones no cumplidas son: de la vigencia 2010; 6.1 ,8 y 9 y harán parte del plan de mejoramiento suscrito de este informe de auditoría.

Las observaciones 1, 2, 3, 4, 7, 8 deberán ser evaluadas en la próxima auditoria y harán parte del plan de mejoramiento suscrito en este informe de auditoría.

2012-5308-INDER-GIRADOTA

33


1 M1RA1. DE ANTIOQILMA te,

v la iirldtala7CrIcri-717 de lo Pablicol

4. OTRAS ACTUACIONES

4.1. SEGUIMIENTO MEMORANDOS DE ADVERTENCIA Durante la ejecución de la auditoria no se hizo seguimiento a memorandos de advertencia del INDER del Municipio de Girardota.

4.2. ATENCIÓN DE QUEJAS Durante el desarrollo de la Auditoria no se presentaron quejas para atender y en el Memorando de Encargo tampoco se vincularon quejas que debieran ser tenidas en cuenta. 4.3. BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR Durante el desarrollo de la Auditoria, no se presentan Beneficios de Auditoria del INDER del Municipio de Girardota.

2012-5308-INDER-GIRADOTA

34


CONMRALORIA

«NEM DE SA

de lo pi Iblicei

Los pon ko'

5.

CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS Vigencia 2012

TIPO DE HALLAZGO

1. ADMINISTRATIVOS

2, DISCIPLINARIOS

•• CANTIDAD

VALOR (en pesos)

35

2

3.

PENALES

o

4.

FISCALES

o

Obra Pública

o

o

Prestación de Servicios

o

o

Suministros

o

o

Consultoría y Otros

o

o

Estados Contables

o

o

37

$0

TOTALES (1, 2, 3, y 4)

2012-5308-INDER-GIRADOTA

35


commumth GENERAL DE ANDOQUIA . os orto

irellt7L:922791W523 de lo PablicoI

6. ANEXOS 6A. PLAN DE MEJORAMIENTO

2012-5308-INDER-GIRADOTA

36


1PAtORIA AM1104>U1A ,j ratas porta

ín( f'1,117E)277,?

lo pa bilco!

6.2. EVALUACIÓN DE SATISFACCIÓN CLIENTES FECHA DE EVALUACIÓN DIA

AÑO

MES

Entidad a la que pertenece:

A la Contraloría General de Antioquia le interesa conocer su opinión acerca de los servicios que presta, por ello, le solicita responder con objetividad la siguiente encuesta. Marque con una X en solo una de las casillas, según su opinión Excelente, Buena, Aceptable, Regular o Mala. REQUISITOS

Excelente

Buena

Aceptabl . .,

Regular

M al ,

1. ¿La oportunidad de la vigencia evaluada es? 2. ¿La Confiabilidad de los informes de auditoría es? 3. ¿Las auditorías realizadas han contribuido al mejoramiento de su Entidad? 4. ¿El trato proporcionado por nuestros funcionarios es? nuestros de cumplimiento 5. ¿El funcionarios para atender citas y presentar informes es: ¿La imagen que usted tiene de la 6. contraloría es? 7. Cuales de servicios que presta la Contraloría conoce usted?:

8. Por cuál de los siguientes medios de comunicación, recibe usted información de la Contraloría General de Antioquia? (señale con una X) Radio

Televisión

Prensa

Página Web de la Contraloría

Afiches, Volantes, Cartillas

9. Como le gustaría que fuera el producto que está recibiendo?.

2012-5308-INDER-GIRADOTA

37


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Acción Correctiva

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No existe el sistema de contro l interno ;conta ble y la metodología para su !evaluación, lo cual no permite 'estandarizar puntos de control y seguimiento a los procesos y procedimientos revelados en los estados contables y la aplicación oportuna de sugerencias y mejoras a l sistema, contraviniendo el articulo 7del Decreto 1914de 2003.(A)

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El articulo 107de la Ley 42de 1993, establece que los órganos de Control Fiscal verificarán que los bienes del Estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especia l creado para tal fin, pudiendo establecer responsa bilidadfiscal a los tomadores cuando las circunsta ncias lo ameriten (A)

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NOMBRE DE LA ENTIDAD: NOMBRE REPRESENTANTELEGAL: PERIODO AUDITADO: AÑODE REALIZACIONDELAAUDITORIA: NOMBRE DEL INFORME: TIPO DE A UDITORIA:

• La entidad no dispone de los documentos fuentes o soportes que acrediten la propiedad que tiene el INDER sobre los bienes y equipos que posee para e l desarrollo de su objeto social; solo dispone de un inventario deta llado en cantidades de los bienes que integran el grupo a diciembre de 2010 y éste no se encuentra va lorado o estimado en pesos. De conformidad con lo señalado en los numera les 3.4 y 3.7 de la reso lución 357de 2008

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Acción Correctiva

INDERGIRARDOTA GUILLERMO HOYOSHINCAPIE 2012

CUMPLIMIENTO Y EFECTIVIDADDELPLAN DE MEJORAMIENTO

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Informe Auditoria 2012