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Número 2, Abril 2014
Project Managers pero no están fuera de nuestro alcance como representantes de la empresa. En vez de ignorar las peticiones del cliente podemos involucrarnos para ayudarle a solucionar sus problemas gracias a nuestros contactos internos. No importa lo sencilla o complicada que sea una determinada tarea: vamos a convertirnos en la única interfaz a la que tendrá que acudir.
Por eso mi consejo es dedicar todo el tiempo necesario a la gestión del cliente. Cada hora destinada a estrechar nuestra relación con él es una inversión a largo plazo sobre la estabilidad del proyecto. Mientras más nos apoye, más delegará en nosotros la ejecución de las diferentes fases del proyecto, sin cuestionar los detalles. Su fe en nuestra profesionalidad le ayudará a mantenerse al margen de la operatividad.
La parte difícil está en la superación del binomio Project Manager/Alcance del proyecto. Vamos a tener que salir de nuestro pequeño entorno delimitado por las fronteras del proyecto y extender nuestro radio de acción a toda la empresa. De esta forma le estaremos restando complejidad al cliente, dejando que se enfoque únicamente en los temas importantes. Lentamente veremos que su confianza en nuestra habilidad de solucionar problemas irá creciendo.
No debemos olvidarnos de informarle tempestivamente apenas surja cualquier obstáculo y de prepararle detallados informes de seguimiento durante las fases más críticas. La confianza es un bien muy valioso, que cuesta mucho esfuerzo conseguir y que podemos perder en pocos segundos si no tenemos el suficiente cuidado. En definitiva, el clásico error de muchos Project Managers es centrarse en las metodologías y olvidarse de quien les rodea. Al estar rodeados por tablas de excel, diagramas de Gantt y Backlog de productos tienden a olvidarse de que los proyectos no son solo datos y fórmulas. Son principalmente personas, con todas sus fortalezas y debilidades.
EL MEJOR ALIADO Fortalecer la relación con nuestro cliente puede ayudarnos a descubrir algunos detalles de la organización que se mueve detrás de él. No es de sorprender que muchas de las inversiones de ruta a mitad de un proyecto no sean decisiones directas de nuestro cliente, sino el resultado de discusiones internas en la empresa.
Nuestras habilidades más intangibles, o soft skills, son iguales de importantes que nuestra aplicación de las correctas metodologías de gestión de proyecto. Con la dificultad adicional de que no podemos simplemente pedir que los demás crean en nosotros. Cada vez que empecemos un nuevo proyecto vamos a tener que volver a ganarnos la confianza de nuestro nuevo cliente.
Conocer los detalles de su organización, cómo se mueve y con qué ritmo se toman las decisiones, es un valioso recurso que nos ayuda a reducir el riesgo y tomar las adecuadas medidas preventivas. Gracias a esta información, nuestro cliente nos está regalando tiempo extra para prepararnos cada vez que haya un eventual cambio de programa.
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