RaPoRT

W przewodniku po inwestycjach zdrowia cyfrowego „Digital implementation investment guide (DIIG)”, Światowa Organizacja Zdrowia objaśnia 9 kluczowych etapów wdrażania interwencji zdrowia cyfrowego w programach zdrowotnych realizowanych przez instytucje publiczne. Podsumowujemy najważniejsze wskazówki.

Zwiększający się dostęp do technologii cyfrowych zmienia sposób w jaki ludzie zarządzają swoim zdrowiem oraz sposób świadczenia usług. Jednak wdrożenie rozwiązań e-zdrowia na dużą skalę, skierowanych przykładowo do określonej populacji lub mających zastosowanie na wybranym terenie, nie jest zadaniem łatwym. Trudno nie zgodzić się z Dr Soumya Swaminathan, która na wstępie przewodnika zaznacza, że tego typu inwestycje muszą być starannie zaplanowane i dobrze skoordynowane. Tylko strategicznie wdrażane rozwiązania mogą wygenerować wartość dodaną w perspektywie długoterminowej i stać się elementem tworzenia dobrobytu. Właściwe stosowanie technologii cyfrowych w programach zdrowotnych powinno opierać się na Zasadach Rozwoju Cyfrowego (Principles for Digital Development): – Projektowanie z użytkownikiem: poznanie potrzeb i perspektywy użytkownika końcowego; – Zrozumienie istniejącego ekosystemu: dobrze zaprojektowane narzędzia cyfrowe uwzględniają istniejące struktury i potrzeby; – Projektowanie w celu skalowania:

osiągnięcie wysokiej adaptacji rozwiązań e-zdrowia wymaga projektowania wykraczającego poza populację pilotażową, wymagając zabezpieczenia odpowiednich środków finansowych i szerokiego myślenia o grupach docelowych; – Budowanie dla zrównoważonego rozwoju: zapewnienie długoterminowego, pozytywnego wpływu na system ochrony zdrowia; – Zorientowanie na dane: wykorzystanie wysokiej jakości danych; – Korzystanie z otwartych standardów, otwartych danych, źródeł i innowacji: tylko takie podejście może przyczynić się do większej współpracy i unikania powielania pracy, która została wykonana przez innych; – Ulepszanie i ponowne wykorzystanie: zamiast budować od nowa, czasami lepiej oprzeć się na już dostępnych pomysłach i nadać im nowy kontekst; – Przykładanie najwyższej staranności w kwestii prywatności i bezpieczeństwa danych: przetwarzanie danych powinno być traktowanie z wyjątkową ostrożnością i uwagą; – Współpraca: dzielenie się informacjami, strategiami i zasobami w ramach projektów.

W procesie planowania programów zdrowotnych wykorzystujących narzędzia cyfrowe, najważniejsze elementy, na jakie należy zwrócić uwagę to: – ocena aktualnego stanu i środowiska, – zrozumienie projektu i planowanie strategiczne, – określenie stanu docelowego, – planowanie architektury korporacyjnej, – określenie wymogów dotyczących kontekstu zdrowotnego, – monitorowanie i ocena oraz wspieranie wykorzystania danych, – wdrożenie, utrzymanie i skalowanie.

Trzeba pamiętać, że każdy program zdrowotny, nawet ten nie zawierający elementów cyfrowych, to rozbudowane i czasochłonne przedsięwzięcie wymagające sięgnięcia do wiedzy z dziedziny zarządzania projektami. Ale równie ważne jest dysponowanie doświadczeniem w zakresie projektów digitalizacji, wrażliwych czynników determinujących sukces lub mogących prowadzić do niepowodzenia implementacji rozwiązań cyfrowych. Jakie są etapy tego procesu?

1. Zbuduj zespół i określ cele W tym etapie głównym elementem jest stworzenie dokumentacji projektowej. Należy dokładnie rozpisać zadania każdej osoby, która będzie zaangażowana w przedsięwzięcie. Nie zawsze będzie to aktywne uczestnictwo, wiele osób może mieć inne role, przykładowo obserwatora albo partnera, który powinien regularnie otrzymywać informacje o postępach prac. Struktura organizacyjna i jasno sprecyzowane cele pomogą w zarządzaniu projektem, skupieniu się na najważniejszych priorytetach i mierzeniu osiągnięć. Liczy się także zrozumienie, jak praca zespołu może wpisać się w krajobraz globalnego rozwoju. Warto zaangażować ekspertów z różnych dziedzin, aby stworzyć interdyscyplinarny zespół osób o różnych kompetencjach i umiejętnościach. 2. osiągnięcie porozumienia co do celów i potrzeb związanych z programem Pierwsze spotkanie całego zespołu ma na celu przybliżenie wszystkim, dlaczego program jest realizowany i jakie są jego oczekiwane efekty. Każdy członek projektu powinien zapoznać się z celami krótko- i długoterminowymi oraz zrozumieć, jak projekt wpisuje się w szerszy kontekst ochrony zdrowia w perspektywie lokalnej lub krajowej, na każdym jej poziomie. Należy też mieć na uwadze, aby osobom spoza systemu ochrony zdrowia (przykładowo – wykonawca techniczny) przybliżyć, jak funkcjonuje w praktyce obecny program w dziedzinie zdrowia i dlaczego jest on zmieniany. Na tym etapie określa się też użytkowników końcowych (beneficjentów) programu.

3. identyfikacja wyzwań i potrzeb systemu ochrony zdrowia Zbadanie aktualnych procesów i przepływów pracy oraz określenie wąskich

Plan wdrożenia rozwiązania cyfrowego w zakresie zdrowia złożony z 9 kluczowych etapów.

gardeł. Praktycznym narzędziem analizy status-quo i generowania pożądanych scenariuszy jest metodologia CRDM (Collaborative Requirements Development Methodology) opracowana przez Instytut Informatyki Zdrowia Publicznego (Public Health Informatics Institute). Zgodnie z nią, należy zdefiniować problem (analiza, jak wygląda obecny proces), przemyśleć go na nowo (przeprojektowanie procesów biznesowych) i opracować listę wymagań, które są niezbędne, aby dokonać zmiany stanu aktualnego (jak system informacyjny może zmienić status-quo). Innym sposobem mapowania procesów są diagramy ilustrujące podróż pacjenta (użytkownika) w systemie z podziałem na etapy, zdarzenia i interakcje, a także z wyróżnieniem przepływu informacji w ramach całego systemu. W przypadku analizy wąskich gardeł procesów, warto przyjrzeć się tym fizycznym (infrastruktura, komunikacja itd.), ludzkim (realizacja programu) i organizacyjnym (procesy lub rozwiązania administracyjno-prawne powodujące nieprawidłowe działanie).

4. określenie pożądanych interwencji zdrowia cyfrowego Na tym etapie projektowane są narzędzia zdrowia cyfrowego, których celem jest usprawnienie dotychczas prowa-

Podejście projektowe do architektury implementacji rozwiązań cyfrowych zakłada, że u podstaw jest technologia, a u samej góry procesy biznesowe, które determinują sposób jej wykorzystania. dzonych programów zdrowotnych oraz likwidacja zidentyfikowanych w poprzednim rozdziale wąskich gardeł. Przy tym ważne jest rozpoznanie i zrozumienie dojrzałości cyfrowej w danej grupie docelowej, tak aby projektowana zmiana została dopasowana do istniejącej infrastruktury technicznej i aby maksymalnie wykorzystać już istniejące zasoby zamiast je dublować. Na tym etapie kluczowe jest zrozumienie strony technologicznej projektu, w tym m.in. standardów bezpieczeństwa danych i interoperacyjności. Pytania, które należy sobie zadać: czy użytkownik końcowy posiada możliwości skorzystania z interwencji zdrowia cyfrowego? Czy ekosystem i otoczenie rynkowe sprzyjają jego wdrożeniu? Czy zostanie zaakceptowany? Jaki będzie docelowy przepływ informacji? Czy program wpisuje się w priorytety ochrony zdrowia? Pomyślne wdrożenie cyfrowych aplikacji zdrowotnych wymaga dogłębnej wiedzy na temat ekosystemu ochrony zdrowia, powiązań informacyjnych i innych projektów digitalizacji, które mogą zazębiać się na projektowany program w przyszłości. Nie zawsze potrzebne będzie budowanie zupełnie nowego narzędzia cyfrowego. W wielu przypadkach można oprzeć się na już istniejących rozwiązaniach, co upraszcza proces wdrożenia i obniża koszty. 5. Planowanie implementacji Kiedy projekt został już rozpisany i dokładnie przeanalizowany, można przystąpić do jego planowania od strony techniczno-organizacyjnej. Na tym etapie kluczowa jest komunikacja z dostawcami technologii, przegląd krytycznych czynników mających wpływ na jakość rozwiązania, opracowanie realistycznego planu wdrożenia, określenie wymagań funkcjonalnych. Przewodnik WHO przytacza całą listę pytań, jakie trzeba sobie zadać na tym etapie, m.in. o infrastrukturę techniczną, zgodność z lokalnymi i krajowymi przepisami oraz strategiami, zasoby ludzkie niezbędne do wdrożenia, kwestie serwisowania rozwiązania, standardy i interoperacyjność, podejście do danych (czy będą wykorzystywane przez instytucję realizującą program oraz w jakim zakresie?). Sukces wdrożenia zależny będzie od odpowiedniego przygotowania użytkowników końcowych (szkolenia), przyjazności technicznej rozwiązania, zaangażowania użytkowników końcowych. Wdrożenie rozwiązania zdrowia cyfrowego oznacza zmianę dotychczasowych procedur i metod pracy stąd autorzy proponują zastosowanie 8-etapowego modelu procesu zmiany Kottera. Zanim narzędzie zostanie zaadaptowane na dużą skalę, należy wykonać testy użyteczności i doświadczeń użytkownika, testy akceptacji, testy funkcjonalności i testy stabilności.

6. Połączenie implementacji zdrowia cyfrowego z architekturą ekosystemu zdrowia Ten etap sprowadza się do zwrócenia uwagi na zakotwiczenie rozwiązania w architekturze systemu ochrony zdrowia dziś i jutro. Nowa interwencja cyfrowa powinna być nastawiona na współpracę, wymianę danych, integrację z innymi rozwiązaniami, unikając tworzenia rozwiązań w podejściu silosowym. Definiowane są przepływy pracy w przyszłości, podstawowe wymogi funkcjonalne dla planowanych inwestycji w zakresie cyfrowej opieki zdrowotnej w ramach infrastruktury korporacyjnej. Warto zastanowić się jak powiązać nowe rozwiązanie z innymi, już istniejącymi, ale także, w jaki sposób projektowany system mogą wykorzystać inne podmioty rynku ochrony zdrowia. Trzeba też pamiętać, że rozwiązanie będzie w przyszłości rozwijane – projektowanie z perspektywą czasową i w ramach rozwijającej się stale architektury ochrony zdrowia ma

Wzór podsumowania budżetu z uwzględnieniem kategorii kosztowych i perspektywy czasowej.

strategiczne znaczenie (zgodnie z zasadą „buduj raz, używaj wielokrotnie”).

7. opracuj budżet Dopiero posiadając dokładną strategię dla rozwiązania zdrowia cyfrowego, można przystąpić do przygotowania planu kosztowego i wyboru modelu finansowania. Do tego niezbędne będzie zidentyfikowanie wszystkich czynników kosztów, od elementów technicznych systemu, przez usługi i serwisowanie rozwiązania. Trzeba się zastanowić, czy możliwe jest pozyskanie dofinansowania ze źródeł zewnętrznych i jak zapewnić płynność finansową projektu w całym okresie funkcjonowania programu i w przypadku jego rozwoju. Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest niedoszacowanie kosztów projektu i ignorowanie całkowitego kosztu eksploatacji (przykładowo dodatkowych wydatków związanych z przeniesieniem danych albo zapewnieniem interoperacyjności). W przewodniku WHO zawarto praktyczną matrycę budżetu uwzględniającą najważniejsze pozycje kosztowe.

8. Monitorowanie wdrożenia i efektywnego wykorzystania danych Na podstawie z góry założonych i mierzalnych celów, menedżer projektu musi na bieżąco dokonywać przeglądu realizacji kolejnych etapów przedsięwzięcia. Najlepiej na podstawie listy kontrolnej zawierającej elementy wymagające regularnego monitorowania. Na tym jednak nie kończy się etap wdrażania – cały czas trzeba wzmacniać proces zmiany oraz promować wykorzystanie zbieranych danych. Zaufanie do rozwiązań cyfrowych zależy od tego, jak organizacja podchodzi do gromadzenia, przetwarzania i dzielenia się danymi. Na tym etapie postuluje się tzw. zarządzanie adaptacyjne, zakładające elastyczne reagowanie wraz z tym jak zmieniają się warunki w ekosystemie ochrony zdrowia albo priorytety. Pomagają w tym tzw. modele logiczne mające na celu wyjaśnienie celów programu oraz określenie oczeki-

Schemat zarządzania adaptacyjnego. W fazie powdrożeniowej należy na bieżąco obserwować efekty i reagować na zmieniające się warunki w ekosystemie. wanych związków przyczynowo-skutkowych z nakładów, procesów, produktów i efektów. Aby utrzymać prawidłowe funkcjonowanie całego systemu, należy wzmacniać kulturę nastawioną na zbieranie wysokiej jakości danych.

9. kreowanie wartości i kolejne kroki Ostatni etap zakłada skupienie się na generowaniu wartości dodanych z projektu poprzez jego trwałe dopasowywanie do otoczenia, oszczędność kosztów, ewolucję projektu. 