6.4 Analisi desk della documentazione relativa all’operazione selezionata Riscontrata l’acquisizione degli atti necessari alla verifica dell’operazione, e dunque, la completezza del fascicolo, gi auditors analizzano le informazioni raccolte ed espletano una prima istruttoria inerente le principali caratteristiche del progetto mediante la consultazione di tutta la documentazione ritenuta pertinente (approvazione iniziale, stato di avanzamento lavori, verbali di verifica intermedi, relazioni di controllo di primo livello, collaudi, prospetti di rendiconto finale, etc.). Il controllo preliminare è volto, principalmente, a valutare: –
la corretta procedura di informazione ai potenziali Beneficiari o soggetti attuatori in conformità alla normativa e alle disposizioni del Programma (soprattutto mediante la verifica, rispettivamente, degli avvisi pubblici per la selezione dei Beneficiari o degli atti di gara per la selezione dei soggetti attuatori);
–
la sussistenza di una procedura idonea per l’acquisizione e il protocollo delle domande di contributo, delle manifestazioni di interesse o delle offerte di gara;
–
l’idonea organizzazione delle attività di valutazione delle domande di contributo, delle manifestazioni di interesse o delle offerte di gara (es. nomina di una commissione di valutazione) e la conformità di tale organizzazione alla normativa e alle disposizioni del Programma;
–
la regolare applicazione dei criteri di valutazione delle domande di contributo, delle manifestazioni di interesse o delle offerte di gara in conformità sia alle norme amministrative nazionali e comunitarie (con particolare riferimento a quelle inerenti l’erogazione di aiuti e gli appalti pubblici), sia con riferimento alla conformità dei criteri adottati a quelli che risultano dal Programma.
Sulla base della tipologia dell’operazione oggetto di verifica, l’auditor individua la check-list99 da utilizzare nell’esecuzione del controllo. Qualora le check-list disponibili risultino non pertinenti alla verifica del progetto esaminato, l’AdA si riserva di apportare le dovute modifiche e/o integrazioni. L’analisi della documentazione amministrativa acquisita consente la parziale compilazione della check-list ed il riscontro di eventuali criticità oggetto di una verifica approfondita durante la visita in loco presso il Beneficiario. Nel caso in cui dalla verifica documentale si riscontrino anomalie significative, l’auditor può decidere di sospendere il controllo sull’operazione e di procedere direttamente alla stesura di una relazione provvisoria e alla comunicazione degli esiti della verifica, rispettando le procedure per le controdeduzioni ed il follow-up descritte nei paragrafi sottostanti. 99
Allegato II – Strumenti operativi, d. Check-list per l’audit delle operazioni, suddivise in 4 macroprocessi: 1.1 Lavori pubblici; 1.2 Acquisizione di beni e servizi in regimi di appalto; 1.3 Erogazione di finanziamenti; 1.4 Formazione.
Autorità di Audit
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