1 års eftersyn af processen der skabte Frederiksbjerg Skole - evaluering udført i 2017 af St yregruppe, Projektleder, Bygherreorganisation og Bygherrerådgivere
INDHOLD Formål med evalueringen Epilog Deltagere Anvendt metode
EVALUERING Vision En af nøglerne til succes lå i organiseringen En tydelig styregruppe Valgets kvaler Byggeprogram Udearealer Teknikken i et nyt hus Billedkreditering
2
4 4 6 7 11 12 13 14 16 17 18 20 22
Formål med evalueringen Frederiksbjerg skole har været længe undervejs. De første møder i regi af Bygherrerådgiverteamet var i 2011. Børn & unge og N.J. Fjordsgades skole havde været i gang med processer endnu før det. Det har ikke bare været en lang proces, men en proces med intensiv inddragelse af brugere igennem alle faser. Formålet med denne evaluering er at foretage et 1 års eftersyn af processen, kaste et blik tilbage og reflektere over samt evaluere: Hvad har været godt og, hvad var mindre godt ? ... og ikke mindst hvorfor, således vi alle kan lære til næste gang.
Epilog Der investeres enorme mængder af energi, tid og midler i processer omkring skabelsen af byggerier. Nogle forløb er mere vellykkede end andre. Processer er altid unikke. I kredsen omkring Frederiksbjerg Skole, i projektfasen benævnt Frederiksbjerg Byggeriet, synes der at herske en fælles oplevelse af, at vi her har haft en helt særlig vellykket proces, der har ledt frem til det nu flere gange prisbelønnede byggeri. Nærværende skrivelse er grundlæggende udført som et internt læringsværktøj, men vi håber, at andre bygherrer, styregrupper, projektledere og bygherrerådgivere kan drage nytte af de her høstede erfaringer. Vi kan altid kontaktes. Du kan finde flere informationer om den foregående proces i publikationen “Fremtidens skole bygger på solid inddragelse - erfaringer fra Frederiksbjerg skole”. God læselyst Suna Cenholt, Pluskontoret Arkitekter 4
Fakta om Frederiksbjerg Skole: Areal: 15.000 m² Byggesum: 260 mio. kr. Periode: 2011-2016. Ibrugtaget 19/8 2016 Bygherre: Aarhus Kommune Bygherrerådgiverteam: COWI, Pluskontoret Arkitekter, Learning Spaces og Schønherr Totalentreprenørteam: Hoffmann, Henning Larsen, GPP, Møller & Grønborg og NIRAS. Inventar og indretning: SMAK og Holmris Designbrokers
Hvornår 24.10.2017
Deltagere Kurt Kristensen AAK Styregruppemedlem Områdechef Tina Degn Rasmussen AAK Kontorchef Planlægningsafdelingen Jette Bjørn Hansen AAK Styregruppemedlem Skoleleder Inger Barslund AAK Styregruppemedlem Dagtilbudsleder Frederikssbjerg Dagtilbud Henrik Rudfeld AAK Projektleder Børn og Unge Morten Bo Madsen AAK Bygherrerepræsentant Børn og Unge Lars Becher COWI Bygherrerådgiver BHR-Teamleder Britta Hjuler Pluskontoret Arkitekter Bygherrerådgiver Sagsarkitekt Suna Cenholt Pluskontoret Arkitekter Bygherrerådgiver Ansvarlig partner
6
Anvendt metode Deltagerne har haft helt frit valgt, hvilke emner de har bragt i spil. Metoden er kaldt OPEN SPACE og forløbet er beskrevet nedenfor.
OPEN SPACE trin 1 individuel refleksion De enkelte deltagere noterer emner, som er betydningsfulde for dem Gode emner skrives på grønne sedler – én ting på hver seddel Mindre gode emner skrives på røde sedler – én ting på hver seddel
trin 2 deling Deltagerne præsenterer efter tur deres sedler for gruppen, med begrundelse ” Jeg har skrevet … fordi…” En seddel ad gangen
trin 3 tematisering Deltagerne grupperer og sorterer sedler emnevis og laver overskrifter til emnerne
trin 4 transskribering = nærværende dokument Udført af Pluskontoret Arkitekter i samarbejde med COWI
8
Evaluering
FREDERIKSBJERG BYGGER!” 10
“Vi kalder en spade for en spade (no nonsense)”_“Vi vil sikre nyskabende læringsmiljøer for alle (Innovative learning environments)”_
PROCESPLAN K O M M U NI K ATI O N / P U B L I C E VE N TS I ØJE NH ØJD E 1: 1
K Æ RE F REDERI K S BJERG W W W.F REDERI K S BJRGBYGGERI ET.DK
1:1
1:1
1:1
1:1
P R O JE K T P R O D U K TE R F UNKTIO NE R
FA S E R SUPPORT T EAM S D AG LI G E BR UG ER E SUPPORT T EAM S ‘LEVER AND Ø R ER ‘
JAN
?
?
MAJ
WS 1:50
FUNKTIONSDIAGRAM SEMINAR
KICK OFF
TEMAARB GR.
?
EVALUERING PÆD PROGRAM
SUPPORT TEAMS
BY G H ER R ER ÅD G I VER
LOKALEPROGRAM SEMINAR
B
EVALUERING PÆD PROGRAM KATALOG +PROCESPLAN
COUNT DOWN
B
RUMSKEMA SEMINAR
STUDIETUR
C
TILRET PROCES PLAN
B
C
FUNKTION BY BYGNING AFD/KLYNGE
BYGGE PROGRAM 1.0
A
FUNKTION LOKALER TILRET INDE + UDE
D
A
LOKALER TILRET
RUMSKEMA
D
A
FUNKTIONSDIAGRAMMER VERSION 1.0
A
FUNKTIONSDIAGRAMMER
BÆR ED YG T I G H ED BY G H ER R EM Ø D ER
INFO
C BYGGEPROGRAM 2.0
TOTALENT R EPR ENØ R
2012
P R IO R IT E R ING / KVAL IF IC E R ING / P R O G R AM M E R ING
ORGANISER
PR OJEKT STY R EG R UPPE PR OJEKT LED ER
R UM
2012
FORPROGRA MMERING EVALUERING/ORGANISERING WS WS 1:5000 1:500
L O KAL E R
TEMA-ARBEJDSGRUPPER
VERSION 3.0
D
FUNKTIONSDIAGRAMMER VERSION 2.0
C
KOMMENTERING EVALUERING BYGHERRE
B TEMA-ARBEJDSGRUPPE SEMINAR
BÆREDYGTIGHED VURDÉR
BÆREDYGTIGHED VÆLG
RUMSKEMA TILRET
D
_ ” L a d o s i k k e t æ r s k e l a n g h a l m p å d e t t e / T h e s h o w m u s t g o o n ” _ ” F r e m t i d e n e r g r ø n / G o G r e e n ” _ ” R e t t i d i g o m h u / Va l u e f o r m o n e y ”
1:1
1:1
1:1
1:1
1:1
1:1
BYGGESAG DEC-JAN JUNI
OKT
NOV
DEC
JAN
UDBUD-VA LG AF P R O J EK T
2013
FEB
FEB
2014
JAN
LOKALPLAN - PROJE KTE RIN G
2014
FEB-MAR-APRIL
2016
U D FØRELSEN
BEDØMMELSE & VALG PROJEKT KONTRAKT INDSTILLING
UDBUD
KS LOKALPLAN
FORSLAG MODTAGELSE PRÆSENTATION GRANSKNING MØDE 1
INDSTILLING
MØDE 3 MØDE 2
DISP. FORSLAG
KS
KS
MYNDIGHEDS PROJEKT
HOVED PROJEKT
UDBUD BYGHERRE LEVERENNCE
FAGTILSYN
FAGTILSYN
B
Y
FAGTILSYN
G
G
FAGTILSYN
E
R
FAGTILSYN
I
FAGTILSYN
AFLEV FORRET.
12
Evaluering
VISION - grundlaget for det hele
Visionen var klar fra begyndelsen af, hvilket betød at arkitekturen kunne tage udgangspunkt i visionen og ikke omvendt. De arkitektoniske beslutninger har langt hen ad vejen fulgt visionen, og der har været en stor vilje i alle led af organisationen til at kæmpe for denne.
+ Klar vision for projektet >Bevægelses DNA< “Frederiksbjerg byggeriet” Fælles vision En navngivning af projektet i tilblivelsesfasen som er åben og inkluderende dvs. ikke Frederiksbjerg SKOLE fra start
14
Der, hvor vi vaklede (udskolingens indretning) blev måske mindst godt > husk hold fast på byggeprogram !
EN AF NØGLERNE TIL SUCCES LÅ I ORGANISERINGEN - på kryds og tværs - organisering + samarbejde + proces
Een af vores formenneste opgaver, som procesledere, var at få de mange forskellige brugergrupper til at tale sammen på kryds og tværs. Derfor skabte vi tværgående temagrupper, vi gav hjemmearbejde og forventede iøvrigt et stort engagement fra brugerne.
+ -
+ Tværfaglig, bred og dyb inddragelse
Tydelig procesindhold, eks.: a) prioritering, kvalificering, programmering b) funktioner, lokaler, rum c) god prioritering af tiden
Organisation, drøftelser og snak på tværs i klare roller
Bygherrerådgiver inkl arkitektfaglig bygherrerådgiver med hele vejen, også ved indkøb af inventar samt opfølgning og fagtilsyn
Rigtig godt samarbejde og forståelse på tværs af interesser Bruger bygherregruppen/organisering stort - bredt - men meningsfuldt grundet styregruppens vilje til at tage beslutninger (også de mindre populære) Der er skabt ét fælles projekt - Rådgivere - Entreprenør B&U - Bygherre Brugere Tilgængelig projektledelse med faste træffetider for borgerne i/under byggeriet
Generel en meget prof. håndtering fra AAK - PL - Brugere - Skole - Styregruppe Proces er personbåret og kontekstafhængigt Der synes at have været en positiv stemning Stort engagement fra alle
Mange brugere, herunder små brugergrupper: der kan være en risiko for, at nogen kan komme i klemme undervejs i ∙ ∙ prioriteringen mellem mange forskelligartede behov...
EN TYDELIG STYREGRUPPE - det giver beslutningskraft - styregruppen og PL
Der var en klar rollefordeling styregruppe og brugergrupper imellem. Styregruppen havde det overordnede ansvar, herunder ansvaret for at træffe de svære beslutninger. Brugergrupperne var inspirerende, de blev spurgt, og der blev lyttet i det omfang det gav mening.
+ Brugerproces blev prioriteret og timer budgetteret hertil Mod til at udfordre og prøve nyt Vilje til at finde nødvendige kompromiser og løsninger “The show must go on” - beslutningsvillighed - anerkendende tilgang - mod til at spørge God tidsstyring Projektleder = godt overblik Mange deltagere, der blev lyttet Bruger bygherregruppen/organisering stort - bredt - men meningsfuldt grundet styregruppens vilje til at tage beslutninger (også de mindre populære) Klar ledelse, fastholdelse af det pædagogiske grundlag
16
For lidt fejring af milepæle og succeser Få men ærgerlige fejl - udearealer - virklund leverancer - garderober Erfaringer til videre brug - fleksibilitet er ikke mobile vægge ! - større værkstedslokaler - inventar (små indkøb>kontra<stort udbud) Kommunikation - Hjemmeside - Manglende fælles strategi ud over events og inddragelse
VALGETS KVALER - et bedømmelsesforløb involverer mange følelser hos alle involverede
+ God og bred lokal politisk opbakning
Behov for yderligere forberedelse og styring, øget klarhed om tildelingskriterier og roller Bedømmelsesforløbet blev for koncentreret om fagdommernes ageren “Anonymitetsforsøg” gav ikke den store værdi
18
BYGGEPROGRAM - fungerede godt som det fælles arbejdsgrundlag
Rum var tydeligt og detaljeret beskrevet i udbudsmaterialet til totalentrprisen, dette gav et godt udgangspunkt at forhandle ud fra. Endvidere betød det at brugerne kunne genkende egne beskrivelser og behov senere i processen.
+ Bygherrerådgiver stillede præcise og insisterende krav til input til programmering og byggeprogram Byggeprogram blev genkendeligt og det har givet et højt ejerskab til hele projektet Programkatalog - et OK grundlag, men et temmelig omfangsrigt bagkatalog 1:1 mødet med borger i public events: - Åben byggeplads - borgermøder - Åben tegnestue - vi graver - Åben street - udsigtsplatform
Skolen er blevet for lille i forhold til den pædagogiske hverdag, vi allerede har. Det var en fejl at bygge efter prognoserne... Udbud - tilbud - måske øget styring på Eks.: kvalitetsstyring (manual) Eks.: roller/personer Programkatalog OK proces ÷ Overdragelsesomfang er for voldsomt, især til mindre projekter Inventar udbud, måske mindre udbud ∙ og ad hoc indkøb næste gang ?
Kompetencer stillet til rådighed ved forespørgsel i AAK ifm Udbud Integration af kunst, er blevet godt integreret, entreprenører har været en medspiller i dette, fordi det fremgik af byggeprogrammet
”BYGGEPROGRAMMET ER DEN ULTIMATIVE STIFINDER - det kræver en tydelig plan for at kunne fravige den, når man opnår ny indsigt” Citat fra publikationen “Fremtidens skole bygger på solid inddragelse”
UDEAREALER - her er vi ikke helt tilfredse, ...endnu
+ Godt urbant miljø med genveje på tværs Altid liv og aktivitet De overordnede tanker om høj grad af belægning tæt på huset virker
Landskabsdelen er ikke nået i mål, der er for meget for de yngste skolebørn, og for lidt for de ældre Udeareal ved Børnehaven lever ikke fuldt op til visionen Manglende robusthed for den daglige drift og slid fra 900 børn
20
TEKNIKKEN I ET NYT HUS - fagre nye verden, det kan også gøres endnu bedre teknisk drift af byggeriet
+ Husk intelligent byggeri forudsætter nye fagligheder i driften eller en anden brugervenlighed Den interne tekniske support og modtagelse særligt lokalt på skolen har ikke været optimal. Burde centraliseres Opfølgning ! Har det været tydeligt, hvem der gør hvad ? Rundering Giver fælles rundering værdi ? Bør det gøres mere fag-specifikt ? Commissioning/aflevering Hvordan kan det gøres bedre/anderledes
22
Billedkreditering Thomas Mølvig: Side 5, 19, 25 Jesper Balleby: Side 1, 3, 17, 21 Pluskontoret Arkiekter: Side 6 - 12, 23
24
Vil du vide mere om Bygherrer책dgiverteamet, s책 kontakt: COWI Lars Becher, Market Director, overordnet bygherrer책dgiver, tlf. 56 40 60 43, lab@cowi.com www.cowi.dk PLUSKONTORET ARKITEKTER Suna Cenholt, arkitekt MAA og partner, bygherrer책dgiver og procesleder, tlf. 53 74 40 02, sc@pluskontoret.dk www.pluskontoret.dk
26