1 Modul Adressen 1
Modul Adressen ............................................................................................................ 1 1.1
Adressen erfassen .................................................................................................. 2
1.2
Serienbrief .............................................................................................................. 5
Abbildung 1: Adresseneingabe ............................................................................................ 2 Abbildung 2: Dokumentensteuerung .................................................................................... 3 Abbildung 3: Zus辰tzliche Fakturaadresse eingeben ............................................................ 4 Abbildung 4: Adressen selektieren ...................................................................................... 5 Abbildung 5: Excelexport f端r Serienbrief .............................................................................. 5 Abbildung 6: Excelexport Dateistruktur ................................................................................ 6 Abbildung 7: Pfad f端r die Synchronisation ........................................................................... 7 Abbildung 8: Lokaler Pfad .................................................................................................... 8 Abbildung 9: Erzeugte Excelliste ......................................................................................... 9
IPT-Modul: Klassenkassenf端hrung mit ERPaas
Adressen
1
1.1 Adressen erfassen Die SchülerInnen-Adressen sind gemäss den ECO-Open-Klassenlisten zu erfassen.
Abbildung 1: Adresseneingabe
Die Klasse ist als Abteilung zu erfassen. Bei den Zusatzinfo sind die Informationen für die Serienbrieferstellung korrekt zu setzen: R Herr Frau Für SchülerInnen, die minderjährig sind, sind auch noch die Elternadressen zu erfassen. Bei notwendigen Elternadressen mit getrennten oder geschiedenen Eltern wird die korrekte Faktruraadresse durch die Lehrpersonen mitgeteilt. (Volle Vornamen nach Erweiterung des Datenbankfeldes Vorname noch nachträglich eingeben) Achtung: Im Modul Debitoren müssen die Adressen dann auch als Debitoren angemeldet werden. IPT-Modul: Klassenkassenführung mit ERPaas
Adressen
2
Zudem ist in der Dokumentensteuerung unter E:\data\client001\data\documents\brief_vorlage.docx zu w채hlen.
Abbildung 2: Dokumentensteuerung
IPT-Modul: Klassenkassenf체hrung mit ERPaas
Adressen
3
Für SchülerInnen, die minderjährig sind, sind auch noch die Elternadressen zu erfassen.
Abbildung 3: Zusätzliche Fakturaadresse eingeben
Bei notwendigen Elternadressen mit getrennten oder geschiedenen Eltern wird die korrekte Faktruraadresse durch die Lehrpersonen mitgeteilt. Im Adressmodul kann die vorgängig erfasst Elternadresse bei der fakturaadresse eingeben werden.
IPT-Modul: Klassenkassenführung mit ERPaas
Adressen
4
1.2 Serienbrief Serienbriefe können mit Word erfasst werden. Im Adressmodul von ERPaas können über den Menüpunkt „Adressen drucken / Standardlisten / Adressliste (detailliert) die gewünschten Adressen selektiert werden.
Abbildung 4: Adressen selektieren
Mit der Aktivierung des „Weiterpfeils“ kann die Ausgabeart festgelegt werden. Hier ist (3) Datei zu wählen. Danach ist der voreingestellte Excelexport zu wählen.
Abbildung 5: Excelexport für Serienbrief
IPT-Modul: Klassenkassenführung mit ERPaas
Adressen
5
Die erzeugte Exceldatei wird dann in das eingerichtete Verzeichnis abgelegt.
Achtung: Lokal ist in ein Verzeichnis einzurichten. Dort hinein muss eine leere Exceldatei kopiert werden. Der Pfad ist dann genau zu w채hlen, damit beim Export die Exceldatei 체berschrieben wird und die Daten in der Exceldatei abgebildet werden..
Abbildung 6: Excelexport Dateistruktur
IPT-Modul: Klassenkassenf체hrung mit ERPaas
Adressen
6
Abbildung 7: Pfad f端r die Synchronisation
In meinem lokalen Laufwerkt C befindet sich das Laufwerk IPT mit der Datei adressen.xlsx. C:\ipt\adressen.xlsx
IPT-Modul: Klassenkassenf端hrung mit ERPaas
Adressen
7
Abbildung 8: Lokaler Pfad
Den Ordner habe ich zur Synchronisation im Datenverzeichnis des Mandanten abgebildet. Nun wird ERPaas die Exceldatei adressen.xlsx im Serververzeichnis \data\client.000\data\ipt ablegen. Gleichzeitig wird die Exceldatei dann auf meinem loaklen Laufwerk synchronosiert, so dass ich dann die Exceldatei als Datenquelle f端r Serienbriefe nutzen kann.
IPT-Modul: Klassenkassenf端hrung mit ERPaas
Adressen
8
Abbildung 9: Erzeugte Excelliste
Obige Excelliste kann dann als Datenquelle f端r die Serienbreife genutzt werden.
IPT-Modul: Klassenkassenf端hrung mit ERPaas
Adressen
9