Trucs, astuces & guide pratique
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Table des matieres:
Aperçu des onglets
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Utilisation du module exporter o Sélection de base o Filtre secteur/niveau o Filtre circonscription o Filtre de la langue du groupe o Choix de la langue de l’interlocuteur o Choix des salutations o Choix des coordonnées o Résultat
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Enregistrement et chargement des sélections
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Aperçu des onglets A l’ouverture de l’application vous apercevez trois boutons: ‘Consulter’, ‘Exporter’ et ‘Groupes’. Lorsque vous cliquez sur le bouton ‘Consulter’, vous entrez au cœur de la section consultation de l’application Export.
Vous visualisez une barre de recherche, et deux boutons d’option: ‘organisation’ et ‘personne’. Si vous introduisez un terme de recherche via le bouton d’option ‘organisation’, alors l’application le cherchera uniquement parmi les organisations présentes dans la banque de données. Lorsque vous sélectionnez le bouton d’option ‘personne’, vous obtenez le résultat correspondant au terme utilisé pour votre recherche parmi toutes les personnes présentes au sein de la banque de données. En outre, l’utilisation de l’application est assez comparable à celle réalisée au moyen du moteur de recherche Google: vous introduisez un terme, vous explorez le résultat obtenu et ensuite, vous cliquez éventuellement pour vous mettre en relation avec les personnes et organisations (ou les organisations elles-mêmes).
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Quand vous cliquez sur le bouton ‘Groupes’, vous entrez dans le module Export consacré aux groupes. Si vous avez constitué des groupes grâce à PinakesCollector et que vous désirez les exporter, alors vous vous trouvez précisément à l’endroit où vous pouvez les retrouver. La conception de ce module est exactement la même que celle proposée dans le module d’exportation ordinaire, hormis une suite d’étapes bien définies – en principe, il vous suffit d’indiquer les données de contact des groupes que vous souhaitez exporter.
Utilisation du module exporter 1° Sélection de base A ce stade, vous définissez et rassemblez vos propres critères de sélection: quelles personnes ou organisations souhaitez-vous exporter ? Il y a trois manières d’entreprendre une sélection: soit vous débutez avec le type d’organisation, soit avec la fonction, ou bien avec la responsabilité. La méthode la plus couramment employée est de commencer par le type d’organisation.
Tout d’abord, ouvrez le datapack. Sous le menu contextuel ‘type d’organisation’, sélectionnez le type d’organisation que vous souhaitez voir apparaître. Une fois fait, vous obtenez une liste comprenant les fonctions à chercher ou celles désirées.
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5 Si vous êtes à la recherche d’une personne responsable d’un thème en particulier, alors sélectionnez ‘responsabilité’ et vous verrez apparaître dans cette colonne le thème désiré. Astuce: vous ne parvenez pas à identifier le datapack dans lequel vous pouvez trouver un type d’organisation, vous ne visualisez pas où vous pouvez atteindre la bonne fonction ou sous quel thème se trouve une responsabilité bien définie, alors vous pouvez passer par le moteur de recherche situé sous chaque colonne portant un intitulé. L’application recherche instantanément le terme introduit à travers la liste des organisations, fonctions ou responsabilités.
Vous avez sélectionné le type d’organisation, la fonction et la responsabilité souhaitée, dès lors vous pouvez cliquer sur le bouton ‘Ajouter’: votre sélection est récupérée.
Une fois que vous avez cliqué sur ‘Ajouter’, un champ grisé apparaît sous les trois colonnes à options dynamiques. Dans ce champ, se trouve un aperçu de votre sélection.
Si vous désirez supprimer cette sélection, il suffit de cliquer sur la croix rouge située en regard de cet aperçu: votre sélection est ainsi annulée.
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Vous remarquerez également que des chiffres font leur apparition à gauche, en bas de l’application. Ces chiffres montrent combien votre sélection est vaste et précise. Le symbole ‘lignes’ est une représentation du nombre de lignes correspondant à notre sélection (en d’autres termes, le nombre de lignes associé à votre sélection sera le même que celui exporté vers Excel). Le symbole ‘lignes’ comportant une croix montre à nouveau le nombre de lignes correspondant à notre sélection suite à une duplication (voir ci-dessous). Le symbole ‘industrie’ nous indique le nombre d’organisations en rapport avec la sélection, tandis que le symbole du ‘personnage’ indique le nombre de personnes de contact qui se retrouveront dans notre exportation.
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Maintenant que votre sélection est établie, vous pouvez immédiatement l’exporter. Dans ce cas, vous pouvez vous rendre directement à l’étape 8 du module exportation pour prendre connaissance des résultats ou les exporter. En revanche, si vous désirez peaufiner votre sélection, il vous suffit d’utiliser l’un ou l’autre des divers filtres proposés par l’application.
2° Filtre secteur/niveau
Vous pouvez affiner votre sélection grâce au filtre secteur et niveau. Chaque organisation qui se trouve dans la banque de données a un secteur défini (fédéral, Région flamande ou privé) ainsi qu’un niveau de gouvernance (fédéral, Région flamande, province, commune, …). Si vous choisissez le niveau de gestion ‘fédéral’ comme niveau de gestion, alors vous obtiendrez uniquement les organisations qui se positionnent au niveau fédéral. Ex: je souhaite uniquement m’adresser aux crèches privées: dans ma sélection de base, je choisis tout d’abord ‘crèche’ puis étape 2, je sélectionne ‘secteur privé’.
3° Filtre types de zone
A l’étape 3 du module d’exportation, vous pouvez affiner votre sélection sur base de la circonscription d’une organisation ou d’une personne de contact qui y est active. Vous avez le choix entre différents types de zone : arrondissement administratif, commune, arrondissement judiciaire, canton judiciaire, région, zone de secours, zone de police, province, juridiction, pays, langue de la région. Lorsque vous avez sélectionné le type de circonscription adéquat, vous pouvez opter pour une zone en particulier, en la sélectionnant dans la seconde colonne.
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8 Ex: je souhaite m’adresser exclusivement aux administrations communales de Flandres-Orientale: Dans ma sélection de base, je choisis le ‘niveau de gouvernance’ approprié et à l’étape 3 du filtre géographique, je sélectionne ‘province’ qui me permet d’accéder et de sélectionner ‘FlandresOrientale’.
4° Filtre groupe linguistique
Si vous souhaitez uniquement vous adresser aux personnes de contact appartenant à un groupe linguistique bien distinct, vous pouvez le faire à l’étape 4 du module d’exportation. Ce filtre offre la possibilité d’afficher et biffer la langue. Dès que vous cliquez pour affichez la langue, seules les personnes de contact dont la langue maternelle a été sélectionnée apparaissent. Ex: je souhaite m’adresser aux échevins d’expression néerlandophone d’une commune bruxelloise: pour ce faire, je sélectionne ‘Néerlandais’ à l’étape 4.
5° Choix de la langue de la correspondance
Les personnes qui se trouvent dans des organisations plurilingues (surtout en ce qui concerne les institutions fédérales et les organisations actives à Bruxelles) peuvent être exportées en diverses langues. A l’étape 5 du module d’exportation ‘choix de la langue de la correspondance’ – la personne de contact apparaît donc dans sa ou ses langues maternelles. Toutefois, vous pouvez décider de vous adresser à la personne de contact dans une autre langue, cette langue étant disponible au sein de l’organisation.
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9 Ex : je souhaite obtenir la liste de tous les membres de l’administration communale de MolenbeekSaint-Jean en néerlandais, bien qu’ils soient francophones : je trouve ‘Néerlandais’ sous l’onglet ’langue spécifique’. Rencontrer les mêmes personnes associées à la langue anglaise n’est pas envisageable ; l’Anglais n’est en effet pas une langue officielle pratiquée au sein de l’administration communale de Molenbeek-Saint-Jean.
6° Choix titre personnel
Il arrive parfois qu’une fonction délimitée ne soit pas complétée dans une organisation, ou que la personne de contact associée à une fonction délimitée ne figure pas dans la banque de données. Il se peut néanmoins que vous souhaitiez vous adresser à des organisations ne figurant pas dans la sélection. Pour éviter cela, vous pouvez vous rendre à l’étape 6 du module d’exportation où vous pouvez sélectionner l’option ‘Export de toute organisation, même s’il n’y a pas le contact disponible’. A partir du moment où vous avez sélectionné cette option, l’application génère une nouvelle ligne au sein de votre résultat. Etant donné que la personne de contact spécifique n’est pas connue, la langue de correspondance est adaptée ‘A l’attention de (fonction)’ ou ‘A la personne de contact responsable de (responsabilité)’, et redirigée vers l’adresse principale de l’organisation. De cette manière, votre communication à plus de chance de parvenir vers la personne de contact adéquate.
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7° Choix des données
A la dernière étape du module d’exportation, vous avez le loisir d’indiquer quel type d’information précise vous souhaitez exporter. Vous remarquerez que tous les onglets de la première colonne ‘Ensemble de base’ sont biffés – en effet, vous y trouvez les informations de contact les plus courantes telles que ‘organisation’, ‘contact’, ‘titre’, ‘nom du département’, ‘adresse’, ‘code postal’, ‘ville’, et ‘e-mail’. Cependant, si vous le désirez, vous pouvez émettre le souhait de voir apparaître des informations supplémentaires relatives tant à l’organisation elle-même qu’à la personne de contact sélectionnée.
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8° Résultat
A l’étape 8 du module d’exportation, nous obtenons le résultat de notre sélection. Vous pouvez exporter cette sélection via Excel en cliquant sur le symbole ‘Excel’. Dans votre sélection, vous pouvez télécharger une sélection partielle ou intégrale des adresses e-mail (par 50) – toutes les adresses e-mail arrivent automatiquement dans le champ ‘BCC’, de sorte de préserver la vie privée des destinataires.
Pour éviter qu’une personne apparaissant plusieurs fois dans la sélection, ne soit reprise également à de multiple reprises dans la sélection, vous pouvez cliquer sur l’onglet ‘supprimer les doublons ‘. Vous pouvez supprimer les doublons sur base de l’organisation (une personne par organisation retenue), sur base de la personne (une personne figurant dans diverses organisations est retenue une seule fois) ou sur base de l’e-mail (une adresse e-mail apparaissant plusieurs fois dans le résultat, est ainsi retenue une seule fois).
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Le résultat de la suppression des doublons est déduit des chiffres mentionnés au bas de l’application, à gauche : vous visualisez bien le comptage original de même que celui dont les doublons ont été supprimé.
Enregistrer et charger les selections Comment procéder si vous êtes amené à opérer la même sélection et que vous êtes lassé à l’idée de passer par chaque étape du module d’exportation ? Fermer votre sélection puis cliquez sur le bouton ‘enregistrer’ situé au-dessus de l’application. Donnez un nom à votre sélection et clôturer là, ainsi lors du prochain export, il suffira de cliquer pour charger et voir apparaître la sélection adéquate. Votre sélection précédemment réalisée est immédiatement chargée, vous ne devez donc pas passer par les filtres mais simplement vous rendre sur l’onglet ‘résultat’. Avantage supplémentaire : si une des personnes de contact a été remplacée dans le cadre de ses fonctions, la nouvelle personne de contact figurera dans votre sélection sans que vous ayez à faire quoi que ce soit.
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