Comprendre Votre Facture Penske

COMPRENDRE VOTRE FACTURE PENSKE

Découvrez vos options et les moyens de gestion des factures dans le système Fleet Insight

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION

Notre but est toujours de proposer des solutions pour vos besoins de transport qui vous permettent de consacrer davantage de temps à ce qui compte vraiment : satisfaire vos clients.

Cet engagement vers la simplification s’étend à notre processus rationalisé de facturation. Nos factures détaillent tous les frais dans un format facile à lire et bien organisé. Nous proposons également diverses options d’envoi de facture (en ligne, par EDI et en version papier).

Cette brochure explique comment lire vos factures ainsi que la façon de les gérer dans Fleet Insight.

Pour de plus amples renseignements, appelez le 1 800 806-2098 ou écrivez à customercare@penske.com.

APERÇU DE LA FACTURATION

TYPE DE FACTURE

Contrat et location à court terme

CYCLE DE FACTURATION

Sur une base mensuelle

Carburant Sur une base hebdomadaire

FRAIS (Pour chaque véhicule sous contrat et de location à court terme)

• Location à long terme

• Entretien sous contrat garanti

• Unités sous contrat (location à long terme) à frais fixes

• Kilométrage

• Unités supplémentaires

• Unités de remplacement

• Unités intérimaires

• Les îlots à carburant sur les sites de Penske

• Le programme de la carte de carburant de Penske

Entretien Sur une base hebdomadaire

Sur une base mensuelle

• Réparations non contractuelles pour la location à long terme et l’entretien sous contrat garanti

• On facture aux clients qui ont un contrat d’entretien à frais fixes le total de leurs dépenses d’entretien moins les frais de kilométrage facturés sur leur facture de location à long terme, s’il y a lieu. Les écarts éventuels sont ajustés sur la facture d’entretien.

• Réparations attribuables à des accidents

FACTURATION DES FRAIS

Frais fixes : début de la période de facturation

Frais de kilométrage : fin de la période de facturation

Début de la période de facturation

Début de la période de facturation

Facturation spéciale Sur une base hebdomadaire

• Taxes : la taxe fédérale sur l’utilisation de véhicules lourds, les taxes sur le carburant et le kilométrage, les taxes mobilières, les taxes de vente, etc.

• Frais d’immatriculation/permis

• Contraventions émises aux véhicules en infraction

Début de la période de facturation

COMMENT LIRE VOTRE FACTURE

Pour vous faciliter la tâche, Penske fournit une facture facile à lire pour les unités sous contrat et louées à court terme, l’entretien, le carburant et les frais spéciaux. Vous pouvez facilement et rapidement trouver les détails dont vous avez besoin. Nous utilisons un langage clair et concis pour décrire tous les frais afin que vous puissiez comprendre rapidement les détails.

Données de la facture. Vous trouverez ici le numéro et la date de la facture.

Renseignements sur le compte. Vous trouverez ici les renseignements sur le compte que nous avons dans nos dossiers concernant votre entreprise. Veuillez nous informer de toute modification à y être apportée.

Renseignements sur l’entretien. Vous trouverez ici les coordonnées de l’emplacement Penske qui assure l’entretien de vos véhicules.

Sommaire des frais. Vous trouverez ici le détail des frais constituant cette facture, ventilés par contrat. Cela comprend vos frais pour les véhicules et les services sous contrat ainsi que tout véhicule et service supplémentaires qui ne sont pas sous contrat rendus au cours de la période de facturation.

Coupon de paiement. Vous trouverez ici la date d’échéance, le montant total dû et notre adresse postale. Joignez cette partie lors du règlement de la facture. Veuillez vous assurer d’inscrire le numéro de la facture sur votre chèque.

COMMENT LIRE VOTRE FACTURE

Aperçu de la section Détails

Une section Détails figure sur toutes les factures et comprend ce qui suit, quel que soit le type de facture : Catégorie d’unité, Type d’unité et Totaux par type de contrat. Vous trouverez ci-dessous un exemple de l’endroit où ces sections peuvent figurer sur votre facture.

COMMENT LIRE VOTRE FACTURE

Section Détails du contrat et de la location à court terme

Cette section figure sur chaque facture de contrat et de location à court terme. Nous fournissons les détails des frais pour chaque unité de chaque catégorie d’unité. Remarque importante : un tri par type de contrat figure également à la section Détails. Cela inclut une répartition des totaux par frais fixes, frais variables et taxes.

Nom du conducteur. Cela vous permet de savoir qui est le conducteur du véhicule.

Total du contrat et des frais de location

Récapitulatif des taxes. Cette fonctionnalité pratique vous permet de voir le coût total des taxes locales incluses dans votre facture.

COMMENT LIRE VOTRE FACTURE

Section Détails de l’entretien

Cette section figure sur chaque facture d’entretien et inclut tout service facturé au cours de la période de facturation.

Description. Cette section dresse la liste des réclamations ainsi que des causes et des corrections des réparations ou des services réalisés sur l’unité au cours de la période de facturation. Elle indique également le numéro de votre bon de commande correspondant. Cette section peut également contenir des notes du technicien chargé de l’entretien de l’unité.

Total des frais d’entretien

Frais de réparation. Cette section détaille les coûts de la réparation.

Récapitulatif des taxes. Cette fonctionnalité pratique vous permet de voir le coût total des taxes locales incluses dans votre facture.

COMMENT LIRE VOTRE FACTURE

Section Détails du carburant

Cette section figure sur chaque facture de carburant et détaille l’activité de vos véhicules en matière de carburant au cours de la période de facturation.

Numéro du bon de commande.

Votre numéro de bon de commande apparaîtra pour tous les achats de carburant Penske effectués au cours de la période de facturation.

Total des frais de carburant

Analyse des achats de carburant.

Cette fonctionnalité vous permet de voir les coûts de carburant inclus dans votre facture. Les coûts seront ventilés comme suit : carburant Penske et carburant des relais routiers.

Récapitulatif des taxes. Cette fonctionnalité pratique vous permet de voir le coût total des taxes locales incluses dans votre facture.

COMMENT LIRE VOTRE FACTURE

Section Détails spéciaux

Cette section est incluse sur toutes les factures spéciales et détaille les frais associés à votre parc de véhicules pendant la période de facturation.

OPTIONS DE FORMAT ET DE LIVRAISON DES FACTURES

Afin de répondre à vos besoins administratifs, nous proposons différentes options de facturation.

Deux façons simples de recevoir une facture Penske peut fournir des factures et/ou des rapports de facturation par voie électronique. Nous offrons diverses options et méthodes d’échange.

1. Fleet Insight (recommandé) : vous pouvez accéder aux factures à l’aide de Fleet Insight, l’outil en ligne de Penske conçu pour gagner du temps. Visitez Fleet Insight (fleetinsight.com) pour formuler une demande d’accès.

2. Facturation électronique : nous enverrons votre facture ou votre rapport par voie électronique. Il est possible d’envoyer les fichiers à plusieurs personnes. Pour vous inscrire à la facturation électronique, appelez-nous au 1 800 806-2098 ou écrivez à customercare@penske.com.

Options de paiement simples

1. Transfert électronique de fonds (TEF) : le TEF réduit les risques de fraude. Nous acceptons le crédit ACH ou les paiements par virement bancaire. Pour vous inscrire au transfert électronique de fonds, écrivez à customercare@penske.com.

2. Chèque : veuillez inclure le coupon de paiement avec votre chèque.

Passez-vous des documents imprimés! La facturation sans papier vous fera gagner du temps, réduira la paperasse et vous aidera à rester organisé. Elle est aussi écologique.

Pour de plus amples renseignements, appelez le 1 800 806-2098 ou écrivez à customercare@penske.com.

FLEET INSIGHT

Fleet Insight est une application et un site Web sécurisé offrant un aperçu des renseignements sur le parc de véhicules de votre entreprise.

Il est conçu pour simplifier les données de votre parc de véhicules et personnaliser les données et les rapports de manière à ce qu’ils soient utiles à votre entreprise, ce qui, en fin de compte, se traduit par une plus grande visibilité et des décisions plus judicieuses en cette matière.

• Aperçu : examinez et analysez un résumé des données de votre parc de véhicules sur une seule page.

• Entretien : visualisez un calendrier des prochains rendez-vous d’entretien préventif et gérez votre calendrier d’entretien préventif.

• Assistance routière en tout temps : visualisez le statut et l’historique de tous les appels d’assistance routière en tout temps.

• Facturation de l’entretien : examinez le montant en dollars en attente d’approbation et le montant prévu de la prochaine facture.

• Facturation de la distance et des heures : visualisez et modifiez les relevés et les heures des odomètres à la sortie, à l’arrivée et prévus pour l’ensemble de vos unités de location et de celles sous contrat.

• Parcourir les unités : visualisez votre parc de véhicules : le numéro et le type de contrat des véhicules qui vous ont été attribués.

• Rapports : visualisez, téléchargez et évaluez des données spécifiques au parc de véhicules, qui fournissent une vue d’ensemble du parc de véhicules du client.

• Facturation : visualisez et recherchez les factures en ligne, ajoutez des notes et posez des questions. Des options d’impression ou de téléchargement sont disponibles.

• Renseignements sur la location : si vous louez des camions de Penske pour votre entreprise, l’accès est également disponible pour les réservations de location commerciale et la facturation.

• Comparative Insights : Avec l’aide de Catalyst AI MC , comparez votre parc de véhicules à des parcs de véhicules semblables selon des indicateurs clés tels que l’efficacité énergétique et l’utilisation du carburant.

FLEET INSIGHT

Passez en revue les factures en ligne en tout temps

Fleet Insight est votre outil en ligne pour vos besoins en facturation Penske. Sous l’onglet Facturation, vous pouvez visualiser et gérer vos factures.

• Obtenez un accès immédiat en tout temps grâce à Fleet Insight

– Consultez les factures dès qu’elles sont générées; pas besoin d’attendre la livraison du courrier.

– Utilisez le bouton « Ask a Question » (Poser une question) pour obtenir des explications sur des lignes de facturation en particulier ou sur l’ensemble de la facture.

• Recherchez vos factures actuelles et votre historique de factures

– Organisez par type de facture (carburant, entretien, etc.).

– Visualisez la facture dans son ensemble ou bien par ligne de facturation. Il est possible de cliquer sur les montants en dollars pour afficher plus de détails.

– Utilisez l’outil de recherche pour trouver des factures ou des lignes de facturation d’après leur type, période de temps, numéro d’unité, numéro de facture, date, date d’échéance, etc.

• Faites une meilleure gestion de vos paiements

– Suivez vos processus internes pour chaque ligne de facturation payable. Marquez les lignes comme examinées, approuvées, payées, etc., pour que les autres utilisateurs de votre entreprise les voient ou y ajoutent des notes pour référence futures.

• Gardez vos données privées et contrôlez qui y a accès

– L’administrateur de votre entreprise peut créer plusieurs utilisateurs dans Fleet Insight. Seules ces personnes peuvent accéder aux renseignements de l’entreprise sur le site.

– Penske ne peut pas consulter vos renseignements sur le site. Tous les renseignements restent privés et confidentiels et ne peuvent être consultés que par votre administrateur et les utilisateurs désignés par celui-ci.

• Téléchargez des factures pour vos dossiers, aux fins de distribution ou d’analyse interne

– Téléchargez des factures individuelles, plusieurs pages à la fois ou l’historique de votre facturation.

– Téléchargez les données de vos factures dans un document Excel aux fins d’analyse interne.

• Utilisez les rapports et l’analyse en ligne

FLEET INSIGHT

Facturation de la distance et des heures

Grâce à la page de facturation de la distance et des heures sur Fleet Insight, il est possible d’afficher les relevés d’odomètre et d’heures à la sortie, à l’arrivée et prévus, ainsi que le montant total estimé de votre prochaine facture. Vous pouvez également modifier les relevés d’odomètre et les heures à l’arrivée par unité en faisant passer votre curseur sur le relevé et en le modifiant, si nécessaire, ce qui peut permettre d’obtenir des rapports plus précis. De plus, cet outil s’adapte à tous les cycles de facturation : par semaine, par mois, par année fiscale et plus.

FLEET INSIGHT

Notifications

Activez les notifications de Fleet Insight sur la page des paramètres de notification de Fleet Insight afin d’être avisé dès que les factures sont disponibles. Recevez des notifications pour :

• l’assistance routière en tout temps

• la facturation de la distance et des heures

• la légalisation

• la facturation de l’entretien

• les prévisions de kilométrage

• les sommaires des réparations en cours

• le calendrier de l’entretien préventif

• les véhicules prêts à être récupérés

Remarque : Les notifications de facturation peuvent être gérées en sélectionnant l’onglet Preferences (Préférences) dans la section Invoice (Facture) de Fleet Insight.

FLEET INSIGHT

Obtenir un accès

OPTION 1 : Inscrivez-vous à Fleet Insight

Demandez un accès à Fleet Insight

OPTION 2 : Contactez votre représentant commercial de Penske

Vous pouvez contacter votre représentant commercial de Penske pour qu’il vous inscrive à Fleet Insight

OPTION 3 : Appelez l’équipe du succès de la clientèle de Penske

Vous pouvez communiquer avec l’équipe du succès de la clientèle de Penske en composant le 844 426-4555 ou en écrivant à l’adresse hello@penskecustomersuccess.com

Téléchargez l’application Fleet Insight pour vos déplacements et recevez des renseignements essentiels entemps réel sur votre appareil Apple ou Android.

GLOSSAIRE DES TERMES UTILISÉS

Entretien contractuel garanti :

Les unités sont entretenues par Penske, mais elles appartiennent au client. Le client paie un tarif fixe et, parfois, un tarif kilométrique, et Penske garantit l’entretien programmé, conformément au contrat.

Contrat d’entretien à frais fixes :

En contrepartie de l’entretien par Penske des véhicules appartenant au client, ce dernier paie des frais mensuels fixes, plus un tarif kilométrique fixe (estimé). Le tarif kilométrique fixe peut être, et est souvent, nul. En fonction de la structure tarifaire de la transaction, les frais mensuels fixés peuvent inclure certains articles d’entretien, généralement un service d’entretien préventif et/ou de lavage. Penske effectuera un rapprochement périodique entre le tarif kilométrique fixe et l’entretien et les réparations qui ont été effectués. Si le tarif kilométrique fixe n’est pas nul, le rapprochement des frais d’entretien déduira le tarif kilométrique des frais d’entretien et de réparation. On recommande la structure d’entretien à frais fixes pour l’équipement usagé (les modèles de plus d’un an) et/ou spécialisé.

Unité supplémentaire :

Un véhicule supplémentaire loué par les clients qui ont un contrat d’entretien ou de location pour un usage temporaire.

Unité de remplacement :

Un véhicule de remplacement, similaire à l’unité de location, si l’unité de location est temporairement hors service en raison d’une panne mécanique.

Unité intérimaire :

Un véhicule fourni au client aux tarifs prévus par le contrat de location de l’unité, pendant la période précédant la mise à disposition du véhicule de location au client.

Pour de plus amples renseignements, appelez le 1 800 806-2098 ou écrivez à customercare@penske.com.