Manual da empresa

MANUAL DE ORIENTAÇÕES E PROCEDIMENTOS Apoio ao empreendedor Este manual é um instrumento fundamental que mostra ao empreendedor juntamente com seus colaboradores, quais os procedimentos a serem seguidos para que a contabilidade seja feita corretamente.

Patricia Perres NOVEMBRO/2017

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SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO ........................................................................................................................... 3 2. A EMPRESA................................................................................................................................ 4 2.1 Missão ......................................................................................................................................... 4 2.2 Visão ........................................................................................................................................... 4 2.3 Valores ........................................................................................................................................ 4 2.4 Departamentos e contatos internos ............................................................................................. 5 3. ÁREAS DA EMPRESA .............................................................................................................. 6 3.1 Contábil....................................................................................................................................... 6 3.2 Fiscal ........................................................................................................................................... 6 3.3 Departamento pessoal ................................................................................................................. 6 3.4 Auditoria ..................................................................................................................................... 7 3.5 Consultoria.................................................................................................................................. 7 3.6 Departamento societário ............................................................................................................. 7 3.7 Financeiro ................................................................................................................................... 7 4. DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS AO ESCRITÓRIO ................................ 7 4.1 Departamento fiscal .................................................................................................................... 7 4.2 Departamento pessoal ................................................................................................................. 8 4.3 Departamento contábil ................................................................................................................ 9 4.4 Departamento societário ............................................................................................................. 9 5. ESCRITORIO VIRTUAL: CONTABILIDADE ESTRATÉGICA ..................................... 10 5.1 Vantagens do escritório Contabilidade Estratégica .................................................................. 10 5.2 CHAT ONLINE - O principal meio de comunicação com os clientes..................................... 12 5.2.1 O que é e como funciona .................................................................................................... 12 5.2.2 Benefícios do chat online para o Escritório Contabilidade Estratégica. ............................ 13 5.2.3 Comunicação Rápida .......................................................................................................... 13 5.2.4 Redução de tempo e custos com a comunicação ................................................................ 13 5.3 VÍDEO CONFERÊNCIA ......................................................................................................... 13 5.4 APLICATIVOS MOBILE ........................................................................................................ 13 5.5 PORTAL PERGUNTAS E RESPOSTAS................................................................................ 13 5.6 TREINAMENTO INTERNO E EXTERNO SEMANAL ....................................................... 14 5.6.2 Videoaula............................................................................................................................ 15 5.6.3 Dúvidas ............................................................................................................................... 15 5.7 DOCUMENTOS....................................................................................................................... 15 5.8 AUDITORIA/CONSULTORIA ............................................................................................... 15 5.9 CALENDÁRIO DE OBRIGAÇÕES ....................................................................................... 16 5.9.1 Obrigações Acessórias Mensais ......................................................................................... 16 5.9.1.1 GIA – Guia de Informação e Apuração do ICMS ....................................................... 16 5.9.1.2 SINTEGRA – Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços ............................................................................................................ 17 5.9.1.3 DCTF – Declaração de Débitos Tributários Federais .................................................. 17 5.9.1.4 SEFIP/GFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social .................................................................................................................... 17 5.9.1.5 GPS – Guia da Previdência Social ............................................................................... 17 5.9.1.6 CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados ..................................... 18 5.9.2 Obrigações Acessórias Anuais ........................................................................................... 18 5.9.2.1 DIRF – Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte ................................. 18 5.9.2.2 RAIS – Relação Anual de Informações Sociais........................................................... 18 5.9.2.3 DIRPF – Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física ........................................... 18 4

5.9.2.4 DeSTDA - Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação. ............................................................................................................................. 18 5.9.3 SPED - Sistema Público De Escrituração Digital .............................................................. 19 5.9.3.1 Escrituração Contábil Digital ....................................................................................... 19 5.9.3.2 Escrituração Fiscal Digital ........................................................................................... 21 5.10 RELATÓRIOS DE DESEMPENHO ..................................................................................... 27 5.11 PROTOCOLO DE TRANSFERÊNCIA - FTP ...................................................................... 28 5.12 INTEGRAÇÃO CONTÁBIL ................................................................................................. 29 5.12.1 Rapidez e Produtividade ................................................................................................... 29 5.12.2 Precisão e Assertividade na conciliação contábil ............................................................. 29 5.12.3 Contador passa a ser um consultor de negócios ............................................................... 29 5.12.4 Redução nas trocas de informações desnecessárias ......................................................... 30 5.12.5 Integração com softwares contábeis ................................................................................. 30 5.12.6 Exportação da movimentação financeira ......................................................................... 30 5.12.7 Painel de controle ............................................................................................................. 30 6. CONSIDERAÇÕES FINAIS......................................................... Erro! Indicador não definido.

7. REFERÊNCIAS ........................................................................................................................... 31

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1. INTRODUÇÃO Este manual tem como objetivo apresentar os principais procedimentos do Escritório Contábil Virtual, mostrando aos colaboradores todos os trâmites e obrigações necessárias para o correto funcionamento da empresa.

Com o avanço tecnológico cada vez mais presente na rotina diária dos profissionais, novos serviços são criados para facilitar a vida de empreendedores onde o tempo de trabalho não é suficiente para resolver todos os compromissos do dia. Um bom exemplo disso é a relação com o escritório de contabilidade, que atua em atividades de assessoria de empresas de médio e grande porte, ou diretamente na assessoria trabalhista, fiscal e tributária.

Diante desse problema, a opção de um escritório virtual começou a conquistar pessoas físicas e jurídicas na proporção em que seus benefícios se manifestam a cada dia. Esse novo modelo de escritório contábil surge com o objetivo de atender a uma demanda maior de clientes, graças ao avanço da tecnologia. Com esse progresso, o escritório de contabilidade aumentou a diversidade de tarefas, com maior resolução de problemas e de maneira mais pratica, tanto para os clientes quanto para os colaboradores.

O atendimento desses escritórios é totalmente online e o envio de documentos é feito por meio eletrônico. O cliente tem acesso ao portal 24hrs para enviar ou buscar documentações, ou até mesmo sanar dúvidas através do portal perguntas e respostas. Os serviços prestados são de alto padrão em qualidade, com informações reunidas e desenvolvidas do começo ao fim por uma equipe de colaboradores, responsáveis por determinado número de empresas. Os serviços disponíveis partem da gestão e documentos na nuvem, relacionamento com o cliente, tarefas e processos internos, além de muitos outros serviços que permitem uma relação com mais agilidade e profissionalismo para com o mercado.

Esse modelo de negócio resulta numa economia de tempo e redução nos custos, pois disponibiliza informações úteis por meio da interação e comunicação online entre o cliente e o escritório contábil. Essa interação possibilita informações rápidas e eficientes para o cliente tomar as melhores decisões para o seu negócio.

Essa ferramenta é totalmente moldada ao mundo digital, pois garante informações dentro da empresa ou fora dela, que podem ser acessadas de qualquer lugar através da internet, garantindo assim mais comodidade ao cliente. A segurança nas informações é garantida por um sistema confiável que previne a existência de fraudes e golpes no momento da transferência e envio de arquivos eletrônicos.

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2. A EMPRESA A maneira mais importante e a qual mais orienta uma perfeita atividade da liderança compartilhada é a definição da missão, visão e valores da organização. Este conjunto representa a identidade da organização, tendo como propósito a razão e a existência da empresa.

2.1 Missão Oferecer serviços e soluções contábeis, com excelência e qualidade, criando valor e diferencial aos nossos clientes, através de tecnologia, inovação, responsabilidade e ética.

2.2 Visão Ser líder de mercado, com a maior oferta de serviços qualificados e soluções inovadoras, excelência no atendimento ao cliente, ser reconhecida pela profissionalização de sua gestão.

2.3 Valores 

Reconhecimento humano e intelectual



Profissionalismo



Qualidade e melhoria contínua



Ética



Responsabilidade



Transparência

Para a tomada de decisão, reconhecimento de forças e oportunidades bem como suas ameaças e fraquezas é preciso que a empresa se autoconheça, para tanto se vê necessário à criação da análise SWOT como prevenção de possíveis concorrentes e melhorias internas. 

FORÇAS: O uso de ferramentas tecnológicas garante a diminuição do tempo nos processos, trazendo maior agilidade e melhoria nos procedimentos.



FRAQUEZAS: Infelizmente o mercado de trabalho não possui tantos profissionais capacitados para ambas as áreas dentro de um escritório contábil, o que encarece a contratação devido aos treinamentos que devem ser ministrados.

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

OPORTUNIDADES: Pelo fato da grande maioria dos escritórios contábeis ainda trabalharem manualmente, com todos os arquivos físicos, se vê uma oportunidade com uma redução de custos e agilidade nos processos por serem totalmente digitais.



AMEAÇAS: Implantação de conceituados sistemas estrangeiros por parte da concorrência, o que torna o preço mais atrativo para os clientes.

OPORTUNIDADE

Uso de ferramentas

Redução de custos em relação

tecnológicas para redução no

aos demais escritórios.

tempo do processo.

FRAQUEZA

AMEAÇA

Falta de profissionais que conheçam várias áreas.

Implantação de conceituados sistemas estrangeiros por parte

AMBIENTE EXTERNO

AMBIENTE INTERNO

FORÇA

da concorrência.

Fonte: Elaboração própria

2.4 Departamentos e contatos internos Segue abaixo, a relação dos profissionais responsáveis por cada departamento da organização.

Departamento SPED

Encarregado Giovana

Endereço Eletrônico giovana.campanhol@contestrategica.com.br

Área Contábil

Luana

luana.galo@contestrategica.com.br

Área Fiscal

Karina

karina.rodrigues@contestrategica.com.br

Departamento Pessoal

Jaqueline

jaqueline.dias@contestrategica.com.br

Auditoria

Mayara

mayara.bofete@contestrategica.com.br

Consultoria

Larissa

larissa.prado@contestrategica.com.br

Área Societária

Joice

joice.aline@contestrategica.com.br

Financeiro

Michelly

michelly.camargo@contestrategica.com.br

Treinamento/Atendimento clientes

Patrícia

patricia.perres@contestrategica.com.br 5

A comunicação com o Escritório Contabilidade Estratégica pode ser realizada através do chat online com o responsável por cada departamento, por e-mail, bem como através de uma visita até a empresa cliente.

3. ÁREAS DA EMPRESA Embora cada equipe seja responsável por toda a contabilidade do cliente do início ao fim, é indispensável à divisão de departamentos no escritório, tendo como responsáveis o supervisor de cada área. Os departamentos específicos são de suma importância para o sucesso da organização. Embora todos os funcionários sejam treinados e capacitados para administrar os problemas e trazer soluções para todas as áreas, se vê necessário uma pessoa responsável por cada departamento, a fim de trazer mais conhecimento para sua equipe, bem como administrar possíveis conflitos e gerenciar as particularidades de cada campo.

3.1 Contábil Conciliação contábil com preparação de DRE – Demonstração de resultados do exercício, balancetes periódicos e balanços patrimoniais, emissão de relatórios gerenciais padrões ou outro tipo de comparativo com dados que interessam para determinada análise. Emissão dos livros legais (Diário, Razão,) SPED Contábil e preparação da Declaração de Imposto de Renda.

3.2 Fiscal Apuração de impostos (DAS, ISS, ICMS, ICMS-ST, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, etc.), apuração de impostos retidos na fonte (IRRF, INSS, ISS, PIS/COFINS/CSLL, etc.), escrituração de Livros Fiscais, SPED Fiscal, preenchimento e entrega de obrigações acessórias. Também efetua serviços não recorrentes (levantamentos especiais e atualizações).

3.3 Departamento pessoal Admissões, jornada de trabalho, salários, férias, folha de pagamento, rescisões, encargos sociais, preenchimento e emissão das guias de recolhimento (INSS, FGTS, IRRF, SINDICATOS, RAIS, CAGED, SEFIP, DIRF, etc., atualização de carteira de trabalho, reclamações trabalhistas, etc.). Também efetua encaminhamento para aposentadoria, orientação sobre Segurança e Medicina do trabalho, além dos serviços externos.

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3.4 Auditoria Realiza auditoria operacional e contábil, baseando-se em programas específicos de auditoria.

Verifica os livros contábeis, fiscais e comerciais apurando a veracidade entre os lançamentos e os documentos. Atua de forma integrada com os auditores externos, visando apoiá-los quando das análises das demonstrações financeiras e contábeis.

3.5 Consultoria Aperfeiçoa os processos de Balanço Patrimonial, realiza análises de mercado com base na concorrência, calcula o IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), monitora o ativo imobilizado, projetar o processo de entrada e saída de insumos, o LALUR (Livro de Apuração do Lucro Real), entre outras funções financeiras.

3.6 Departamento societário Abertura de empresa, alterações contratuais, aberturas nos órgãos públicos tais como Junta Comercial ou Cartório de Registro Civil, Receita Federal do Brasil, Posto Fiscal, Prefeitura, INSS, etc., identificação dos regimes tributáveis de acordo com ramo de cada empresa, certificados digitais, encerramento das empresas.

3.7 Financeiro Pagamentos a fornecedores, contas a pagar e receber, gestão e preparação de fluxo de caixa, controle da tesouraria, dos investimentos e dos riscos, planejamento financeiro e divulgação de resultados.

4. DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS AO ESCRITÓRIO Caso seja feita a abertura de uma nova empresa o escritório é responsável pela composição dos documentos iniciais. Quando a empresa já encontra-se ativa e a mesma faz a transferência para o escritório é preciso enviar as documentações para cada departamento dentro do prazo préestabelecido para que os procedimentos internos ocorram de forma legal, sem imprevistos atendendo a agenda de obrigações municipais, estaduais, federais e trabalhistas.

4.1 Departamento fiscal 

Senha Municipal ISSQN (Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza);



Senha Posto Fiscal Eletrônico;



GARE DR anual (exercício atual), com comprovante de pagamento; 7



Livros Fiscais (Livro de Entrada, Livro de Saída e Livro de Serviços Tomados – até a última competência de responsabilidade do profissional anterior;



Livro de Registro Termo de Ocorrência;



Código de acesso Simples Nacional;



Processo de Parcelamento- Simples Nacional- se houver;



Parcelamento imposto (municipal, estadual e federal) – se houver;

4.2 Departamento pessoal 

Folha de Pagamento Completa e resumo – dos dois últimos anos;



SEFIP (completa) – dos dois últimos anos;



Guia dos impostos INSS (Imposto Nacional Seguridade Social), FGTS (Fundo de Garantia Tempo de Serviço) e DARF IR (Imposto de Renda) – dos dois últimos anos;



Guia de Contribuição Sindical Empregados – dos últimos 12 (doze) meses;



Guia Contribuição Patronal – desde a constituição da empresa;



DIRF (Declaração de Imposto Retido na Fonte) – desde a constituição da empresa;



RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) – desde a constituição da empresa;



Empresa possui adiantamento de salário? Qual a porcentagem?



Empresa possui convênios (médico, odontológico, supermercado e etc.) – relação completa com valores;



Relação completa de funcionários afastados (dados completos do funcionário e motivo do seu afastamento);



Rescisão dos dois últimos anos;



Férias dos dois últimos anos;



Relatório completo e atualizado de férias a vencer dos funcionários;



Relação de exame médico atualizado (admissional/periódico);



CAGED completa (declaração e recibo) – dos dois últimos anos;



Registro de todos os funcionários devidamente atualizada;



Relação completa de dependentes (nome e grau de parentesco);



Senha Previdenciária;



Oficio de Pensão Alimentícia;



Cópia das Convenções Coletivas de Trabalho que a empresa segue;



Possui doméstica? Informações para acesso ao e-Social; 8



Relação de parcelamentos (INSS e FGTS), se possuir;



Copia PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde);



Copia PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais);



Cópia do PPP (Perfil Profissional Profissiográfico);



CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes), se aplicável;



Senha Seguro Desemprego Web.

4.3 Departamento contábil 

Extratos bancários em arquivo OFX;



Contratos de mútuos, empréstimos, financiamentos, leasing, etc.;



Contrato de aluguel se houver;



Controle de ativo imobilizado e depreciações;



Livro Diário e Razão (PDF);



Balanço Patrimonial, Demonstrativo de Resultados, Notas Explicativas dos últimos dois exercícios;



DMPL e DFC (quando obrigatório – empresa de médio porte) dos últimos dois exercícios;



Processos Judiciais- trabalhistas e tributários se houver;



Relatório auxiliar de contas a receber se houver;



DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) do último exercício se atividade desonerada;



DIRF (Declaração de Imposto de Renda na Fonte) – último exercício;



Recursos de Despachos Decisórios se houver;



Cópia de Intimação em andamento se houver;



Razão/Conciliação (deve haver composição de todas as contas em aberto em conformidade com o Balancete, devendo este estar anexo às conciliações - PDF).

4.4 Departamento societário 

Contrato Social Consolidado ou de Constituição e todas as alterações;



Cópia do Alvará de Funcionamento Municipal;



Cópia do Alvará de Funcionamento Vigilância Sanitária;



Cópia da DECA (Declaração Cadastral) Municipal;



Certificados digitais – e-CNPJ e e-CPF se houver.

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5. ESCRITORIO VIRTUAL: CONTABILIDADE ESTRATÉGICA O novo momento da tecnologia trouxe inúmeras modificações e grandes avanços na área contábil incorporando todos os processos.

Nos últimos trinta anos, aconteceram mudanças significativas na legislação tributária e nos procedimentos contábeis. As melhorias na forma de fazer a contabilidade de uma empresa, utilizando-se da tecnologia da computação (informação) trouxeram enormes benefícios para os profissionais da área. (ALMEIDA FILHO, 2000, p.1)

A incorporação da tecnologia nos escritórios contábeis aumentou de forma significativa nos últimos anos, resultando na modernização dos processos contábeis.

A profissão do contabilista é considerada muito trabalhosa, por causa de suas complexidades, e as necessidades de controle de um número relevante de fatos contábeis que ocorrem no dia a dia das empresas, incluindo aí a questão do governo no controle dos fatos que provocam recolhimento de impostos. (ALMEIDA FILHO, 2000, p.1)

Os profissionais contábeis precisam estar atualizados e em constante aprendizado, utilizando não somente da informação, mas também de análises complexas e profundas garantindo a importância para os resultados.

A informática atualmente é fundamental em todos os segmentos da sociedade. Por outro lado, a contabilidade é um segmento que não vive sem a ajuda dos computadores e, hoje percebe-se um investimento crescente nas organizações em softwares e hardwares ligados à área contábil.

(ALMEIDA FILHO, 2000, p.1)

A tecnologia trouxe consigo uma grande mudança para o profissional contábil que antes perdia muito tempo com lançamentos manuais, tendo maior facilidade para erros que são inadmissíveis para os dias atuais.

5.1 Vantagens do escritório Contabilidade Estratégica A contabilidade digital utiliza da internet para aperfeiçoar os serviços de contabilidade oferecidos. Com toda a tecnologia disponível, o Escritório Contabilidade Estratégica por ser totalmente virtual só tem vantagens a oferecer.

Papéis são objetos do passado, notas fiscais são emitidas eletronicamente, declarações, guias e aquelas extensas listas de obrigações acessórias, são todas feitas digitalmente, pelo computador ou celular, fazendo mais em menos tempo trazendo assim, uma maior produtividade e confiabilidade.

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No Escritório Contabilidade Estratégica não existe mais gastos com motoboy ou funcionários que tenham que parar os seus serviços para levar ou buscar papéis, os clientes vão além com esse novo conceito de gestão. Isto tudo permite uma redução de custos e maior eficiência nos procedimentos realizados.

Os documentos são enviados e armazenados na nuvem e cada cliente tem acesso com seu login e senha para acessar e enviar documentos a qualquer momento.

O Escritório Contabilidade Estratégica integra o sistema de gestão interno ao do cliente, é muito mais simples do que se pensa, o que possibilita uma melhor gestão e organização do tempo para um dia a dia mais tranquilo.

A integração contábil é uma ferramenta online que permite captar lançamentos já conciliados do sistema de gestão do cliente (ERP), bem como enviar o restante dos documentos necessários para fazer a contabilidade completa do cliente importando para o sistema software contábil de maneira prática e ágil.

O avanço nos meios de atendimento ao cliente é o diferencial no mercado. Muito mais acessível e prático do que uma ligação ou um e-mail. A contabilidade virtual, conta com a comodidade das videoconferências, um portal com perguntas e respostas e um chat-online para sanar quaisquer dúvidas que venham a surgir durante o processo.

O mundo virtual do Escritório Contabilidade Estratégica, conta também com a modernidade dos relatórios de performance e indicadores econômicos financeiros, o que possibilita ao cliente o monitoramento remoto de como está o desempenho da sua empresa, tendo total transparência e confiabilidade de que sua empresa está sendo bem gerida e ainda dar norte para a tomada de decisões da organização cliente.

Para trazer um melhor atendimento aos clientes, com toda a oferta de canais disponíveis e a tranquilidade de que a empresa está sendo bem conduzida, o Escritório Contabilidade Estratégica oferece aos seus funcionários um treinamento semanal com todas as atualizações sistêmicas e obrigações municipais, estaduais e federais a serem entregues. Toda esta rotina contábil, de entrega de obrigações, bem como a data que deve ser entregue cada documento ao escritório são configuradas via sistema, alertando o cliente e também os funcionários do escritório com antecedência para garantir o envio na data obrigatória.

Para garantir a qualidade e a melhoria contínua dos serviços, o Escritório Contabilidade Estratégica conta com um serviço de pesquisa, com questionários semestrais enviados aos clientes, a 11

fim de buscar maiores progressos no sistema virtual, garantindo assim a fidelidade e confiança do cliente.

5.2 CHAT ONLINE - O principal meio de comunicação com os clientes A evolução nos meios de comunicação permitiu que o Escritório Contabilidade Estratégica utilizasse as melhorias na tecnologia a seu favor, melhorando o suporte aos clientes por meio de canais de atendimento e relacionamento.

Estas ferramentas de apoio online trazem consigo o benefício de sanar dúvidas de clientes que venham a se interessar pelos serviços do escritório, o que permite um passo adiante aos demais, pois oferece um atendimento ágil e eficaz no retorno as incertezas dos futuros clientes.

Os empreendedores estão cada vez mais confiantes no sistema virtual de negócios. O chat online no escritório virtual surge como ferramenta fundamental para o relacionamento com o cliente, principalmente para duvidas instantâneas que venham a surgir no dia a dia de trabalho.

5.2.1 O que é e como funciona Esse meio de comunicação permite mensagens instantâneas entre os colaboradores e clientes. É uma estratégia de marketing de relacionamento que se destaca pela sua rapidez e efetividade e passa a ser utilizada como o principal meio de comunicação entre os clientes e a empresa.

Para acessar o programa, basta o cliente entrar no site do escritório, fazer o seu login e iniciar a conversa com o responsável do departamento, já para aqueles que não são clientes, basta apenas preencher seu CNPJ (Cadastro Nacional Pessoa Jurídica) ou CPF (Cadastro Pessoa Física) e iniciar a conversa.

Essa plataforma é incorporada ao site do Escritório virtual. O horário de atendimento do chat se dá em horário comercial, visível na página inicial do site.

Ao iniciar a sessão, a plataforma disponibiliza uma lista com links relacionados a cada departamento, sendo direcionado imediatamente para a resolução de sua dúvida através de leis e procedimentos específicos para cada caso. Caso o questionamento não esteja listado em um departamento específico fica disponível a conversação com os consultores.

A plataforma pode ser acessada pelo site do escritório através de computadores e também aplicativo em dispositivos Android e iOS.

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5.2.2 Benefícios do chat online para o Escritório Contabilidade Estratégica.

Esta ferramenta diminui a taxa de não retorno ao cliente e aumenta o número de solução de problemas e dúvidas em tempo mínimo, trazendo mais qualidade e confiança dos serviços prestados.

5.2.3 Comunicação Rápida A conversa direta com um colaborador passa maior credibilidade ao cliente na hora de informar dados da organização. Documentações e relatórios para realização da contabilidade são enviados mais facilmente pelo cliente. Além disso, os clientes acabam tendo maior credibilidade no negócio, por terem apoio imediato e assistência para perguntas rápidas 24hrs, ficando nítido que por trás do website, existe uma organização comprometida em realizar os melhores serviços.

5.2.4 Redução de tempo e custos com a comunicação A plataforma de chat online é um instrumento estratégico de comunicação com os clientes que possibilita além da redução de tempo entre envio e recebimento de arquivos, solução de dúvidas e consultoria, uma economia significativa de custos.

Em comparação com visitas aos clientes e aos atendimentos telefônicos, o chat se mostra mais econômico financeiramente. Já em comparação com os atendimentos por e-mail, o chat se destaca na rapidez da comunicação.

5.3 VÍDEO CONFERÊNCIA Cada cliente necessita de um atendimento diferenciado, alguns com uma conversa mais pessoal, e ao invés do escritório virtual auxiliá-lo por texto, é utilizado programas para realizar reuniões via web. O software utilizado possibilita reuniões individuais ou em grupo simultaneamente.

5.4 APLICATIVOS MOBILE O celular do cliente e o de sua equipe pode ser o canal de atendimento online. É possível usar a plataforma do escritório virtual para consultas e envios de arquivos através do aplicativo 24hrs por dia, disponível para dispositivos Android e iOS.

5.5 PORTAL PERGUNTAS E RESPOSTAS O Portal perguntas e respostas está disponível no site do escritório virtual, com a explicação das principais dúvidas que surgem no dia a dia no momento da contabilização. Basta o colaborador 13

ou até mesmo o cliente selecionar o link a respeito de seu questionamento que ele será direcionado para uma breve explicação sobre como solucionar o caso.

5.6 TREINAMENTO INTERNO E EXTERNO SEMANAL O capital intelectual de uma empresa é um de seus bens mais preciosos, considerado como ativo da organização, principalmente para os escritórios de contabilidade. Por este motivo, exige-se que o profissional esteja em um constante aprimoramento através de qualificações e treinamentos.

Desde a utilização de softwares, atualização de leis e emendas, escrituração fiscal e contábil, até a conferência dos cálculos trabalhistas, o treinamento da equipe do escritório virtual é feito semanalmente e a cada mudança de lei é contratado um profissional da área para ministrar cursos.

Contando com duas horas semanais, as capacitações dos funcionários abordam as últimas atualizações da legislação contábil, fiscal e trabalhista. Além disso, é exigido que todo funcionário tenha o CRC ativo ou que já esteja cursando ensino superior.

No Escritório Contabilidade Estratégica os funcionários cuidam de toda contabilidade da empresa, desde a abertura da mesma até o fechamento de balanços e relatórios, passando por todos os departamentos, com isto todos colaboradores possuem um conhecimento abrangente de todas as obrigações e responsabilidades de cada departamento. Assim, todos estarão preparados para possíveis dúvidas dos clientes, sanando-as com mais rapidez e eficiência.

Os clientes do Escritório, também recebem treinamento, via EAD (Ensino a distância) ou presencial, de acordo com a necessidade e disponibilidade de cada cliente, a fim de garantir o envio das documentações, bem como quaisquer atualizações feitas no portal do cliente. Porém, diferentemente dos funcionários do escritório, o cliente recebe o treinamento semestralmente, focando principalmente em seu ramo de atividade, seja ele comércio, indústria ou prestação de serviços.

5.6.1 Canais, Site de Pesquisa e Portal O Escritório Contabilidade Estratégica conta com um site completo para seus clientes, que incluiu um portal para inserção de documentos e chat online, facilitando a comunicação entre ambos, plataforma de perguntas e respostas e videoconferência. Quando o contrato é firmado entre as partes, o usuário recebe seu login e Senha, para acessar o site e o portal, exclusivo e sigiloso para cada cliente.

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5.6.2 Videoaula Contando com temas específicos de cada departamento, as vídeo aulas tem o objetivo de atender e sanar as dúvidas do cliente a qualquer momento que se faça necessário, tendo em mente que muitos clientes não têm disponibilidade de participar das aulas ao vivo, durante o horário comercial. As vídeo aulas abordam mudanças legislativas para todos os setores de uma empresa. Para comodidade dos clientes as aulas são gravadas e ficam salvas no portal para acesso posterior, além da apostila em formato de arquivo PDF, para facilitar o acompanhamento da mesma. Além disso, com data, hora e tema informados previamente, serão disponibilizadas aulas ao vivo para todos os clientes interessados, realizadas pelo supervisor do departamento.

5.6.3 Dúvidas Caso as apostilas e os vídeos não sejam suficientes para sanar as dúvidas existentes, é possível o cliente acessar o site no campo de pesquisa e procurar o tema desejado, a plataforma direciona o usuário para obter a informação sobre o assunto pesquisado. Ainda assim, se restar alguma incerteza sobre a busca, basta o usuário entrar em contato com o escritório via chat online ou telefone, ambos em horário comercial. Caso contrário, o mesmo pode optar em deixar uma mensagem privada no portal, que um dos colaboradores entrarão em contato assim que possível.

5.7 DOCUMENTOS Com a finalidade de fornecer um serviço rápido e prático, o cliente não precisa comparecer ao escritório para entregar o malote de documentos. Todos os documentos a serem entregues pelo empresário deverão ser enviados virtualmente, via arquivos PDF, OFX, XML, TXT, etc., de acordo com a necessidade de cada setor. Para tanto, será necessário acessar o portal do cliente e selecionar a aba “entrega de documentos”, selecionar o departamento a qual se refere cada um deles e descrever o que está sendo entregue. O cliente terá um prazo de até cinco dias uteis para a postagem de documentos, para que o escritório tenha tempo hábil para escrituração fiscal/contábil e apuração de impostos. Em caso de folhas de pagamento, dois dias úteis.

5.8 AUDITORIA/CONSULTORIA Visando melhorias para todos os clientes, o Escritório Contabilidade Estratégica também fornece serviços de Auditoria e Consultoria. O funcionário especializado comparece ao estabelecimento mensalmente ou semestralmente, de acordo com a necessidade, para um exame 15

cuidadoso e sistemático das demonstrações financeiras, estoque, registros e movimentação de determinada empresa, com o objetivo de verificar se o que está sendo feito, está de acordo com o que foi planejado e se está na direção certa para a obtenção de lucros. A Auditoria e Consultoria buscam juntas, assegurar que não haja deficiências no empreendimento e que tudo está sendo feito conforme as normas.

5.9 CALENDÁRIO DE OBRIGAÇÕES As obrigações acessórias representam um dever administrativo com a finalidade de controlar o cumprimento da obrigação tributária de exigência do tributo, oferecendo ao fisco dados para a comprovação do pagamento da obrigação principal, como por exemplo, taxas, contribuições e impostos.

Para tanto o Escritório Contabilidade Estratégica disponibiliza no portal do cliente o calendário das obrigações para ciência tanto do cliente como para acompanhamento dos funcionários do escritório, evitando assim, quaisquer falhas ou esquecimentos.

5.9.1 Obrigações Acessórias Mensais As pessoas jurídicas e equiparadas, perante a Legislação Comercial, Fisco Federal, Ministério do Trabalho e Previdência Social, independentemente do seu enquadramento jurídico ou do formato de tributação perante o Imposto de Renda, estão obrigadas a cumprir com várias obrigações ou normas legais. Este manual menciona algumas das principais obrigações mensais.

5.9.1.1 GIA – Guia de Informação e Apuração do ICMS É uma declaração de competência estadual relativa às operações que se enquadram no regime de substituição tributária do ICMS. O envio da declaração é conforme Art. 20 do Anexo IV da Portaria CAT nº 92/1998: Excetuadas as hipóteses expressamente previstas na legislação, a GIA será apresentada no mês subsequente ao da apuração e até os dias a seguir indicados, de acordo com o último dígito do número de inscrição estadual do estabelecimento.

I – finais 0 e 1 – até o dia 16; II – finais 2, 3 e 4 – até o dia 17; III – finais 5, 6 e 7 – até o dia 18; 16

IV – finais 8 e 9 – até o dia 19.

(Redação dada ao caput pela Portaria CAT nº 49, de 26.06.2001, DOE SP de 27.06.2001, com efeitos a partir de 01.07.2001). Parágrafo Único – Na hipótese do dia do vencimento para apresentação indicado no “caput” recair em dia não útil, a transmissão poderá ser efetuada nesse mesmo dia.

5.9.1.2 SINTEGRA – Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços É uma obrigação estadual aos contribuintes sujeitos ao recolhimento do ICMS e que utilizam o Processamento Eletrônico de Dados (PED) para a emissão de documentos fiscais e/ou escrituração de Livros Fiscais, bem como os usuários de equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF). Os contribuintes substitutos tributários, independentemente de serem usuários de PED, também devem apresentar o arquivo eletrônico. Com a implantação da EFD ICMS/IPI, o SINTEGRA vem caindo em desuso. Prazo para a apresentação do SINTEGRA no estado de São Paulo é até o dia 15 do mês subsequente ao período de apuração.

5.9.1.3 DCTF – Declaração de Débitos Tributários Federais Declaração de competência da União, que contém informações relacionadas aos impostos federais, tais como IRPJ, IRRF, IPI, CSLL e outros. As empresas devem apresentar a DCTF até o 15º dia útil do 2º mês subsequente ao mês de ocorrência dos fatos geradores.

5.9.1.4 SEFIP/GFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social É uma declaração enviada por meio magnético, que contém informações trabalhistas, previdenciárias e relativas ao FGTS, obrigatória a todas as empresas, mesmo que ela não tenha funcionário registrado. Deve ser enviada até o dia 7 de cada mês, prazo que também serve ao pagamento da GFIP – Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social, que contém as informações de vínculos empregatícios, remunerações e valor do FGTS a pagar e é gerada automaticamente ao se enviar a SEFIP. 5.9.1.5 GPS – Guia da Previdência Social Utilizada para o recolhimento do INSS dos empregados e também gerada durante o envio da SEFIP, deve ser paga até o dia 20 de cada mês.

17

5.9.1.6 CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados É uma declaração eletrônica para informar admissões e demissões de empregados registrados sob o regime da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). É utilizada, ainda, pelo Programa de Seguro-Desemprego, para conferir os dados referentes aos vínculos trabalhistas, além de outros programas sociais. O prazo de entrega é até o dia 07 do mês subsequente ao mês de referência das informações, desde que tenha havido movimentação de funcionários (admissão ou demissão). No mês em que não houver movimentação de funcionários o envio não é obrigatório.

5.9.2 Obrigações Acessórias Anuais As obrigações acessórias representam um dever administrativo com a finalidade de controlar o cumprimento da exigência do tributo. As empresas também estão obrigadas a entregar as obrigações acessórias anuais, também listada neste manual.

5.9.2.1 DIRF – Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte É uma declaração que tem como objetivo informar à Secretaria da Receita Federal do Brasil sobre as retenções de impostos efetuadas nos pagamentos e recebimentos realizados pela empresa. A DIRF é uma obrigação tributária devida por todas as pessoas jurídicas. O prazo para a entrega da DIRF é até o último dia útil de fevereiro de cada ano.

5.9.2.2 RAIS – Relação Anual de Informações Sociais Através do envio dessa declaração, o governo pode ter controle sobre a atividade trabalhista no país, bem como identificar o trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP, dentre outros.

O prazo para a entrega da RAIS é até o início do mês de março de cada ano, sendo que o último dia de entrega pode variar.

5.9.2.3 DIRPF – Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física É fundamental analisar a obrigatoriedade de envio da declaração de imposto de renda de pessoa física do ano para verificar se os sócios da empresa se enquadram nela. Prazo para envio é até o último dia útil do mês de abril.

5.9.2.4 DeSTDA - Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação. É uma declaração mensal sobre Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação Tributária dos fatos geradores ocorridos a partir de 01 de janeiro de 2016 preenchida por meio do aplicativo SEDIF-SN (Sistema Eletrônico de Documentos e Informações Fiscais do Simples 18

Nacional). O arquivo digital da DeSTDA deverá ser enviado até o dia 28 do mês subsequente ao encerramento do período de apuração, ou quando for o caso, até o primeiro dia útil seguinte.

As empresas optantes pelo Lucro Presumido estão obrigadas ao cumprimento das mesmas declarações acessórias mensais e anuais daquelas optantes pelo Lucro Real, exceto o Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR).

5.9.3 SPED - Sistema Público De Escrituração Digital O Sistema Público de Escrituração Digital - SPED foi Instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. No modo geral ele consiste na modernização da sistemática de cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital.

O projeto teve início com três grandes projetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a Escrituração Fiscal Digital da Contribuição.

5.9.3.1 Escrituração Contábil Digital Constitui na informatização da relação entre a Receita Federal e os contribuintes, de maneira geral, as empresas devem registrar por meio do SPED Contábil todas as transições pertinentes do setor contábil, os dados devem ter identificação de data, CPF ou CNPJ das partes envolvidas, documentos de registro e classificação contábil, que deve ser transmitido todos juntos em arquivos eletrônicos para a Receita Federal, assim, ela terá à disposição um banco de dados gigantesco capaz de cruzar informações às quais não teria acesso em anos anteriores.

A partir de 2014, quando as empresas foram obrigadas a colocar o SPED Contábil em prática, muitos começaram a se aprofundar no assunto para exercer suas funções da melhor forma possível, apesar do SPED não tem característica reguladora, então quer dizer que as regras contábeis devem ser aplicadas de forma normal, conforme seria feito nos livros físicos, o sistema apenas é uma maneira mais prática de enviá-los às autoridades competentes.

No SPED Contábil deve ser entregue os seguintes documentos: 

O Livro Diário: escrituração em papel, lançamentos em ordem cronológica, termos de abertura e encerramento, transcrição das demonstrações contábeis.



Livro Razão: escrituração em papel, lançamentos em ordem de conta e data.

19



Arquivos eletrônicos em dois formatos distintos compostos, basicamente, por plano de contas, lançamentos e saldos.

A seleção dos arquivos a serem enviados depende da forma com que a empresa costuma fazer

sua escrituração contábil e se a área em que atua é subordinada à atuação do Banco Central (BACEN), tem que ser a seguinte estrutura: 

Nos casos em que a escrituração é feita inteiramente no Diário Geral, recomenda-se o envio de apenas um arquivo, o Livro Diário Geral.



Se a empresa armazena apenas os valores diários totais no Diário Geral, utilizando livros auxiliares para registro, devem ser entregues o Livro Diário Resumido e o Auxiliar.



Quando a empresa é subordinada às leis do BACEN, é recomendado trocar os livros acima pelo Livro de Balancetes Diários e Balanços.



Nas situações em que houver livros auxiliares diferentes do diário, é necessário apresentar o livro razão auxiliar. Não é especificado um tipo de arquivo para o livro razão por que ele pode ser obtido a partir do livro diário, seja ele o geral, resumido ou auxiliar.

Os livros contábeis emitidos em forma eletrônica deverão ser assinados digitalmente e utilizar

o certificado de segurança mínima tipo A3. Caso as informações enviadas nos arquivos estejam incorretas, incompletas ou forem omitidas, será aplicada uma multa de 0,3% em cima de transações comerciais ou operações financeiras que forem superiores a R$ 100 que tiverem sido feitas pela pessoa jurídica ou terceiros de que ela seja responsável tributário.

O prazo para a entrega do SPED Contábil do ano de 2017 por exemplo, tem que ser entregue o exercício do ano de 2016 até às 23 horas, 59 minutos e 59 segundos do dia 31 de maio. Mas nem todas as empresas são obrigadas a fazer sua escrituração contábil e enviá-la pelo SPED, pois processo é facultativo a todas, independentemente do regime tributário escolhido, desta forma não são obrigadas a apresentar essa documentação as micro e pequenas empresas que optarem pelo Simples Nacional, órgãos públicos, autarquias, pessoas jurídicas inativas e fundações públicas. Já as empresas que são obrigadas a usar o sistema de ECD são: 

Todas as empresas tributadas pelo regime de Lucro Real;



Empresas tributadas por Lucro Presumido que distribuíram lucro maior do que a presunção no ano-exercício, conforme legislação do Imposto de Renda;



Sociedades em Conta de Participação;

20



Pessoas jurídicas imunes ou isentas que foram obrigadas a apresentar a EFD no período de apuração;



Empresas optantes pelo Simples Nacional que tenham recebido recursos de investidor-anjo.

Mesmo em casos que a empresas não é obrigada a entregar a escrituração, o envio pode

apresentar alguns benefícios. Porém, tanto o contador quanto o gestor devem ter bastante cuidado, por que se houver algum erro nos arquivos, a empresa pode ser bastante prejudicada.

5.9.3.2 Escrituração Fiscal Digital Na Escrituração Fiscal Digital que busca melhorar o controle da fiscalização e da maior legitimidade e qualidade das informações trocadas entre empresas versus fisco foi desenvolvido dentro Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal o Sistema Público de Escrituração Digital.

O SPED Fiscal trata-se de um arquivo digital que se constitui dos registros de todas as operações e cadastros que possam influenciar na apuração do IPI e ICMS. Legislação: Convênio 143/06, Ato COTEPE 9/08, Portaria CAT 147/09 (em SP) Em cada estado existe uma legislação interna disciplinando as regras gerais estabelecidas no convênio.

A Escrituração Fiscal Digital passou a ser obrigatória em 1º de janeiro de 2009, conforme determinou o Convênio 143/06.

Na grande maioria dos estados todos os contribuintes do ICMS/IPI, exceto Simples Nacional já se encontram obrigados à entrega desta obrigação mensalmente.

A responsabilidade pela geração desse arquivo é da empresa contribuinte, que deve entregalo mensalmente. Para tanto, ela deverá extrair e submeter às informações ao Programa Validador e Assinador (PVA), que é fornecido pelo próprio SPED através do site da Receita Federal do Brasil.

Após ser validada pelo PVA, a legislação obriga que esse arquivo seja assinado por meio de certificado digital, tipo A1 ou A3, emitido por autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura

21

de Chaves Públicas Brasileiras – ICP e transmitido, via Internet, ao ambiente SPED da Receita Federal.

O contribuinte deve gerar e manter uma EFD-ICMS/IPI para cada estabelecimento, devendo esta conter todas as informações referentes aos períodos de apuração dos impostos. Estabelecem ainda os referidos Convênio e Ajuste que o contribuinte deve manter todos os documentos fiscais que deram origem à escrituração, na forma e prazos estabelecidos para a guarda de documentos fiscais na legislação tributária, observados os requisitos de autenticidade e segurança nela previstos, o arquivo em si deve conter os seguintes livros fiscais: 

Registro de Entradas;



Registro de Saídas;



Registro de Inventário;



Registro de Apuração do IPI;



Registro de Apuração do ICMS. Os contribuintes obrigados à EFD-ICMS/IPI, mesmo que estejam com suas atividades

paralisadas, devem apresentar os registros obrigatórios (notação = “O”), informando, portanto, a identificação do estabelecimento, período a que se refere à escrituração e declarando, nos demais blocos, valores zerados, o que significa que não efetuou qualquer atividade.

O contribuinte deve guardar a EFD-ICMS/IPI transmitida juntamente com o recibo da transmissão, pelo prazo previsto na legislação. Não é o arquivo gerado utilizando a funcionalidade Cópia de Segurança e nem pela funcionalidade Exportação do Arquivo TXT, ambas do PVA. O recibo de entrega é gerado pela Receita Net, com o mesmo nome do arquivo para entrega, com a extensão “REC” e será gravado sempre no mesmo diretório do arquivo transmitido. No arquivo do recibo, consta a identificação e também o “hash code” do arquivo transmitido.

O prazo para envio da EFD: A partir da referência abril de 2016 os arquivos da EFD deverão ser entregues até o dia 20 (vinte) do mês subsequente conforme Portaria CAT 22 de 16/02/2016 que alterou o artigo 10 da Portaria CAT 147 de 2009.

Seção 1 – Dos blocos e registros da EFD-ICMS/IPI BLOCOS: Entre o registro inicial (registro 0000) e o registro final (9999), o arquivo digital é constituído de blocos, cada qual com um registro de abertura, com registros de dados e com um registro de encerramento, referindo-se cada um deles a um agrupamento de documentos e de outras 22

informações econômico-fiscais. A apresentação de todos os blocos, na sequência, conforme Tabela Blocos abaixo (item 2.5.1 do Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril de 2008), é obrigatória, sendo que o registro de abertura do bloco indicará se haverá ou não informação.

TABELA DE BLOCOS 0

Abertura, Identificação e Referências.

C

Documentos Fiscais I - Mercadorias (ICMS/IPI)

D

Documentos Fiscais II - Serviços (ICMS)

E

Apuração do ICMS e do IPI

G (1) Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP) H

Inventário Físico

K (2) Controle da Produção e do Estoque 1

Outras Informações

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Controle e Encerramento do Arquivo Digital

Fonte: Base Legal: Guia Prático da Escrituração Fiscal Digital - EFD-ICMS/IPI da Receita Federal do Brasil (UC: 16/11/15).

Lista de Principais Erros ocorridos na geração do arquivo: 

Informar itens com códigos diferentes e mesma descrição ou códigos iguais para descrições diferentes.



Não cadastrar o fator de conversão, quando necessário.



Utilizar o Registro 0400 para cadastrar CFOP.



Preencher o campo valor total do documento fiscal com valor que não confere com o somatório dos demais campos do Registro C100.

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

Preenchimento indevido dos campos base de cálculo, alíquota e valor do ICMS na escrituração para documentos de entrada nos Registro C100 e C170.



Informar o Registro C170 na escrituração de notas fiscais de emissão própria.



Preencher o campo Indicador de movimentação física do item do Registro C170 (ITENS DO DOCUMENTO (CÓDIGO 01, 1B, 04 e 55) incorretamente.



Preencher indevidamente os campos de base de cálculo, alíquota, valor e CST de IPI no Registro C170.



Divergências de informações entre os Registros G130 e C100 para o mesmo documento fiscal.



Não abrir e fechar os blocos sem movimentação.

O contribuinte obrigado à entrega da EFD ICMS/IPI está sujeito a penalidades por falta de

entrega da obrigação acessória previstas no Regulamento do IPI - Decreto 7212/2010, art. 272 c/c art.

453 e art. 592, com a redação do art. 57 da Medida Provisória 2.158-35/2001 e posteriores modificações, que dispõe: 

R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas que estiverem em início de atividade ou que sejam imunes ou isentas ou que, na última declaração apresentada, tenham apurado lucro presumido ou pelo Simples Nacional; (Redação dada pela Lei nº 12.873, de 24 de outubro de 2013)



R$ 1.500,00 (mil e quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às demais pessoas jurídicas; (Redação dada pela Lei nº 12.873, de 24 de outubro de 2013)



R$ 100,00 (cem reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas físicas; (Incluído pela Lei nº 12.873, de 24 de outubro de 2013) Estas multas serão reduzidas à metade, quando a escrituração digital for apresentada após o

prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício (intimação ou fiscalização).

5.9.3.3 Escrituração Fiscal Digital da Contribuição Já na Escrituração Fiscal Digital da Contribuição que assim como o SPED Fiscal trata-se de um arquivo digital estabelecido no Sistema Público de Escrituração Digital, utilizado pelas pessoas jurídicas de direito privado obtém o intuito de auxiliar na escrituração do PIS/Pasep - Programa de Integração Social e do Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público, COFINS Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social, nos regimes de apuração não-cumulativo e 24

cumulativo, com apoio no conjunto de documentos e operações que representa as receitas auferidas, do mesmo modo que os custos, despesas, encargos e aquisições de fontes de créditos da nãocumulatividade.

Legislação: Ato Declaratório COFINS nº 20, de 14 de março de 2012 (DOU 16.03.2102) — Aprova o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para o PIS/Pasep, da COFINS e da Contribuição previdenciária sobre Receita (EFD-Contribuições) Ato Declaratório COFINS nº 34, de 28 de outubro de 2010 (DOU 1º.11.10) — Aprova o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para o PIS/Pasep e da COFINS (EFD-Contribuições). Instrução Normativa RFB nº 1.009, de 10 de fevereiro de 2010 (D.O.U. 11.2.2010) — Adota Tabela de Códigos de Situação Tributária (CST) de PIS/Pasep e da COFINS. Instrução Normativa RFB nº 1.052, de 5 de julho de 2010 (D.O.U. 7.7.2010) — Institui a Escrituração Fiscal Digital do PIS/Pasep e da COFINS - EFD-Contribuições. (Alterada pela IN RFB nº 1.085, de 2010 e IN RFB nº 1.161, de 2011) Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1 de março 2012 — Institui a Escrituração Fiscal Digital do PIS/Pasep, da COFINS e da Contribuição Previdenciária sobre a Receita - EFD-Contribuições.

Sujeitam-se à obrigatoriedade de geração de arquivo da EFD Contribuições as pessoas jurídicas de direito privado em geral e as que lhes são equiparadas pela legislação do Imposto de Renda, que apuram: Contribuição para o PIS/Pasep; Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social – COFINS e; - Contribuição Previdenciária incidente sobre a Receita (artigos 7º a 9º da Lei 12.546/2011).

O empresário, a sociedade empresária e demais pessoas jurídicas devem escriturar e prestar as informações referentes às suas operações, de natureza fiscal e/ou contábil, representativas de seu faturamento mensal, assim entendido o total das receitas auferidas pela pessoa jurídica, independentemente de sua denominação ou classificação contábil, correspondente à receita bruta da venda de bens e serviços nas operações em conta própria ou alheia e todas as demais receitas auferidas pela pessoa jurídica.

O programa gerador de escrituração possibilitará: 

Importar o arquivo com o layout da EFD-Contribuições definido pela RFB;



Criar uma nova escrituração, mediante digitação completa dos dados;



Validar o conteúdo da escrituração e indicar dos erros e avisos;

25



Editar via digitação os registros criados ou importados;



Emissão de relatórios da escrituração;



Geração do arquivo digital, para assinatura e transmissão ao SPED;



Assinar do arquivo gerado por certificado digital;



Efetuar a transmissão do arquivo ao SPED. Apresentação do arquivo: A periodicidade de apresentação do arquivo da EFD-Contribuições

é mensal, devendo ser transmitido, após a sua validação e assinatura digital, até o 10º (décimo) dia útil do segundo mês subsequente ao de referência da escrituração.

Prazo de entrega é de 5 (cinco) anos, contados do 1º dia do exercício seguinte àquele a que se refere a escrituração substituída.

A PJ poderá apresentar arquivo retificador da escrituração, em atendimento a intimação fiscal e nos termos desta, para sanar erro de fato.

Ajustes serão efetuados nos registros A100 (serviços) ou C100 (bens e insumos), por exemplo.

Informar no período a que se referem os créditos, não mais, nos antigos registros de créditos extemporâneos 1101/1102 – PIS/Pasep e 1501/1502 – COFINS (créditos), ou de contribuições extemporâneas 1200/1210/1220 – PIS/Pasep e 1600/1610/1620 – COFINS (Débitos).

A não transmissão da EFD-Contribuições no prazo determinado ocasionara a aplicação de multa por atraso na entrega, por mês-calendário, relativa às PJ que, na última declaração apresentada, tenham apurado: 

Lucro Presumido: R$ 500,00



Lucro Real ou Arbitrado: R$ 1.500,00



Erros, omissões, incompletas = Multa de 0,2% sobre o faturamento do mês anterior ao da entrega da EFD-Contribuições.



Multa mínima = R$ 100,00



Multa de R$ 1.500,00 = Mudança de regime tributário durante o último ano ou eventos reorganização societário.



Apresentação espontânea = Redução de 50% das multas.

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

Não atendimento à notificação do fisco = Multa de R$ 1.000,00 por mês calendário.



FUND: art. 8º da lei nº 12.766/2012, que alterou o art. 57 da MP nº 2.15835/2001 e Guia Prático da EFD-Contribuições v 1.12, atualização de jan.2013.

5.10 RELATÓRIOS DE DESEMPENHO Visando sempre oferecer os melhores produtos aos clientes, o Escritório trabalha com relatórios de desempenho, para ajudar no crescimento constante dos clientes.

Os relatórios são imprescindíveis para o sucesso de qualquer empresa, ajudam a planejar, formular metas futuras e a necessidade de treinamento dos colaboradores. Edwards Deming, consultor americano reconhecido mundialmente por melhorar processos produtivos, disse: “não se gerencia o que não se mede não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia”.

Os indicadores são alimentados pelos dados enviados pelo cliente, os mesmos utilizados para fazer toda a contabilidade da empresa.

A partir daí, o sistema cria um relatório de acordo com uma meta preestabelecida pelo próprio cliente, para verificar qual área ou atividade especifica está fora dos padrões, bem como as que estão suplantando as expectativas dos gestores.

Todos estes relatórios, assim como os demais oferecidos pelo Escritório, estão presentes no usuário de cada cliente, sendo que o acesso é por meio do seu login e senha.

Cada cliente necessita de informações especificas de acordo com o seu ramo de negócio.

Entretanto, o Escritório oferece as principais métricas, válidas para todo tipo de empreendimento: INDICADORES FINANCEIROS 

Faturamento de Vendas: compara o faturamento realizado versus o faturamento esperado.



Custos: compara os custos realizados versus os custos planejados.

INDICADORES DE PRODUTIVIDADE 

Produção homem/hora: identifica a produtividade por hora de todo o negócio.



Tempo de recebimento: analisa o tempo gasto para realizar a entrada de algum processo, como recebimento de NF, produtos, fornecedores ou clientes no caixa.



Tempo de entrega: identifica o tempo médio em que um produto, ou uma carga é entregue.

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INDICADORES DE QUALIDADE 

Taxa de defeito: informa o percentual de defeitos de um produto ou processo comparado ao total de tarefas realizadas.



Taxa de entregas no prazo: apresenta o percentual de quantas entregas foram realizadas no prazo determinado.

INDICADORES DE SEGURANÇA 

Número de dias sem acidente de trabalho: informa a quantidade de dias que a empresa não teve acidentes de trabalho.



Custo dos acidentes de trabalho: informa todos os custos envolvidos com os acidentes de trabalho.

INDICADORES DE RH 

Investimento em treinamento: informa o valor investido em treinamento em um período.



Turnover: taxa de rotatividade dos funcionários.

5.11 PROTOCOLO DE TRANSFERÊNCIA - FTP Este serviço é oferecido para otimizar o sucesso do empreendimento dos clientes, com a preocupação diária de melhorar a qualidade e o nível do serviço ofertado.

O Escritório Contabilidade Estratégica trabalha com o protocolo FTP que significa File Transfer Protocol (Protocolo de Transferência de Arquivos), e é um formato rápido e versátil de transferir arquivos (também conhecidos como ficheiros), Com o FTP, é preciso ter dois computadores trocando arquivos entre si, sendo que um deles é o servidor FTP e o outro, o cliente FTP. O computador com o papel de servidor FTP possui alguns programas especiais para poder proporcionar este serviço, geralmente para várias pessoas ao mesmo tempo. O computador com o papel de cliente possui um programa especial que se conecta no servidor FTP e é responsável pela transferência dos arquivos do seu computador para o servidor, e vice-versa.

Conectando nestes servidores o cliente pode enviar ou receber os arquivos do seu site, que estarão armazenados nos HDs destes servidores. Desta maneira o cliente poderá enviar fotos, páginas, arquivos TXT, OFX, enfim, todos os dados necessários para contabilidade.

O uso do FTP para a transferência de arquivos geralmente ocorre da seguinte maneira: 

O cliente inicia o programa de FTP; 28



Abre a conexão do seu programa de FTP com o servidor, informando seu usuário e senha;



O servidor de FTP recebe a conexão, valida seu usuário e senha, e direciona seu programa de FTP para o diretório onde estão seus arquivos;



Transfere os arquivos entre o seu computador e o servidor, podendo criar ou excluir arquivos e pastas, etc.;



Após terminar suas tarefas, o cliente fecha a conexão FTP de seu programa com o servidor.

5.12 INTEGRAÇÃO CONTÁBIL O Sistema de integração contábil é uma ferramenta on-line, que possibilita captar os lançamentos conciliados do ERP do cliente e importar para o sistema utilizado pelo escritório virtual.

Desta maneira eliminando atividades manuais e demoradas, como recebimento, conferência e organização de documentos e digitação de lançamentos, eliminando o risco lançamentos incorretos.

5.12.1 Rapidez e Produtividade Atividades operacionais como digitação de lançamentos, impressão, recebimento, conferência e organização de documentos são automatizadas, pois o tempo gasto com essas atividades é primordial para desenvolver outras atividades mais importantes. Essa automação gera produtividade, pois ajuda o escritório atender mais clientes com poucos funcionários e ampliar a receita mantendo a qualidade dos serviços prestados. Como os dados são importados do ERP durante o decorrer do mês, além de outras documentos enviados via portal pelo próprio cliente digitalmente, não existe trabalho extra.

5.12.2 Precisão e Assertividade na conciliação contábil Ao exportar as informações financeiras exatamente como estão no ERP do cliente, a segurança em trabalhar com os dados corretos está garantida, porque os lançamentos já vêm para o sistema do escritório virtual classificados adequadamente. A importação de dados, ajuda a dar mais precisão nas rotinas de conciliação contábil e apuração dos impostos. Com as informações organizadas, o escritório consegue analisar e avaliar melhor seu desempenho, agregar maior valor financeiro e trazer um ponto de vista mais estratégico ao negócios conquistando um volume maior de cliente.

5.12.3 Contador passa a ser um consultor de negócios A integração contábil proporciona a automatização e elimina os problemas com a falta de documentos. O contador consegue redirecionar seu tempo e energia para atuar como consultor. Ou 29

seja, oferecer serviços de alta qualidade para seus clientes, como elaboração de relatórios financeiros e análises de demonstrativos contábeis. Com isso, agrega novos diferenciais competitivos ao negócio.

5.12.4 Redução nas trocas de informações desnecessárias O acesso aos documentos que o escritório precisa se dá através da própria ferramenta.

5.12.5 Integração com softwares contábeis A integração contábil precisa ter capacidade de se comunicar com o sistema usado no escritório. Garantindo que os dados fiscais e contábeis captados do ERP do cliente sejam importados no formato adequado.

5.12.6 Exportação da movimentação financeira O sistema de integração permite a importação do plano de contas do cliente, para o sistema do escritório, devido cada cliente classificar suas informações financeiras de diferentes formas. Com isso há um ganho de tempo para a conciliação contábil, pois os dados seguem categorizados corretamente.

5.12.7 Painel de controle Para uma boa integração contábil é disponibilizado um painel de controle, para se ter uma visão ampla da carteira de clientes. Assim é possível acompanhar informações como o status das rotinas de cada cliente, as documentações já enviadas e as que ainda faltam. Através deste painel é possível acessar o perfil dos clientes e acompanhar os pagamentos das obrigações feitas por eles, enviando lembretes de rotinas sobre atividades que ainda precisam ser executadas garantindo uma contabilidade com qualidade e excelência.

6. CONSIDERAÇÕES FINAIS O escritório virtual vem para trazer comodidade e agilidade para os empreendedores, para que eles possam ir em busca de mais melhorias para suas empresas. Para isso os funcionários do escritório Contabilidade Estratégica são altamente treinados e atualizados para oferecer serviços de qualidade e eficiência.

Quaisquer mudanças que venha a acontecer na legislação ou que afete os procedimentos descritos neste manual serão imediatamente informadas através do portal do escritório, com intuito de manter a boa comunicação e evitar possíveis transtornos.

30

7. REFERÊNCIAS ALMEIDA FILHO, Celso. A Importância da Informática na Profissão Contábil.

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