r ec U rsos

Establ E ci E ndo acu E rdos sobr E transpar E ncia y acc E so a la información objetivos: u Facilitar el diálogo inicial con comunidades para definir conjuntamente, las acciones/medidas que permitan dar garantía al acceso a información y la transparencia durante el desarrollo del programa o proyecto REDD+ materiales: Papel periódico, marcadores, tarjetas, impresiones de las preguntas orientadoras propuestas en cada paso. t iempo D e la activi Da D : Depende de duración de talleres y/o diálogos con actores clave.

¿en qué consiste este recurso?

Este recurso plantea una serie de pasos que pueden desarrollarse a través de talleres de diálogo iniciales con la comunidad, donde se establezcan y acuerden algunos aspectos básicos que garanticen el acceso a la información y transparencia en los procesos que se adelanten en el marco del programa o proyecto REDD+ en cuestión.

De manera general se recomienda que el programa o proyecto tenga en mente durante el ciclo de las actividades teórico prácticas propias de la iniciativa, la inclusión y consideración de aquellos aspectos previamente acordados con la comunidad para garantizar el acceso a información y la transparencia durante todo el proceso, y no solo propiciar espacios o reuniones aisladas para atender y demostrar cumplimiento de ciertos “requisitos” y “formalidades” en el respeto de estos derechos; de esta forma se facilita y permite la interacción efectiva con los actores sociales, generando mayor confianza y fluidez en el desarrollo del programa o proyecto. Por supuesto algunos espacios específicos para este fin podrán convocarse (rendición de cuentas, audiencias públicas, mecanismos de participación ciudadana, etc) cuando la situación así lo amerite o haya una solicitud y/o necesidad manifiesta de alguna de las partes involucradas.

pasos:

Ident I f IC aCI ón de aC to R es so CI ales ¿Quién más hace falta?

dI vulG aCI ón

I nfo R maCI ón aC ue R dos ¿Cómo se tomaran las decisiones? ¿cuál es mi compromiso?

¿qué, cómo, cada cuánto?

Gest I ón

I nqu I etudes, R e C lamaCI ones ¿cómo se resolveran quejas?

Son cinco los pasos planteados en este recurso partiendo de un análisis previo de actores, hasta el seguimiento al proyecto, con algunas acciones intermedias que se basan en el establecimiento de acuerdos con la comunidad sobre cómo se hará la divulgación, se tomarán decisiones y se gestionarán las reclamaciones durante el desarrollo del proyecto. A continuación, se sugieren algunas preguntas orientadoras y/o medidas que pueden adoptarse en cada uno de estos pasos. 3 4 2 5

Pa R t ICIPaCIó n en el se G u I m I ento a PR oye C tos ¿quiénes son delegados, qué resultados, cómo mejorar?

Ident I f IC aCI ón de aC to R es so CI ales

Se sugiere aplicar la he RR am I enta n°3: m a P eo y a R t IC ulaCI ón de aC to R es lo C ales, y luego de hacer una revisión general, responder: dI vulG aCI ón / I nfo R maCI ón

 ¿Qué actores sociales hacen falta por incluir?

 ¿El proyecto afecta y/o beneficia otros actores sociales no considerados?

 ¿En qué etapa del proyecto podrían resultar afectados?

 ¿Es posible que exista algún tipo de oposición de grupos y/o personas que seria perjudicial para el desarrollo del proyecto?

Este paso es fundamental para la generación de confianza entre la comunidad y el gestor de proyecto o programa que se vaya a iniciar o esté en curso en la región. Más allá del contenido efectivo de la información dado a conocer a la comunidad, que por supuesto es fundamental y debe ser clara y precisa para evitar errores, muchas veces importa más el principio de transparencia y compromiso que tenga el proponente o gestor del proyecto generando un mejor entendimiento y fluidez en el diálogo con los beneficiarios.

Se plantea inicialmente explorar algunos temas generales sobre aspectos culturales y cotidianos de la comunidad en el área de intervención del proyecto, para lograr así preparar materiales de divulgación y comunicación más asertivas y eficaces.

 ¿Cuál es el medio local más usado por la comunidad? (radio, mural, carteleras, folletos, web, etc).

 ¿Cuáles son las palabras más adecuadas y cercanas a la comunidad, para divulgar los temas centrales del programa? (p.e. selva/bosque/ montaña; mano cambiada/mano vuelta/trueque; caño, río; etc).

 ¿Cuáles son los espacios de encuentro más concurridos y usuales para reunir a la comunidad? (bazar, reuniones de juntas de acción, maloka, etc).

En un grupo más pequeño de la misma comunidad, pueden definirse otros temas clave como:

 ¿Qué se debe informar antes de iniciar, durante y luego de finalizar el Programa?

 ¿Cada cuánto se debería estar informando a la comunidad? ¿Cómo lo vamos a hacer?

 ¿Quién(es) es(son) el(los) encargado(os) de suministrar la información que la comunidad requiera en un momento dado?

Consultas y toma de de CI s I ones

A partir de la identificación de actores inicial, es conveniente priorizar aquellos grupos comunitarios que podrían resultar afectados de alguna manera por las acciones del programa o proyecto en área de influencia directa o indirecta. En este paso es necesario revisar la he RR am I enta n°4: aPR obaCI ón y Pa R t ICIPaCI ón Comun I ta RI a y determinar si para el caso, aplicaría la ruta recomendada allí para el respeto y abordaje de este derecho de las comunidades presentes en el territorio. Igualmente, importante es poder tener acceso a toda aquella información disponible sobre resultados previos alcanzados por otros programas o proyectos en el área de intervención (positivos y/ o negativos), así como documentación existente sobre reclamaciones, inquietudes, sugerencias hechas por la comunidad para mejora de los procesos (actas de reunión, informes anuales, oficios, expedientes, etc). Este paso podría surtirse a través del diálogo con representantes pertinentes de los actores sociales, y también a través de una sesión directamente con la comunidad para indagar sobre los mecanismos o instancias que existen en general para la toma de decisiones, y/o acordar un nuevo espacio donde esto sea posible en el marco del desarrollo del programa o proyecto.

Es necesario también conocer la estructura de la organización social y cómo funciona, para así asegurar que la representación en las instancias acordadas sea las más adecuada (por núcleos veredales, juntas de acción comunal, familias, asociación de juntas, etc). Ahora bien, también es indispensable limitar la cantidad de personas que participarían en estas instancias, pues si son demasiadas se dificulta la toma de decisiones y se vería afectada la fluidez del proceso. Por ejemplo, puede proponerse que haya un representante por XX número de veredas o familias participantes (o según la estructura de la organización); en todo caso deseable que no se superen 6 personas participando en dicha instancia (incluyendo representante de programa y/o entidad).

Algunas preguntas orientadoras propuestas que permitirían avanzar en este paso en general, son:

 ¿Existen casos de grupos comunitarios que requieren adelantar el procedimiento de consulta establecido por ley?

 ¿Cuáles fueron los resultados (positivos y/o negativos) de procesos previos que se han desarrollado en la zona previamente?

 ¿Qué lecciones aprendidas tuvieron? ¿Qué reclamaciones, peticiones, sugerencias por parte de la comunidad se presentaron en su momento?

 ¿Cuál es la instancia reconocida por la comunidad para la toma de decisiones?

 ¿Quién(es) es (son) el (los) representante(s) legítimamente reconocido(s) por la comunidad, que puede(n) integrar la instancia para toma de decisiones en este programa o proyecto?

 En este programa o proyecto ¿cuáles decisiones deben tomarse en esta instancia?

 Además de la comunidad, ¿quién(es) más debe participar en esta instancia?

 ¿Cómo se divulgarán las decisiones que se toman en esta instancia?

Gest I ón I nqu I etudes/ R e C lamaCI ones

Conocer las inquietudes y opiniones de la comunidad es una importante y valiosa fuente de información para mejorar los procesos y garantizar resultados del programa o proyecto, así mismo permite controlar posibles riesgos externos.

Para ello es necesario acordar con la comunidad, la forma o el mecanismo más ágil y flexible para gestionar y dar respuesta a inquietudes, reclamos, preguntas y dudas que puedan surgir durante el desarrollo del programa. Muchas veces solo con atender y desarrollar claramente el paso 2 propuesto “divulgación de la información” se resuelven muchas de las inquietudes que pueden presentarse y reducir la inversión de tiempo y recursos dedicados a responder individualmente algunos cuestionamientos.

No obstante, surgirán algunas situaciones que claramente deben ser atendidas de manera individual y que requieren un tratamiento especial, de manera que se eviten conflictos con los beneficiarios y comunidad en general, y al final todas las partes queden satisfechas con las gestiones realizadas.

A continuación, una serie de medidas propuestas para la prevención y/o gestión de posibles reclamaciones e inquietudes:

 Acordar con la comunidad el mecanismo más útil para que se alleguen las reclamaciones e inquietudes sobre el desarrollo del proyecto (buzón de sugerencias, cartas u oficio entregadas a los representantes de la comunidad en la instancia de toma de decisiones o directamente a director de proyecto, convocatoria de asamblea o reunión, etc).

 Mantener la información del proyecto actualizada y divulgarla por los medios acordados en paso 2.

 Designar un solo responsable (o más, dependiendo de la extensión del área de intervención) por parte del coordinador del proyecto, para suministrar información a la comunidad y público en general.

 Realizar reuniones periódicas en la instancia de toma de decisiones, donde además de tomar decisiones clave, los representantes se informan sobre avances y obtienen información actualizada que divulgaran luego a sus comunidades. Dichos representantes deberían ser los interlocutores válidos para socializar la información del proyecto a la comunidad.

 Informar periódicamente en el nivel regional (gobiernos locales, autoridades ambientales, etc) sobre los avances en el desarrollo de las actividades previstas por el proyecto, y así mismo solicitar apoyo en la divulgación de información del mismo.

 Evaluar la necesidad de crear un Comité de Convivencia (u otro) con la comunidad, para que actúe en los casos en que no sea posible gestionar un tipo de reclamación determinado.

 Verificar con fuentes confiables, la información que la comunidad socialice sobre asuntos externos regionales que puedan afectar el desarrollo del proyecto.

 Informar a la comunidad sobre la posibilidad de establecer comunicación con el nivel nacional respecto a su queja (app PQRSD ver recurso 1 de esta herramienta), como opción en el caso de que determinada reclamación no logre ser resuelta en el nivel local y regional.

t ICIPaCI ón en se G u I m I ento

Una estrategia adicional para promover la transparencia y el acceso a la información, es vincular directamente a los beneficiarios del proyecto en el seguimiento a las acciones del mismo. Así mismo, dependiendo de los recursos económicos contemplados en el proyecto, suele ser útil contar con un actor externo independiente que apoye el seguimiento al proceso en los diferentes momentos (fase inicial, fase intermedia, fase final). Esto dará también mayor seguridad y confianza a todos los actores vinculados directa o indirectamente al proyecto, demostrando objetividad en la evaluación que se realice a la iniciativa. En la fase inicial del proyecto, debe acordarse con la comunidad algunos aspectos básicos que permitirán hacer el seguimiento a las acciones adelantadas en el transcurso del mismo. Estas preguntas podrán apoyar esta tarea:

 ¿Qué nivel de información se va a requerir para lograr el seguimiento al proyecto?

 ¿Qué información debería ser recolectada a nivel de beneficiarios?

 ¿Queremos medir cambios en las condiciones que pretende mejorar el proyecto? ¿Cuáles cambios?

 ¿Qué indicadores fáciles y medibles podemos usar para evidenciar los cambios?

 ¿Cuál es la forma más efectiva para que la comunidad logre recoger la información necesaria? Puede acordarse el uso de un formato sencillo pero completo para que las personas puedan diligenciar periódicamente

 ¿Quién(es) va(n) a participar en la instancia de seguimiento que se conforme para el proyecto? ¿Pueden ser los mismos de la instancia de toma de decisiones?

 ¿Cada cuánto se reunirán para realizar el seguimiento?

 ¿Cuáles serán los espacios para socializar los resultados del seguimiento realizado?

 ¿Dónde estarán disponibles los informes de evaluación y seguimiento que se realicen durante toda la vigencia del proyecto?