BESTUREN IN CORONATIJD

Een bestuursjaar in coronatijd: “Je vergeet het nooit meer”

Tekst: Luwe Groot

Het huidige bestuur werkt inmiddels het hele collegejaar onder strenge coronamaatregelen: iets waar ze voor hun bestuursjaar niet voor tekenden. Sterker nog, bij het vormen van het nieuwe bestuur had het coronavirus Nederland nog maar nét bereikt.

Een ander jaar

Voor de aanvang van hun bestuursjaar in september 2020 werd er een jaar zonder beperkingen verwacht, maar inmiddels hebben ze zich van de huidige omstandigheden meester gemaakt. De pandemie schreeuwde voor het huidige bestuur om creativiteit, omgaan met teleurstellingen en elkaar blijven motiveren. Het zegt veel dat er, op moment van schrijven, nog steeds geen besmettingen zijn die naar Argo zelf te herleiden zijn. Dat laat zien waar de leden en de vereniging tot in staat zijn. Wij liepen een dag met drie bestuursleden, Albart Knopert (competitiecommissaris), Igor de Koning (wedstrijdcommissaris) en Jesse de Vries (secretaris) mee en vroegen hen hoe ze dit jaar tot nu toe hebben ervaren. Hoe blijven ze elkaar motiveren, wat hebben ze dit jaar opgepakt en welke kansen hebben zich voorgedaan?

Ochtend

Om 9:00 zet Igor zijn fiets in het rek. Het is vrijdag 2 april: bijna weekend. De W.S.R. heeft de gure wintermaanden overleefd. Maanden waarin veel wedstrijdroeiers meters hebben gemaakt in de skiff en op een ergometer in hun kamer. Nu staan de narcissen in bloei, beginnen de eerste knopjes zich aan de knotwilg vorm te geven en hebben de leden de skiffs voor meerpersoonsboten mogen inwisselen. Dat betekent ook dat competitie- en toerroeiers zich weer op de Rijn kunnen begeven. Voor deze groep roeiers staat de Slag om Lexkesveer op de planning. Wedstijdroeiers kunnen zich voorbereiden op de Argo Vierkamp, een onderlinge 260, 750, 2500 en 5000 meter op de Rijn. Ook wordt de Willem-Alexanderbaan, de WAB, het toevluchtsoord voor wedstrijdroeiers tijdens wedstrijdweekenden.

“Het voordeel van een bestuursjaar als dit, is dat we vanaf het begin van het jaar begrip voor elkaar hadden”

Tijd voor koffie

Igor loopt fluitend het botenhuis binnen. Albart en Jesse zitten al in de bestuurskamer. Jesse kijkt op van zijn scherm. Hij is net klaar met het scannen van zijn elektronische postberichten en heeft al een takenlijstje voor de dag gemaakt. Samen bespreken ze onder het genot van een warme, dampende koffie de dag door. Het is niet altijd even leuk, al helemaal als iedereen verwacht had een bestuursjaar onder de omstandigheden van het oude normaal te doen. Jesse: “Het voordeel was dat we hierdoor wel vanaf het begin van het jaar begrip voor elkaar hadden, waardoor we snel naar elkaar toegroeiden. Humor was en is ook een wondermiddel. We houden van spel en jolijt: elkaar in de maling nemen en een beetje klieren zorgt voor een speels jaar”. “Een bestuur is er ook om samen te werken en samen te sparren”, voegt Albart daaraan toe. “De norm is thuiswerken, maar bij het werken thuis lag de productiviteit lager en waren we minder van elkaar op de hoogte. Iets wat voor een bestuur niet onbelangrijk is”.

Gelukkig kan er op Argo corona-proof worden gewerkt. De bestuurskamer en vergaderzaal zijn groot genoeg om met een aantal mensen op anderhalve meter te zitten. Dat geldt natuurlijk ook voor de kantine. Hierdoor kan, traditiegetrouw, het dagelijkse koffietje met Adrie om 10:00 ’s ochtends gewoon aanblijven. Naast een gezellig babbeltje met Adrie vertelt iedereen wat ze deze dag te wachten staat. Er wordt even naar Jesse gekeken. “Zijn er nog belangrijke mails gestuurd waar we rekening mee moeten houden?” vraagt Igor zich af. Aangezien de secretaris het aanspreekpunt is, weet Jesse vaak goed wat er speelt. Hierdoor kan hij bepalen wie

er op een bepaalde taak kan worden gezet. “Ik vind dat een mooie rol als secretaris. Doordat ik de rest van het bestuur op de hoogte hebt gebracht van een bepaalde ontwikkeling, blijf je op de hoogte. Iedereen komt namelijk vaak naar je terug met de vraag: wat vind jij hiervan? En hoe zou jij het doen?”

Igor’s dag

Na de koffie gaat iedereen aan de slag met zijn of haar dagelijkse taken. Igor begint altijd eerst met een aantal lopende zaken. Hij beantwoordt de appjes en mailtjes die hij de vorige avond en in de ochtend heeft ontvangen en stuurt wat vragen naar roeiers en coaches uit. “In de loop van de dag krijg ik dan antwoord, we hebben immers met studenten te maken die gewoon colleges volgen”. Tussendoor steekt Igor dus ook aandacht in grotere trajecten. In de winter wordt er ieder jaar bijvoorbeeld gekeken naar een andere roeilocatie dan de Rijn, gezien het hoge water. Normaliter kan Argo bij Amycus in Almelo watervrije halen maken, maar door corona werden de uitstapjes naar onze oosterburen geannuleerd. De Linge, een kunstmatige rivier tussen Zetten en Elst, werd de nieuwe uitvalsbasis voor de winter. De tactische aankoop van zeven nieuwe skiffs die in mei 2020 onderdak bij de W.S.R. kregen, maakte het roeien tijdens de lockdown allemaal mogelijk. Naast dat het bestuur dit jaar nog meer de vraag: “kan je mij helpen met het tillen van mijn skiff?” kreeg, kon er vooral goed doorgetraind worden. Waar er bij andere verenigingen bijzondere combinaties met bijvoorbeeld vier mensen in een 8+ werden gemaakt, konden wedstrijdroeiers op Argo efficiëntere trainingen draaien. Een uitstapje naar de Linge met een skiff kon daardoor goed georganiseerd worden. Igor: “Dit vereiste natuurlijk wel de nodige logistiek. Daar kwam bij het voedingsplatform dat ik heb opgezet ook veel bij kijken.

“Dit was een jaarplan dat ik voor ogen had”

Ieder jaar is er wel een praatje met een expert die iets over voeding in combinatie met sport verteld, maar dit blijft na één presentatie meestal niet hangen. Om deze reden wilde ik, naast zo’n presentatie, informatie op de Argo website aanbieden. Er waren veel positieve geluiden door een voedingspresentatie van sportdiëtiste Marleen Boerboom op 27 maart en de lancering van het voedingsplatform, vergelijkbaar met het al bestaande coachplatform. Hier kan ik dus met een trots gevoel op terugkijken. Dit was namelijk een jaarplan dat ik voor ogen had”

Hoe zit het precies met jaarplannen? Ieder jaar stellen alle bestuursleden een functie-specifiek jaarplan op waar hij of zij aan wil werken om Argo vooruit te helpen. Dit gebeurt allemaal naast de vaste, dagelijkse taken. Vanaf de sollicitatie van het bestuur zijn de nieuwe bestuursleden hier al actief over aan het nadenken. Dit om zo bij één van de eerste ALV’s, aan het begin van het nieuwe academische jaar, het plan te kunnen presenteren. Daar kunnen mensen dan tips geven: veel mensen op de W.S.R. zijn bereid om daarbij een handje te helpen.

Jesse’s dag

Ook Albart en Jesse hebben aan hun jaarplannen kunnen werken. In Jesse’s ogen lagen daar meerdere kansen. Zo vond hij de informatievoorziening voor leden niet optimaal. Hier was in voorgaande jaren ook aan gewerkt, maar door corona kwam er dit jaar ruimte vrij om dit goed aan te pakken. “De afstand tot leden was, vooral ook aan het begin van de coronacrisis, groot”, vertelt Jesse. Er moest een nog beter overzicht van alle berichten komen, met daarin duidelijk de keuzes die de vereniging maakt. “Dit is essentieel voor een eerstejaarsstudent die in een kamer zijn of haar vrienden en ploeg weinig ziet”.

“Inmiddels gebruikt zelfs 80% van de leden de app minimaal een keer per week”

Jesse heeft niet stilgezeten en lanceerde daarom op 8 maart 2021 een applicatie (app) waar leden snel op de hoogte kunnen worden gebracht voor bijvoorbeeld de eerstvolgende ALV of zich makkelijk in kunnen schrijven voor een activiteit. Dat is ook wel gebleken, want de aanmeldingen voor activiteiten schieten omhoog sinds de introductie van de app. De kloof tussen een leeg botenhuis en de leden thuis kan dus door de app worden beperkt. Jesse: “Inmiddels gebruikt zelfs 80% van de leden de app minimaal één keer per week”. Natuurlijk blijft de traditie van de weekmail in stand. Alhoewel dit een eenzijdige vorm van communicatie is, blijft ook dit platform belangrijk. “Elke week in een kort tijdbestek een actuele weergave van wat er is gebeurd opschrijven, is een opgave, maar ik vind het zelf heel leuk om te doen” vertelt Jesse. Ter vergelijking: andere KNSRB verenigingen hebben een tweewekelijks of zelfs maandelijks postbericht. Waar het vroeger het mos was om de introductie van de weekmail in rijmvorm te schrijven, probeert Jesse alsnog een bepaald patroon aan te houden. Lees maar eens terug hoe hij iedere week eerst het verleden, dan het heden en vervolgens de toekomst aankaart. “Natuurlijk ben ik voor de rest bij het schrijven van de weekmail wel afhankelijk van leden. Sommige leden weten mij daarvoor makkelijker te vinden dan andere, maar het doel is wel om ervoor te zorgen dat meer leden en commissies meer stukken gaan insturen”.

Waar stukken ook op tijd moeten worden ingestuurd, is bij een ALV (Algemene Leden Vergadering). Maar hoe werkt zo’n ALV nou eigenlijk precies? Het verschilt per ALV wat er wordt besproken. Er zijn een aantal gestandaardiseerde ALV’s, zoals de Financieel Halfjaarlijkse en de Vloot ALV. Daar worden respectievelijk de realisatie van de KanCie en Vereeniging en de vlootaanschaf voor de komende drie jaar besproken. Daarnaast zijn er ook Algemene ALV’s om vooral de stand van zaken te bespreken. Los van dit jaar worden ALV’s altijd aan het begin vastgelegd. Op deze manier kunnen leden weten waar ze aan toe zijn. Door de coronamaatregelen werden ALV’s dit jaar losser georganiseerd en verplaatst naar een digitale omgeving. Hierdoor konden thema’s besproken worden die op actuele onderwerpen inhaakten. ALV’s draaien altijd in een cyclus van meestal acht weken. Het bestuur bepaalt in de eerste weken wat de thema’s worden, schrijft de stukken en stellen een agenda op. Twee weken voor een ALV komen de stukken online en kunnen leden inzage in deze stukken krijgen. Eventuele vragen en W.V.T.T.K.’s kunnen dan ook nog worden ingediend. Deze fase is belangrijk. Stel dat deze stap pas op een ALV zou worden besproken, duurt een ALV lang en wordt er te veel over de inhoud gepraat. De vragen vooraf dienen voor een kritische herziende bvlik op de plannen. Naast transparantie, kunnen plannen zo eerder worden bijgesteld en kan er sneller verandering teweeg worden gebracht.

Albart’s dag

Er klinkt ineens een stem tussen het werken door in de bestuurskamer: “Wie haalt er lunch zo?”

Albart stuurt net een elektronisch postbericht het wereld wijde web in en staat op: “Ik ga wel even langs de supermarkt”. Ook hij is de afgelopen tijd druk geweest. In februari organiseerde hij, naast alle ploeginauguraties en een digitale bokaal voor de eerstejaars, een Taipan toernooi. Een Chinees kaartspel, dat inmiddels heel populair is onder Argonauten.

“Andere verenigingen lopen letterlijk leeg, terwijl Argo een gering ledenverval heeft”

De online en fysiek georganiseerde spellen door het bestuur doen het sowieso goed. Ook werd bijvoorbeeld ook een Cluedo en een heus Wie is de Mol?-spel opgezet. De combinatie van deze gezelligheid en onderlinge wedstrijden zoals de Slag om Lexkesveer laten het Argo DNA in coronatijd voortvaren: roeien in combinatie met gezelligheid. “Het is heel belangrijk dat we in een jaar zoals nu aan de leden, maar vooral de eerstejaars, kunnen laten zien wat Argo normaal inhoudt en daarmee de binding kunnen blijven behouden. Op deze manier is de kans groter dat we geen ledenverval krijgen” vertelt Albart. Alle drie de heren zijn trots dat er het afgelopen jaar veel nieuwe aanmeldingen zijn geweest en leden de vereniging trouw zijn gebleven: andere verenigingen lopen letterlijk leeg. “Dat Argo zo’n gering ledenverval heeft, hebben we echt te danken aan de Digitaalbokaal, de onderlinge wedstrijden, de georganiseerde evenementen en de nieuwe app”, volgens Jesse. “Wij zijn heel trots dat zoveel mensen Argo nog een mooi warm, groen hart toedragen”.

“Gaaf om te zien dat de eerstejaars zich niet laten kisten door de pandemie ”

Albart: “Ik ben vooral ook heel trots op alle eerstejaars. De W.S.R. heeft veel leuke nieuwe leden. Natuurlijk heb je elk jaar ploegen die meer gemotiveerd zijn dan andere, maar ondanks de coronacrisis zijn alle eerstejaarsploegen goed bezig. Ze organiseren wekelijks online borrels, buikspierkwartieren en wandelen onderling met elkaar. Het lijkt mij heel lastig om je in coronatijd als eerstejaars student in een studentenstad te vestigen. Wat gaaf is om te zien, is dat ze zich niet laten kisten door de pandemie en ze alsnog via Argo nieuwe vriendschappen weten te creëren”. Naast de jaarplannen van de mannen heeft Argo ook andere dingen aangepakt, die in een normaal jaar minder goed voor elkaar te boksen waren. Er hebben al een aantal grote renovaties plaatsgevonden en er staan andere grote onderhoudsprojecten op de agenda. Zo hebben alle drie de coachboten sinds dit jaar een dak boven hun hoofd, staat de aanschaf van een nieuw ventilatiesysteem op de planning en wordt de rest van de kantine ook gerenoveerd.

Het is inmiddels 17:00. Er druppelen al een aantal roeiers binnen om de boten uit de loods te halen en door de Rijn te laten scheren. Dit is natuurlijk voor het hele bestuur een leuk moment, maar vooral Igor probeert dan even te peilen hoe het met de roeiers gaat. “Ik probeer altijd even een babbeltje met een aantal roeiers en coaches te maken. Vaak krijg ik dan een goede indruk van wat er speelt, waardoor ik weet waar ik eventueel kan bijspringen”, vertelt Igor.

Om nooit te vergeten

Aan het einde van de dag stappen de jongens met een goed gevoel op hun fiets naar huis: even lekker uit de bubbel. Ze blikken samen terug op hoe hun jaar tot nu toe is verlopen. Het continu aanpassen aan de veranderende omstandigheden is natuurlijk de boodschap van het jaar, maar was voor het huidige bestuur ook de leidraad. “We hebben echt geleerd om de knop om te zetten met zijn allen”, vertelt Albart. “Hoe eerder je beseft: ik moet een plan B, C of D maken, hoe meer profijt je uit de huidige situatie haalt. Daarvoor moet je echt niet wachten op de persconferenties van Rutte en co”. Net als het roeien op de Rijn, bestond hun jaar uit doorzetten. Met projecten waar energie vandaan kon worden gehaald en de nodige kennis zat, werd deze klus beter te overzien. “Motiverende woorden van leden hielpen daarin mee. Een bestuursjaar in coronatijd blijft alsnog mooi: je vergeet het nooit meer”, sluit Jesse af.