Así, mientras el primer grupo asegura que el archivo nace en el momento mismo en que se generan los documentos en la institución productora, los teóricos integrantes del segundo grupo coinciden en dejar de lado los documentos corrientes o administrativos y aceptan como archivos única y exclusivamente a la documentación que ha perdido “todo interés” para la administración. Del segundo grupo, Schellenberg y Lodolini se diferencian de los demás porque introducen un nuevo concepto, el de la selección documental. Tanto la registratura de Lodolini como los
records de Schellenberg, formarán parte de los archivos después de haberse seleccionado “para su conservación permanente como bienes culturales”.58 Según Theodore Schellenberg,59 los archivos son “aquellos registros [records]60 de cualquiera institución pública o privada que hayan sido considerados ameritar su preservación permanente con fines de investigación o para referencia y que han sido depositados o escogidos para guardarse en una institución archivística”.61 Igualmente, Elio Lodolini,62 archivista italiano, define el archivo como el conjunto de documentos producidos por una persona física o jurídica (o bien por un grupo de oficinas u órganos de esta última), en el transcurso de su actividad y, por lo tanto, ligados entre sí por un vínculo necesario, los cuales una vez perdido todo interés para el desarrollo de la actividad de aquella persona física o jurídica, han sido seleccionados para su conservación permanente como bienes culturales.63
E. Lodolini, Cuestiones básicas de la archivología, p. 31. En Archivos modernos. Principios y técnicas, p. 43 60 Para Schellenberg (1987: 43), los records “son todos los libros, papeles, mapas, fotografías u otros materiales documentales, sin consideración de sus características o formas físicas, hechos o recibidos por cualquiera institución pública o privada en consecuencia de sus obligaciones legales o en conexión con la transacción de sus propios asuntos, y preservados o apropiados para su conservación por esa institución o sus legítimos sucesores, como evidencia de sus funciones, política, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades, o por el valor informativo de los datos que contengan”. 61 Schellenberg (1987: 38) destaca la necesidad de establecer una diferencia entre la documentación y el depósito en donde se conserva para evitar confusiones. Propone se utilice el término archivalía para designar a los materiales e instituciones archivísticas para referirse a los depósitos. 62 En Cuestiones básicas de la archivología, p. 31. 63 Véase también Cruz Mundet, 1996: 92. 58 59
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en México