GESTIÓN DOCUMENTAL I
GRUPO 1
OSCAR JOSE AVILA TELLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA
2012
GESTIÓN DOCUMENTAL I
GRUPO1 OSCAR JOSE AVILA TELLEZ
TUTORA LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA 2012
INTRODUCCION
El término “Gestión documental” o “Gestión de documentos integrada” puede tener distintos significados en el contexto empresarial. En la mayor parte de los casos, se entiende como la gestión de los “papeles “que, en casi todos los contextos, desbordan la capacidad de las personas para guardarlos y encontrarlos cuando los buscan. En otros, con un nivel tecnológico más alto, “gestión documental” se asocia a digitalización de imágenes y a escáneres que milagrosamente hacen desaparecer los papeles. Pero gestión documental es esto, y algo más. Para explicar que es un sistema de gestión documental en el entorno empresarial, se debe insistir en dos aspectos importantes: Los objetivos que se pretenden conseguir y el ámbito de aplicación del proyecto. En general un sistema de gestión documental pretende: - Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos. Cada persona sabe qué documentos tiene que guardar, cuando, como y donde. Cada persona sabe cómo encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesita. - Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabaciones de datos, etc. - Conservar la memoria institucional. - Disminución de tiempo por recuperación inmediata información. Hace funcionarios más eficientes con su trabajo. Un sistema de gestión documental integrada obliga a considerar un enfoque global en el que tienen que integrarse los archivos en papel, los documentos electrónicos y las bases de datos. En cualquier entidad existen estas tres realidades conviviendo de forma tan relacionada que no se puede ofrecer soluciones parciales.
2 -Se entiende por Gestión documental un conjunto de normas técnicas y practicas archivísticas, que nos ayudan a organizar y administrar procesos de información tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos; utilizando para ello las tablas de retención documental, instrumento que nos sirve de apoyo para crear sistemas de gestión documental que se ajusten conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de dichos programas. La Gestión documental engloba un conjunto de operaciones comprometidas en la búsqueda de la economía y la eficacia en la producción, mantenimiento, uso y destino final de documentos a lo largo de todo su ciclo de vida; es decir desde que nacen en las oficinas administrativas hasta su ingreso en las instituciones de archivos, facilitando así el trabajo con los determinados documentos. 3 -El documento es la materia prima de la Diplomática, de la Archivología y de las Técnicas Documentales; objeto de la Archivología y las Ciencias de la Documentación. Documento en sí significa cualquier símbolo convencional, escrito o dibujado, que puede servir para suministrar o conservar la información. Su definición varía de acuerdo con la rama del saber que lo estudia. En su etimología, el término documento deriva del vocablo latino documentum, éste a su vez del verbo docere que significa enseñar. Se modifica sutilmente de su ascendencia griega doxein que significa parecer o ser opinión de alguien. El documento, en sentido amplio, es una entidad física, simple o compuesta, idónea para recibir, conservar y transmitir la representación descriptiva, emblemática o fonética de una determinada realidad relevante; Los documentos pueden ser públicos cuando están autorizados por un notario o un funcionario público competente, con las solemnidades requeridas por la ley; o privados.
Los documentos archivísticos son aquellos que se producen por entes jurídicos, en el transcurso de las actividades desarrolladas hacia un fin determinado, sustentado por los efectos de la comunicación. “Para decirlo en el lenguaje de la ciencia diplomática, el documento está formado por dos elementos fundamentales: la actio jurídica y la conscriptio; al igual la búsqueda de información creada o recibida por una persona o individuo en razón de sus actividades o desempeño ya sea de carácter administrativo, fiscal o legal de valor científico, económico, histórico o cultural debe siempre procurarse conservar. (A.G.N. REGLAMENTO GENERAL).
4. EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.
Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
5. SISTEMA NACIONAL DE RACHIVOS Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad. Posteriormente, la Ley 594 de 2000, define los órganos asesores, coordinadores y ejecutores del Sistema. Esta normatividad fue reglamentada por el Decreto 4124 de 2004, que establece las instancias del Sistema Nacional de Archivos y le asigna a éstas, las funciones que deben cumplir para su desarrollo. El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional. El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos. 6. LEY 594 DE 2000 (julio 14) por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. “El Congreso de Colombia” DECRETA:
T Í T U L O I - OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.
7. La ley es muy clara, la cual menciona que en programas de gestión documental, las entidades públicas tienen el deber de encaminarse hacia programas de gestión de los documentos logrando así el uso de nuevas tecnologías y soportes, pero siempre observando los principios y procesos archivísticos. 8. objetivos: Programa de gestión documental se entiende: “como un proceso archivístico sistemático encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación. - Asegurar la asignación de recursos económicos, humanos y físicos que permitan el desarrollo armónico de las distintas fases archivísticas con los criterios operativos del mismo”. - Tener una visión exacta y completa de las políticas, funciones, programas y servicios de una entidad, la cual se ve reflejada en un Sistema Institucional de Archivos, plenamente organizado y definido que garanticé el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna. - A partir del estudio y análisis de la documentación el programa de gestión documental normaliza todas las fases de la gestión documental de la información institucional como recurso indispensable para la toma de decisiones y la preservación del patrimonio documental de la entidad. - Lograr el control y seguimiento de todo el proceso archivístico de la Institución en sus distintos estadios, a saber: producción o recepción, trámite, distribución, consulta, retención, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final, se alcanzará el concepto de archivo total. - Un programa de gestión documental tiene por objeto lograr una documentación exacta y completa de las políticas y procedimientos de una organización y controlar, perfeccionar y simplificar los documentos y los sistemas de documentación, además de la conservación y utilización juiciosa de los documentos.
- El objetivo de un programa de gestión documental, es dar un manejo ordenado y eficiente en el flujo de información, que resuelva los problemas y ayude a tomar decisiones.
9. Aspectos que se deben considerar para elaborar un programa de Gestión Documental. JUSTIFICACIÓN “Modernización”, el Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos; así mismo el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 que establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
OBJETIVOS. OBJETIVO GENERAL. Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las entidades y hacer más eficiente su implantación. OBJETIVO ESPECIFICO. Resaltando la importancia de cada uno de los documentos del Archivo generados por las instituciones con el debido cumplimiento de las funciones. Reforzar la seguridad en los sistemas de información garantizando unos mejores resultados para el almacenamiento y manejo confidencial de dicha información. Se debe conocer el manejo de dicho sistema de información correctamente, para así regirse en la información del Archivo General de la Nación. (Ley 594, ley general de archivos). Adecuar correctamente los documentos salvaguardándolos de la humedad y/o cambios bruscos de temperatura en el lugar donde se almacenan. Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los contemplados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.
PLANEACIÓN Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, manual de funciones, Organigrama institucional y tablas de retención documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para ello, se deberán verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones: Centralización de la recepción y envío de los documentos, (adecuación de la oficina de recibo y despacho de correspondencia). -Definición de productos de distribución documentos internos y externos. -tener debida mente aprobadas por el concejo municipal d archivo, las tablas de retención y/o las tablas de retención documental. -contar con el comité de archivo respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y funciones. -Disponer de un reglamento de archivos para la entidad basado en el reglamento General de Archivos del AGN y demás normas complementarias, que garantice el cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo, control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos, ordenación y descripción de los fondos de archivo, conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos, existencia de la coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000, participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición de procesos y procedimientos, gestión de calidad, entre otros.
Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con las aplicativas y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones: -la gestión de documentos debe inscribirse como un programa estratégico de La entidad, con el apoyo de la alta dirección. -tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (descentralizado con control central). -contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto. -el archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. -la entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a Los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la auditoria de información y manejo de procesos. -las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo. 10. PASOS DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del
Documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): 1. Producción: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus Funciones
2. Recepción: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o Jurídica. 3. Distribución: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. 4. Trámite: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el Cumplimiento de su función administrativa. 5. Organización: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos 6. Consulta: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la Información que contienen.
7. Conservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido 8. Disposición final de documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental
11. Importancia de las tablas de retención Documental y Etapas que comprende Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, éstas, deberán elaborarlas y adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002, las cuales se detallan:
PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada. Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.
TERCERA ETAPA.
Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta. Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación. CUARTA ETAPA. Aplicación Aprobada las Tablas de Retención Documental por la instancia competente. El representante legal expedirá el acto administrativo Correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación. La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El
cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva. ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental. La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma. 12. Importancia y Ventajas SISTEMA GESTION DOCUMENTAL. El diseño de un sistema de gestión documental para las empresas proporciona racionalización y normalización de la documentación desde su producción hasta su disposición final. Un programa de gestión documental tiene la certeza de contar con información accesible, confiable, oportuna, exacta e integrada, necesaria para la toma de decisiones acertadas. Un programa de gestión documental es un aporte valioso para facilitar los Procesos de acreditación en los programas que ofrece la institución y/o empresas. Permite buscar e identificar plenamente la información creada, y la no información recibida, llegando así a saber cómo se utiliza correctamente esta información. Se Puede detectar a tiempo cuándo termina la vigencia de una información, para determinar su importancia desde el punto de vista de su contenido como el responsable legal de dicho patrimonio documental.
13. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
NORMA
ENUNCIADO
EXPLICACION
Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”.
El estado debe proteger -atraves de sus instituciones - nuestras RIQUEZAS CULTURALES (costumbres) Y NATURALES (parques naturales y lugares ecologicos mediante la CVC). Nosotros como personas debemos contribuir por proteger el lugar donde vivimos e interactuamos
“Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”.
Basicamente se refiere a la TUTELA. Porque por medio de esta herramienta constitucional, podemos hacer valer nuestros derechos fundamentales Su objetivo primordial es lograr una comunicación fluida y eficaz entre las autoridades del Estado y los particulares. Se busca con ello que las relaciones entre unos y otros no se limiten al esquema gobernante-gobernado, sino más bien torgar a los ciudadanos instrumentos que permitan hacer realidad uno de los cometidos fundamentales de un Estado Social de Derecho:
ARTICULO 27
“El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra”.
Como estado de derecho democratico, la Republica de Colombia debe garantizar el Respeto a las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigacion y catedra. Adicional a esto, debe CONTRIBUIR a su desarrollo.
ARTICULO 70
El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional”.
La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado debe reconocer la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado debe promover la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación. Esto atraves de sus instutuciones, tratados internacionales y convenios realizados. Ministerio de cultura y turismo
ARTICULO 71
“La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura...”.
Colombia como estado social de Derecho debe impugnar por el respeto a la LIBRE EXPRESION ARTISTICA, BUSQUEDA DEL CONOCIMIENTO a traves de instituciones educativas y apoyo Gubernamental
ARTICULO 8
ARTICULO 23
14. ARTÍCULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. La Declaración Universal de Derechos Humanos (1948), estableció: “Artículo 12 Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques.” Esta norma de la Declaración Universal de Derechos Humanos, incluyó el derecho a la honra, que está reconocido en la Constitución Política de Colombia en el artículo 21
BIBLIOGRAFIA.
http://archivocentralcamaracali.blogspot.com/2008/05/analisis-la-ley-594-de2000.html http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/cultura/leygeneraldearchivo.pdf http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1233 http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2014#
http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia4.pdf http://www.idg.es/computerworld/Seis-pasos-para-evaluar--un-sistema-de-gestiondoc/seccion-/articulo-41429