Organisationen voksede ud af kontoret

Mogens Hagelskær tiltrådte som letbanechef i 2012 og etablerede en lille stab på Odense Rådhus. Efterhånden steg antallet af opgaver, og flere medarbejdere kom til. I 2014 flyttede letbanen til egne lokaler på Thomas B. Thriges Gade, senere Odeons Kvarter. Undervejs ændrede letbanen sin strategi for udbuddet, hvilket krævede en større bygherreorganisation.

I løbet af 2011 indgik Odense Byråd en aftale om letbanen og vedtog en visionær planstrategi for Odense. Næste skridt var nu at finde en egnet frontperson, der kunne stå i spidsen for at gøre projektet til virkelighed. I august 2012 tiltrådte Mogens Hagelskær som letbanechef i Odense.

Odense Letbane kunne i starten klare sig med et kontor på rådhuset, men staben voksede, og i sommeren 2014 flyttede letbanen til egne lokaler på Thomas B. Thriges Gade, senere Odeons Kvarter Før spaden kunne sættes i jorden, skulle det juridiske, tekniske og organisatoriske grundlag på plads. Mogens Hagelskær etablerede en afdeling på Odense Rådhus med en lille, fast stab samt udenlandske og danske rådgivere til at bistå med faglig ekspertise og mandskab. Som noget af det første skulle kontoret udarbejde letbanens udredningsrapport og VVM-redegørelse.

Staben voksede

I første halvdel af 2014 udvidede letbanekontoret staben i takt med, at opgaverne voksede, blev mere konkrete og krævede proaktiv indsats og dialog. Der blev etableret en chefgruppe med projektchefer til at igangsætte og håndtere dialog og aftaler med bydere, myndigheder, kommende partnere og interessenter. Blandt andet tog letbanen den første kontakt til de naboer, der kunne blive påvirket af byggeriet. Ligesom dialogen med forsyningsselskaber omkring de forestående ledningsomlægninger blev startet op. Og der blev lagt mange kræfter i at få letbanens finansiering på plads. Udvidelsen af staben betød, at lokalet på rådhuset blev for småt. I løbet af sommeren 2014 flyttede letbanekontoret i egne lokaler på Thomas B. Thriges Gade. Senere blev adressen dog ændret til Odeons Kvarter i forbindelse med, at den tidligere firesporede gade blev omdannet til ny bydel.

Ændring i udbudsstrategi

I oktober 2014 afholdt letbanekontoret en såkaldt Industridag for mulige bydere fra hele verden. Interessen og fremmødet fra store, internationale entreprenørvirksomheder var stort. I perioden efter industridagen stod det alligevel klart, at det ville blive nødvendigt at ændre i udbudsstrategien, da der var for få firmaer, som ville byde på én stor totalentreprise.

Tilbagemeldingen var, at risikoen ved at etablere et stort konsortium ikke stod mål med gevinsten ved et så relativt lille projekt som letbanen i Odense.

Den oprindelige plan om at gennemføre projektet med en lille bygherreorganisation måtte derfor ændres. Den nye udbudsstrategi betød, at der nu skulle være flere parallelle udbud, og bygherreorganisationen skulle selv håndtere grænsefladerne mellem udbuddene. Det krævede en større bygherreorganisation med flere kompetencer til at behandle de risici og ansvarsområder, som opstod.

Til gengæld viste der sig nogle nye muligheder for som bygherre at styre projektet og indarbejde flere hensyn til

Medarbejdere i Odense Letbane februar 2016

byen. For eksempel valgte letbanen selv at designe ombygningen af veje og byrum langs med letbanestrækningen, hvilket gjorde det nemmere at tilpasse udbuddene i forhold til byens ønsker om at skabe en god integration til de øvrige byrum.

Anlægsselskab med bestyrelse

Folketinget vedtog i foråret 2015 letbanens anlægslov, og dermed kunne letbanekontoret formelt etableres som et anlægsselskab med en selvstændig, professionel bestyrelse. I løbet af 2015 bestod anlægsselskabet af cirka 40 medarbejdere og rådgivere inden for en række faglige discipliner. Sammen skulle de løfte en langt større opgave end oprindeligt planlagt med at styre anlægsarbejdet og sikre god kommunikation og dialog med omverdenen. Med udsigten til at få flere leverandører ind og stå for de forskellige dele af letbanesystemet (spor, tog, drift og vedligehold) var det vigtigt at udvide holdet med en fagligt stærk kapacitet, der kunne sikre, at økonomien og de tekniske detaljer mellem kontrakterne spillede godt sammen. Derfor blev den internationalt erfarne og rutinerede ingeniør Steen Lykke i slutningen af 2015 ansat som teknisk direktør med ansvar for at styre udførelsen af de store anlægskontrakter.

Den organisation, der skulle bringe letbaneprojektet sikkert i mål, var dermed fastlagt. Organisationen forblev stort set uændret frem til, at de færdige letbanetog begyndte at køre i byens gader fem-seks år senere. Den nye udbudsstrategi betød, at der nu skulle være flere parallelle udbud, og bygherreorganisationen skulle selv håndtere grænsefladerne mellem udbuddene