1.3 PARTNERS

SOCIALE KRUIDENIERS GENT

VOEDSELTEAM RABOT

WEGGEEFWINKEL RABOT

BREDE SCHOOL RABOT-BLAISANTVEST

BURGERPLICHT VZW

BUURTWERK RABOT

CREATOEXANIMA

FEMMA VZW

GENTSE POLITIE

INTERLEVENSBESCHOUWELIJKE GEMEENSCHAP

IOM - UN MIGRATION

JOBROAD

VIVALDIS

KAA GENT FOUNDATION

KUBAT’S GYM

LABO VZW

LIGO - CENTRUM VOOR BASISEDUCATIE VZW

LITTEKENS VZW

PILOOT VZW

PROTESTANTSE KERK RABOT

REFUINTERIM

SAAMO GENT

SCOUTS EN GIDSEN VLAANDEREN

SENSOC-PROJECT

STAM GENT

TOUCHÉ VZW

VEGGIE = HALAL

VOEM VZW

VZW JONG

WIEGWIJS VZW

YOUTHSTART

ZING MEE VZW

1.4 Beheer

Bij het beheren van een gebouw komt heel wat kijken. We delen dit beheer op in twee grote luiken: hardware en software

Hardware omschrijven we als alles wat te maken heeft met de fysieke ruimte en het gebouw.

Software gaat dan weer over alles wat er achter de schermen moet gebeuren.

Hieronder maken we een oplijsting van wat dit in de praktijk betekent en waar we in 2022 mee aan de slag zijn gegaan.

Hardware

*INFRASTRUCTUUR

Building Days

Glazen Box

Voor de bouw van de glazen dienen we in juni 2022 een aanvraag in bij de Dienst Onroerend Erfgoed (Vlaanderen). Dit met ondersteuning van de Dienst Stadsarcheologie en Monumentenzorg van de Stad Gent. Het onderzoeken van de mogelijkheden, voorbereiden van het dossier, indienen en opvolgen is een bijkomende taak binnen het beheer van een beschermd monument.

Hoewel we hierin eigenlijk geen ervaring hebben, voelen we ons gesterkt door de ondersteuning vanuit Stad Gent.

Dit is de eerste, maar zeker niet de laatste box die we willen bouwen in het kerkschip. Deze boxen creëren namelijk kansen om ook tijdens de wintermaanden de werking verder te zetten.

Fonds Tijdelijke Invulling

In mei 2022 krijgen we een positief advies voor onze aanvraag bij het Fonds Tijdelijke Invulling. Dit budget wordt aangewend om het gebouw gebruiksklaar en -vriendelijk te maken, alvast om de periode tot het einde van de verbouwingen te overbruggen. Het gaat hierbij om materiaal voor de bouw van een tweede box, verwarming voor beide boxen, noodverlichting voor beide boxen, elektrisch installatiemateriaal, opbergrekken en -kasten en machines.

De overname van de energiecontracten gaat gepaard met enige tegenslagen. We sluiten ons aan bij Bolt Energie, alles verloopt in eerste instantie vlot tot maart 2022. We krijgen een melding dat ons energiecontract stopgezet wordt en ook al onze betalingen worden teruggestort naar onze rekening.

Het opgegeven meternummer blijkt niet overeen te stemmen met het opgegeven adres, waardoor er communicatieproblemen optreden tussen Bolt Energie en Fluvius.

Uiteindelijk lukt het om vrij snel terug een contract aan te gaan, maar tot december 2022 ontvangen we hiervoor geen facturen meer.

Na weken van telefoneren en mailen lukt het ons toch om alle plooien glad te strijken.

* AFVALVERWERKING

* LOGISTIEK Bar

Opvolgen bestellingen drank Leeggoed

Opbrengsten verwerken

Barshiften verdelen onder medewerkers en vrijwilligers

Recup

We houden ervan om materialen een tweede, derde of zelfs vierde leven te geven. Enerzijds is het goedkoper, anderzijds verkleinen we zo samen mee de afvalberg. Hoewel we al jaren sterk inzetten op recuperatie van oude materialen, merken we dat in deze fase van professionalisering het ons aan tijd en resources ontbreekt om hier verder op in te zetten. Elke minuut die we steken in ‹recup›, betekent een minuut minder voor al het andere werk dat op ons bord ligt.

Huisraad

Verzamelen van alle basisbenodigdheden om mensen te kunnen ontvangen met een drankje en eventueel een hapje. Ook dit gebeurt op basis van recuperatie van oude materialen.

Ondersteuning partners

We ondersteunen ook onze partners bij logistieke vragen: uitbouw van een gedeelde stockage informatie omtrent schilderen en verwarmen van de interlevensbeschouwelijke ruimte stroompanne aanvragen van materiaal voor grotere evenementen helpen bij opbouwen en afbreken van grotere evenementen advies bij gebruik van het kerkschip voor specifieke activiteiten

(bijvoorbeeld akoestiek voor theater in het kerkschip)

...

Sleutelbeheer

In deze fase van het project volstaat het dat buurtbewoners en -partners een aantal dagen voor een activiteit een sleutel komen ophalen bij ons.

We houden in ons sleutelbeheersysteem bij wie welke sleutel in handen krijgt. Zo behouden we een overzicht van de sleutels die circuleren.

Wanneer het aantal partners en activiteiten begint toe te nemen, lijkt het ons opportuun om andere manieren van toegang mogelijk maken

Netheid

Dit onderdeel van het beheer vormt mogelijks het grootste struikelblok voor onze organisatie. We beschikken niet over de nodige mensen en resources om hier degelijk werk van te maken. Dat resulteert in het slechts occasioneel kuisen van de kerk met als gevolg dat de plek vaak stoffig en rommelig oogt.

We zouden hier een vrijwilligersgroep rond kunnen uitbouwen, maar vinden tegelijk dat dit een volwaardige job is, waar mensen ook naar waarde vergoed voor moeten worden. Dit voornamelijk door de grootte van het pand, dat zelfs via zonering geen evident werk is. Bovendien kunnen we vrijwilligers niets meer bieden dan een veegborstel, stofzuiger en mop, wat absoluut niet volstaat voor zo’n grote ruimte. We proberen al een jaar lang te zoeken naar een (gratis of betaalbare) schrobzuigmachine, maar tevergeefs.

We vroegen ook ondersteuning bij Stad Gent in de vorm van een kuisploeg, louter materiële ondersteuning of eventueel een Artikel 60 medewerker, maar die openingen zijn er tot nu toe nog niet gekomen. We bekijken verder wat de mogelijkheden zijn rond het samenstellen van een logistiek team en het nodige materiaal om de kerk net te houden.

Brandveiligheid en PTI-Light

Vanuit onze gesprekken met de brandweer worden de volgende afspraken gemaakt wat betreft onze brandveiligheid en PTI-Light overeenkomst:

Capaciteit dagelijkse werking 149 personen

Tien maal per jaar mogen we een grotere activiteit organiseren met een maximumcapaciteit van 499 personen.

Hierbij is het belangrijk dat we rekening houden met de volgende eisen:

Extra brandverlichting aan de uitgangen

Inzet van stewards

Eventuele opmaak van een evacuatieplan

We besluiten dat we deze tien evenementen enkel inzetten voor buurtgerichte activiteiten, zoals bijvoorbeeld de Iftar.

De boodschap vanuit de brandweer bestaat er voornamelijk uit dat we voor alles wat we willen ondernemen best eerst contact met hen opnemen. Preventief allerlei zaken proberen doen, resulteert vaak in overbodig werk en overbodige kosten.

*RUIMTE DELEN MET PARTNERS

Opmaak van een gedeelde agenda

Organiseren van partnermeetings

Communicatie op partnerniveau

Opvolgen vragen vanuit partners

Organiseren van intakegesprekken met nieuwe partners

Ontwikkelen van een stappenplan voor het gebruik van onze ruimte

Afsluiten van gebruiksovereenkomsten

Opmaken van facturen voor de vrije bijdragen voor ruimtegebruik

* OPMAAK HUISREGLEMENT

* COMMUNICATIE flyers folders website sociale media ...

*VERZEKERINGEN

* FINANCIËN

Voorbereidend werk in functie van de boekhouding

Subsidies uitschrijven, indienen en opvolgen

* KADERS Vrijwilligersbeleid

Netheidsplan De kerk en haar cultuurgoederen

* TOEKOMST VAN HET GEBOUW

Opvolgteams

Overleg en gesprekken over de verbouwingen van het pand en hoe we onze werking hierop kunnen afstemmen