legg til lister over arkivmateriale. International Council of Archives har utarbeidet en standard for arkivbeskrivelse.43 Denne ligger til grunn for de fleste nyere elektroniske arkivsystemer, inkludert det norske ASTA5.44 Asta blir i dag brukt av de fleste norske arkivinstitusjoner. Dersom man velger å bruke andre systemer til arkivbeskrivelse bør en likevel følge ISAD(G)-standarden så langt som mulig. Når et arkiv blir ordnet og beskrevet er det nødvendig at opplysninger som ikke skal være offentlig tilgjengelige blir skjermet mot allmenn tilgang. Dette kan for eksempel gjelde ved sensitive person opplysninger i bedrifts- og personarkiv. Arkivlister og kataloger skal gi oversikt over saker og dokumenter som inneholder slike opplysninger, slik at man unngår ulovlig tilgang. Dette gjelder også for materiale som er klausulert i avtale med giver/deponent. Mottaksregistre og arkivkataloger skal være offentlig tilgjengelige. Oppbevaring og sikring
Arkivmateriale skal oppbevares på en slik måte at det er sikret mot ulovlig tilgang og mot skader på grunn av klima og annen ytre påvirkning. I arkivforskriftens kapittel 445 er det gitt bestemmelser om oppbevaring av offentlige arkiver. Disse inneholder krav til klima i arkivrom og sikring mot fukt og vannskader, mot brann, innbrudd og skadeverk. Riksarkivet har utarbeidet en egen veiledning om arkivlokaler og oppbevaring av arkiver.46 Private arkiv inneholder vesentlig samfunnsdokumentasjon og bør derfor oppbevares under like gode forhold som offentlige arkiv.47 Riksarkivarens retningslinjer for privatarkivarbeidet sier at private arkiver depotinstitusjonene har, skal, “så langt det er råd”, følge forskrift om offentlige arkiver når det gjelder arkivlokaler.48 Magasinforholdene i Østfold
Magasinsituasjonen i Østfold er på ingen måte tilfredsstillende. Det er en mager trøst at det ligger dårligere an ved museer andre steder i landet. Museene i Østfold forvalter en dominerende andel av de bevarte privatarkivene i fylket. Forholdene varierer mellom institusjonene, men ingen av dem tilfredsstiller arkivforskriftens krav til oppbevaring av offentlige arkiv. Private arkiver bør oppbevares under like gode forhold som offentlige arkiver, jfr. Riksarkivarens retningslinjer for privatarkivarbeidet. Dersom privatarkiver skal bidra til å sikre helhetlig samfunnsdokumentasjon er det i lengden ufor svarlig å oppbevare arkiver under nåværende forhold. Dertil kommer at magasinkapasiteten ved de tre institusjonene er sprengt: Museene har ikke magasinplass til å ta i mot større arkiver, for eksempel bedriftsarkiver. Privatarkivarbeidet kan ikke satse på at større bedrifter skal opprette egne prosjekter/ depoter for å ivareta egne arkiver. Dersom de tre museene i framtiden skal være i stand til å gjøre et godt arbeid med hensyn til å oppbevare, ordne og tilgjengeliggjøre privatarkiver kommer man ikke utenom å øke magasinkapasiteten. Med konsolidering av museene, konkrete utbyggingsplaner på Borgarsyssel og planer om samlokalisering med IKA Østfold, er det nå gode muligheter for en bedring av blant annet magasinforholdene for privatarkivene i Østfold. Planene for Borgarsyssel innebærer at det vil bli nye magasiner med tilknyttet bibliotek og lesesal. Her vil det også bli plass til Østfold fylkes billedarkiv. Det legges også opp til at IKA Østfold skal få leie 43 Tilgjengelig på http://www.ica.org/sites/default/files/isad_g_2e.pdf. 44 http://www.stiftelsen-asta.no/asta_5.htm. 45 http://www.lovdata.no/for/sf/kk/kk-19981211-1193.html. 46 Se http://www.arkivverket.no/webfelles/arkivlokaler/arkivlokaler_n.pdf. 47 For mer om magasiner, se Lange, Mangset og Ødegård 2001, kapittel 10. 48 Retningslinjene, punkt 3.5.1. 28
privatarkiv i musea