Rijkswaterstaat gebruikt digitale RI&E

Rijkswaterstaat werkt al meer dan zes jaar met een digitale risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Daarin zijn ook vragen opgenomen over bedrijfshulpverlening (BHV). Twee medewerkers van Rijkswaterstaat geven uitleg over de locaties waar Rijkswaterstaat het systeem toepast, hoe het werkt het en wat de voordelen zijn.

Peter Odinot is als coördinator BHV verantwoordelijk voor de bedrijfshulpverlening in de panden in de regio Zuid-Holland. Op het hoofdkantoor in Utrecht heeft hij ook enkele landelijke taken, waaronder het maken van een jaarplan BHV en een BHV- en Ontruimingsplan voor alle panden van Rijkswaterstaat. Met Rob Kuling, senior adviseur Werk en Gezondheid, werkte hij de afgelopen tijd aan de vragen voor een digitale RI&E voor de BHV op kleine locaties.

OHSAS 18001

“We richten ons op de arbeidsomstandigheden en de veiligheid van de medewerkers van Rijkswaterstaat”, legt Kuling uit. “Volgens de internationale norm OHSAS 18001 hebben we een Arbomanagementsysteem en doen we ook RI&E’s. Sinds 2009 gebruiken we daarvoor een digitaal instrument. Recent hebben we dit instrument tekstueel herzien en aangepast aan de laatste ontwikkelingen. Denk aan het invoegen van vragen over Het Nieuwe Werken, Verkeerscentrales en de Rijksrederij.” Rijkswaterstaat telt zeven regio’s, elk met een eigen coördinator BHV. Veel locaties hebben ook een operationeel hoofd BHV. Op de kleinste locaties hangen instructies. Op de grotere locaties organiseert Rijkswaterstaat RI&E’s. Komen daar knelpunten uit, dan worden die landelijk gedeeld, zodat overal de juiste

Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Milieu. Rijkswaterstaat beheert locaties door heel Nederland, van vuurtorens tot de Volkeraksluizen en van kantoorpanden tot verkeerscentrales voor de rijkswegen. De medewerkers zetten zich in voor een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland, dat beschermd is tegen overstromingen, waar voldoende schoon water is en waar iedereen vlot en veilig van A naar B kan. maatregelen kunnen worden genomen. Op enkele locaties werkt Rijkswaterstaat met andere organisaties samen in één gebouw. Zo deelt de verkeerscentrale in Zwolle een pand met de Belastingdienst en wordt het kantoor in Maastricht gedeeld met het Openbaar Ministerie. Dit vergt extra communicatie en afstemming in de RI&E-uitvoering en BHV-bezetting.

In de grote verscheidenheid aan locaties door het hele land, blijkt de RI&E op het Utrechtse hoofdkantoor het meest complex. Kuling: “Hoe meer mensen op een locatie werken, hoe lastiger is te overzien wie waarvoor verantwoordelijk is

Rob Kuling en Peter Odinot op het hoofdkantoor van Rijkswaterstaat in Utrecht.

en wie met wie samenwerkt. Daarom hebben we het opgedeeld. We maken zeven RI&E’s: één gezamenlijke voor het facilitaire deel en één per dienst. BHV is een van de modules. Het was, zelfs met dit handzame instrument, een flinke operatie, maar het werkt. Met de RI&E-manager zien we op elk moment er iets moet gebeuren, hebben we het plan van aanpak altijd online beschikbaar en bouwen we in de loop der jaren aan een waardevolle database.”

Risico’s

Het uitvoeren van de RI&E gebeurt niet door een externe partij maar met eigen medewerkers. Rob Kuling zegt daarover: “De bedoeling is dat we de RI&E-uitvoering in gezamenlijkheid oppakken. Voor elke RI&E stelden we een team samen van tien à twaalf collega’s die de risico’s voor een organisatieonderdeel kunnen inschatten. Denk aan het Hoofd BHV, iemand van HRM, een lid van het regionale arbo-overleg (arbo-kernteam), een vertegenwoordiger van de ondernemingsraad en de directeur Bedrijfsvoering. Gezamenlijk nemen we de vragen door. Sommige deelnemers willen de vragen van tevoren inzien. Prima, zolang we het er vervolgens maar gezamenlijk over hebben. De kracht van het instrument is juist dat een gesprek ontstaat over risico’s voor arbeidsomstandigheden en veiligheid.”

“Thuis doe je bijna alles automatisch goed”, vult Peter Odinot aan. “Bederfelijke etenswaren stop je in een luchtdichte trommel en spiritus zet je buiten het bereik van kinderen. Maar een werkgever voelt niet altijd dezelfde soort verantwoordelijkheid voor zijn medewerkers. Daarvoor is wat extra’s nodig. De RI&E-manager helpt het gesprek op gang te brengen en iedereen betrokken te krijgen. Bij de eerste vragen houden de deelnemers zich op de vlakte, maar naarmate een RI&E-bijeenkomst vordert, komt er altijd wel iemand met een opmerking of suggestie en ontstaat een gesprek.” “Het is geen democratisch proces”, waarschuwt Kuling. “Dat is even wennen. Zitten er tien man aan tafel en vindt er één iets een knelpunt, dan is dat een knelpunt. Daar zijn we heel duidelijk over. We kunnen een lagere prioriteit aan iets geven, omdat het een laag risico betreft, maar het knelpunt moet zichtbaar blijven. Is het gesprek afgerond, dan volgt een Plan van Aanpak. Dat wordt getoetst door een kerndeskundige en voorgelegd aan het directieteam en de ondernemingsraad.”

De RI&E-manager werd voor Rijkswaterstaat op maat gemaakt. Kuling: “We wilden een globaal inventariserend instrument en tegelijk één lijn voor de hele organisatie, zodat we risico’s kunnen vergelijken. Uiteindelijk kozen we voor een systeem van HumanCapitalCare, een dienstverlener op het gebied van arbeid, vitaliteit en gezondheid. Zij leverden de software en wij zorgden voor de teksten. In 2009 namen we het systeem in gebruik.”

Werking

Kuling demonstreert hoe het werkt. “Als ik een nieuwe RI&E start, kan ik kiezen tussen de categorieën Kantooromgeving, Assets (zoals bruggen en sluizen), Uitvoering (gericht op mensen die buiten werken) en Projectlocaties (bijvoorbeeld de bouw van een nieuwe weg). Vervolgens kies ik een organisatie-eenheid en een van de twintig modules, bijvoorbeeld BHV. Met een team van circa twaalf collega’s van een organisatie-eenheid doorloop ik drie stappen: Inventariseren, Evalueren en Maatregelen. Bij de laatste stap kunnen de teamleden zelf een maatregel bedenken, maar ze kunnen ook een al in het systeem geformuleerde suggestie aanvinken, zoals het inrichten van een BHVorganisatie.”

De module BHV telt vier submodules. In de eerste module beantwoorden de deelnemers vragen over de organisatie van de BHV. Meestal luidt het antwoord ja, nee of niet van toepassing, zoals op de vraag of er een bedrijfsnoodplan is. De tweede submodule gaat over calamiteiten, ongevallen en alarmering. De derde en vierde submodule zijn bedoeld voor kleine locaties met minder dan vijftien medewerkers. Kuling: “Op acht locaties hebben we de vragen uitgetest, zodat we zeker weten dat we de juiste vragen stellen.”

De vragen betreffen zowel interne als externe factoren. Interne factoren kunnen de medewerkers zelf beïnvloeden. Externe factoren betreffen zaken als bereikbaarheid en obstakels. Voldoet bijvoorbeeld de aanrijdtijd van de hulpdiensten aan de normen? Luidt het antwoord ‘nee’, dan kan dat aanleiding zijn om ook op een kleine locatie een BHV-organisatie op te zetten. De RI&E-manager biedt ruimte om dat toe te lichten.

‘Exotische’ locaties vragen om een eigen oplossing. Odinot: “IJsseloog is een kunstmatig eiland in het Ketelmeer. De aanvaarroute van de ambulance bedraagt veertig minuten. Omdat daar overdag vier tot zes personen werken, heb je natuurlijk een goede eigen BHV-organisatie nodig. Andere plekken hebben heel specifieke kenmerken. Een bemande vuurtoren heeft een trap omhoog. Wil je eruit omdat er brand is, dan moet je toch langs die trap naar beneden”

Plan van Aanpak

Klikken op ‘Plan van Aanpak’ vindt Rob Kuling het leukste moment. “Daarmee genereert het systeem een document dat de deelnemers die de RI&E hebben ingevuld direct op het scherm kunnen volgen. Een andere interessante optie is het overzichtsrapport van RI&E’s. Als in een module een hoog risico voorkomt en daar een knelpunt bestaat, dan kleurt de hele module rood. Op die manier zien we in één oogopslag dat er aandacht nodig is voor een bepaald aspect van arbeidsomstandigheden, voor onderhoud aan gebouwen of bijvoorbeeld voor bedrijfshulpverlening.” Een roodgekleurde module werkt confronterend en kan alsnog tot discussie leiden, zegt Kuling: “We kunnen echter tevens het risicopercentage voor de beantwoorde vragen tonen. Dat is een gewogen gemiddelde, waarmee we laten zien dat er heel veel lage risico’s zijn en slechts een enkel gemiddeld of hoog risico. Hoe dan ook blijft het uitgangspunt overeind: de verantwoordelijke manager moet voelen dat hij een probleem heeft. Het is niet aan de arbo-coördinator of de veiligheidsadviseur om het op te lossen. Door problemen zichtbaar te maken ontstaat een gesprek en kan de manager ermee aan de slag.”

Nog een functie die Rijkswaterstaat aan de RI&Emanager liet toevoegen is de mogelijkheid om bijlagen op te slaan en er een overzicht van te maken. Denk aan een foto van een gevaarlijke situatie, zoals een te smalle vluchtstrook of beperkte toegang tot een sluis. Via de foto’s kan de gebruiker terugzoeken naar een probleem en de toegepaste oplossing. Een collega bij een ander organisatieonderdeel met een soortgelijk probleem kan daar vervolgens zijn voordeel mee doen.

Het Plan van Aanpak wordt getoetst door een kerndeskundige. Hij kan aanbevelingen doen om de voorgestelde maatregelen verder uit te werken of te versnellen of hij adviseert bijvoorbeeld om de Ondernemingsraad erbij te betrekken. De kerndeskundige legt zijn opmerkingen vast in een brief aan de directeur, die het met zijn directieteam bespreekt. Tot slot bespreekt de hoofdingenieur-directeur van de regio, of iemand die hem vertegenwoordigt, het Plan van Aanpak met de ondernemingsraad.

Nieuwe Werken

Een van de laatste toevoegingen is een module over Het Nieuwe Werken. Kuling: “Bij de meeste onderwerpen baseerden we ons op wetten, voorschriften en interne afspraken. Bij Het Nieuwe Werken kon dat niet, want er bestaan nauwelijks wetenschappelijke publicaties. Met ergonoom Erwin Speklé van Arbo Unie hebben we een vragenlijst opgesteld. Verder voegden we een module toe over verkeerscentrales en hebben we elke module en submodule uitgebreid met de extra vraag: zijn er nog andere dingen die je had willen zeggen over dit onderwerp?” (PvW)

Volkeraksluizen, bedieningsgebouw.