VĂN KIỆN TỔNG KẾT 5 NĂM ỨNG DỤNG CNTT TRONG HỆ THỐNG THƯ VIỆN CÔNG CỘNG ( 2000 – 2005 )
BÁO CÁO CỦA THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM TẠI HỘI NGHỊ SƠ KẾT 5 NĂM HOẠT ĐỘNG ỨNG DỤNG CNTT CỦA HỆ THỐNG TVCC Tp. Quy Nhơn, Bình Định - 24/5 - 26/5/2005
- Trang 2 -
PHẦN THỨ NHẤT TỔNG KẾT 5 NĂM ỨNG DỤNG CNTT TRONG HỆ THỐNG THƯ VIỆN CÔNG CỘNG (2000 - 2005) I- Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin thư viện Việc sử dụng máy tính vào hoạt động thư viện bắt đầu từ cuối những năm 1950 đã làm thay đổi về chất cho lĩnh vực này. Từ những ứng dụng riêng rẽ cho từng khâu nghiệp vụ trong giai đoạn đầu, đến cuối những năm 1980, trên thế giới đã hình thành khái niệm về một loại hình thư viện mới - thư viện kỹ thuật số và ngay từ lúc đó đã được coi là thư viện của thế kỷ 21. Cho tới nay nhiều dự án về xây dựng thư viện kỹ thuật số đã được xây dựng và thực hiện thành công. Thư viện kỹ thuật số đã trở thành hiện thực mang lại diện mạo mới cho hoạt động thư viện thế giới và là xu hướng phát triển của thư viện hiện đại. Nhiều dự án với vốn đầu tư lớn đã dành cho xây dựng và phát triển thư viện kỹ thuật số, ví dụ theo thông báo tại Hội nghị Giám đốc các thư viện quốc gia châu á họp tại Bắc Kinh tháng 8/2004, trong năm 2004, Chính phủ Trung Quốc đã phê duyệt dự án xây dựng thư viện kỹ thuật số tại Thư viện Quốc gia Trung Quốc với số vốn đầu tư tổng cộng khoảng 20 triệu USD. Với sự bùng phát xây dựng thư viện kỹ thuật số, nhiều hãng phần mềm chuyên viết phần mềm cho các cơ quan thông tin thư viện đã cho ra đời nhiều phần mềm quản trị thư viện lớn như ORACLE LIBRARY, GEAC, VTLS, DYNIX,... Một số đã được dùng cài đặt trong khu vực Đông Nam á như VTLS, DYNIX. Ở Việt Nam, nếu như trước năm 2000 các thư viện tiến hành ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động chủ yếu là dựa vào phần mềm ISIS để tự động hoá một số khâu nghiệp vụ, thì bắt đầu từ năm 2000 trở đi đã có nhiều dự án về xây dựng thư viện kỹ thuật số ở các cấp độ khác nhau đã được phê duyệt. Trong số đó phải kể tới sự tài trợ của Quỹ Đông Tây xây dựng một số thư viện đại học như Đại học Đà Nẵng, Đại học Huế, Đại học Cần Thơ, Đại học Thái Nguyên với vốn đầu tư lên tới hàng triệu USD cho mỗi thư viện hoặc Dự án Giáo dục đại học với vốn vay của Ngân hàng thế giới đầu tư cho mỗi thư viện từ 500.000 đến 750.000 USD như Học viện Tài chính, Đại học Quy Nhơn, Đại học Vinh. Để đáp ứng nhu cầu phát triển thư viện kỹ thuật số, một số công ty máy tính đã phát triển các phần mềm tích hợp quản trị thư viện thay thế cho phần mềm tư liệu ISIS. Theo một báo cáo tổng quan trình bày tại Hội thảo Xây dựng và phát triển thư viện điện tử do Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia tổ chức tại Hà Nội vào tháng 3 năm 2005 thì “ở Việt Nam, trong 5-7 năm gần đây một số công ty tin học đã đầu tư khá nhiều công sức vào xây dựng, phát triển phần mềm thư viện và đã đạt được những kết quả khả quan. Trong đó phải kể đến các phần mềm Libol (Cty Tinh Vân), Ilib (Cty CMC), Vebrary (Cty Lạc Việt), Elib (Cty VNNesoft). Qua đánh giá của nhiều nhà chuyên môn thì hiện tại 02 phần mềm Libol và Ilib hoàn toàn có thể đáp ứng được chức năng của một TVĐT hiện đại ở Việt Nam với các cấp độ khác nhau.” (Bàn về xây dựng thư viện điện tử ở Việt Nam // Hội thảo Xây dựng và phát triển thư viện điện tử. - tr. 5). Tuy nhiên giá
- Trang 3 -
của các phần mềm này không phải là thấp, từ khoảng 25000 đến 30000 USD cho một bản. II- Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thư viện công cộng 5 năm qua 1- Xây dựng cơ sở hạ tầng + Trụ sở: Trong 5 năm qua nhiều trụ sở của các thư viện tỉnh và huyện đã được xây mới hoặc cải tạo, nâng cấp với diện tích đủ lớn để triển khai hoạt động nghiệp vụ tạo điều kiện để thực hiện tốt các dự án tin học như Thư viện tỉnh Tây Ninh, Thư viện tỉnh Bình Dương, Thư viện tỉnh An Giang, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc, Thư viện tỉnh Lạng Sơn, Thư viện tỉnh Hà Giang, Thư viện tỉnh Bắc Ninh, Thư viện Thành phố Việt Trì thuộc tỉnh Phú Thọ,....Khi bố trí các phòng làm việc, phần lớn các thư viện đều dành diện tích thích hợp cho khu vực ứng dụng công nghệ thông tin. + Trang thiết bị: Nếu như trước năm 2000, trang thiết bị tin học của các thư viện tỉnh chủ yếu được cung cấp qua các Dự án của Bộ Văn hoá Thông tin do Thư viện Quốc gia thực hiện, số các thư viện được cấp kinh phí để tự mua sắm trang thiết bị tin học không nhiều thì 5 năm qua đại đa số các thư viện tỉnh đã có kinh phí để mua sắm trang thiết bị tin học ở các mức độ khác nhau, trong đó phải kể tới các thư viện như Thư viện Bình Thuận có 28 máy tính, Thư viện Tây Ninh có 28 máy tính, Thư việnThừa Thiên Huế có 25 máy tính, Thư viện Đồng Nai có 25 máy tính, Thư viện Bình Định có 20 máy tính, Thư viện Lạng Sơn có 18 máy tính , Thư viện Sóc trăng có 17 máy tính...., đặc biệt các thư viện ở miền núi và Tây nguyên trong điều kiện còn nhiều khó khăn hơn cũng đã có nhiều cố gắng trong vấn đề này như Thư viện Hà Giang có 10 máy tính, Thư viện Gia Lai có 10 máy tính. Nếu so sánh, cho tới thời điểm của Hội nghị Vũng Tàu năm 2000, Thư viện Thừa Thiên Huế mới chỉ có 7 máy tính, nay đã có 25 chiếc mới thấy rõ tốc độ của sự phát triển. Ngoài máy tính, nhiều thư viện còn mua sắm được máy in, máy in màu, máy quét, máy ảnh kỹ thuật số để phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ. + Thiết lập mạng: Thiết lập các mạng máy tính là nhiệm vụ quan trọng trong việc xây dựng thư viện kỹ thuật số, bởi vì không thể nói tới thư viện kỹ thuật số nếu không có mạng máy tính. Hội nghị “Mười năm ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thư viện công cộng” họp tại Vũng Tàu năm 2000 đã tổng kết việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thư viện công cộng cho tới năm 2000, coi đó là giai đoạn phát triển các hệ thống riêng rẽ và đặt nhiệm vụ cho những năm tới là phát triển hệ thống mạng. Cho tới thời điểm này, ngoài Dự án của Bộ Văn hoá Thông tin “Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin của hệ thống thư viện công cộng” đã thiết lập mạng cho Thư Viện Quốc gia và 12 thư viện tỉnh, thành phố trong cả nước, đã có 5 thư viện đã tự xây dựng dự án thiết lập mạng và xây dựng thư viện điện tử là Thư viện Bình Dương, Thư viện Bình Định, Thư viện Bình Thuận, Thư viện Hà Giang, Thư viện Tây Ninh và 21 thư viện tỉnh khác tự đầu tư xây dụng mạng cục bộ. Nhằm tạo điều kiện cho các thư viện mới chia tách là Lai Châu, Đắc Nông, Hậu Giang phát triển ứng dụng công nghệ thông tin, Bộ Văn hoá Thông tin đã có Dự án và giao cho Thư viện Quốc gia thực hiện tạo lập mạng máy tính cho các thư viện trên.
- Trang 4 -
Như vậy với sự kết hợp đầu tư của Bộ Văn hoá Thông tin và các tỉnh, đến nay đã có 41 mạng máy tính được thiết lập tại Thư viện Quốc gia và các thư viện tỉnh, thành phố. Ngoài ra trong hệ thống thư viện công cộng, thư viện Thành phố Việt Trì thuộc tỉnh Phú Thọ, Thư viện Quận Ninh Kiều thuộc Tp. Cần Thơ cũng đã xây dựng được mạng máy tính đánh dấu bước khởi đầu cho việc phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong các thư viện cấp huyện của hệ thống thư viện công cộng. Các mạng được xây dựng theo Dự án đều dựa trên các mô hình thiết kế và công nghệ mạng hiện đại, có khả năng cung cấp kết nối cho hàng trăm các node mạng; đồng thời sẵn sàng cho việc nâng cấp và mở rộng hệ thống sau này theo mô hình kết nối mạng với cấu trúc hình sao phân cấp, với 3 cấp: Cấp 1 - Hệ thống mạng trục: Cung cấp kết nối mạng tốc độ cao giữa trung tâm thông tin với các nhóm mạng thành viện. Lựa chọn phù hợp nhất sử dụng công nghệ Gigabit (tốc độ kết nối tới 1Gbps) cho lớp này. Cấp 2 - Hệ thống mạng phân phối: Sử dụng công nghệ Fast Ethernet, có tốc độ tới 100Mbps, có thể kết nối sử dụng với chế độ full-duplex đạt tốc độ tới 200Mbps hoặc sử dụng công nghệ cho phép kết hợp các cổng để đạt tới tốc độ 400Mbps hoặc 800Mbps. Cấp 3 - Hệ thống mạng kết nối người sử dụng: Kết nối từ các mạng khu vực tới người sử dụng cuối cùng; Lựa chọn công nghệ Ethernet/Fast ethernet (10/100Mbps) cho kết nối, phù hợp với các thiết bị và hệ thống đang có; đồng thời hoàn toàn có thể đáp ứng các yêu cầu về tốc độ cho các yêu cầu ứng dụng trong tương lai. Năm năm qua đã có bước phát triển rất mạnh về xây dựng cơ sở hạ tầng cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thư viện công cộng với đặc trưng quan trọng nhất là bên cạnh đầu tư tập trung của Bộ Văn hoá Thông tin thông qua Thư viện Quốc gia, đã có sự đầu tư của các địa phương - điều ít thấy trong giai đoạn trước. Điều đó chứng tỏ các cấp chính quyền đã nhận thấy hiệu quả thiết thực của việc ứng dụng công nghệ thông tin cho thư viện. Lựa chọn giải pháp phần mềm thư viện Cho tới trước năm 2000, hầu hết các thư viện trong hệ thống thư viện công cộng đều sử dụng phần mềm CDS/ISIS của UNESCO phát triển và do Thư viện Quốc gia chuyển giao kèm theo công nghệ xử lý nghiệp vụ theo các quy tắc hiện hành. Để chuẩn bị cho bước phát triển mới, Hội nghi Vũng Tàu đã giao cho Thư viện Quốc gia tìm hiểu và lựa chọn một phần mềm mới đủ mạnh dùng cho Hệ thống. Sau Hội nghị, Thư viện Quốc gia đã tổ chức nhiều buổi trình diễn phần mềm của các công ty cả trong nước và ngoài nước với sự tham dự của đại diện một số thư viện tỉnh thành phố. Sau đó Thư viện Quốc gia đã xin ý kiến đóng góp của các thư viện này và tổ chức một số buổi thảo luận trong đội ngũ cán bộ chuyên môn và Hội đồng khoa học. Những ý kiến đóng góp trên đã được sử dụng khi xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn phần mềm cho hồ sơ mời thầu thực hiện Dự án. Kết quả đấu thầu thực hiện Dự án theo quy định của Nhà nước, phần mềm ILIB của công ty Máy tính và truyền thông CMC đã
- Trang 5 -
được lựa chọn. Đây là phần mềm tích hợp quản trị thư viện được phát triển dựa trên nền tảng của Oracle bao gồm các module sau: Module Bổ sung (Acquisitions) Module Biên mục (Cataloguing) Module Tra cứu Trực tuyến (OPAC - Online Public Access Cataloguing) Module Quản lý Lưu thông (Circulation Control) Module Quản lý Xuất bản phẩm nhiều kỳ (Serials Control) Module Quản lý Kho (Inventory Control) Module Quản trị Hệ thống (System Administration) Phương thức mua là phương thức mua phần mềm đóng gói và có thích hợp với đặc điểm xử lý nghiệp vụ của các thư viện công cộng. Theo Dự án, phần mềm này đã được cài đặt ở tất cả các thư viện tham gia tại thời điểm đó là phiên bản 3.0 và hiện nay đã được nâng cấp thành phiên bản 3.5 và chuyển giao miễn phí cho các thư viện đã cài đặt bản 3.0. Cùng với các thư viện được đầu tư theo Dự án, 5 thư viện tự đầu tư cũng mua phần mềm này. Do kinh phí có hạn không thể cung cấp ILIB cho toàn bộ hệ thống nên bên cạnh bản ILIB, đã có bản nhỏ hơn với tên gọi SMILIB được cung cấp cho các thư viện chưa nằm trong Dự án với mục tiêu là để kết nối với Thư viện Quốc gia theo phương thức Intranet. Các thư viện chưa có điều kiện chuyển sang sử dụng phần mềm tích hợp vẫn sử dụng CDS/ISIS phiên bản mới của UNESCO với những cải tiến dựa trên các thành tựu mới của tin học. Một số chuyển sang dùng Winisis, ISISMARRC và WEBISIS với giao diện windows rất thân thiện với người sử dụng. Phần mềm ISIS là phần mềm tư liệu được xây dựng với mục tiêu là tổ chức quản lý, tìm kiếm thông tin và tạo các sản phẩm đầu ra thư mục nên có tính năng tương đối hạn chế nhưng cần khẳng định ISIS đã thực hiện rất tốt các mục tiêu trên và hiện nay UNESCO vẫn đang tiếp tục phát triển cho phù hợp với công nghệ thông tin hiện đại như cho ra đời bản ISIS dùng cho UNIX, WWWISIS cho Web và JAVAISIS dùng cho hệ thống được xây dựng theo cấu trúc khách/chủ. Để phần nào phát triển các ứng dụng ngoài việc quản lý và tìm kiếm thông tin của ISIS, một số thư viện như Thư viện Cần Thơ, Thư viện Bình Định, Thư viện Tiền Giang đã có những giải pháp phát triển ứng dụng ISIS đạt hiệu quả đáng khích lệ, làm tăng thêm khả năng sử dụng của ISIS trong việc quản lý thư viện. Số khác như Thư viện Hà Nội đã tổ chức lập trình bổ sung để quản lý các khâu như bổ sung tài liệu, quản lý độc giả. 3- Xây dựng nguồn lực thông tin điện tử Nguồn lực thông tin điện tử là một bộ phận quan trọng không thể thiếu của thư viện kỹ thuật số. Theo một thông báo chuyên môn gần đây thì nguồn lực thông tin điện tử chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trong thư viện hiện đại. Các nguồn tin điện tử
- Trang 6 -
rất đa dạng có thể là các CSDL, các sách báo điện tử, các phim, ảnh được số hoá,...được xây dựng dưới nhiều định dạng khác nhau. Các tài liệu điện tử có thể bổ sung bằng nhiều phương thức khác nhau nhưng xét theo khía cạnh nguồn bổ sung thì có thể phân chia thành các tài liệu tự xây dựng, các tài liệu thu được qua mua, trao đổi, biếu tặng và các tài liệu truy cập từ xa. a/ Các tài liệu điện tử tự xây dựng + CSDL thư mục Đây là loại CSDL rất quan trọng phản ánh nguồn lực thông tin truyền thống của các thư viện làm cơ sở cho một số hoạt động nghiệp vụ như xử lý tài liệu, tạo lập và bổ sung mục lục, biên soạn thư mục, phục vụ tra cứu tìm tin, trao đổi thông tin thư mục. 100% các thư viện ứng dụng công nghệ thông tin đều có CSDL phản ánh kho tài liệu của mình. Phần lớn các CSDL thư mục hiện có phản ánh tài liệu nhập vào thư viện từ khi bắt đầu sử dụng máy tính vào những năm đầu của thập niên 1990 cho tới nay. Phần lớn các thư viện tỉnh ở miền Bắc được thành lập vào khoảng những năm từ 1955 đến 1957, các thư viện tỉnh miền Nam được thành lập ngay sau giải phóng miền Nam năm 1975 nhưng với phong trào Thư viện kết nghĩa được bắt đầu từ năm 1957 các thư viện miền Bắc lúc đó đã chuẩn bị tài liệu cho các thư viện miền Nam nên nói chung kho tài liệu của các thư viện tỉnh thành phố ở nước ta đều đã có từ cách đây hơn 40 năm. Để có thể phục vụ tra cứu điện tử được tốt hơn và chuẩn bị cho việc bỏ mục lục truyền thống như các thư viện hiện đại trên thế giới đã làm, việc hồi cố CSDL thư mục đã được đặt ra tại Hội nghị Vũng Tàu năm 2000 và được nhiều thư viện tiến hành trong 5 năm qua. Một số thư viện đã được cấp kinh phí riêng cho công việc này nên đã đạt kết quả tốt như Thư viện Hà Tĩnh, Thư viện Hải Dương,....Thư viện Quốc gia đã cơ bản hồi cố xong CSDL thư mục của mình đưa số biểu ghi lên gần 250.000 và cung cấp dữ liệu cùng với quy trình công nghệ giúp các thư viện tỉnh sao biểu ghi để đẩy nhanh quá trình hồi cố. Do hồi cố CSDL tốn rất nhiều công sức và tài chính nên công việc này có kết quả rất khác nhau giữa các thư viện, có thư viện chưa bắt đầu trong khi có thư viện đã hoàn thành. Theo báo cáo chúng tôi nhận được thì các thư viện sau đây đã hoàn thành việc hồi cố: Bà Rịa-Vũng Tàu, Bình Phước, Hải Dương, Bắc Giang, Phú Yên, Trà Vinh, Phú Thọ, Đà Nẵng, Khánh Hoà. Các thư viện sau đã hoàn thành phần lớn công việc: Bình Dương, Hà Tây, Hà Nam, Kon Tum, Bình Thuận, Hà Nội, Bạc Liêu, Hà Tĩnh, Gia Lai, Hà Giang, Tp. Hồ Chí Minh, Tiền Giang, Vĩnh Phúc, Tp. Việt Trì. Trong khi đó còn có tới 11 thư viện cấp tỉnh chưa bắt đầu hồi cố, đáng tiếc là trong số đó có một số đã được đầu tư xây dựng mạng LAN, chắc chắn rằng nếu chưa có CSDL đủ mạnh thì không thể phát huy được hiệu quả của mạng. CSDL địa chí cũng là CSDL thư mục được quan tâm. Phần lớn các thư viện tỉnh thành phố đã xây dựng cơ sở dữ liệu địa chí với số lượng biểu ghi rất khác nhau từ vài chục đến hàng vạn. Các CSDL địa chí lớn nhất là của Phú Yên với 30.000 biểu ghi, Tp. Hồ Chí Minh với 20.458 biểu ghi, Hà Nội với 21.500 biểu ghi, Bà Rịa-Vũng Tàu 12.000 biểu ghi, Hải Dương 10.000 biểu ghi. Một số thư viện như Thư viện Gia Lai, Thư viện Cao Bằng đã tận dụng các dự án thư mục địa chí để xây dựng CSDL địa chí, có thể phục vụ tra cứu trên CD-ROM. - Trang 7 -
Ngoài CSDL thư mục về sách, một số thư viện đã quan tâm xây dựng CSDL quản lý ấn phẩm nhiều kỳ và bài trích báo tạp chí như Thư viện Cần Thơ, Thư viện Phú Yên, Thư viện Lạng Sơn, Thư viện Thừa Thiên Huế, Thư viện Vĩnh Phúc, Thư viện Phú Thọ, Thư viện Đà Nẵng. Tuy nhiên các cơ sở dữ liệu này còn nhỏ và chủ yếu bao gồm các bài trích từ báo, tạp chí nói về địa phương. + Cơ sở dữ liệu toàn văn Là loại hình cơ sở dữ liệu rất được chú ý trên thế giới nhưng mới chỉ xuất hiện trong hệ thống thư viện công cộng trong những năm gần đây và với số lượng không nhiều. Hiện tại Thư viện Quốc gia đang tiến hành xây dựng CSDL toàn văn về bản tóm tắt luận án tiến sỹ, khi hoàn thành sẽ có hơn 10.000 biểu ghi đã nộp tại Thư viện Quốc gia và có kế hoạch bổ sung những luận án chưa nhận được. Thống kê theo báo cáo nhận được thì hiện tại chỉ có 8 thư viện tỉnh thành phố xây dựng CSDL toàn văn ở các cấp độ khác nhau là Gia Lai, Hà Tĩnh, Ninh Thuận, Lâm Đông, Tp. Hồ Chí Minh, Hải Dương, Phú Yên, Bình Thuận, Bình Định trong đó có các CSDL lớn như của Thư viện Tp. Hồ Chí Minh với 10.000 tên tài liệu, của Thư viện Bình Định lên tới 14.000 trang. + Các CSDL khác CSDL quản lý nhân vật đã được xây dựng ở Thư viện Quốc gia và Thư viện Nam Định. Thư viện Phú Yên đã xây dựng CSDL luật pháp theo các văn bản đăng trên công báo. + Tài liệu điện tử Thư viện Quốc gia đã đưa hai sản phẩm là Tạp chí Thư viện Việt Nam và Thông tin văn hoá nghệ thuật lên mạng để khai thác trực tuyến. Thư viện Lâm Đồng và Thư viện Phú Yên tạo các CD về địa chí tỉnh. b/ Các tài liệu điện tử thu thập từ bên ngoài Một số thư viện đã thu thập và khai thác các CSDL từ bên ngoài như Thư viện Tp. Hồ Chí Minh có CSDL báo Gài Gòn giải phóng, Thư viện Bắc Giang có CSDL Luật Việt Nam, Thư viện Hà Nội có 50 CD về Thăng Long-Hà Nôi, Thư viện Quốc gia có CSDL Willson Fulltext... c/ Các tài liệu điện tử qua truy nhập từ xa Hiện nay, nhiều thư viện lớn trên thế giới và ngay cả ở Việt Nam đã đưa OPAC lên mạng và cho tra cứu tự do ở các mức độ khác nhau, một số tài liệu điện tử, kể các sách điện tử cũng được đưa lên mạng và nhiều tài liệu cho đọc và tải về miễn phí. Theo báo cáo thống kê thì hiện nay đã có 42 thư viện tỉnh thành phố có kết nối Internet và như vậy là có khả năng sử dụng tài liệu điện tử theo phương thức truy nhập từ xa. 3- Phục vụ các hoạt động nghiệp vụ a/ Xử lý và lưu trữ thông tin
- Trang 8 -
Có thể nói hiện nay 100% các thư viện tỉnh thành phố đã xử lý tài liệu dạng sách dựa trên việc ứng dụng công nghệ thông tin. Theo báo cáo thông kê thì Thư viện Quốc gia và các thư viện thực hiện dự án sử dụng phần mềm Ilib, Thư viện Tp. Hồ Chí Minh sử dụng phần mềm LIBOL, 4 thư viện sử dụng SMILIB, số còn lại là dùng phần mềm ISIS bản cho DOS hoặc bản cho WINDOWS. Thư viện Quốc gia và một số đã chuyển sang dùng khổ mẫu biên mục MARC21 trong khi đó một số vẫn đang dùng khổ mẫu cũ. Thư viện Quốc gia, các thư viện dùng ILIB và Thư viện Tp. Hồ Chí Minh đang dùng font chữ UNICODE, các thư viện sử dụng WINISIS đang dùng font chữ ABC hoặc VNI, các thư viện dùng CDS/ISIS dùng font chữ VNL, ABC hoặc VNI. Sản phẩm của xử lý thông tin là các biểu ghi thư mục và từ đó in ra phiếu mục lục, thư mục. Một số thư viện như Thư viện Thanh Hoá, Thư viện Bình Định, Thư viện Bà Rịa-Vũng Tàu,... đã in phiếu mục lục tập trung cho các thư viện huyện. Chỉ có 12 thư viện tỉnh thành phố xử lý thông tin cho ấn phẩm định kỳ, 13 thư viện xử lý thông tin về độc giả bằng sử dụng công nghệ thông tin. Phục vụ cho việc tạo các sản phẩm đầu ra, Thư viện Quốc gia đã tạo ra các quy trình hoàn chỉnh để tạo ra các sản phẩm in như phiếu mục lục, thư mục, nhãn sách và sẵn sàng chuyển giao cho các thư viện tỉnh thành phố theo yêu cầu hoặc qua các lớp đào tạo. Một số thư viện tỉnh như Tiền Giang, Hà Tây, Cần Thơ, Bình Định,... cũng tạo ra các quy trình để tạo sản phẩm đầu ra của quá trình xử lý thông tin như phiếu mục lục, sổ đăng ký cá biệt, nhãn sách và có hỗ trợ cho các thư viện khác theo yêu cầu. Thư viện Quốc gia, Thư viện Bình Định đã đưa tệp ISO2709 của các biểu ghi mới vào WEBSITE tạo điều kiện cho các thư viện trong hệ thống tải về, sử dụng biện pháp sao biểu ghi để giảm nhẹ công xử lý. Để bảo vệ dữ liệu, nhiều thư viện đã dùng biện pháp sao ra nhiều máy tính, ghi vào CD-ROM. b/ Phục vụ tra cứu và phổ biến thông tin Tất cả các thư viện hiện vẫn duy trì hệ thống tra cứu truyền thống và rất ít thư viện hồi cố xong CSDL thư mục nên tra cứu trực tuyến còn hạn chế ngay cả đối với các thư viện thực hiện dự án. Có 26 thư viện tỉnh thành phố đã đưa máy tính phục vụ tra cứu mục lục cho độc giả, một số thư viện khác tuy chưa đưa máy tính cho độc giả tự tra cứu nhưng có tra cứu tìm tin trên máy theo yêu cầu. Đặc biệt một số thư viện cấp huyện mạnh như Thư viện Tp. Việt Trì cũng đã đưa máy tính cho độc giả tự tra cứu. Nhằm giới thiệu thư viện và phục vụ tra cứu đã có 13 thư viện tỉnh thành phố lập trang WEB. Trang WEB của Thư viện Lâm Đồng và Thư viện Phú Yên giới thiệu sâu về địa chí nên được nhiều người truy cập. Một số trang WEB đã có mục lục thư viện để người dùng có thể tra cứu từ xa, không cần tới thư viện. 14 thư viện tỉnh phố đã có tổ chức phòng đa phương tiện với các mức độ khác nhau làm thay đổi diện mạo phục vụ của thư viện. Tại các phòng này một số thư viện
- Trang 9 -
đã tạo điều kiện cho độc giả truy cấp Internet. Thư viện Tp. Việt Trì cũng là thư viện cấp huyện có tổ chức phòng đa phương tiện với 10 máy tính phục vụ. Công nghệ thông tin đã được sử dụng có hiệu quả vào việc phục vụ có chọn lọc. Hình thức phổ biến nhất là đọc và xử lý các bài viết về địa phương trên báo chí, tạo lập biểu ghi và in ra theo một hình thức thống nhất gửi tới lãnh đạo và một số địa chỉ cần thiết khác. Cách thức này đã được tiến hành nhiều năm nay và được đánh giá là có hiệu quả ở các địa phương như Phú Thọ, Lạng Sơn, Hưng Yên, Vĩnh Phúc, Hà Tĩnh, Thanh Hoá, Yên Bái.... Các CSDL cũng góp phần tích cực vào việc cung cấp thông tin cho các cấp lãnh đạo và các nhà chuyên môn theo yêu cầu. Thư viện Nghệ An đã thường xuyên in các thư mục chuyên đề phục vụ yêu cầu của độc giả. Thư viện Thanh Hoá đã quét các bài báo quan trọng về địa phương và phục vụ lãnh đạo theo hình thức cung cấp toàn văn. Các hệ thống phục vụ người thiểu năng cũng đã được thiết lập ở nhiều thư viện tỉnh thành phố đặc biệt là phục vụ cho người khiếm thị, khiếm thính như màn hình chữ to, sách nói.... Đi đầu trong lĩnh vực này là Thư viện Tp. Hồ Chí Minh. c/ Phục vụ công tác quản lý Một số thư viện thực hiện dự án sử dụng phần mềm tích hợp đã đưa module quản lý kho vào hoạt động góp phần kiểm soát tình hình kho tài liệu. Sử dụng công nghệ mã vạch cũng làm tăng hiệu quả của việc quản lý tài liệu và quản lý độc giả cũng như quản lý lưu thông tài liệu. Một số thư viện chưa có điều kiện thực hiện dự án hoặc khi chưa thực hiện dự án đã có những nghiên cứu sử dụng khả năng hiện có của các phần mềm hiện dùng vào giải quyết các bài toán quản lý như Thư viện Cần Thơ, Thư viện Tiền Giang, Thư viện Hà Nội. Kèm theo công tác quản lý độc giả, thẻ độc giả cũng đã được in ra từ máy tính bảo đảm về thẩm mỹ, chống làm giả và có điều kiện sử dụng công nghệ mã vạch. Thư viện Hưng Yên mặc dù chưa có CSDL quản lý độc giả nhưng cũng đã sử dụng phần mềm xử lý văn bản để in thẻ độc giả. Thư viện Quốc gia đã chuyển sang sử dụng thẻ độc giả bằng nhựa. 4- Xây dựng đội ngũ cán bộ Đặc điểm quan trọng nhất về xây dựng đội ngũ cán bộ làm công tác tin học trong các thư viện thời gian qua là nhiều thư viện đã bổ sung được những cán bộ trẻ trong số đó có một số chuyên ngành tin học, được đào tạo cơ bản phối hợp với lớp cán bộ lớp trước. Nhiều thư viện đã tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các lớp tin học cơ bản và mở các lớp huấn luyện về tin học thư viện. Một số thư viện như Thư viện tỉnh Quảng Ngãi, Thư viện tỉnh Phú Yên, bên cạnh việc đào tạo cho cán bộ của mình đã mở các lớp đào tạo cho cán bộ thư viện huyện và thư viện trường học. Thư viện Quốc gia đã mở một số lớp đào tạo về tin học thư viện nâng cao và quản trị mạng cho các thư viện tỉnh thành phố và cử cán bộ tới các thư viện tỉnh - Trang 10 -
thành phố giải quyết các vấn đề nảy sinh khi có yêu cầu. Tại các khu vực các thư viện có cán bộ tin học mạnh hơn cũng tạo điều kiện cho cán bộ của mình giúp đỡ các thư viện khác. Một số thư viện như Thư viện Nghệ An, Thư viện Phú Thọ, Thư viện Tp. Hồ Chí Minh,... đã đảm nhận bộ môn tin học thư viện tại các trường đào tạo tại địa bàn chuẩn bị cho đội ngũ cán bộ tương lai. III- Đánh giá tình hình phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thư viện công cộng 5 năm qua 1- Ưu điểm + Đã có bước tiến lớn về xây dựng cơ sở hạ tầng với đặc điểm quan trọng so với thời kỳ trước là đã có sự quan tâm đầu tư của chính quyền địa phương các cấp. Mạng máy tính trong đó có các mạng với cấu hình mạnh đã xuất hiện tạo tiền đề cho xây dựng thư viện kỹ thuật số. + Nguồn lực thông tin điện tử đã được tiếp tục xây dựng và bổ sung về số lượng và có chọn lọc nâng cao về chất lượng. Công tác hồi cố CSDL thư mục được tiến hành ở phần lớn các thư viện, cơ sở dữ liệu toàn văn đã được xây dựng, các tài liệu điện tử đã được bổ sung và xử lý. + Việc xử lý và lưu trữ thông tin đã đi vào nề nếp và được tiến hành ở tất cả các thư viện cấp tỉnh thành phố và đã xuất hiện ở một số thư viện cấp huyện. Các vấn đề về kỹ thuật đã ổn định và phát huy tác dụng tốt góp phần nâng cao chất lượng tác nghiệp của các thư viện. + Việc đưa máy tính ra phục vụ tra cứu thông tin của độc giả được thực hiện ở nhiều thư viện đã góp phần hiện đại hoá khâu công tác này và đóng góp vào việc phổ cập tin học trong các tầng lớp nhân dân, đặc biệt là học sinh. Việc tổ chức các phòng đa phương tiện kết hợp truy nhập Internet đã làm thay đổi diện mạo phục vụ và tăng tính hấp dẫn của phục vụ thư viện. + Sản phẩm và dịch vụ từ ứng dụng công nghệ thông tin đã đa dạng hơn, đặc biệt là trong công tác địa chí phục vụ thiết thực cho sự phát triển của từng địa phương cũng như cả nước và nhu cầu nghiên cứu học tập cũng như giải trí của các tầng lớp nhân dân. + Đội ngũ cán bộ tin học thư viện được bổ sung về số lượng và nâng cao về trình độ. Đã xuất hiện các cán bộ đủ trình độ giải quyết các vấn đề nghiệp vụ nẩy sinh và tạo ra các giải pháp hữu ích cho các ứng dụng thực tế mang lại hiệu quả thiết thực ở các thư viện địa phương. Ở nhiều thư viện đã quan tâm tới việc phổ cập tin học trong toàn thể cán bộ công nhân viên tạo ra tính đồng bộ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các khâu nghiệp vụ. 2- Nhược điểm
- Trang 11 -
+ Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong toàn hệ thống phát triển không đồng đều với khoảng cách giữa thư viện mạnh và thư viện yếu có xu hướng ngày càng tăng. + Nguồn lực thông tin điện tử chiếm tỷ trọng chưa tương xứng trong toàn bộ nguồn lực thông tin của nhiều thư viện và cả trong chính sách bổ sung. Hai việc đặt ra trong lĩnh vực này tại Hội nghi Vũng Tàu năm 2000 chưa thực hiện đầy đủ là hoàn thành hồi cố CSDL ở tất cả các thư viện tỉnh thành và xây dựng CSDL bài trích báo tạp chí dùng chung. + Các chuẩn nghiệp vụ chưa được chú trọng đúng mức cả ở việc phổ biến và thực hiện. Chưa có cơ chế kiểm tra, đánh giá, khen thưởng các sản phẩm được tạo ra từ việc ứng dụng công nghệ thông tin tại các thư viện. + Đối với các thư viện thực hiện dự án việc thích hợp phần mềm ILIB với đặc điểm hoạt động của các thư viện công cộng được tiến hành chậm ảnh hưởng tới việc triển khai các hoạt động khác. + Đội ngũ cán bộ thực hành tin học hoá thư viện chưa đáp ứng với yêu cầu và còn bất cập trong bồi dưỡng, đào tạo. Chưa tổ chức được các hội thảo nghiệp vụ và sơ kết công tác như kiến nghị tai Hội nghị Vũng Tàu năm 2000.
- Trang 12 -
PHẦN THỨ HAI PHƯƠNG HƯỚNG VÀ NHIỆM VỤ PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG CNTT CỦA HỆ THỐNG THƯ VIỆN CÔNG CỘNG (2005 - 2010) Nhìn lại toàn bộ sự phát triển của hệ thống thư viện công cộng 5 năm qua kể từ sau Hội nghị Tổng kết 10 năm ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống Thư viện công cộng có thể khẳng định phương hướng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thư viện công cộng là đúng và đã mang lại nhiều hiệu quả thiết thực. Hệ thống thư viện Công cộng đã thực hiện đúng chỉ thị 58-CT/TW ngày 17-10-2000 của Bộ Chính trị “Mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng đều phải ứng dụng công nghệ thông tin để phát triển”. Phát huy những kết quả đạt được trong 5 năm phấn đấu vừa qua, phương hướng phát triển ứng dụng CNTT trong hệ thống thư viện công cộng 5 năm tới là: Hoàn thiện cơ bản việc triển khai CNTT ở tất cả các khâu công tác của Thư viện Quốc gia Việt Nam, thư viện tỉnh, thành phố. Mở rộng hoạt động CNTT ở mạng lưới thư viện thị xã, thành phố thuộc tỉnh và những thư viện huyện trọng điểm của tỉnh. Từng bước xây dựng thư viện điện tử/thư viện số với bước đi thích hợp, đảm bảo tính hiệu quả và thiết thực. Đến năm 2010 phấn đấu có mẫu hình thư viện kỹ thuật số của mạng lưới thư viện công cộng. Để thực hiện phương hướng và mục tiêu trên cần thực hiện các nhiệm vụ và biện pháp sau: 1- Tiếp tục củng cố và xây dựng cơ sở hạ tầng + Trụ sở: Trong nhiệm vụ thiết kế cần chú ý tới việc bố trí không gian phù hợp với hoạt động thư viện hiện đại trong đó có các khu vực ứng dụng công nghệ thông tin như phòng máy chủ, khu vực tra cứu trực tuyến, phòng đa phương tiên và nếu có thể nên có thiết kế đường cáp mạng, các nút mạng trước chạy trong tường như mạng điện để đảm bảo thẩm mỹ. + Trang thiết bị và mạng: Như trên đã thống kê, hiện trong các thư viện tỉnh thành phố đã có 41 mạng LAN với các cấp độ khác nhau, phấn đấu đến năm 2010 tất cả thư viện tỉnh thành phố đều thiết lập mạng LAN và bổ sung các thiết bị tin học cần thiết khác. Đối với thư viện cấp huyện, hiện Thư viện Tp. Việt Trì. Thư viện Quận Ninh Kiều đã thiết lập mạng LAN và một số thư viện đã có máy tính, phấn đấu đến năm 2010 sẽ có 50% số thư viện cấp huyện được trang bị máy tính và tất cả thư viện thành phố thuộc tỉnh thiết lập được mạng LAN. + Kiến nghị Bộ Văn hoá Thông tin và các sở Văn hoá Thông tin quan tâm xây dựng cơ sở hạ tầng cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư - Trang 13 -
viện bằng các dự án đầu tư tập trung có thể kết hợp giữa trung ương và địa phương; tăng cường kinh phí cho hoạt động này. 2- Giải pháp phần mềm thư viện + Phần mềm ILIB: Đây là phần mềm đang chạy tại Thư viện Quốc gia và gần 20 thư viện tỉnh thành. Theo đánh giá tại Hội nghị về thư viện điện tử như đã nêu ở trên và nhận xét của các thư viện đang sử dụng, phần mềm này có thể đảm nhiệm chức năng quản lý thư viện hiện đại, tuy nhiên việc thích hợp và triển khai thời gian qua là chậm và còn nhiều điểm phải bổ sung, chỉnh sửa, Thư viện Quốc gia sẽ tiếp tục làm việc với nhà cung cấp về các yêu cầu các thư viện đã nêu để hoàn thiện đáp ứng với hoạt động của thư viện hiện đại. Với phiên bản SMILIB, kiểm tra theo các yêu cầu đã nêu trong hồ sơ đấu thầu để đề nghị chỉnh sửa theo hợp đồng đã ký. Tuy nhiên cần lưu ý, phiên bản SMILIB, như trên đã trình bày, ngay từ đầu đã chỉ với mục đích cơ bản là kết nối với Thư viện Quốc gia và quản lý các thư viện nhỏ với số lượng biểu ghi và tính năng hạn chế không thể dùng cho thư viện cấp tỉnh (điều này đã được nêu rõ tại các lớp đào tạo về SMILIB, nếu các thư viện cấp tỉnh có sử dụng các tính năng của SMILIB thì cũng chỉ là bổ trợ) + Khuyến nghị các thư viện cấp tỉnh nếu có điều kiện thực hiện dự án nên sử dụng phần mềm ILIB bản dùng cho thư viện cấp tỉnh như hiện dang chạy tại các thư viện cấp tỉnh đã thực hiện dự án. Đối với các thư viện tỉnh chưa có điều kiện thực hiện dự án chuyển đổi sang phần mềm tích hợp thì tiếp tục sử dụng phần mềm ISIS nhưng chuyển đổi ngay sang WINISIS vì việc chuyển đổi này không mất nhiều thời gian và công sức. Thư viện Quốc gia sẽ cung cấp công cụ chuyển đổi và công nghệ để đảm bảo cho hoạt động bình thường của các thư viện bằng mở lớp đào tạo hoặc hướng dẫn tại chỗ theo yêu cầu. + Với thư viện cấp huyện: Nghiên cứu yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện cấp huyện để có định hướng về giải pháp phần mềm và hoạt động cho thư viện cấp này với mục tiêu thiết thực và hiệu quả. Trước mắt nếu thư viện cấp huyện nào có điều kiện về trang thiết bị thì sử dụng phần mềm WINISIS. 3- Tăng cường nguồn lực thông tin điện tử + Cơ sở dữ liệu thư mục về sách: Cơ sở dữ liệu thư mục sách là rất quan trọng trong việc tổ chức hoạt động thư viện tự đông hoá, các thư viện cấp tỉnh phải hoàn thành hồi cố CSDL này càng sớm càng tốt nhưng không chậm hơn năm 2010. Thư viện Quốc gia sẽ cung cấp CSDL của mình cùng với quy trình công nghệ sao biểu ghi cho các thư viện cấp tỉnh theo yêu cầu để tạo điều kiện đẩy nhanh việc hồi cố tại các thư viện tỉnh. Theo thông báo của các thư viện đã dùng phương pháp này thì khoảng trên 90% dữ liệu hồi cố của các tỉnh có thể lấy từ CSDL của Thư viện Quốc gia, đề nghị các thư viện tỉnh đã hồi cố xong cung cấp dữ liệu của mình cho các thư viện sẽ hồi cố qua Thư viện Quốc gia để nâng cao tỷ lệ sao biểu ghi.
- Trang 14 -
+ Cơ sở dữ liệu bài trích: Trước mắt Thư viện Quốc gia tổ chức trích các báo chí cơ bản ở trung ương và đưa lên mạng để khai thác chung, các thư viện cấp tỉnh trích báo chí của địa phương mình. Việc trích báo chí sẽ được tổ chức thành dự án (nếu được phép) hoặc trên cơ sở phối hợp về công sức và kinh phí của các thư viện trong hệ thống. + Cơ sở dữ liệu toàn văn: Tích cực xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn đáp ứng yêu cầu hoạt động thư viện nhưng không vi phạm luật bản quyền. Thư viện Quốc gia xây dựng CSDL toàn văn bản tóm tắt luận án tiến sỹ và một số tài liệu được lựa chọn. Các thư viện tỉnh xây dựng CSDL toàn văn hướng vào tài liệu địa chí. Cần có sự thông báo cho nhau về việc này để có thể phối hợp và trao đổi tránh việc làm chồng chéo. Việc phối hợp có thể ở cấp quốc gia hoặc liên hiệp thư viện. + Tăng cường bổ sung tài liệu điện tử qua các nguồn bổ sung và khai thác trên mạng. Thông báo các địa chỉ trên mạng có tài liệu điện tử khai thác tự do, các thư viện xem xét và nếu thấy phù hợp thì tải về máy tính của mình để chủ động khai thác mà không phải trả phí kết nối. 4- Thống nhất và chuẩn hoá + Cấu trúc CSDL thư mục: Hiện nay đang có sự tranh luận về chuẩn MARC và XML trong cấu trúc dữ liệu nhưng chưa ngã ngũ. Trước mắt toàn hệ thống sử dụng chuẩn MARC21 theo kết quả Hội nghị về MARC họp tại Hà Nội tháng 12 năm 2003. Thư viện Quốc gia sẽ xây dựng quy trình công nghệ và hướng dẫn các thư viện chuyển đổi từ cấu trúc cũ sang MARC21 cho các thư viện chưa dùng MARC21. Các thư viện đã dùng MARC21 cần kiểm tra để đảm bảo cấu trúc thống nhất. Từ nay nếu cần sử dụng các trường cục bộ đề nghị thông báo cho Thư viện Quốc gia để thông báo cho toàn hệ thống để tránh xung đột. Việc này phải hoàn thành chậm nhát là năm 2006, các thư viện có yêu cầu đề nghị thông báo về Thư viện Quốc gia. + Font chữ: Các thư viện đã chuyển sang dùng phần mềm tích hợp sử dụng UNICODE theo TCVN 6909-2001. Các thư viện chưa có điều kiện dùng phần mềm tích hợp dùng font chữ ABC theo TCVN 5712-1993 vì theo thông báo của UNESCO, hiện WINISIS chưa hỗ trợ UNICODE. + Trao đổi thông tin thư mục: Các tệp ISO trao đổi thông tin thư mục sử dụng font ABC và cấu trúc MARC21 + Định dạng văn bản điện tử: Hiện nay trên thế giới đang dùng các khổ mẫu sau cho định dạng văn bản điện tử: XML (Extensive Markup Langguage): một dạng ngôn ngữ đánh dấu đơn giản được tạo ra trên cơ sở ngôn ngữ đánh dấu tổng quát SGML theo tiêu chuẩn ISO8879. PDF (Portable Document Format): do hãng Adobe Systems Incorporated giới thiệu như một chuẩn ngôn ngữ trình bày tư liệu.
- Trang 15 -
OEBPS (Open eBook Forum Publication Structure): một dạng cấu trúc dựa trên XML để trình bày nội dung, cấu trúc sách điện tử NITF (News Industry Format) là khổ mẫu dựa trên XML trình bày nội dung và cấu trúc bài báo. DTB (Digital Talking Book): xác định cấu trúc và nội dung của tệp tin điện tử và hạn chế với thiết bị đọc. Qua kinh nghiệm, trong điều kiện của chúng ta hiện nay, đề nghị thống nhất dùng khổ mẫu PDF. Thư viện Quốc gia đang xây dựng CSDL toàn văn tóm tắt luận án theo khổ mẫu này. 5- Phục vụ tra cứu và phổ biến thông tin + Tra cứu tại chỗ: Hiện tại, như thống kê nêu ở phần trên, đã có 26 thư viện tỉnh thành phố đưa máy tính trực tiếp phục vụ tra cứu của độc giả. Trong 5 năm tới toàn bộ thư viện cấp tỉnh phải đưa máy tính trực tiếp phục vụ tra cứu của độc giả. Trước mắt nên kết hợp tra cứu truyền thống và tra cứu trực tuyến. + Tra cứu trên mạng: Khuyến khích việc kết nối Internet theo mọi hình thức, đặc biệt là ADSL. Việc tra cứu trên mạng liên quan đến việc lập cổng thông tin hoặc WEBSITE. Cổng thông tin: Theo nhận định của một cán bộ chuyên môn thì “Hiện nay thuật ngữ cổng thông tin (portal) đã trở nên chung chung, hay bị lạm dụng và được hiểu theo nhiều cách khác nhau”. Theo PortalCommunity.com thì cổng thông tin được chia làm 4 loại chính là cổng thông tin cho doanh nghiệp; cổng thông tin thương mại điện tử; cổng thông tin chợ điện tử và cổng thông tin ASP (cho phép khách hàng thuê sản phẩm, dịch vụ và bán hàng). Như vậy cổng thông tin chủ yếu dành cho các doanh nghiệp có quan hệ với nhiều khách hàng và tạo lập các giao dịch trên mạng. Theo một số dự án về xây dựng thư viện điện tử thì số tiền phải bỏ ra cho cổng điện tử là khoảng từ 250.000.000 VND đến 300.500.000 VND. WEBSITE: đuợc sử dung phổ biến để giới thiệu cơ quan, về kỹ thuật việc lập WEBSITE đã trở nên đơn giản nhưng phần trang trí thì phải có tay nghề, phần cập nhật thông tin tốn khá nhiều công sức. Mặt khác muốn mở WEBSITE cần phải có thủ tục là đăng ký tên miền tại Bộ Bưu chính Viễn thông và đăng ký hoạt động tại Bộ Văn hoá Thông tin. Theo quy định, các thủ tục trên đều có thu lệ phí. Một điều quan trọng nữa đối với việc lập WEBSITE là phải có hiệu quả phục vụ tức là phải có nhiều người truy nhập và muốn vậy phải có thông tin và phải được lựa chọn và luôn có người cập nhật. Theo một số người thì muốn lập WEBSITE tĩnh thì cũng phải chi phí ban đầu khoảng 5-7 triệu còn WEBSITE động thì đắt hơn. Từ những cơ sở trên chúng tôi đề nghị: trước mắt các thư viện thuộc hệ thống chưa nên lập cổng thông tin còn WEBSITE thì nên tính toán kỹ khả năng và yêu cầu.
- Trang 16 -
+ Thiết lập phòng đa phương tiện: Đây là hình thức phục vụ làm thay đổi diện mạo phục vụ thư viện nên khuyến khích. Các đự án thư viện điện tử từ nay phải có phần dành cho thiết lập phòng đa phương tiện. Nên kết hợp phòng đa phương tiện và truy nhập Internet. + Phổ biến thông tin: Tăng cường các hình thức phổ biến thông tin như dựa vào ứng dụng công nghệ thông tin để xuất bản các thư mục, phục vụ thông tin có chọn lọc theo hình thức thư mục hoặc toàn văn. 6- Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ + Tăng cường đào tạo và bồi dưỡng cán bộ theo hướng hiệu quả và thiết thực theo nhiều cấp độ: trung ương, liên hiệp và từng địa phương. Thư viện Quốc gia nghiên cứu biên soạn các tài liệu chỉ dẫn nghiệp vụ và phối hợp, giúp đỡ các địa phương trong việc đào tạo bồi dường nghiệp vụ theo các hình thức mở lớp, hướng dẫn tại chỗ và nhận thực tập. Nhằm làm cho công tác đào tạo và bồi dưỡng đạt hiệu quả và sát thực tế đề nghị các địa phương nêu yêu cầu cụ thể với Thư viện Quốc gia. + Nghiên cứu các hình thức khuyến khích các thư viện và cá nhân phát triển ứng dụng bằng các cuộc hội thảo, trình diễn và liên hoan. Có chế độ khen thưởng thích đáng với các tổ chức và cá nhân có nhiều đóng góp cho lĩnh vực này. + Tổ chức các đề tài nghiên cứu để giải quyết các vấn đề nảy sinh và tạo điều kiện nâng cao trình độ cán bộ
Thư viện Quốc gia Việt Nam Hà Nội, ngày 5 tháng 5 năm 2005
- Trang 17 -
KẾT QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ở THƯ VIỆN KHTH TỈNH BÌNH ĐỊNH VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN Hoàng Thị Bích Thủy P. Giám đốc Thư viện KHTH tỉnh Bình Định I- QUÁ TRÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Vào những năm đầu thập niên 90 thế kỷ XX, hệ thống thư viện công cộng Việt Nam đã thực sự bước vào một giai đoạn phát triển mới - giai đoạn của tin học hóa công tác chuyên môn trong hoạt động thư viện. Trong thời gian này, một số thư viện tỉnh - thành phố đã được chuyển giao công nghệ sử dụng phần mềm quản trị dữ liệu CDS/ISIS, trong đó có thư viện KHTH tỉnh Bình Định. Gần 10 năm nghiên cứu ứng dụng phần mềm này, thư viện Bình Định đã thu được những kết quả đáng kể. Mở đầu là việc cập nhật, lưu trữ dữ liệu, tìm kiếm thông tin, tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục. Sau đó mở rộng ra các hoạt động khác như: khai thác dữ liệu thư mục sách của Thư viện Quốc gia qua mạng Internet để phục vụ xử lý sách mới bổ sung, cũng như xử lý hồi cố kho sách, xây dựng mục lục điện tử phục vụ cho bạn đọc tra cứu tài liệu, tạo lập Webisis giúp bạn đọc tra cứu thông tin qua mạng... Cũng trong giai đoạn này, Thư viện Bình Định đã nghiên cứu và ứng dụng thành công các phần mềm quản lý - cấp thẻ bạn đọc, phần mềm in nhãn sách...vào công việc chuyên môn và phần nào đáp ứng được yêu cầu đổi mới trong hoạt động thông tin thư viện. Có thể nói, những thành quả mà thư viện Bình Định đạt được trong 10 năm ứng dụng phần mềm CDS/ISIS là nền tảng vững chắc, là tiền đề cần thiết cho sự phát triển của thư viện ở mức cao hơn. Như vậy, việc xây dựng thành công một thư viện hiện đại như hôm nay là sự kế thừa và nâng cao quá trình tin học hóa của thư viện Bình Định. Tuy nhiên, để tiến hành hiện đại hóa thư viện, tiến tới hội nhập với hệ thống thông tin thư viện trong khu vực và trên thế giới, đáp ứng tốt hơn những yêu cầu của xã hội trong giai đoạn mới, thì phải có những dự án tổng thể hoặc từng phần và có sự đầu tư thích đáng của Nhà nước mới có thể thực hiện được. Vì vậy, Thư viện Bình Định nghĩ rằng, sự quan tâm chỉ đạo và đầu tư kinh phí đáng kể của UBND tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Văn hóa Thông tin Bình Định trong thời gian qua là điều kiện tiên quyết để xây dựng một thư viện, mà ở đó mọi hoạt động được gắn liền với công nghệ thông tin. Về phía thư viện, muốn đạt được mục tiêu đề ra, phải tiến hành đồng thời một số nội dung chính như sau: 1/ Trang bị thiết bị tin học và các thiết bị khác
- Trang 18 -
Tin học hóa thư viện là sử dụng máy tính và công nghệ mạng máy tính trong tất cả các hoạt động thư viện, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và mở rộng khả năng cung cấp dịch vụ cho người dùng tin. Vì vậy, một yếu tố hết sức quan trọng trong hiện đại hoá hoạt động thư viện, là trang bị máy tính, để phục vụ công việc cập nhật, lưu trữ dữ liệu, quản lý cấp thẻ bạn đọc, phục vụ tra cứu thông tin cho bạn đọc, lưu thông tài liệu. Máy tính đồng thời là phương tiện để chia sẻ nguồn lực thông tin và thừa hưởng nguồn lực thông tin khi đã được xử lý... Ngoài máy tính ra, cần phải trang bị một số thiết bị khác. Với nguồn kinh phí đầu tư để thực hiện dự án, thư viện Bình Định đã trang bị thêm 38 bộ máy vi tính, trong đó: 2 máy chủ, 1 máy tính xách tay, 35 bộ máy vi tính và các thiết bị khác như đầu ghi đĩa, máy in, máy chụp hình kỹ thuật số, thiết bị quét mã vạch... 2/ Xây dựng hệ thống mạng cục bộ Tin học hóa hệ thống thông tin thư viện đòi hỏi phải thiết kế một mạng cục bộ (LAN), mạng LAN kết nối tất cả các máy trạm, server, máy in và các thiết bị khác tạo thành một liên kết trao đổi thông tin chung và được chia sẻ bởi các thành viên tham gia vào mạng , nó phục vụ cho công tác nghiệp vụ của thư viện và công tác phục vụ bạn đọc. Tại thư viện Bình Định hệ thống mạng LAN kết nối tất cả các máy tính. Hệ thống máy tính trong thư viện lưu thông với nhau và đều truy cập được Internet qua đường truyền ADSL. 3/ Trang bị phần mềm quản trị thư viện Ngày nay, để mở rộng ứng dụng tin học trong các chức năng quản lý khác của thư viện như: theo dõi việc bổ sung tài liệu, tổ chức biên mục tự động, cung cấp khả năng tra cứu tại chỗ hay từ xa của bạn đọc, quản lý việc mượn /trả tài liệu của bạn đọc, quản lý kho, quản lý lưu thông tài liệu, trao đổi thông tin thư mục với các hệ thống khác... nên việc ứng dụng phần mềm quản trị thư viện là một xu thế tất yếu, nhằm thực hiện thành công vấn đề tin học hóa thư viện. Sau khi nghiên cứu, tìm hiểu và thực hiện chỉ đạo của Vụ Thư viện, Thư viện Quốc gia Việt Nam, đồng thời được UBND tỉnh phê duyệt, Thư viện KHTH tỉnh Bình Định đã chọn phần mềm quản trị thư viện ILIB do Công ty CMC nghiên cứu và phát triển. Hiện nay, Thư viện Bình Định đã ứng dụng thành công một số Module của ILIB như: - Theo dõi quy trình bổ sung tài liệu - Biên mục tự động - Triển khai phục vụ bạn đọc tra cứu mục lục trực tuyến OPAC tại các phòng: Đọc tổng hợp, Mượn về nhà, Thông tin tư liệu, Ngoại văn và Địa chí - Quản lý lưu thông tài liệu bằng mã vạch - Quản lý cấp thẻ mã vạch cho bạn đọc
- Trang 19 -
- Quản lý kho - Tra cứu tài liệu của thư viện khác qua giao thức Z39.50 4/ Số hoá dữ liệu thông tin thư mục theo khổ mẫu MARC 21 MARC 21 là một dạng thức biên mục thống nhất mang tính quốc tế. Mục đích của số hoá dữ liệu thông tin thư mục theo khổ mẫu MARC 21 là để cung cấp ở mức tối đa các điểm truy nhập và các thông tin về tài liệu nhằm giúp người đọc có được sự tiện ích tối đa trong việc truy cập và lựa chọn tài liệu. Hiện nay, thư viện KHTH tỉnh Bình Định đã chuyển đổi toàn bộ dữ liệu thư mục sách (62.000 biểu ghi) từ khổ mẫu CDS/ISIS sang khổ mẫu chuẩn MARC 21 và biên mục sách mới hoàn toàn theo chuẩn MARC 21. 5/ Số hoá dữ liệu địa chí toàn văn Theo pháp lệnh Thư viện: Công tác địa chí thư viện tỉnh, thành phố - một đặc thù của hệ thống thư viện công cộng, được tổ chức và hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ xây dựng, phát triển kinh tế - văn hoá - xã hội ở địa phương. Để quảng bá, giới thiệu về đất nước - con người Bình Định, Thư viện đã thực hiện số hoá toàn văn dữ liệu địa chí khoảng trên 14.500 trang và đưa lên Website thư viện. Ngoài ra, Thư viện còn khai thác, xử lý và cập nhật dữ liệu multimedia (phim ảnh, âm thanh...) để phục vụ người sử dụng một cách đầy đủ, nhanh chóng, tiện lợi và đơn giản. Bởi vì, qua Website thư viện, bạn đọc có thể tìm thấy hầu hết tài liệu có trong thư viện qua mạng Internet. 6/ Xây dựng Website thư viện Thiết kế và xây dựng trang Web của thư viện là để phục vụ công tác truy cập và khai thác thông tin của bạn đọc ở mọi nơi, mọi lúc. Qua mạng Internet bạn đọc sẽ không còn mất nhiều thời gian cho việc tra cứu tài liệu tại thư viện. Website của thư viện KHTH tỉnh Bình Định được hoàn thành với địa chỉ truy cập: www.thuvienbinhdinh.com là nhờ sự hỗ trợ về mặt kỹ thuật của Trung tâm hỗ trợ phát triển Công nghệ thông tin Bình Định - Ced@sit. Website Thư viện hoạt động bảo đảm được các yếu tố sau: - Giới thiệu tổng quan về hoạt động thông tin thư viện. - Giúp bạn đọc khai thác dữ liệu thư mục sách, dữ liệu địa chí toàn văn hiện có ở thư viện qua mạng Internet. - Bảo đảm tính ổn định trong việc cập nhật dữ liệu mới. Về cơ sở vật chất: Thư viện Bình Định đã xây dựng Phòng thông tin tư liệu. Trước mắt đặt 24 máy tính để phục vụ bạn đọc khai thác tài liệu của thư viện cũng như thông tin từ bên ngoài qua mạng Internet. ý nghĩa của việc xây dựng Website thư viện là góp phần xã hội hóa hình thái học - đọc bằng phương thức mới, giúp bạn đọc sử dụng tài liệu một cách tiết kiệm, hiệu quả, hợp lý trong hưởng thụ và sáng tạo các giá trị văn hóa do việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại. - Trang 20 -
7/ Đào tạo cán bộ Hiện nay, sự phát triển vô cùng mạnh mẽ của công nghệ thông tin và kỹ thuật viễn thông đã tác động trực tiếp đến nội dung hoạt động của thư viện. Đội ngũ cán bộ thư viện đang đứng trước sự thử thách rất lớn của nghề nghiệp, đó là phải thay đổi thói quen tác nghiệp từ môi trường thư viện truyền thống sang môi trường thư viện hiện đại. Vì vậy, việc hiện đại hóa thư viện sẽ không phát huy tác dụng nếu như không có kế hoạch đào tạo tương xứng cho đội ngũ cán bộ thư viện. Trước tình hình đó, thư viện Bình Định đã tổ chức nhiều lớp tập huấn cho cán bộ thư viện những kiến thức về tin học, kỹ năng sử dụng máy tính, kỹ năng khai thác thông tin trên mạng... Với những kiến thức được trang bị có hệ thống, lâu dài, chuyên sâu, hiện nay đội ngũ cán bộ thư viện Bình Định đã làm chủ được các phương tiện hiện đại trong lĩnh vực hoạt động chuyên môn như: Bổ sung và trao đổi tài liệu qua mạng, xử lý tài liệu theo chuẩn MARC 21 bằng phần mềm quản trị thư viện, hướng dẫn bạn đọc sử dụng OPAC, phục vụ tài liệu bằng mã vạch, quản lý bạn đọc bằng thẻ mã vạch, khai thác thông tin từ nhiều nguồn trên mạng Internet, khai thác dữ liệu thư mục qua giao thức Z39.50, quản trị mạng, báo cáo thống kê các hoạt động chuyên môn khác... Bên cạnh đó, công tác đào tạo bồi dưỡng kiến thức về tin học cho cán bộ thư viện huyện - cơ sở cũng được chú ý, nhằm giúp thư viện huyện từng bước tin học hóa công tác chuyên môn tại thư viện mình. Riêng đối với bạn đọc, cần thiết phải tuyên truyền, quảng cáo về nguồn lực thông tin của thư viện, đồng thời hướng dẫn họ cách tra cứu tài liệu theo phương thức hiện đại và giới thiệu các hình thức phục vụ mới trong thư viện hiện nay. II- ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN - Trên cơ sở những kết quả đạt được trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin, thư viện tỉnh sẽ mở rộng quy mô triển khai đến thư viện huyện và thư viện trường học trên địa bàn của tỉnh, nhằm tăng cường khả năng khai thác, trao đổi thông tin một cách có hiệu quả. - Tiếp tục nghiên cứu sâu hơn về mặt kỹ thuật như: giải pháp công nghệ, phần mềm... nhằm giảm chi phí đầu tư khi mở rộng quy mô hoạt động. - Tiếp tục sưu tầm, bổ sung nguồn tài liệu phi giấy (phim ảnh, âm thanh, hình ảnh…) theo dạng số hóa nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu của bạn đọc. - Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ và kiến thức về tin học cho cán bộ thư viện huyện. Giúp thư viện huyện từng bước ứng dụng tin học vào công tác xử lý tài liệu, nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin, nâng cao sự hiểu biết cho nhân dân nông thôn, vùng sâu, vùng xa... - Tổ chức tiếp các đợt tập huấn cho tất cả đối tượng bạn đọc, để phục vụ có hiệu quả nguồn dữ liệu hiện có tại thư viện.
- Trang 21 -
III- KIẾN NGHỊ Kính đề nghị Bộ Văn hóa Thông tin, Vụ thư viện, Thư viện Quốc gia Việt Nam quan tâm đầu tư trang bị máy tính cho mạng lưới thư viện huyện - cơ sở, để trước hết các thư viện huyện có điều kiện thay đổi phương thức xử lý tài liệu, nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc ở địa phương - Kính đề nghị Thư viện Quốc gia Việt Nam: + Định hướng phần mềm sử dụng cho các thư viện huyện và tổ chức các lớp tập huấn chuyển giao công nghệ sử dụng phần mềm cho cán bộ thư viện huyện. + Xử lý tài liệu và kịp thời đưa lên mạng Internet, để các thư viện tỉnh thành phố có điều kiện thừa hưởng nguồn dữ liệu đã được số hóa, nhằm giảm chi phí trong việc xử lý tài liệu, cũng như tạo sự thống nhất trong mô tả tài liệu. + Tiếp tục tổ chức các lớp tập huấn về công nghệ thông tin cho các thư viện tỉnh - thành phố.
- Trang 22 -
THƯ VIỆN TỔNG HỢP TỈNH BÀ RỊA VŨNG TÀU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – HIỆN TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Võ Tấn Tài Thư viện Tổng hợp tỉnh BRVT Ứng dụng Công nghệ Thông tin (CNTT) trong hoạt động thư viện là xu thế tất yếu của mỗi thư viện trong thời đại mới, “Công nghệ Thông tin hay là chết”. Từ nhận thức đó, Thư viện Tổng hợp tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu (BRVT) đã sớm hoạch định kế hoạch triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện. Chiếc máy đầu tiên đưa vào sử dụng từ năm 1993, năm 2000 tăng lên 16 máy… số lượng, chất lượng trang thiết bị không ngừng tăng nhanh theo thời gian, năm 2005: 60 máy; năng lực sử dụng CNTT của đội ngũ cán bộ cũng được nâng cao; Phòng Dịch vụ thông tin khang trang được khai trương, mạng internet băng thông rộng (ADSL) được khai thác phục vụ người tìm tin; các sản phẩm thông tin được liên tục phát hành theo từng tháng với hình thức đẹp, nội dung phong phú, chất lượng; quy trình nghiệp vụ thư viện cũng thay đổi cơ bản trong việc ứng dụng phần mềm Ilib… Tất cả đánh dấu sự thay đổi cơ bản về chất trong hoạt động thư viện, chuyển từ hoạt động của một thư viện truyền thống sang phương thức hoạt động thư viện hiện đại. 5 năm nhìn lại, kể từ sau Hội nghị tổng kết 10 ứng dụng CNTT được tổ chức tại Vũng Tàu, hoạt động ứng dụng CNTT tại Thư viện Tổng hợp tỉnh đạt nhiều kết quả và có nhiều chuyển biến tích cực. Đánh giá hiện trạng, đúc rút kinh nghiệm nhằm định hướng cho sự phát triển thư viện trong tương lai theo hướng hiện đại hoá - thư viện số. I/ HIỆN TRẠNG 1/ Về trang thiết bị kỹ thuật Năm 2000, tại Hội nghị tổng kết 10 năm ứng dụng CNTT được tổ chức tại Vũng Tàu, trang thiết bị kỹ thuật của Thư viện tỉnh gồm: máy tính có 16 bộ, máy in chỉ được 2 chiếc, kết nối với mạng Internet tất cả đó là sự nỗ lực, nhưng đến nay (tháng 5 năm 2005), máy tính không chỉ được tăng lên gấp 3 lần về số lượng mà còn quan tâm đến cấu hình máy mạnh, máy scaner, máy in máy chụp hình kỹ thuật số,… cũng được trang bị đầy đủ, đặc biệt kết nối internet băng thông rộng (ADSL) nhằm khai thác hết tiềm năng và lợi thế của thông tin để phục vụ bạn đọc ngày càng nhanh hơn, tốt hơn. Số liệu cụ thể năm 2005 như sau: Máy vi tính: 60 bộ (gồm 2 server) Scaner: 2 Máy in: 8 Máy ảnh số: 1 Cổng từ: 1 Thiết bị xả từ: 1 Máy Projector: 1 Mạng Internet: ADSL - Trang 23 -
Tất cả các trang thiết bị nêu trên đã đưa vào hoạt động phục vụ cho công tác chuyên môn, cũng như phục vụ bạn đọc hiệu quả. 2/ Về nguồn lực thông tin Nguồn lực thông tin là vốn sống còn quyết định sự tồn tại của một thư viện, nguồn lực thông tin càng lớn thì thư viện càng đáp ứng đầy đủ, chính xác, phong phú hơn nhiều thành phần bạn đọc. Năm 2000, Thư viện Tổng hợp tỉnh BRVT có 3 cơ sở dữ liệu (CSDL): sách 17.000 biểu ghi, địa chí 6350 biểu ghi, CSDL số hoá là 2, nhưng đến nay tăng nhanh về số lượng CSDL và số lượng biểu ghi cùng các sản phẩm thông tin in ấn phát hành, thể hiện trên các số liệu sau: Sách: 51.500 biểu ghi Địa chí: 11.316 biểu ghi CSDL số: 10 Đĩa CD-ROM: 1.867 Báo tạp chí: 400 loại Sản phẩm thông tin: 4 loại Với những số liệu này, so với một số thư viện tỉnh bạn là không lớn, nhưng đối với địa phương là một sự nỗ lực không ngừng để đáp ứng nhu cầu đọc và tìm tin của nhân dân địa phương. 3/ Về nguồn nhân lực CNTT Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định cho sự phát triển của thư viện, hơn thế nữa nguồn nhân lực được chuẩn bị cho việc ứng dụng CNTT lại là một thách thức cho nhiều thư viện phải suy nghĩ tìm giải pháp. Với chế độ lương hiện hành các thư viện công cộng khó có thể thu hút đội ngũ cán bộ tốt nghiệp đại học CNTT. Giải pháp thư viện tỉnh đặt ra là sử dụng, đào tạo nguồn nhân lực sẵn có của đơn vị, khuyến khích cán bộ công chức (CBCC) tự nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ nhằm đáp ứng tình hình công việc mới. Đây là giải pháp có tính khả thi và phù hợp đối với Thư viện Tổng hợp tỉnh trong điều kiện hiện nay. Cách nay 5 năm, số cán bộ có trình độ tin học cơ bản (A) là 6 người, nay đội ngũ cán bộ viên chức của đơn vị đều đã được trải qua các khoá đào tạo tin học, trong đó: Trình độ A: 38 Trình độ B: 2 Trình độ trung cấp: 5 Với nguồn nhân lực nêu trên, đã đáp ứng giải quyết một phần công việc hiện tại, nhưng về lâu dài phải được đào tạo nâng cao và bổ sung đội ngũ cán bộ tin học có trình độ cao, chuyên sâu. 4/ Kinh phí cho hoạt động ứng dụng CNTT Từ lợi ích và hiệu quả của CNTT mang lại cho hoạt động thư viện, nguồn kinh phí đầu tư cho việc ứng dụng CNTT tăng theo từng năm kể cả nguồn ngân sách hỗ trợ của Bộ và của địa phương nhằm đáp ứng nhu cầu hiện đại hoá hoạt động thư viện theo Chương trình phát triển sự nghiệp Văn hoá Thông tin tỉnh BRVT từ năm 20012005. Nguồn kinh phí của địa phương cấp tăng theo từng năm cụ thể sau: Năm 2000: 78,5 triệu đồng - Trang 24 -
Năm 2001: 120 triệu đồng Năm 2002: 150 triệu đồng Năm 2003: 200 triệu đồng Năm 2004: 1,5 tỷ đồng Hướng đến một cơ sở mới với nguồn kinh phí lớn hơn để tiếp cận đến một thư viện điện tử trong một tương lai không xa khi dự án xây dựng mới thư viện tỉnh hoàn thành vào năm 2006. II/ HIỆU QUẢ ĐẠT ĐƯỢC SAU 5 NĂM TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CNTT 1/ Đánh giá chung * Đối với lãnh đạo địa phương -
Sự quan tâm của các cấp lãnh đạo địa phương đóng vai trò quyết định cho sự phát triển không ngừng đi lên của thư viện. Trong những năm qua, lãnh đạo các cấp, các ngành tại địa phương luôn quan tâm và hỗ trợ, đầu tư kinh phí cùng những chính sách thích hợp để tạo điều kiện cho thư viện hoạt động và phát triển không ngừng.
* Đối với cán bộ thư viện - Lãnh đạo thư viện có thể kiểm soát được hiệu quả làm việc của các bộ phận mà không cần phải trực tiếp kiểm tra. Quản lý hiệu quả phục vụ bạn đọc cũng thay đổi căn bản, phần mềm quản lý quá trình mượn - trả rất chặt chẽ. Lãnh đạo được cung cấp các thông số báo cáo tình hình hoạt động của từng bộ phận một cách chính xác và nhanh chóng, hỗ trợ cho những quyết định trong quá trình điều hành hoạt động của thư viện. - Cán bộ thư viện có điều kiện để tiếp cận, đổi mới, nâng cao tri thức nghề nghiệp; có khả năng tạo lập, lưu trữ, xử lý, lưu thông mọi nội dung thông tin dù chúng được in trên giấy, lưu trữ trên CD-ROM hay trên mạng. - Phong cách làm việc: nhanh nhạy, có khả năng hướng dẫn người đọc sử dụng phương pháp tối ưu nhất để tìm kiếm thông tin cần đọc, làm cho thư viện trở thành một địa chỉ đáng tin cậy và hấp dẫn đối với mọi tầng lớp nhân dân. - Giải phóng sức lao động thủ công, máy tính thay cho cây bút truyền thống. * Đối với bạn đọc: - Bạn đọc đến Thư viện Tổng hợp tỉnh hôm nay không chỉ đọc sách báo mà còn được tiếp cận nguồn thông tin tư liệu hiện đại bằng hình ảnh, âm thanh, CSDL toàn văn,… thông qua phòng đọc đa phương tiện một cách nhanh chóng, tiện lợi. - Về hệ thống tra cứu thông tin: bạn đọc có thể tìm kiếm thông tin qua máy tính nối mạng. * Về chuyên môn nghiệp vụ: - Thay đổi quy trình nghiệp vụ, tạo ra các sản phẩm thông tin có chất lượng cao. - Hỗ trợ đắc lực cho công tác tra tìm, trả lời bạn đọc và công tác trưng bày triển lãm sách báo, công tác thông tin thư mục. 2/ Kết quả triển khai thực hiện chương trình phần mềm ILIB
- Trang 25 -
- Tháng 3/2003 Thư viện tỉnh tiếp nhận và triển khai phần mềm Ilib 3.0, CMC nâng cấp Ilib 3.5 vào tháng 3/2004 do Bộ Văn hoá Thông tin đầu tư. - Hồi cố tài liệu: đã hoàn thành việc hồi cố tài liệu, hiệu đính dữ liệu theo chuẩn MARC 21, dán mã vạch phục vụ lưu thông theo chương trình phần mềm. Dán tem từ, thực kiểm soát lưu thông tài liệu tại phòng mượn bằng cổng từ với thiết bị xả, nạp từ. - Bổ sung sách mới và biên mục các loại tài liệu theo chuẩn MARC 21 bằng chương trình Ilib. - Tra cứu Opac: phục vụ độc giả tra cứu trên máy Hầu hết các module của chương trình Ilib, Thư viện Tổng hợp BRVT đều khai thác triệt để, riêng module báo, tạp chí hiện còn một số lỗi do chương trình. Hạn chế Chủ quan: Bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động ứng dụng CNTT tại Thư viện Tổng hợp tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu còn một số tồn tại: - Trình độ nhân lực CNTT phát triển còn chậm, chưa tương xứng với yêu cầu của công việc, phần lớn mới đạt trình độ tin học căn bản. - Những kỹ năng của thư viện hiện đại như xử lý thông tin, xây dựng CSDL, kiến thức về dịch vụ thông tin, kết hợp khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để phục vụ bạn đọc của một bộ phận cán bộ còn yếu do chưa nắm vững nguồn lực thông tin mà thư viện đang có. - Thông tin phục vụ quản lý, điều hành do phầm mềm Ilib tạo ra chưa được tận dụng đúng mức do chưa quen với việc đưa ra những quyết định trên cơ sở phân tích có hệ thống các thông tin tích hợp được. . Khách quan: - Một số lỗi chương trình phát sinh trong quá trình vận hành như module bổ sung, module báo tạp chí. III/ ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN Phương hướng ứng dụng CNTT của hệ thống thư viện công cộng 5 năm (20012005) được thông qua tại Hội nghị tổng kết 10 năm ứng dụng CNTT tháng 12/2000 có nêu: “Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT ở tất cả các khâu công tác, chuẩn bị tốt các điều kiện để thực hiện mô hình thư viện điện tử (kỹ thuật số) trong giai đoạn 20052010”; các mục tiêu cụ thể cũng được xác định. Năm năm qua, Thư viện tổng hợp tỉnh BRVT đã bám sát phương hướng, triển khai và thực hiện có đề án, kế hoạch cụ thể. Để chuẩn bị cho một giai đoạn phát triển mới 2005-2010, Thư viện tổng hợp tỉnh tập trung thực hiện tốt các nội dung sau: 1/ Hoàn thiện hệ thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho CNTT
- Trang 26 -
- Tăng cường đầu tư trang thiết bị kỹ thuật phù hợp đáp ứng đủ điều kiện cần thiết trong ứng dụng phần mềm. Đầu tư đồng bộ trong việc mua sắm trang thiết để đảm bảo khả năng liên kết của toàn hệ thống mạng LAN, WAN. - Ngoài ra, các phần mềm hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt cũng cần được quan tâm trang bị, nhằm số hoá thông tin, xây dựng CSDL toàn văn, làm các sản phẩm thông tin. - Tiếp tục phối hợp thực hiện chương trình đầu tư trang thiết bị kỹ thuật cho các thư viện huyện thị sử dụng phần mềm CDS/ISIS. Kết nối Internet khai thác phục vụ bạn đọc và hoạt động nghiệp vụ. 2/ Nâng cao trình độ tin học cho cán bộ thư viện Nhân tố quyết định là phải xây dựng một đội ngũ cán bộ đủ khả năng, kiến thức về hoạt động thông tin thư viện trong quá trình hiện đại hoá. Các nội dung cần bồi dưỡng nâng cao là: - Tiếp tục công tác đào tạo, đào tạo lại nhằm nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ cho cán bộ thư viện. Đồng thời, bồi dưỡng các kỹ năng, kiến thức mới về một thư viện hiện đại chuẩn bị cho một thư viện số trong tương lai. - Ưu tiên bồi dưỡng, đào tạo 01-02 cán bộ chuyên sâu CNTT không những về tin học mà cả về kiến thức thông tin thư viện hiện đại. - Tham gia các lớp tập huấn do Vụ Thư viện, Thư viện quốc gia, … tổ chức. - Tổ chức các lớp tập huấn về tin học, về sử dụng phần mềm, xây dựng CSDL… cho cán bộ thư viện cơ sở. Thường xuyên hỗ trợ cán bộ thư viện cơ sở trong công tác xây dựng CSDL, sử dụng phần mềm CDS/ISIS, khai thác mạng Internet. 3/ Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin - Chuẩn hoá các CSDL, đặc biệt quan tâm hơn đến tính thống nhất trong xây dựng CSDL trên toàn hệ thống thư viện như bảng phân loại, từ khoá, biên mục,… nhằm hướng đến sự liên thông giữa các thư viện. - Đa dạng hoá CSDL, tăng cường bổ sung, xây dựng CSDL số hướng đến một thư viện điện tử. 4/ Phát triển mối quan hệ trao đổi thông tin giữa các thư viện - Hợp tác, chia sẻ, trao đổi thông tin giữa các thư viện, học tập kinh nghiệm lẫn nhau trong ứng dụng CNTT. IV/ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT Với Thư viện Quốc gia: - Sớm triển khai các chuẩn nghiệp vụ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các thư viện trong toàn hệ thống hội nhập, chia sẻ, trao đổi các nguồn lực thông tin mang tính thống nhất. Với CMC: - Sửa lỗi module báo tạp chí, hỗ trợ, tập huấn cho cán bộ thư viện sử dụng module này hiệu quả hơn. - Tiếp tục nghiên cứu, chỉnh sửa các lỗi phát sinh của Ilib 3.5.
- Trang 27 -
THƯ VIỆN TỈNH HÀ GIANG TRONG QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ Nguyễn Thị Giang Giám đốc TV tỉnh Hà Giang - Căn cứ vào thông báo số 37/TB-TVQGVN về việc tổ chức hội nghị sơ kết 5 năm năng cao ứng dụng CNTT trong hệ thống Thư viện công cộng Thư viện tỉnh Hà Giang xin được trình bày tham luận về quá trình xây dựng thư viện điện tử như sau: Có thể nói, Hà Giang là một tỉnh biên giới đặc biệt khó khăn, trình độ dân chí còn hạn chế, tuy vậy nhu cầu về thông tin trong đông đảo mọi tầng lớp nhân dân tỉnh Hà Giang nói chung và nhân dân trên địa bàn thị xã nói riêng là rất cần thiết. Ngày nay cùng với sự phát triển mạnh mẽ của KHKT, đặc biệt là CNTT. Được sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo Đảng và nhà nước về việc ứng dụng CNTT, Hà Giang là một tỉnh miền núi đã và đang thực hiện dự án 112 CP về việc xây dựng chính phủ điện tử, đầu tư trang bị máy tính tới tận cơ sở xã và tổ chức các lớp tập huấn cho cán bộ. Do vậy Thư viện tỉnh Hà Giang đã xây dựng “dự án Thư viện điện tử” là rất kịp thời, gây được sự quan tâm chú ý của đông đảo dư luân, đặc biệt của các cấp lãnh đạo trong tỉnh. Cuối năm 2002 dự án xây dựng Thư viện điện tử đã được UBND tỉnh Hà Giang phê duyệt. Sự kiện này mang tính chất rất quan trọng trong quá trình xây dựng thư viện điện tử. I- NHỮNG TIỀN ĐỀ ĐỂ PHÁT TRIỂN THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ Năm 2002 Thư viện tỉnh Hà Giang đã tiến hành làm hồi cố các kho sách bằng phần mềm ISIS áp dụng phương pháp tra trùng CSDL của Thư viện quốc gia. - Đầu năm 2004 Thư viện tỉnh Hà Giang xây dựng hạ tầng mạng với 01 máy chủ và 10 máy trạm nghiêp vụ, với các trang thiết bị ngoại vi hỗ trợ mạng như: máy Scan, máy in mạng, đầu đọc mã vạch… Thư viện đã quyết định lựa chọn phần mềm iLib của công ty CMC làm phần mềm sử dụng chung trong toàn Thư viện. - Tháng 6 năm 2004 Bộ phận triển khai của công ty CMC đã tiến hành lắp đặt và chuyển đổi CSDL của thư viện từ ISIS sang iLib V35, đào tạo sử dụng và bàn giao lại cho bộ phận Tin học của thư viện. - Ngay sau đó thư viện tỉnh Hà Giang đã khẩn chương bắt tay vào việc xử ký hồi cố DL trên iLib. Toàn bộ Kho sách Đọc đã được xử lí xong và đưa ra lưu thông phục vụ bạn đọc trong tháng 10 năm 2004. Đồng thời bộ phận tin học Thư viện tiến hành xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin trong CSDL của phòng Đọc Thư viện bằng phần mềm CDS/ISIS. Việc đưa phòng Đọc ra lưu thông đã thu hút được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo và nhân dân tỉnh Hà Giang. Bằng sự nỗ lực và quyết tâm, Thư viện tỉnh Hà Giang đã hoàn thành xử lý hồi cố kho sách Mượn, triển khai 02 máy trạm tra cứu OPAC đưa ra phục vụ bạn đọc vào đầu tháng 01 năm 2005. Cũng trong thời gian này bộ phận phục vụ Báo cũng nhập - Trang 28 -
báo, quản lý các đầu báo bằng phần mềm iLib tự động, xây dựng CSDL bài trích phục vụ nhu cầu cập nhật thông tin cho lãnh đạo trong tỉnh. Xây dựng CSDL sách địa chí bước đầu đáp ứng nhu cầu của độc giả Dự kiến trong thời gian tới, Phòng nghiệp vụ tiếp tục hồi cố kho sách Thiếu nhi II- HIỆN TRẠNG ÁP DỤNG PHẦN MỀM ILIB TRONG KHÂU XỬ LÝ SÁCH BÁO TÀI LIỆU MỚI ĐƯỢC BỔ SUNG Bên cạnh công tác xử lý sách hồi cố, hiện nay phòng Nghiệp vụ Thư viện cũng đang tập trung xử lý sách mới theo đúng chu trình khép kín của phần mềm iLib cung cấp, cụ thể như sau: Đối với sách mới bổ sung về, sau khi kiểm tra hóa đơn, cán bộ bổ sung vào đơn nhận các thông tin chính của sách như: tác giả, tên sách, yếu tố xuất bản, giá tiền… Tiếp theo sách được phân kho và ĐKCB cho sách, in và dán mã vạch, in các mẫu báo cáo như: Sổ ĐKCB, ĐKTQ, TM thông báo sách mới. Sách được đưa qua khâu biên mục xử lý tiền máy, hiệu đính các đơn nhân rồi biên mục chi tiết tất cả các yếu tố mô tả theo chuẩn MACR 21 như: Tóm tắt, phân loại chí tiết, từ khóa… đánh chỉ mục và xếp giá các biểu ghi mới. Tại đây sẽ in các loại phích, hiện đang dùng trong thư viện, bổ sung các thư mục chuyên đề, chuyên ngành và các báo cáo. Cuối cùng sách được đưa ra lưu thông phục vụ bạn đọc. Đối với báo Tạp chí bắt đầu từ 01/01/2005 Thư viện nhập báo bằng iLib. Đầu mỗi quý Cán bộ phòng Báo sẽ tạo đơn đặt báo và đặt mua tại bưu cục, hàng ngày khi nhận báo về, theo định kỳ của từng lại báo, cán bộ Thư viện tiến hành nhập báo vào đơn nhận rồi tiến hành phục vụ và lưu. III- HIỆN TRẠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ILIB TRONG CÔNG TÁC PHỤC VỤ BẠN ĐỌC Trước đây Thư viện tỉnh Hà Giang sử dụng phương pháp phục vụ bạn đọc truyền thống rất thủ công, rườm rà và khó quản lý. iLib đã đưa ra phương pháp phục vụ mới hoàn toàn hiện đại, giúp cho cán bộ thủ thư phục vụ bạn đọc nhanh chóng chính xác, quản lý kho, quản lý bạn đọc, tình trạng mượn trả một cách triệt để. Bạn đọc tới thư viện phải xuất trình thẻ, Thẻ bạn đọc được chương trình quản lý bằng mã vạch, chương trình sẽ theo dõi được tình hình mượn trả, thống kê sách mượn, sách quá hạn của bạn đọc, để mượn sách, sau khi đã tra cứu và đăng ký mượn sách trên OPAC. Căn cứ vào yêu cầu của bạn đọc, cán bộ thủ thư sẽ cho bạn đọc mượn sách bằng việc quét mã ĐKCB của sách để theo dõi. Khi bạn đọc trả sách thì cũng căn cứ trên số ĐKCB để cán bộ thủ thư nhận sách. Ngoài ra chương trình đã đáp ứng rất nhiều tính năng khác trong công tác phục vụ bạn đọc như các báo cáo thống kê các sách đang được mượn, các sách hay được mượn. Việc quản lý bạn đọc cũng chính xác, cấp thẻ thuận tiện.
- Trang 29 -
IV- NHỮNG VƯỚNG MẮC TRONG QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG ILIB Được sự hỗ trợ nhiệt tình của công ty CMC, trong quá trình xử lý hồi cố các kho sách và áp dụng các module chương trình vào thực tiễn. Thư viện tỉnh Hà Giang đã khắc phục được rất nhiều vướng mắc: - Trong quá trình làm hồi cố, không thể tránh được sự nhầm lẫn quên sai, Thư viện đã yêu cầu phía công ty CMC hỗ trợ tính năng in DL hồi cố, được sắp xếp theo thứ tự tăng dần của số ĐKCB. Như vậy rất thuận tiện cho việc rà soát lại CSDL vừa được xử lý hồi cố. - Trong việc tạo mới một đơn đặt báo, công ty CMC đã hỗ trợ Thư viện tỉnh Hà Giang thêm mới những Định kỳ xuất bản cho phù hợp với thực tế. - Chỉnh sửa các mẫu phích, mãu thư mục cho phù hợp - Hỗ trợ đánh chỉ mục SQL - Công ty CMC thường xuyên quay số qua modem hỗ trợ từ xa, update những thay đổi. V - ĐỀ NGHỊ BỔ SUNG CÁC TÍNH NĂNG CHƯƠNG TRÌNH CHO PHÙ HỢP Nhìn chung chương trình đã đáp ứng tốt các yêu cầu kỹ thuật của thư viện, tuy nhiên xuất phát từ thực tiễn, vẫn còn những phần mà chương trình chưa đáp ứng được yêu cầu sử dụng hoặc chưa thật phù hợp:
OPAC Trên trang chủ OPAC chưa làm nổi bật những thông tin của Thư viện
Module Xuất bản phẩm định kỳ:
Tạo một đơn đặt báo theo 1 thời gian cố định (thông thường là một quý). Khi hết thời gian, trên cơ sở của đơn đặt trước để tạo mới (hoặc copy) đơn đặt, chương trình chưa có tính năng này mà phải tạo lại
Module Biên mục
- Những mẫu báo cáo : Thư mục, phích nếu chương trình hỗ trợ xuất ra các phần mềm soạn thảo cho phép người dùng có thể chỉnh sửa được theo ý muốn. - Khi làm việc với những màn hình tìm kiếm, nên có những mục lụa chọn CSDL của từng kho (hoặc từng loại tài liệu) để giới hạn những phạm vi tìm kiếm. (ví dụ: Khi in TM sách về văn học Việt Nam trong kho Mượn thi kết quả là không thể in được TM chỉ nguyên sách của phòng Mượn, mà bị lẫn cả các loại tài liệu khác như bài trích, sách thiếu nhi…)
Module Lưu thông:
- Do đặc thù là Thư viện tỉnh Hà Giang hàng tháng phải tổng hợp báo cáo số liệu phục vụ bạn đọc lên Sở Văn hóa trong đó phải thống kê các đối tượng bạn đọc đã được phục vụ trong tháng là bao nhiêu lượt, nhưng trong số các mẫu báo cáo thông kê của lưu thông chưa có mẫu báo cáo này - Trong module hàng đợi chưa đưa phần ký hiệu phân loại của cuốn sách được yêu cầu vào những thông tin chính để cán bộ thủ thư căn cứ vào đó tìm sách (đối với những kho sách được sắp xếp theo môn loại). - Trang 30 -
Module quản lý bạn đọc:
- Thư viện tỉnh Hà Giang có nhiều phòng phục vụ khác nhau, với mỗi phòng là một loại thẻ khác nhau. Trong phần cấp thẻ mới của chương trình không tách riêng Thẻ của từng phòng, số thẻ không nhập được kiểu chữ cho nên sẽ không phân biệt được đó là thẻ của phòng nào, vì thế khi in thẻ và thống kê thẻ sẽ bị lẫn thẻ của các phòng. - Trên phần nhập thông tin bạn đọc, phần thông tin về địa chỉ bạn đọc lại không đưa lên Thẻ mà đưa phần nơi làm việc của bạn đọc, với đối tượng bạn đọc là nhân dân, không có nơi làm việc thì khi in thẻ như vậy sẽ bất hợp lý.
Module Kho
Trong module này, phần quản lý sách ra vào kho rất chặt chẽ, nhưng những lý do để mang sách ra lại không thể thêm, sửa hay xoá được những lý do mới phù hợp với thực tế. Chương chình chỉ mặc định 02 lý do chưa thật phù hợp VI- NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM - Khác với các Thư viện tỉnh khác, Thư viện tỉnh Hà Giang xây dựng Thư viện điện tử kinh phí do tỉnh cấp, không được sự đầu tư trực tiếp của Thư viện Quốc gia. Vì thế việc xây dựng cơ sở vật chất, cài đặt mạng do công ty văn hóa điện ảnh Hà Giang cung cấp, cài đặt phần mềm lại do công ty CMC, vì thế thiếu sự thống nhất, thiếu đồng bộ gây nên những khó khăn nhất định, khi gặp sự cố đổ lỗi cho nhau. - Trong quá trình xử lý hồi cố từ ISIS, nhất thiết phải kiểm tra chính xác các trường Ký hiệu phân loại, từ khóa, phải thống nhất ký hiệu phân loại với thực tế ghi trên sách, từ khóa chuẩn xác sẽ giúp cho việc tra cứu tìm tin của độc giả thuân lợi hơn. - Xây dựng bảng mã sắp xếp thống nhất để khi in Thư mục giới thiệu sách (cả trong ISIS và iLib) căn cứ vào đó sách được sắp xếp theo trật tự nhất định. - Trước khi làm hồi cố khó sách Mượn, nên tạm dừng việc phục vụ, thu hồi sách nằm trong độc giả, sắp xếp lại kho sách rồi mới tiến hành - Khi đã hoàn tất hồi cố nhất thiết phải kiểm tra rà soát lại sách trong kho và trong Cơ sở dữ liệu để phát hiện những số thiếu, sai sót tìm biện pháp khắc phục rồi mới đưa ra phục vụ. - Khi đã đưa các kho sách ra lưu thông, với những máy tính cấu hình thấp không thể cài đặt làm máy trạm iLib được nên sử dụng làm máy tra cứu ISIS cho bạn đọc bên cạnh những máy trạm OPAC, như vậy vừa có thể lưu trữ được CSDL, vừa phục vụ tra cứu cho bạn đọc, khi máy chủ iLib gặp sự cố hoặc lỗi mạng thì những máy này vẫn phục vụ tốt tra cứu của bạn đọc - Khi xử lý hồi cố những sách cũ nát, cần có kế hoạch dự trù kinh phí để đóng lại sách, thanh lọc những sách quá cũ không thể sử dụng được. VII- NHỮNG Ý KIẾN ĐỀ XUẤT
- Đề nghị Vụ Thư viện, Thư viện quốc gia quan tâm hỗ trợ những Thư viện đang từng bước ứng dụng phần mềm iLib.
- Trang 31 -
- Đầu tư xây dựng Thư viện điểm theo mô hình Thư viện điện tử, đặc biệt đối với những Thư viện tỉnh miền núi. - Có những dự án hỗ trợ đầu tư thêm máy tính cho các Thư viện đã và đang sử dụng phần mềm iLib còn thiếu máy trạm nghiệp vụ, đầu tư máy tính cho các Thư viện huyện. - Tiếp tục mở các khoá đào tạo cơ bản và chuyên sâu về công nghệ thông tin cho đội ngũ cán bộ làm tin học trong các Thư viện tỉnh. - Hỗ trợ các Thư viện tỉnh xây dựng trang Web riêng, xây dựng phòng Đọc đa phương tiện
- Trang 32 -
DỰ ÁN “TIN HỌC HÓA HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN TỈNH BÌNH DƯƠNG” Nguyễn Thị Hai Giám đốc Thư viện tỉnh Bình Dương Hiện nay công nghệ thông tin đã thâm nhập sâu vào đời sống - xã hội, những tiện ích của nó đã đem lại sự thành công cho các ngành kinh tế - xã hội qua thực tế không thể phủ nhận. “...Văn hóa là mục tiêu, vừa là động lực…” Thư viện là một thiết chế của ngành Văn hóa - Thông tin, với chức năng và nhiệm vụ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội. Với sự lãnh đạo của Đảng bộ, sự đồng thuận của nhân dân, Bình Dương đã và đang chuyển dịch cơ cấu kinh tế từ một tỉnh thuần nông, sản xuất kém hiệu quả, năng xuất không cao trở thành một tỉnh công nghiệp và là một trong những tỉnh phát triển kinh tế trọng điểm của đất nước. Thư viện tỉnh Bình Dương không thể đứng ngoài lề sự thay đổi sâu sắc của địa phương, mà phải tổ chức phục vụ cho sự phát triển của các ngành kinh tế mũi nhọn, phục vụ nhu cầu học tập nâng cao trình độ dân trí, bồi dưỡng nhân tài đáp ứng nguồn nhân lực đang cần của một địa phương đang vươn mình đổi mới. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, thư viện cần phải có đủ nguồn lực thông tin chất lượng cao đáp ứng tốt nhu cầu dùng tin ngày càng phát triển của người đọc, phải đa dạng hóa các sản phẩm thông tin, dịch vụ thông tin, phải thay đổi phương thức phục vụ, chuyển từ lao động thủ công sang tự động hóa trong các khâu công tác chuyên môn. I. Mục tiêu của Thư viện Muốn làm tốt những việc nêu trên thư viện cần phải có các mục tiêu cụ thể là: - Xây dựng một thư viện tiên tiến, hiện đại, tự động hóa công tác thư viện, giảm thiểu lao động thủ công, nhằm nâng cao chất lượng thông tin, phục vụ nhu cầu nghiên cứu, học tập, giải trí của tất cả các tầng lớp nhân dân trong toàn tỉnh. - Tin học hóa công tác quản lý thư viện đáp ứng các tiêu chuẩn chuyên môn của thư viện, nhằm nâng cao năng suất phục vụ, đáp ứng các yêu cầu trao đổi thông tin với các thư viện trong nước và quốc tế. - Xây dựng hạ tầng thông tin để đáp ứng các yêu cầu trao đổi, truy cập và lưu trữ thông tin thư viện, đồng thời phải bảo đảm là nền móng cho việc ứng dụng nghiệp vụ thư viện cho hiện tại và tương lai. - Nâng cao trình độ cán bộ tin học về quản trị hệ thống Khi đã có mục tiêu, thư viện phải vận dụng khoa học các văn bản liên quan đến ngành thư viện đó là Pháp lệnh thư viện, đường lối, chính sách phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh, kế hoạch phát triển của ngành văn hóa thông tin từ trung ương đến địa phương và các văn bản liên quan khác. II. Định hướng hoạt động Trên cơ sở pháp lý đã thu thập được, cần định hướng hoạt động của thư viện, đối với công tác tổ chức phục vụ độc giả, công tác chuyên môn nghiệp vụ thư viện:
- Trang 33 -
- Phục vụ độc giả thuận lợi, nhanh chóng, chính xác và đầy đủ, đáp ứng tối đa yêu cầu tin, tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả sử dụng vốn tài liệu có trong thư viện và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức, đáp ứng nguồn tài nguyên tư liệu phong phú trên các vật mang tin khác nhau như sách, báo chất liệu bằng giấy, sách, báo điện tử, đĩa CD Rom, các dữ liệu multimedia…, cung cấp các sản phẩm thông tin, dịch vụ thông tin phong phú, đa dạng , hỗ trợ tra cứu linh hoạt bao gồm tra cứu thông tin tại chổ và tra cứu thông tin qua mạng internet và giao diện của phần mền tìm tin phải thân thiện, gần gủi và dể sử dụng đối với các đối tượng người dùng tin. - Nhiệm vụ của thư viện là cần xây dựng hoàn chỉnh hệ thống tra cứu trực tuyến, cập nhật nhanh chóng hệ thống mục lục truyền thống, bổ sung tài liệu qua mạng và xử lý thông tin sách - báo nhanh chóng, chính xác, kịp thời III. Xây dựng và triển khai dự án Điều không thể thiếu đối với một dự án là nội dung công việc cần thực hiện, Thư viện Bình Dương đã chia dự án ra nhiều giai đoạn khác nhau để đầu tư: - Giai đoạn I: 2001 – 2002 (Giai đoạn khởi đầu), đi từ những việc làm cần thiết nhất cho việc tạo lập một hệ thống tra cứu trực tuyến trên máy như: Hồi cố dữ liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu, chọn lựa phần mềm chuyên môn, quản lý sách, báo, tạo nhiều sản phẩm thông tin mới, quản lý hồ sơ bạn đọc, rút ngắn thời gian xử lý sách, báo, thời gian phục vụ qui trình mượn trả sách, thành lập trang thông tin điện tử (Web site) Thư viện tỉnh Bình Dương và đào tạo cán bộ tin học. - Giai đoạn II: 2004 – 2005: Trên cơ sở và kinh nghiệm từ giai đoạn khởi đầu, thư viện tiếp tục xây dựng dự án đầu tư tiếp theo nhằm bổ sung cho những yêu cầu đặt ra sau khi kết thúc giai đoạn I, đó là: Đầu tư hệ thống máy tính bổ sung cho các phòng, ban và trang thiết bị chuyên dùng, nâng cấp hệ thống mạng nội bộ, trang bị cổng từ, thành lập các kho sách tự chọn, phát triển thêm các dịch vụ thông tin hiện đại, mở rộng đối tượng phục vụ, nâng cấp phần mềm, nâng cấp trang Web Thư viện tỉnh Bình Dương, tiếp tục phát triển các sản phẩm thông tin và đào tạo cán bộ, nâng cao trình độ tin học Hiệu quả của dự án chính việc thực hiện các chỉ tiêu, các mục đích đã đề ra của từng giai đoạn đầu tư và sự quyết tâm thực hiện của đội ngũ cán bộ công chức thư viện phải thành công, đạt và vượt các chỉ tiêu, mục đích, thể hiện qua các mặt công tác chính: - Về kỹ thuật chuyên môn: Với sự hỗ trợ của thiết bị và tận dụng những tiện ích của công nghệ thông tin và tính năng của các phần mềm, công tác chuyên môn đã có một bước đột phá và đạt kết quả khả quan như: Chuyển đổi toàn bộ cơ sở dữ liệu CDS/ISIS sang phần mềm Ilib và biên mục sách mới được 37.990 biểu ghi / trên 130.000 bản sách và 350 loại báo và tạp chí. In và cấp 6.263 thẻ độc giả. Quản lý và theo dõi sát qua mạng tình trạng hoạt động của các bộ phận, nắm chính xác tổng số tài liệu hiện có trong đơn vị. Tổ chức được trang thông tin điện tử Thư viện tỉnh Bình Dương địa chỉ: . Bước đầu đã đưa hệ thống mục lục tra cứu trực truyến lên Internet, giúp độc giả có thể tra tìm thông tin của thư viện một cách thuận tiện ở mọi lúc, mọi nơi.
- Trang 34 -
- Về công tác bạn đọc, thư viện đã rút ngắn thời gian của 1 quy trình mượn trả sách, giảm thời gian chờ đợi của bạn đọc, với qui trình mới bạn đọc chỉ mất tối đa 5 phút cho việc trả và mượn sách và giảm áp lực công việc cho thủ thư. Điều này với phương thức phục vụ truyền thống không thể đáp ứng được. Hiện nay tại phòng mượn, thao tác trên máy tính đang quản lý hơn 6.263 hồ sơ bạn đọc. Hằng ngày theo dõi việc mượn - trả sách và quản lý kho sách trên 66.000 bản sách. Phục vụ bình quân 200 - 250 lượt độc giả /1 ngày, luân chuyển từ 400 - 500 lượt tài liệu. Các phòng đọc còn phục vụ theo phương thức truyền thống. Qua việc ứng dụng công nghệ thông tin, thư viện đã tập huấn để độc giả từng bước quen dần với cách tìm tin hiện đại. Hiện nay trên 80 % đối tượng độc giả là cán bộ, công chức, sinh viên và sinh học thích sử dụng hệ thống mục lục máy tra tìm tài liệu trực tiếp trên Opac nhanh chóng, chính xác. Thông tin tài liệu phản ảnh trên mục lục máy giúp cho người dùng tin biết rõ tài liệu mà họ đang cần, có hay không có và nếu thì tài liệu ấy đang được phân bố tại phòng nào của thư viện. Về cán bộ Thư viện: Công tác đào tạo cán bộ tin học luôn được ưu tiên hàng đầu ngay khi dự án mới được được thành lập. Việc đào tạo được bắt đầu từ thấp đến cao, cán bộ thư viện giải quyết công việc nhanh hơn, cập nhật thông tin mới kịp thời. Đặc biệt kích thích được nhu cầu học tập trau dồi kỹ năng công tác, nâng cao hiệu suất lao động và tự tin hơn trong công việc mà họ đang đảm trách. Song song với những kết quả đã thực hiện được, Thư viện Bình Dương tồn tại những khó khăn nhất định trong quá trình thực hiện: Quy trình và thủ tục đầu tư dự án công nghệ thông tin quá rườm rà. Các chính sách của ngành thư viện chưa cập nhật kịp thời. Trình độ tin học, ngoại ngữ của cán bộ còn hạn chế và biên chế thư viện quá ít. Thiếu thông tin về các thiết bị chuyên dùng đối với một thư viện hiện đại. IV/ Một số kinh nghiệm xây dựng dự án Tuy nhiên sau quá trình triển khai dự án Thư viện Bình Dương đã rút ra những bài học kinh nghiệm: Các mục tiêu của dự án phải sát hợp, không vượt quá tầm tay, không gây lãng phí trong đầu tư, tận dụng tối đa các tiện ích của công nghệ thông tin vào công tác chuyên môn. Đầu tư theo hình thức cuốn chiếu từng phần, tiết kiệm kinh phí, bắt đầu từ những công việc đơn giản, kinh phí thấp nhưng đạt hiệu quả cao. Quyết tâm theo đuổi dự án, không ngại khó, quyết tâm bảo vệ các mục tiêu của dự án, luôn nắm bắt kịp thời các chủ trương, chính sách phát triển kinh tế, chính trị, xã hội của địa phương và được tập thể cán bộ công chức trong đơn vị ủng hộ các mới. Điều không thể thiếu trong quá trình thực hiện đó là sự đoàn kết nhất trí trong nội bộ, quyết tâm thực hiện cải tiến kỹ thuật, cải tiến phương thức phục vụ. Đồng thời tận dụng mọi cơ hội để thể hiện sự cần thiết của thư viện, chứng minh được vai trò quan trọng của thư viện tại địa phương, từ đó tranh thủ sự quan tâm của lãnh đạo tỉnh cũng như lãnh đạo các ngành.
- Trang 35 -
Phối hợp với các ngành tổ chức các hoạt động mang tính chất tuyên truyền sâu rộng trong quần chúng như các cuộc thi vẽ tranh theo sách, thi đọc sách, triển lãm sách, báo chuyên đề, luân chuyển sách cho Bưu điện - Văn hóa xã…. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thư viện hiện nay không phải là vấn đề mới, tuy nhiên tiến độ công nghệ thông tin thâm nhập vào từng thao tác chuyên môn theo hướng hiện đại, giúp cán bộ thư viện giảm nhẹ sức lao động là điều cần thiết và bức xúc. V/ Kiến nghị Công nghệ thông tin là một lĩnh vực phức tạp từ khâu đầu tư đến cán bộ sử dụng, đòi hỏi người thực hiện phải có trình độ hiểu biết về lĩnh công nghệ - thông tin, kỹ năng thao tác giỏi. Để thu hút nhân sự có năng lực và nhiệt tình trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thư viện. Thư viện Bình Dương xin kiến nghị: * Vụ Thư viện: - Vụ Thư viện cần nghiên cứu các chế độ chính sách ưu đãi đối với người tốt nghiệp Công nghệ thông tin lao động trong ngành Thư viện. - Chế độ, chính sách tiền lương, các khoản phụ cấp cho người lao động trong ngành thư viện cần được cải tiến để bảo đảm được đời sống hằng ngày, nhất là trong thời điểm gia sinh hoạt đang gia tăng mạnh như hiện nay, nên chăng các khoản phụ cấp cho lao động ngành Thư viện cần ngang bằng với ngành Giáo dục * Thư viện Quốc gia Việt Nam - Thư viện Quốc gia nên đưa ra một số tiêu chí cần thiết của phần mềm thư viện điện tử, giúp các thư viện tỉnh có sự định hướng ban đầu trước khi quyết định chọn mua mềm chuyên môn, thích hợp với khả năng sử dụng của cán bộ thư viện, đáp ứng tốt cho công tác chuyên, phù hợp với nguồn kinh phí cho phép của từng địa phương và giao diện thân thiện với người dùng tin. - Để phát huy hết tính năng của phần mềm Ilib đối với công tác chuyên môn, tránh sự lãng phí trong đầu tư. Thư viện quốc gia cần tác động tích cực đến Công ty Máy tính truyền thông CMC hoàn thiện phần mền Ilib, nhanh chóng triển khai hoàn chỉnh các module chức năng cho các thư viện đang sử dụng phần mền này kể cả các thư viện mua bằng kinh phí địa phương và các thư viện được Thư viện quốc gia tài trợ. - Cần mở các lớp tập huấn, các hội nghị, hội thảo chuyên đề về phần mềm Ilib, giúp các thư viện đã sử dụng phần mềm này cập nhật những thông tin mới, đồng thời cán bộ thư viện có điều kiện gặp gỡ, trao đổi, giao lưu kinh nghiệm trong chuyên môn, qua đó sẽ giúp cho việc sử dụng phần mềm Ilib phát huy tác dụng cao hơn, tránh được sự lãng phí trong đầu tư. Việc ứng dụng và khai thác tốt các tiện ích của công nghệ thông tin trong công tác chuyên môn, bản thân từng thư viện đều đã có những nỗ lực nhất định, tùy thuộc vào điều kiện, kinh phí. Mỗi nơi có một bước đi khác nhau nhưng mục đích cuối cùng vẫn là công tác phục vụ người đọc tốt nhất, nhanh nhất, chất lượng cao nhất và hiệu quả nhất. Sự quan tâm và hỗ trợ của lãnh đạo ngành dọc chính nguồn động viên rất lớn đối với người lao động trong ngành và nhất là cán bộ thư viện tại các địa phương. - Trang 36 -
Các chính sách đổi mới cho hoạt động của ngành thư viện sẽ là những cẩm nang, là những chiếc gậy giúp các thư viện thực hiện dự án “Tin học hoá hoạt động thư viện” và các dự án, đề tài khác của thư viện sẽ được thuận lợi hơn rất nhiều so với hiện nay. Một tiêu chuẩn thống nhất dành cho công tác chuyên môn cũng không thể thiếu trong điều kiện mới, khi đất nước ta đang tiến lên trên đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa, Thư viện Việt nam cũng cần được hội nhập cùng các nước trong khu vực.
- Trang 37 -
ỨNG DỤNG CNTT TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN CẤP QUẬN, HUYỆN CỦA THÀNH PHỐ CẦN THƠ Những năm gần đây, hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin được Đảng và Nhà nước ta đặc biệt quan tâm. Bộ Chính trị đã ban hành Chỉ thị 58 về việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT phục vụ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Trong những năm 90 của thế kỷ XX, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã chỉ đạo, hướng dẫn và hỗ trợ hệ thống thư viện tỉnh, thành trong cả nước triển khai công tác ứng dụng CNTT và bước đầu đã đạt được một số kết quả nhất định. Năm 2000, Hội nghị tổng kết ứng dụng CNTT trong hệ thống thư viện công cộng toàn quốc tổ chức tại Vũng Tàu đã đánh dấu bước phát triển của quá trình 10 năm ứng dụng CNTT. Cũng từ sau Hội nghị này, các thư viện tỉnh, thành đã có cách nhìn mới, hướng đi mới về một phần mềm chuyên dụng “Quản trị thư viện” phục vụ cho công tác ứng dụng CNTT ở thư viện. 1. Triển khai ứng dụng CNTT ở thư viện cấp quận, huyện Thư viện Thành phố Cần Thơ đã xác định không chỉ ứng dụng CNTT tại thư viện trung tâm mà một nhiệm vụ đặt ra là phải triển khai ứng dụng CNTT trong toàn ngành. Sau Hội nghị tổng kết ứng dụng CNTT tại Vũng Tàu, Thư viện Thành phố Cần Thơ đã xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của hệ thống thư viện công cộng của Thành phố Cần Thơ, trong đó có một nhiệm vụ là triển khai ứng dụng CNTT ở thư viện cấp quận, huyện. Việc triển khai ứng dụng CNTT đối với thư viện quận, huyện thuộc Thành phố Cần Thơ có một số mặt thuận lợi cơ bản. Trước hết là: ứng dụng CNTT đã trở thành một xu thế phát triển tất yếu và đã được khẳng định là một mục tiêu, nhiệm vụ của các thư viện tỉnh, thành nhằm đáp ứng yêu cầu của tình hình mới. Đặc biệt, Thư viện Thành phố Cần Thơ đã được sự đồng tình của lãnh đạo Sở VHTT Cần Thơ, sự chỉ đạo sâu sát và hỗ trợ thiết thực của Thư viện Quốc gia Việt Nam, đội ngũ cán bộ trước hết cán bộ tin học rất nhiệt tình, chịu khó tìm tòi suy nghĩ, được lãnh đạo đơn vị quan tâm tạo điều kiện phát huy khả năng. Ngoài ra, từ năm 1989 Thư viện Thành phố Cần Thơ đã thực hiện công tác bổ sung và xử lý kỹ thuật tập trung vốn tài liệu cho hệ thống thư viện cấp huyện nên rất thuận lợi cho việc hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu sách cho các thư viện cơ sở. Tuy nhiên chúng tôi cũng gặp không ít khó khăn như: Một số lãnh đạo chưa nhận thức sâu sắc về tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện, điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị CNTT chưa được quan tâm, đầu tư đúng mức nhất là ở địa bàn quận, huyện; trình độ tin học của cán bộ thư viện quận, huyện tuy có được bồi dưỡng nâng cao nhưng vẫn còn nhiều hạn chế. Đặc biệt, từ đầu năm 2004 do việc chia tách tỉnh Cần Thơ nên hệ thống thư viện quận, huyện của Thành phố có nhiều biến động, toàn Thành phố chỉ còn 4/8 thư viện quận, huyện là: Thư viện quận Ninh Kiều, Thư viện quận Cái Răng, Thư viện quận Ô Môn và Thư viện huyện Thốt Nốt. Trước tình hình này, được sự quan tâm của lãnh đạo địa phương, Thư viện Thành phố cùng các đơn vị chức năng nỗ lực khẩn trương hình thành thư viện ở 4 quận, huyện mới. Đến cuối năm 2004, Thành phố Cần thơ đã khép kín 8/8 thư viện - Trang 38 -
quận, huyện, trong đó 4 thư viện mới là: Thư viện quận Bình Thủy, Thư viện huyện Cờ Đỏ, Thư viện huyện Vĩnh Thạnh và Thư viện huyện Phong Điền. Tại Hội nghị này, chúng tôi xin phép trình bày một số kết quả bước đầu trong công tác ứng dụng CNTT đối với thư viện quận, huyện của Thành phố Cần Thơ trong thời gian vừa qua gồm các nội dung chủ yếu sau: 2. Về xây dựng phần mềm “Quản trị thư viện MyLib/isis” chuyên dụng cho thư viện quận, huyện Từ năm 1994, việc ứng dụng CNTT được chính thức triển khai thực hiện tại Thư viện Thành phố Cần Thơ (trước đây là Thư viện tỉnh Cần Thơ) thông qua việc sử dụng phần mềm CDS/ISIS ver 2.3 thuần túy và các modul hỗ trợ xử lý nghiệp vụ thư viện, vừa xử lý sách của Thư viện trung tâm, vừa xử lý tập trung vốn sách của các thư viện quận, huyện (trừ Thư viện quận Ninh Kiều). Năm 2002, Thư viện Thành phố Cần Thơ được Thư viện Quốc gia Việt Nam tài trợ máy vi tính SERVER, thiết bị xây dựng mạng LAN và phần mềm “Quản trị thư viện chuyên dụng ILIB ver 3.5”. Với công nghệ mới, việc xử lý tài liệu của Thư viện Thành phố Cần Thơ từng bước đi vào ổn định. Trên cơ sở này, từ đầu năm 2002 Thư viện Thành phố Cần Thơ đã bắt đầu xây dựng phần mềm “Quản trị thư viện” cho hệ thống thư viện cấp huyện trên nền “Hệ thống lưu trữ, xử lý, tra cứu dữ liệu CDS/ISIS ver 3.07 for DOS”, được lấy tên là MyLib/isis dựa trên cơ sở lưu trữ dữ liệu mô phỏng theo MARC21 rút gọn đơn giản và nghiệp vụ quản trị thư viện. Lúc đầu, MyLib/isis chỉ đơn thuần hỗ trợ cho công tác nghiệp vụ xử lý tài liệu thư viện, đến cuối năm 2003, Thư viện Thành phố Cần Thơ phát triển MyLib/isis lên ver 2.0 có thêm phần quản lý bạn đọc và lưu thông tài liệu. Đến nay, phần mềm chạy tương đối ổn định và đặc biệt đã hỗ trợ làm việc trên môi trường mạng máy tính. Mặc dù MyLib/isis là phần mềm chạy trên CDS/ISIS ver 3.07 for DOS nhưng dung lượng phần mềm nhỏ gọn, dễ cài đặt, dễ triển khai, dễ sử dụng, giải quyết bài toán thư viện khá tốt, phù hợp với trình độ của cán bộ thư viện cấp huyện, tiết kiệm nhiều cho kinh phí Nhà nước và đặc biệt hỗ trợ tốt cho công tác biên mục tập trung tài liệu thư viện quận, huyện tại Thư viện thành phố, hỗ trợ công tác phục vụ bạn đọc ở các thư viện quận, huyện. 3. Về trang thiết bị và tập huấn tin học cho cán bộ thư viện quận, huyện Trong điều kiện kinh phí đầu tư cho công tác ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện của Thành phố Cần Thơ còn rất hạn chế so với nhiều tỉnh khác trong cả nước, Thư viện Thành phố Cần Thơ đã tăng cường thực hiện phương thức “xã hội hóa”. Trong năm 2004, Thư viện Thành phố Cần Thơ đã được Công ty B.A.T. tài trợ 10 bộ máy vi tính, trên cơ sở này trang bị cho 8 thư viện quận, huyện và 2 thư viện xã để triển khai ứng dụng phần mềm MyLib/isis. Song song đó, Thư viện Thành phố Cần Thơ lần đầu tiên tổ chức lớp tập huấn tin học, hướng dẫn vi tính cơ bản và sử dụng phần mềm MyLib/isis cho cán bộ thư viện quận, huyện, xã. Tuy bước đầu còn rất nhiều khó khăn nhưng chủ trương tin học hóa thư viện cấp huyện vẫn được tiến hành không chỉ ở Thành phố Cần Thơ mà còn thực hiện ở tỉnh mới Hậu Giang. - Trang 39 -
4. Kết quả triển khai phần mềm MyLib/isis ở các thư viện quận, huyện thuộc Thành phố Cần Thơ a/. Thư viện Quận Ninh Kiều (trước đây là Thư viện thành phố Cần Thơ thuộc tỉnh Cần Thơ) Thư viện quận Ninh Kiều có nhiều lợi thế hơn so với các thư viện quận, huyện khác trong công tác ứng dụng CNTT như: Có riêng 2 máy vi tính kết nối với nhau dùng cho việc xử lý nghiệp vụ chuyên môn, 1 máy in kim LQ2170, 1 máy in laser; 2 cán bộ biết sử dụng tương đối thành thạo vi tính cơ bản và phần mềm MyLib/isis. Từ năm 2003, Thư viện quận Ninh Kiều đã sử dụng phần mềm MyLib/isis ver 2.0 vào công tác xử lý nghiệp vụ tài liệu. Đến nay cơ sở dữ liệu có khoảng 2.500 bản ghi lưu trữ thông tin (phản ánh khoảng 1/3 kho sách), dự kiến sẽ hồi cố xong tài liệu kho mượn trong năm 2005 để tiến đến phục vụ bạn đọc có phần mềm MyLib/isis hỗ trợ và hoàn tất hồi cố toàn bộ kho tài liệu của thư viện vào quý II/2006. b/. Ba thư viện quận, huyện cũ (Quận Ô Môn, quận Cái Răng và huyện Thốt Nốt): Từ năm 2004, tại Thành phố Cần Thơ việc bổ sung và xử lý kỹ thuật sách của thư viện quận, huyện được giao cho từng thư viện quận, huyện tự thực hiện. Thư viện Thành phố hướng dẫn các thư viện ứng dụng phần mềm MyLib/isis trong việc xử lý tài liệu nhập vào thư viện từ năm 2004. Công tác xử lý hồi cố CSDL của từng thư viện sẽ được Thư viện Thành phố hỗ trợ dự kiến hoàn tất trong năm 2006. c/. Bốn thư viện quận, huyện mới thành lập sau khi tách tỉnh Cần Thơ (Quận Bình Thủy, huyện Cờ Đỏ, huyện Vĩnh Thạnh và huyện Phong Điền): Mỗi thư viện có vốn sách ban đầu trên 3000 bản đã được biên mục toàn bộ vào CSDL, có 1 máy vi tính sử dụng cho công tác xử lý nghiệp vụ. Hiện nay các thư viện đang triển khai làm thẻ bạn đọc và lưu thông tài liệu. Nhìn chung việc sử dụng phần mềm MyLib/isis ở 4 thư viện quận, huyện mới của Thành phố Cần Thơ đã đạt hiệu quả do có thuận lợi hơn như: Không phải xử lý hồi cố tài liệu và vốn sách ban đầu còn ít. Từ kết quả tuy còn rất khiêm tốn trong việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện quận, huyện của Thành phố Cần Thơ, chúng tôi rút ra một số kinh nghiệm bước đầu như sau: - Các cấp lãnh đạo địa phương phải có nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác ứng dụng CNTT đối với hoạt động thư viện, phải xem đây là một trong những nội dung quan trọng của công tác thư viện không chỉ ở trung tâm thành phố mà còn ở cả địa bàn cơ sở. - Phải có sự quan tâm, chỉ đạo sâu sát, phù hợp với từng thư viện đồng thời phải có một chính sách đầu tư thỏa đáng cho công tác ứng dụng CNTT trước hết là trang thiết bị và cán bộ. - Thư viện Thành phố phải thực hiện vai trò chủ đạo trong công tác ứng dụng CNTT đối với thư viện cơ sở, xây dựng kế hoạch và tìm ra các biện pháp phù hợp để thực hiện đạt hiệu quả.
- Trang 40 -
- Tạo điều kiện phát huy năng lực của đội ngũ cán bộ đồng thời đẩy mạnh công tác xã hội hóa, vận động các đơn vị, tổ chức và cá nhân tích cực tham gia vào việc thực hiện chủ trương tin học hóa hoạt động thư viện. 5. Kiến nghị Để công tác ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện trong thời gian tới đạt hiệu quả hơn nữa, Thư viện Thành phố Cần Thơ có một số kiến nghị như sau: - Bộ VHTT cần cụ thể hóa Chỉ thị 58 của Bộ Chính trị về ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực văn hóa thông tin trong đó xác định rõ ứng dụng CNTT vừa là mục tiêu nhiệm vụ, vừa là biện pháp để phát triển từng lĩnh vực nhằm đáp ứng yêu cầu tình hình mới. - Bộ VHTT và Bộ Tài chính nghiên cứu xây dựng Thông tư liên tịch về chính sách đầu tư cho công tác ứng dụng CNTT, tạo điều kiện cho các thư viện triển khai thực hiện đạt hiệu quả. - Vụ Thư viện, Thư viện Quốc gia Việt Nam tổ chức các cuộc hội thảo chuyên đề về CNTT ở nhiều địa phương trong đó có sự tham gia của các chuyên gia về tin học nhằm nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo đối với công tác ứng dụng CNTT hoạt động thư viện. - Thư viện Quốc Gia Việt Nam cần có định hướng cụ thể về ứng dụng CNTT đối với thư viện từ cấp tỉnh, thành, quận, huyện và cơ sở; kịp thời đổi mới và bổ sung nội dung các lớp tập huấn tin học đồng thời có thông báo kết quả tập huấn cho các cán bộ lãnh đạo thư viện tỉnh, thành. - Các cơ quan chức năng cần có chính sách thỏa đáng đối với cán bộ làm công tác tin học ở các thư viện, đồng thời tạo điều kiện cho cán bộ tin học đi tham quan, khảo sát trong nước và nước ngoài. Những kết quả ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện quận, huyện của Thành phố Cần Thơ mới chỉ là bước khởi đầu bởi lẽ đây là một công tác vô cùng khó khăn và phức tạp, đòi hỏi mỗi thư viện phải có sự đầu tư lâu dài không chỉ có những trang thiết bị hiện đại, một phần mềm ưu việt mà điều chủ yếu nhất là phải có đội ngũ cán bộ vừa am hiểu chuyên môn vừa làm chủ được lĩnh vực tin học. Nhưng bằng quyết tâm và nghị lực vươn lên, chúng tôi tin tưởng rằng công tác ứng dụng CNTT hoạt động thư viện nước ta sẽ gặt hái nhiều kết quả hơn trong thời gian tới.
- Trang 41 -
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN Ở HÀ TĨNH Tình hình chung Sau hội nghị tổng kết 10 năm (1990-2000) về việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện tại thành phố Vũng Tàu, hệ thống thư viện công cộng trong cả nước trong đó có thư viện Hà Tĩnh đã ý thức khá đầy đủ về mục đích ý nghĩa, tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT vào mọi mặt hoạt động của thư viện nhằm từng bước hiện đại hoá, tăng nguồn lực thông tin làm tiền đề vững chắc cho việc hội nhập với thư viện các nước trong cùng khu vực. Kể từ đó đến nay thư viện Hà Tĩnh đã triển khai các nội dung, công việc của mục tiêu định hướng mang tầm chiến lược (năm 2000-2010) về việc tiến lên thư viện điện tử và đạt được một số kết quả rất đáng khích lệ. I/ Đánh giá kết quả của việc ứng dụng CNTT sau 5 năm hoạt động tại thư viện Hà Tĩnh Trong những năm qua, hệ thống thư viện công cộng 3 cấp: tỉnh-huyện-thị xã phường thôn bản ở Hà Tĩnh không ngừng được củng cố và phát triển. Trong đó việc ứng dụng công nghệ thông tin luôn được coi là nhiệm vụ trọng tâm của đơn vị. Thư viện đã nhận được sự đầu tư ban đầu có hiệu quả của ban đề án 112 về phát triển CNTT tỉnh. (Thư viện là đơn vị cấp 2 duy nhất được hưởng lợi nguồn ngân sách của ban dự án 112) được sự quan tâm của lãnh đạo Sở VHTT, Thư viện Quốc gia, Vụ Thư viện-Bộ VHTT đã đầu tư máy móc thiết bị, cấp kinh phí, đào tạo cán bộ tạo tiền đề cơ bản cho việc tiến lên thư viện điện tử theo mục tiêu định hướng đã đề ra. 1/Giai đoạn I (2000-2005) Đã mua sắm máy móc, trang thiết bị, nối mạng, phổ cập kiến thức tin học và đào tạo nâng cao cho cán bộ. Tập trung ngân sách hồi cố tất cả các nguồn tư liệu ở các kho vào cơ sở dữ liệu. Năm 2001-2002 hồi cố kho sách phòng đọc, kho báo tạp chí và phục vụ bạn đọc tra tìm, khai thác tin trên máy thay hệ thống tra cứu truyền thống. Năm 2003-2004 đã hoàn tất hồi cố kho sách phòng mượn. Việc hồi cố kho sách phòng mượn rất phức tạp, vất vả, cùng một lúc vừa phục vụ bạn đọc vừa hồi cố. Một số tư liệu bạn đọc còn sử dụng. Một số môn loại đang hồi cố nhưng bạn đọc có nhu cầu, yêu cầu…mãi đến cuối năm 2004 mới cơ bản hoàn tất công tác hồi cố. Hiện nay đã hồi cố được 32.444 biểu ghi với 5 cơ sở dữ liệu. Năm 2005 đổ trộn tất cả các CSDL của các kho vào máy chủ và triển khai phục vụ bạn đọc tra cứu tài liệu trên CSDL chung thông qua hệ thống máy trạm ở phòng đọc tổng hợp, phòng mượn, phòng đọc báo tạp chí. Để có đội ngũ cán bộ vận hành máy móc và là chủ nhân đích thực của thư viện hiện đại, thư viện Hà Tĩnh đã mời giáo viên, mở lớp học theo phương thức "kiến thức trao tay trực tiếp" nhằm phổ cập kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin cho tất cả cán bộ công chức trong đơn vị. Hàng năm có kế hoạch dự toán ngân sách cắt cử cán - Trang 42 -
bộ tham gia các lớp tập huấn như: chương trình SMILIB, MAR21, các chương trình nâng cao do Thư viện Quốc gia và chương trình tổng hợp cải cách hành chính của chính phủ thuộc ban điều hành đề án 112 của UBND tỉnh tổ chức. Qua quá trình triển khai, thực hiện mục tiêu, định hướng ở giai đoạn I (20002005) rất đúng ý tưởng đặt ra và đảm bảo đúng tiến độ. Các nội dung công việc đã và đang làm đạt yêu cầu đòi hỏi cả về lượng lẫn chất. Đây là bước khởi đầu, là những tiền đề cần thiết , cơ bản để bước sang giai đoạn II (2006-2010) của mục tiêu định hướng. Đây cũng là giai đoạn quan trọng tạo nguồn để tăng nguồn lực thông tin hoà mạng với hệ thống thư viện công cộng trong địa bàn toàn quốc. Nhằm rút ngắn, giảm thiểu khoảng cách tụt hậu tiến tới hội nhập với thư viện các nước trong khu vực. 2/ Giải pháp thực hiện giai đoạn II (2006-2010) Tiếp tục tăng cường đầu tư nhân lực, tài lực hoàn tất công việc hồi cố các tư liệu ở các nguồn. Dành kinh phí mua sắm máy móc thiết bị như: máy chủ tốc độ cao để truy cập mạng và các máy trạm để bạn đọc tra cứu. Đổ trộn các CSDL của các kho thành CSDL tổng hợp tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc tra tìm thông tin qua CSDL chung trên các máy trạm, triển khai các công đoạn của giai đoạn II như: dán mã vạch, cấy từ, quản lý bạn đọc, theo phần mềm ILIB của thư viện điện tử. Theo học, dự các lớp tập huấn chương trình nâng cao để có đội ngũ cán bộ đủ về số lượng, vững về trình độ để vận hành máy móc thiết bị của một thư viện hiện đại làm tiền đề vững chắc để bước sang giai đoạn II (2006-2010) thật chững chạc, vững tin. II/ Xây dựng dự án phát triển CNTT cho các thư viện tỉnh-thành huyện thị Thực trạng của việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện ở nước ta được đặt ra trong hoàn cảnh khó khăn hơn rất nhiều so với thuận lợi. Hội nghị tổng kết 10 năm về ứng dụng CNTT tại thành phố Vũng Tàu được coi là bước sơ khởi, chặng đường đầu. Tại thời điểm diễn ra hội nghị tổng kết đa phần các thư viện tỉnh, thành phố trên địa bàn toàn quốc trong đó có thư viện Hà Tĩnh mới tiếp cận làm quen với việc ứng dụng CNTT vào trong thư viện mình. Tại đây những cái được và chưa được, cái hiện thực và các ý tưởng. Đối trọng giữa quá khứ (qua 10 năm ứng dụng CNTT) Hiện tại (tại thời điểm năm 2000) - Tương lai (2000-2010) còn quá nhiều chênh lệch và bất cập. Thư viện Quốc gia và Vụ Thư viện -Bộ VHTT đã đánh giá đúng thực trạng chặng đường 10 năm ứng dụng CNTT vào hoạt động của hệ thống thư viện công cộng. Với tầm nhìn và kinh nghiệm của thư viện các nước phát triển chúng ta đã có hướng đi đúng và mạnh dạn đặt ra mục tiêu định hướng mang tầm chiến lược cho 10 năm tiếp theo (2000-2010) về việc tiến lên thư viện điện tử với tất cả thư viện tỉnh, thành phố và những thư viện huyện thị có điều kiện trong địa bàn cả nước. Căn cứ vào các nội dung thư viện các tỉnh, thành đã triển khai thực hiện và đã thu được những kết quả rất đáng ghi nhận. Mục tiêu định hướng đặt ra mang tính hiện thực và tính khả thi cao. Có thể coi đây là một thời cơ vận hội cho sự phát triển đi lên, xứng tầm thời đại của hệ thống thư viện công cộng Việt Nam. Nhưng cũng là một thách thức rất lớn, đòi hỏi sự quan tâm và sự đầu tư có hiệu quả của các cấp lãnh đạo cũng như sự nỗ lực phấn đấu của đội ngũ cán bộ công chức làm công tác thư viện ở mọi lúc, mọi nơi trên mọi bình diện. - Trang 43 -
Một trong những chuyên đề mà thư viện Hà Tĩnh quan tâm và muốn được cùng trao đổi, cùng chia sẻ với các thư viện bạn, muốn được nghe ý kiến mang tính chỉ đạo có tính chất quốc gia của lãnh đạo Bộ VHTT, Vụ Thư viện, Thư viện Quốc gia về quy trình xây dựng, bảo vệ dự án CNTT cho các thư viện tỉnh trong thời gian sắp tới. Như chúng ta đã biết: muốn tiến lên thư viện điện tử đúng với yêu cầu, đòi hỏi đặt ra cần phải có sự đầu tư thoả đáng, mang tính hiện đại và tạo sự đồng bộ cao. Với thực tế như hiện nay ở các thư viện tỉnh (nhất là các tỉnh nghèo về tiềm năng kinh tế) khó khăn về nguồn ngân sách thì việc đầu tư xây dựng một thư viện hiện đại sẽ gặp không ít những khó khăn. Nếu chúng ta xây dựng bảo vệ được dự án hoàn chỉnh về ứng dụng CNTT cho thư viện tỉnh sẽ kéo theo hàng loạt các hạng mục tạo sự đồng bộ để cho dự án mang lại hiệu quả như: Trụ sở phải đảm bảo tính liên hoàn, tính công nghệ, máy móc thiết bị, đội ngũ cán bộ (lượng và chất), ngân sách hoạt động… có như thế mới đưa lại hiệu quả của mục tiêu định hướng. Còn chỉ dựa vào số ngân sách hoạt động thường niên thì việc tiến lên thư viện điện tử sẽ rất ì ạch, ảnh hưởng xấu đến tiến độ của mục tiêu định hướng. Thiết nghĩ: Thực hiện chuyên đề này trong giai đoạn hiện nay không còn là duy ý chí nữa mà nằm trong tầm với của chúng ta. Hiện tại rất nhiều thư viện tỉnh đã có trụ sở khang trang, bề thế đảm bảo tính liên hoàn, đồng bộ đảm bảo yêu cầu đòi hỏi cơ bản của thư viện hiện đại. Một số tỉnh còn lại đã có chủ trương, dự án xây dựng mới trụ sở thư viện. Bây giờ cần có một chế tài, có chủ trương mang tính quốc gia trong việc xây dựng dự án CNTT ở các thư viện tỉnh, thành của Bộ VHTT và có sự đồng tình ủng hộ của ban điều hành dự án 112 về phát triển CNTT Chính phủ mới tạo được sự phát triển toàn diện đồng đều ở tất cả các thư viện tỉnh, thành trong cả nước, tạo thuận thế cơ bản cho việc hoà nối mạng, tang nguồn lực thông tin giữa các thư viện. Nếu để các thư viện đơn lẻ lấy yếu tố tự thân vận động làm trọng, lấy phát huy nội lực làm chủ công sẽ không tránh khỏi sự phát triển chênh lệch giữa các vùng miền, giữa tỉnh giàu với tỉnh nghèo. Một sự thật hiển nhiên là nguồn ngân sách cấp cho hoạt động thư viện các tỉnh hiện nay theo định mực thông tư 97VH/THÔNG TIN hết sức khiêm tốn, nếu không muốn nói là quá ít ỏi. Tiến lên thư viện điện tử mà chỉ dựa vào nguồn ngân sách hoạt động thường niên thì không những không giảm thiểu được thời gian tụt hậu mà còn kéo dài khoảng cách tụt hậu xa hơn. Việc tiến lên thư viện điện tử trong điều kiện có được dự án phát triển CNTT được Bộ VHTT có chủ trương cụ thể, được các cấp lãnh đạo đồng tình ủng hộ, duyện y thì mới có điều kiện thuận lợi tạo thế và lực cho sự phát triển đi lên của sự nghiệp thư viện công cộng Việt Nam. Hy vọng trong Hội nghị tổng kết lần này với sự hiện diện của lãnh đạo Bộ VHTT, các Cục-Vụ-Viện hữu quan và dưới sự chỉ đạo kiểm tra đôn đốc thực hiện của Vụ Thư viện, Thư viện Quốc gia Việt Nam CNTT sẽ được ứng dụng rộng rãi và phát triển mạnh mẽ đều khắp trong toàn hệ thống có những chuyển biến mạnh mẽ góp phần quan trọng đưa sự nghiệp thư viện Việt Nam lên tầm cao mới. Đáp ứng nhu cầu tìm tin, khai thác sử dụng tin ngày càng cao của đông đảo bạn đọc.
- Trang 44 -
TIÊU CHÍ LỰA CHỌN PHẦN MỀM QUẢN LÍ THƯ VIỆN CHO HỆ THỐNG THƯ VIỆN CÔNG CỘNG Thư viện Nghệ An Trong một thế kỉ mà hoạt động công nghệ thông tin đang phát triển rất nhanh, tại các thành phố, thị xã các tỉnh trình độ dân trí về tin học phát triển vượt bậc. Các cháu học sinh tiểu học cũng đã được làm quen với máy tính (một hình ảnh của thời đại công nghệ thông tin) (ảnh quán chat). Mọi người làm việc với tác phong công nghiệp – thời gian là vàng là bạc.Thế mà một trung tâm thông tin tư liệu – Thư viện lớn của một tỉnh lại đang hoạt động với mọi công đoạn đều còn là thủ công (ảnh cán bộ đang viết phích), bạn đọc phải kéo đi kéo lại, lần từng tờ phích rất tốn kém thời gian, thủ thư đang viết tay vào sổ lưu từng số đăng kí, từng tên sách... mà đáng lí ra tất cả các yếu tố đó chỉ phải nhập một lần qua khâu bổ sung và biên mục. Hình ảnh cán bộ thủ thư mỗi một ngày vào kho nhiều lần để lấy một cuốn sách mà trong kho đã hết, thật hết sức tốn thời gian và công sức của chính thủ thư và của bạn đọc. Tôi đưa ra 1 con số thời gian: - Làm thủ công: Các thao tác của thủ thư từ khi lật tìm số thẻ lưu của bạn đọc, cầm thẻ lưu lật ra, cầm cuốn sách, lật tìm số đăng kí để vào sổ lưu bằng tay nhanh nhất là 65 giây. (ảnh cán bộ đang ngồi viết thẻ lưu) - Làm máy tính: Cầm thẻ, tích số thẻ, cầm sách, tích số đăng kí, lâu nhất chỉ mất 15 – 20 giây. - Lấy sách: Cầm phiếu yêu cầu, vào kho, không có sách, đi ra, thông báo cho bạn đọc để tìm yêu cầu khác mất 4 đến 5 phút. - Trong khi đó làm máy tính thì thủ thư chỉ cần đánh số đăng kí của cuốn sách là máy tính có thể báo cuốn sách còn hay không ở trong kho cho bạn đọc biết chỉ mất khoảng 30 giây. Rất, rất nhiều những thao tác mà trong một thời gian ngắn tôi không nêu ra Trên đây chỉ là một vài ví dụ để so sánh cho ta thấy được tác dụng, hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thư viện và đây cũng chính là xu hướng mới của sự phát triển hiện nay Chính vì vậy mà hôm nay, tôi muốn trình bày với các đồng nghiệp một vấn đề mà tất cả mọi người hoạt động trong lĩnh vực thông tin thư viện đều quan tâm, đó là tiêu chí để lựa chọn một phần mềm phù hợp với hệ thống thư viện công cộng. Thư viện Nghệ An là một trung tâm thông tin – thư viện của hệ thống thư viện công cộng đầu tiên ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động. Từ năm 1993, Thư viện Nghệ An đã sử dụng phần mềm CDS/ISIS for DOS, đến năm 2003 là ILIB 3.0. Hiện nay Thư viện Nghệ An đang sử dụng phần mềm ILIB 3.6 do công ty máy tính truyền thông CMC thiết kế. Từ thực tiễn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thư viện ở Nghệ An năm 1993 đến nay, chúng tôi đã hệ thống các tiêu chí đánh giá và lựa chọn phần mềm cho thư viện điện tử thì cần phải dựa trên một hệ thống các tiêu chí khách quan và cụ thể. Trong một phạm vi nhất định, chúng tôi đưa ra các nhóm tiêu chí sau:
- Trang 45 -
I. TIÊU CHÍ CHUNG VỀ TIÊU CHUẨN KĨ THUẬT NGHIỆP VỤ, TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CHO PHẦN MỀM QUẢN TRỊ THƯ VIỆN
Phần mềm quản trị thư viện phải được tính đến các chuẩn nghiệp vụ thư viện tiên tiến và các chuẩn hiện hành để đảm bảo sự tương thích trong giao dịch và vận hành các quá trình thông tin thư viện và trao đổi các sản phẩm dịch vụ thông tin thư viện trong môi trường nối mạng toàn cầu. Phần mềm này phải là một hệ tích hợp bao gồm nhiều phân hệ đáp ứng các yêu cầu tự động hoá các chuẩn nghiệp vụ của thư viện. Các phân hệ của phần mềm phải được thiết kế sao cho đảm bảo các nghiệp vụ chuẩn của thư viện, chuẩn về công nghệ thông tin , dễ sử dụng và đặc biệt là có khả năng tuỳ biến cao. Cụ thể: 1. Tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về hoạt động thông tin – thư viện 1.1. Hỗ trợ MARK 21, MARK 21 Việt Nam : khổ mẫu biên mục đọc máy 1.2. Hỗ trợ các quy tắc biên mục và chuẩn hiển thị thông tin biên mục khác nhau như ISBD, AACR-2, TCVN4734-89. 1.3. Hỗ trợ khung phân loại khác nhau đang được phổ biến trên phạm vi quốc tế và tại Việt Nam như khung phân loại thập phân Deway (DC), khung phân loại thập phân Bách khoa (UDC), khung phân loại BBK, khung đề mục chủ đề và khung phân loại được áp dụng trong hệ thống thư viện công cộng Việt Nam hiện nay. 1.4. Khổ mẫu trao đổi ISO2709 1.5. Chuẩn tìm kiếm thư viện Z39.50 hỗ trợ cả từ phía Client và Server 1.6. Hỗ trợ kiểm soát các từ điển chuẩn (từ khóa), hệ thống từ khóa không kiểm soát. 2. Có khả năng tích hợp dữ liệu số Có khả năng thu thập, bổ sung, tổ chức và khai thác các ấn phẩm và các loại tư liệu đã số hóa (văn bản toàn văn, âm thanh, hình ảnh...) 3. Hỗ trợ tiếng Việt và đa ngôn ngữ Ngôn ngữ sử dụng trên giao diện các phân hệ của chương trình là tiếng Anh và tiếng Việt. Sử dụng bảng mã Unicode và TCVN 5712. 3.1 Có khả năng tìm kiếm không phân biệt chữ hoa, chữ thường. 3.2. Sắp xếp tiếng Việt theo trật tự từ điển tiếng Việt. 3.3. Có kiểm tra chính tả tiếng Anh, Pháp, Nga và Việt đối với mọi Form nhập liệu dạng Text. 4. Hỗ trợ mã vạch, thẻ từ Cho phép in mã vạch trực tiếp từ số liệu trong cơ sở dữ liệu theo các khuôn dạng mã vạch khác nhau. Sử dụng mã vạch trong các nghiệp vụ liên quan 5. Tính liên thông 5.1. Trao đổi dữ liệu biên mục hai chiều với với các phần mềm khác và với các hệ quản lí siêu dữ liệu.
- Trang 46 -
5.2. Tra cứu liên thư viện với chuẩn Z39.50 cả từ phía Client và Server 6. Có khả năng lưu trữ thông tin lớn. 6.1. Cơ sở dữ liệu thư mục có khả năng lưu trữ được nhiều biểu ghi 6.2. Cơ sở dữ liệu toàn văn có khả năng lưu trữ nhiều tài liệu dưới dạng đã số hóa. 6.3. Vận hành hiệu quả trên CSDL lớn: đảm bảo làm việc ổn định và tốc độ truy cập cao với một CSDL lớn. 7. Khả năng tuỳ biến cao trong việc tạo khuôn dạng báo cáo dữ liệu Phần mềm phải cho phép người dùng có thể tự định dạng cho các sản phẩm đầu ra (cả hình thức và nội dung) như phích, thư mục, thẻ đọc, thư từ, nhãn, hợp đồng mà không cần sự can thiệp vào mã nguồn của phần mềm. 8. Bảo đảm yếu tố về công nghệ 8.1. Nguyên tắc thiết kế mở: Phần mềm thư viện phải phát triển trên những công nghệ hiện đại nhất của công nghệ thông tin cho phép dễ dàng cập nhật, nâng cấp, có khả năng nâng cấp, thay đổi, bổ sung, kết nối thêm các phân hệ mới mà không làm đổ vỡ hệ thống cũng như phải đảm bảo được sự kế thừa các thành quả đã đạt được. 8.2. Xây dựng theo mô hình khách / chủ (client/server). 8.3. Làm việc trên mạng. Phần mềm phải hỗ trợ các giao thức TCP/IP để đảm bảo khả năng kết nối mạng toàn cầu và triển khai các dịch vụ liên quan tới chia sẻ và khai thác nguồn tin điện tử trên thế giới. 8.4. Làm việc trên môi trường Web (giao diện tựa Web đối với người sử dụng). 8.5. Cho phép không hạn chế số lượng máy trạm, kể cả máy trạm nghiệp vụ và máy trạm tra cứu. Có khả năng đưa phân hệ tra cứu phục vụ trên hệ thống Internet khi có điều kiện về đường truyền. 8.6. Hệ thống cơ sở dữ liệu phải có cơ chế sao lưu thông minh và dễ dàng khôi phục khi có sự cố. 8.7. Máy chủ phải có hai máy chạy với cơ chế song đôi để đề phòng sự cố hỏng hóc xảy ra đảm bảo cho việc liên thông thường xuyên. 9. Khả năng sao lưu, khôi phục dữ liệu Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cho hệ thống. Phần mềm phải có khả năng sao lưu dữ liệu tại máy trạm và máy chủ trong mỗi lần làm việc hoặc khi ra khỏi chương trình. 10. Quản trị và giám sát Cho phép theo dõi và giám sát được mọi hoạt động trên hệ thống (ai, làm gì, vào lúc nào). 11. An ninh hệ thống: Phần mềm phải hỗ trợ nhiều mức và cơ chế đảm bảo an ninh nhiều mức khác nhau. II. CÁC TIÊU CHÍ CỤ THỂ VỀ CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ CỦA PHẦN MỀM THƯ VIỆN
- Trang 47 -
Phần mềm thư viện điện tử có thể gồm các phân hệ khác nhau tuỳ thuộc vào mức độ đầu tư và nhu cầu thực tế nhưng nhìn từ góc độ thực tế của một thư viện tổng hợp những tiêu chí dưới đây có thể là căn cứ quan trọng đối với các phân hệ của thư viện điện tử. 1. Phân hệ bổ sung Yêu cầu chung: quản lí được toàn bộ hoạt động nghiệp vụ của công tác bổ sung. 1.1. Xây dựng hồ sơ về các cơ sở cung cấp tài liệu bao gồm : Tên nhà cung cấp, địa chỉ nhà cung cấp, số điện thoại, số fax, địa chỉ Emai. 1.2. Lập đơn đặt mua tài liệu/hợp đồng. 1.3. Phát hiện tên sách đã có trong CSDL khi đặt mua. 1.4. Theo dõi đối chiếu danh mục sách thực nhận và danh mục sách đặt. 1.5. Gửi đơn đặt và khiếu nại: Phần mềm phải cho phép lập, in thư khiếu nại cho nhà cung cấp. Đơn đặt hàng hoặc thư khiếu nại có thể được in ra hoặc có thể gửi qua Emai. Thời gian thư khiếu nại phải được kiểm tra trong hợp đồng xem đã quá hạn hay chưa. 1.6. Quản lí sách xuất và nhập kho. Sau khi đã kiểm kê sách, sách phải được nhập kho với các yêu cầu: Ngày nhập, số chứng từ, từng tên sách, tổng số tiền... Sau đó sách được xuất kho để xử lí nghiệp vụ Phiếu xuất nhập phải được in ra kèm theo hoá đơn và phiếu xuất kho của nhà cung cấp làm chứng từ quyết toán. 1.7. Quản lí các quỹ bổ sung 1.8. Cung cấp khả năng phân bổ tài liệu đến từng kho trong hệ thống 1.9. Cho phép định số cá biệt cho từng cuốn. 1.10. Xây dựng hồ sơ quỹ bổ sung từng năm. Lập hồ sơ chỉ tiêu ngân sách cấp cho thư viện để bổ sung sách, báo, sách xây dựng phong trào 1.11. Thực hiện các chức năng báo cáo, thống kê, quản lí các tài liệu bổ sung và kế toán ngân sách bổ sung. Phần mềm phải thông báo được từng số tiền đã bổ sung hết bao nhiêu, còn lại bao nhiêu so với chỉ tiêu ngân sách được giao. Thống kê được sách bổ sung và hỗ trợ nhiều đơn vị tiền tệ. Báo cáo theo số đăng kí cá biệt của từng kho với mẫu như sau: Báo cáo số đăng kí tổng quát theo mẫu sau: 1.12. Biên mục sơ lược: Phần mềm phải cho phép biên mục sơ lược ấn phẩm trong quá trình bổ sung. 1.13. Phát hiện sách trùng bản với các yếu tố cơ bản sau: Tác giả (nếu có), tên sách, Nhà xuất bản, năm xuất bản, số khổ, số trang. Riêng số khổ có độ chênh lệch từ 0,5 đến 1cm; số trang có độ chênh lệch từ 1 đến 5trang. 1.13. Kiểm tra trùng số đăng kí cá biệt. 1.14. Sinh số đăng kí cá biệt theo lô và tự động. 1.15. In nhãn , in mã vạch: Có thể in nhãn trong cơ sở dữ liệu với nhiều kiểu nhãn khác nhau. Có thể in các thông tin trên cùng một nhãn vừa có kí hiệu xếp giá vừa có mã vạch vừa có số đăng kí. In nhãn có màu theo kí hiệu phân loại cho kho tự chọn. 2. Phân hệ biên mục Biên mục - Trang 48 -
2.1. Sử dụng phím tắt trong quá trình biên mục. Các phím tắt phải phù hợp với các phím tắt thông dụng của Windows, Office. 2.2. Khả năng kiểm tra chính tả. Dữ liệu biên mục phải được hỗ trợ kiểm tra chính tả thông quan chức năng được tích hợp trong phân hệ. 2.3. Thực hiện biên mục dễ dàng và hiệu quả bao gồm: Tạo các biểu ghi thư mục mới tuân thủ khổ mẫu MARC21, sửa đổi hoặc xoá các biểu ghi hiện có. Có các giá trị ngầm định, hướng dẫn nhập dữ liệu cho từng biểu ghi. Có khả năng tuỳ biến các yếu tố mô tả tuỳ theo yêu cầu của từng thư viện 2.4. Hỗ trợ quá trình biên mục theo MARC21 và các khung phân loại khác nhau . Hiển thị thuộc tính của các trường/trường con để người dùng có thể nhận biết khi biên mục. 2.5. Có khả năng nhận biết trường con, trường lặp và xử lí các trường dữ liệu với độ dài thay đổi. 2.6. Có khả năng quản lí và mô tả nhiều dạng tài liệu: sách, báo, tạp chí, tài liệu nghe nhìn... 2.7. Có khả năng lưu trữ, thể hiện và tìm kiếm dữ liệu toàn văn. Cho phép gắn các tệp dữ liệu số với biểu ghi thư mục 2.8. Khả năng đặt các giá trị ngầm định để bảo tính nhất quán trong quá trình thiết lập các điểm truy nhập thông tin như tác giả, nhan đề, từ khóa... bằng các từ điển tham chiếu đối với các trường yêu cầu. 2.9. Kiểm tra biên mục lặp lại những biểu ghi biên mục đã có trong CSDL. Sản phẩm biên mục 2.10. Tự định dạng các sản phẩm đã được biên mục theo các chuẩn nghiệp vụ thư viện. 2.11. Hỗ trợ sắp xếp đồng thời theo một nhóm bất kì trong các trường MARC21, MARC21VN. 2.12. Cho phép người dùng chỉ ra các cụm từ thay thế để phụ vụ sắp xếp như 250 sẽ thay bằng “Hai trăm năm mươi”. 2.13. Chuyển đổi sang các công cụ soạn thảo văn bản khác. 2.14. In phích đồng thời cho nhiều kho. 2.15. In các loại thư mục, có kèm theo bảng tra chủ đề. Xuất nhập dữ liệu 2.16. Có khả năng trao đổi dữ liệu thư mục dựa trên khổ mẫu MARC và tiêu chuẩn ISO2709. 2.17. Có khả năng chuyển đổi biểu ghi thư mục từ CSDL trên CDS/ISIS và ngược lại mà vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung các trường đã được xác lập. 2.18. Nhập đè vào một biểu ghi có sẵn: Cho phép nhập đè một biểu ghi lấy từ bên ngoài vào một biểu ghi có sẵn. Người dùng có thể lựa chọn những trường nào không được nhập đè 2.19. Xuất dữ liệu trực tuyến. Người dùng có thể xuất dữ liệu trong quá trình biên mục. 2.20. Nhập trực tuyến theo lô qua Z39.50. Cho phép người dùng mở một lệnh tìm kiếm theo Z39.50 đến một thư viện khác và nhập thẳng kết quả vào cơ sở dữ liệu cục bộ.
- Trang 49 -
3. Phân hệ số hóa 3.1. Phần mềm phải có khả năng số hóa mọi dạng văn bản dạng text đến hình ảnh, âm thanh đang lưu trữ tại các thư viện. 3.2. Cho phép sửa chữa các tài liệu điện tử, hiệu chỉnh các tham số kĩ thuật để đảm bảo chất lượng của tài liệu điện tử. 3.3. Có khả năng số hóa sách, tạo nên các sách điện tử sử dụng trong mạng hay sử dụng cho các công cụ sách điện tử trên thị trường. 3.4. Có thể sử dụng phần mềm tìm kiếm để tìm kiếm thông tin in ra trên các máy in thông dụng. 3.5. Được phổ biến và nâng cấp ngay khi có những biến đổi về công nghệ thông tin trong nước và trên thế giới. 3.6. Phần mềm số hóa phải được cài đặt dễ dàng. 3.7. Giao diện người dùng trên Web bằng tiếng Anh và tiếng Việt. 4. Phân hệ Lưu thông Quản lí bạn đọc 4.1. Quản lí các thông tin cần thiết của bạn đọc. Các thông tin này gồm thông tin về người đọc (ảnh, ngày sinh, dân tộc, cơ quan, địa chỉ liên lạc...) 4.2. Quản lí bạn đọc theo từng nhóm. 4.3. Có các chính sách riêng với từng nhóm. 4.4. Tra cứu, thống kê cộng đồng người đọc theo các tiêu chí khác nhau như đối tượng đọc giả, cơ quan công tác... 4.5. Tích hợp mã vạch trong việc quản lí bạn đọc Mượn - trả 4.6. Ghi nhận mọi hoạt động mượn, trả ấn phẩm diễn ra tại bàn phục vụ của thư viện. 4.7. Có khả năng xử lí nhanh bằng cách đọc dữ liệu về ấn phẩm bằng mã vạch dán trên ấn phẩm. 4.7. Quy định chế độ phục vụ và cho mượn. 4.8. Kiểm tra thông tin của ấn phẩm cần cho mượn như tình trạng nhàn rỗi của ấn phẩm, đưa ra danh sách người đang mượn ấn phẩm, danh sách mã xếp giá của các bản sách còn nhãn rỗi, thời điểm ấn phẩm được trả lại từ tay bạn đọc. 4.8. Thống kê được các ấn phẩm đang cho mượn theo khoảng thời gian, theo tên ấn phẩm hoặc người đọc. 4.9. Hỗ trợ trong việc nhập các giá trị bằng tay. 4.10. Tự động chuyển đổi bạn đọc. 4.11. Tránh ghi mượn 1 tên sách 2 lần. 4.12. Tự động tạo thông báo hoàn trả ấn phẩm quá hạn và ghi nhận ý kiến phản hồi của bạn đọc. Báo cáo thống kê 4.13. Báo cáo ấn phẩm quá hạn. 4.14. In và gửi thông báo quá hạn. 4.15. Báo cáo ấn phẩm đang lưu thông. (lượt luân chuyển trong từng ngày, từng tháng, từng quý, từng năm)
- Trang 50 -
4.16. Báo cáo về hoạt động lưu thông. 4.17. In danh sách bạn đọc. 4.18. Thống kê bạn đọc (lượt bạn đọc từng ngày, từng tháng, từng quý, từng năm) 5. Mượn liên thư viện 5.1. Cho phép bạn đọc có thể tra cứu liên thư viện qua giao thức Z39.50. 5.2. Tuân thủ mượn liên thư viện ISO 10161. 5.3. Kiểm soát việc xuất nhập tài liệu, cho phép trao đổi dữ liệu thư mục qua khuôn dạng trung gian quy chuẩn theo tiêu chuẩn ISO2709. 5.4. Theo dõi tình hình mượn trả và lập báo cáo thống kê. 6. Phân hệ Tra cứu 6.1. Giao diện của mẫu tìm kiếm là giao diện Web. Cho phép tra cứu mọi thông tin của hệ thống tại chỗ cũng như truy nhập từ xa qua internet. Cho phép khai thác thông tin từ các CSDL trực tuyến trên mạng qua Z39.50 6.2. Cho phép tìm tin với nhiều dấu hiệu tìm kiếm khác nhau bằng các công cụ tìm tin đáp ứng các chuẩn quốc tế về tìm tin như sử dụng toán tử logic, toán tử lân cận, toán tử chặt cụt, toán tử so sánh, cùng với khả năng viết các biểu thức tìm tin phức hợp thỏa mãn những yêu cầu tìm tin đa dạng, khác nhau của người sử dụng. 6.3. Các mẫu tìm kiếm đặc thù cho nhiều dạng tài liệu. Có mẫu riêng cho những tài liệu đặc thù đó. 6.4. Cho phép tìm theo khoảng thời gian. Ví dụ các ấn phẩm xuất bản trong năm 2003, 2004. 6.5. Tìm theo mọi trường biên mục hoặc một số trường theo yêu cầu của người dùng. Có trợ giúp tìm kiếm theo bảng từ khóa. 6.6. Hiển thị thông tin tìm được dưới dạng ISBD, MARC với những yếu tố cần thiết, có kèm chỉ số phân loại và kí hiệu xếp giá. 6.7. Hỗ trợ tìm kiếm bằng từ điển. Người dùng có thể sử dụng từ điển để xác minh mục từ chính xác muốn tra cứu với các trường có từ điển như tác giả, phân loại, từ khóa, nhà xuất bản... 6.8. Tìm theo các mục từ truy cập. Từ vị trí một ấn phẩm, cho phép người dùng tìm theo các mục từ tác giả, phân loại, chủ đề của ấn phẩm đó. 6.9. Cho phép tìm kiếm toàn văn các tư liệu điện tử đính kèm với một biểu ghi thư mục. 6.10. Hiển thị các ấn phẩm có liên quan. Hiển thị đường dẫn tới các ấn phẩm liên quan với ấn phẩm đang truy cập mà quan hệ được chỉ ra trong quá trình biên mục 6.11. Hỗ trợ các dịch vụ bạn đọc: Đăng kí mượn, đặt chỗ, gia hạn, xem tình trạng mượn, gia hạn mượn tài liệu, cung cấp thông tin về tài liệu mới, tra cứu từ điển trực tuyến. 6.12. Có thể in và sắp xếp các kết quả tìm kiếm theo nhiều dấu hiệu khác nhau. Có khả năng in các dữ liệu tìm kiếm được dưới dạng một tệp văn bản. 6.13. Khi tra cứu về ấn phẩm định kì thì phải liên kết được với các địa chỉ Web của các báo điện tử. - Trang 51 -
7. Quản lí xuất bản phẩm nhiều kì Bổ sung 7.1. Tạo đơn đặt 7.2. Tạo đơn nhận 7.3. Đăng kí cập nhật từng số của ấn phẩm. 7.4. Hỗ trợ các tỉnh trong việc lập Biên mục 7.4. Thực hiện biên mục tổng thể và biên mục từng số cho mỗi ấn phẩm. 7.5. Tra cứu thông tin được thực hiện tới từng số của ấn phẩm nhiều kì. Lưu thông 7.8. Kiểm soát lưu thông cho mượn đọc tại chỗ. 7.9. Thống kê số lượt luân chuyển báo. 7.10. Thống kê lượt bạn đọc. 7.11. Lập báo cáo thống kê liên quan đến xuất bản phẩm nhiều kì, kế toán ngân sách bổ sung. 8. Quản lí kho 8.1. Quản lí các thông tin liên quan đến kho tài liệu như: số lượng, tên tài liệu, số bản của mỗi tài liệu, các tài liệu bị mất, bị huỷ, bị thanh lí. 8.2. In nhãn tài liệu giúp cho việc sắp xếp và kiểm kê. 8.3. Kiểm kê kho thông qua hệ thống mã vạch và nhãn đã gắn trên tài liệu. 8.4. Thống kê các tài liệu trong kho đang được mượn, các tài liệu bị mất. 9. Quản trị hệ thống 9.1. Thực hiện chế độ phân quyền cho từng nhóm cán bộ làm việc 9.2. Thực hiện quản trị người dùng nhằm đảm bảo an toàn cho CSDL. 9.3. Cho phép thực hiện các chức năng bảo mật, sao lưu và phục hồi dữ liệu. 9.4. Có các biện pháp bảo đảm an toàn cho hệ thống trên ba mức: mức mạng, mức CSDL và mức ứng dụng. 9.5. Có các biện pháp kĩ thuật bảo đảm hệ thống hoạt động thông suốt và liên tục. III. TIÊU CHÍ VỀ DỊCH VỤ HẬU MÃI
1. Nhà cung cấp phải có hỗ trợ trực tuyến trên Internet. 2. Hỗ trợ bằng dịch vụ điện thoại nóng. 3. Có chính sách hỗ trợ và chuyển giao công nghệ cùng với việc bảo hành miễn phí trong một thời gian nhất định. 4. Có chính sách bảo trì thuật lợi và kinh tế trong xuốt quá trình hoạt động Các tiêu chí trên cần được tuân thủ một cách hệ thống và chặt chẽ trong đánh giá, lựa chọn cũng như thiết kế, triển khai các phần mềm cho thư viện điện tử. Đặc biệt là sự hợp tác giữa các nhà chuyên môn và các nhà thiết kế để cho ra một phần mềm thư viện cụ thể và hiện đại thích hợp với điều kiện với các thư viện công cộng nước ta. Thực tế nhu cầu hiện tại và kế hoạch phát triển của hoạt động thông tin- thư viện, việc mua một phần mềm do các công ty tin học Việt Nam viết là hợp lí vì phần mềm Việt Nam vừa rẻ hơn và chế độ bảo hành thuận lợi.
- Trang 52 -
LSMS PHẦN MỀM QUẢN TRỊ THƯ VIỆN (Dùng cho thư viện cấp huyện và tương đương) Nguyễn Ngọc Sinh Thư viện KHTH tỉnh Bình Định 1. Ý TƯỞNG HÌNH THÀNH
Thời gian qua, hầu hết các thư viện công cộng cấp tỉnh thành đã được tin học hóa vào công tác thư viện. Với nhiều hướng tiếp cận khác nhau, một số thư viện đã có những nghiên cứu ứng dụng có hiệu quả trong công việc, trong đó có Thư viện KHTH tỉnh Bình Định (TVBĐ). Các cán bộ tin học TVBĐ cũng đã được tiếp cận kỹ thuật qua các khóa đào tạo do Thư viện quốc gia (TVQG) tổ chức và tiếp cận những ứng dụng mới của TVQG nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác nghiệp vụ thư viện như: In phích, tra trùng - hồi cố… Từ những nền tảng cơ bản về kiến thức thông tin tư liệu, tập thể cán bộ thư viện cũng đã có một số cải tiến ứng dụng nhằm phục vụ tốt hơn trong công tác chuyên môn: - Xây dựng ứng dụng quản lý bạn đọc: với các chức năng in thẻ, quản lý, thống kê. - Cải tiến ứng dụng tra trùng trên CDS/ISIS với phím tắt theo quy trình tra trùng được chuyển giao của TVQG. - Xây dựng ứng dụng ISOEDIT phục vụ hỗ trợ cho hệ quản trị thư viện trong công tác nghiệp vụ như: in sổ đăng ký cá biệt, in phích, kiểm soát số ĐKCB, tra trùng, in nhãn sách, in nhãn mã vạch… - ứng dụng chuyển mã hai chiều giữa font ABC và VNLOAD. Và một số ứng dụng khác. Từ năm 2003, TVBD đã chuyển đổi sang phương thức hoạt động mới, hầu hết các ứng dụng nghiệp vụ được sử dụng trên chương trình ILIB (sử dụng khổ mẫu MARC 21) thay thế phần mềm quản trị dữ liệu CDS/ISIS. Phần mềm ILIB có tương đối đầy đủ các module chức năng nghiệp vụ thư viện hiện đại cấp tỉnh, nên việc sử dụng phần mềm CDS/ISIS sẽ gặp nhiều khó khăn hạn chế. Nhất là vấn đề chia sẻ nguồn lực thông tin. Chính vì vậy, ý tưởng tạo ra phần mềm LSLM dùng cho thư viện cấp huyện và tương đương được hình thành, nhằm phục vụ tốt hơn trong công tác hỗ trợ, hướng dẫn nghiệp vụ cho thư viện huyện. Nhất là việc sử dụng nguồn dữ liệu thư mục sẵn có của TVQG và thư viện các tỉnh. 2. QUÁ TRÌNH NGHIÊN CỨU Năm 2003, Thư viện Bình Định cũng được sự đào tạo của TVQG thuộc dự án Số hóa nguồn tài liệu tại Thư viện tỉnh, cán bộ Thư viện đã nắm vững về mạng máy tính cũng như quy tắc mô tả theo khổ mẫu MARC 21. Trong quá trình nghiên cứu một số phần mềm hỗ trợ MARC như: WINISIS, ISISMARC, MARC TEXT, ILIB, LIBOL…. Trên những nền tảng có tính kế thừa của một số tiện ích được xây dựng
- Trang 53 -
trước đây như: ISOEDIT, MARC2ISIS, các thuật toán như Xuất nhập ISO2709, các hàm chuyển mã… được cải tiến để xây dựng một phần mềm đơn giản nhằm cung cấp cho thư viện huyện, phù hợp với điều kiện thực tế. 3. GIỚI THIỆU ỨNG DỤNG LSMS (Library Simple Management System) 3.1. Tiêu chí của phần mềm: Hầu hết các thư viện huyện, trường học có số cán bộ thư viện ít nên phần mềm chỉ tập trung vào các chức năng cơ bản sau: biên mục, quản lý bạn đọc, lưu thông tài liệu và tra cứu. Vì thế tiêu chí hàng đầu được đặt ra là: - Dễ cài đặt và bảo trì. - Đơn giản và dễ sử dụng. - Tra cứu, trao đổi và chia sẻ dữ liệu qua mạng. 3.2. Các chức năng của phần mềm 3.2.1. Biên mục: Biên mục theo khổ mẫu MARC 21, với giao diện biên mục gần giống với WINISIS. Phần mềm có chức năng thông báo lỗi được nhận biết trong quá trình nhập liệu như: kiểm soát biểu ghi trùng số đăng ký cá biệt, kiểm soát dữ liệu theo quy tắc mô tả của MARC 21 như: trường lặp, trường con, chỉ thị… 3.2.2. Quản lý bạn đọc: Nhập liệu, chính sách lưu thông… 3.2.3. Lưu thông: Giao diện được thiết kế đơn giản, giảm được các thao tác khi sử dụng chuột và bàn phím khi sử dụng barcode 3.2.4. Tra cứu: Chức năng tra cứu được viết theo dạng web động, có chức năng chia sẻ file theo MARC và CDS/ISIS. Dữ liệu và hệ có thể được tích hợp trên hosting khác, giúp cho bạn đọc có thể tìm kiếm và khai thác dữ liệu của thư viện huyện tại website khác. 3.2.5. Trao đổi: Chức năng xuất nhập theo khổ mẫu MARC, và xuất đúng theo khổ mẫu CDS/ISIS. Dữ liệu được nhập từ CDS/ISIS vào phải qua quá trình hồi cố và điều chỉnh dữ liệu. Khai thác được dữ liệu có sẵn trên internet tại các website sử dụng tra cứu Opac trên các phần mềm ILIB như TVQG (www.nlv.gov.vn), Thư viện Bình Định (www.thuvienbinhdinh.com); ILIBOL như Trung tâm TTKH & CN Quốc gia (www.vista.gov.vn) , thư viện KHTH Tp. Hồ Chí Minh (), nhà sách và các website khác. 3.2.6. Một số tính năng khác - Giải quyết một số chỉ thị đầu ra như: tác giả, tên sách, được sử dụng cho sắp xếp trong quá trình tìm kiếm. - Website của ứng dụng được tích hợp với portal chính giới thiệu thông tin thư viện với ứng dụng quản lý dữ liệu toàn văn... - In phích, in sổ đăng ký cá biệt... 3.3. Ưu điểm và một số hạn chế của phần mềm Mục đích chính của phần mềm là tính dễ cài đặt, bảo trì và dễ sử dụng.
- Trang 54 -
Dữ liệu được lưu trong file Acess (*.mdb) nên độ lớn dữ liệu còn có sự hạn chế (ổn định khi không quá 50.000 biểu ghi). Đối với thư viện huyện, kiểu lưu trữ này rất phù hợp bởi tính đơn giản trong quá trình cài đặt và sao chép lưu trữ. Để khắc phục cần nâng cấp lên SQL Server. Mặc khác, phần mềm có một số tính năng mở nên người dùng có thể cải tiến, nâng cấp sửa đổi theo nhu cầu của mình, cũng như truy nhập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu. Do trình độ, năng lực và kinh nghiệm của cán bộ thư viện còn có những hạn chế nhất định, phần mềm mới được xây dựng chưa qua quá trình kiểm tra thử nghiệm tính ổn định. Nên sai sót cũng có thể xảy ra và các chức năng cũng chưa có thể cải tiến một cách tối ưu. Phần mềm nên có nhiều vấn đề cần hoàn chỉnh thêm như: giao diện thiết kế, các chức năng như: bổ sung, quản lý kho, quản trị người dùng… IV. HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRONG THỜI GIAN TỚI Hiện nay Thư viện Bình Định cũng có kế hoạch tập trung hoàn chỉnh phần mềm nhằm nâng cấp và triển khai tại một số thư viện huyện đang ứng dụng tin học trong năm nay. Nhằm tận dụng những ưu thế do mạng internet mang lại, nhất là việc quản trị thư viện từ xa và mã nguồn mở, ý tưởng sắp tới thư viện sẽ thực hiện web hóa một số chức năng của chương trình như biên mục, quản lý bạn đọc... Để tìm hiểu thêm, người dùng có thể truy cập tại website: hoặc . Mọi ý kiến đóng góp xin gởi về email: MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ PHẦN MỀM
Giao diện biên mục - Trang 55 -
Ch盻ｩc nﾄハg lﾆｰu thﾃｴng
- Trang 56 -
Tra cứu trực tuyến
Một trong những chức năng nhập biểu ghi từ các website cung cấp thông tin MARC
- Trang 57 -
PHẦN MỀM QUẢN TRỊ THƯ VIỆN MYLIB/ISIS VER 2.0 FOR CDS/ISIS VER 3.08 NGUYỄN THANH NHÃ THƯ VIỆN THÀNH PHỐ CẦN THƠ I/. GIỚI THIỆU MYLIB/ISIS VER 2.0
Trong khoảng thời gian gần 15 năm qua, ngành Thư viện của chúng ta đã không ngừng tìm giải pháp tin học hóa hoạt động thông tin thư viện. Đây là một lĩnh vực vô cùng phức tạp trong vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin. Cho đến nay, mặc dù có rất nhiều phần mềm hiện đại, tuy nhiên để có một phần mềm phù hợp với yêu cầu công việc, trình độ cán bộ và kinh phí xây dựng và triển khai cho mỗi thư viện tỉnh và hệ thống thư viện cấp huyện vẫn còn gặp không ít khó khăn. Trước năm 2000, theo sự chỉ đạo và hướng dẫn của Thư viện Quốc gia, toàn ngành Thư viện chúng ta sử dụng Hệ thống lưu trữ, xử lý, tìm kiếm thông tin Cds/isis version 2.3 và một số chức năng hỗ trợ xử lý rất tốt công tác nghiệp vụ của mỗi thư viện. Xét cho cùng Cds/isis là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hỗ trợ các chức năng xử lý dữ liệu tương tự như các hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro, Access hay một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác cho nên không thể sử dụng Cds/isis một cách nguyên thủy, thuần túy để quản trị hoạt động thông tin thư viện. Chính vì vậy, nếu chỉ dựa vào điểm này thì có một số ý kiến cho rằng Cds/isis không hay và không thể đưa vào sử dụng cho hoạt động thông tin thư viện. Sau năm 2000, ngành thư viện có một cách nhìn mới về một mô hình phần mềm vi tính là các hệ thống quản trị thư viện chuyên dụng và từ đó các công ty phần mềm bắt đầu xây dựng và cho ra các phần mềm ứng dụng quản trị thư viện tuyệt vời như: ILib, SmiLib, LiBol, ELib... dựa trên các hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện đại như: SQL Server hoặc Oracle. Trong thời gian này, được sự động viên, giúp đỡ của Ban giám đốc Thư viện tỉnh Cần Thơ, hiện nay là Thư viện Thành phố Cần Thơ, tôi đã nghiên cứu hoạt động thông tin thư viện và cố gắng xây dựng một chương trình vi tính quản trị thư viện với tên gọi MyLib/isis đã phát triển lên version 2.0 chạy trên nền Hệ thống lưu trữ, xử lý, tìm kiếm thông tin Cds/isis for Dos version 3.08 với tính năng: Gọn nhẹ, dễ sử dụng, hỗ trợ xử lý nghiệp vụ thư viện, hỗ trợ quản lý và phục vụ bạn đọc khá tốt, dễ triển khai trong điều kiện kinh phí thư viện có hạn, phù hợp với trình độ cán bộ thư viện, nhất là thư viện cấp huyện. II/. KHẢ NĂNG QUẢN TRỊ THƯ VIỆN CỦA MYLIB/ISIS VER 2.0
1/. Khả năng lưu trữ, xử lý dữ liệu và tổ chức làm việc Phần mềm quản trị thư viện MyLib/isis ver 2.0 được phát triển trên nền Hệ thống lưu trữ, xử lý, tìm kiếm thông tin Cds/isis ver 3.08 for Dos nên đã thừa hưởng tất cả những tính năng lưu trữ cũng như xử lý dữ liệu của Cds/isis. Cụ thể:
- Trang 58 -
- Cơ sở dữ liệu có khả năng lưu trữ trên 500.000 bản ghi vượt xa yêu cầu lưu trữ dữ liệu của một thư viện trung bình, nhỏ với vốn tài liệu chủ yếu là sách, báo, tap chí. - Với ngôn ngữ format của Cds/isis hệ thống MyLib/isis thực hiện tốt hầu hết các yêu cầu mô tả tài liệu thư viện theo chuẩn ISBD. - Với ngôn ngữ tìm của Cds/isis là công cụ mạnh được MyLib/isis khai thác triệt để và rất hiệu quả trong hầu hết các yêu cầu tra cứu thông tin về tài liệu thư viện trong thực tế. - Với MyLib/isis, các thư viện có thể tổ chức làm việc theo mô hình chủ, tớ trên hệ thống mạng máy tính. Cơ sở dữ liệu tập trung tại máy chủ và các máy trạm cùng chia sẻ làm việc trên cơ sở dữ liệu ấy. 2/. Cấu trúc cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu được thiết kế dựa theo chuẩn MARC21 rút gọn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác phát triển hệ thống và chuyển đổi cơ sở dữ liệu cho sau này đối với những thư viện có điều kiện chuyển qua sử dụng các phần mềm quản trị thư viện hiện đại. 3/. Việt hóa hoàn toàn MyLib/isis được thiết kế hoàn toàn bằng ngôn ngữ tiếng Việt. Bố cục hệ thống thực đơn mạch lạc. Các thông báo phản hồi rõ ràng và có các phần hướng dẫn sử dụng chỉ dẫn trực tiếp từng thao tác cụ thể cho người sử dụng. 4/. Chuyên môn Giải quyết bài toán quản trị thư viện tương đối hiệu quả: Từ biên mục, quản lý bạn đọc và hỗ trợ công tác phục vụ bạn đọc. Cụ thể: - Cho phép biên mục tài liệu, thống kê báo cáo, in hệ thống tra cứu tài liệu thư viện truyền thống và sổ đăng ký cá biệt. Quản lý nghiêm ngặt số đăng ký cá biệt đảm bảo tính nhất quán của số đăng ký cá biệt trong cơ sở dữ liệu đối với số đăng ký cá biệt trong hệ thống kho tài liệu. - Cho phép quản lý bạn đọc, thống kê báo cáo, in thẻ và sổ cấp thẻ bạn đọc. Quản lý nghiêm ngặt số thẻ đảm bảo tính nhất quán của số thẻ trong cơ sở dữ liệu và số thẻ đã cấp cho bạn đọc - Hỗ trợ quá trình phục vụ bạn đọc, thống kê báo cáo quá trình lưu thông tài liệu. Ngoài ra, có một modul được thiết kế đặc biệc hỗ trợ bạn đọc tra cứu tài liệu thư viện trên hệ thống máy vi tính. a/. Biên mục Hỗ trợ 3 bộ từ điển cần thiết trong quá trình biên mục: Bảng phân loại UDC Việt Nam, bảng mã hóa vần tiếng Việt, bảng từ khóa. Hỗ trợ 3 loại Worksheet dùng để biên mục các dạng tài liệu chủ yếu của thư viện như: Sách, báo - tạp chí, bài trích. Hỗ trợ màn hình xem và cho phép hiệu đính dữ liệu. Hỗ trợ màn hình tra cứu dữ liệu thông qua nhan đề tài liệu, hiển thị và cho phép hiệu đính kết quả tìm kiếm. - Trang 59 -
Hỗ trợ màn hình tra cứu dữ liệu bằng biểu thức tìm của Cds/isis, hiển thị và cho phép hiệu đính kết quả tìm kiếm. Trong quá trình hiệu đính dữ liệu hệ thống cho phép thực hiện thao tác đăng ký cá biệt. Đây là bước quan trọng nhằm kiểm tra tính duy nhất của mỗi một số cá biệt đã đăng ký trong hệ thống. Tạo một song ánh giữa cơ sở dữ liệu và vốn tài liệu thư viện về số đăng ký cá biệt. Cho phép thống kê tài liệu, kết quả báo cáo trình bày số tên, số bản, số tiền đầu tư tài liệu thư viện theo mỗi yêu cầu thống kê. Cho phép in hệ thống tra cứu truyền thống, dữ liệu được sắp xếp đúng theo yêu cầu nghiệp vụ thư viện đặt ra khi xây dựng hệ thống mục lục: Phích tác giả, phích môn loại, phích bổ sung tên sách, thư mục sách mới, danh mục sách, sổ đăng ký cá biệt. b/. Quản lý bạn đọc Hỗ trợ 3 bộ từ điển cần thiết trong quá trình nhập thông tin về bạn đọc nhằm nhất quán thông tin tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình thống kê báo cáo. Hỗ trợ Worksheet nhập thông tin về bạn đọc. Hỗ trợ màn hình xem và cho phép hiệu đính thông tin về bạn đọc. Hỗ trợ màn hình tìm kiếm dữ liệu bạn đọc bằng biểu thức tìm của Cds/isis, hiển thị và cho phép hiệu đính kết quả tìm kiếm. Cho phép thống kê bạn đọc, kết quả báo cáo trình bày số người, nam, nữ bạn đọc thư viện theo mỗi yêu cầu thống kê. Cho phép in thẻ bạn đọc, sổ cấp thẻ bạn đọc. c/. Phục vụ bạn đọc Cho phép thay đổi thông số phục vụ như: Hạn thẻ, hạn sách và số lượng sách trong mỗi lần cho mượn tài liệu. Mô phỏng công tác phục vụ bạn đọc như: Cho mượn, gia hạn, trả tài liệu. Ghi nhớ thông tin về tài liệu hiện đang cho bạn đọc sử dụng. Thống kê quá trình phục vụ bạn đọc, kết quả báo cáo trình bày số lượt bạn đọc, số lượt tài liệu thư viện đã phục vụ bạn đọc theo từng yêu cầu thống kê trong từng khoảng thời gian. 5/. In ấn Các kết quả xuất ra từ MyLib/isis chỉ qua một vài bước xử lý rất đơn giản trên Word hoặc Excel trước khi in trên giấy. Điều này làm tăng tính chuyên môn và thẩm mỹ cao đối với hệ thống mục lục truyền thống. Hỗ trợ in nhãn sách, thẻ bạn đọc có mã vạch. 6/. Phần cứng MyLib/isis vận hành tốt trên mô hình mạng máy tính. Trên mạng, các máy trạm cùng chạy phần mềm MyLib/isis và cùng chia sẻ cơ sở dữ liệu trên máy chủ. Cấu hình các máy tính từ P4 trở lên có hệ thống mạng LAN và 1 máy tính đủ mạnh đóng vai trò máy chủ. Đây là nơi chứa phần mềm MyLib/isis và cơ sở dữ liệu. III/. NHỮNG ƯU ĐIỂM VÀ HẠN CHẾ CỦA MYLIB/ISIS VER 2.0 - Trang 60 -
1/. Ưu điểm a/. Tính dễ dùng Do được thiết kế trên nền Cds/isis. Hệ thống thực đơn, thông báo được Việt hóa rõ ràng, có hệ thống hướng dẫn sử dụng, thao tác với MyLib/isis đơn giản. Điều này phù hợp với trình độ của cán bộ thư viện, nhất là thư viện cấp huyện. b/. Tính chuyên môn Thiết kế sát sườn với quy trình xử lý nghiệp vụ và công tác phục vụ bạn đọc của thư viện từ các khâu: Biên mục, quản lý bạn đọc, lưu thông tài liệu, xây dựng hệ thống tra cứu truyền thống và điện tử, làm công tác thống kê báo cáo,... c/. Tính tập trung dữ liệu Mô hình làm việc của phần mềm được thiết kế trên mạng LAN giúp quá trình vận hành phần mềm và xử lý dữ liệu thuận tiện, nhất quán, chính xác, an toàn, tránh mất dữ liệu ngoài ý muốn và giảm công sức bảo trì cơ sở dữ liệu,... d/. Tính nhanh chóng Thời gian xử lý công tác nghiệp vụ viện nhanh và hỗ trợ rất hiệu quả trong công tác quản lý và phục vụ tài liệu cho bạn đọc thư viện. 2/. Hạn chế Phần mềm MyLib/isis được xây dựng trên Cds/isis for Dos. Đây là hệ điều hành tuy vận hành rất ổn định để chạy các ứng dụng nhưng lạc hậu và không hỗ trợ đa phương tiện. Không hỗ trợ tuyệt đối MARC21. Dữ liệu được xuất nhập ra vào trong hệ thống chỉ đơn giản theo chuẩn ISO của Cds/isis. Giao diện phần mềm không bắt mắt như các ứng dụng Windows thậm chí có thể gây khó khăn cho một số người đã quen với các ứng dụng trên Windows. IV/. KẾT LUẬN Trên đây là những nét cơ bản giới thiệu về phần mềm MyLib/isis ver 2.0. Trong thực tế sử dụng chắc chắn còn những khiếm khuyết nhất định, rất mong được các bạn đồng nghiệp đóng góp ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa các chức năng của phần mềm. Với mục tiêu tiết kiệm, dễ triển khai, dễ dùng, tuy MyLib/isis là một phần mềm trên nền Cds/isis for Dos nhưng khả năng xử lý hoạt động thông tin thư viện là khá tốt phù hợp với các thư viện nhỏ, trung bình với vốn tài liệu chủ yếu là sách, báo, bài trích,... Hy vọng MyLib/isis có thể ứng dụng tốt cho ít nhất là hệ thống các thư viện cấp quận, huyện của ngành Thư viện chúng ta cùng với các phần mềm hiện đại từng bước tin hóa hoạt động thông tin thư viện trong toàn quốc ngày càng đạt kết quả tốt đẹp.
- Trang 61 -
MARC21 – ISISMARC,THƯ VIỆN VÀ TIẾN TRÌNH HỘI NHẬP Dương Thái Nhơn Giám đốc Thư viện Phú Yên Cuối thế kỷ 20, đầu thế kỷ 21 thông tin bùng nổ quá nhanh, loại hình thông tin đa dạng, nhu cầu sử dụng sản phẩm thông tin phong phú. Do vậy, việc tổ chức quản lý và khai thác thông tin càng trở nên bức xúc và cấp thiết hơn bao giờ hết. Kính thưa quý vị, Thư viện là một cơ quan thông tin lớn nhất của một vùng, một nước, một khu vực, thậm chí cả một châu lục. Nhưng trong thực tế đáp nhu cầu thông tin của người đọc khó có thể có một thư viện nào đứng độc lập mà đáp ứng thỏa mãn được nhu cầu thông tin cho người đọc. Với nội dung và tình hình như vậy, các nhà lưu trữ thông tin, các nhà thư viện thông qua con đường internet họ tìm cách cộng tác, chia xẻ nguồn lực thông tin cho nhau. Công việc cộng tác đó là: Định ra một quy ước biên mục cho máy đọc được. Định ra khổ mẫu biểu ghi nhập dữ liệu cho phép máy tính lưu trữ và truy xuất thông tin, Quy ước này gọi tắc là MARC (MAchine Readable Catalogoing), có nghĩa là theo quy ước này, nó cho phép các thư viện thực hiện việc sử dụng tự động hóa dữ liệu thư viện sẵn có ở các hệ thống thư viện để quản lý và thực hiện những thao tác chuyên môn cho thư viện của mình. I.- ĐẶC TRƯNG BIỂU GHI MARC Đặc trưng của biểu ghi MARC là cách ghi “Thống nhất - Hệ thống - Nhất quán”, nếu thiếu một trong ba đặc trưng này thì máy tính không thể cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin theo yêu cầu của từng người đọc. -
Trường (field) : Có 2 loại trường: Trường điều khiển - Trường dữ liệu. Trường điều khiển chứa đựng mã thông tin được sử dụng trong xử lý các biểu ghi đọc máy. Các trường điều khiển bắt đầu với nhãn trường 3 ký tự 00X – đó là 001, 003, 005…Các số và các mã trường 01X-09X chứa các số tiêu chuẩn, số ký hiệu xêp giá và các mã liên quan đến biểu ghi. Trường dữ liệu chứa đựng các thông tin thư mục Các chỉ thị : Từng nhãn trường dữ liệu có 2 vị trí ký tự kèm theo sau nhãn trường. Hai chỉ thị trên cùng một trường có thể giống như một số có 2 chữ số , nó thật sự là hai số đơn của 2 chỉ thị
II.- MỘT SỐ QUY TẮC CHUNG Nhãn
Nội dung
- Trang 62 -
0XX 1XX 2XX
3XX 4XX 5XX 6XX 7XX 8XX 9XXs
Thông tin Điều khiển, các số, các mã Mục nhập Chính Các tiêu đề, phiên bản, chi tiết in (phần chung, tiêu đề, khuc vực tác giả, phiên bản, và thông tin xuất bản) Sự mô tả Vật lý (đặc điểm số lượng trang), vân vân. Các tùng thư (như được ghi trong quyển sách) Các ghi chú Chủ đề các mục bổ sung Bổ sung các mục chủ đề khác hoặc tùng thư Thêm các mục tùng thư bổ sung(tài liệu gốc) Giành cho các vị trí - Định nghĩa các sử dụng, như các số barcode của đợn vị. Các thư viện Địa phương, Các nhà cung cấp, hoặc các hệ thống có thể định nghĩa và sử dụng chúng để gán các kiểu thông tin ghi khác. (X9Xs trong mỗi một nhóm -- 09 X, 59 X, v.v.. cũng được dự trữ cho địa phương sử dụng, trừ 490.)
III.-BIểU GHI MARC Biểu ghi MARC có 3 phần họp thành: Cấu trúc biểu ghi - Chỉ định nôi dung Nội dung dữ liệu của biểu ghi. Nó chứa đựng một hướng dẫn dữ liệu của nó, hoặc có một ít thông tin dữ liệu Cấu trúc biểu ghi : Một biểu ghi thư mục có 3 phần chính :Đầu biểu ghi; thư mục; Các trường có độ dài thay đổi Chỉ định nội dung : chỉ ra các yếu tố dữ liệu tạo nên biểu ghi : Nhãn trường, chỉ thị, mã trường con Nội dung dữ liệu (mức 1): có 7 loại hình tài liệu: BK = Sách, tài liệu chuyên khảo dạng văn bản CF = Têp máy tính. Các chương trình máy tính. Các dạng dữ liệu có thể đọc được băng máy tính MP = Bản đồ. Các tài liệu thuộc bản đồ MU = Nhạc . Ban chép tay, bản in, thu âm. Ghi âm SE = Xuất bản phẩm nhiều kỳ, tài liệu có chu kỳ xuất bản VM = Trực quan, phương tiện chiếu, hình ảnh, tượng AM = Tổng hợp văn bản IV. - CÁC CSDL CHUẨN CẦN CÓ CHO VIỆC BIÊN MỤC CHUẨN MARC - Trang 63 -
Khối cơ sở dữ liệu thông tin gọi là tài nguyên thông tin cần phải có các dữ liệu chuẩn hóa theo MARC để hỗ trợ cho công việc biên mục và tổ chức kho thông tin tài nguyên. Các dữ liệu chuẩn hóa cần có đó là : Dữ liệu chuẩn về tác giả (cá nhân, tập thể, tên hội nghị) Dữ liệu chuẩn về bảng phân loại Dữ liệu chuẩn về hệ thống kho (mã thư viện, mã kho, các yếu tố hoạt động của kho) Dữ liệu chuẩn về ký hiệu xếp giá Dữ liệu chuẩn về mã địa danh Dữ liệu chuẩn về mã cơ quan Dữ liệu chuẩn về nơi xuất bản Dữ liệu chuẩn về nhà xuất bản Dữ liệu chuẩn về mã ngôn ngữ Dữ liệu chuẩn về thư mục tài liệu Dữ liệu chuẩn về tài nguyên Dữ liệu chuẩn về thông tin cộng đồng (bạn đọc) V. - SỬ DỤNG KHỔ MẪU MARC Khổ mẫu MARC cho phép máy tính sắp xếp và lựa chọn dữ liệu biên mục. Do vậy các thư viện có thể thực hiện một số việc như: - Cho phép người dùng truy cập đầy đủ chi tiết các bản ghi. - In ra dữ liệu biên mục theo một số dạng thức khác nhau như : các thư mục chủ đề. - Sản xuất ra các thông báo sách mới, mục lục vị trí sách và các nhãn trên gáy sách. - Sản xuất các loại mục lục khác nhau như Microfiche và mục lục truy cập trực tuyến. - Trao đổi các dữ liệu biên mục với các thư viện khác trên thế giới. VI. - MARC 21 Và PHầN MềM ISISMARC Về ISISMARC 1.5 phần chuyên môn về phần mềm chúng tôi xin nhường cho các nhà tin học nhận định. Chúng tôi chỉ xin trao đổi tổng quan và tiện lợi của nó như sau : 1.- Tổng quan Chương trình cài đặt được thiết lập tất cả các file trong 2 thư mục : Thư mục Dbisis Chứa đựng những đoạn chương trình cơ sở dữ liệu giới thiệu: Tác giả, mã, mrclte, mrclts, Và Unimrc. Tất cả các cơ sở dữ liệu sẽ được tải trong thư mục chung C: > DBISIS (xem hình 1)
- Trang 64 -
fig 1 Mrclte là một cơ sở dữ liệu của 67 biểu ghi MarcLite 21 sử dụng Giao diện tiếng Anh. Mrclts cũng là một CSDL sử dụng giao diện tiếng Tây ban nha. Codes là một cơ sở dữ liệu phụ với mọi thứ mã dữ liệu được sử dụng tùy theo hệ phương pháp luận cho MARC21 . Tác giả là cơ sở dữ liệu phụ khác được sử dụng như một file phân quyền Có quy ước các cơ sơ dữ liệu CDS - ISIS: bạn có thể đọc, tìm kiếm, soạn thảo, v.v.. ở những bản ghi sử dụng Winisis.
Thư mục Winisis ISISMarc.exe cài đặt giống như thư mục wisis.exe và trong thư mục ISISMarc sẽ tải tất cả các file hỗ trợ ứng dụng
- Trang 65 -
2.- CÁC TIỆN ÍCH TRONG ISISMARC a) Tính kế thừa của ISISMARC ISISMarc là một trình ứng dụng chung cho các mục nhập và tìm kiếm dữ liệu biểu ghi CDS – ISIS. Chương trình sử dụng tiêu chuẩn cấu trúc CDS - ISIS của những biểu ghi. CDS/ISIS là chương trình điều khiển tổng quát dữ liệu thông tin và truy tìm theo hệ thống điều hành mạch lạc của sự cấu trúc dữ liệu. Phần mềm CDS/ISIS là chương trình tích họp luôn luôn phát triển một cách họp lý. Phiên bản này hoàn toàn tương thích với ISIS for DOS; ISIS for Windown vì nó có tính kế thừa tất cả những phiên bản ISIS for DOS. Do vậy nó cũng là hệ thống tổng quát cho người đang sử dụng ISIS for DOS. Nó cũng là một phiên bản từ môi trường cũ chuyển sang môi trường mới, nên người sử dụng có thể tạo ra một cơ sở dữ liệu mới bằng các lệnh của chương trình isis for DOS. ISISMARC ứng dụng theo các nguyên tắc thực hiện của CDS-ISIS, nó cung cấp các công cụ cho bạn đọc theo các yêu cầu khác nhau về các môi trường và các ngôn ngữ. Tất cả các cấu trúc là mã nguồn mở có thể sử dụng tiêu chuẩn Winisis của UNESCO để sửa đổi theo yêu cầu ứng dụng của từng thư viện. ISISMARC ứng dụng có thể soạn thảo dữ liệu có leader hoặc không có leader, có các chỉ thị hoặc không có các chỉ thị cho các biểu ghi. IsisMarc 1.5 cũng đã có chức năng Z39. 50 nên nó có thể thực hiện tìm kiếm liên thông đối với các thư viện có dữ liệu thông tin theo chuẩn MARC. Thực hiện tiếp nhận và nhập các bản ghi MARC (ISO2709) vào thư viện của mình Giao diện chung của ISISMARC
b.- Thực hiện tính nhất quán trong biên mục biểu ghi IsisMarc 1.5 cho phép chúng ta tạo lập các danh sách chọn sẵn như : Dữ liệu chuẩn về tác giả (cá nhân, tập thể, tên hội nghị) - Trang 66 -
Dữ liệu chuẩn về bản phân loại Dữ liệu chuẩn về hệ thống kho (mã thư viện, mã kho, các yếu tố hoạt động của kho) Dữ liệu chuẩn về ký hiệu xếp giá Dữ liệu chuẩn về mã địa danh
Dữ liệu chuẩn về mã cơ quan Dữ liệu chuẩn về nơi xuất bản Dữ liệu chuẩn về nhà xuất bản Dữ liệu chuẩn về mã ngôn ngữ
- Trang 67 -
Để giúp cho người biên mục thực hiện được tính nhất quán và tính chính xác bằng cách chọn những dữ liệu có sẵn trong danh sách, và nhờ ở chức năng này mới khắc phục được sự biên mục tùy tiện lúc viết tắc, lúc không viết tắc. Ví dụ ở tiêu đề miêu tả tác giả tập thể Lúc thì ĐCSVN, lúc thì Đảng Cộng sản Việt Nam. Hoặc ở phần ký hiệu phân loại 61(083) ; viết lộn là 61(038).. c.- Tự động mã hóa các nhãn trường con ở các trường Điểm này người biên mục chỉ nhập nội dung dữ liệu tương ứng ở mỗi trường, còn các mã trường con đều do chương trình tự động thiết lập. Do vậy, nó giúp cho người biên mục trong quá trình nhập dữ liệu tránh sự sai sót, khắc phục được sự thất lạc thông tin.
d.- Tiện ích đối với các thao tác đang biên mục biểu ghi Đối với tiện ích này tại cửa sổ biên mục ISISMARC ta có thể xem nội dung biểu ghi thiếu đủ để bổ sung hoặc bỏ bớt trước khi lưu một biểu ghi.
- Trang 68 -
Mặt khác nếu bạn không nhớ nội dung của các trường con, các chỉ thị của MARC, thì bạn thể kích ngay ở phần trợ giúp của mỗi trường: Ví dụ : Bạn đang nhập dữ liệu trường 100
Bạn kích trỏ ở nơi dấu hỏi ? thì bạn sẽ có một bản trợ giúp về nội dung chỉ thị 1, 2 và các trường con của Trường 100 để bạn xem xét và chỉ thị, chọn đúng trường con để nhập dữ liệu tác giả
- Trang 69 -
Đối với trường 008 trường điều khiển dữ liệu cũng được thực hiện theo danh sách chọn sẵn, nên nó tạo được sự chính xác của các vị trí ký tự tương đối cao. Ví dụ điền năm xuất bản ở vị trí từ 7-10:
Hoặc điền mã code nơi xuất bản ta chỉ cần chọn danh sách có sẵn
- Trang 70 -
- Hoặc chọn mã code Loại tài liệu
e.- Tiện ích tìm kiếm - IsisMarc 1.5 đã bổ sung chức năng tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu và sau nhấn đúp trên một kết quả của tìm kiếm, để đi đến biểu ghi. Giao diện thì tương tự
- Trang 71 -
như sự tìm kiếm chuyên sâu của Winisis. Điều khiển truy nhập biểu ghi này thông qua Menu Tùy chọn :
Hoặc thông qua biểu tượng trong thanh công cụ (Tools):
Thì tùy chọn này có thể truy xuất vào bất kỳ Mômen nào khi cửa sổ cơ sở dữ liệu mở. Cửa sổ chính của nó như sau :
Những vùng quan trọng trong cửa sổ này : 1. Biểu thức Tìm kiếm. Vùng này để người dùng ghi những thuật ngữ, đoạn văn, yêu cầu tìm kiếm 2. Lịch sử Tìm kiếm. Ghi lại tất cả các đợt tìm kiếm trong lần đang thực hiện tìm kiếm Có thể được sử dụng các đợt tìm kiếm trước của lần tìm kiếm này để chèn trong biểu thức tìm kiếm. 3. Những nút : Thêm những dấu hiệu đơn giản dùng cho thao tác viên sử dụng theo ý muốn. Cũng kéo theo từ điển. 4. Chọn nhãn trường : Người dùng sử dụng tùy chọn này, là trường tùy chọn sẽ chỉ nơi liệt kê kết quả nối kết cho MFN 5. Danh sách Kết quả. Đoạn này giới thiệu MFN và bất kỳ trường biểu ghi nào như kết quả cho biểu thức tìm kiếm.
- Trang 72 -
f.- ISISMARC 1.5 đã có thêm chức năng qua Z39. 50 để truy cập liên thông thư viện. ở chức năng này, chúng ta chỉ cần cập nhật các thư viện thành viên trong một cơ sở dữ liệu SERVER ISIS với khai báo đầy đủ 4 trường Tên Thư viện (Tên này sẽ được tham chiếu trong IsisMarc) The URL (địa chỉ truy cập) Cổng (port) Tên cơ sở dữ liệu.
và ta có thể tìm kiếm cơ sở dữ liệu của các thư viện có trong cơ sở dữ liệu SERVER ISIS. Ví dụ ta thực hiện tìm kiếm. Hãy xem phần menu báo hiệu dưới đây. Đây là sự trình bày các trạng thái. -
Màu hồng có nghĩa rằng câu hỏi là tìm kiếm. Màu đỏ có nghĩa là câu hỏi có một số mã nào đó bị lỗi. Màu Xanh lá mạ là đợi tìm kiếm Màu xanh là báo hiệu đã kết thúc.
- Trang 73 -
VII.- VẤN ĐỀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM CNTT CHO THƯ VIỆN Winisis, và ISISMARC là một phần mềm rất mạnh về quản lý dữ liệu thư mục. Mặt khác, theo chuẩn MARC nó cho phép chúng ta tổ chức liên kết dữ liệu toàn văn, tổ chức thư viện web, tổ chức thư viện sách điện tử, thư viện báo điện tử… để giúp bạn đọc tại thư viện có thể truy cập khắp nơi trên thế giới. Nhưng xét góc độ ngược lại là các nơi khác (ở ngoài thư viện) truy cập đến, và sự an toàn dữ liệu thư mục thì khó có thể thực hiện tốt. Khắc phục vấn đề này chúng ta có thể sử dụng chương trình websisis ; Genisis để tạo ra giao diện web, mà dữ liệu của web được truy xuất từ dữ liệu của ISISMARC để bạn đọc sử dụng truy cập tìm kiếm dữ liệu tài nguyên của các thư viện thành viên. Xét về mặt dung lượng của cụm chương trình WINIS-ISISMARC-WEBSISIS chưa đầy 10 MB. Về tương thích cụm chương trình này chạy được trong Windows 98, Windows Me, Windows NT4(SP4) ; Windows 2000; Windows XP, có thể nói đây là một chương trình thân thiện dễ cài đặt trên các máy đơn lẻ hoặc nối mạng, không đòi hỏi máy có cấu hình mạnh. Vấn đề các dữ lịêu cũ (ISIS for DOS hoặc ISIS for WINDOWS) ta có thể viết tập chuyen.fst để chuyển qua ISISMARC . Cụ thể tập chuyển như sau:
- Trang 74 -
Với ưu thế, đặc điểm và thuận tiện mà chúng tôi trình bày trên thì WINISIS – ISISMARC – WEBSISIS cũng là một cụm chương trình tạo điều kiện cho các thư viện khó khăn về ngân sách cũng có thể hội nhập cùng với bạn bè trong nước và trên khắp mọi miền châu lục.
- Trang 75 -
THAM LUẬN TẠI HỘI NGHỊ TOÀN QUỐC SƠ KẾT 5 NĂM NÂNG CAO ỨNG DỤNG CNTT CỦA NGÀNH THƯ VIỆN
Đặng Vinh Huề Giám đốc Thư viện tỉnh Khánh Hòa Trong sự nghiệp phát triển chung của ngành thư viện cả nước, Thư viện tỉnh Khánh Hòa luôn nhận được sự quan tâm, giúp đỡ về nhiều mặt và sự động viên cổ của Bộ Văn hóa-Thông tin, Vụ Thư viện, Thư viện Quốc gia và các bạn đồng nghiệp của các thư viện tỉnh bạn. Nhân dịp kỷ niệm 30 năm thành lập Thư viện tỉnh Khánh Hòa sắp tới, thay mặt những người làm công tác thư viện Khánh Hòa, tôi xin chân thành cảm ơn các đồng chí và các bạn đồng nghiệp về tình cảm tốt đẹp đó. Chúc các đồng chí và các bạn mạnh khỏe, hạnh phúc và thành đạt. Để phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Đảng và Nhà nước ta đã đề ra nhiều chương trình, mục tiêu nhằm phát triển đất nước toàn diện. Một trong những chương trình , mục tiêu đó là đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào mọi mặt đời sống kinh tế-xã hội. Để đáp ứng với yêu cầu phục vụ của đơn vị và phù hợp với xu thế chung, Thư viện Khánh Hòa đã lập Dự án thư viện điện tử. Nhân Hội nghị này, tôi xin trình bày về Dự án của chúng tôi và rất mong sự góp ý của các đồng chí các bạn đồng nghiệp. I. Vài nét giới thiệu về Thư viện tỉnh Khánh Hòa Thư viện tỉnh Khánh Hòa nằm ở vị trí trung tâm của Thành phố Nha Trang, gần các cơ quan lãnh đạo của Tỉnh và các trường đại học và cơ sở khoa học. Thư viện đã có trụ sở mới với diện tích sử dụng trên 3.500m2, có đầy đủ các phòng ốc rộng rãi để xây dựng một thư viện điện tử. Thư viện hiện nay có 28 nhân viên, gồm 19 đại học, trong đó có 3 đại học tin học, tất cả nhân viên nghiệp vụ thư viện đều có bằng sơ cấp tin học. Về nguồn tài liệu, hiện tại Thư viện tỉnh Khánh Hòa có tổng vốn sách là 185.000 bản, trong đó có 15.000 bản sách ngoại văn, hơn 300 tên báo-tạp chí bổ sung hàng năm, 3.554 tư liệu địa chí và ấn phẩm địa phương, hàng trăm đĩa CD-Rom, băng video, băng cassette, ... Hàng năm, Thư viện tỉnh Khánh Hòa cấp trên 5.000 thẻ độc giả, phục vụ trên 200.000 lượt bạn đọc, luân chuyển trên 500.000 lượt sách báo, hàng ngày phục vụ hơn 600 lượt bạn đọc trong đó lượng bạn đọc sinh viên, học sinh chiếm 80%. II. Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin của Thư viện Khánh Hòa Thư viện tỉnh Khánh Hòa đánh dấu sự khởi đầu ứng dụng CNTT bằng việc được Thư viện Quốc gia Việt Nam trang bị cho 02 máy tính vào năm 1992 và năm 1993. Sau này Thư viện mua thêm, đến nay đã có 18 máy vi tính, 08 máy in Lazer; 3 máy in kim, 1 máy in màu và các thiết bị tin học khác phục vụ cho công tác chuyên môn như máy photocopy, máy quét, đầu đọc-ghi đĩa CD, modem, máy đọc cho người khiếm thị, ...
- Trang 76 -
Chúng tôi đã xây dựng một mạng LAN phục vụ việc quản lý vốn tài liệu, tra cứu tìm tin. Đã nối mạng Internet để phục vụ cho công tác chuyên môn và đang chạy thử nghiệm Website của riêng mình. Thư viện tỉnh Khánh Hòa đã xây dựng được 6 hệ cơ sở dữ liệu với 49.039 biểu ghi. Cụ thể : - CSDL.STVT (Cơ sở dữ liệu sách mới) có 26.700 biểu ghi - CSDL.SHC (Cơ sở dữ liệu sách hồi cố) có 13.925 biểu ghi - CSDL.LĐ2 (Cơ sở dữ liệu sách lưu động) có 1.675 biểu ghi - CSDL.BTW (Cơ sở dữ liệu trích các bài báo TƯ nói về Khánh Hòa) có 4.600 biểu ghi - CSDL.DCHI (Cơ sở dữ liệu địa chí) có 2.989 biểu ghi. Qua hơn 10 năm ứng dụng CNTT vào các hoạt động thư viện, chúng tôi đã đáp ứng khá tốt yêu cầu dùng tin, tra cứu thông tin, quản lý vốn tài liệu, lưu trữ, xử lý ấn phẩm, xây dựng các nguồn lực thông tin để phục vụ cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ, hành chính và kế toán của đơn vị. Tuy nhiên, phần lớn các ứng dụng đó chỉ mang tính riêng lẻ, không đồng bộ, thiếu thống nhất trong các khâu xử lý nghiệp vụ, chưa tạo được một hệ thống quản lý thông tin thống nhất, nhiều chiều và nhiều tác nghiệp chuyên môn, từ đó gây ra không ít khó khăn cho công tác quản lý và công tác chuyên môn của đơn vị. Một điều đáng lưu ý nữa là, Thư viện tỉnh Khánh Hòa chúng tôi vẫn đang sử dụng hệ phần mềm CDS/ISIS. Hệ phần mềm này có nhiều hạn chế, như: - Chưa tự động hóa được các hoạt động nghiệp vụ quan trọng trong thư viện, như: Công tác bổ sung, quản lý kho, quản lý lưu thông, quản lý độc giả, ... - Chưa cung cấp được các dịch vụ thông tin trực tuyến cho bạn đọc - Chưa giải quyết được vấn đề trao đổi thông tin thư mục trong hệ thống thư viện công cộng toàn quốc, giữa Thư viện Quốc gia với các thư viện tỉnh thành, giữa thư viện tỉnh với các thư viện huyện, cũng như chưa giải quyết được vấn đề trao đổi, hội nhập với các thư viện trên thế giới về nguồn lực thông tin. - Không hỗ trợ được dữ liệu số, dữ liệu đa phương tiện ... Mặc dù Thư viện chúng tôi đã có nhiều cố gắng để đáp ứng nhu cầu của bạn đọc, như: Cơ sở vật chất nhà cửa được xây dựng rộng rãi, khang trang; Lượng sách báo bổ sung ngày càng nhiều; ứng dụng CNTT vào nhiều hoạt động trong Thư viện, vv... nhưng Thư viện vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin ngày càng đa dạng, chuyên sâu và có độ chính xác cao, nhanh với khối lượng thông tin cập nhật ngày càng lớn của bạn đọc. Chính vì vậy mà việc xây dựng một hệ thống thư viện điện tử và thư viện số sẽ cho phép giải quyết được những vấn đề cấp bách trên một cách triệt để, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện. Đấy cũng là xu hướng phát triển tất yếu của ngành thư viện Việt Nam. III. Dự án Thư viện điện tử của Thư viện tỉnh Khánh Hòa Xuất phát từ nhu cầu cấp bách của bạn đọc, dựa trên những định hướng chung của ngành, Thư viện tỉnh Khánh Hòa chúng tôi đã mạnh dạn đề nghị UBND tỉnh - Trang 77 -
Khánh Hòa cho phép được lập và thực hiện dự án “Thư viện Điện tử và Thư viện số”. Do tính chất phức tạp và mức độ tốn kém nên Dự án này được thực hiện theo hai giai đoạn: Giai đoạn 1: Thư viện điện tử. Giai đoạn 2: Thư viện số 1. Mục tiêu của Dự án Mục tiêu của Dự án nhằm: - Xây dựng một Thư viện tiên tiến và hiện đại, phục vụ nhu cầu nghiên cứu, học tập, nâng cao dân trí và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân trong Tỉnh. - Hiện đại hóa và tự động hóa các hoạt động nghiệp vụ quan trọng của Thư viện để đưa Thư viện tỉnh Khánh Hòa trở thành một ngân hàng thông tin về văn hóa, giáo dục, khoa học-kỹ thuật của tỉnh Khánh Hòa. - Nâng cao năng lực tiếp cận khoa học công nghệ, đảm bảo khai thác tối đa hiệu quả năng lực nguồn thông tin sẵn có, cập nhật và khai thác thông tin tri thức mới nhất từ các nguồn khác nhau một cách có hiệu quả. - Tạo cơ sở vật chất ban đầu để mở rộng và quan hệ hợp tác với các thư viện khác trong và ngoài nước. Bước đầu đặt nền móng cho việc trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin, nguồn lực tri thức giữa hệ thống thư viện trong và ngoài nước. - Đào tạo nâng cao năng lực tin học cho cán bộ nghiệp vụ của Thư viện tỉnh Khánh Hòa. 2. Nội dung của Dự án Với những mục tiêu như trên, chúng tôi đã chủ động xây dựng mô hình hệ thống Thư viện điện tử và Thư viện số phải đáp ứng được các nội dung và đạt được các kết quả chính như sau: 2.1. Thiết lập mạng cục bộ (LAN), mạng diện rộng trực tuyến và xây dựng cổng thông tin điện tử (iPortal) kết nối mạng Internet để cung cấp các dịch vụ thông tin nhanh chóng và kịp thời cho bạn đọc. 2.2. Trang bị phần mềm của hệ thống Thư viện điện tử và Thư viện số bao gồm các phân hệ: - Phân hệ bổ sung (quản lý bổ sung và cấp phát mã vạch); - Phân hệ tìm kiếm liên thư viện (cho tư liệu sách, bài báo trích và tư liệu số); - Phân hệ kết nối liên thư viện; - Phân hệ quản lý độc giả; - Phân hệ quản lý lưu hành; - Phân hệ quản lý tư liệu sách và các loại tư liệu khác; - Phân hệ quản lý ấn phẩm định kỳ và bài báo trích; - Phân hệ nhập/xuất biên mục liên thư viện; - Phân hệ quản lý truy cập Internet; - Phân hệ quản lý và phân quyền người dùng; - Phân hệ hỗ trợ người khiếm thị; - Phân hệ quản lý tài sản thư viện và quy trình bảo dưỡng; - Cổng thông tin thư viện (iPortal) (Website về tỉnh Khánh Hòa và Thư viện tỉnh Khánh Hòa)... Hệ phần mềm này sẽ giúp cho việc quản lý thống nhất về các hoạt động
- Trang 78 -
chuyên môn, nghiệp vụ, đáp ứng tốt và thuận lợi cho nhu cầu của người dùng tin trên địa bàn Tỉnh, trong nước và quốc tế, đảm bảo tính thống nhất, liên thông giữa các thư viện nhằm dần đưa Thư viện tỉnh Khánh Hòa trở thành một ngân hàng thông tin hiện đại trong các năm tiếp theo. 2.3. Xây dựng hệ thống máy nghiệp vụ, như: Máy chủ, máy trạm, các phương tiện nghe - nhìn, máy tra cứu, máy khai thác dữ liệu đa phương tiện, máy sao chụp, nhân bản tài liệu, máy thông tin liên lạc,...Hệ thống này phải đủ khả năng lưu trữ, bảo đảm khả năng truy tìm, cập nhật thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất, tạo môi trường tra cứu, chọn lọc thông tin một cách thuận lợi cho mọi người dùng tin. 2.4. Các trang thiết bị phục vụ hệ thống tự động hóa thư viện, như: Cổng từ bảo vệ kho sách mở, thiết bị in và quét mã vạch, hệ thống camera theo dõi, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống điều hòa nhiệt độ,...nhằm bảo đảm an toàn cho các kho tài liệu, chống mất mát, chống cháy đồng thời tạo môi trường thân thiện cho bạn đọc. 2.5. Xử lý lại toàn bộ tài liệu và ấn phẩm theo phương pháp mới, thống nhất và phù hợp với cơ cấu tổ chức của hệ thống Thư viện điện tử và Thư viện số để đảm bảo tính thống nhất, liên thông và theo tiêu chuẩn nghiệp vụ chung của ngành thư viện. 2.6. Đào tạo và bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ, tin học, quản trị và khai thác mạng cho đội ngũ nhân viên thư viện. Hiện tại, Thư viện tỉnh Khánh Hòa đã bảo vệ xong trước các ngành chức năng và chờ UBND tỉnh phê duyệt. Dự án được chia làm hai giai đoạn. Giai đoạn 1 thực hiện trong hai năm 2005-2006, có tổng vốn đầu tư là 4 tỷ đồng. Trên đây là một số nét chính tôi muốn giới thiệu cho Hội nghị về dự án Thư viện điện tử mà đơn vị chúng tôi đang xây dựng. Một điều được khẳng định rằng, dự án thư viện điện tử mà Thư viện tỉnh Khánh Hòa chúng tôi đang xây dựng sẽ mang lại lợi ích và hiệu quả rất lớn, có tác động sâu sắc, tích cực đến sự phát triển về các mặt kinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội của tỉnh Khánh Hòa nói chung, ngành thư viện tỉnh Khánh Hòa nói riêng. Mặt khác, nó chắc chắn sẽ đem lại những lợi ích to lớn, tác động tích cực đến việc tin học hóa, hiện đại hóa các nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao hiệu quả phục vụ và khả năng đáp ứng thông tin, hòa nhập của bản thân Thư viện tỉnh Khánh Hòa chúng tôi cũng như góp phần tích cực vào việc nâng cao hiệu quả phục vụ cho ngành thư viện của Tỉnh và của sự nghiệp thư viện của cả nước. IV. Những ý kiến đề xuất Nhân dịp này tôi xin có một vài ý kiến muốn trao đổi và đề xuất với ngành thư viện chúng ta, qua đó giúp chúng tôi cũng như các thư viện tỉnh bạn có những điều kiện thuận lợi hơn để thực hiện công tác tin học hóa hoặc xây dựng thư viện điện tử và thư viện số nhằm mục tiêu là nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thư viện công cộng trong thời gian tới : 1. Đề nghị Thư viện Quốc gia có những quy định thống nhất về các tiêu chí nghiệp vụ, như phân loại, mô tả, tiêu chuẩn đọc máy...bởi chính từ sự thống
- Trang 79 -
nhất này sẽ làm nền tảng cho việc liên thông giữa các thư viện thành viên và tạo được nguồn dữ liệu thông tin thống nhất. Các tiêu chuẩn này phải được xây dựng theo nguyên tắc thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn ngành, tích hợp với tiêu chuẩn quốc tế, dễ dàng sử dụng và chuyển đổi... 2. Một thực tế, việc ứng dụng CNTT tại các thư viện trong cả nước còn mang tính nhỏ lẻ, chưa tạo được sự gắn kết, chưa tạo được sự hỗ trợ về kỹ thuật và nghiệp vụ, chưa sử dụng hết nguồn nhân lực về CNTT...mà một điển hình là khi xây dựng dự án thư viện điện tử và thư viện số các thư viện đều gặp khó khăn do chưa có được mô hình kiểu mẫu để học tập (VD : Đánh giá hệ thống TVĐT theo các tiêu chí nào, Tiêu chí tối thiểu cần thiết về trang bị phần cứng cho hệ thống, Tiêu chí phần mềm,...) 3. Hiện nay, trên thị trường có nhiều hệ phần mềm dùng cho TVĐT, nhưng qua đánh giá thực tế đều chưa có khả năng đáp ứng tốt cho yêu cầu của ngành thư viện. Do vậy không nên áp đặt sử dụng một hệ phần nào cho các thư viện. Các đơn vị phải chịu trách nhiệm lựa chọn cho mình hệ phần mềm đáp ứng với yêu cầu, mô hình và qui mô tổ chức cũng như hoạt động của mình, nhưng với điều kiện tiên quyết là các hệ phần mềm đó phải được xây dựng trên nền tảng sự thống nhất của các tiêu chí nghiệp vụ, tiêu chuẩn ngành thư viện. Trên đây là những vấn đề hết sức thiết thực và có tính cấp bách, quan trọng đối với sự phát triển của sự nghiệp ngành Thư viện tỉnh Khánh Hòa nói riêng và ngành thư viện cả nước nói chung. Chúng tôi rất mong những ý kiến trao đổi của các chuyên gia, các bạn đồng nghiệp trong ngành thư viện cả nước. Xin chân thành cảm ơn các đồng chí, quý vị đại biểu và các bạn đồng nghiệp đã theo dõi bài phát biểu của tôi. Xin chúc các đồng chí và các bạn đồng nghiệp luôn luôn mạnh khoẻ, nhiều niềm vui mới và có nhiều đóng góp hơn nữa cho sự nghiệp thư viện của nước nhà !
- Trang 80 -
KẾT QUẢ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CNTT TRONG THƯ VIỆN TỈNH BÌNH THUẬN
I/ Kết quả xây dựng, bảo vệ và triển khai dự án ứng dụng CNTT Để áp dụng triệt để các thành tựu khoa học- công nghệ vào công tác quản trị nguồn thông tin, quản trị thư viện hiện đại nhằm giúp cho người đọc có điều kiện tiếp cận nguồn tài liệu sách báo truyền thống cũng như nguồn tài liệu sách báo điện tử ngày càng gia tăng trong xã hội một cách nhanh chóng và dễ dàng trong việc học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí, cũng để Thư viện trở thành một trung tâm thông tin phục vụ cho sự phát triển kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, an ninh - quốc phòng… của tỉnh Bình Thuận và Thư viện tỉnh cũng là đầu mối trao đổi tài liệu, thông tin với các Thư viện trong cả nước cũng như Quốc tế. Một trong 8 nhiệm vụ cụ thể của thư viện là “nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến vào công tác thư viện, từng bước hiện đại hoá thư viện. Hội nghị tổng kết 10 năm ứng dụng CNTT tháng 12/2000 tại tỉnh Bà RịaVũng Tàu, Thư viện Quốc gia tổng kết rút kinh nghiệm về việc ứng dụng CNTT trong hệ thống thư viện và đề ra phương hướng, mục tiêu và những giải pháp lớn cho toàn ngành Thư viện. Mục tiêu là đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào mọi mặt công tác để thư viện tỉnh, thành phố trở thành 1 thư viện điện tử hiện đại, có khả năng tiếp cận thông tin của bất cứ thư viện nào trong nước và khai thác hiệu quả tư liệu, thông tin ở ngoài nước phục vụ cho sự nghiệp CNH, HĐH đất nước giai đoạn 2001-2005. Hội nghị đã Quyết nghị là Hệ thống thư viện công cộng phải dùng chung một phần mềm quản trị thư viện và giao cho Thư viện Quốc gia tổ chức lựa chọn. Sau Hội nghị đó năm 2001 Thư viện tỉnh Bình thuận “Xây dựng dự án ứng dụng CNTT trong thư viện” dự toán kinh phí 210 triệu, chủ yếu là đầu tư thiết bị máy móc, lắp đặt mạng cục bộ và đào tạo cán bộ, chưa có phần mềm ứng dụng nên dự án không có tính thuyết phục. Năm 2002 Thư viện tỉnh Bình Thuận mời Công ty máy tính truyền thông CMC tư vấn hoàn chỉnh lại dự án bổ sung phần mềm hệ quản trị thư viện mà Thư viện Quốc gia đã tổ chức trình diễn lựa chọn dùng chung cho hệ thống Thư viện công cộng trong nước, dự toán kinh phí 800 triệu đồng. Dự án bổ sung căn cứ các cơ sở pháp lý như: - Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị về “Đẩy mạnh và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp CNH, HĐH đất nước” - Nghị quyết số 07/2000/NQ-CP ngày 05/6/2000 của Chính phủ về việc xây dựng và phát triển công nghệ phần mềm giai đoạn 2001-2005 - Công văn số 5035-CV/VPTW ngày 10/11/2000 của văn phòng Ban chấp hành Trung ương về hướng dẫn tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị số 58/CT-TW. - Nghị quyết số 19-NQ/TU của Tỉnh ủy Bình Thuận về việc phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin. - Công văn số 244/UBBT-CN ngày 20/2/2001 của UBND tỉnh Bình Thuận về việc xây dựng kế hoạch CNTT. Đặc biệt là 2 công văn của Thư viện Quốc gia số 161/TVQG ngày 10/7/2002, số 404/TVQG ngày 16/12/2002 về việc Dự án thư viện điện tử và thống nhất sử dụng phần mềm thư viện trong hệ thống thư viện công cộng trong nước. - Trang 81 -
Dự án của Thư viện Bình Thuận cũng đã phân tích hiện trạng Thư viện và nhu cầu của người đọc và đề ra được mục tiêu của dự án mang tính khoa học. Quá trình xây dựng, xét duyệt và thực hiện dự án cũng hết sức khó khăn, nhưng Thư viện tỉnh Bình Thuận tranh thủ sự đồng tình ủng hộ của Tỉnh ủy, ủY Ban nhân dân tỉnh, Ban chỉ đạo CNTT tỉnh, Sở khoa học- công nghệ, Sở Tài chính, Sở VHTT…Dự án ứng dụng CNTT của Thư viện Bình Thuận được Ban chỉ đạo CNTT tỉnh ghi nhận và đưa vào xét duyệt tháng 10 năm 2002, vì kinh phí còn khó khăn Ban chỉ đạo CNTT tỉnh cắt giãm dự án còn 700 triệu, Thư viện tỉnh hoàn chỉnh lại dự án theo xét duyệt của Ban chỉ đạo, trình UBND tỉnh phê duyệt, UBND tỉnh đã phê duyệt theo quyết định số 3905 QĐ/ CT-UBBT ngày 30/12/2002 với tổng kinh phí 700 triệu, thực hiện trong 2 năm (2003 – 2004). - Năm 2003 UBND tỉnh phân khai kinh phí thực hiện KH CNTT theo quyết định số 1059/QĐCT-UBBT ngày 29/4/2003 trong đó kinh phí thực hiện KH CNTT của Thư viện tỉnh 250 triệu. - Năm 2004 UBND tỉnh phân khai kinh phí theo quyết định số 1703 QĐ/CTUBBT ngày 7/5/2004 trong đó kinh phí thực hiện KH CNTT của Thư viện tỉnh 400 triệu. * Tổng kinh phí thực hiện KH CNTT của Thư viện tỉnh thực cấp 650/700 triệu được duyệt, Ban chỉ đạo CNTT cắt giãm 50 triệu. Được sự quan tâm của Tỉnh ủy, UBND tỉnh, sự hỗ trợ, giúp đỡ và hướng dẫn của BCĐ CT-CNTT, Sở Tài chính, Sở KH&CN, Sở VHTT, Thư viện đã tuân thủ theo quy định, hướng dẫn của UBND tỉnh, của Sở Tài chính, Sở KH&CN, Sở VHTT triển khai thực hiện kịp thời từng giai đoạn và đã nghiệm thu đưa vào sử dụng có hiệu quả dự án CNTT trong Thư viện. Kết quả thực hiện từng giai đoạn như sau: Giai đoạn I triển khai thực hiện từ tháng 11/2003 kinh phí 250 triệu: - Đầu tư hệ thống thiết bị gồm: + Máy trạm nghiệp vụ: 06 +Thiết bị mã vạch: 02 +Thiết bị kết nối mạng lan: 01 +Thiết bị bảo vệ máy chủ: 01 +Thiết bị kết nối Internet và truy cập từ xa: 01 + Máy in laser: 01 + Switch mạng: 01 - Phần mềm hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB, phiên bản 3.0 theo thống nhất của Thư viện QGVN cho hệ thống Thư viện công cộng cả nước. Giai đoạn II triển khai thực hiện từ tháng 8/2004 kinh phí 400 triệu - Đầu tư hệ thống thiết bị gồm: + Hệ thống máy chủ: 01 + Máy trạm tra cứu: 06 + Máy trạm phòng đọc computer: 11 + Thiết bị mã vạch 02 + Thiết bị gôm dữ liệu di động để kiểm kê tài liệu: 01 + Thiết bị ngoại vi: 01
- Trang 82 -
+ Máy in laser: 01 + Đầu đọc ghi đĩa CD-DVC 01 + Máy Scanner: 01 + Switch mạng : 01 + Máy ảnh kỹ thuật số chụp ảnh cấp thẻ: 01 + Speaker: 03 *Tổng số máy vi tính trong Thư viện hiện có 29 máy (1 server và 28 máy trạm) - Hồi cố tài liệu, hiệu đính tài liệu, nhập dữ liệu; thiết kế, lập trình website Thư viện, đăng ký tên miền; đào tạo cập nhật web, đào tạo quản trị hệ thống mạng, vận hành và nâng cao tin học ứng dụng trong chuyên môn.
II/ Hiệu quả ứng dụng CNTT trong Thư viện tỉnh Bình Thuận 1/ ứng dụng trong chuyên môn Thư viện Bình Thuận triển khai nhanh, đã đưa toàn bộ các Module chính của chương trình Ilib vào xử lý tài liệu và phục vụ bạn đọc như: - Module bổ sung: bổ sung tài liệu qua đơn đặt, tra trùng tài liệu, tra cứu báo cáo bổ sung… - Module biên mục: xuất, nhập dữ liệu theo chuẩn MARC21, in phích mục lục, in mã vạch, in nhãn tài liệu, in thư mục tài liệu mới, tài liệu chuyên đề, tài liệu địa chí, tìm kiếm tra cứu nhanh theo nhiều tiêu chí, xoá sửa sao chép biểu ghi, thống kê báo cáo tài liệu… - Module kho: hồi cố, hiệu đính, tái xử lý tài liệu kho đọc, kho mượn hiện nay Thư viện đã hồi cố, hiệu đính xong kho đọc và kho mượn 70.000 bản sách, tạo lập, tổ chức và quản lý kho theo yêu cầu của Thư viện. - Module quản lý lưu thông: đã cấp thẻ bạn đọc từ đầu năm 2004 đến nay được 2.700 thẻ, lưu thông đọc, mượn, trả, gia hạn theo quy trình, tra cứu, quản lý bạn đọc, báo cáo thống kê lượt người đọc, lượt tài liệu luân chuyển… 2/ Ứng dụng người dùng tin - Module tra cứu trực tuyến trên OPAC: cung cấp các khả năng tìm kiếm mạnh cho bạn đọc như tra tìm tài liệu, thông tin, đăng ký mượn qua mạng cục bộ, xem thông tin người dùng, xin gia hạn, trao đổi thông tin qua diễn đàn, trợ giúp sử dụng, gửi thư góp ý cho Thư viện… Thư viện lắp đặt 07 máy trạm tra cứu và lưu thông bạn tại các phòng đọc, phòng mượn, phòng báo tạp chí để bạn đọc tra cứu và lưu thông bạn đọc. - Tổ chức phòng đọc computer gồm: 11 máy vi tính phục vụ bạn đọc tìm kiếm, khai thác thông tin từ các cơ sở dữ liệu của Thư viện, tra cứu Internet, học ngoại ngữ, học vi tính, giải trí… từ 11/2004 thu dịch vụ. * Những Module chính trong phần mền hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB đã triển khai nhanh, chạy thông suốt và có hiệu quả, chỉ còn Module kiểm kê và tra cứu liên thư viện thông qua giao thức Z30.50 Thư viện Bình Thuận chưa thực hiện. 3/ Xây dựng website Thư viện tỉnh Bình Thuận
- Trang 83 -
Thiết kế, lập trình website Thư viện tỉnh Bình Thuận, đăng ký tên miền, Website thiết kế xong, đã nghiệm thu đặt trên server của tỉnh Bình Thuận từ tháng 12/2004 địa chỉ . Website Thư viện được thiết kế bằng ngôn ngữ tiếng việt gồm các mục sau: + Các trang HTML: Giới thiệu lịch sử hình thành Thư viện, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đảng, đoàn thể, thủ tục làm thẻ, lịch phục vụ, hệ thống phục vụ, hệ thống tra cứu, màng lưới thư viện, liên hệ thư viện. + Lập trình các trang tin tức: Cập nhật thông tin mới trong ngành, thông tin về sách mới, các thông tin liên quan khác. Các trang tin tức này được trình bày theo dạng 1 trang báo điện tử và thống nhất cấu trúc với nhau, tin tức gồm 2 phần: Thông tin về hoạt động của Thư viện; thông tin về khoa học- đời sống, pháp luật, văn hoá, giải trí. + Forum (diễn dàn): Diễn đàn trao đổi thông tin của bạn đọc, mỗi thành viên được cấp user và password để đăng nhập vào diễn đàn. Thư viện phân công cán bộ cập nhật thông tin thường xuyên phục vụ cho người dùng, hiện nay trên 1500 lượt người dùng. 4/ Đào tạo cán bộ Việc thực hiện dự án CNTT có thành công, có hiệu quả hay không vấn đề mấu chốt là ở khâu cán bộ Thư viện, hầu hết cán bộ Thư viện Bình thuận đào tạo phục vụ từ thư viện truyền thống, biên chế không tăng, vì vậy cán bộ trẻ đào tạo chuyên môn thông tin–thư viện theo hướng hiện đại không nhiều, cán bộ giữ vai trò quyết định trong việc ứng dụng CNTT trong thư viện, do đó vấn đề đào tạo là cốt lõi, là cấp bách nên Thư viện Bình Thuận chú trọng đào tạo, bồi dưỡng cử cán bộ đi học tập các khoá tin học văn phòng ở tỉnh, tin học ứng dụng trong chuyên môn do Thư viện Quốc gia, Vụ Thư viện, Thư viện KHTH T.P HCM tổ chức và phối hợp Công ty máy tính truyền thông CMC tổ chức đào tạo cho tất cả cán bộ thư viện về tin học cơ bản, về sử dụng phần mền, sử dụng các thiết bị chuyên dụng, quản trị mạng, cập nhật Website…hiện nay cán bộ Thư viện tỉnh Bình thuận 20 ngươì trong đó 3 cán bộ có trình độ trung cấp tin học, 1 cán bộ đang học cử nhân tin học tại chức, tất cả cán bộ thư viện đều biết sử dụng máy vi tính dùng cho công việc chuyên môn.
III/ Những mặt được và những mặt chưa được của phần mềm Ilib quản lý thư viện 1/ Những mặt được của phần mềm Ilib - Phần mềm Ilib hệ quản trị thư viện tương đối chuẩn đáp ứng được yều cầu quản lý thư viện. - Tra cứu nhanh đáp ứng được yêu cầu người dùng - Giao diện dễ nhận - Các Module triễn khai ổn định lưu thông thông suốt (riêng Module kiểm kê chưa triễn khai chính thức nhưng có làm thử thông suốt, Module tra cứu liên Thư viện thông qua giao thức Z30.50 do Thư viện Bình Thuận chưa triễn khai).
- Trang 84 -
2/ Những mặt chưa được - Chưa phân quyền quản lý để bảo mật - Phích môn loại phụ chưa in được - In nhãn môn loại không giới hạn được biểu ghi muốn in - Tra cứu Module OPAC thỉnh thoảng báo lổi hệ thống phải khởi động lại server, lổi này chưa rõ do phần mềm hay do hệ thống mạng. Được đầu tư thiết bị, phần mềm ứng dụng, đào tạo cán bộ đó là điều kiện thuận lợi cho Thư viện Bình Thuận, nên việc nghiên cứu các bước thực hiện làm sao cho có hiệu quả đó là vấn đề suy nghỉ, trăn trở của Thư viện Bình Thuận, bước đầu Thư viện tổ chức cho cán bộ tham quan học tập cách làm của Thư viện tỉnh Bình Dương trách sai sót mà Thư Viện Bình Dương đã mắc phải, từ đó rút kinh nghiệm triển khai đồng bộ, khoa học, ít sai sót, tiến độ nhanh, không phải đóng cửa ngưng phục vụ bạn đọc, khi thực hiện xong dự án hầu hết các Module chính của phần mềm Ilib đã đưa vào sử dụng có hiệu quả. Thư viện Bình Thuận nhận thấy phần mềm Ilib hệ quản trị Thư viện tương đối chuẩn đáp ứng được yêu cầu quản lý thư viện và tra cứu cho người dùng. Triển khai xong dự án ứng dụng CNTT Thư viện Bình Thuận phối hợp Đài truyền hình Bình Thuận làm phóng sự giới thiệu hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong Thư viện Bình Thuận kịp thời cho bạn đọc và báo cáo cho các cấp lãnh đạo ở tỉnh./.
- Trang 85 -
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG TRONG CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CNTT Ở THƯ VIỆN HẢI DƯƠNG Đinh Xuân Quyện (P.Giám đốc TV Hải Dương) Hàng năm, với một khối lượng xuất bản phẩm khổng lồ, việc ứng dụng CNTT vào quá trình lưu trữ, tìm kiếm và khai thác CSDL sách, báo ở các thư viện tỉnh, thành phố trong cả nước là một yêu cầu cần thiết và cấp bách. Việc ứng dụng CNTT vào công tác thông tin thư viện đáp ứng sự thay đổi cơ bản từ hoạt động thư viện mang tính thủ công truyền thống sang hoạt động mang tính hiện đại hoá, tự động hoá, từ hoạt động thư viện mang tính khép kín sang hoạt động hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin để thư viện trở thành trung tâm thông tin khoa học của từng địa phương, của từng vùng lãnh thổ. I – KẾT QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Thực hiện chủ trương ứng dụng CNTT vào công tác của các thư viện tỉnh, thành phố trong cả nước của Thư viện Quốc gia Việt Nam, đến nay Thư viện tỉnh Hải Dương đã được TVQGVN chuyển giao chuyển giao 3 phần mềm ứng dụng : CDS/ISIS ; SMILIB; ILIB (Phần mềm điện tử cỡ trung bình). Trải qua 12 năm từ năm 1993 đến nay với sự cố gắng nỗ lực vươn lên của đội ngũ cán bộ, Thư viện tỉnh Hải Dương đã thu được một số kết quả trong công tác ứng dụng CNTT trên các mặt sau đây: 1/ Các cơ sở dữ liệu: * Cơ sở dữ liệu trên phần mềm CDS/ISIS Phần mềm CDS/ISIS được Thư viện Hải Dương sử dụng để cập nhật, lưu trữ, sử dụng từ năm 1993 đến nay đã cập nhật được: - CSDL sách hồi cố 22.524 biểu ghi - CSDL sách mới 2.191 biểu ghi Hiện 2 CSDL này đã nhập chung vào một CSDL dùng cho bạn đọc tra cứu tại các phòng phục vụ tổng cộng là 24.715 biểu ghi (Tra cứu trên ISIS). - CSDL sách luân chuyển cho hệ thống thư viện cơ sở 1.225 biểu ghi - CSDL bài trích báo, tạp chí có nội dung viết về địa phương 7.150 biểu ghi * Cơ sở dữ liệu khác (Sử dụng Microsoft Access 97 for Windows) - Tiến sĩ nho học Hải Dương 647 biểu ghi - Bia tiến sĩ nho học Hải Dương 71 biểu ghi - Sự kiện Hải Dương năm tháng và sự kiện 1.525 biểu ghi
2/ Các sản phẩm thông tin khác: - Thư mục thông báo sách mới 2 tháng/số - Thư mục thông báo bài trích báo, tạp chí 1 quý/số - Trang 86 -
- Biên soạn các thư mục chuyên đề phục vụ các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, tuyên truyền những ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng của đất nước, của tỉnh. - Chế bản toàn văn các tài liệu địa chí gồm 1.200 trang A4 như: Hàn Giang liệt truyện, Hải Dương phong vật chí, v.v. - Sử dụng ngôn ngữ siêu văn bản (HTML) xây dựng thử nghiệm trang WEB đơn vị, thiết đặt giao diện tra cứu cho người sử dụng như: Tiến sĩ Nho học Hải Dương, Hải Dương di tích và danh thắng. - Xây dựng thử nghiệm sách điện tử Hải Dương năm tháng và sự kiện. - Sử dụng phông chữ Hán Nôm xử lý tài liệu địa chí Hán Nôm trên Microsoft Winword. - Đến tháng 5/2004 toàn bộ hệ thống mạng LAN đã được đưa vào sử dụng, bạn đọc đến thư viện tra cứu, tìm tin trên hệ thống mục lục điện tử trên phầm mềm CDS/ISIS. 3/ Kết quả triển khai dự án Thư viện điện tự với phần mềm ilib: a/ - Kết quả triển khai phần mềm ILIB Tháng 7/2004 Thư viện Hải Dương bắt đầu tiến hành sử dụng ILIB vào các khâu hoạt động của thư viện, đặc biệt là công tác hồi cố CSDL từ ISIS chuyển sang có nhiều cố gắng để đến tháng 11/2004 đã đưa ILIB vào hoạt động đến nay. Hiện trạng đang áp dụng phần mềm ILIB: -
Xử lý sách mới bao gồm các quy trình: Bổ sung, biên mục Hồi cố xong kho đọc, kho tra cứu với trên 36.000 bản sách. Đầu năm 2005 tiến hành cấp thẻ bạn đọc cho phòng đọc tổng hợp theo chương trình ILIB với 1215 thẻ. Đưa kho đọc ra lưu thông phục vụ bạn đọc: Mượn, trả tài liệu tự động theo ILIB. Đưa OPAC ra phục phụ bạn đọc tra cứu với 5 máy tại các phòng phục vụ Các báo cáo cơ bản đã sử dụng như in phích, thẻ bạn đọc. Hiện Thư viện Hải Dương có 33.525 biểu ghi trong ILIB
b/ - Những hạn chế và khó khăn trong quá trình triển khai: * Hạn chế của thư viện: -
-
Do trình độ của cán bộ thư viện còn hạn chế (Do không được tập huấn kỹ về Marc 21 với những thuật ngữ mới) vì vậy khi làm việc với phần mềm ILIB và cán bộ của CMC gặp rất nhiều khó khăn, nhiều lúc hai bên không hiểu nhau trong công tác trao đổi nghiệp vụ. Cán bộ phòng máy tính còn hạn chế nhiều trong phần quản trị mạng do vừa phải làm nghiệp vụ thư viện vừa phải quản lý cho hệ thống máy tính và các thiết bị ngoại vi hoạt động do vậy chưa có nhiều thời gian tìm hiểu, nghiên cứu sâu.
* Hạn chế của phần mềm
- Trang 87 -
Phần mềm đang trong quá trình thử nghiệm vì vậy khi áp dụng thực tế nảy sinh ra nhiều lỗi và nhiều khó khăn cho cán bộ thư viện trong công tác triển khai ứng dụng phần mềm ILIB cụ thể như: Module lưu thông phần báo cáo lưu thông thừa nhưng vẫn thiếu, công ty CMC chưa đáp ứng kịp thời cho thư viện hoạt động (Cụ thể TV Hải Dương đưa lưu thông vào hoạt động từ tháng 11/2004 đến nay vẫn chưa in được báo cáo lượt bạn đọc, lượt sách luân chuyển, thống kê cấp thẻ bạn đọc, trình độ lượt bạn đọc,...), ảnh hưởng tới công tác thống kê của thư viện. Module bổ sung phần đơn nhận với sách bộ, tập hay gặp lỗi không nhập được (Lúc được lúc không). Phích cho bộ tập chưa thể hiện được đầy đủ. Tất cả các CSDL sách, bài trích, địa chí, báo đều gộp chung vào một CSDL do vậy gặp rất nhiều khó khăn cho cán bộ TV (VD: Cùng lúc module bổ sung và lưu chiểu cùng cập nhật sẽ xảy ra bị chèn số MFN do đó khi biên mục rất dễ bị nhầm lẫn) Các biểu ghi bị xóa hoặc do nhầm lẫn của cán bộ khi cập nhật cần xoá đi thì số MFN không tự động đánh lại do đó dẫn đến tình trạng số MFN thì lớn mà số biểu ghi cập nhật lại ít. Module bổ sung, biên mục khi ghi và đánh chỉ mục ISBD rất chậm (1-1,5 phút) đặc biệt là nhiều module cùng hoạt động một lúc thì lại càng chậm. Trong tra cứu OPAC thông tin về sách bộ, tập chưa đầy đủ (Thông tin về sách bộ mới chỉ có số tập chưa có tên tập, thông tin về sách tập chưa có số tập và tên tập) Phần quản trị hệ thống và bảo mật chưa phân nhỏ được các quyền đầy đủ như trong module bổ sung, biên mục chưa phân quyền cập nhật được giữa ấn phẩm định kỳ và không định kỳ (Ấn phẩm định kỳ cập nhật hàng ngày thuộc phòng công tác bạn đọc, ấn phẩm không định kỳ cập nhật thuộc phòng nghiệp vụ, các bài trích báo, tạp chí cập nhật thuộc phòng địa chí). Đây là khâu hoạt động nghiệp vụ thư viện của tất cả các thư viện tỉnh, thành. Ngoài ra do TV chưa có điều kiện sử dụng hết tất cả các module vì vậy chưa thấy được hết các lỗi trong quá trình sử dụng.
II – MỤC TIÊU - ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 1/ Mục tiêu hoạt động những năm tới Từ nhận thức rõ cán bộ thư viện là nòng cốt trong sự nghiệp phát triển công nghệ thông tin vào công tác thư viện, Thư viện Hải Dương sẽ tiếp tục cử cán bộ nghiệp vụ học qua các lớp tin học nâng cao, tập huấn và sử dụng phần mềm Ilib chuyên sâu do TVQG và Công ty CMC tổ chức -
Hồi cố các kho sách còn lại: Kho mượn, địa chí, ngoại văn, báo tạp chí (Dán và quét mã vạch cho tất cả các kho tài liệu còn lại). Phấn đấu năm 2006 đưa phần mềm Ilib vào sử dụng ở tất cả các khâu hoạt động của thư viện.
- Trang 88 -
-
-
Tăng cường bổ sung sách điện tử tiến tới mở phòng đọc đa phương tiện, sẽ giúp bạn đọc tra cứu những văn bản toàn văn trên đĩa CD-ROM như sách điện tử, các chương trình học ngoại ngữ, sử dụng các tài liệu dạng âm thanh, hình ảnh hoặc truy nhập Internet. Hoàn thiện trang WEB của thư viện trên cơ sở các trang WEB hiện có và các tài liệu toàn văn địa chí đã nói ở trên. Đầu tư trang thiết bị và phần mềm SMILIB (Loại nhỏ do TVQG tài trợ) cho 1 thư viện huyện điểm tiến tới trang bị toàn bộ hệ thống 12 thư viện huyện, TP ứng dụng CNTT trên phần mềm CDS/ISIS hoặc SMILIB.
2/ Đề xuất và kiến nghị : Để hoàn thiện “Hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB” và đưa vào hoạt động trong những năm tới nhằm đáp ứng nhu cầu sử dựng, cập nhật thông tin nhanh, chính xác góp phần đưa hoạt động thư viện trở thành hoạt động mang tính thông tin cao thúc đẩy sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh. Thư viện Hải dương có một số đề xuất và kiến nghị với Vụ Thư viện, Thư viện Quốc gia, Công ty CMC như sau: 1. Tiếp tục được đầu tư máy móc cho Thư viện Hải Dương hoàn tất việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tự động hoá thư viện đáp ứng yêu cầu của thư viện điện tử: Cụ thể là “Hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB”. 2. Mở các lớp tập huấn về Ilib, Marc 21, quản trị mạng cho các thư viện được đầu tư về mạng LAN và “Hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB”. Đặc biệt là tập huấn về biên mục đọc máy-khổ mẫu Marc 21 nhằm giúp các thư viện biên mục theo Marc 21 được tốt hơn, chính xác hơn. Hàng năm Thư viện Quốc gia nên tập huấn nâng cao cho cán bộ tin học và cán bộ biên mục các tỉnh, thành nắm bắt được tốc độ phát triển và sự phát triển đa dạng của thông tin trong nước cũng như trên thế giới. 3. Có quy định cụ thể về một khổ mẫu Marc 21, một quy tắc biên mục thống nhất trong cả nước để các CSDL của các thư viện tỉnh được xây dựng trên ISIS cũng như ILIB dễ liên kết được với nhau để có thể thành lập một “Mục lục liên hợp” cũng như việc tổ chức mượn “ Liên thư viện” giữa các thư viện trong khu vực đồng bằng Sông Hồng 4. Thư viện Quốc gia và Công ty CMC trong thời gian triển khai dự án cần nhanh chóng hoàn thiện chương trình cũng như tăng cường kiểm tra, giám sát, giúp đỡ kỹ thuật cho thư viện tỉnh thực hiện hoàn thành nhiệm vụ. Đặc biệt là Công ty CMC khi các thư viện trong quá trình sử dụng gặp sự cố hoặc lỗi cần giải quyết ngay, giúp các thư viện khắc phục, tránh để khéo dài ảnh hưởng tới công tác chuyên môn cũng như công việc thường ngày. Trên đây là những kết quả ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm ILIB của Thư viện Hải Dương trong 12 năm qua, đó là quá trình tìm tòi, học tập và sáng tạo của tập thể cán bộ thư viện đặc biệt là những người làm công tác tin học ở Thư viện tỉnh Hải Dương. Đó cũng là tiền đề là điểm xuất phát tốt đẹp để Thư viện tỉnh Hải Dương hoà nhập với các thư viện trong nước, trong khu vực cũng như trên thế giới, phấn đấu xây dựng sự nghiệp thư viện hiện đại. - Trang 89 -
Thư viện tỉnh Hải Dương mong muốn được sự quan tâm hơn nữa của Vụ thư viện, TVQGVN, sự tham gia đóng góp ý kiến của các thư viện thành viên.
- Trang 90 -
CÔNG TÁC XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU BÀI TRÍCH TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI Th.S Nguyễn Ngọc Nguyên Tp. Thông tin - thư mục - địa chí I. ỨNG DỤNG CNTT TRONG VIỆC XÂY DỰNG CÁC CSDL THƯ MỤC TẠI TV HÀ NỘI Sử dụng CNTT để quản trị và trao đổi thông tin, từ đó tạo điều kiện thuận lợi và nâng cao năng lực khai thác và sử dụng thông tin là một trong những mục tiêu quan trọng của các thư viện từ thập niên cuối của thế kỷ 20. Việc xây dựng và khai thác triệt để các CSDL trong hoạt động thông tin thư viện trở thành hướng hoạt động chính của các cơ quan thông tin và thư viện. Việc xây dựng CSDL đã đem lại nhiều thuận lợi cho cán bộ Thư viện cũng như bạn đọc: diện truy cập linh hoạt, tốc độ truy cập cao, không gian truy cập rộng, thức truy cập chủ động tích cực….. Xác định được điều này, ngay từ những năm đầu ứng dụng CNTT trong công tác thư viện, TVHN đã tập trung đầu tư sức người và kinh phí cho việc xây dựng các CSDL thư mục của mình. Hiện nay, Thư viện Hà Nội đã xây dựng được 6 CSDL thư mục để phục vụ bạn đọc: + SACH – của kho đọc:
54.000 biểu ghi
+ DCHI – của kho địa chí:
4000 biểu ghi
+ NGVAN – của kho ngoại văn:
14000 biểu ghi
+ THMUC – Bài trích chuyên đề:
14000 biểu ghi
+ TTTM – Tổng tập thư mục về Hà Nội:
7000 biểu ghi
+ TC - Bài trích phục vụ tra cứu thông tin:
3000 biểu ghi
Và 2 CSDL phục vụ cho công tác quản lý: + BOSUNG – quản lý sách nhập + BANDOC – quản lý bạn đọc của thư viện Để phát huy CSDL của thư viện cũng như khai thác triệt để CSDL của các thư viện bạn, Thư viện Hà Nội đã có hệ thống mạng LAN và nối mạng INTERNET và tiến hành xây dựng thử nghiệm trang WEB cho Thư viện Hà Nội nhằm giới thiệu về Thư viện với đông đảo bạn đọc trong thành phố cũng như trên toàn quốc, cũng như giúp bạn đọc tra cứu sách của Thư viện tại bất cứ nơi nào. II. công tác xây dựng CSDL bài trích Giới thiệu các CSDL bài trích
- Trang 91 -
Việc xây dựng CSDL bài trích tại Thư viện Hà Nội do Phòng Thông tin - Thư mục - Địa chí đảm nhận bởi xuất phát từ chức năng của phòng là: phục vụ tra cứu thông tin địa chí nói riêng, thông tin về các sự kiện lịch sử, văn hóa, danh nhân …. của cả nước nói chung; làm thư mục địa chí, thư mục chuyên đề phục vụ nhiệm vụ chính trị, thư mục chuyên đề theo yêu cầu bạn đọc….. Để đáp ứng được những chức năng này, một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu là xây dựng và tổ chức khai thác các CSDL bài trích Đối với Thư viện Hà Nội việc xây dựng và khai thác các CSDL bài trích báo được coi là một trong những giải pháp tăng cường nguồn lực thông tin rất hữu hiệu. Đây là nguồn cung cấp thông tin mang tính thời sự cao, đồng thời cũng mang tính tra cứu, nghiên cứu lâu dài. Để xây dựng CSDL bài trích phục vụ tra cứu của bạn đọc cũng như để làm các thư mục, điều đầu tiên là phải xác định tiêu chí lựa chọn bài trích trên cơ sở căn cứ vào mục đích xây dựng CSDL, căn cứ vào nhu cầu bạn đọc. Nguồn trích là các báo, tạp chí địa phương và trung ương (cũng có thể là các bài trích trong sách. Cách thức trích bài: làm bài trích báo hàng ngày; trích theo chuyên đề (trích hồi cố); trích để phục vụ tra cứu theo yêu cầu; hồi cố tổng tập thư mục. Hiện nay, Thư viện Hà Nội có các CSDL bài trích: THMUC – Gồm 14.000 biểu ghi của các thư mục chuyên đề mà TVHN đã làm từ năm 1999 trở lại đây: thư mục phục vụ nhiệm vụ chính trị (KN ngày lễ lớn: 55 năm ngày thương binh liệt sĩ, 75 năm thành lập ĐCSVN....), thư mục chuyên đề phục vụ tra cứu (TM danh nhân, TM toàn cảnh về Hà Nội...), TM phục vụ theo yêu cầu: Chợ Hà Nội, Đường Phố Hà Nội, Nguyễn Tri Phương.... Nội dung các biểu ghi của CSDL này bao gồm cả các bài trích báo, tạp chí và sách. CSDL này phục vụ nhu cầu tra cứu theo chủ đề và những tìm hiểu về kinh tế, chính trị, xã hội…của Hà Nội theo thời gian (từ năm 2000 trở lại đây) TTTM – Gồm toàn bộ các sách, bài trích báo tạp chí nằm trong Bộ Tổng tập thư mục về Hà Nội (7000 biểu ghi). Bộ Tổng tập Thư mục Hà Nội được làm từ năm 1998, khoảng 1 vạn tư liệu được các nhà khoa học đánh giá là công cụ tra cứu địa chí rất có giá trị. Hiện nay chúng tôi đã hồi cố được 7000 biểu. TC - Gồm 3000 biểu ghi các bài trích báo, tạp chí được cập nhật liên tục, thường xuyên. CSDL này phục vụ tra cứu thông tin, cụ thể là: trả lời những câu hỏi mang tính dữ kiện về lịch sử, nhân vật, văn hóa, sự kiện, địa danh... (mang tính tiêu biểu) của Hà Nội nói riêng, của cả nước nói chung. Về mặt hình thức, đây là CSDL thư mục, tuy nhiên nếu làm tốt khâu xử lý thông tin (làm tóm tắt), CSDL này có thể trả lời các câu hỏi dữ kiện mà không cần đến tài liệu gốc. Cấu trúc CSDL bài trích Do đặc thù của các thư mục bao gồm cả các biểu ghi bài trích lẫn với các biểu ghi sách, vì vậy chúng tôi vẫn duy trì cấu trúc CSDL bài trích tương thích với cấu trúc CSDL sách của thư viện. Trong đó:
- Trang 92 -
V1: Tác giả V2: Tên sách = tên bài trích V3: Phụ đề tên sách hoặc tên báo V5: Tác giả 2, 3 V7: Khoản ghi tác giả V8: NXB = Tên báo V10: Năm xb sách hoặc báo V11: Trang khổ của sách hoặc ngày tháng số báo V18: Ký hiệu để sắp xếp V19: Đặc điểm (tên thư mục) V20: Từ khoá V201 - V204: Sắp xếp bảng tra (nếu cần) V21: Tóm tắt V30: Loại hình tài liệu (sách, báo..) Một số lưu ý trong xây dựng CSDL bài trích: 1. Xây dựng tiêu chí để lựa chọn báo tạp chí làm bài trích: - Phải bám sát mục đích xây dựng CSDL. - Phải nắm được nhu cầu của bạn đọc - Cần xác định được tạp chí hạt nhân để lựa chọn bài trích: tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn bảo đảm tính hiệu quả của việc trích bài. 2. Xử lý nội dung thông tin của bài trích: - Chú ý đến tính thống nhất của từ khóa trong toàn CSDL. (Nên có bộ từ khóa cho các CSDL địa chí và bài trích riêng, được bổ sung thường xuyên). Nói cách khác, nên sử dụng từ khóa có kiểm soát: hiệu quả tra cứu sẽ cao hơn, đảm bảo cung cấp đầy đủ tt cho người sử dụng, tận dụng hết khả năng khai thác hệ thống - Trong CSDL nói chung việc làm tóm tắt là hết sức quan trọng: giúp người đọc nắm nội dung tài liệu gốc, trên cơ sở đó quyết định việc lựa chọn tài liệu, tạo tiền đề quan trọng cho việc làm từ khóa. Với CSDL bài trích việc làm tóm tắt lại càng quan trọng, đối với một số yêu cầu tra cứu thông tin về nhân vật, địa danh, sự kiện… có thể trả lời thẳng mà không cần đến tài liệu gốc, nếu làm tóm tắt súc tích, ngắn gọn, đầy đủ thông tin. Ở đây đòi hỏi người cán bộ vừa có kinh nghiệm phục vụ bạn đọc, nắm bắt được nhu cầu thường gặp của bạn đọc, vừa có kinh nghiệm làm tóm tắt, am hiểu sâu sắc vấn đề tài liệu gốc đề cập. Qua thực tế xây dựng CSDL bài trích cũng như việc phục vụ tra cứu thông tin của bạn đọc tại TVHN trong nhiều năm qua cho thấy CSDL bài trích đóng vai trò rất quan trọng trong việc đáp ứng đầy đủ, nhanh các nhu cầu thông tin của bạn đọc Thư viện Hà Nội. Có thể nói việc xây dựng các CSDL bài trích là một trong những giải pháp để tăng cường nguồn lực thông tin của các thư viện một cách tiết kiệm, hiệu quả.
- Trang 93 -
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ - TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Nguyễn Tấn Thanh Trúc Phó phòng Thông tin Tư liệu Nhân dịp Hội nghị Sơ kết 5 năm Nâng cao ứng dụng CNTT trong Hệ thống TVCC tổ chức từ ngày 22-25/5/2005 tại Bình Định, Thư viện KHTH Tp. HCM đăng ký báo cáo công trình thực hiện dự án “Thư viện điện tử - Tài liệu địa chí Thành phố Hồ Chí Minh” A. ĐÁNH GIÁ THỰC TẾ CÔNG TÁC PHỤC VỤ TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN KHOA HỌC TỔNG HỢP TP. HỒ CHÍ MINH I. Hiện trạng và đặc điểm riêng 1./ Xây dựng và chia sẻ nguồn lực tài liệu địa chí Xác định vai trò thiết yếu của vốn tài liệu đia chí đối với nhu cầu khai thác thông tin của độc giả, trong mỗi định kỳ cập nhật văn bản chính sách bổ sung của Thư viện thành phố, các hoạt động sưu tầm, bổ sung, trao đổi các tư liệu về địa phương như thành chí, quận chí, huyện chí, phường chí, v.v. luôn được đặt ở vị trí ưu tiên. Hiện tại số biểu ghi đã biên mục nhập máy về tài liệu địa chí của Thư viện mới đạt khoảng 54.316 biểu ghi và con số này sẽ tăng cao lên nữa nhưng cần thời gian, nhân sự, cũng như kinh phí để tiếp tục xử lý khai thác vốn tin mới và hồi cố kho tin cũ. Bên cạnh đó, để kế thừa và phát huy vốn tài liệu của Thư viện Quốc gia cũ trước 1975 để lại, Thư viện tiếp tục tập trung các tài liệu về Việt Nam, nghiên cứu văn hóa Đông Nam á, đây là nguồn lực quan trọng để giải quyết nhiệm vụ làm cổng thông tin tại Thành phố Hồ Chí Minh cho độc giả trong và ngoài nước muốn tìm hiểu về các nước trong khu vực, Việt Nam và và các tỉnh thành khác. Một số hoạt động trao đổi nguồn lực thông tin địa chí như nổ lực hợp tác xây dựng mục lục liên hợp xuất bản phẩm địa phương với 12 tỉnh thành phía Nam kể từ năm 1996 đến nay và ấn bản được phát hành dưới nhiều phiên bản khác nhau như dạng giấy, CD và hiện nay là trên webOPAC; thực hiện một số các dự án như chia sẻ biểu ghi biên mục tài liệu tiếng Pháp cho Dự án BEFAP (Bibliothèque Electronique Francophone pour l’Asie – Pacifique)- Xây dựng thư viện điện tử tài liệu tiếng Pháp cho khu vực Châu á - Thái Bình Dương truy cập qua mạng Internet; và dự án Panagon ( PANAGON Integrated data management system maintenance) – đã thực hiện thử nghiệm chuẩn số hóa tài liệu toàn văn cho thư viện điện tử 2./ Tổ chức nguồn lực thông tin địa chí hiện nay
- Trang 94 -
Để đảm bảo tính toàn diện, đầy đủ, chính xác, cập nhật trong công tác phục vụ thông tin địa chí cho độc giả, bên cạnh vốn tài liệu địa chí dạng in ấn tại thư viện, thư viện còn tập trung hệ thống tổ chức vốn thông tin dạng điện tử và dạng web, vốn thông tin bài trích địa chí và xây dựng chính sách ưu tiên và chọn lọc thông tin tư liệu để số hóa, làm vi phim từ vốn tài liệu đặc biệt có từ thế kỷ XVI đến trước 1975. 3./ Tổ chức cơ sở dữ liệu biên mục Để tăng khả năng truy cập thông tin địa chí, tạo công cụ tìm tin hữu hiệu, Thư viện đã tạo lập nhiều khả năng chọn lựa cho độc giả có thể tra cứu và sử dụng theo hình thức ìm kếim nào và dùng loại hình tin nào mà họ thích và cần. Hiện nay, ngòai việc tổ chức tạo lập cơ sở dữ liệu sách và tài liệu dạng khác in, các CSDL khác cũng đã được tiến hành như CSDL mục lục liên hợp, luận án, tài liệu chuyển dạng; quản lý ấn phẩm định kỳ; tổng mục lục, bài trích, tài liệu toàn văn dạng điện tử và dạng web, tài liệu số hóa, và các địa chỉ trang web hữu ích. Độc giả có thể tra cứu tài nguyên qua hệ thống tra cứu OPAC trên mạng Intranet hay qua Internet tại địa chỉ trang web thư viện 4./ Nhân sự và điều kiện làm việc Để đảm bảo cho tiến độ thực hiện các dịch vụ và tổ chức nguồn lực thông tin ngày càng đa dạng phong phú, riêng bộ phận Tham khảo- Thông tin Tư liệu hiện có 10 nhân viên toàn thời gian, 6 nhân viên bán thời gian, và 16 cộng tác viên. Khoản kinh phí đầu tư cho đội ngũ nhân sự là 500.000.000 VNĐ /lương/ năm, và cần có khoản kinh phí đầu tư công nghệ trung bình là 200.000.000 VNĐ/ năm. Trang thiết bị đầu tư là 14 máy tính công suất hoạt động 12/6; máy chủ, 2 máy scan, 2 máy in trắng đen, một máy in màu, một máy chụp hình số, 1 máy quét số hóa. Kết nối Internet 8/8 cho cả hệ thống qua cả hai đường truyền leaselined lẫn ADSL. Để đảm bảo chất lượng CSDL, Thư viện đặt việc nâng cao chất lượng nhân sự với chính sách tuyển chọn nhân sự trong các bộ phận liên quan đến hoạt động này phải có đủ các phẩm chất và năng lực như kiến thức cơ bản vững, khả năng phân tích chủ đề tốt, thích ứng với kỹ thuật công nghệ, kinh nghiệm tra cứu tin, hiểu biết về vốn tài liệu của thư viện, đặc điểm của loại hình và nội dung tài liệu, kỹ năng ngoại ngữ đọc viết thạo ít nhất một thứ tiếng và tùy từng mắt xích dây chuyền hoạt động mà họ đảm nhận mà cần có thêm các tố chất khác được đòi hỏi như tính dám quyết định, sáng tạo,thích ửng tahy đổi, nhanh nhạy, cần cù, cầu tiến, dám chịu trách nhiệm, hợp tác chia sẻ, hay khả năng làm việc độc lập 5./ Phổ biến khai thác thông tin tài liệu địa chí Đóng vai trò như người hoa tiêu trên đại dương thông tin, Thư viện đã có truyền thống tổ chức dịch vụ tham khảo ngay từ những năm 1974. Ngoài việc tổ chức kho tài liệu tra cứu tham khảo, hướng dẫn tra cứu thông tin thư mục, dịch vụ này còn hỗ trợ bạn đọc tìm ra đúng các nguồn thông tin tư liệu nói chung và tư liệu địa chí nói - Trang 95 -
riêng tại thư viện Thành phố, hay giúp bạn đọc xác định nơi nào ở đâu lưu trữ tài liệu nào mà độc giả đang cần hay quan tâm. Ngoài nhiệm vụ trang bị cho bạn đọc kỹ năng kiến thức sử dụng các nguồn lực thư viện để họ chủ động tự phục vụ, Thư viện còn thực hiện các yêu cầu thông tin của khách hàng như cung cấp danh mục chuyên đề, biên soạn thư mục, số hóa tư liệu, dịch thuật, trích và làm tóm tắt cho danh mục tin theo chủ đề hàng ngày, và hàng tháng phục vụ bản tin cơ sở cho 24 thư viện quận huyện. Về công tác biên soạn sản phẩm thông tin, từ trước 1975 đã có các công trình như Tổng Thư mục Quốc gia, Thư tịch quốc gia Việt Nam, Thư mục của Thư viện Quốc gia, các chuyên đề về dầu hỏa, cao su, ô nhiễm môi sinh, thư mục nhân vật như Khổng Tử, Nguyễn Tri Phương, thông báo sách mới định kỳ mỗi tháng 2 lần, v.v. Sau 1975, Thư viện tiếp tục phát hành các sản phẩm như thư mục Lào, Campuchia, Đồng bằng sông Cửu Long, Hải Thượng Lãn Ông, Chủ tịch Hồ Chí Minh, Trần Phú, Phụ nữ Miền Nam, HIV/AIDS, Vệ sinh An toàn Thực phẩm, cây có dầu, Văn hóa Sài Gòn, Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh, Sài Gòn 25 năm Giải phóng, và tiêu biểu trong số đó là công trình chào mừng Thành phố tròn 300 tuổi vào năm 1998 với công trình thư mục địa chí Sài Gòn – Thành phố Hồ Chí Minh đã phát hành trên 3 phiên bản CD, CSDL trên mạng LAN và dạng in ấn. Bản in gồm 2 tập dày 1200 trang gồm 4.260 biểu ghi mô tả,tóm tắt phân tích, định từ khóa cho nội dung thông tin trong tài liệu. Với tiêu chí không phân tán tài liệu thành nhiều kho riêng lẻ, gây tình trạng phát tán tài liệu, thất lạc thông tin khi tra cứu, và không kết nối được thông tin từ nhiều tư liệu có quan hệ nội dung với nhau. Hơn nữa, ngành thư viện – thông tin trong nay mai không chỉ dừng lại ở việc quản lý vốn tài liệu mà nâng cao đến cấp độ phải quản trị cả thông tin chi tiết khai thác phân tích từ trong nội dung tài liệu được. Và các chi tiết thông tin tài liệu sẽ được thể hiện trong nhiều cơ sở dữ liệu biểu ghi của thư viện nên sẽ có thể dễ dàng định vị truy xuất ra một cách tiên lợi, chính xác, nhanh chóng những thông tin mà người đọc thích, muốn và cần tham khảo. Với một số lý do đó mà Thư viện Thành phố đã định hướng phát triển phục vụ vốn thông tin – tài liệu địa chí là không tổ chức tách riêng kho tài liệu địa chí và cũng không tổ chức phòng riêng phục vụ cho việc đọc tài liệu địa chí. Các dịch vụ và sản phẩm thông tin của Thư viện đã đóng góp không ít cho sự thành công của các công trình nghiên cứu của cá nhân cũng như các tổ chức đoàn thể trong và ngoài nước về lịch sử phát triển của từ vùng đất, cá nhân, tổ chức, ngành nghề, vấn đề, sự kiện, và biến cố trong từng giai đoạn lịch sử của dân tộc. Muốn đạt được thế chủ động kịp thời phục vụ hiệu quả các hoạt động trên, hàng năm thư viện luôn chú trọng đến việc đánh giá dự báo nhu cầu thông tin và đọc tài liệu địa chí của độc giả bằng cách khảo sát, phỏng vấn điều tra nhu cầu và hiệu quả sử dụng khai thác nguồn thông tin địa chí để định hướng cụ thể cho công tác tạo lập sản phẩm mới, cải tiến hình thức và chất lượng nội dung sản phẩm, và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin để sản phẩm và dịch vụ có thêm được nhiều hiệu ứng tiện ích và hiệu quả sử dụng. - Trang 96 -
II. NHẬN ĐỊNH VỀ NHU CẦU SỬ DỤNG THÔNG TIN ĐỊA CHÍ 1./ Phân loại đối tượng sử dụng Theo thống kê hàng năm, đối tượng sử dụng thông tin địa chí thường tập trung theo các diện cá nhân hay tổ chức. Về cá nhân theo số liệu thống kê yêu cầu thông tin địa chí trong năm 2004, cụ thể là thành phần cán bộ lãnh đạo (5,5 %); cán bộ quản lý (13,72 %); nhà nghiên cứu (23,54 %); giảng viên (14,17 %); sinh viên đại học và cao học (23,54 %); doanh nhân (9,93%) nhà báo, nhà phê bình, nhà viết kịch bản, đạo diễn (9,93 %); thường dân (8%); khách nước ngoài (9,9 %). Các tổ chức thường yêu cầu là thư viện, trung tâm thông tin, trung tâm nghiên cứu, doanh nghiệp, liên hiệp, tổ chức công đoàn, đoàn thanh niên, hội, nhóm, câu lạc bộ, các đoàn khảo sát dự án v.v. 2./ Phân tích yêu cầu tin Phân tích hồ sơ yêu cầu tin, thứ nhất về loại hình yêu cầu khai thác thông tin địa chí, số liệu cho thấy yêu cầu thường ở dạng câu hỏi trả lời nhanh về tiểu sử, sự nghiệp, câu nói bất hủ, công trình và tác phẩm lớn; hay đề nghị cung cấp danh mục và tư liệu theo chuyên đề; và yêu cầu đòi hỏi các sản phẩm thông tin có thêm giá trị gia tăng như đánh chỉ số và làm tóm tắt bằng tiếng Việt, hay tiếng Anh. Thứ hai, về mục đích tìm hiểu thông tin địa chí của khách hàng liên quan đến đề tài nghiên cứu; đề tài tốt nghiệp; bài tập, tiểu luận; luận văn, công trình viết hồi ký, tiểu sử; công trình biên khảo lịch sử; viết phóng sự; kịch bản phim tài liệu, tư liệu lịch sử, phả hệ gia đình; xây dựng các đề án và dự án; thành lập công ty, mở rộng chi nhánh và dịch vụ, và kể cả xác minh lịch sử nhân vật Thứ ba, xét về nội dung đề tài cụ thể như về mọi mặt ở mọi ngành nghề, mọi giai cấp xã hội, hay tổng quát chung về từng giai đoạn cụ thể của lịch sử phát triển của Thành phố Hồ Chí Minh nói chung và cụ thể là từng quận huyện phường, địa danh, di tích, nhân vật, một nhóm cộng đồng, hay một tổ chức qua các thời kỳ từ 1698- 1954, 1954 – 1975 và từ 1975 đến nay. Không chỉ có yêu cầu địa chí của chỉ riêng khu vực thành phố mà còn có nhiều yêu cầu tìm hiểu về các tỉnh thành khác như Hà Nội, Quảng Trị, Hội An, Phú Yên, Đà Lạt, Đắc Nông, Bình Phước, Long An, Bến Tre, Trà Vinh, Đồng Tháp, Kiên Giang, và các yêu cầu toàn diện về Việt Nam và các nước trong khu vực. 3./ Lợi ích phục vụ thông tin địa chí Đối với Thư viện, công tác phục vụ tin địa chí theo yêu cầu khách hàng làm tăng thêm số biểu ghi trong CSDL cụ thể trong năm 2004 là 6.928 biểu ghi thư mục;
- Trang 97 -
với 4.429 ảnh số hóa 1, hình ảnh vai trò thiết thực của dịch vụ thông tin thư viện được quảng bá và tôn vinh, xây dựng môi trường làm việc năng động, sáng tạo và một tinh thần làm việc theo nhóm trong đó mỗi cá nhân chịu trách nhiệm độc lập và linh hoạt tìm cách chia sẻ hợp tác nhiệm vụ giữa các nhóm, các phòng, các ban, và các khối trong và ngoài cơ quan, tạo việc làm thêm theo giờ giấc linh động cho một số cán bộ hưu trí có kiến thức và kinh nghiệm, tăng thu nhập cho một số nhân viên làm việc ngoài giờ. Đối với cán bộ thư viện, kinh nghiệm phục vụ thông tin giúp họ mở mang thêm kiến thức, tập dượt các kỹ năng như ngoại ngữ, sử dụng trang thiết bị và ứng dụng công nghệ, kỹ năng phỏng vấn giao tiếp khách hàng, hiểu biết thêm về đặc điểm vốn tài liệu, phác thảo chiến lược tìm tin đúng, lướt tìm tin, chọn lọc đúng tin theo yêu cầu của khách và chịu đựng được thử thách và áp lực trong công việc, cũng như khả năng thích ứng với những thay đổi trong môi trường làm việc năng động. Đối với độc giả được đảm bảo hưởng dịch vụ theo tiêu chí thông tin phục vụ đúng tin, đúng người, đúng lúc, đúng cách. Tỉ lệ đáp ứng được yêu cầu của khách theo số liệu năm 2004 là phục vụ được 892/ 896 yêu cầu. Mức độ thỏa mãn của khách hàng dùng tin bình quân là là 85 %. Nguyên nhân của việc không đáp ứng được 15% yêu cầu còn lại là không đủ nhân sự và thời gian đầu tư khai thác thông tin địa chí, chưa đủ nguồn cộng tác viên cho tất cả lĩnh vực đề tài khách yêu cầu thiếu kinh nghiệm. Điều kiện làm việc trong tình hình công nghệ đang ở trong giai đoạn nghiên cứu thiết kế các phân hệ thích hợp để tổ chức dữ liệu; các chuẩn nghiệp vụ vẫn còn chưa rõ ràng và thống nhất chuẩn dữ liệu số hóa, chuẩn biên mục, từ điển từ khóa, đề mục chủ đề, khung phân loại chưa được thống nhất. Việc liên kết, hợp tác chia sẻ thông tin tư liệu giữa các thư viện và cơ quan thông tin còn rất thụ động và chậm trễ. Chưa khai thác phân tích hết khối lượng kho tin dạng in ấn rất nhiều nên thời gian tìm kiếm tra cứu nguồn tài liệu hình thức này chiếm rất nhiều thời gian và nhân công. Kho tin chế biến thủ công hiện cần thời gian chờ hồi cố nhập vào CSDL điện tử, biểu ghi bài trích chưa nhập hồi cố hết (900.000 biểu ghi), cần chuyển đổi hồi cố tài liệu khoảng 200.000 biểu ghi cho sách, luận án, báo và tạp chí và các nguồn lực điện tử, dạng web sẵn có. Một số nguyên nhân khách quan là do độc giả chưa phân bố hợp lý thời gian cho giai đoạn sưu tầm tài liệu, ngoìa ra do thị trường điện tử của nguồn lực thông tin địa chí còn bỏ ngõ. Nguồn lực trên web còn nhiều điều cần bàn đến khi nói đến chuẩn quy định thiết kế xuất bản điện tử và web của Việt Nam, nội dung thông tin bị khai thác và phổ biến thiếu nguồn gốc chính xác, dị bản và bị trùng lắp quá nhiều, khó tập trung hệ thống được thông tin. Xác định những khó khăn đó và để có giải pháp khắc phục, Thư viện luôn chọn những tiêu điểm hành động cho từng giai đoạn phát triển 1
Báo cáo số liệu phục vụ cung cấp tin theo yêu cầu năm 2004
- Trang 98 -
III. MỤC TIÊU NHIỆM VỤ GIAI ĐOẠN 2001-2005 – TIỀN ĐỀ DỰ ÁN2 Theo kế hoạch phát triển từ 2001-2005 và phương hướng hoạt động từng năm, cơ sở hình thành ý tưởng và phát triển dự án dựa trên cơ sở của nhiệm vụ chính làm mà Ban lãnh đạo thư viện ưu tiên là, thứ nhất, ứng dụng CNTT nhằm để tăng cường dịch vụ điện tử; nâng cấp các chức năng đã tự động hóa và mở rộng qua các chức năng khác đặc biệt là lĩnh vực biên soạn sản phẩm thông tin và cung cấp dịch vụ thông tin; xem xét bổ sung các phân hệ mới trong phần mềm quản lý thư viện, đảm bảo tính cải tiến, thay đổi, tương thích và thống nhất. Thứ hai, hoạt động phổ biến khai thác thông tin cần chú ý ưu tiên phát triển và bảo quản vốn tài liệu địa chí, giới thiệu tài liệu về Thành phố Hồ Chí Minh ra các tỉnh thành cả nước và giới thiệu tài liệu Việt Nam ra thế giới bên ngoài; điều tra nhu cầu thông tin cán bộ lãnh đạo và nhu cầu thông tin kinh tế xã hội khác; tăng cường dịch vụ thông tin phù hợp với cộng đồng người sử dụng; đáp ứng nhu cầu thông tin hỗ trợ việc học tập suốt đời; đổi mới công tác địa chí cả về nội dung, hình thức, mục đích và phương pháp tổ chức hoạt động3như. Từ đó nhiệm vụ của Phòng Thông tin Tư liệu và các phòng ban có liên quan được xác định cụ thể là phải mở rộng khả năng truy cập; đa dạng hóa sản phẩm; thiết kế phần mềm đa dụng; tích hợp các cơ sở dữ liệu thông tin thư mục; đáp ứng nhu cầu thông tin địa chí nhanh chóng hiệu quả; và hợp tác liên kết chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan thư viện và trung tâm thông tin. Những nhiệm vụ trọng tâm ở cấp Thư viện và phòng ban và từng cá nhân được xác lập cụ thể để cùng nhau đồng lòng hiệp sức thực hiện dự án thư viện điện tử - tài liệu địa chí của Thành phố
B. DỰ ÁN THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ - TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH I. MỤC ĐÍCH DỰ ÁN Làm cho thông tin tài liệu địa chí sẵn sàng phục vụ ở nhiều hình thức để độc giả có quyền chọn lựa cái họ thích, quan tâm và cần sử dụng vào bất cứ lúc nào và ở bất cứ nơi đâu II. MỤC TIÊU Nâng cao hiệu quả và tính tiện lợi trong tra cứu cho độc giả có nhu cầu khai thác thông tin địa chí Tăng cao số lượng khách hàng được đáp ứng yêu cầu Giảm thời gian chờ đợi phản hồi trả lời của khách hàng Đạt hiệu quả đầu tư chi phí và tiết kiệm nguồn lực
2 3
Trích Kế hoạch phát triển từ 2001-2005 Thư viện KHTH TP.HCM Trích Kỷ yếu Hội nghị cán bộ công chức Thư viện KHTH TP.HCM, 2004 - Trang 99 -
Ứng dụng CNTT để tích hợp nguồn lực CSDL thư mục địa chí có sẵn trên các phầm mềm cũ chuyển đổi sang phần mềm mới; nâng cấp đặc điểm ứng dụng các phân hệ sẵn có và mở rộng các phân hệ mới; tiếp tục nghiên cứu các ứng dụng phần mềm mã nguồn mở cũng như các phần mềm mới trên thị trường trong và ngoài nước; Nghiên cứu mở rộng và chiều sâu các ứng dụng của chuẩn nghiệp vụ như MARC 21, Dublin Core, AACR II, hiệu đính và cập nhật từ điển từ khóa, xây dựng bộ đề mục chủ đề để kiện tòan và nâng cao chất lượng CSDL nói chung và của bộ sưu tập địa chí nói riêng Xây dựng chính sách, tiến độ, và tiêu chuẩn số hóa tài liệu địa chí tích hợp vào CSDL thư mục III.
HOẠT ĐỘNG 1. Hiệu đính, tập trung, chuyển đổi và tích hợp các CSDL thư mục trên các phần mềm cũ vào Libol 2. Xây dựng CSDL tòan văn: CSDL thư mục và CSDL dữ kiện địa chí 3. Xây dựng CSDL hình ảnh Sài Gòn - Thành phố
IV.
GIAI ĐOẠN 1 CỦA DỰ ÁN
1. Thời gian thực hiện Từ 10/2004- đến 03/2005 2. Mục đích Tập trung, chuyển đổi tích hợp, hiệu đính dữ liệu thư mục địa chí Sài Gòn Thử nghiệm sản phẩm CSDL điện tử thư mục Nhân vật Sài Gòn và CSDL dữ kiện toàn văn Địa danh Sài Gòn Đánh giá nhận xét chất lượng CSDL của các sản phẩm thử nghiệm cũng như khả năng ứng dụng CNTT để rút kinh nghiệm cho các giai đoạn tiếp theo 3. Tóm tắt kết quả duyệt đánh giá sản phẩm giai đoạn 1 và chuẩn bị giải pháp4 a./ Khả năng ứng dụng Công nghệ thông tin ứng dụng phân hệ biên soạn sản phẩm thông tin của phần mềm Libol: thư mục, tổng mục lục, danh mục Xét khả năng chuyển đổi tích hợp CSDL cũ trên các phần mềm CDS/ISIS, WINISIS vào phần mềm Libol Xét khả năng tích hợp giữa CSDL biên mục tài liệu chủ và tài liệu trích Xây dựng thêm đặc điểm biện soạn hiệu đính công cụ từ điển như từ khóa, tác giả, đề mục chủ đề và số phân loại ứng dụng phần mềm mã nguồn mở để biên soạn sản phẩm Xét khả năng tích hợp CSDL mã nguồn mở vào Libol
4
Biên bản họp Ban xúc tiến dự án ngày; 10/03/2005; 5/04/2005; và 9/5/2005 - Trang 100 -
Khả năng tùy biến tạo sản phẩm đầu ra đa dạng: webOPAC, CD, DVD, và in ấn với trình tra cứu trên sản phẩm đơn giản, tiện lợi hiệu quả và dễ sử dụng cho người sử dụng Đảm bảo chuẩn trao đổi chia sẻ tích hợp với các dữ liệu của các nơi khác b./ Kỹ thuật nghiệp vụ thông tin thư viện Xây dựng chính sách chọn lọc thông tin tư liệu Xây dựng quy trình vá quy chế phối hợp giữa các ban và nhóm trong dự án Chuẩn số hóa: xét lại hệ thống các chuẩn số hóa – xét khả năng dung lượng lưu trữ, và tốc độ truy cập và chất lượng số hóa tùy theo mục đích sử dụng và đặc điểm của tài liệu. Chuẩn biên mục: khổ mẫu biên mục đảm bảo theo Dublin Core/Greenstone hay MARC 21/Libol; từ điển từ khóa: theo từ điển từ khoá riêng của kho bài trích của thư viện và tham khảo thêm bộ từ khóa của của Thư viện quốc gia và NACAESTI, Bộ từ khóa của CSDL Proquest; Bộ Đề mục chủ đề của Thư viện và bản gốc LCSH; c./ Chất lượng CSDL Sản phẩm thử nghiệm là hai bộ sưu tập Nhân vật & Địa danh Sài Gòn ra mắt kịp thời hạn nhân dịp chào mừng kỷ niệm 30 năm giải phóng thành phố và thống nhất đất nước Phạm vi nội dung: hình thức đa dạng và nội dung thông tin phong phú khai thác từ nhiều nguồn nhiều giai đoạn khác nhau. Chỉ mới kết thúc giai đọan 1 nên chưa thể đánh gái týinh đầy đủ thông tin vì chưa thể khai thác hết kho tin cũng như chưa biên mục hết các thông tin đã chọn lọc nên kết thúc giai đoạn 1 chưa thể đánh giá khả năng phạm vi thông tin bao phủ. Số lượng nhan đề tài liệu gốc khá phong phú: 37.500 biểu ghi/ giai đoạn 1 từ sách luận án, bài báo, tham luận, kỷ yếu, v.v. Bố cục trình bày: Có thể trình bày theo nhiều cấp độ cấu trúc nên có thể mở rộng cấu trúc cây thư mục chi tiết hơn. Thông tin nên đánh chỉ mục phân loại theo các giai đoạn lịch sử, cũng như cụ thể từng địa danh quận huyện để cấu trúc công cụ tra cứu đa dạng hơn Khả năng truy cập: giao diện tra cứu đơn giản dể hiểu, dễ sử dụng, khả năng liên kết các biểu ghi tốt nhanh, chính xác và hiệu quả thông qua nhiều chỉ số liên kết khác nhau hay qua cách định vị liên kết trên toàn văn biểu ghi Độ chính xác thông tin: Các độc giả có thể tham khảo so sánh từ nhiều quan điểm của nhiều tác giả để có thể phân định độ chính sách thông tin của cùng một vấn đề, sự kiện. Thông tin tư liệu của các nhà sưu tầm đã góp nhiều tư liệu quý báu cho công trình nhưng có nhiều tư liệu không ghi nguồn sưu tầm, nên gây khó khăn trong việc điều tra lại nguồn gốc thông tin và cách lặp ghép của bộ sưu tầm khiến tin khác nhau bì xếp cùng một nơi nên quá trình số hóa và xử lý file ảnh bị mất thời gian.
- Trang 101 -
Chất lượng hình ảnh số hóa bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố và được quyết định bởi các điều kiện và mục đích sử dụng khác nhau. Nên chú ý phân loại lại chất lượng tài liệu, khổ cỡ, của từng nhóm lượt tài liệu chuyẩn sang nhóm Số hóa xử lý để tiết kiệm thời gian để chỉnh các thông số kỹ thuật. d./ Điều kiện thực hiện dự án các giai đoạn sắp đến Ban quản lý dự án và nhóm ứng dụng CNTT chuẩn bị điều kiện đầu tư khả năng lưu trữ dữ liệu, nâng cấp server, và đường truyền để tiến đến các giai đoạn tiếp theo và tăng thêm độ đa dạng của thông tin đa phương tiện. Tăng trang thiết bị xử lý tin và trang thiết bị truy cập cho độc giả. Tiếp tục nghiên cứu để tăng khả năng cải tiến chỉnh sửa, nâng cấp sản phẩm. Chuyển dạng sản phẩm phục vụ cho đối tượng khiếm thị. Backup dữ liệu số hóa và dữ liệu biên mục Nhóm kỹ thuật nghiệp vụ chuẩn lại công cụ bộ từ khóa để thống nhất việc đánh chỉ số Nhóm chọn lọc sưu tầm, nhóm số hóa, và nhóm biên mục phối hợp đồng nhịp và chú ý thực hiện theo đúng chính sách quy định xếp hạng ưu tiên số hóa tài liệu Nhóm chọn lọc tin chú ý theo dõi các dự án thư viện điện tử và số hóa của những cơ quan, tổ chức và trung tâm khác để tránh trùng lắp nguồn lực và tiết kiệm V. KẾ HOẠCH TƯƠNG LAI Thực hiện các giai đoạn để hòan thành dự án tạo CSDL dự kiện và thư mục điện tử Hoàn thiện điều kiện về cơ sở hạ tầng thông tin và đảm bảo an ninh hệ thống mạng để có thể mở rộng giờ giấc làm việc linh động cho nhân viên làm việc bất cứ ở đâu và bất cứ thời gian nào là phù hợp với điều kiện hoàn cảnh của cá nhân và nhóm phụ trách. Thành lập dịch vụ tham khảo và cung cấp thông tin địa chí trực tuyến.
- Trang 102 -
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC ĐỊA CHÍ VÀ DU LỊCH TẠI THƯ VIỆN TỈNH LÂM ĐỒNG I/ NHU CẦU THÔNG TIN VỀ ĐỊA CHÍ VÀ DU LỊCH Thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng là một trong 10 trung tâm du lịch của cả nước, vừa là trung tâm chính trị, kinh tế và văn hoá của tỉnh vừa là một địa điểm nghĩ dưỡng tuyệt vời của cả nước và khu vực. Nơi đây, đã tập trung nhiều cơ sở khoa học, kinh tế của cả nước như: Trường Đại học Đà Lạt (15.000 sinh viên), Trường ĐạI học Dân lập Yersin (1.000 sinh viên), Trường Cao đẳng Sư phạm Đà Lạt (10.000 sinh viên). Bên cạnh đó còn có Học viện lục quân, Phân viện Sinh học Đà Lạt, Viện Nghiên cứu hạt nhân và một số trường trung học chuyên nghiệp khác. Ngoài ra, với lợi thế về cảnh quan môi truờng nên hàng năm Đà Lạt đã thu hút nhiều du khách đến tham quan và nghỉ dưỡng. Vì vậy, nhu cầu tìm hiểu về Đà Lạt - Lâm Đồng là khá lớn. Hàng năm, số lượng bạn đọc đến với thư viện rất đông, bình quân tăng từ 15% đến 20%. Trong đó, số bạn đọc là học sinh, sinh viên chiếm từ 80% đến 85%. Nếu như năm 2002, có 132.507 lượt bạn đọc đến Thư viện tổng hợp tỉnh Lâm Đồng, thì năm 2003 là 149.600 lượt và đến tháng 11.2004 đã có 176.357 lượt bạn đọc. Số lượng lượt sách, báo thư viện đưa ra phục vụ cũng đều tăng tương ứng. Cụ thể: năm 2002 là 451.000 lượt; năm 2003 là 491.000 lượt và đến tháng 11.2004 con số này là 539.000 lượt Để đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, tìm hiểu về chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, cũng như nhu cầu tìm hiểu về Đà Lạt - Lâm Đồng của bạn đọc ngày càng cao cả về số lượng và chất lượng, Thư viện Lâm Đồng ngoài hệ thống mục lục truyền thống, đã từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào việc cung cấp thông tin phục vụ bạn đọc. II. XÂY DỰNG WEBSITE Với mục đích đó, năm 2000, Thư viện Lâm Đồng đã triển khai việc xây dựng Website với nội dung là cập nhật thông tin, tra tìm sách, và các tài liệu địa chí mà thư viện Lâm Đồng hiện có…. để đáp ứng yêu cầu của đông đảo bạn đọc. Bên cạnh Hệ thống mục lục truyền thống vẫn được sử dụng và cập nhật thường xuyên, thư viện đã đưa một số máy vi tính để bạn đọc tra cứu những tài liệu hiện có tại thư viện cũng như nghiên cứu về kinh tế - văn hóa - xã hội… của địa phương và đất nước. Thời gian đầu mới bắt tay vào việc thiết kế nội dung để đưa lên mạng nội bộ, do điều kiện và khả năng cán bộ còn hạn chế nên Web site Thư viện Lâm Đồng chỉ mới hình thành cơ bản về nội dung và hình thức. Về sau nhờ có sự cộng tác hỗ trợ nhiệt tình của các cộng tác viên nội dung Website thường xuyên được cập nhật những dữ liệu về các mặt như: kinh tế, chính trị xã hội, văn hóa giáo dục…. ở nhiều nguồn khác nhau như lấy thông tin từ Internet, mạng chính phủ điện tử, từ Web site của Sở Khoa học - Công nghệ tỉnh…. Để từng bước giúp bạn đọc tra cứu thông tin được nhanh chóng và kịp thời, thư viện đã phân công một cán bộ chuyên môn đảm nhận
- Trang 103 -
công việc này. Nội dung chủ yếu Thư viện Lâm Đồng đã đưa lên mạng của mình bao gồm các thông tin như sau: - Giới thiệu về sự hình thành và phát triển của Thư viện tỉnh Lâm Đồng, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của thư viện tỉnh. - Mục tìm kiếm sách tại thư viện đã được nhập vào cơ sở dữ liệu từ năm 1987 đến nay (2005). - Dữ liệu toàn văn và hình ảnh một số tài liệu địa chí về Đà Lạt - Lâm Đồng có tại thư viện tỉnh xuất bản trước và sau 1975. Sở dĩ làm được điều đó, nhất là việc đưa toàn văn một số tài liệu về địa chí vào Website có được thuận lợi là các tác giả cũng như Ban biên soạn về địa chí của Đà Lạt - Lâm Đồng hầu hết là người tại địa phương mà lâu nay thư viện đã có mối quan hệ tốt. Do vậy, những tác giả này sau khi biên soạn và xuất bản, chúng tôi đều được tặng những đĩa được biên soạn trên vi tính, nhờ vậy, chúng tôi không phải mất công trong việc nhập liệu và chỉ việc trình bày để đưa lên Website của mình cho phù hợp. Chỉ trừ những sách địa chí khác xuất bản cách đây nhiều năm về trước thì mới phải nhập liệu. Bên cạnh đó, với 247 loại báo, tạp chí do Thư viện đặt mua, những tin, bài liên quan đến Lâm Đồng đều được chúng tôi cập nhật thường xuyên lên mạng Chính phủ Điện tử (Lotus Note) của UBND tỉnh. Điều này đã phục vụ kịp thời cho lãnh đạo Tỉnh uỷ, UBND tỉnh xử lý và giải quyết những vụ việc nổi cộm mà báo chí đã đề cập. Từ nguồn điểm báo, điểm tin này chúng tôi đưa lên Website của mình tất cả những tin về các lĩnh vực như: kinh tế, văn hoá, xã hội…. đã phục vụ có hiệu quả đối với nhu cầu nghiên cứu, học tập, tìm hiểu của bạn đọc (trong đó có cả sinh viên của một số trường Đại học tại thành phố Hồ Chí Minh đến Đà Lạt làm đề án và luận văn tốt nghiệp) cũng như đối với một số du khách đến Đà Lạt (trong đó có cả du khách và một số sinh viên là người nước ngoài đang học tập tại Đà Lạt). Trong nội dung thông tin đưa lên mạng của Thư viện Lâm Đồng, ngoài những nội dung về công nghệ thông tin, văn hóa nghệ thuật, một số nội dung toàn văn về các bộ Luật, sách điện tử (E_Books)… các đề tài tốt nghiệp xuất sắc của sinh viên các khoa tại các Trường Cao đẳng, Đại học, Trung tâm Đào tạo Bồi dưỡng tại chức tỉnh…, chúng tôi đã cập nhật thêm nội dung về Tác giả - Tác phẩm: Giới thiệu hầu hết tác phẩm về văn, thơ đã xuất bản của các tác giả địa phương. Việc này đã được tác giả đồng ý cho đưa toàn bộ nội dung tác phẩm lên mạng của thư viện. Để thuận tiện cho việc phục vụ bạn đọc khai thác thông tin trên trang Web thư viện được thuận lợi và hiệu quả, chúng tôi áp dụng hai hình thức như sau: - Sử dụng trực tiếp tại thư viện: thư viện đã bố trí một số máy tính cho bạn đọc sử dụng trực tiếp tại phòng đọc. Việc làm này đòi hỏi độc giả phải đến trực tiếp tại thư viện để đọc và tra cứu. - Sử dụng tại nhà thông qua đường dây điện thoại: Việc làm này yêu cầu độc giả phải có máy tính tại nhà và có các thiết bị nối kết (Modem), line điện thoại. Việc làm này, có ưu điểm là độc giả không cần phải đến thư viện nhưng vẫn có thể truy cập để tìm tin của Thư viện Lâm Đồng bất kể vào thời gian nào. Hiện nay, Thư viện Lâm Đồng đang phối hợp với Công ty Sách Thiết bị trường học của Sở Giáo dục - Đào tạo tỉnh bước đầu triển khai thử nghiệm cho một số thư - Trang 104 -
viện trường này có thể sẽ truy cập khai thác các thông tin hiện có trên Website thư viện, đồng thời sẽ thông qua mạng Intranet thư viện mà có thể gửi công văn, báo cáo, thư từ qua lại giữa các trường với nhau. Dự kiến trong thời gian tới chúng tôi tiếp tục mở rộng đến các trường tại Thị xã Bảo Lộc và từng bước phát triển ra toàn bộ hệ thống các trường học tại tỉnh Lâm Đồng. Thực tế đã cho thấy rằng, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu về địa chí và du lịch của thư viện tỉnh Lâm Đồng trong thời gian qua đã phát huy hiệu quả và tác dụng tốt. Cụ thể đã phục vụ tốt cho đội ngũ những nhà nghiên cứu của tỉnh, các nhà đầu tư trong và ngoài tỉnh, cũng như đối với các em sinh viên lớp Trung cấp Du lịch của trường Kỹ thuật và dạy nghề tỉnh, và của khoa Du lịch Trường Đại học Đà Lạt. Điển hình là gần đây nhất các nội dung về địa chí Đà Lạt - Lâm Đồng trên mạng của Thư viện Lâm Đồng đã góp phần phục vụ tốt trong cuộc thi tìm hiểu về Luật Di sản và Phục vụ tốt cho Lễ hội sắc hoa 2004 và sắp tới là Festival hoa Đà Lạt (sẽ được tổ chức vào tháng 12.2005)... Ngày nay, với môi trường phát triển của ngành công nghệ thông tin ngày càng lớn mạnh, trong đó các ứng dụng của Internet sẽ được mở rộng trong cuộc sống của con người thì sách điện tử là một xu hướng tất yếu. Trong khi đó thì số người biết sử dụng máy tính ngày càng tăng. Như vậy giải pháp sách điện tử sẽ có nhiều khả năng khả thi hơn. Độc giả có thể mượn được các sách điện tử của thư viện, và như vậy phần thông tin mà họ thu nhận được sẽ được nhiều và phong phú (vì dung lượng CDROM rất lớn). Theo hướng này, đơn vị đã làm thí nghiệm một số sách điện tử như “Đà Lạt - Một vùng non nước cao nguyên”, “Địa chí Lâm Đồng”, “Đà Lạt - Điểm hẹn năm 2000”, “Đà Lạt 110 năm hình thành và phát triển”, “Bí mật thành phố Hoa”, “Đà Lạt Xưa và Nay”, “Truyện cổ Mạ - K’Ho Lâm Đồng”. Là một thư viện còn nhỏ, điều kiện về cơ sở vật chất và cán bộ cũng như kinh phí hoạt động còn nhiều hạn chế, nhưng với một số kết quả như đã trình bày ở trên, Thư viện Lâm Đồng đã từng bước tạo ra được dấu ấn trong lòng bạn đọc về ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động nghiệp vụ. Chính từ những kết quả này, mà Thư viện Lâm Đồng đã được Uỷ ban Nhân dân tỉnh quyết định đầu tư hơn 300 triệu đồng để hoàn thiện hơn những công việc của mình, đặc biệt, tỉnh cũng đã thống nhất cho phép Thư viện tỉnh được lắp đặt một đường cáp quang riêng, để kết nối vào mạng của Uỷ ban Nhân dân tỉnh. Tuy vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin của Thư viện Lâm Đồng, so với yêu cầu của thực tiễn thì vẫn phải nỗ lực rất nhiều để nội dung thông tin của mình ngày càng phong phú hơn và thiết thực hơn, và nhất là tạo được niềm tin trong lòng bạn đọc.
- Trang 105 -
MỘT VÀI SUY NGHĨ VỀ VẤN ĐỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU Lê Hải Nam Phòng Tin học - Thư viện KHTH Thanh Hoá Trong những thập kỷ vừa qua dưới sự phát triển như vũ bão của khoa học đã tạo ra khối lượng thông tin lớn, do đó thông tin phải mang tính cập nhập liên tục. Người dùng tin cũng phong phú hơn bên cạnh đó họ không chỉ là người dùng tin mà còn sản sinh ra những thông tin mới. Điều đó dẫn đến sự phát triển phong phú của thông tin. Sự phát triển của thông tin và công nghệ thông tin đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động thư viện. Ngày nay nhiều thư viện có hàng vạn cuốn sách, thư viện Quốc Gia có hàng triệu cuốn sách và vẫn tiếp tục tăng nhanh trong thời gian tới. Sự biến động đó đã tạo nên sự phức tạp trong tổ chức, quản lý, bảo quản và tra tìm tài liệu. Điều phức tạp hơn là xử lý thông tin trong sách để người sử dụng tìm nhanh được các thông tin cần tìm. Trong khi tìm kiếm giải pháp khắc phục tình hình trên áp dụng các tiến bộ khoa học mà đặc biệt là công nghệ thông tin là phương pháp tối ưu nhất. Từ đó hình thành nên các mục tiêu hiện đại hoá công tác thư viện, các mô hình thư viện điện tử, thư viện số ra đời Thư viện Quốc Gia đã có những thành công bước đầu trong việc xây dựng thư viện số. Thư viện số là thư viện được tự động hoá hoàn toàn, muốn vậy thì cơ sở dữ liệu phải được số hoá dưới dạng toàn văn. Vì vậy, muốn xây dựng được thư viện số không còn cách nào khác là chúng ta phải số hoá tài liệu. Số hoá tài liệu là từng cuốn sách sau khi được lựa chọn và nạp toàn bộ vào máy tính theo các phương thức khác nhau như bàn phím, máy quét, máy ảnh số... hoà nhập vào cơ sở dữ liệu để phục vụ yêu cầu của độc giả một cách nhanh chóng và thuận tiện. Tuy nhiên, ngày nay người ta đã sử dụng phần nhiều các bộ nhớ ngoài như đĩa CD-ROM, đĩa mềm ... để dung nạp các sách, báo nhằm bảo quản và luân chuyển trong phạm vi của nhiều thư viện. Khái niệm thư viện liên quốc gia, thư viện quốc tế chỉ có thể thực hiện trên cơ sở thư viện tự động hoá hoàn toàn - Tài liệu được số hoá. Thực trạng và nhu cầu số hoá tài liệu trong hệ thống thư viện công cộng Với tính yêu việt của vấn đề phát triển loại hình thư viện số và vấn đề số hoá tài liệu, hiện nay vấn đề số hoá tài liệu trong hệ thống thư viện công cộng đã đang đặt ra hết sức bức thiết. Bởi vì, hầu hết các thư viện tỉnh thành trong cả nước đều có một số lượng lớn sách báo địa chí, các tài liệu quý hiếm đang bị hư hỏng cần phải được số hoá để bảo quản và phục vụ bạn đọc. Mặt khác với sự phát triển của CNTT trong mấy - Trang 106 -
thập kỷ qua nó đã xâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, máy tính đã đi vào nhiều gia đình. Điều đó tạo ra rất nhiều thuận lợi cho các thư viện số hoá tài liệu đưa ra phục vụ bạn đọc. Việc ứng dụng rộng rãi CNTT ở các thư viện tỉnh những năm gần đây đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc số hoá tài liệu. Tuy nhiên, để số hoá tài liệu trong hệ thống thư viện công cộng cần phải giải quyết tốt một số khâu sau: 1/ Các thư viện cần nắm vững các loại tài liệu hiện có. Ngoài số lượng sách cần nắm được, số lượng của các tài liệu khác như: Báo, tạp chí, số lượng bổ sung hàng năm để xây dựng dự án, kế hoạch, lộ trình cụ thể cho việc số hoá tài liệu nào trước, tài liệu nào sau, các tài liệu ngôn ngữ nước ngoài được số hoá khi nào. 2/ Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất cho công tác số hoá tài liệu trong hệ thống thư viện công cộng. Xây dựng Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện KHTH tp Hồ Chí Minh thành hai trung tâm số hoá tài liệu hổ trợ cho các thư viện tỉnh, thành phố. Trên cơ sở phát triển hai trung tâm này đúc rút kinh nghiệm, phổ biến rộng rãi đến các thư viện tỉnh, thành phố. 3/ Các thư viện cần xây dựng cho mình độ ngũ cán bộ, kỹ sư Công nghệ Thông tin lành nghề để phục vụ cho việc số hoá và khai thác dữ liệu số hoá phục vụ cho công tác thư viện bên cạnh đó Vụ thư viện và Thư viện Quốc Gia Việt Nam cần thường xuyên mở các lớp đạo tạo bồi dưỡng nghiệp vụ tin học cập nhập nâng cao kiến thức mới cho cán bộ trong việc số hoá tài liệu. 4/ Khi số hoá tài liệu sẽ chạy phần mềm nào, có ổn định không, vấn đề khai thác sao cho hiệu quả tài liệu đã được số hoá. 5/ Phải tạo ra hành lang pháp lý như: Bản quyền sở hữu sản phảm trí tuệ, định mức khung giá... để tạo cơ sở cho việc số hoá tài liệu. 6/ Các thư viện tỉnh cần tham mưu cho chính quyền địa phương hiểu rõ lợi ích, vai trò và yêu cầu bức thiết của việc số hoá tài liệu để hàng năm địa phương dành một lượng kinh phí nhất định cho việc số hoá tài liệu và ứng dụng Công nghệ Thông tin ở thư viện tỉnh mình. 7/ Song song với việc số hoá tài liệu, thư việc các tỉnh thành cần xây dựng cho mình trang Web, đường truyền, Data Base để khai thác triệt để lợi ích của việc số hoá tài liệu đem lại sự thuận lợi cho bạn đọc./.
- Trang 107 -
CÔNG TÁC BỒI DƯỠNG, ĐÀO TẠO CÁN BỘ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THƯ VIỆN TỈNH LẠNG SƠN NHỮNG NĂM QUA Hoàng Huy Ấm Giám đốc Thư viện tỉnh Lạng Sơn Từ năm 1997 Thư viện tỉnh Lạng Sơn tuy chưa được trang bị về hệ thống công nghệ thông tin đồng bộ, nhưng Ban giám đốc thư viện đã nhận thấy không còn lâu nữa hệ thống công nghệ thông tin sẽ phải đưa vào vận hành trong hoạt động của mạng lưới thư viện. Do vậy tháng 8 năm 1997, Thư viện tỉnh Lạng Sơn đã mở một lớp bồi dưỡng 10 ngày về sử dụng vi tính cho toàn thể cán bộ thư viện tỉnh và thư viện huyện do cán bộ Thư viện Quốc gia Việt Nam giảng dạy, do vậy toàn thể cán bộ bước đầu đã biết sử dụng vi tính. Năm 2000 được Uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn đầu tư xây dựng trụ sở làm việc, Thư viện tỉnh Lạng Sơn đã đề xuất với ngành Văn hóa thông tin vad UBND tỉnh xây dựng hệ thống công nghệ thông tin hoàn chỉnh và được phê duyệt đưa vào vốn xây dựng của công trình. Dự án do Thư viện tỉnh Lạng Sơn xây dựng và có ý kiến chỉ đạo của Thư viện Quốc gia Việt Nam, với tổng giá trị là 700.000.000 đ do công ty điện tử Sao Mai thuộc Bộ Quốc phòng thực hiện. Hệ thống mạng trong Thư viện tỉnh Lạng Sơn được đặt cáp ngầm, có 2 máy chủ với 20 máy trạm được bố trí một mạng LAN và mạng Internet thường xuyên truy cập, tải dữ liệu cuả Thư viện Quốc gia về phục vụ cho việc xử lí sách. Công trình trụ sở thư viện hoàn thành và đưa vào sử dụng tháng 10 năm 2002 đến nay, việc vận hành hệ thống công nghệ thông tin rất tốt. Sở dĩ hệ thống công nghệ thông tin được vận hành tốt là do Thư viện tỉnh Lạng Sơn đã mở nhiều lớp bồi dưỡng về sử dụng hệ thống công nghệ thông tin. Ngay từ tháng 11 năm 2002, thư viện đã mở lớp tập huấn 20 ngày về cách sử dụng máy tính cho toàn bộ cán bộ trong đơn vị, do công ty điện tử Sao Mai hướng dẫn. Sau đó thư viện tiếp nhận hệ thống công nghệ thông tin và tiếp tục mở một lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ về áp dụng công nghệ thông tin cho việc xử lí nghiệp vụ, quản lí bạn đọc, tìm tin… trong thư viện, do cán bộ Thư viện Quốc gia hướng dẫn thời gian 20 ngày. Thư viện tỉnh cử 2 cán bộ nghiệp vụ đi học lớp bồi dưỡng nâng cao kiến thức và đi học hỏi trực tiếp cán bộ Phòng Tin học - Thư viện Quốc gia Việt Nam. Đến tháng 3 năm 2003, Thư viện tỉnh tuyển dụng một cán bộ quản trị mạng công nghệ thông tin có trình độ Cao đẳng về quản lí vận hành hệ thống công nghệ thông tin của - Trang 108 -
thư viện. Cán bộ đã tiếp tục học tập nghiên cứu với Phòng Tin học - Thư viện Quốc gia Việt Nam để hoàn thiện hệ thống mạng hoạt động ngày càng hiệu quả hơn. Hiện nay Thư viện tỉnh Lạng Sơn đang sử dụng hệ thống phần mềm ISIS và Smilib, do còn nhiều hạn chế của chương trình này nên mới áp dụng được việc xử lí các khâu kỹ thuật của sách, tìm tin và truy nhập hồi cố dữ liệu. Còn các công đoạn khác trong nghiệp vụ thư viện chưa triển khai được. Do vậy Thư viện tỉnh Lạng Sơn rất mong được đầu tư phần mềm mới để phát huy có hiệu quả hơn của hệ thống công nghệ thông tin hiện có, và đáp ứng tìm kiếm thông tin ngày một cao của bạn đọc trên địa bàn. Lãnh đạo Thư viện tỉnh Lạng Sơn đã có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho một số cán bộ nâng cao trình độ hơn nữa để hoàn thiện điện tử hóa trong hoạt động thư viện từ nay đến năm 2007. Qua thực tế sử dụng hệ thống công nghệ thông tin những năm qua chúng tôi thấy việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ thông tin cho cán bộ thư viện là rất cần thiết để đáp ứng việc tin học hóa trong hệ thống thư viện nước ta hiện nay. Chúng tôi kiến nghị với Thư viện Quốc gia Việt Nam nên nghiên cứu mở các lớp bồi dưỡng đào tạo cán bộ chuyên sâu cho hệ thống công nghệ thông tin của ngành thư viện nhằm đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa trong hoạt động thư viện../
- Trang 109 -
XÂY DỰNG DỰ ÁN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ Cao Thị Hiến Giám đốc TV Tp. Việt Trì Hiện nay trên thế giới, nhân loại đang chứng kiến cuộc cách mạng khoa học công nghệ lần thứ 3, đó là cuộc cách mạng thông tin và tư liệu. Cuộc cách mạng đang dẫn tới sự hình thành xã hội thông tin toàn cầu - một xã hội dựa trên nền tảng thông tin và trí tuệ. Hình thành một nền kinh tế tri thức. CNTT hiện nay đã thâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội nước ta thúc đẩy quá trình đổi mới đất nước. CNTT là mũi nhọn đột phá đưa con người bước sang nền văn minh mới -Văn minh trí tuệ. Do đó việc xây dựng dự án để đưa công nghệ thông tin vào các lĩnh vực hoạt động nói chung và lĩnh vực thư viện nói riêng đang là một nhu cầu cấp thiết. I/ XÂY DỰNG DỰ ÁN Thấy rõ được tầm quan trọng của CNTT cũng như thực tế hoạt động của đơn vị đó là nhu cầu của bạn đọc ngày càng cao, đòi hỏi thư viện phải được hiện đại hoá, đa dạng hoá các tài liệu, dịch vụ thông tin để phục vụ bạn đọc có hiệu quả nhất. Thư viện Thành phố Việt trì đã xây dựng dự án” ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và phục vụ bạn đọc”. Có thể nói ý tưởng để xây dựng dự án là một quyết định đúng đắn phù hợp xu thế phát triển, song đây cũng là một vấn đề khó khăn khi mà kinh phí của các địa phương chi cho hoạt động văn hoá còn eo hẹp, đặc biệt là đối với cấp huyện. Chính vì vậy khi tiến hành xây dựng dự án Thư viện Thành phố đã phải tham khảo ý kiến của ngành cấp trên, của các đơn vị bạn. Đặc biệt là phải hiểu rõ điều kiện thực tế của thư viẹn cũng như quy mô, tính chất phục vụ, đối tượng phục vụ, nhu cầu bạn đọc tình hình kinh phí của địa phương để xây dựng dự án phù hợp. Để đưa CNTT vào ứng dụng tại Thư viện cấp huyện mang tính khả thi Thư viện Tp. Việt trì đã lựa chọn những giải pháp phù hợp như giải pháp phần cứng, giải pháp phần mềm. Để vừa đảm bảo tính khả thi vừa đảm bảo tính ứng dụng. Với tổng kinh phí của dự án là 500.800.000 Thư viện đã đưa vào những máy móc thiết bị đảm bảo cho cả hai hệ thống hoạt động đó là hệ thống quản lý tra cứu của bạn đọc và hệ thống phòng đa phương tiện. - Về giải pháp phần cứng Với một máy chủ HP có cấu hình cao, tính năng ổn định để điều hành và quản lý toàn bộ hệ thống 22 máy với mô hình mạng cục bộ LAN và mạng Internet. - Về giải pháp phần mềm Việc lựa chọn một phần mềm ứng dụng mang tính hiệu quả thiết thực phù hợp với tình hình thực tế của một trong những Thư viện huyện đầu tiên ứng dụng CNTT, trình độ cán bộ còn hạn chế , đối tượng bạn đọc đa dạng.vốn sách báo chưa nhiều do
- Trang 110 -
vậy bước đầu, thư viện đưa vào sử dụng hệ chương trình quản lý Cơ sở dữ liệu WINISIS bởi phần mềm này: + Miễn phí bản quyền - do Unesco cung cấp + Quản lý được nhiều CSDL + Dễ sử dụng và thao tác phù hợp với trình độ của mọi đối tượng + Dữ liệu sử dụng trong Win ISIS có thể tái sử dụng sau này nếu thư viện nâng cấp sử dụng các chương trình phần mềm quản lý khác với tính năng cao hơn. Về nguồn kinh phí xây dựng dự án: Thư viện Thành phố việt trì xây dựng dự án từ nguồn kinh phí của KHCN do đó khi lựa chọn phải tính đến hiệu quả ứng dụng - Việc xây dựng dự án từ nguồn vốn khoa học có những ưu điểm dễ được thực hiện và khi ứng dụng có hiệu quả thì thường có điều kiện được bổ sung nâng cấp ở mức cao hơn. Tuy nhiên nó còn một số hạn chế đó là khi xây dựng dự án từ nguồn vốn của khoa học phải tính toán rất kỹ lưỡng, kinh phí lại phải chia nhiều giai đoạn do đó phần nào cũng khó khăn trong quá trình thực hiện dự án. II/ HIỆU QUẢ BƯỚC ĐẦU ỨNG DỤNG CNTT TẠI THƯ VIỆN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ 1. Ứng dụng phần mềm chuyên môn Dự án ‘ứng dụng CNTT tại Thư viện Thành phố Việt trì được phê duyệt tháng 5/2004, sau khi đưa vào lắp đặt do có sự chuẩn bị chu đáo về nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ cũng như việc xây dựng CSDL nên khi đưa vào hoạt động Thư viện đã có 1 số thuận lợi. Thư viện đã nhập được trên 10 ngàn biểu ghi tương đương 28 ngàn bản sách đưa vào phục vụ bạn đọc tra cứu ở phòng đọc tổng hợp, phòng thiếu nhi, trên mạng cục bộ (LAN) về công tác nghiệp vụ: in phích chuẩn cho hệ thống mục lục phân loại và mục lục chữ cái truyền thống, in nhãn cho từng kho chuyên biệt, làm thư mục chuyên đề, thư mục sách mới....Ngoài ra khai thác tư liệu từ các nguồn thông tin cho CSDL cũng liên tục được thư viện cập nhật với việc tải file ISO của Thư viện quốc gia, thư viện Bình Định qua mạng Internet với tên CSDL: STVQG cập nhật đã lên tới 216.603 biểu ghi. Tạo điều kiện rút ngắn, cũng như tham khảo thêm quá trình xử lý kỹ thuật sách tại cácThư viện. Đội ngũ cán bộ Thư viện xử lý tương đối thành thạo trên máy về công tác nghiệp vụ chuyên môn, và tư vấn hướng dẫn bạn đọc tra cứu sử dụng hệ thống máy móc và khai thác thông tin trên mạng. Thư viện đã lựa chọn một số bản sách quý theo tiêu chí Khoa học và lịch sử sẽ quét và đưa ra phục vụ bạn đoc theo dạng dữ liệu toàn văn trên máy. 2. Hoạt động của phòng đa phương tiện Sau khi lắp đặt Thư viện Thành phố việt trì đã đưa phòng đa phương tiện vào phục vụ bạn đọc (gồm 1 máy quản trị và 10 máy thành viên). Do có sự chuẩn bị đầu - Trang 111 -
tư tương đối đầy đủ các thiết bị máy móc như máy chiếu, hệ thống tai nghe, hàng trăm đĩa với đầy đủ nội dung khác nhau giúp cho bạn đọc trong việc nghiên cứu học tập, truy cập thông tin, giải trí như xem phim khoa học nghe nhạc, học ngoại ngữ...Do đó đã thu hút được bạn đọc đến với phòng đa phương tiện ở tất cả các lứa tuổi như học sinh sinh viên, cán bộ có nhu cầu nghiên cứu. Có thể khẳng định việc xây dựng phòng đa phương tiện đã giúp cho Thư viện Thành phố việt trì hoatj động có hiệu quả hơn sôi đông hơnvà đã được các cấp lãnh đạo đặc biệt là sở khoa học công nghệ đánh giá cao, bạn đọc phấn khởi tin tưởng. III/ ĐÁNH GIÁ CHUNG Có thể nói việc lựa chọn xây dựng dự án và ứng dụng CNTT trong hoạt động của thư viện Thành phố việt trì bước đầu đã đạt được kết quả. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp, cũng như việc xây dựng phòng đa phương tiện đã giúp cho Thư viện chuyển từ hoạt động truyền thống sang hoạt động quản lý nghiệp vụ khoa học hiện đại hơn, công tác phục vụ bạn đọc nhanh hơn chính xác hơn đạt hiệu quả hơn. đặc biệt Thư viện thành phố Việt trì xây dựng phòng đa phương tiện là một sự lựa chọn đúng đắn bởi đã thu hút được đông đảo bạn đọc tính hiệu quả lại cao. Cụ thể so cùng kỳ năm 2004 số bạn đọc của quý I/ 2005 tăng 150%. Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện bước đầu đã đạt được một số kết quả song để CNTT thực sự có hiệu quả đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc định hướng của Thư viện Thành phố Việt trì trong thời gian tới là: - Đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ vận hành một cách thành thạo trong công tác quản lý chuyên môn nghiệp vụ cũng như hướng dẫn bạn đọc khi tiếp cận Khoa học công nghệ. Tiến tới sử dụng phần mềm chuyên ngành hiện đại nhằm khắc phục những nhược điểm của chương trình Win ISIS giúp cho công tác quản lý và phục vụ hiệu qủa hơn, liên hoàn hơn. - Hồi cố và xây dựng CSDL báo tạp chí đưa ra phục vụ bạn đọc - Số hoá tài liệu quý hiếm để phục vụ bạn đọc dưới dạng dữ liệu toàn văn. - Tiếp tục củng cố và bổ sung thêm những máy móc thiết bị cần thiết cho phòng đa phương tiện để có thể phục vụ một cách tốt nhất nhu cầu cập nhật thông tin cũng như việc học tập nghiên cứu của bạn đọc. - Tạo ra những sản phẩm thông tin ở tất cả các lĩnh vực để chuyển tải đến bạn đọc thông qua hệ thống thư viện xã phường nhằm mục đích phục vụ cho mọi đối tượng bạn đọc trên địa bàn thành phố. Xây dựng Thư viện tiên tiến hiện đại phục vụ cho nhu cầu học tập nâng cao dân trí và giải trí cho mọi tầng lớp nhân dân trong thành phố và các vùng lân cận. IV/ BÀI HỌC KINH NGHIỆM
- Trang 112 -
Để xây dựng được dự án có tính khả thi cao thì đòi hỏi trong quá trình xây dựng dự án phải nắm bắt được tình hình thực tế kinh phí của địa phương cũng như tính chất quy mô, trình độ của cán bộ Thư viện, nhu cầu của bạn đọc để xây dựng dự án phù hợp tránh xa rời thực tế, thiếu cơ sở khoa họcvà không có tính thuyết phục. - Đối với Thư viện cấp huyện nên xây dựng dự án từ nguồn vốn cuả khoa học công nghệ vì dự án từ kinh phí của khoa học công nghệ tuy không được nhiều, thậm chí phải thực hiện nhiều giai đoạn song tính khả thi cao dễ thực hiện phù hợp đơn vị cấp huyện. Mặt khác khi đưa vào ứng dụng nếu tính hiệu quả cao sẽ có điều kiện được nâng cấp bổ sung do đặc thù của khoa học là vừa làm vừa nghiên cứu. - Phải lựa chọn giải pháp phần cứng phần mềm phù hợp vừa mang tính thực tiễn vừa có điều kiện để phát triển. - Phải chuẩn bị đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao để họ có thể tiếp cận với KHCN một cách nhanh nhất. - Trong quá trình ứng dụng phải có sự đánh giá, rút kinh nghiệm những mặt được những mặt còn tồn tại để có hướng bổ sung thích hợp. V/ KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT Thư viện quốc gia Việt nam nên có sự hỗ trợ 1 phần về máy móc thiết bị ban đầu để làm cơ sở cho các thư viện báo cáo đề xuất xây dựng dự án với phương châm là trung ương và địa phương cùng phối hợp. - Nên đưa ra một phần mềm chung cho hệ thống Thư viện cấp huyện phù hợp với điều kiện thực tế vừa đảm bảo tính ứng dụng nghiên cứu trao đổi tương tác hỗ trợ lẫn nhau trong cả hệ thống. - Thư viện quốc gia nên trực tiếp mở lớp đào tạo chuyên môn nghiệp vụ về tin học cho hệ thống Thư viện cấp huyện theo định kỳ hàng năm như đối với hệ thống thư viện tỉnh nhằm giúp cán bộ cấp huyện tiếp cận được công nghệ mới. Trên đây là bản tham luận của Thư viện Thành phố Việt trì về xây dựng dự án và ứng dụng CNTT trong hoạt động Thư viện. Rất mong được sự quan tâm đóng góp ý kiến của ngành cấp trên của các vị đại biểu, các bạn đồng nghiệp để việc ứng dụng CNTT của Thư viện việt trì ngày càng hiệu quả hơn.
- Trang 113 -
THÀNH TỰU NĂM NĂM ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC NGHE-NHÌN CỦA THƯ VIỆN TỈNH BẮC GIANG Hoàng Nam Tuy Phòng nghiệp vụ TV tỉnh Bắc Giang Thư viện tỉnh Bắc Giang chúng tôi đến dự hội nghị này với tinh thần học hỏi các đơn vị bạn nhằm hoàn thiện hơn nữa việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện. Theo gợi ý của Ban tổ chức Hội nghị, Thư viện tỉnh Bắc Giang xin báo cáo kết quả ứng dụng Công nghệ thông tin và đi sâu vào việc xây dựng Phòng nghe-nhìn. PHẦN MỘT – MỘT SỐ NÉT VỀ THÀNH TỰU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA THƯ VIỆN TỈNH BẮC GIANG GIAI ĐOẠN 2000-2004
- Giai đoạn 2000-2002: Từ trước năm 2000, Thư viện tỉnh Bắc Giang đã bắt đầu tiến hành áp dụng Công nghệ thông tin vào một số khâu hoạt động của thư viện nhưng còn rất hạn chế. Thời kỳ 2001-2002, Thư viện tỉnh Bắc Giang đang tiến hành xây dựng lại trụ sở và hoàn thiện cơ cấu nhân sự, do đó việc ứng dụng Công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở việc xử lý dữ liệu dưới dạng các tờ khai (worksheet), sau đó in ra phích và một số loại hình thư mục phục vụ cán bộ nghiệp vụ trong ngành và đơn vị. - Giai đoạn 2002-2004: Sau khi chuyển về trụ sở mới khang trang và Thư viện tỉnh Bắc Giang có sự hoàn thiện về đội ngũ cán bộ quản lý, cũng như tăng cường thêm cán bộ có trình độ đại học, hiểu biết về Công nghệ thông tin. Cùng đó là sự quan tâm của nhà nước, nên các trang thiết bị cần thiết để ứng dụng Công nghệ thông tin cũng được tăng cường. Thư viện tỉnh Bắc Giang đã bắt tay tiến hành làm hồi cố toàn bộ sách được bổ sung từ trước năm 1997(năm mà tỉnh Hà Bắc được tách thành hai tỉnh Bắc Giang và Bắc Ninh) với số lượng xấp xỉ 3,5 vạn bản sách. Đến hết năm 2003, Thư viện tỉnh Bắc Giang đã trang bị được 10 máy tính, nâng tổng số máy tính lên 12 máy, và tiến hành lắp đặt mạng nội bộ (LAN). Hầu hết các phòng đều được trang bị máy tính phục vụ cho việc tự học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ và tra cứu tài liệu thư viện cho thủ thư. Công nghệ thông tin đã tham gia vào rất nhièu công đoạn hoạt động của Thư viện tỉnh Bắc Giang như: Nhận các tệp ISO của Thư viện Quốc gia Việt Nam, biên mục trực tiếp, tra cứu tài liệu Thư viện tỉnh qua mạng LAN, trao đổi nghiệp vụ với nhiều tỉnh bạn bằng thư điện tử; Biên soạn các công trình thư mục địa chí, thư mục chuyên đề, xây dựng cơ sở dữ liệu sách cho các huyện, thị… Thư viện tỉnh Bắc Giang đã quan tâm đến việc nâng cao trình độ cho cán bộ về chuyên môn, nghiệp vụ và Công nghệ thông tin: gửi cán bộ tham gia các lớp tập huấn do Thư viện Quốc gia và Vụ Thư viện tổ chức, Thư viện tỉnh Bắc Giang còn mời một số chuyên gia của Thư viện Quốc gia về trực tiếp tập huấn nâng cao cho cán bộ nghiệp vụ của đơn vị.
- Trang 114 -
Năm 2004, trên cơ sở nắm bắt xu hướng phát triển của các thư viện công cộng, Ban lãnh đạo Thư viện tỉnh Bắc Giang đã quyết định đầu tư xây dựng Phòng đọc nghe – nhìn (một dạng của phòng đa phương tiện). Ngày 28/8/2004, Phòng đọc – nghe – nhìn của Thư viện tỉnh Bắc Giang chính thức được khai trương và đưa vào sử dụng phục vụ bạn đọc. Chúng tôi sẽ phân tích chi tiết quá trình hình thành và sự ra đời của Phòng đọc - nghe – nhìn. PHẦN HAI – LÝ DO HÌNH THÀNH VÀ RA ĐỜI PHÒNG ĐỌC - NGHE – NHÌN CỦA THƯ VIỆN TỈNH BẮC GIANG
Về nhận thức: Ban lãnh đạo Thư viện tỉnh Bắc Giang đã nhận thấy rõ xu hướng phát triển của các thư viện công cộng đó là phát triển sự nghiệp thư viện dựa trên thành tựu phát triển của Công nghệ thông tin, xoá bỏ quan niệm cũ cho rằng thư viện chỉ là nơi lưu trữ sách, báo một cách chung chung mà cần có sự kết hợp giữa thư viện truyền thống và thư viện số để tạo ra một trung tâm tìm kiếm, lưu trữ và khai thác thông tin hiệu quả nhất đối với bạn đọc. Qua nghiên cứu thực tế phục vụ bạn đọc, Thư viện tỉnh Bắc Giang xây dựng Phòng đọc - nghe – nhìn với một số mục tiêu cụ thể sau: 1- Phục vụ nhiệm vụ chính trị của địa phương và của Ngành VHTT Bắc Giang Đây là nhiệm vụ quan trọng Phòng đọc - nghe – nhìn, chúng tôi xác định rằng Phòng đọc - nghe – nhìn sẽ cung cấp thông tin cho các cấp lãnh đạo trong tỉnh trong công tác quản lý, tuyên truyền về những nhiệm vụ chính trị của tỉnh, của ngành, bảo tồn và phát huy các giá trị văn hoá vật thể và phi vật thể. 2- Mở rộng khả năng hợp tác và trao đổi các nguồn lực thông tin điện tử với các thư viện trong và ngoài nước phục vụ nhu cầu bạn đọc Đây được coi là một trong những nhiệm vụ cơ bản đối với Phòng đọc - nghe – nhìn vì qua đó có thể khai thác rất nhiều nguồn tài liệu và có thể khắc phục được sự thiếu hụt về vốn tài liệu truyền thống của thư viện. Bên cạnh nguồn tài liệu sách, báo truyền thống, cần phải có nhiều loại hình tài liệu số hoá, Thư viện mới có đủ khả năng đáp ứng đầy đủ và kịp thời cho nhu cầu bạn đọc. 3- Tạo điều kiện cho bạn đọc tại địa phương tiếp cận với loại hình học tập, nghiên cứu hiện đại nhất hiện nay Phòng đọc - nghe – nhìn cho phép người sử dụng có thể tham gia các khoá học, các cuộc toạ đàm và nhiều hoạt đông trực tuyến (on-line) khác, bạn đọc có thể cập nhật thông tin cần thiết thông qua rất nhiều kênh cung cấp thông tin như truyền hình vệ tinh, mạng Internet (khi lắp đặt đường cáp TV và Internet), dĩa CD-ROM, Băng cassette, băng video, các máy đọc tài liệu đặc biệt... Người sử dụng cũng có thể tham khảo các dạng tài liệu khác có minh hoạ bằng âm thanh hay hình ảnh động. 4- Giúp bạn đọc lựa chọn hình thức thu nhận thông tin phù hợp nhất Người sử dụng được tự do lựa chọn cách khai thác thông tin cần thiết cho mình thông qua các phương tiện trợ giúp, cũng như sự phù hợp về ngôn ngữ;
- Trang 115 -
5- Làm cơ sở cho việc xây dựng và phát triển thư viện số trong giai đoạn tiếp theo Hiện nay xu hướng xây dựng thư viện số cũng đang gia tăng và vấn đề số hoá dữ liệu cũng hết sức cần thiết, Phòng đọc - nghe – nhìn cho phép thư viện khai thác các dữ liệu số hoá một cách nhanh nhất, các dữ liệu đó sẽ được xử lý để trở thành dữ liệu số hoá của thư viện số sau này; 6- Phòng đọc - nghe – nhìn cho phép người sử dụng dùng các công cụ tìm kiếm nội dung tài liệu thông qua mạng Internet tới các nguồn thông tin một cách nhanh chóng và chính xác nhất. PHẦN BA – QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC - NGHE – NHÌN VÀ MỘT SỐ KẾT QUẢ ĐÃ ĐẠT ĐƯỢC
1 – Về chủ trương Thư viện tỉnh Bắc Giang không xây dựng Phòng đa phương tiện mà chỉ xây dựng Phòng đọc - nghe – nhìn (dạng thức chưa hoàn chỉnh của phòng đa phương tiện). Lý do là để đảm bảo sự yên tĩnh cho người khai thác tài liệu. Việc tra tìm các tài liệu của Thư viện tỉnh, đơn vị đã bố trí các máy tính tại các phòng phục vụ được nối mạng LAN (phòng đọc, phòng mượn, phòng thiếu nhi…) 2 – Nguồn nhân lực Thư viện tỉnh Bắc Giang hiện có 20 cán bộ, trong đó phần lớn cán bộ có trình độ chuyên môn về chuyên ngành thư viện, có trình độ tin học A trở lên, một số cán bộ đã được tập huấn thêm về quản trị mạng LAN, mạng Iternet và thư viện số. Về cơ bản, số cán bộ chuyên môn có thể vận hành được Phòng đọc - nghe – nhìn hiện nay; 3 – Cơ sở vật chất Trong điều kiện hiện nay, Phòng đọc - nghe – nhìn của Thư viện tỉnh Bắc Giang có diện tích khoảng 30 m2 , trang thiết bị gồm 01 màn hình ti-vi 29 inchs, 01 đầu máy đọc dĩa CD, VCD, SVCD, MP3; 08 dàn máy tính Đông Nam Á mới, được nối mạng LAN, gồm có 01 máy chủ gắn đầu đọc và ghi đĩa CD, VCD, SVCD và 07 máy trạm chạy trên hệ điều hành WINDOWS XP, có tai nghe gắn microphone, đầu đọc CDROM các loại. Các trang thiết bị khác gồm máy in laser, máy điều hoà không khí, máy hút ẩm và hệ thống giá tủ bảo quản các vật mang tin và bàn ghế phục vụ bạn đọc. Hiện tại Phòng đọc - nghe – nhìn của Thư viện tỉnh Bắc Giang chưa được kết nối Internet bằng đường truyền băng thông rộng (ADSL) vì cơ quan cung cấp dịch vụ đã bị hết cổng 4 - Các loại hình tài liệu hiện có tại Phòng đọc - nghe – nhìn Trước khi thành lập Phòng đọc - nghe – nhìn, Ban lãnh đạo Thư viện tỉnh Bắc Giang đã quan tâm và xác định xây dựng vốn tài liệu của phòng là trọng tâm. Đơn vị đã phối hợp với Thư viện Quốc gia, Viện nghiên cứu Văn hoá, Đài PT-TH tỉnh, Sở KHCN và Thư viện tỉnh Phú Yên… để sưu tầm, bổ sung nguồn tài liệu. Đến nay đã có khoảng 500 đĩa CD-ROM và một số vật mang tin khác được chia thành hai loại cơ
- Trang 116 -
bản đó la đó là tài liệu định dạng PDF (PDF format) và các tài liệu có âm thanh và hình ảnh khác, nội dung chủ yếu về các lĩnh vực sau: - CD-ROM về văn hoá phi vật thể của một số dân tộc trong và ngoài tỉnh; - CD-ROM về các hoạt động kinh tế, chính trị của tỉnh; - CD-ROM về các chương trình học tập các môn học ở bậc phổ thông; - CD-ROM nâng cao về ngoại ngữ, tin học, toán học, văn học…; - CD-ROM hỗ trợ người khiếm thính; - CD-ROM phim khoa học và giải trí; - CD-ROM kỹ thuật công, nông nghiệp… 5 - Các hình thức phục vụ chủ yếu hiện nay của phòng đa phương tiện Căn cứ vào các loại hình tài liệu như trên và số thiết bị hiện có thì hiện tại Phòng đọc - nghe – nhìn mới chỉ đáp ứng được nhu cầu xem các đĩa phim, nghe giảng bằng đĩa, đọc dữ liệu dạng PDF, tra tìm tài liệu thư viện tỉnh Bắc Giang, bạn đọc chưa được cung cấp dịch vụ khai thác thông tin thông qua mạng Internet. Trong 02 tháng đầu, lượng bạn đọc đến với phòng Phòng đọc - nghe – nhìn còn rất hạn chế. Qua tìm hiểu được biết, đối tượng ở đây chủ yếu là học sinh, sinh viên nên việc phải nộp phí sử dụng phòng là rất khó khăn. Lãnh đạo Thư viện kịp thời quyết định không thu phí. Do đó, từ tháng 11/2004 đến nay lượng bạn đọc đến Phòng đọc - nghe – nhìn đã tăng lên nhanh chóng. Qua kết quả đạt được sau 6 tháng hoạt động đã khẳng định đây là loại hình phục vụ sẽ được ưa chuộng và hiệu quả trong tương lai. Tính đến hết tháng 3/2005, số thẻ đăng ký sử dụng phòng này đạt gần 500 thẻ, tổng số lượt bạn đọc sử dụng Phòng đọc - nghe – nhìn là khoảng 2000 lượt, số giờ vận hành các thiết bị đạt trung bình 6h/ngày. PHẦN BỐN: MỘT SỐ KHÓ KHĂN VÀ THUẬN LỢI VÀ MỘT SỐ KINH NGHIỆM KHI XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC - NGHE – NHÌN 1- Những khó khăn - Cơ sở vật chất và trang thiết bị chưa thực sự đáp ứng được số lượng và chất lượng yêu cầu của bạn đọc: Phòng có diện tích sử dụng quá nhỏ (do khi xây dựng cơ bản đã không tính đến việc xây dựng Phòng đọc - nghe – nhìn), số trang thiết bị còn thiếu và vốn tài liệu của Phòng đọc - nghe – nhìn chưa nhiều và đa dạng… - Cước thuê bao đường truyền ADSL còn khá cao: Bình quân cước sử dụng đường truyền ADSL còn khá cao, khoảng 1.000.000 đ/tháng, trong khi Phòng đọc nghe – nhìn đang phục vụ miễn phí dẫn đến chi phí cho Phòng đọc - nghe – nhìn một năm khá tốn kém. 2- Những thuận lợi - Nhận được sự ủng hộ về mặt nguyên tắc của các cơ quan nghiệp vụ cấp trên: Đây là điều quan trọng làm tiền đề để xây dựng phòng đa phương tiện; - Trang 117 -
- Việc xây dựng phòng đa phương tiện là một nhu cầu tất yếu khách quan của các thư viện công cộng sống trong xã hội thông tin và hội nhập quốc tế; - Thư viện tỉnh Bắc Giang có đủ năng lực để quản lý và vận hành cũng như khai thác phòng đa phương tiện. 3- Một số kinh nghiệm trong quá trình xây dựng phòng đa phương tiện - Trước hết, phải nhận được sự đồng tình và thống nhất cao của các cấp quản lý vì có như vậy mới có cơ sở để xây dựng kế hoạch chi tiết cho việc xây dựng Phòng đọc - nghe – nhìn; - Chủ động phối hợp và tranh thủ sự ủng hộ của các Sở, Ban, ngành Trung ương và địa phương, các đơn vị chuyên môn trong và ngoài ngành, đặc biệt là thư viện các tỉnh bạn đã làm trước trong việc trang bị phương tiện và tổ chức nguồn tài liệu; - Căn cứ vào điều kiện thực tiễn và kinh phí của mình, tiến hành hàon thiện từng bước về trang thiết bị, vốn tài liệu và phương thức phục vụ. - Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ phục vụ có năng lực về Công nghệ thông tin nhằm chủ động giải quyết ngay những vấn đề đơn giản về kỹ thuật khi vận hành Phòng đọc - nghe – nhìn PHẦN NĂM: PHƯƠNG HƯỚNG CHỦ YẾU ĐỂ HOÀN THIỆN PHÒNG ĐỌC NGHE – NHÌN CỦA THƯ VIỆN TỈNH BẮC GIANG GIAI ĐOẠN 2005-2010 1/ Phương hướng trong những năm trước mắt - Kịp thời tăng cường bổ sung nguồn tài liệu cho Phòng đọc - nghe – nhìn bằng việc mở rộng đối tượng, địa bàn khai thác tài liệu, tích cực bổ sung nhiều tài liệu trên tất cả các lĩnh vực để đáp ứng nhu cầu bạn đọc, đặc biệt quan tâm đến đối tượng bạn đọc là cán bộ nghiên cứu, học sinh THCS và THPT. - Bổ sung thêm số lượng máy tính để đáp ứng lượng bạn đọc đến thư viện ngày càng tăng; - Tổ chức kết nối mạng Internet nhằm phục vụ nhu cầu khai thác thông tin đa dạng của bạn đọc; - Tiếp tục nghiên cứu các phương thức phục vụ và từng bước thu phí dịch vụ đối với Phòng đọc - nghe – nhìn. 2/ Các năm từ 2007-2010 - Trên cơ sở phát triển nguồn tài liệu và lượng bạn đọc, nếu phòng hiện sử dụng quá tải sẽ tiến hành mở rộng phòng hoặc lắp đặt lại ở phòng khác có diện tích gấp 2-3 lần hiện nay; - Sau khi đã mở rộng hết khả năng, dự kiến đến năm 2009, có thể tách phòng này thành hai phòng đó là phòng đọc sách, báo điện tử và phòng nghe-nhìn (đọc các tài liệu không phải dạng sách, báo điện tử). Làm như vậy sẽ thuận lợi cho việc quản lý tài liệu và phục vụ bạn đọc.
- Trang 118 -
KẾT LUẬN Xây dựng Phòng đa phương tiện ở các Thư viện công cộng hiện nay đang là một nhu cầu và xu hướng tất yếu trong công tác phục vụ bạn đọc. Phòng đa phương tiện có rất nhiều ưu điểm để phục vụ cho các nhà quản lý cũng như bạn đọc. Đối với Thư viện tỉnh Bắc Giang, việc lựa chọn hình thức xây dựng Phòng đọc - nghe – nhìn là thiết thực. Đây là một bộ phận quan trọng của Thư viện tỉnh hướng tới loại hình phục vụ thân thiện và hiệu quả đối với bạn đọc. Trong quá trình thực tế hoạt động và học tập các tỉnh bạn, Thư viện tỉnh Bắc Giang sẽ tiếp tục hoàn thiện và phát triển loại hình hoạt động này một cách khoa học và hiệu quả hơn./.
- Trang 119 -
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BẠN ĐỌC THƯ VIỆN TỈNH TRÀ VINH Trong những năm gần đây, việc ứng dụng CNTT trong công tác Thư viện đã được các cấp, các ngành đặc biệt quan tâm, nhất là Bộ Văn hóa - thông tin, Vụ thư viện. Tất cả các Thư viện trong cả nước đang tất bật triển khai các dự án ứng dụng công nghệ thông tin vào thư viện của mình cho phù hợp với nhu cầu của bạn đọc đến Thư viện của địa phương, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, học tập, giải trí, nâng cao trình độ của người dân. Thư viện Quốc Gia đã xây dựng và hoàn thành các dự án xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật cần thiết làm tiền đề cho việc xây dựng Thư viện điện tử ở 64 tỉnh thành trong cả nước. TVQG đã cung cấp và triển khai phần mềm SMILIB cho các thư viện tỉnh, với phần mềm này, các Thư viện có thể tự động hóa một số khâu công tác phục vụ bạn đọc của mình cũng như yêu cầu nghiệp vụ và có khả năng hình thành thư viện tự động cỡ nhỏ. TVQG đã đầu tư cho một số thư viện lớn trong nước những trang thiết bị, phần mềm quản trị Thư viện bậc trung Ilib. Song song đó một số Thư viện đã tự mua sắm trang thiết bị và phầm mềm này cho phù hợp với sự phát triển của Thư viện và điều kiện phát triển kinh tế xã hội của địa phương. Hòa nhập cùng với sự phát triển đó, Thư viện Trà Vinh đã được sự quan tâm đầu tư của Thư viện Quốc Gia, các cấp các ngành trong tỉnh, trực tiếp là Sở VHTT. Sau khi có sự đánh giá tổng kết và định hướng phát triển việc ứng dụng CNTT trong công tác Thư viện tại hội nghị tổng kết 10 năm. Thư viện tỉnh Trà Vinh đã từng bước trang bị những phương tiện cần thiết đáp ứng yêu cầu cho công tác Thư viện từng bước đa dạng hóa, hiện đại hóa phương thức, loại hình phục vụ bạn đọc góp phần cho việc phát triển đời sống kinh tế văn hóa xã hội tỉnh nhà. – Năm 2001, để cụ thể hóa Chỉ Thị 58CT/TW của Bộ Chính Trị, cũng như đáp ứng yêu cầu của Thư viện Quốc Gia về việc xây dựng Thư viện điện tử, thư viện số cho 64 tỉnh thành trong cả nước. Trong đó đề nghị các Thư viện tỉnh thành tự trang bị cho mình những trang thiết bị cần thiết. I/ XÂY DỰNG DỰ ÁN Thư viện Trà Vinh đã xây dựng dự án : “ứng dụng CNTT trong quản lý và nghiệp vụ" với hơn 500 triệu đồng. Nhưng do điều kiện tỉnh nhà còn gặp nhiều khó khăn, cũng như nguồn vốn hỗ trợ ứng dụng công nghệ thông tin của tỉnh rất ít, mặc dù dự án được phê duyệt nhưng vào năm 2002 Thư viện Trà Vinh chỉ được hỗ trợ 150 triệu đồng. Do đó Thư viện chỉ đầu tư được những trang thiết bị tối thiểu đáp ứng yêu cầu của phần mềm do TVQG cung cấp. Đến nay, Thư viện có một hệ thống máy tính gồm 10 máy tính trong đó có một máy chủ (trong dự án); 09 máy trạm gồm 05 máy trạm nghiệp vụ, 04 máy trạm tra cứu, 02 máy in Laser, 01 máy in màu, 01 máy in kim, 01 máy Scaner, 01 máy in mã vạch, 01 máy đầu đọc mã vạch, 01 đầu kiểm kê kho. Toàn bộ hệ thống đã được vận
- Trang 120 -
hành hết công suất. Hiệu quả công việc mà những thiết bị này mang lại là tương đối cao. II/ HOẠT ĐỘNG CNTT Thư viện đang sử dụng song song 02 phần mềm: phần mềm CDS/ISIS for dos sử dụng cho việc nhập sách, in phích, tìm kiếm sách; phần mềm Smilib sử dụng cho việc quản lý độc giả, thống kê sách luân chuyển, tìm kiếm sách, thống kê kho và một số công tác quan trọng khác. Thư viện Trà Vinh đã hoàn thành việc chuyển dữ liệu sang phần mềm SMILIB tổng số 27.908 bản ghi với tổng số 62.127 bản sách, đến nay dđã đưa vào sử dụng cho công tác phục vụ bạn đọc, quản lý bạn đọc, quản lý kho, và một số khâu công tác khác của Thư viện. Cùng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ viễn thông cũng như công nghệ thông tin. Các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho nghiệp vụ, chuyên môn thư viện ngày càng nhiều, trình độ dân trí, trình độ bạn đọc đến thư viện ngày càng cao và trình độ sử dụng các trang thiết bị hiện đại của họ ngày càng phát triển. Đó là một thách thức lớn đối với ngành Thư viện. Bởi vì nhu cầu của bạn đọc không chỉ đến thư viện để đọc hoặc mượn những tài liệu ở dạng sách in truyền thống như hiện nay, mà nhu cầu của họ ngày càng đa dạng, đòi hỏi chúng ta cần phải đáp ứng, nhất là những thông tin mang tính thời sự, thông tin trực tuyến trên mạng và các dạng tài liệu khác… Hiện nay, Thư viện tỉnh Trà Vinh đã áp dụng công nghệ mã vạch trong việc quản lý sách, quản lý bạn đọc, lưu thông tài liệu. Đưa 04 máy tính phục vụ cho việc tra tìm tài liệu trên máy tính bằng phần mềm Smilib, và trên 50% độc giả đến thư viện sử dụng máy tính để tìm tin, tìm tài liệu. Qua tìm hiểu chúng tôi được biết việc sử dụng máy tính cho việc tìm kiếm tài liệu rất có hiệu quả, nhanh chóng. Có nhiều tiêu chí để tìm kiếm hơn. Chỉ cần biết chút ít về sử dụng máy tính. Nhưng đó cũng chỉ là một phần nhỏ trong công tác phục vụ bạn đọc so với sự phát triển của những công nghệ tiên tiến. Thực tại, đa số các Thư viện tỉnh chưa có điều kiện đưa máy tính phục vụ rộng rãi cho bạn đọc bằng nhiều hình thức, nhiều nguồn thông tin điện tử. Đó cũng là nguyên nhân dẫn đến tình trạng không đồng bộ giữa các thư viện tỉnh thành trong cả nước cũng như ở từng khu vực trong nước. Từ đó, ảnh hưởng không nhỏ đến việc trao đổi nguồn lực thông tin với nhau trong hệ thống thư viện công cộng. III/ MỘT SỐ NGUYÊN NHÂN Những tồn tại đó do những nguyên nhân cơ bản như sau: – Kinh phí để mua sắm những trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng CNTT còn nhiều khó khăn, ảnh hưởng không nhỏ đến việc tự động hóa hoạt động thư viện. Không có kinh phí, hoặc kinh phí rất ít cho việc sử dụng thông tin trên những nguồn khác nhau, như mạng Internet. Việc đầu tư kinh phí cho ứng dụng CNTT trong thư viện chưa tương xứng với sự phát triển của những tiến bộ KHKT hiện có.
- Trang 121 -
– Cách nhìn nhận vị trí, vai trò của Thư viện trong việc phát triển kinh tế, đời sống văn hóa xã hội của một số lãnh đạo tỉnh, cũng như của lãnh đạo ngành văn hóa thông tin chưa đầy đủ. Dẫn đến sự quan tâm đầu tư cho sự phát triển của Thư viện chưa tương xứng với sự phát triển chung của xã hội. Gây ra phản ứng dây chuyền đối với mọi tầng lớp nhân dân, học sinh, sinh viên, cán bộ lãnh đạo, cán bộ nghiên cứu một cách suy nghĩ chung là Thư viện là nơi yên tĩnh để học bài, để nghiên cứu ít ai quấy rầy chứ ít quan tâm đến những tài liệu, thông tin mà thư viện có. – Cán bộ làm công tác tin học còn kiêm nhiệm nhiều công việc, do đó đầu tư thời gian cho học tập, tìm kiếm và phát triển những chương trình ứng dụng phục vụ cho tự động hóa thư viện còn hạn chế.
IV/ PHƯƠNG HƯỚNG Để Thư viện thực sự trở thành trung tâm văn hóa, trung tâm tri thức và khoa học của tỉnh như lời của Thứ trưởng Bộ Văn hóa – thông tin Đỗ Quý Doãn tại Hội nghị tổng kết 3 năm hoạt động Thư viện công cộng, thì các Thư viện tỉnh, thành phố cần tiếp tục đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị để từng bước xây dựng thư viện tỉnh theo hướng hiện đại phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội tỉnh nhà. Đặc biệt là phù hợp với trình độ ngày càng cao của người sử dụng Thư viện. - Xây dựng những nguồn lực thông tin đủ mạnh để hòa nhập cùng hệ thống thư viện công cộng trong cả nước và chia sẽ nguồn lực thông tin ấy để tiết kiệm được sức người, sức của. Quan trọng là cơ sở dữ liệu địa chí, nhân vật chí, cơ sở dữ liệu sự kiện và dữ liệu toàn văn một số tài liệu địa chí có chọn lọc của tỉnh, thành phố. - Xây dựng kế hoạch để bổ sung những tài liệu điện tử trên CD-ROM và nhiều dạng tài liệu điện tử khác. - Thư viện cần lập kế hoạch xây dựng và phát triển phòng đọc đa phương tiện, đầu tư cho việc bổ sung các dạng tài liệu điện tử, khai thác và sử dụng thông tin trên mạng Internet, phát triển những CSDL ngoài CSDL sách, báo tạp chí, cần khai thác và sử dụng những phần mền ứng dụng phục vụ cho hoạt động thư viện một cách đồng bộ và thống nhất từ giữa các Thư viện công cộng. - Phục vụ người đọc tra cứu tìm tin theo phương thức mục lục truy cập trực tuyến (OPAC), lập trang WEB để đưa toàn bộ cơ sở dữ liệu của thư viện giới thiệu trên mạng để đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin ngày càng đa dạng của người dân. V/ KIẾN NGHỊ Để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Thư viện nói chung, trong công tác phục vụ bạn đọc nói riêng được phát triển tốt theo đúng định hướng, đáp ứng tốt yêu cầu ngày càng cao của độc giả. Xin có những kiến nghị như sau: - Vụ Thư viện, TVQG cần có những những tác động tích cực nhiều hơn nữa đến lãnh đạo các tỉnh thành, lãnh đạo Sở VHTT quan tâm tạo điều kiện cho thư viện tỉnh xây dựng và phát triển dự án tự động hóa.
- Trang 122 -
- Cần tranh thủ sự lãnh đạo của các cấp, hoặc sự hỗ trợ của Thư viện Quốc gia để mua sắm những trang thiết bị như: máy tính điện tử khoảng 40 – 50 máy, các thiết bị chuyên dụng để tổ chức tốt các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin. - Đào tạo về kiến thức quản lý, tổ chức thư viện dưới tác động của công nghệ thông tin, giúp cán bộ quản lý hiểu rõ khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động thư viện để có các quyết định phù hợp trong quá trình tin học hóa công tác thư viện. - Có kế hoạch đào tạo và đào tạo lại cán bộ làm công tác tin học. Có chính sách đãi ngộ nhằm thu hút cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin phục vụ tận tâm tận lực với việc tin học hóa trong thư viện. Đào tạo cán bộ chuyên môn: Hiểu rõ sự phát triển của hoạt động thư viện dưới tác động của công nghệ thông tin; nắm vững các kiến thức về tin học, sử dụng thành thạo máy vi tính, các phần mềm chuyên dụng, các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác, và khai thác tốt những thông tin trên mạng Internet, để phục vụ bạn đọc bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng, chính xác. Thiết nghĩ, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các khâu của công tác thư viện đặc biệt là trong công tác phục vụ bạn đọc nằm trong khả năng của các thư viện tỉnh. Bởi vì đội ngũ cán bộ làm công tác tin học, cũng như cán bộ làm công tác chuyên môn có đủ khả năng, trình độ để đáp ứng yêu cầu mới. Hy vọng một ngày không xa, tất cả các thư viện trong hệ thống thư viện công cộng sẽ đáp ứng đủ các tiêu chuẩn của một thư viện hiện đại. Để Thư viện công cộng thật sự trở thành trung tâm văn hóa, trung tâm tri thức và khoa học của tỉnh.
- Trang 123 -
THƯ VIỆN KHOA HỌC - TỔNG HỢP TỈNH SƠN LA VỚI VIỆC XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU BÀI TRÍCH BÁO - TẠP CHÍ
1. VÀI NÉT VỀ SƠN LA ĐẤT NƯỚC - CON NGƯỜI Gần hai thập kỷ qua, cùng với công cuộc đổi mới toàn diện của đất nước, ngành Thư viện công cộng Việt Nam đã không ngừng phát triển cả về số lượng cũng như chất lượng phục vụ bạn đọc. Công tác thư viện đã góp phần tích cực vào việc tuyên truyền chủ trương đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu đời sống tinh thần của xã hội, phục vụ có hiệu quả các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… của đất nước. Để đạt được các kết quả to lớn đó một phần cũng là do việc hệ thống Thư viện công cộng Việt Nam đã sớm áp dụng và đưa những tiến bộ của công nghệ thông tin vào một số lĩnh vực hoạt động của ngành. Cùng với những tiến bộ trong sự phát triển chung của ngành thư viện cả nước, trong những năm qua, Thư viện Khoa học - Tổng hợp tỉnh Sơn La đã từng bước tìm tòi, đổi mới các phương thức hoạt động, cung cấp và phổ biến thông tin đến với bạn đọc ngày một tốt hơn. Với đặc thù là một tỉnh miền núi còn rất nhiều khó khăn về kinh tế - xã hội, nằm ở phía Tây - Bắc của Tổ quốc. Sơn La cách Thủ đô Hà Nội trên 300km; Địa hình hầu hết là núi cao, có nhiều đèo, dốc, sông, suối, giao thông đi lại rất khó khăn... Tỉnh Sơn La có diện tích tự nhiên rộng 14.200 km2 với hơn 90 vạn dân, gồm 12 dân tộc anh em cùng chung sống (Thái, Kinh, Mông, Mường, Dao, La ha, Lào, Kháng, Khơ mú, Hoa, Xinh mun, Tày). Dòng Sông Đà bắt nguồn từ Trung Quốc chảy vào Việt Nam qua ngả Lai Châu và chảy dọc theo suốt chiều dài của tỉnh Sơn La để xuôi về Hòa Bình rồi nhập vào Sông Hồng ở Việt Trì (Phú Thọ). Sông Đà - Con sông hung dữ có tiếng từ ngàn xưa với trên 160 ghềnh, thác… nhưng ngày nay lại được đánh giá là rất giàu tiềm năng về thủy điện. Chỉ mấy tháng nữa thôi Nhà nước ta sẽ chính thức làm lễ khởi công xây dựng một nhà máy thủy điện có tầm cỡ lớn nhất ở khu vực Đông - Nam - á; Nhà máy đó sẽ mang tên gọi: Nhà máy Thủy điện Sơn La. Bản sắc riêng về văn hóa đa dạng, phong phú của 12 dân tộc anh em ở Sơn La đã góp phần và tạo nên bản sắc văn hóa dân tộc đặc sắc và độc đáo trong nền văn hóa chung của dân tộc Việt Nam. Dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam và Đảng bộ chính quyền tỉnh, Bộ mặt của toàn tỉnh Sơn La ngày nay đang đổi mới và ngày càng đổi mới, hứa hẹn một tương lai tươi sáng đến với mọi người dân ở một vùng đất giàu truyền thống văn hóa và truyền thống cách mạng của Tổ quốc. Ngày hôm nay trên vùng đất Sơn La: Người Thái, người Kinh, người Mông, người Mường, người Khơ Mú, người Dao, người Lào, người Kháng… nghe theo lời kêu gọi của Đảng cùng nhau đoàn kết, dốc sức chung lòng quyết tâm xây dựng quê hương Sơn La ngày một giàu đẹp. - Trang 124 -
2. KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ở THƯ VIỆN KHOA HỌC - TỔNG HỢP TỈNH SƠN LA Trước yêu cầu và đòi hỏi về phát triển sự nghiệp Thư viện trong giai đoạn mới, 5 năm qua, trong hoàn cảnh còn gặp nhiều khó khăn nhưng đội ngũ cán bộ, viên chức Thư viện Khoa học - Tổng hợp tỉnh Sơn La đã nghiên cứu, tìm tòi, phát huy nội lực, tranh thủ sự quan tâm giúp đỡ của các ngành các cấp, từng bước thay đổi cách nghĩ, cách làm cũ, nhằm mục tiêu khai thác mọi tiềm năng sẵn có của thư viện, đáp ứng và phục vụ nhu cầu hưởng thụ văn hóa đọc thông qua sách, báo của mọi tầng lớp nhân dân các dân tộc ở địa phương. Thực hiện sự chỉ đạo của Thư viện Quốc gia Việt Nam về việc triển khai chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thư viện công cộng cấp tỉnh, thành phố toàn quốc, bắt đầu từ năm 1994 Thư viện Khoa học - Tổng hợp tỉnh Sơn La đã từng bước ứng dụng công nghệ tin học vào các công đoạn kỹ thuật của mình như: Xây dựng cơ sở dữ liệu sách mới, làm cơ sở dữ liệu hồi cố, cơ sở dữ liệu địa chí, cơ sở dữ liệu bài trích báo - tạp chí.... In phích, quản lý bạn đọc bằng máy tính.v.v.. Với các cơ cấu phục vụ bạn đọc hiện có ở Thư viện Khoa học - Tổng hợp tỉnh Sơn La như: Kho Phòng Đọc, kho Phòng Mượn, kho Phòng Báo - Tạp chí, kho Luân chuyển, Tổng kho, kho Địa chí, kho Phòng Thiếu nhi và 19 Chi nhánh, Trạm, Điểm sách của Thư viện tỉnh trong địa bàn Thị xã. Thư viện Khoa học - Tổng hợp tỉnh Sơn La áp dụng công tác tin học trong một số lĩnh vực của công tác phục vụ bạn đọc phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị và của địa phương. Hiện nay Thư viện Khoa học - Tổng hợp tỉnh Sơn La có 8 bộ máy tính, 2 máy in... sử dụng phần mềm CDS/ISIS, đến nay Thư viện tỉnh Sơn La đã có số biểu ghi trên 45.000 biểu ghi. Trong đó cơ sở dữ liệu sách mới và cơ sở dữ liệu hồi cố là 30.000 biểu ghi; Cơ sở dữ liệu địa chí là 5.000 biểu ghi; Cơ sở dữ liệu bài trích báo tạp chí là 10.000 biểu ghi. 3. THƯ VIỆN KHOA HỌC - TỔNG HỢP TỈNH SƠN LA VỚI VIỆC XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU BÀI TRÍCH BÁO - TẠP CHÍ Từ đầu năm 1997, nhằm mục đích từng bước đáp ứng yêu cầu và tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa cho người đọc, người dùng tin trong việc sử dụng vốn tài liệu của thư viện, tăng cường các nguồn lực tài liệu của địa phương và viết về địa phương; Giúp bạn đọc tra cứu tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng thông qua hệ thống máy tính của thư viện, Thư viện KH- TH tỉnh Sơn La đã tiến hành xây dựng Cơ sở dữ liệu bài trích báo - tạp chí. Cơ sở dữ liệu bài trích báo - tạp chí ban đầu chỉ giới thiệu với bạn đọc những thông tin thư mục của bài báo (hoặc tạp chí) có kèm phần tóm tắt của bài báo (Tạp chí) đó (Những bài báo - tạp chí này đã được cán bộ thư viện chọn lọc, lựa chọn theo những các chủ đề, đề tài nổi bật). Từ trước đến nay Thư viện tỉnh Sơn La đã thường xuyên biên soạn, in - xuất bản và phát hành " Thông tin Khoa học
- Trang 125 -
chuyên đề " (mỗi tháng/số), nhưng từ năm 1997 nhờ có loại cơ sở dữ liệu này mà Thư viện Khoa học - Tổng hợp tỉnh Sơn La đã biên soạn, in - xuất bản và phát hành thêm loại hình thông tin mới để phục vụ rộng rãi bạn đọc trong toàn tỉnh, đó là: " Điểm báo ". Sản phẩm thông tin này của Thư viện đã được đông đảo bạn đọc (đặc biệt là các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý và nghiên cứu ở địa địa phương) đón nhận và nhiệt liệt hoan nghênh. Tuy nhiên sản phẩm thông tin này cũng còn có hạn chế đó là: Do biên soạn, xuất bản với thời lượng 1 tháng 2 số (15 ngày 1 số) thông tin cập nhật trong " điểm báo " không còn tính thời sự so với một số loại hình thông tin khác như báo chí, truyền hình … đồng thời thông tin trong sản phẩm " Điểm báo " chỉ mang tính gợi mở, định hướng và khái quát cho bạn đọc chứ chưa cung cấp đầy đủ, cụ thể thông tin đến với bạn đọc. Trước tình hình đó, Thư viện Khoa học - Tổng hợp tỉnh Sơn La đã nghiên cúu và quyết định chuyển đổi phương pháp xây dựng Cơ sở dữ liệu và tạo ra sản phẩm thông tin mới. Tháng 1/2003 xác định tầm quan trọng của công tác địa chí trong thư viện, đồng thời nhằm lưu giữ những thông tin về địa chí của tỉnh, tăng cường nguồn lực tài liệu địa chí cho Thư viện; Giúp bạn đọc tìm hiểu về tình hình của địa phương một cách dễ dàng, Thư viện tỉnh Sơn La đã chuyển sang xây dựng cơ sở dữ liệu bài trích báo - tạp chí dưới dạng toàn văn. Trong CSDL liệu này, ngoài những thông tin thư mục của các bài báo, tạp chí viết về Sơn La chúng tôi đã nhập đầy đủ nội dung của bài báo, tạp chí đó vào Cơ sở dữ liệu. Từ cơ sở dữ liệu đó, chúng tôi đã cho ra đời sản phẩm thông tin mới, đó là: " Điểm báo - Sơn La qua những trang báo - tạp chí của Trung ương ". Sản phẩm thông tin mới ra đời, được gửi tới các đồng chí là cán bộ lãnh đạo của tỉnh, huyện và các sở, ban ngành… của tỉnh. Sản phẩm thông tin mới đã cung cấp một cách chính xác, kịp thời đầy đủ những thông tin về tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội…. của địa phương tới các đồng chí lãnh đạo, giúp nhiều đồng chí lãnh đạo rút ngắn được thời gian tra tìm tài liệu, nắm bắt được tình hình của địa phương để từ đó đưa ra những quyết định, giải pháp hoặc định hướng phát triển đối với từng ngành, từng nghề và từng cơ sở một cách thích hợp. Sản phẩm thông tin này đã được rất nhiều bạn đọc đón nhận và thực tế hơn 2 năm qua đã khẳng định được giá trị của nó. Sản phẩm này đã được chúng tôi xuất bản thường xuyên 1 tháng/kỳ, với số lượng 300 bản. Từ tháng 1/2005 theo yêu cầu và có sự thỏa thuận của Bưu điện tỉnh chúng tôi đã xuất bản mỗi kỳ 450 bản (150 bản tăng thêm để Bưu điện tỉnh chuyển tới các Điểm Bưu điện Văn hóa xã trong toàn tỉnh) . Có thể nói trong tất cả các sản phẩm thông tin của Thư viện Khoa học - Tổng hợp tỉnh Sơn La đã và đang được xuất bản để phục vụ bạn đọc như: Thư mục, Thông tin Khoa học chuyên đề, Tài liệu truyền thông, Điểm báo… thì " Điểm báo " là sản phẩm thông tin của Thư viện đã được bạn đọc và các ngành, các giới ở địa phương đón nhận và đánh giá rất cao. Điều đó đã giúp chúng tôi khẳng định sự đúng đắn và cần thiết trong việc lựa chọn và xây dựng cơ sở dữ liệu bài trích báo - tạp chí.
- Trang 126 -
Từ thực tiễn đó chúng tôi tin tưởng và hy vọng rằng cơ sở dữ liệu bài trích báo - tạp chí, cũng như loại hình thông tin " điểm báo "này sẽ được nhiều Thư viện tỉnh, thành phố trong cả nước lựa chọn, ứng dụng và phát huy tốt được tác dụng của nó.
- Trang 127 -