MANUAL DE CORRESPONDENCIA
ANGIE YULIETH VALENCIA CACAIS FERLY CAMILO GRISALES LOAIZA JUAN DAVID LÓPEZ ZAPATA NEIDY JOHAN ZAPATA GRISALES YURANI OROZCO TORRES
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA ARMENIA QUINDÍO 458939
MANUAL DE CORRESPONDENCIA
ANGIE YULIETH VALENCIA CACAIS FERLY CAMILO GRISALES LOAIZA JUAN DAVID LÓPEZ ZAPATA NEIDY JOHAN ZAPATA GRISALES YURANI OROZCO TORRES
ANDREA CAROLINA LEZCANO VALBUENA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA ARMENIA QUINDÍO 458939
BATALLÓN DE INGENIEROS NUMERO 8 FRANCISCO JAVIER CISNEROS
MISIÓN Desarrollar misiones tácticas contra las organizaciones al margen de la ley en la jurisdicción asignada y ejecuta tareas propias del arma, garantizando la gobernabilidad de las instituciones legítimamente constituidas. VISIÓN Un batallón victorioso, disciplinado, entrenado y listo para combatir, comprometido con la patria y el pueblo quindiano, garantizando el progreso y desarrollo socioeconómico de la región.
MANUAL DE CORRESPONDENCIA
INTRODUCCIÓN El Batallón de Ingeniero N°8 “Francisco Javier Cisneros” es una entidad del estado que regulan actividades militares para internos y en algunas ocasiones al pueblo por una organización pública. En este sentido es indispensable que los trámites llevados a cabo dentro dicho ente cuenten con el cumplimiento de la ley en la relación en este aspecto para esto se hace necesario estructurar una unidad de correspondencia que oriente los procesos llevados acabos al interior de la empresa hacia el éxito de los mismo; ya que la función de la unidad será regular en tráfico ( producción entrada y salida) de las comunicaciones oficiales del El Batallón de Ingeniero N°8 “Francisco Javier Cisneros” OBJETIVO Crear un manual de correspondencia para la dependencia de operaciones del batallón de Ingeniero N°8 “Francisco Javier Cisneros” utilizando los normas icontec y la demás normatividad vigente con el fin de homogenizar las comunicaciones.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Agilizar la creación de documentos comerciales en el batallón mediante la utilización de estructuras previamente establecidas
Promover una cultura archivística mediante la aplicación de normas legales vigentes. Facilitar la organización e interpretación de los documentos siguiendo unas estructuras previamente establecidas. JUSTIFICACIÓN El siguiente manual de correspondencia se crea debido a que se identifico la necesidad que posee e Batallón de Ingeniero N°8 “Francisco Javier Cisneros” de homogenizar sus comunicaciones ya que es una entidad que maneja un gran flujo documental para la cual no existe una estructura formal para la elaboración de los documentos comerciales lo que dificulta su creación e interpretación. Con la aplicación del manual de correspondencia no solo se beneficiara el cuerpo militar a nivel interno si no que ayudara a que el batallón a nivel externo transmita una mejor imagen Contenido HORARIOS de atención al público De 8:00 am a 12.00 De 2:00 pm a 5:00 pm RECIBO Y DESPACHO DE LAS COMUNICACINOS Para poder llevar un control de las comunicaciones que se reciben y despachan en una compañía es necesario diligenciar correctamente los siguientes formatos:
REGISTRO Y RADICACION DE CORRESPONDENCIA ENVIADA
Datos Del Remitente
Fecha Dependencia
Asunto
Anexos
Datos Del Destinatario
Antecedente
Nombre Del Funcionario
Entidad
Nombre
Ciudad
REGISTRO DE READICACION DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Datos De La Persona O Entidad Remitente No. Radicaci贸n
Fecha Nombre Entidad o Persona Asunto
Radicado Origen
Fecha Anexos
Datos Del Destinatario Ciudad de Origen
Dependencia
Nombre Funcionario
No. Radicaci贸n de Respuesta No. Radicado
Fecha
CARTA COMERCIAL Es una comunicaci贸n escrita que contiene un mensaje relacionado con negocios, se utiliza en relaciones comerciales externas entre empresas y personas naturales, igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados. ESTILOS: Las cartas comerciales pueden tener dos tipos de distribuci贸n:
•
Estilo bloque extremo: se caracteriza porque todas sus líneas parten del margen izquierdo
•
Estilo bloque: se caracteriza porque las líneas de referencia, fecha, asusto, nombre y cargo del remitente parte del centro de la hoja hacia la derecha
MARGENES Superior: 3 a 4cm Inferior: 2 a 3cm Izquierda: 3 a 4cm Derecho: 2 a 3cm Encabezado de las hojas subsiguientes: 4cm CONTIENE: Referencia: código de la dependencia y numero consecutivo Fecha: ciudad día mes y año Tratamiento título honorifico. Conservando las formas femeninas y en mayúscula inicial Nombre del destinatario también en mayúsculas iniciales respetando la forma como aparece en el documento antecedente (si lo hay). Sin negrilla Cargo se escribe en minúscula
Nombre de la empresa o razón social: se escribe en mayúscula sostenida, con punto o no según lo haya registrado en la institución, si la sigla está formada por la inicial de cada palabra de la razón social. Dirección: se puede utilizar abreviatura TRANSVERSAL etc.
“No”, no abrevie la expresión CALLE, CARRERA, AVENIDA, DIAGONAL,
Ciudad de Destino: se pone el nombre de la cuidad así sea correspondencia local. La destinatario de otras ciudades se registra la ciudad y en departamento separados por comas. Asunto: es opcional no mayor de 4 palabras. Se puede suprimir artículos, conjunciones, preposiciones, sin afectar el sentido. Saludo: no se escribe el segundo apellido Contenido del texto: Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla. Se expresa en primera persona del plural (nosotros) porque representa un grupo empresarial, así trate de un único firmante. Se omiten temas personales y la redacción siempre se hará en primera persona. Además se debe tener extremo cuidado en la ortografía y la sintaxis de las palabras con el fin de que el comunicado pueda presentar coherencia y concreción; en cuanto a la adición de cantidades es importante ubicarlas dentro de la escritura de la carta en números y letras, por otro lado cuando se citen enunciados externos o relacionados con el comunicado deben ubicarse entre comillas y referenciar su procedencia y deben agregarse puntos suspensivos para aclarar la continuidad del fragmento. En caso de que se termine la página antes de finalizar un párrafo completo, se deja mínimo dos renglones en esta y dos en la siguiente. Sin olvidar que todo el texto deberá estar justificado. Despedida: Debe ser breve seguida de comas y una frase de cortesía, estas frases pueden ser: atentamente, cordialmente, sinceramente, entre otros. Se debe tener en cuenta al finalizar la carta, añadir el primer nombre con la letra inicial del apellido de quien elaboro la misma.
Nombre del Remitente se escribe el nombre en letra mayúscula y el cargo en minúscula Anexos: se escribirá los anexos, que tipos de documentos se sumaran, la cantidad para después firmarlos.
INFORME ADMINISTRATIVO
Documento que describe oda a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo. Márgenes: -
Superior: entre tres y cuatro centímetros. Inferior: entre dos y tres centímetros. Izquierdo: entre tres y cuatro centímetros. Derecho: entre dos y tres centímetros.
Contenido: Portada: esta debe contener: -
Nombre de la organización Área Titulo del informe A quien va dirigido
-
Quien lo realiza Ciudad y año
Índice: se realiza un índice indicando cuales son los temas y los subtemas a tratar. Si es necesario se crea una lista de graficas. Para crear el índice se pone el nombre del tema y al frente se pone la página en que se encuentra sin poner puntos ni líneas Introducción: se plantea el tema problema, cual es su importancia para la empresa y cuál es su objetivo. La introducción no debe sobrepasar una (1) página de escrito. Desarrollo: Detallar explicar con vocabulario acorde a lo que hagan, porque no es lo mismo uno técnico que el coloquial. Podemos citar textos, poner opiniones de personas, recuerden que tiene que ser claro y preciso, también van a ir las imágenes y/o esquemas. Conclusión: Retomar y analizar lo que se dijo previamente en el desarrollo y demostrar que se cumplió con el objetivo y/o una conclusión final Bibliografía: En la introducción se había puesto el material bibliográfico, había que solo nombrarlo. Acá se va hacer bien detallado, si es un libro editorial, nombre del libro, autor, etc. Si es página de internet poner el link y fecha de consulta. Y si es diario poner que diario. día de emisión, sección del diario, etc.
PETICIONES: Toda persona podrá hacer peticiones respetuosas a las autoridades, verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio.
Las escritas deberán contener, por lo menos: 1. La designación de la autoridad a la que se dirigen. 2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación del 3. 4. 5. 6.
documento de identidad y de la dirección. El objeto de la petición. Las razones en que se apoya. La relación de documentos que se acompañan. La firma del peticionario, cuando fuere el caso.
Si quien presenta una petición verbal afirma no saber o no poder escribir y pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma sucinta. Las peticiones se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible resolver o contestar la petición en dicho plazo,
Para determina los días de plazo que se tienen para responder un derecho de petición, se tienen en cuenta únicamente los días hábiles, no los días calendario. Recordemos que las autoridades o particulares que tienen la obligación legal de atender derechos de petición, tienen los siguientes plazos para hacerlo: • Quince (15) días para contestar quejas, reclamos y manifestaciones [Artículo 6 código contencioso administrativo]. • Diez (10) días para contestar peticiones de información [Artículo 22 código contencioso administrativo]. • Treinta (30) días para contestar consultas. [Artículo 25 código contencioso administrativo].
MEMORANDO Comunicación escrita de carácter interno que se utiliza para transmitir información como por ejemplo: orientaciones y pautas a las dependencias locales regionales, nacionales internacionales. Sus características son muy similares ala de la carta: bloque y bloque externo. El Estilo Bloque Contiene: Referencia Fecha Nombre Cargo del remitente Su escritura parte del centro de la hoja hacia la derecha El estilo bloque externo su escritura se realiza de la parte izquierda hacia abajo Márgenes Superior
3-4 cm
Inferior
2-3 cm
Izquierdo
3-4 cm
Derecho
2-3 cm
Encabezado de las paginas subsiguientes
2-3cm
Tamaños Tamaño carta y tamaño pequeño (medio pequeño) Memorando centrado en mayúscula sostenida Referencia solo el número consecutivo o alfanumérico Fecha ciudad día año Encabezamiento Para destinatario nombre, cargo, dependencia separada los primeros por una coma De remitente cargo y dependencia, en mayúscula inicial y en la línea del firmante se escribe el nombre Asunto mayúscula sostenida seguida de dos puntos al frente después de dos espacios la síntesis del documento, sin exceder cuatro palabras Texto se tiene en cuenta las ‘’indicaciones complementarias para textos de la correspondencia comercial’’
CIRCULAR INFORMATIVA Comunicación externa interna de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a varias personas (circular externa o a un grupo circular interna) Clasificación De acuerdo con el destinatario se clasifica en: Circular externa o carta circular Circular interna o general Circular externa Se utiliza cuando el mismo mensaje se dirige a varios destinatarios y si quiere personalizar la comunicación Circular interna Se utiliza para dar a conocer internamente actividades de la empresa como normas generales cambios, políticas, disposiciones, etc. que se dirige a grupos ocupacionales en la empresa Modelos La circular tiene los mismos modelos de la carta comercial la calidad el tamaño del papel debe de ser el mismo en todas las hojas para las pagina subsiguientes se puede utilizar hojas en blanco o que tenga solo impreso el logotipo de la empresa Márgenes Superior
3-4cm
Inferior
2-3cm
Izquierdo
3-4cm
Derecho
2-3cm
Encabezado hojas subsiguientes 4cm Estilos Tanto para la circular externa como para la interna se establecen los estilos Bloque externo y Bloque Elaboración Titulo En mayúscula sostenida centrada y destacada con negrilla o espaciada Referencia puede ser consecutiva para correspondencia o independiente para circular. Le puede anteceder el código de la dependencia Dirigida siempre a un grupo ocupacional. Mayúscula sostenida contra el margen izquierdo o centrado. La preposición PARA no va seguida de dos puntos Texto se redacta en tercera persona del singular o en primera en plural Remitente mayúscula sostenida necesariamente Igual a la carta comercial
ACTA Documento escrito en el que consta lo sucedido, tratado, debatido y acordado en una reunión
Clasificación Se clasifican en actas registradas y actas no registradas Acta registrada Documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, encomandita, consejos y juntas directivas que obligan a cumplir condiciones especificas en la entidad. Acta no registrada Documento que constituye la memoria de las reuniones o actos administrativos de la empresa. PRESENTACION Puede ser en hoja suelta o en libro MARGENES Superior
3-4cm
Izquierdo
3-4cm
Inferior
2-3cm
Derecho
2-3cm
Encabezado de la página siguiente 2-3cm Elaboración Titulo el carácter dela reunión ordinaria o extraordinaria Numero
Consecutivo y sin interrupción cuando son actas registradas en las actas de comité Internos se inicia la numeración cada año Después de anotar ciudad y fecha a doble interlinea, se debe indicar la forma y antelación de la convocatoria a la reunión. Se anota las horas de inicio y la de finalización de la reunión Sitio exacto de la reunión El tratamiento nombre y cargo se escriben separados por una coma. Si hay invitados los nombres se escriben con mayúscula inicial a interlineación sencilla Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no Contra el margen izquierdo se enumeran los temas motivos de la reunión con mayúscula inicial
PASÓ A PASO PARA LA RADICACIÓN DEL DOCUMENTOS El proceso documentario consta de una serie de pasos que tiene que llevar a cabo el bibliotecario para crear un puente entre la información de que dispone la biblioteca y los usuarios. NORMALIZACIÓN El objetivo de la normalización es introducir un orden fundamentado en una serie de principios unificadores, fruto de estudios hechos por especialistas de diversos países en la búsqueda de intereses colectivos.
CATALOGACIÓN Es el proceso que permite el reconocimiento de un documento a partir de una descripción unívoca y sin ambigüedades proporcionando los elementos necesarios para su identificación. CLASIFICACIÓN Es la operación que describe el tema principal del que trata un determinado documento a partir del cual se hace una traducción a términos del lenguaje de clasificación que la biblioteca haya adoptado. ANÁLISIS DE CONTENIDO Es la operación que describe detalladamente el contenido de un documento, es el análisis de la información contenida en él, determinando los asuntos y temas tratados. Cada biblioteca determinará el nivel de profundidad de análisis que considera conveniente en función a sus necesidades. Las funciones del comité de archivo son las siguientes: • definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos • fijar las funciones para el manejo, sistematización, conservación, salvaguarda, archivo y disposición de la información archivística relacionada con: el sistema de información archivístico, la expedición del documento y su flujo, los métodos y procedimientos de archivo del documento, el tiempo de conservación del documento, las clases de archivo, la conservación del documento, los mecanismos de consulta y acceso a la información que éste contiene y la depuración y eliminación del documento; • capacitar y promover las normas y programas de gestión documental, de acuerdo con lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y demás normas pertinentes;
• hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservación de la información archivística y de las comunicaciones oficiales en cada una de las dependencias, cuyos coordinadores deberán hacer cumplir las decisiones adoptadas por el Comité; • sugerir a la Secretaría General los programas de gestión documental a través de los cuales se hará el diagnóstico del sistema archivístico y de correspondencia como soporte de las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos; • proyectar y aprobar las actas de modificación de la tabla de retención documental, TRD, para la institución las veces que sean requeridas; • recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de asesores o consultores que se requieran en desarrollo de las políticas y programas diseñados por el Comité; • proyectar para la firma del Director los actos administrativos relacionados con el establecimiento y regulación del sistema archivístico para el Instituto; • definir su reglamento interno; el Comité debe tener, por lo menos, una reunión ordinaria mensual, la cual deberá ser convocada por el secretario técnico del Comité, y podrá tener reuniones extraordinarias siempre que así sea necesario y lo determine el Comité por convocatoria del secretario técnico; • Las demás que le defina el Director y la Ley o sus reglamentos.
GLOSARIO
Administración de archivos: Conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los Archivos. Es función archivística la gestión de documentos desde su creación hasta la eliminación o conservación permanente de acuerdo a su ciclo vital. Anexo: Un anexo es algo que está unido a un documento Archivar: Guardar documentos en un archivo. Por extensión, dar por terminado un expediente o asunto o dejar de ocuparse de él. (2)Acción de colocar ordenadamente en un expediente, previa su glosa, los Documentos que lo forman. Guarda de expedientes en los archivadores. Asunto: Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o Documento. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Documentos comerciales: Son constancias escritas de operaciones comerciales realizadas.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Informe: El informe constituye un documento escrito que tiene el propósito de enterar de algo, presentando hechos y datos obtenidos, o investigaciones, indicando procedimientos utilizados y llegando a ciertas conclusiones y recomendaciones. Manual de correspondencia: Es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de las decisiones de la entidad. Es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con Correspondencia y Archivo Radicación de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones producidas, dejando constancia de la fecha y hora de la fecha de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan a sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), número
CONCLUSIONES Toda entidad es considerada como una organización por lo que es fundamental que todas sus actividades estén direccionadas hacia un mismo objetivo. En el caso de gestión documental más explícitamente en el área de producción de documentos pasa lo mismo por lo que es de su importancia que las entidades cuenten con un manual de correspondencia que sirva de orientación para la elaboración de
documentos, estos manuales se cran de acurdo a una normatividad vigente pero cada entidad la adapta de acuerdo su necesidad siempre y cuando no se salga de ciertos parĂĄmetros.
BIBLIOGRAFĂ?AS http://www.concla.net/Glosario/Glosario_terminologia_Archivistica_Costarricense_A.html http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1264 https://sites.google.com/site/484documentoscomerciales/glosario http://cuatrotalentos.blogspot.com/2010/02/comunicaciones-oficiales.html http://es.wikipedia.org/wiki/Anexo http://www.taringa.net/posts/apuntes-y-monografias/2820122/Como-hacer-un-buen-informe.html