МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Л.Р. Фионова Ю.Ю. Фионова
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ
Пенза 2005
СОДЕРЖАНИЕ Лабораторная работа №1........................................................................................ 3 Разработка приказов по основной деятельности Лабораторная работа № 2..................................................................................... 25 Подготовка деловой корреспонденции Лабораторная работа № 3..................................................................................... 54 Подготовка докладной записки Лабораторная работа №4...................................................................................... 72 Документирование деятельности коллегиальных органов
2
Лабораторная работа №1 Разработка приказов по основной деятельности Цель работы: ознакомиться с основными правилами оформления приказов по основной деятельности, приобрести навыки в составлении текстов приказа, научиться готовить бланки приказов.
Теоретическая часть Основные понятия Распорядительная деятельность предприятия документируется в основном посредством издания приказов руководителя предприятия. ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения всех основных или оперативных задач, стоящих перед данным предприятием. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу. К каждому виду документа предъявляются соответствующие требования. ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - нормативный распорядительный документ, отражающий управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, совершенствования структуры и организации работы предприятия Любой приказ – это указание о проведении конкретных мероприятий, назначении ответственных за это лиц и сроков выполнения этих мероприятий. Приказы издаются, когда требуется довести до сведения работников директивные документы, поступившие из вышестоящих органов. Процесс составления и оформления приказа регламентируется инструкциями по работе с документами. В них предписано обязательное соблюдение ряда требований
и
правил,
которые
должны
обеспечить
юридическую
полноценность приказа, его оперативное 'исполнение, а также всестороннее решение вопроса. 3
Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с юристом, главным бухгалтером или другими ведущими специалистами
предприятия
(если
есть
в
этом
необходимость).
Подписанный руководителем проект приказа регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указано другого срока. Право подписи имеют руководители предприятии, заместители руководителя, а также должностные лица, в соответствии с их полномочиями и компетенцией. В большинстве случаев приказ действует постоянно, пока не будет отменен или пока не истечет срок его действия, определенный в тексте самого приказа. Оформление приказов по основной деятельности Приказы по основному виду деятельности оформляются на бланке предприятия (бланк конкретного вида документа) или на листе бумаги с обязательными
реквизитами, которые
имеют стабильный порядок их
расположения. Реквизиты приказа по основному виду деятельности: • наименование организации; • наименование вида документа; • код организации; • код формы документа; • дата; • регистрационный номер; • место издания; • заголовок; • отметка о контроле; • текст; • подпись; • визы; 4
• отметка об исполнении; • идентификатор электронной копии документа. Рассмотрим требования к реквизитам, на которые необходимо обратить внимание. Один из постоянных и необходимых реквизитов - это наименование организации. Согласно ст. 54 Гражданского кодекса Российской Федерации организация как юридическое лицо должна иметь свое наименование, содержащее указание на ее организационно-правовую форму. Например: Научно-производственное объединение "Агат" ………………………………………………………………………………… На основании ГОСТа Р. 51141 -98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" этот реквизит обозначает автора документа, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Юридическим
лицом
признается
организация,
которая
имеет
в
собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом. Юридические лица должны иметь самостоятельный баланс или смету. (Статья 48 Гражданского кодекса Российской Федерации). Наименования некоммерческих организаций, а в предусмотренных законом случаях - наименования и коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица. Например: Образовательное учреждение «Наука» ……………………………………………………………………………………………… или ……………………………………………………………………………………………… Строительный кооператив «Запуск» ……………………………………………………………………………………………… 5
Наименование
предприятия
обязательно
указывается
в
учредительных документах. Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь свое фирменное наименование. Юридическое
лицо,
фирменное
наименование
которого
зарегистрировано в установленном порядке, имеет исключительное право его использования. Фирменное
наименование
общества
с
ограниченной
ответственностью должно содержать не только наименование самого общества, но и слова "с ограниченной ответственностью" (ст. 87 Гражданского кодекса Российской Федерации). Например: Страховое
общество
с
ограниченной
ответственностью
"Подмосковье" ……………………………………………………………………………………………… Фирменное
наименование
акционерного
общества
должно
содержать его наименование и указание того, что общество является акционерным (ст. 96 Гражданского кодекса Российской Федерации). Например: Акционерное общество по изготовлению ювелирных изделий "Сапфир" ……………………………………………………………………………………………… На бланке организации наименование пишется на границе верхнего поля. Если организация имеет прямое административное подчинение, то в этом случае название вышестоящей организации пишется в обязательном порядке. Оно указывается над названием организации. Сокращенное наименование предприятия никогда не заменяет полного наименования даже если оно очень известно. Под полным наименованием предприятия дается сокращенное 6
наименование предприятия, если оно есть. Наименование предприятия пишется в именительном падеже и всегда на русском языке. Например: Министерство образования Российской Федерации Московский радиотехнический колледж имени академика АА Расплетина (МРТК им. ак. А.А. Расплетина) ……………………………………………………………………………………………… Наименование предприятия на иностранном языке указывается только под русским наименованием предприятия, а наименование на национальном языке субъектов Российской Федерации – на одном уровне с наименованием на русском языке. Например: ……………………………………………………………………………………………… Российский детский фонд
Russian children fond ……………………………………………………………………………………………… Допускается рядом с наименованием предприятия изображать эмблему или товарный знак. Изображение эмблемы или товарного знака может быть помещено и на верхнее поле документа. Наименование вида документа пишется прописными буквами. Дата документа - это дата фактического подписания документа. Существуют два способа написания даты: цифровой способ и словесноцифровой.
При
цифровом
способе
(наиболее
рекомендуемом)
указываются две цифры дня, две цифры месяца и обязательно четыре цифры года. Между цифрами ставятся точки, после четырех цифр года точка не ставится. Допускается обратная последовательность написания даты. При словесно-цифровом способе написания даты название месяца пишется прописью, после цифры года дается сокращение - г.
7
……………………………………………………………………………………………… 27.04.2003 ……………………………………………………………………………………………… или ……………………………………………………………………………………………… 27 апреля 2003 г. ……………………………………………………………………………………………… Требования "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (М., 2000) (далее – Типовая инструкция) необходимо учитывать независимо от выбранного способа написания даты. В ней сказано, что дата должна быть написана собственноручно тем должностным лицом, кто подписывает данный документ. При печатании проекта документа печатается только месяц и год (Типовая инструкция п. 5.2.2). Регистрационный номер приказа - это порядковый номер приказа, который присваивается документу в момент регистрации. Нумерация идет по возрастанию, в течение всего календарного года. Регистрационный номер приказу присваивается только после его подписания. Регистрационный номер всегда пишется на уровне написания даты документа. ……………………………………………………………………………………………… № 124 ……………………………………………………………………………………………… Или (что бывает гораздо реже, когда приказы имеют право издавать руководители структурных подразделений): № 124/01-13 где: 124 - порядковый № документа, 01 - индекс структурного подразделения, 13 - номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения. ………………………………………………………………………………………………
8
Если документ издан совместно двумя и более организациями, регистрационный номер состоит из регистрационных номеров документа каждой организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например: №45/84
Место издания документа указывается в приказе, если его нельзя определить из наименования организации. Место издания устанавливается по
месту
нахождения
юридического
лица.
Место
нахождения
юридического лица определяется местом его государственной регистрации. Данная информация указывается в учредительных документах. Пример оформления: г. Люберцы Московской области ……………………………………………………………………………………………… Заголовок печатается в документах формата А4. Как правило, в приказах он отвечает на вопрос "о чем?". После написания заголовка точка не ставится. Если приказ пишется на бланке с продольным расположением реквизитов, то заголовок выравнивается по центру и пишется полужирным шрифтом. Например: Открытое акционерное общество "Урал" ПРИКАЗ 13.03.2003
№ 14 Москва Об утверждении инструкции по делопроизводству
………………………………………………………………………………………………
9
Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть приказа обязательно печатается в том случае, когда данный приказ написан
на
основании
приказа
вышестоящей
организации
или
в
продолжение ранее изданного приказа. Распорядительная часть начинается со слова "приказываю", которое печатается всегда прописными буквами (или строчными в разрядку) на отдельной строке. В распорядительной части излагаются предписываемые действия, указываются ответственные должностные лица, которые отвечают за соблюдение указанных сроков. Например: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Начальнику отдела кадров Иванову И.И. подготовить списки сотрудников для дежурства в предпраздничный день 30.04.2003 до 27.04.2003 ……………………………………………………………………………………………… Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой (ГОСТ 1.5.-68). Все требования, предъявляемые к тексту, подробно описаны в макете приказа. Отдельные задания или документы могут быть оформлены в виде приложения к приказу, если приложений несколько, то они нумеруются. Сами приложения - это самостоятельные документы, со всеми необходимыми реквизитами. При этом в правом верхнем углу документа-приложения пишется слово "приложение" без кавычек и знака №. Например: Приложение 1 к приказу директора № 24 от 10.04.2003 ………………………………………………………………………………………………
10
В
реквизит
"подпись"
входит
наименование
должности,
собственноручная подпись и расшифровка подписи. Наименование должности пишется от границы левого поля, при этом наименование предприятия в должности не указывается. В наименовании должности могут быть указаны воинские звания или ученые степени. В этих случаях наименование должности может писаться в две строки через один интервал. Расшифровка подписи дается на уровне последней строки должности, при этом последняя буква фамилии должна быть расположена на границе правого поля. Между наименованием должности и расшифровкой имени, отчества и фамилии ставится собственноручная подпись должностного лица, подписавшего документ. Подпись всегда должна ставиться только тем лицом, чья фамилия указана в расшифровке подписи. Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, в настоящее время отсутствует, проект документа должен быть в обязательном порядке переделан и в реквизите "подпись" указана фактическая должность и фамилия лица, подписавшего документ. Категорически не допускается подписывать приказы с предлогом "за" или сокращением "зам.", а также с проставлением косой линии перед наименованием должности. Например: Правильно Директор
Иванов
И.И. Иванов
Начальник объединения доктор экономических наук
Петров
B.C. Петров
Петров
И.И. Иванов
Неправильно Директор
……………………………………………………………………………………………… 11
При необходимости визирования допускается использовать этот реквизит в приказе. Данный реквизит включает в себя: должность визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы ставятся перед фамилией) и дату визирования. Сюда относятся и все требования к реквизиту "дата". При подготовке проекта документа это выглядит так: ……………………………………………………………………………………………… Начальник канцелярии Петров
И.И. Петров
04.2003 ……………………………………………………………………………………………… При оформлении визы таким образом: ……………………………………………………………………………………………… Начальник канцелярии Петров
И.И.Петров
10.04.2003 ……………………………………………………………………………………………… Предложенный ниже макет приказа выполнен на бланке с продольным расположением реквизитов. Угловые бланки меняют только место расположения постоянных реквизитов, а именно: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, номер, место издания и заголовок. Требования, предъявляемые к самим реквизитам, остаются прежними.
12
Макет оформления приказа по основной деятельности Наименование предприятия Дата
Рeг. номер Место издания Заголовок
Текст печатается шрифтом 13 кегля через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты, события, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, далее его дата, номер и заголовок. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения табулятора, т. е. от границы левого поля. Текст распорядительной части излагается в повелительной форме и подразделяется, если необходимо, на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. ПРИКАЗЫВАЮ (или п р и к а з ы в а ю): 1. Ответственный исполнитель, фамилия указываются в дательном падеже; содержание задания, выраженное глаголом в неопределенной форме, и дата исполнения. В качестве исполнителя может быть указано структурное подразделение. В этом случае обязательно указывается Ф.И.О. руководителя структурного подразделения. Несколько разных по характеру заданий оформляются таким образом. 2.
Ответственный исполнитель:
2.1. содержание задания (предписываемое действие), срок исполнения, 2.2. тоже... Последний пункт. Контроль за исполнением приказа может быть возложен на конкретное должностное лицо. При этом указывается наименование должности и Ф.И.О. в винительном падеже. Название должности
расшифровка подписи (И.О.Ф., последняя буква Фамилии ограничивается правым полем) 13
Подготовка выписки приказа На практике довольно часто возникает необходимость подготовить копию или выписку из приказа. Делать выписки из приказов или иных распорядительных документов секретарю приходится для решения вопросов производственной деятельности. ВЫПИСКА - это копия какой-либо части подлинного документа Реквизиты бланка остаются прежними. Это: • наименование организации, • дата и регистрационный номер документа, • место издания. Наименование вида документа подлежит изменению - вид документа "Приказ" меняется на "Выписку из приказа". Констатирующая часть приказа воспроизводится полностью, " далее из распорядительной части, которая начинается со слов "Приказываю", указывается за тем же самым номером только тот пункт, что и в приказе. Информация из данного пункта переписывается полностью. После оформления текста
указывается
должностное
лицо,
подписавшее
приказ.
Здесь
указывается только должность и расшифровка подписи. Чтобы выписка имела юридическую силу и являлась самостоятельным документом, ее необходимо заверить. Отметка о заверении копии проставляется таким образом: ……………………………………………………………………………………………… Верно: Должность (автограф)
расшифровка подписи
дата заверения ……………………………………………………………………………………………… При необходимости копия может заверяться оттиском печати. Оттиск печати ставится между собственноручной подписью и наименованием должности. Дата проставляется тем должностным лицом, которое самостоятельно подписывает выписку. Допускается при печатании указывать только месяц и год, число месяца всегда проставляется самостоятельно. 14
Верно: Секретарь
Петрова
И.И.Петрова
24.04.2003
Пример оформления приказа по основной деятельности
Открытое акционерное общество "Идеал" ПРИКАЗ 15.03.2003
№24
Москва Об утверждении инструкции по делопроизводству на предприятии В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 №68 ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в ОАО "Идеал". 2. Заведующей канцелярией Петровой А.К. обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии до 20.03.2003. 3. Руководителю структурные
типографией
подразделения
Сидорову
необходимым
И.И.
обеспечить
количеством
все
экземпляров
инструкции по делопроизводству предприятия до 20.03.2003. 4.Контроль за соблюдением приказа возложить на заместителя директора предприятия Сергеева М.И. Директор
Иванов
15
И.И.Иванов
Пример оформления выписки из приказа по основной деятельности
Открытое акционерное общество "Идеал" ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 15.03.2003
■
№24
Москва От утверждении инструкции по делопроизводству на предприятии
В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68 ПРИКАЗЫВАЮ: 3.
Руководителю
структурные
типографии
подразделения
Сидорову
необходимым
И.И.
обеспечить
количеством
все
экземпляров
инструкции по делопроизводству предприятия до 20.03.2003. Директор
И.И. Иванов
Верно: Секретарь
Котова
16.03.2003
16
А.А.Котова
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 2.1. Разработать угловой и продольный бланк приказа для конкретной организации (см. прил. А) 2.2. Подготовить приказ по конкретному предприятию о проведении смотра
мероприятий
подразделениям.
по
Смотр
противопожарной
необходимо
безопасности
провести,
т.к.
на
по
всем
предприятии
участились случаи нарушений правил противопожарной безопасности 2.3 Найти ошибки в оформлении приказов и подготовить правильные варианты (см. прил.Б) Всю теоретическую часть выполнить с помощью текстового редактора Word. ОФОРМЛЕНИЕ ОТЧЕТА. 1. Цель работы. 2. Дать краткую характеристику приказов по основной деятельности 3. Показать документы разработанные в ходе работы. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ 1. Дайте определение приказа. 2. Что такое приказ по основной деятельности? 3. На какие группы можно разделить приказы по содержанию? 4. В каких случаях издаются приказы? 5. Кем готовятся проекты приказов и с кем согласовываются? 6. С какого момента приказ вступает в силу? 7. Кому
принадлежит
право
подписи
приказов
по
основной
по
основной
деятельности? 8. В
течение,
какого
периода
действует
приказ
деятельности? 9. Какие реквизиты приказа по основной деятельности? 10. Как пишется наименование вида документа? 11. Как нумеруются приказы? 17
12. Каковы правила указания места издания? 13. Какие требования предъявляются к оформлению заголовка? 14. Какие части выделяют в тексте приказа? 15. Как строится распорядительная часть приказа? 16. Каково содержание последнего пункта распорядительной части приказа? 17. Какие требования к оформлению подписи приказа? 18. Что такое выписка? 19. Требования к оформлению текста выписки приказа? 20. Как оформляется отметка о заверении копии выписки приказа? 21. Кто проставляет дату на выписки из приказа?
18
Приложение А (обязательное) Варианты заданий 1. ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РЕАЛ» (ЗАО «РЕАЛ») 440011 г. Пенза, ул. Лермонтова, 56/7 ОКПО 32165566, ОГРН 4312311122448, ИНН/КПП 3245613750/324561375 Директор Д.Д. Дебелев Структурные подразделения: Бухгалтерия, гл. бухгалтер О.Д. Иванова Отдел маркетинга, начальник отдела О.А. Санова Экономический отдел, начальник отдела О.П. Круль
2. ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Арсенал» 421100 г. Ульяновск, ул. Мира,11 ОКПО 12343254, ОГРН 1233431231231, ИНН/КПП 4321767540/432176754 Директор Л.Л. Шкаев Структурные подразделения: Бухгалтерия, гл. бухгалтер М.И. Ливень Отдел маркетинга Производственный отдел
3. ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «АЛАН+» 321144 г. Самара, ул. К. Маркса, 66/9 ОКПО 21443612, ОГРН 5453216523412, ИНН/КПП 8756425430/875642543 Директор Л.И. Зной Структурные подразделения: Бухгалтерия, гл. бухгалтер А.Р. Вебер Коммерческий отдел, начальник отдела Ю.Д. Ивнев Хозяйственный отдел, начальник отдела Л.Д. Семина
19
4. ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Евросеть» 234255, г. Казань, пр. Возрождения, 2 ОКПО 14325432, ОГРН 1432543624351, ИНН/КПП 1213624160/121362416 Директор В.Е. Елина Структурные подразделения: Бухгалтерия, гл. бухгалтер Р.Р. Ренин Отдел маркетинга, начальник отдела Л.М. Петров Торговый отдел, начальник отдела Р.С. Алексеева
5. ГОСУДАРСТВЕННО
УНИТАРНОЕ
ПРЕДПРИЯТИЕ
«АГРОСЕРВИС»
«АГРОСЕРВИС») 443310, г. Пенза, ул. Терновская, 43 ОКПО 56341853, ОГРН 8167452856118, ИНН/КПП 6147491650/614749165 Директор Ю.В. Капустин Структурные подразделения: Плановый отдел, начальник отдела К.Е. Костин Торговый отдел, начальник отдела В.Ф. Федин
6. ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФОТОН» 413122, г. Саранск, ул. Ударная, 55/9 ОКПО 22441165, ОГРН 1234543212312, ИНН/КПП 2121341320/212134132 Директор Г.Г. Немков Структурные подразделения: Бухгалтерия, гл. бухгалтер С.С. Визгунов Плановый отдел, начальник отдела В.Р. Рюмин Производственный отдел, начальник отдела Л.О. Очкин
7. ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СТАРТ» 221133, г. Саратов, ул. Б.Нагорная, 44 ОКПО 32143523, ОГРН 5432123454351, ИНН/КПП 5476841580/547684158 Директор С.Ю. Юрин Структурные подразделения: 20
(ГУП
Плановый отдел, начальник отдела А.А. Анников Отдел маркетинга, начальник отдела П.П. Петров Торговый отдел, начальник отдела К.А. Пузырьков
8. МУНИЦИПАЛЬНОЕ
УНИТАРНОЕ
ПРЕДПРИЯТИЕ
«ЗЕЛЕНСТРОЙ»
«ЗЕЛЕНСТРОЙ») 412211, г. Пенза, ул. Зеленая, 1 ОКПО 57382547, ОГРН 76853265241653, ИНН/КПП 3311442670/331144267 Директор В.Л. Шабанов Структурные подразделения: Бухгалтерия, начальник бухгалтерии Н.Е. Шляпкин Плановый отдел, начальник отдела О.А. Морозова Хозяйственный отдел, начальник отдела П.Л. Козлов
9. ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МОДИС-СЕРВИС» 332561, г. Москва, ул. Тверская, 33 ОКПО 87967573, ОГРН 5567451879352, ИНН/КПП 1234565430/123456543 Структурные подразделения: Производственный отдел, начальник отдела Р.М. Рогов Хозяйственный отдел, начальник отдела В.В. Васильев Отдел маркетинга, начальник отдела Д.Д. Матвеева
10. ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ИМПУЛЬС» 514233, г. Тверь, ул. Мира,76 ОКПО 56465747, ОГРН 2341326527124, ИНН/КПП 6543765870/654376587 Структурные подразделения: Бухгалтерия, начальник бухгалтерии В.В. Фомин Плановый отдел, начальник отдела Л.С. Мигунов Отдел маркетинга, начальник отдела Р.П. Мухина
21
(МУП
Приложение Б (обязательное) Примеры приказов
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "КОНТИНЕНТАЛЬ" i
ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ИНН/КПП 1234567890/123456789 ПРИКАЗ 21.07.2003
№45 Ульяновск О внесении изменений в штатное расписание
В связи с приказом директора от 21.07.2003 № 44 "О реорганизации службы делопроизводства". ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести в штатное расписание аппарата организации следующие изменения:. 1.1.Добавить в состав службы делопроизводства должность секретаря-референта в со ставе I штатной единицы с должностным окладом 8500 рублей 00 коп. без персональных и прочих надбавок; 1.2.Увеличить месячный фонд заработной платы на 8500 рублей 00 коп. 1.3.Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора Козлова A.M. Директор ЗАО "Континенталь"
•
Морозова 8913-57
22
С.М. Прыгунов
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "Карат-плюс" ПРИКАЗ 25.06.2003
№237/24
О создании отдела маркетинга и рекламы В целях совершенствования деятельности ОАО "Карат-плюс" и в соответствии с решением акционеров организации ПРИКАЗЫВАЮ: 1. создать отдел маркетинга и рекламы на базе отдела маркетинга 2. разработать и представить на утверждение 2.1 заместителю Генерального директора Кошелеву М.И. • положение об отделе маркетинга и рекламы 2.2 директору по персоналу Мухиной А.П. • штатное расписание 3. секретарю Матвеевой Н.А. ознакомить с приказом сотрудников организации 4. контроль за исполнением приказа оставляю за собой Генеральный директор
А.В. Вадимов
Матвеева 233-03-35
23
Закрытое акционерное общество "Турсервис" ПРИКАЗ 15.04.2003 № 12 Москва О подготовке пансионатов "Заря" и "Янтарь" к летнему сезону 2003 г. Для организации работ в пансионатах "Заря" и "Янтарь" и в целях обеспечения выполнения распоряжения Московского Комитета по туризму от 07.04.2003 приказываю: 1. Технического директора Гаврилова М.П.: 1.1 Откомандировать в пансионаты "Заря" и "Янтарь" на период с 12.05.2003 до 30.05.2003 рабочих строительных специальностей для выполнения работ, определенных в вышеука занном распоряжении с оплатой по среднему тарифу. 1.2 Обеспечить необходимое оборудование и инструмент. 2. Контроль за исполнением возложить на главного инженера Ремизова П.Ю. Генеральный директор ЗАО "Турсервис"
O.A. Сирина
Л.Д.Сенина 102-4567
24
Лабораторная работа № 2 Подготовка деловой корреспонденции Цель работы: ознакомиться с основными правилами подготовки и оформления писем, приобрести навыки в составлении текстов писем, научиться готовить бланки писем.
Теоретическая часть Основные понятия Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. В переписке можно выделить два основных вида документов: письма и факсы. Письмо
-
обобщенное
название
различных
по
содержанию
документов, пересылаемых по почте. Письма можно классифицировать: • по содержанию и назначению • по происхождению • по степени подлинности • по количеству затрагиваемых аспектов • по количеству адресатов и авторов. По
содержанию
инструктивные, коммерческие,
и
назначению
гарантийные, рекламационные,
письма
информационные, письма-запросы,
могут
быть:
рекламные,
письма-извещения,
письма-приглашения, письма-ответы и др. Письма инструктивные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т.п. Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции. 25
К
информационным
условно
относятся
письма,
содержащие
сообщения, просьбы, напоминания, предложения. Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов.
Они
представляют
собой
обращения
покупателей
к
продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п. В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации). При
заключении
контрактов
с
иностранными
партнерами
используются кредитные письма (L/C – Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг. В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму/контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо. В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, так как в этом случае они становятся ненужной формальностью. Для составления писем, факсов, используется специальный бланк - для писем. В письмах, факсах 26
название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: "дата", "номер", "индекс", "ссылка на номер и дату входящего документа", если письмо является ответным; заголовок, изложенный одной фразой (отвечает на вопрос «О чем?») На письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита
«адресат»
(получатель
письма),
фирма;
структурное
подразделение, должность; фамилия; почтовый адрес получателя. Если
письмо
одного
содержания
направляется
нескольким
адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются; другие. Если документ направляется более чем 4 адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь, один адресат, которому направляется конкретный экземпляр. Если письмо направляется в дополнении к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма. При делении писем на группы по степени подлинности можно выделить черновик, оригинал и копию. При подготовке документа на компьютере эта классификация теряет смысл, так как разница между черновиком, оригиналом и копией исчезает. По количеству затрагиваемых в письме аспектов можно выделить одно- и много аспектные письма. При классификации по количеству адресатов и авторов различают циркулярное и коллективное письмо (см. рис. 1).
получатели
отправитель
ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО отправители
получатели 27 КОЛЛЕКТИВНОЕ ПИСЬМО
Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать,
разъяснить.
Это
достигается
ясностью,
четкостью
и
краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа. Приводимые
факты
должны
быть
объективны,
обязательно
проверены, цифровые данные — точны. Тон письма должен быть нейтральным. В
практике
современного
делопроизводства
используют
следующие формы изложения текста в письмах: • от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); • от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); • от
третьего
лица
единственного
числа
(«университет
не
возражает»). Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, попрежнему, как известно, если возможно и т.п. Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения...», «Тщательно изучив Ваши замечания...». Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена...», «В порядке исключения...», «В связи... », «В соответствии...» и т.п. Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных
оборотов:
«учитывая»,
«считая»,
«принимая
внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т.д. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. 28
по
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма,
сопровождаемые
ссылками
на
факты,
даты,
документы,
например: "В связи с тем, что при получении груза на станции Сызрань" 26.01.2004
по
накладной
№
238865
в
исправном
вагоне
с
ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя:... была установлена недостача.... штук изделии на сумму.... (Коммерческий акт от 26.01.2004 №245). Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: "На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет". В зависимости от назначения письма и оттого, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста. Можно рекомендовать следующую последовательность действий при подготовке письма: 1. Определите цель письменного сообщения. 2. Сформулируйте тему. 3. Решите, что Вы хотите сообщить об этом. 4. Сформулируйте основную мысль текста. 5. Если
необходимо,
развейте
вашу
мысль
с
помощью
аргументов. 6. Проиллюстрируйте основную мысль и аргументы фактами, отобранными Вами. 7. Обязательно сделайте вывод, заключение или обобщение. 8. Чтобы Ваш документ имел эстетичный вид, оформите его.
29
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить типовые тексты различных писем. Начало
письма,
факса
может
иметь
следующие
варианты
обращения: "Уважаемый Игорь Леонидович!"; "Господин Зорин!"; "Игорь Леонидович!"; "Уважаемый господин Зорин!"; "Уважаемые господа!" (употребляется, когда неизвестны имена получателя письма); Затем уместны слова благодарности: "Мы были рады получить Ваше письмо" "Большое спасибо за факс от 04.06.2003"; "Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма". Большинство писем продолжаются далее словами: "В связи с ..."; "Согласно контракту от ....№...."; "В соответствии с ...." и т.д. Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "Ссылка на номер и дату входящего документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма (это плохой тон). В зависимости от темы письма (факса), используются следующие обороты: •
Отправка груза, документа 1. Отправляем вам... 2. Направляем Вам... 3. Высылаем Вам...
•
Напоминание 1. Напоминаем Вам, что 30
2. По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу. •
Подтверждение 1. Концерн... подтверждает .... 2. Подтверждаем, что партия ТНТ получена..,
•
Извещение 1. Сообщаем Вам, что... 2. Ставим Вас в известность, что ... 3. Извещаем Вас, что,...
•
Просьба 1. Пожалуйста, сообщите... 2. Просим оплатить .... в течение…..банковских дней .... 3. Мы будем благодарны, если Вы...
•
Гарантия 1. Оплату гарантируем. 2. Качество продукции наша фирма гарантирует.
•
Предложения 1. Мы рады предложить Вам... 2. Предлагаем Вам... 3. Мы можем рекомендовать .... 4. Мы уверены, что Вы заинтересованы...
•
Отказ 1. К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена
по следующим причинам:…. 2. К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем.... 3. К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение изза... •
Предупреждение 1. Фирма оставляет за собой право обратиться ..., если Вы .... 31
2. Задержка поставок может привести к .... 3. Данное Вами обещание, к сожалению, не выполняется, поэтому мы вынуждены,... Приглашение
•
1. Просим принять участие в .... 2. Приглашаем Вас... 3. Мы рады пригласить Вас... Письма обычно заканчиваются фразами: "Надеемся,
что
наша
просьба
не
будет
для
Вас
затруднительной"; "Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества"; "Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей» "С уважением". Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия заверяются печатью фирмы. Деловая переписка по особенностям обработки может быть разделена на 2 группы: •
поступающие (входящие) в фирму письма;
•
отправляемые (исходящие) из фирмы письма.
Образец письма с необходимыми реквизитами приведен на рисунке 2. При
составлении
писем
иностранным
деловым
партнерам
необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам. Существуют
Международные
стандарты
(ISO)
на-основные
коммерческие документы, в том числе и на деловое письмо. Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них. 32
Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 см). В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если компания мало известная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например "Фрахт судов", "Организация туров", "Продажа недвижимости", "Научные разработки" и т.д.
33
О АО «ПОЛЯНКА +»
Директору ОАО «ХРАСТ» г-ну А.Г. Траубе
Ордынка, 34 Москва, 113225 ОКПО 24350 OГРH 051612 ИНН/КПП 1234/1234 Тел. 336-0119 Факс (095) 236-15-19
ул. Краснопресненская, 12 Москва, 123100
08.01.2004 №01-03-21 На № 82-03-14 от 28.12.2003 О возобновлении поставок ТНП Уважаемый Альфред Герасимович! В связи с Вашим запросом сообщаем, что оплата партии ТНП № 8 была произведена нашей фирмой в день поступления товара в Москву, для подтверждения оплаты направляем Вам копию платежного поручения от 27.12.2003 № 245. Мы рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества в ближайшее время. Приложение: на 1л. С уважением Исполнительный директор Антонов
И.А.
А.В. Серова 236-17-19 Рисунок 2
34
Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывают юридический адрес фирмы, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факсов, название банка, адреса и телефоны представительств компании и ее филиалы (Реквизит 2). Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля. Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть - цифровой' или буквенное - цифровой, например: Reference: 101 Ref: DB Ref: DB/101 Ref: DB/AP/101 где Reference (Ref) - ссылка; DB - инициалы автора, АР - инициалы секретаря или исполнителя; 101 - порядковый номер документа (Номер документа может содержать другие условные обозначения, например, структурного подразделения, дела, файла и т.д.). Если письмо является ответом, го в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма, например; Your reference 12 Дата (реквизит 4) указывается буквенно-цифровым способом (без добавления "th" к числу), например: 17 August 2003 Адрес
получателя
(реквизит
5)
состоит
из
расположенных
построчно: • имени и фамилии получателя; • наименования компании; • номера дома, улицы, • города; • штата (графства), почтового округа (указанного цифрами); • страна. 35
При
написании
адреса
чаще
всего
используется
"открытая
пунктуация", т.е. без запятых и точек. Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала. Деловое письмо начинается со слов «Dear». В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы: Dear Sir - если имя получателя неизвестно; Dear Madam - если имя получателя неизвестно; Dear Mr Neil - господину имя которого известно; Dear Mrs Fella - замужней женщине; Dear Miss Jones - незамужней женщине; Dear Ms Morrison - замужней или незамужней женщине. Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения. Заголовок обозначается: Re- сокращение слова "regarding" (относительно); In re -сокращение сочетания "In reqard to" (касательно); Subject (предмет, тема, вопрос). Например: Re: Выставка "Информтехника-96" или In re: Оплата по контракту № 345/128. Заголовок необязательный реквизит, его указания является скорее правилом, хорошего тона. Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля, так и с отступлением начала каждого абзаца на 5 интервалов (с красной строки). Абзацы
могут
отделяться
друг
от
друга
дополнительным
межстрочным интервалом. Текст письма обычно не превышает одной страницы.
36
Через
два
межстрочных
интервала
после
текста
письма
указывается заключительная формула вежливости (реквизит 9). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма. Если
письмо
начинается
словами:
Dear
Mr/Mrs/Miss/Ms
то
заканчивается выражением Sincerely yours (искренне Ваш). Если в приветствии слова: Dear Sir/Sirs, Madam то окончание Yours faithfully (преданный Вам). Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах. После заключительной формулы вежливости делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10). Ниже подписи - указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке - должность лица, подписавшего документ. Если к письму имеются приложения (реквизит 11), то они указываются следующим образом: Enclosure (приложение): Order № 34 или сокращением End: Contract № 1 I/Si 15 При
направлении
копий
письма
{"carbon
copy"
или
"сс")
нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым отправлены копии (реквизит 12). Таким образом порядок реквизитов следующий: • Эмблема и название фирмы отправителя • Адрес отправителя (сведения об организации) • Ссылки • Дата • Адрес получателя • Обращение 37
• Краткое содержание вопроса (заголовок) • Текст • Заключительная форма вежливости • Подпись • Имя, отчество, фамилия автора • Должность • Приложения • Копии Пример английского письма приведен в приложении А. Можно выделить следующие характерные типы деловых писем в международной переписке 1.
Письмо - презентация (представление) предприятия.
Должно содержать максимум необходимых данных о предприятии, включая его номенклатуру, историю и т.п., а также четко выраженную идею,
что
отношения
предприятие по
хочет
экспорту
или
от
адресата:
импорту,
установить
обменяться
деловые
делегациями,
организовать или участвовать в выставке и т.д. Желательно сопроводить такое
письмо-презентацию
предложением
документации
(буклет
предприятия, список предлагаемых товаров, их спецификации и т.д.) 2.
Письмо - оферта (предложение товара).
Оно
должно
содержать
необходимые
данные
(условия
предложения), чтобы иметь правовое значение для ведения дальнейших переговоров по заключению контракта купли - продажи. Эти условия явятся потом обязательными условиями предстоящего контракта. Условия эти следующие: •
наименование предлагаемого товара (точное и наиболее
употребительное
на
территории,
куда
предлагается
товар,
по
международной классификации, не допускающее двойное толкование) •
количество товара (выраженное мерами веса, объема,
длины, площади, в штуках, - выбор зависит от характера самого товара и 38
от сложившейся практики в международной торговли тем или иным товаром) • зависит
качество товара (выбор способа определения качества от
характера
международной
товара,
торговле
от
данным
практики, товаром:
сложившейся
по
стандарту,
в по
специализации, по содержанию отдельных веществ в товаре) •
цена (валюта цены, валюта платежа, способ фиксации
цены). Базисные условия места поставки: •
условия платежа (продавец заинтересован в надежности и
быстроте получения платежа за продаваемый товар) •
сроки поставки
•
характер тары и упаковки
•
срок действия оферты.
Следует отметить, что оферта может быть твердой и свободной. Если письмо - оферта твердая, то она выражается словами: "Предлагаем
твердо",
если
свободная,
то:
"Предлагаем
без
обязательств". Оферта не всегда содержит все перечисленные условия. В тех случаях, когда между сторонами уже был заключен аналогичный контракт или применяются типовые (общие) условия поставки, оферта содержит только некоторые условия (например, наименование товара, количество, цена, срок поставки). В отношении остальных условий делается ссылка на ранее заключенный контракт или на типовые условия поставок, применяемые сторонами. 3.
Письмо - запрос
Содержит практически все те же данные, что и письмо - оферта. Дополнительно целесообразно упомянуть, почему Вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, то есть откуда Вам известно, что она работает с этим товаром. В письме-запросе цена не указывается. 39
Можно попросить указать ее в оферте с указанием базиса, места поставки. 4. В
Письмо - запрос информации о фирме. таком
интересующие
письме Вас
помимо
материалы
просьбы
должны
выслать
быть
какие-либо
изложены
какие-то
минимально необходимые сведения о Вашей организации и о том, в связи с чем Вы запрашиваете материал, т.е. в какой степени фирма может быть заинтересована в Вас. 5.
Письмо - приглашение на переговоры.
Такое письмо должно быть направлено адресату заблаговременно (с учетом возможной задержки в пути). Желательно, что бы в письме фигурировали
альтернативные,
наиболее
удобные
для
Вашего
контрагента сроки приезда. Должны быть четко изложены предмет предстоящих переговоров, сроки,
продолжительность
визита,
вопрос
виз
и,
в
случае
необходимости, вызов транспорта от Москвы до Вашего предприятия, вопрос билетов в оба конца, вопрос размещения в гостинице, место и время встречи (в Москве, в Вашем городе и т.п.) 6.
Письмо-предложение
в
ответ
на
полученный
от
потенциального покупателя запрос. В нем указываются конкретные условия будущего контракта или предлагается проект контракта. 7.
Письмо - рекомендация
Посылается заказным письмом с приложением всех необходимых доказательных
документов
(например,
актов
экспертизы,
рекламационных актов, коносаментов спецификации, сертификатов о качестве). В указанных документах обязательно делается ссылка на № контракта и транспортного документа. Дата почтового штемпеля места отправления
такого
письма
считается
рекомендации. 40
датой
представления
Все более широкое распространение в настоящее получают оперативные средства связи, в частности, факсимильная связь. С ее помощью передаются телефаксограммы (факсы). Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является по сути копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большей степени являются разновидностью
переписки
организациями.
Оформление
между факса
деловыми
партнерами,
осуществляется
аналогично
оформлению делового письма. Отправитель (CONFIRMATION
факса
должен
REPORT)
о
том,
подучить что
подтверждение
информация
дошла
до
получателя, в котором указывается: код фирмы получателя, № телефакса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц (Р) и результат (RESULTS). Главной является графа «RESULTS», в которой ставится «ОК» (О-Key) если сообщение подучено полностью и без ошибок, или NG (негатив), если имелись сбои во время получения факса. Если
полученные
предназначены скопировать, факсимильных
для т.к.
факсы
имеют
длительного факсовая
аппаратах
при
важную
использования,
бумага
информацию их
недолговечна.
использовании
и
необходимо В
обычной
дорогих бумаги
копирование необязательно. Пример оформления факса приведен в приложении Б. Большая часть коммерческой переписки хранится 5 лет (статьи 158, 12, 223"Перечня документов с указанием сроков хранения") и передаче на архивное хранение не подлежит.
41
Практическая часть 1.
Разработать письмо для конкретной организации (см. приложение
В) 2.
Написать внутренние адреса и вступительные обращения к
письмам, отправляемым в Англию (см. приложение Г) 3.
Найти ошибки в оформлении писем и подготовить правильные
варианты (см. приложение Д) Всю теоретическую часть выполнить с помощью текстового редактора Word.
42
Оформление отчета. 1.
Описать цель работы.
2.
Дать характеристику письма и факсу
3.
Представить документы, разработанные в ходе работы.
Контрольные вопросы 1.
Дайте определение деловой переписке. Какие основные два
документа в ней можно выделить? 2.
Что такое письмо, и как можно классифицировать письма?
3.
Какие могут быть письма по содержанию и назначению? Дайте
краткую характеристику каждому виду. 4.
Какие реквизиты используются для написания письма?
5.
Какие формы изложения текста используются в письме?
6.
Из каких частей состоит текст письма?
7.
Назовите основные способы работы с текстом письма?
8.
Какие обращения могут иметь письма и факсы?
9.
Какие письма подписывает руководитель и бухгалтер фирмы?
10. На сколько основных частей делится деловая переписка с точки зрения особенностей обработки? 11. Какая структура у делового письма международного образца? 12. Какие реквизиты имеет международное письмо? 13. Что такое факс? 14. Как оформляется факс?
43
Приложение А (обязательное) Пример оформления международного письма 67, UPPER THAMES STREET, LONDON, EG 4 V ЗАН Telephone: 01 248 2217 (30 lines) Telex: 886678 LDN RIVER BANK HOUSE Our ref: DB/ap/175
2
1
Your ref: RM/si
3
17 May 1996 year
4
Mr R/ Morrison P. Marlow & CO/LTD 21 Bird Street LONDON E1 6 TM
5 6
Dear MR Morrison Order 345
7 Unfortunately, we have not yet received the computers "OPTIMA-133", which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund our money. We look forward to hearing from you. 8
Yours sincerely
9
D. Barker Mr Derek Barker
10
Manager End. Order 345 Carbon copy V. Pryor
11
12
44
Приложение Б (обязательное) Пример оформления факса Inex - Interceptor o.o.o директору «ИНЕКС+ОУ»
Генеральному газеты «Лидер» г-ну А.И. Колесову т. 238-83-26 факс (095)238-15-
01.09.2003 № 127/ОР-ОЗ На № ___ от_____ 29 О размещении рекламы ООО «ИНЕКС +ОУ»
Уважаемый господин директор! Мы рады предложить Вашей газете для опубликования следующую рекламу: Фирма «ИНЕКС+ОУ» производит осеннюю распродажу товаров из Чехии, Словакии, Югославии со складов в Москве от 20% до 40%. Вам предлагаются шоколадные изделия, вина, прохладительные напитки, мужская и женская обувь, хрустальные светильники, бытовая электротехника. Наш адрес: Москва, Колодезный пер., д.23. Телефон для оптовых покупателей: (095)964-31-95 Факс (095) 964-32-15
С уважением
Генеральный директор
подпись
Миран
Памул
Кутузовский проспект, 17/4, корп. 6, тел. 248-04-04, АКБ «Столичный» р/с 705201931, к/с 261708 в РКЦ ГУ ЦБ РФ г. Москвы МФО 44383001, код 83, телефакс: 248-04-21
01-09-2003 10:17 FROM: INEX 2480421 ТО: 2381529 Р 01/01 45
Приложение В (обязательное) Варианты заданий 1. Напишите письмо-просьбу в ЖЭУ с требованием разъяснить неверный счет, присланный за коммунальные услуги. Необходимые адресные данные проставьте сами. 2. Напишите письмо агенту по торговле недвижимостью. Сообщите, что Вы хотите купить недвижимость в каком-либо центральном районе города стоимостью от 200 до 300 тысяч рублей. Попросите его подробно познакомить Вас со всеми предложениями и отметьте, что в здании должно быть не менее пяти комнат, проведен телефон. Кроме того обязательна подъездная площадка для 4-х автомобилей. Попросите также включить себя в каталог клиентов агентства "Омега+". Необходимые реквизиты придумайте самостоятельно. 3. Напишите письмо-ответ агента по продаже недвижимости на Вашу просьбу. 4. Напишите письмо-просьбу директору ООО "Эсконт", в котором укажите, что, как было оговорено в Вашем письме от 14.09.2000, Вы надеетесь получить финансирование проекта "Дельта-7" к 19.10.2000. В свою очередь, Вы предлагаете финансовую поддержку дочерней фирме ООО "Эсконт". В связи с вышесказанным, попросите директора ООО "Эсконт" продлить срок Ваших платежей дочерней фирме до 05.11.2000. Это дало бы Вам возможность подготовить все необходимые документы для выплат. Отметьте в заключение, что Вы высоко цените заинтересованность партнеров в Ваших проблемах и надеетесь на долгое и плодотворное сотрудничество. 5. Напишите письмо-извещение партнерской фирме о том. что Ваша фирма меняет политику продаж. Отметьте, что Вы больше не прикладываете прейскурант к высылаемому каталогу. Цены на конкретные товары будут представлены по требованию. Подумайте над тоном письма и над тем, кто может подписать его. 6. Напишите письмо-извещение партнерской фирме о том, что в соответствии с их заказом, датированным 02.08.2000, об отгрузке компьютеров IBM, заказанный товар находится на складе и будет готов к отгрузке 26.11.2000. Напишите, чтобы Вам дали знать, какой способ отправки товара предпочитает фирма. 7. Пригласите клиента на ежегодную осеннюю распродажу в магазин мужской одежды. Необходимые реквизиты придумайте сами. 8. У Вас в банке открыл счет клиент, недавно приехавший в Ваш город. Направьте ему письмо с благодарностью. Подумайте, кто должен подписать это письмо. 9. Вы - владелец большого универмага. Составьте письмо тем 46
клиентам, которые уже больше года не пользуются кредитной карточкой. Напомните им обо всех преимуществах такого вида оплаты. Убедите их возобновить счета. 10. Известите руководство партнерской фирмы о своем приезде в (пункт прибытия) на (срок) с целью... Необходимые реквизиты проставьте самостоятельно. 11. Напишите письмо, в котором Вы подтверждаете Ваш телефонный разговор с партнерами, состоявшийся сегодня утром, в ходе которого Вы информировали партнеров о том, что они не приложили к своему письму от (дата) счет-фактуру на (наименование товара), отгруженный теплоходом (название) по заказу №... Попросите выслать счет авиапочтой. 12. Напишите гарантийное письмо от лица директора завода "Химмаш", в котором Вы просите ЗАО "Эскур" оказать техническую помощь в разработке рабочих чертежей насосной станции. Объясните, что так как в настоящий момент монтаж уже ведется, Вы просите произвести эту работу непосредственно на площадке. Попросите в кратчайший срок определить стоимость проектных работ и немедленно начать их. Гарантируйте оплату их стоимости со счета завода №... 13. Напишите письмо, в котором Вы сообщаете своим клиентам о том, что новым директором Вашей фирмы назначен г-н... Проинформируйте их, что он приступает к своим обязанностям с (дата) и будет лично курировать следующие направления деятельности фирмы:... Напишите, что надеетесь на то, что назначение г-на... директором будет способствовать дальнейшему развитию отношений между Вашими фирмами. Необходимые реквизиты придумайте самостоятельно.
47
Приложение Г (обязательное) Варианты заданий 1. Напишите следующие внутренние адреса и вступительные обращения к письмам, отправляемым в Англию а) на фирму «Смит и Сан, ЛТД», Нью-Йорк, Куин Виктория, 25, на имя менеджера по экспорту; б) на фирму «Лондон Метал Уоркс», расположенную в Лондоне по улице Мэнсинг Лейн, 37, на имя секретаря; в Манчестер, на Марпл Роуд, 214, на фирму «Астлей Бразерс»; г) в Вестфорд, графство Хемпшир, Гроув Роуд, 33, фирме «Бредлей и Сан, ЛТД», вниманию г-на Брауна. 2. Напишите вступительные обращения и соответствующие им заключительные формулы вежливости, если письма написаны в: а) американскую корпорацию; б) английскую компанию; в) секретарю компании мисс Грин; г) г-ну Стоку (в американскую компанию); д) г-ну Джону Брауну, которого Вы хорошо знаете. 3. Расположите правильно все части делового письма: Письмо написано 25.04 1998 фирме «Лаутон Бразерс, ЛТД» по адресу: Англия, Ковентри, графство Йоркшир, Альдер Роуд, 21. Сообщите, что в дополнение к Вашему письму от 15 04.1998 Вы хотели бы уточнить некоторые детали будущего заказа, т.е... В заключение выразите надежду на плодотворные деловые отношения с партнерской фирмой. Письмо написано 21.10.99, фирме «Конвердейл и Ко» по адресу: Ноттингем, Бишоп Роуд, 15 по поводу запроса от 01.10.1999. Ответьте, что Вы с удовольствием посылаете им последний каталог Вашей продукции и прейскурант. В заключение напишите, что Вы ожидаете взаимовыгодной торговли с этой фирмой. Не забудьте указать приложение на 8 листах. Письмо написано 15.09.00 в Российское торгпредство в Англии и должно быть передано г-ну Петрову В.А. Адрес: Лондон, Хайгет Вест Хилл, 32. Напишите, что с сожалением вынуждены сообщить г-ну Петрову относительно оборудования по контракту № 506 следующее ... В заключение попросите его срочно Вам ответить. 4. Напишите деловые письма: Вы - начальник отдела снабжения магазина «Детский мир» и пишете письмо в компанию, изготавливающую детские игрушки «Марко 48
Той Полимнии», для того, чтобы заказать 1000 кукол по цене 15$ и 1500 плюшевых мишек по 7$. Адрес: 223, Санрайз Хайвей плейс, Нью-Йорк, 11566. Вам нужно, чтобы эти товары были доставлены за две недели до Нового года. Оплата по безналичному расчету. Доставка по воздуху. Если у компании есть рекламные проспекты новогодних подарков, Вы бы также хотели получить их. Напишите письмо редактору американской газеты. Узнайте у него, напечатает ли он бесплатно редакционную статью, рассказывающую читателям о том, как Ваша фирма выпустила 5 тысяч игрушечных зайчат, чтобы отправить их на Новый год в детские приюты. Реквизиты придумайте самостоятельно Подготовьте письмо в туристическое агентство, в котором Вы выражаете недовольство испорченным отпуском. Вы провели отпуск в Испании. В дороге были значительные задержки с вылетом туда и обратно, да и номер в гостинице оказался не столь комфортабельным, как это было указано в рекламном проспекте. Напишите письмо от имени мисс Линды Гудмен по адресу: 8, Грин стрит, Ливерпуль. Название агентства придумайте самостоятельно. Напишите письмо м-ру и м-сс Эббот (2, Ривер Роуд, Ньютаун) в котором пригласите их на благотворительный бал, ежегодно устраиваемый Вашим клубом 12 июля в 20.00 в отеле «Эмпайр». Сообщите, что они могут пригласить с собой до 4-х персон гостей. Попросите известить Вас в ближайшее время, смогут ли они присутствовать, т.к. число билетов ограничено. Подпишитесь именем Джона Стоуна. I Составьте ответ на приглашение от лица м-ра и м-сс Эббот. Напишите письмо-запрос в фирму «йоли Фэбрикс» (10, Денмарк Роуд, Ньютаун, тел..., факс.) с просьбой о поставке белого меха под названием «Полный восторг», который Ваша фирма уже заказывала в прошлом году. Сообщите, что Вам надо 10000 метров. Узнайте, осталась ли прежней цена на мех и можете ли Вы при необходимости дополнительно заказать еще 2000 метров? Попросите сообщить о возможности поставки меха в том количестве, которое Вам требуется, цену за метр и сроки поставки. Письмо составьте от лица менеджера «Супер Тойз ЛТД» мисс Э.Линкс. Составьте ответ на запрос от имени менеджера отдела продаж «Поли Фэбрикс» м-ра Д.Палмера
49
Приложение Д (обязательное) Задание 1 Найдите ошибки в оформление писем российским партнерам
АО «Полянка +» 113225, Москва Ордынка,34 р/с0235467 в Конверсбанке тел. 236-01-19 факс (095)236-15-19
Директору АО «Храст» г-ну Траубе А.Г. 123100, Москва Краснопресненская, 12
07.01.03 №01-03-21 На №02-03-14 от 28.12.02 О возобновлении поставок ТНП Уважаемый Альфред Герасимович! В связи с вашим запросом от 28.12.02 за №02-03-12 сообщаем Вам, что оплата партии ТНП №8 была произведена нашей фирмой в день поступления товара в Москву. Для подтверждения оплаты направляем Вам копию платежного поручения от 27.12.03 № 245. Мы рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества в ближайшее время. С уважением Исполнительный директор
подпись
Антонов
И.А. Приложение: копия платежного поручения на 1 л. Серова 236-17-19 КН 2 06.01.03 Составлено в двух экз: АО «ХРАСТ» Дата 14.01.03
Экз. №1- в адрес Экз.№2 - в дело 01.03
50
Задание 2
Министерство образования Российской Федерации (Пенз.ГУ) Пензенский государственный университет Телеграф, адрес: 440026, Пенза, ул. Красная, 40. Телефон: (841-2) 368-239 Факс: (841-2) 565-122 E-mail: inoup@stup.ac.ru http// inoup.stup.ac.ru На №______от_________
№ _________ Дата___________ Генеральному директору ЗАО «Пилот»
В связи с внедрением новых информационных технологий в учебный процесс кафедры «Информационное обеспечение управления и производства» просим оказать финансовую помощь для эффективной организации учебного процесса. Наши Банковские реквизиты: ИНН 5837003736 КПП 583701001 УФК по Пензенской области (Пензенский государственный университет л.сч. 06075459352) Банк получатель: ГРКЦ ГУ Банка России по Пензенской области г. Пензы Р/с № 40503810100001000274 БИК 045655001 Назначение платежа: 5030120 «Добровольные пожертвования и целевые взносы». Безвозмездное пожертвование для ведения уставной деятельности на кафедре ИнОУП ПТУ. НДС не облагается. Л.Р.Фионова 22.01.2004
51
Задание 3
Министерство образования Российской Федерации Пензенский государственный университет Россия, 440026, Пенза, ул. Красная 4
Телефон/phone: (841-2) 563511 Телефакс/fax: (841-2) 55021 Телеграф/telegraph: Пенза!7.политехничеекий
Телетайп/teletype: Пенза, 155252 Утёс Электрона почта/ E-mail:INTERNET: CNIT@DIAMOND STUP.AС.RU
Дата/Date 04.12.2003 №112-55-14 103050, г. Москва ул. Тверская д.29 стр.3 000 «Электронные офисные системы» Уважаемые господа!
Направляем Вам подписанное с нашей стороны Соглашение о взаимном сотрудничестве. Надеемся на эффективное использование Ваших разработок в учебном процессе в курсах «Информационные системы», «Информационное обеспечение управления», «Организация и технология документационного обеспечения управления» и «Кадровое делопроизводство». С уважением, Зав. кафедрой «Информационное обеспечение управления и производства», профессор Л.Р.Фионова 4.12.2003 г.
52
Задание 4 Найти ошибки в оформлении письма английскому партнеру ТУРАРЕНСТВО OCТPOBA В ОКЕАНЕ 181 Северная улица Лондон В 1М, 2АК Тел: 01-676-90-80 Наша ссылка: DS/tj Ваша ссылка: RW/di 2002 МАЙ 22 ШВЕЦИЯ Гетерберг41803 Слотсберг21 Мисс Маргарита Линдел
Благодарим Вас за письмо от 19 мая 2002 г. Уважаемая г-жа М. Линдел,
С удовольствием высылаю Вам наши проспекты с подробной информацией об организации отдыха. Жду Вашего ответа как можно скорее. Искренне Ваш Фред Хендрикс Главный менеджер отдела распределения Копия М. Прайеру Приложение: Проспекты
53
Лабораторная работа № 3 Подготовка докладной записки Цель работы: изучить правила оформления докладных записок и приобрести практические навыки составления докладной записки в конкретной производственной ситуации. Теоретическая часть Основные понятия Информационно-справочные документы составляют самую большую группу управленческих документов. В них содержится информация, позволяющая определить реальное состояние дел в объекте управления, принять
объективное,
обоснованное
решение.
Информационно-
справочные документы являются основанием для издания документов организационно-распорядительного характера. К информационно-справочным документам относят акты, письма справки, телеграммы, телефонограммы, сводки, обзоры, докладные и объяснительные записки. Остановимся на требованиях к составлению и оформлению докладных записок. ДОКЛАДНАЯ
ЗАПИСКА
-
это
документ,
адресованный
руководителю данного учреждения (структурного подразделения) или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. От обстоятельности, достоверности изложения аргументированности во многом зависит итог разрешения вопроса докладной записки. В некоторых случаях докладные записки носят информационный характер и составляются регулярно для сообщения руководителю сведений о методе, ходе и итогах выполнения задания. Этот вид документа используют также для информирования о завершении работы либо ее этапа, выполнении распоряжений. 54
Инициатором руководитель
издания
учреждения,
докладной так
и
записки
структурное
могут
быть
как
подразделение
или
конкретный работник. Обычно итогом ее рассмотрения является принятие управленческого решения или издание распорядительного документа. Ситуации, требующие подготовки этого документа, могут быть самыми различными: обоснование необходимости закупки нового оборудования, проведение различных проверок, выделение новых штатных единиц, награждения, поощрения, переводы и командирование сотрудников. Оформление докладных записок должно соответствовать требованиям, установленным в инструкции по делопроизводству. В зависимости от того, является ли документ внутренним или направляется в вышестоящую организацию, оформление докладных записок имеет свои особенности. Внешние докладные записки - докладные записки, отправляемые за пределы организации. Применение внешних докладных записок не очень распространено, они
используются
в
особо
важных
и
принципиальных
вопросах
управления. Оформляется этот вид записок на общем бланке предприятия. Внутренние
докладные
записки
-
докладные
записки,
подготовленные исполнителем для руководства организации. В состав типового формуляра докладной записки входят следующие реквизиты:
наименование
автора
(организации
подразделения); • название вида документа; • дата; • регистрационный номер; • место составления или издания; • адресат; • заголовок к тексту; 55
или
структурного
• текст; • подпись. Так как докладная записка имеет адресата, предпочтительным является угловое расположение реквизитов на поле документа. Разберем оформление реквизитов докладной записки. Наименование организации-автора документа Данные об авторе указываются на каждом документе. Наименование организации на внешней докладной записке должно соответствовать учредительным документам и включать указание на ее организационно-правовую
форму.
Кроме
непосредственного
наименования самой организации-отправителя, бланк может включать название вышестоящей организации, в систему которой она входит. Если документ подпишет руководитель структурного подразделения, его наименование тоже может быть включено в бланк. Если в учредительном
документе
закреплено
сокращенное
наименование
организации, оно помещается ниже полного в скобках. Министерство образования Российской Федерации Пензенский государственный университет (ПГУ)
Во внутренней докладной записке реквизиты бланка оформляются машинописным способом на чистом листе бумаге. В этом случае указывается наименование структурного подразделения автора документа, без названия организации. Печатается оно в верхнем углу от границы левого поля. Название вида документа Название интервала
вида ниже
документа
оформляется
наименования
через
организации
2
межстрочных
или
подразделения прописными буквами от границы левого поля. 56
структурного
Дата Дата докладной записки является датой ее составления и подписания. Она оформляется цифровым способом от границы левого поля через 2 интервала
ниже
названия
вида
документа.
Проставляется
лицом,
подписывающим документ. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа - это условное цифровое (иногда буквенно-цифровое)
обозначение
документа,
проставляемое
при
регистрации. Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней. Обычно он представляет собой простой порядковый номер в пределах регистрируемого массива. Иногда может включать кроме порядкового номера индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел. №03-12/25
В этом случае 03-12- номер дела по номенклатуре, а 25- порядковый номер. Место составления или издания Место составления или издания указывается в бланке внешней докладной записки в том случае, если географическое местоположение не вошло в название организации. Например, в бланке Московского авиационного института место составления указывать не нужно. Реквизит
содержит
указание
населенного
пункта,
в
котором
зарегистрирован юридический адрес организации автора. Сокращения, применяемые
при
обозначении
географических
названий,
должны
соответствовать почтовым правилам. Для городов Москва и Санкт-Петербург сокращение "г." (город) применять не принято. 57
Этот реквизит оформляется через 2 межстрочных интервала ниже даты. Адресат Адресат оформляется в правом верхнем углу. Документы могут адресоваться в учреждение, его структурное подразделение, конкретным должностным лицам. Поэтому максимально реквизит "адресат" может состоять из следующих элементов: • наименование организации (в именительном падеже); • наименование структурного подразделения (в именительном падеже); • указание должности получателя (в дательном падеже); • инициалы и фамилия получателя (в дательном падеже); • почтовый адрес (указывается при направлении документа разовому корреспонденту). Каждый из этих элементов печатается с новой строки через 1,5-2 межстрочных интервала. Например: Министерство образования Российской Федерации Учебно-методическое управление Ведущему методисту А.П. Цветкову
Минимально реквизит может состоять только из наименования организации, куда направляется документ Например: Закрытое акционерное общество "Грань"
58
При адресовании документа первому руководителю организации в наименование его должности включается наименование организации адресата и все формулируется в дательном падеже.
59
Например: Генеральному директору ЗАО «Агроспецстрой» В.Н. Королеву
Для внутренних докладных записок в адресате обычно указывается название структурного подразделения или должностное лицо, которому направляется документ. Например: Декану факультета заочного обучения ВО. Трилисскому
Заголовок к тексту Заголовок к тексту докладной записки располагают слева над текстом документа, отступив от реквизитов бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. В заголовке кратко отражается содержание документа, он отвечает на вопрос "О чем?" Например: О подготовке учебно-методических комплексов для студентов заочного отделения Если текст внутренней докладной записки не превышает 6-8 строк, допустимо не формулировать заголовок. Текст Текст докладной записки, как правило, состоит из двух частей. В первой содержится подробное и объективное описание ситуации, фактов и событий, мнение составителей и другая аргументированная информация, необходимая для принятия тех или иных управленческих решений. В заключительной части содержатся выводы, предложения и рекомендации. Характерными для перехода к этой части текста являются формулировки "предлагаю",
"прошу",
"считаю
необходимым".
Не
рекомендуется
употреблять архаичный оборот "Довожу до вашего сведения...". В некоторых случаях для облегчения восприятия информации и оперативности
принятия
решения 60
рекомендуется
обратная
последовательность изложения. Сначала излагается существо просьбы или предложения, а затем предлагается обоснованная аргументация. Особое внимание следует уделить языку и стилю докладных записок, т.к. при составлении текстов управленческих документов используется деловой стиль со специфическими признаками: •
нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;
•
точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);
•
краткость
текста,
исключение
повторов,
излишних
подробностей; •
употребление
устойчивых,
шаблонных
словосочетаний
("сообщаем, что в период...", "направляем на рассмотрение и утверждение...". "проверкой установлено, что..."); •
ограниченная сочетаемость слов; ПРАВИЛЬНО
НЕПРАВИЛЬНО
Вносить предложения
Давать предложения
Предоставить кредит
Выдать кредит
Обладать правом
Владеть правом
Вступать в силу
Входить в силу
•
использование отглагольных существительных; ПРАВИЛЬНО
НЕПРАВИЛЬНО
Оказать содействие
Посодействовать
Оказать поддержку
Поддержать
Произвести ремонт
Отремонтировать
•
безличный характер изложения текста;
•
употребление специальных терминов ("считаю необходимым", "прошу", "предлагаю")
•
использование сокращенных слов (экз,. с, см., и т.д.)
61
•
использование
универсальных
слов
с
неопределенным
значением; •
исключение
из
текста
архаизмов("сего
года",
"при
сем
направляем"). ПРАВИЛЬНО
НЕПРАВИЛЬНО
Продлить
Пролонгировать
Объявление
Анонс
Представить
Репрезентовать Подпись
Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу Оформляется подпись от границы левого поля на 2-3 интервала ниже текста. Реквизит включает наименование должности лица подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи. В расшифровке подписи инициалы указываются перед фамилией. Сама рукописная подпись располагается на уровне последней строки в наименовании должности. Как правило, внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации или один из его заместителей, в чью компетенцию входит рассматриваемый вопрос. Внутреннюю докладную записку может подписать как руководитель структурного подразделения - автора, так и исполнитель, подготовивший документ. Например: П.А. Егорина
Главный экономист
Отметка о наличии приложений Иногда
к
докладной
записке
могут
прилагаться
документы,
позволяющие уточнить и обосновать ее содержание. Тогда кроме 62
перечисленных реквизитов в формуляр документа включается отметка о наличии приложения. Если
приложение
не
называется
в
тексте,
его
наименование
указывается полностью с указанием количества листов и экземпляров. Например: Приложение: Договор о поставке щебня от 20.06.2005 на 4 л. в 1 экз
Если приложение называется в тексте, отметку оформляют таким образом: Приложение: на 6 л, в 3 экз.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля на 2 интервала ниже текста, но выше подписи. Примеры правильного оформления докладных записок приведены ниже.
63
Внешняя докладная записка Производственное объединение «Московская городская телефонная сеть»
Министерство связи Российской Федерации Начальнику управления телефонной связи Г.С. Аксенову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 12.11.2004 №34 О выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров В сентябре этого года нашим объединением были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Адреса абонентов: ул. Чехова, д. 7 (КРОСС АТС-295, контактный телефон 293-85-09) и пер. Сивцев Вражек, д. 3 (КРОСС АТС-294, контактный телефон 254-49-12). Выделение прямых проводов необходимо для включения абонентов в сеть передачи данных "Инфотел" с 1 декабря текущего года. Предлагаю выделить прямые провода и назначить телефонные номера указанным абонентам на договорной основе.
Заместитель начальника объединения
М.И. Дуров
64
Внутренняя докладная записка Бухгалтерия
Директору комбината по производству музыкальных инструментов В.М. Ларионову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.10.2003 №26 О состоянии учета на складе Восьмого октября мною была проведена оперативная поверка состояния учета легковоспламеняющихся жидкостей на складе. В ходе проверки было установлено, что приходные и расходные документы на складе ведутся небрежно и сдаются в бухгалтерию с опозданием на 5-6 дней. При проверке фактического наличия материалов по 14 наименованиям была установлена недостача 50 кг клея ПВА, 25 кг лака мебельного и 10 л ацетона. Считаю необходимым предложить заведующей ликвидировать недостатки в учете к 15 октября 2003 г.
складом
М.К.
Люсиной
Приложение: ведомость остатков расходных материалов на 2 л. в 2 экз.
Главный бухгалтер
П.Н. Антипова
65
Практическая часть 1.
Написать докладную записку на имя директора завода
(название придумать самим) от имени руководителя технического отдела этого же завода. В ней изложить просьбу о выделении средств для приобретения персонального компьютера. Компьютер необходим для завершения работ по договору 174/15. Необходимо окончательно отладить разработанное программное обеспечение и внедрить в заданные сроки в производство. Отсутствие компьютера, может привести к нарушению и даже срыву графика выполнения работ по договору 174/15. 2.
Подготовить
докладную
записку
от
имени
начальника
управления кадров администрации г. Тюмени Петрова СИ. на имя руководителя аппарата правительства Тюменской области П.В.Сорокина. В докладной изложить сведения об образовании и возрастном составе работников администрации г. Тюмени (цифровые данные придумать самим и подготовить в виде таблицы). Подумать над оформлением внешней докладной записки. 3.
Найти ошибки в оформлении докладных записок и подготовить
правильные варианты (см. приложение А) Всю практическую часть выполнить с помощью текстового редактора Word. Требования к содержанию отчета 1.
Цель работы.
2.
Краткая
характеристика
докладных
записок,
практической работе предприятий и фирм. 3.
Документы, подготовленные в ходе работы.
4.
Выводы.
66
используемых
в
Контрольные вопросы 1.
Дайте определения докладной записки.
2.
На
какие
группы
можно
разделить
докладные
записки
по
содержанию? 3.
Какие реквизиты входят в типовой формуляр докладной записки?
4.
Как оформляется наименование организации - автора документа?
5.
Как оформляется название вида документа?
6.
Как оформляется дата в докладной записке?
7.
Изложите правила оформления регистрационного номера.
8.
Как и когда оформляется место составления или издания в докладной
записке? 9.
Как оформляется адресат в докладной записке?
10.
Какие требования предъявляются к оформлению заголовка?
11.
Перечислите требования к оформлению текста докладной записки.
12.
Что такое подпись, и какие требования предъявляются к ее
оформлению? 13.
Как оформляется отметка о наличии приложения?
67
Приложение А (обязательное) Докладные записки, оформленные с ошибками Вариант 1 Зав. аспирантурой ПГУ Гусевой О.Н. от зав. кафедрой ИнОУП Фионовой Л.Р. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА О результатах аттестации аспирантов Довожу до Вашего сведения, что после заслушивания отчетов аспирантов очной формы обучения кафедра ИнОУП приняла следующее решение: - Аспирант Юрин СЮ. успешно закончил аспирантуру, имеется акт о внедрении результатов работы в ЗАО МПБК «ОЧАКОВО», имеется 8 публикаций, предполагаемый срок защиты февраль 2004 г., просим предоставить отпуск; - Аспирант
Богданов
МО.
успешно
закончил
аспирантуру,
результаты апробируются на одной из фирм, акт внедрения будет, имеется 12 публикаций, предполагаемый срок защиты апрель 2004 г., просим предоставить отпуск; - Аспирант Павлов СП. не справился с исследованием, не предоставил в срок работу, таким образом, неуспешно закончил бучение, просим отчислить без предоставления отпуска.
Заведующая кафедрой ИнОУП,
ФионоваЛ.Р.
68
Вариант 2 Администрация Ивановской области
Руководителю администрации
Ул.Новая, 28
Ивановской области
г.Иваново, 115689
Полежаеву П.И.
Тел.: 56-12-90, факс: 56-45-78 Докладная записка 05.09.2003 №12 В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами, и в частности мебелью. В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях,
лишенных
необходимого
оборудования,
не
имеющих
нормальных подъездных путей. В связи с необходимостью создать условия, отвечающие требованиям организации торговли мебелью, прошу дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.
Начальник управления торговли
Тарасов В.М.
69
Вариант 3 Генеральному директору ЗАО «Фарма» От заведующей канцелярией
Докладная записка Довожу до Вашего сведения, что курьер Сомов С.С. регулярно опаздывает на работу и нарушает производственную дисциплину. Прошу принять меры дисциплинарного характера.
12 июня 2005 г.
И.В.Шумилина
70
Вариант 4
ЗАО «Факел»
Генеральному директору ЗАО «Факел» От заведующего отделом маркетинга
12 июня 2005 г. докладная записка Довожу до Вашего сведения, что для завершения разработки рекламных материалов необходимо приобрести бумагу марки «Business 80 g/m2» 500xA4. Прошу Вашего распоряжения о выделении средств. Крикунов М.И.
71
Лабораторная работа №4 Документирование деятельности коллегиальных органов Цель работы: научиться разрабатывать повестку дня, составлять документы для проведения собраний (заседаний) коллегиальных органов
Теоретическая часть В процессе управления часто приходится сталкиваться с такими задачами, решение которых невозможно без привлечения многих специалистов, обмена мнениями и информацией по возникающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д. Они могут проводиться периодически или иметь разовый характер. Проведение собраний, заседаний может быть заложено в организационно-уставной форме учреждения, организации, фирмы (например, акционерного общества и т.п.). Под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам. В зависимости от состава участников совещание может быть международным, всероссийским, областным, городским, внутриучрежденческим. Количество участников также может быть различно. Сложность и объем вопросов определяют и временные рамки совещания: многодневное, однодневное, несколько часов и в пределах 1-1,5 часа. Начинается работа по подготовке совещания с принятия решения о необходимости его проведения, обсуждения выносимых на него вопросов и составления списка предполагаемых участников. Далее определяются время и место проведения совещания. Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии) имеют годовые, квартальные и месячные планы работы, постоянный день и время заседаний. Назначать совещание лучше на начало или конец рабочего дня, чтобы не разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей переключаться с одного вида деятельности на другой. Кроме того, нужно сразу обдумать место проведения совещания. Оперативные совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в кабинете руководства. Заседания постоянно действующих коллегиальных органов (советов, коллегий и т.д.) обычно проходят в специально предназначенных для этого одних и тех же залах заседаний. Помещение надо выбрать до составления приглашений, чтобы в нем точно указать место проведения заседания. Выбирая помещение, учитывают, прежде всего, количество участников. Обязательно должно быть предусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания дополнительно 2-3 стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая помещение, учитывают возможность применения технических средств и оборудования.
72
Ha основании указаний руководителя и по согласованию с ним разрабатывается повестка дня. Повестка дня - это первый документ, который составляется при подготовке совещания. В таких коллегиальных органах, как коллегии, различные советы и т.д., имеющих годовые, квартальные и месячные планы работы, при формировании повестки дня заседания выносятся на обсуждение, как плановые вопросы, так и оперативные по указанию руководителя. При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти. Остальные вопросы располагаются по степени сложности: от более сложных и трудоемких к более простым. В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога "О", "Об" или формулируются в именительном падеже. Например:
Повестка дня 1. О состоянии финансовой дисциплины в ... (учреждениях)... (отрасли). Докладчик заместитель директора
В.П. Павлов
2. Об итогах международной деятельности в 1999 г. Управления ...(название управления). Докладчик: начальник Управления
П.В. Толкунов
3. Подготовка к переходу на новое программное обеспечение. Докладчик: заместитель начальника Отдела ... (название отдела) А.О. Крикунов Список участников - это второй документ, который подготавливается. Если это заседание постоянного коллегиального органа - совета, правления, комиссии, то список уже имеется и к нему лишь должны быть добавлены приглашенные лица. Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющие опыт в решении аналогичных проблем. Например:
Список участников совещания 01.02.2000 Фамилия имя, отчество
Какую органи зацию представляет, долж-
Дата и способ направления пригла-
Подтвер ждение получения приглашения (дата)
Согласие принять участие в работе (Да/Нет) 73
Предполагает ли выступить (тема выступ-
Нуждается ли в гостинице
Нуждается ли в билетах на обратный путь (самолет, поезд, дата, номер рейса)
Прибыл на заседание
ность шения ления) При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой список, размноженный в нужном количестве экземпляров, можно будет использовать одновременно при регистрации, для работы хозяйственных служб, он может быть положен на стол президиума совещания, что позволит ведущим ориентироваться при непосредственной организации работы совещательного органа. Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведения совещания, приступают к оповещению участников. Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимости дела, подготовиться к совещанию. В процессе оповещения одновременно уточняется и список участников совещания. Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно, с посылкой приглашения (извещения), или устно (по телефону). Если все участники совещания являются работниками одной организации, достаточно их оповестить по телефону, переговорив лично или передав приглашение через сотрудников подразделения. Распространенным способом приглашения на совещание являются телефонограммы. Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций. Пример приглашения телефонограммой: Начальнику РЭУ № 5 Е.К. Четкиной Принял – секретарь А.Г. Фомина Тел. 422 0202 14 ч. 15 мин.
Муниципальный округ Ясенево Передал – секретарь И.И. Афанасьева Тел. 425 00 00 ТЕЛЕФОНОГРАММА 00.00.0000 №42 Москва
16.06.2000 в 10 ч. 30 мин. В помещении актового зала школы № 151 (Цветочная ул., д. 53) состоится совещание представителей РЭУ по вопросу подготовки к работе в зимних условиях.
Супрефект
И.И. Иванов
В постоянно действующих коллегиальных органах: советах, коллегиях, комиссиях и т.д. повестка дня с указанием места и времени заседаниях обычно рассылается. Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо-приглашение. В нем помимо указания о том, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут 74
указываться дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость подтверждения участия и т.д. Если не предполагается посылка повторного приглашения после получения подтверждения об участии, в первом письме-приглашении дается полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти. Если предполагается рассылать повторное приглашение лицам, подтвердившим свое участие, то эти сведения будут указаны в повторном приглашении. Например:
ПРИГЛАШЕНИЕ Мы получили вашу заявку, спасибо за участие в DOCFLOW 98! Дата проведения: 27 мая 1998 года. Место проведения: Российская академия Госслужбы при Президенте РФ, учебный корпус № 2. Адрес: пр. Вернадского, 84. Проезд: до ст. метро Юго-Западная, последний вагон из центра, по подземному переходу при выходе все время поворачивать налево. Выйдя из метро, Вы увидите 3- этажное здание Российской академии Госслужбы при Президенте РФ. Ждем Вас у главного входа с 8.15 до 9.00. Регистрация с 8.30 до 9.00. Схема проезда:
Проходная №2 Российская академия Госслужбы Главный вход
М Юго-Западная Пр. Вернадского
Центр
75
Другой пример: Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего используются
Ассоциация работников машиностроения Москвы (адрес) 00.00.0000 № 01-12/85
НИИ точного машиностроения Гл. инженеру И.П. Севрюгину 110441, Москва, ул. Правды, 2
Об участии в совещании
Уважаемый Иван Петрович! Ассоциация работников машиностроения Москвы приглашает Вас на совещание, посвященное современным проблемам развития машиностроения. Совещание состоится 15.06.2000 в 10 час. утра в зале заседаний Института приборостроения по адресу: Москва, Академический просп., 8, 2-й этаж. Проезд: ст. метро Щелковская, далее тролл. № 2 до остановки "Академический проспект". Председатель ассоциации
Т.Г. Хижняков
современные формы связи - факс или компьютерная почта. Преимущество рассылки с помощью компьютера состоит в том, что, имея текст приглашения и список на рассылку, компьютер осуществляет автоматическую рассылку приглашений, добавляя в каждое приглашение конкретный адрес и обращение к адресату. В случае отправки письменного приглашения любой формой связи желательно по телефону проверить, дошло ли приглашение до адресата. Отправив приглашение, в списке участников совещания делают отметку о посылке письма, телефонограммы, оповещении по телефону и полученных ответах (принятие приглашения, отказ, причины отказа и т.п.). Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким документам, прежде всего, относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков. Сегодня большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют их текст (или тезисы), и поэтому докладчик в ограниченные временные рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того, заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы, позволяющие
76
глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос - отчеты, таблицы, графики, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д. Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Необходимо востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление. Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Эта процедура также может быть выполнена с использованием компьютерной почты и факса. Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты, необходимые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение информационных материалов для участников совещания также может быть существенной статьей расхода. Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. По указанию ответственного за организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этим занимаются административно-хозяйственные службы. Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они приводятся в рабочее состояние. В больших помещениях проверяется исправность радиосети. За установку технических средств и их эксплуатацию отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию. Важно помнить, что в определенных случаях совещания стенографируются или организуется запись совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо подготовить рабочее место стенографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность размещения и исправность звукозаписывающей аппаратуры. Сегодня широкое распространение получили компьютерные технологии, которые в сочетании с современными телекоммуникациями позволяют не собирать участников совещания в одном месте, а проводить обмен мнениями между сотрудниками, находящимися у своих компьютеров, в реальном режиме времени. Эта форма совещания также требует предварительной подготовки: выработки повестки дня, оповещения участников, предварительной рассылки рассматриваемых материалов.
Обслуживание совещаний Обслуживание совещания начинается в день его проведения, но если есть приглашенные из других городов, то накануне. В день совещания помещение открывается заранее и тщательно проветривается, еще раз проверяется наличие необходимой аппаратуры, ее рабочее состояние, готовность 77
рабочего места стенографистки или ведущего протокол. На небольших совещаниях на место каждого участника совещания кладутся необходимые документы (если они не были разосланы заранее). Кроме того, на стол ставятся минеральная вода или другие прохладительные напитки, стаканы, бумажные салфетки. Если есть президиум, аналогично готовится место для каждого члена президиума. При проведении совещания с ограниченным числом участников их встречают перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствуют каждого и приглашают пройти на совещание. В ряде случаев один из организаторов встречает при входе в зал совещания, а другой сотрудник встречает при входе в здание, приветствует, указывает, где раздеться, куда пройти. На больших совещаниях развешиваются указатели и таблички. Но часто бывают и такие ситуации, когда какого-то участника надо встретить в аэропорту, другого - на железнодорожном или автовокзале, или в день совещания заехать за участниками в гостиницу и т.д. Поэтому процедура встречи должна быть продумана до мельчайших деталей и расписана между членами рабочей группы: кто кого и где встречает. Участники совещания регистрируются. Если их число ограниченно, эту работу проводит секретарь руководителя. Если совещание с большим количеством участников, их регистрирует специально выделенный работник или группа работников. Обычно регистрация ведется по заранее заготовленным спискам участников. В тех случаях, когда принятие решения предполагает голосование, прибывший на совещание расписывается в заранее заготовленном списке присутствующих. При организации больших конференций участники могут заполнять анкеты (карточки) с последующим обобщением этих данных в списки. Анкеты (карточки) позволяют получить всю необходимую информацию об участниках. В регистрационных анкетах (карточках) как минимум указывается фамилия, имя, отчество, место работы, занимаемая должность, на научных конференциях - наличие ученых степеней и званий. Регистрация позволяет к моменту открытия совещания знать состав присутствующих, их количество. Количественный состав особенно важен для совещаний, на которых принятие решений требует кворума, т.е. установленного законом или уставом такого количества присутствующих, при котором принятое решение является правомочным. После окончания регистрации уточненный список присутствующих, включающий фамилию, имя, отчество и название организации, передается председателю, что позволяет ведущему ориентироваться при проведении совещания. Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставление отметок на командировочных удостоверениях. Если эту операцию не провести сразу, потребуется сбор, а затем раздача отмеченных командировочных удостоверений участникам совещания, или же каждый участник должен будет по этим вопросам обращаться к организаторам совещания.
78
Во время регистрации следует сразу же собрать сведения о потребности в обратных билетах. При хорошей организации совещания рабочая группа берет на себя задачу приобретения билетов на обратную дорогу. В ходе регистрации выясняется желание принять участие в предлагаемых мероприятиях культурной программы. При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разосланы, размноженные для них документы (тезисы, проекты решений и др.). Также могут выдаваться канцелярские принадлежности (папки, блокноты, авторучки и т.п.), что предусматривается заранее и закладывается в финансовые расходы. Совещание должно начинаться точно вовремя. Желательно сразу согласовать с участниками правила совместной работы: регламент для выступлений, перерывы, время окончания совещания. Во время перерывов не забывайте проветривать помещение. При наличии системы кондиционирования воздуха необходимо произвести ее регулировку в зависимости от степени заполнения помещения. В перерыве могут быть предусмотрены кофе-паузы, когда участникам предлагаются кофе, чай, бутерброды, печенье и т.д., организована продажа литературы. Ответственным этапом является документирование совещания, т.е запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов. В ход совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее. Ход совещания можно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать. Стенограмма и фонограмма - это дословная запись всего, что говорилось на совещании, т.е. всех выступлений, вопросов, ответов, реплик. При стенографировании и фонозаписи следует учитывать, что стенографистки могут не знать фамилии всех выступающих, особенно подающих реплики и задающих вопросы. При фонозаписи часто трудно определить выступающего по голосу, если он не был назван. Поэтому, несмотря на стенографирование или фонозапись, необходимо фиксировать фамилии всех выступающих в порядке хода совещания, что позволит установить принадлежность каждого выступления, реплики, вопроса в ходе расшифровки стенограммы или фонограммы. Для ведения стенограмм и расшифровки фонограмм требуются специальные работники: стенографистки и диктофонистки. В расшифрованные стенограммы и фонограммы, как правило, вносятся редакционные правки. Это достаточно дорогостоящий вид документирования совещаний. Его целесообразно вести лишь для наиболее важных мероприятий или в том случае, когда заранее предусматривается публикация материалов совещания. Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний является их протоколирование.
Протокол Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. 79
Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол составляется после их расшифровки. Вести запись во время заседания должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование учреждения-автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, заголовок, текст, подписи. На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания. Например, 11-13.03.2005 Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года (в учебном заведении может быть учебного года). В реквизите "место заседания" указывается город, где состоялось заседание. Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего?" и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы. Например, "Совещания студсовета", "Заседания комиссии", "Собрания трудового коллектива". После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола распадается на две части: первую - вводную, где указаны фамилия и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания. Словом "председатель" начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово "секретарь". Председатель - Харченко В.И. Секретарь - Веселкова С.Л. При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с числом присутствующих более 15 человек их состав
80
указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например, Присутствовали: 43 человека (список прилагается) На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе "Присутствовали" указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например, в протоколах профсоюзных собраний указывается: "На учете в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117". Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется. Перечисление вопросов в повестке дня может начинаться с предлога "О" ("Об"), но возможен и другой вариант, когда вопросы формулируются в именительном падеже без предлога "О" или "Об". Например: 1 О перспективах развития завода. Доклад директора... (Ф., И., О.) 2 Об итогах социологического опроса рабочих. • или •
Доклад руководителя социологической службы... (Ф., И., О.) Перспективы развития завода. Доклад директора... (Ф., И., О.)
• Итоги социологического опроса рабочих. Доклад руководителя социологической службы... (Ф., И., О.) В ряде случаев, например, при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: "Повестка заседания прилагается". Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом они зрительно разбивают текст. Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца. При этом наименование должности докладчика не указывается, так как оно уже указано в повестке дня. После фамилии и инициалов лиц, выступивших в прениях, лучше указать должность.
81
В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: "Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается". После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления. Например: Соколов А.В. - какие приняты меры по ликвидации аварии? Колесов И.К. – к 6 часам утра восстановлено энергоснабжение. Если из-за прекращения прений записавшиеся участники не получили слова, они передают председательствующему на заседании письменные выступления, предложения, замечания, которые прикладываются к протоколу. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна, и содержать следующие составные части: кому, что сделать и к какому числу. Например:
1. СЛУШАЛИ: Иванова П.И. - текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: Петров А.П. - краткая запись выступления Иконников И.И. - краткая запись выступления РЕШИЛИ: 1.1 Специальным кафедрам провести, совместное заседание, посвященное внедрению компьютерной техники в работу в течение первого семестра. 1.2 Иванову П.И. организовать в помещении информационного центра выставку современных технологических средств компьютеризации управленческих процессов к 1 октября 2005 г. 2 СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ:
Председатель
Подпись
В.П. Каштанов
Секретарь
Подпись
КР. Редькин
82
В ряде случаев, а при выборах должностных лиц обязательно, в протоколе указываются результаты голосования по каждому пункту отдельно. Если имеется особое мнение по принятому решению, оно может быть изложено на отдельном листе, подписано и присоединено к протоколу. В протоколе после записи соответствующего решения приводится особое мнение. По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания обычно составляется лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: "Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается". Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов. Например:
Название учреждения ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА 05.02.2005 № 21 г. Иваново Совещания преподавателей иностранных языков
2 СЛУШАЛИ: Харьковскую А.Н. - о внедрении новой методики преподавания иностранных языков в школе ПОСТАНОВИЛИ: Одобрить предложенную методику преподавания иностранных языков
83
Председатель Секретарь
Подпись Подпись
А.Л. Акимов Б.Б. Борисов
Название учреждения ПРОТОКОЛ 02.07.2005 № 34 Москва Заседания коллегии Председатель - Добровская А.В. Секретарь - Пшеничная Л.Ф. Присутствовали: (перечисляются фамилии членов коллегии в алфавитном порядке без указания должностей) Приглашенные: (перечисляются фамилии приглашенных в алфавитном порядке с указанием должностей) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1 О работе отдела информатизации по обеспечению деятельности учреждения. Доклад начальника отдела Сергиенко К.И. 2 О представлении Ракивненко О.О. к присвоению почетного звания "Заслуженный работник культуры Российской Федерации". Доклад начальника отдела Титоренко М.С. 1 СЛУШАЛИ: Сергиенко К.И. - текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: Кузнецов С.Л. – ставит вопрос о дополнительном выделении компьютеров типа " Pentium" для отдела. Сумцов А.С. – предлагает передать отделу массив имеющихся в других подразделениях информационных карточек. Загладина О.А. – сообщает о имеющихся в отделе новых разработках по улучшению организации информационных процессов. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1 Одобрить основные направления работы отдела 1.2 Разрешить административно-хозяйственной службе приобрести для нужд отдела информатизации 3 компьютера необходимой конфигурации. 2 СЛУШАЛИ: Титаренко М.С. – текст выступления прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Семенов Ф.М. – поддерживает предложение о выдвижении Раквиенко О.О. на присвоение почетного звания "Заслуженный работник культуры Российской Федерации". Лученков И.Н. – говорит о серьезных заслугах Раквиенко О.О. в деле развития отечественной культуры. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1 Выдвинуть Ракивненко О.О. на присвоение ей почетного звания «Заслуженными работник культуры Российской Федерации. 84
Председатель Подпись А.В. Добровская Секретарь Подпись Л.Ф. Пшеничная Протоколы формируются в дела с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повестка дня, приглашение, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы выступлений, справочные материалы по обсуждаемым вопросам, проекты решений и итоговых документов и другие документы, переданные в процессе заседания (все по 1 экземпляру).
Практическая часть Для своего варианта (см. Приложение А) подготовить совещание, для этого: 1. составить повестку дня; 2. определить круг участников и время совещания; 3. определить место совещания (выбрать помещение); 4. оповестить участников совещания, составив письмо – приглашение; 5. подготовить материалы для рассмотрения на совещании: основного сообщения, справочно-информационных материалов, проекта решения; 6. организовать рабочую группу совещания и распределить обязанности; 7. определить финансовые расходы; 8. рассмотреть проведение организационных мероприятий: заказ гостиницы, заказ транспорта,
организация
кофе-паузы,
организация
культурно-массовых
мероприятий, закупку канцелярских принадлежностей, воды, цветов и т.д. 9. составить полный и краткий протокол вашего совещания.
85
Оформление отчета 1. Цель работы. 2. Вариант задания. 3. Описание практической части работы. 4. Документы, разработанные в ходе работы.
Контрольные вопросы 1. Дайте определение совещанию. Каким может быть совещание? 2. Как составляется повестка дня? 3. Какие вопросы рекомендуется ставить первыми при подготовке повестки дня? 4. Как составляется список участников? 5. Как происходит оповещение участников? Какие способы вы знаете? 6. Как составляется письмо – приглашение? 7. Составление проекта решения. 8. Как происходит регистрация участников? 9. Как происходит документирование совещания? 10. Дайте определение протоколу. 11. На чем оформляется протокол? 12. Какие реквизиты используются при составлении протокола? 13. Как оформляется дата и номер протокола? 14. Как оформляется заголовок к протоколу? 15. Из каких частей состоит текст протокола? Охарактеризуйте каждую из них. 16. Как оформляется повестка дня протокола? 17. Дайте понятие краткого и полного протокола. Чем они отличаются друг от друга.
86
Приложение А Вариант 1. ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РЕАЛ» (ЗАО «РЕАЛ») 440044 г. Москва. ул. Мойка, 56 ОКПО 8273632, ОГРН 837465018, ИНН/КПП 27849040/08655323 Директор Л.Д. Иванчин Бухгалтер Р.О. Соловьева Экономист Н.Н. Вадина Председатель профкома Е.Л. Любина Подготовить протокол собрания трудового коллектива о проведение субботника, которое состоится 23 апреля 2005 г.
Вариант 2. ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АРСЕНАЛ» 736453 г. Ульяновск, ул. Мира,21 ОКПО 1223356, ОГРН 77566435, ИНН/КПП 213457/086553 Директор Р.А. Репина Бухгалтер П.П. Шнаев Начальник отдела маркетинга В.Ю. Зной Главный экономист Т.И. Иваева Председатель профкома В.Д. Круглов Подготовить заседание совета директоров об участие в международной выставке «Профи-2005»
Вариант 3. ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МОДИС-СЕРВИС» 872653, г. Москва, ул. Тверская,98/3 ОКПО 5436236, ОГРН 16523435, ИНН/КПП 513457/642463 Директор П.П. Павлов Начальник производственного отдела Р.О. Соловьев Главный бухгалтер С.И. Михайлова Начальник отдела маркетинга Т.Б. Биркова Председатель профкома А.Л. Леонова Подготовить протокол собрания акционеров об открытие филиала в г. Пензе
Вариант 4. ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЗАРЯ» 532416, г. Пенза, ул. Воронова, 54 ОКПО 432153, ОГРН 4313435, ИНН/КПП 764457/642321 Директор О.О. Сидоров Главный бухгалтер Л.Д. Краснов Юристконсульт О.л. Бугров 87
Председатель профкома Б.Б. Петров Подготовить протокол собрания об образовании функционального подразделения отдела информатизации.
Вариант 5. ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОСТХЛЕБКОМБИНАТ» 123543, г. Ростов-на-Дону, ул. Фрунзе,7 ОКПО 487653, ОГРН 311435, ИНН/КПП 4357/664321 Генеральный директор Г.Л. Захаров Главный бухгалтер О.Ю. Юлина Главный экономист Б.Л. Болдина Председатель профкома Т.Ю. Тинин Подготовить заседание совета директоров отчет о работе хлебокомбината за октябрь 2005 года.
Вариант 6. ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СТАРТ» 223346, г. Саранск, ул. Ленина, 76 ОКПО 1223356, ОГРН 77566435, ИНН/КПП 213457/086553 Директор У.Ф. Мизгунова Начальник планового отдела Н.Е. Очкин Начальник производственного отдела П.П. Павлова Председатель профкома В.Д. Демин Подготовить протокол заседания на котором обсуждается информатизации по обеспечению деятельности организации.
работа
отдела
Вариант 7. МУНИЦИПАЛЬНОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «ЗЕЛЕНСТРОЙ» (МУП «ЗЕЛЕНСТРОЙ») 635341, г. Пенза, ул. Зеленая, 54 ОКПО 487653, ОГРН 311435, ИНН/КПП 4357/664321 Директор В.Г. Морозов Начальник хозяйственного отдела М.С. Мишин Начальник планового отдела Т.И. Линьков Председатель профкома Л.О. Козлова Подготовить протокол собрания о заключении договоров о хозяйственной деятельности организации.
Вариант 8. МУНИЦИПАЛЬНОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «КАРАТ» (МУП «КАРАТ») 716253, г. Саратов, ул. Б.Нагорная,98 ОКПО 8273632, ОГРН 837465018, ИНН/КПП 27849040/08655323 Директор П.Ю. Алексеев 88
Начальник планового отдела П.Г. Горин Начальник хозяйственного отдела А.М. Маринин Председатель профкома И.О. Озеров Подготовить протокол собрания о выдвижение В.Ю. Пшеничной на присвоение почетного звания «Заслуженный работник РФ»
Вариант 9. ГОСУДАРСТВЕННО УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «АГРОСЕРВИС» «АГРОСЕРВИС») 334455, г. Казань, ул. Пролетарская, 76 ОКПО 1223356, ОГРН 77566435, ИНН/КПП 213457/086553 Директор П.Р. Шляпов Главный экономист А.Д. Демина Начальник планового отдела И.Г. Розова Председатель профкома В.С. Семов Подготовить протокол собрания о премировании работников за 2005 год.
(ГУП
Вариант 10. ГОСУДАРСТВЕННО УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «ВОСТОК» (ГУП «ВОСТОК») 128790, г. Пермь, ул. Московская,66 ОКПО 487653, ОГРН 311435, ИНН/КПП 4357/664321 Директор П.П. Никоненко Главный экономист Б. К. Кашева Главный бухгалтер у.Д. Долотов Председатель профкома М.С. Чеботарь Подготовить протокол собрания о дополнительном выделении компьютеров для планового отдела
89