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CONTABILIDAD INFORMES FINANCIEROS PRESUPUESTO ASPECTOS LEGALES PROPIEDAD HORIZONTAL gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
POR QUE ES IMPORTANTE LA CONTABILIDAD PARA EL ADMINISTRADOR DE LA COPROPIEDAD ?
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POR QUE ES LA UNICA QUE RESPALDA AL ADMINISTRADOR Y LE PERMITE ALARGAR SU VIDA LABORAL EN LA COPROPIEDAD Y DE PASO AL R.F.
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LA GESTION PUEDE QUE SEA FLOJA PERO, LE ASEGURO QUE EL 70% RESPALDARA SU CONTINUIDAD GRACIAS A QUE EXISTE CONTABILIDAD AL DIA Y CLARA EN LA COPROPIEDAD.
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EL ÉXITO DE TODA GERENCIA Y ADMINISTRACION ESTA EN INFORMAR Y ESTAR INFORMADO. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
EVITE ADMINISTRAR DETRÁS DE UN ESCRITORIO, DETRÁS DE UN COMPUTADOR, DETRÁS DE UN CORREO ELECTRONICO. EVITE ACUMULAR AÑOS DE VIDA LABORAL REPITIENDO LOS MISMOS ERRORES.
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ANTE TODO NO USE COMO EXCUSA QUE NO LE QUEDA TIEMPO POR CULPA DE LA CONTABILIDAD; ACEPTE QUE LE FALTA ES ACOMPAÑAMIENTO PROFESIONAL. PROFESIONAL. ORGANIZACIÓN. TIEMPO HAY PARA TODO, LO QUE NO SE PUEDE HACER ES TODO AL MISMO TIEMPO. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
LA COPROPIEDAD NO SE PUEDE ADMINISTRAR CON VOLUNTAD, SI NO CON CONOCIMIENTO, EXPERIENCIA CON RESULTADOS INMEDIATOS Y SOBRE TODO ACTITUD. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
ENFOQUESE Y HAGA LO QUE TIENE QUE HACER MIENTRAS ESTE EN CADA COPROPIEDAD. IGUAL A PARTIR DE ESTE MOMENTO, NO SE DISTRAIGA gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
NO IGNORE LA CONTABILIDAD ES RESPONSABILIDAD DE TODO ADMINISTRADOR PREPARARSE Y ENTENDER LA LOGICA DE LA CONTABILIDAD PARA ANALIZAR SUS CIFRAS Y MOVIMIENTOS CONTABLES
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LA CONTABILIDAD TIENE SU LOGICA Y ES SU DEBER ENTENDERLA SI USTED ENTIENDE EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA CONTABLE, PODRA VISUALIZAR SU COPROPIEDAD Y SABRA SI ANDA BIEN O MAL.
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LA CONTABILIDAD ES UNA RADIOGRAFIA Y POR LO QUE REFLEJA, SE PUEDE SABER CUAL ES EL ESTADO DE SALUD DE LA COPROPIEDAD Y EN CASO DE SER NECESARIO, SERA FACIL DETERMINAR LOS CORRECTIVOS DEL CASO PARA DISMINUIR LOS RIESGOS DE SU ESTABILIDAD FINANCIERA Y FUNCIONAL. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
CONTABILIDAD LA CONTABILIDAD ES UN SISTEMA DE INFORMACION QUE RECOPILA, CLASIFICA REGISTRA DE FORMA ORDENADA Y SISTEMATICA LAS OPERACIONES QUE EJECUTA LA COPROPIEDAD. LA INFORMACION SE PRESENTA EN ESTADOS FINANCIEROS QUE SIRVEN PARA TOMAR DECISIONES SOBRE LA ACTIVIDAD DESARROLLADA. EL SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE FUNCIONA COMO EL ESPEJO DE LA EMPRESA, PUES RECOPILA TODAS LAS TRANSACCIONES QUE REALIZA. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
OBJETIVOS DE LA INFORMACION CONTABLE • CONOCER Y DEMOSTRAR LOS RECURSOS QUE CONTROLA UN ENTE ECONOMICO • OBTENER INFORMACION ORDENADA • CONOCER POR MEDIO DE LOS INFORMES, LA SITUACION ECONOMICAECONOMICA- FINANCIERA Y LOS RESULTADOS QUE ESTA GENERANDO LA EMPRESA. • PREDECIR FLUJOS DE EFECTIVO • EVALUAR LA GESTION DE LOS ADMINISTRADORES • TOMAR DECISIONES EN MATERIA DE INVERSION, CREDITO, PRODUCTIVIDAD, MERCADEO, ETC.. • BRINDAR APOYO A LOS ADMINISTRADORES EN MATERIA DE PLANEACION, ORGANIZACIÓN, DIRECCION Y CONTROL DE LOS NEGOCIOS. • DETERMINAR COMPROMISOS LEGALES OPORTUNAMENTE. • SERVIR DE FUENTE FIDEDIGNA ANTE TERCEROS. • CONTRIBUIR A LA EVALUACION DEL BENEFICIO O IMPACTO SOCIAL QUE LA ACTIVIDAD ECONOMICA DE UNA EMPRESA REPRESENTA PARA LA COMUNIDAD. • CONTRIBUIR A LA CONFORMACION DE LA INFORMACION ESTADISTICA NACIONAL gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
SURGE LA PROPIEDAD HORIZONTAL
• Al acelerado crecimiento de las ciudades • A los altos costos tanto de la tierra como de la construcción, • Cada día la vivienda unitaria y separada cede paso a las agrupaciones en edificios o conjuntos, • llegando a formar enormes conglomerados, • En donde inclusive se combinan las copropiedades • Dando lugar a la integración con actividades comerciales, industriales y recreativas, con características de ciudadelas
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LOS MICRO APARTAMENTOS
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ORDEN REGIMEN DE P.H. • La ley 675 del 3 de agosto de 2001 • Ordenar bajo un solo régimen la actividad de la propiedad horizontal e incorpora en una sola persona los derechos individuales exclusivos y los comunes e inseparables de estos. • La institución así surgida es una persona jurídica de derecho privado cuyas actividades tienen que desarrollarse con propósitos puramente sociales, • Lo que las enmarca dentro de las organizaciones civiles sin ánimo de lucro, con obligaciones de tipo contable y tributario señaladas por la ley para las entidades así creadas. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
ORDEN CONTABLE EN LA P.H. • En ausencia de una normatividad determinante en materia contable para este tipo de organizaciones y tratando de llenar ese vacío, • El Consejo Técnico de la Contaduría Pública atendiendo frecuentes consultas formuladas por distintos usuarios, • Ha dictado las orientaciones profesionales #S. 003 de septiembre 25 de 2001, derogada por la 007 de septiembre 30 de 2003, reemplazada a su vez por la 010 de diciembre 26 de 2006, hasta llegar al compendio de Feb 26 de 2008. • Que en principio fue numerado con el 001, pero luego Aparece el compendio de Julio de 2008. • Aportes Importantes de Actualicese.com gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
OBLIGATORIEDAD DE LLEVAR CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL
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LEY 190 DE 1995 Art. 45-Moralidad Adm Pub-Errad. Corrupc. Control Sobre E.S.A.de L ….todas las personas jurídicas y las personas naturales que cumplan los requisitos señalados en el reglamento, deberán llevar contabilidad, de acuerdo con los Principios Generalmente Aceptados. Estatuto Tributario Art. 364 ..Las entidades sin ánimo de lucro están obligadas a llevar libros de contabilidad registrados. Las entidades sin ánimo de lucro, deberán llevar libros de contabilidad, en la forma que indique el Gobierno Nacional.
D.R. 2500 de 1986 Art. 2-E.S.A.de L ..A partir del 1º de enero de 1987, las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de Derecho Público, juntas de acción comunal, juntas de defensa civil, y las entidades previstas en el artículo 5º del presente Decreto, deberán llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda a su domicilio. La contabilidad deberá sujetarse, incluido el régimen sancionatorio, a lo dispuesto en el Título IV del Código de Comercio (De los Libros y papeles-Reserva y Exhibición de libros-Eficacia Probatoria de los Libros y papeles) y el Capítulo V del Decreto 2821 de 1974(Sobre procedimiento Tributario)(Disposiciones ContablesSanciones). Tendrán el carácter de obligatorios los libros Mayor y Balances y Diario, o, en defecto de estos dos, el libro de Cuentas y Razón. Normas mediante las cuales se remite el manejo de la contabilidad de las entidades sin ánimo de lucro al Título IV del Código de Comercio y gerencia@dcempresarial.com consecuentemente a su reglamentación, dentro de la cual se www.dcempresarial.com encuentra el Plan Único de Cuentas para Comerciantes
Ley 675 de 2001 Art. 51.-FUNCIONES 1. Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el Inventario y Balance General de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros. 4. Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el Balance General de las cuentas del ejercicio anterior, los Balances de Prueba y su respectiva ejecución presupuestal. 5.Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto. D.R. 2649 de 1993 Art. 2-R.G. de la C. Art. 2o. Ámbito de aplicación. El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad. Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba.. Deben Aplicar los P.C.G.A.
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D.R. 2650 de 1993 Art. 1, 5 P.U.C. El Plan Unico de Cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad. El Plan Unico de Cuentas deberá ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio. Dichas personas para los efectos del presente Decreto, se denominarán entes económicos.
CTCP – ORIENTACIÓN PROFESIONAL-01-07 DE 2008 EJERCICIO PROFESIONAL DE LA CONTADURÍA PÚBLICA EN ENTIDADES DE PROPIEDAD HORIZONTAL.
Indicar los procesos y procedimientos que deben seguirse para el manejo de la contabilidad y la presentación de informes en estas mismas entidades, todos ellos enmarcados en la regulación contable vigente a la fecha gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
Importancia de La Contabilidad Desde épocas remotas, la contabilidad ha sido uno de los principales aliados del ser humano en todas sus actividades La Producción – Las ventas – Compras – Gastos - Compra de Activos – Pago de Deudas – Consignaciones – Transferencias y demás operaciones que generan las actividades de las Organizaciones se hace imprescindible el uso de la información Contable con fines de control.
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LA CONTABILIDAD Y EL SISTEMA CONTABLE La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones Gerenciales y por tanto, las decisiones financieras.
Para una acertada toma de decisiones es importante contar con un adecuado sistema de informaci贸n contable que les permita planear sus actividades, controlar sus operaciones y un eficiente logro de las metas propuestas. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
SISTEMA CONTABLE Dos de los subsistemas más utilizados: CONTABILIDAD FINANCIERA O GENERAL
Sistema que identifica, mide , procesa y comunica información financiera para permitir juicios y decisiones a los diferentes usuarios. El propósito fundamental de la contabilidad financiera es suministrar información sobre una Copropiedad a los usuarios externos a través de los Estados Financieros. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
SISTEMA CONTABLE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA O GERENCIAL
Sistema de información destinado a satisfacer las necesidades internas , para facilitar la toma de decisiones y la medición de actuaciones de los elementos de la organización, en relación con los planes y presupuestos establecidos por la administración. Los informes son mas detallados; La información se prepara con mayor frecuencia.
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SISTEMA CONTABLE FIN EXTERNO
CONTABILIDAD FINANCIERA O GENERAL
PARA EL GOBIERNO, LOS ACREEDORES, ACCIONISTAS, INVERSIONISTAS,ETC.
SISTEMAS CONTABLES
FIN INTERNO
CONTABILIDAD GERENCIAL O ADMINISTRATIVA
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UNICAMENTE PARA LA ADMINISTRACIÓN
Resumen de Los Dos Mundos Relacionados con la Copropiedad, a los cuales se les Informa Por medio de La Contabilidad
. Bancos y corporaciones . Entidades del Estado . Acreedores . Proveedores . Gremios Copropiedades . Asesores y Consultores
MUNDO
MUNDO
COPROPIEDAD
EXTERNO
INTERNO
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. Asamblea de C y R . Consejo de Admón. . Administradores . Comités Financieros . Empleados . Revisoría
OBJETIVO EN LA COPROPIEDAD El Objetivo mas importante es proporcionarles Informaci贸n Financiera de la Copropiedad a las personas y entidades interesadas en conocer la verdadera situaci贸n econ贸mica de la misma y los resultados generados, con el fin de que se tomen decisiones. decisiones EXISTE MUCHA GENTE INTERESADA QUE TOMA DECISIONES EN LA COPROPIEDAD
LA ADMON DESEA CONOCER LOS RESULTADOS DE SU GESTION EMPLEADOS GARANTIAS LAB.
COPROPIETARIOS Y RESIDENTES DESEAN SABER SI LO APORTADO SU MANEJO ES EL ADECUADO
LOS ACREEDORES INTERESADOS EN LA CAPACIDAD DE PAGO DE LA COPROPIEDAD
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EL ESTADO CONOCER RECAUDACION DE IMPTOS Y LA RECOLECCION DE LA INFORMACION FINES ESTADIST.
EL ESPEJO DE LA COPROPIEADAD-LA CONTABILIDAD SE CONSTITUYE COMPRA BIENES
HACE INVERSIONES CONTRATA PERSONAS RECIBE INGRESOS
COPROPIEDAD
TIENE GASTOS DEBE DINERO Y LE DEBEN LE PAGAN LO QUE LE DEBEN PAGA SUS COMPROMISOS OBTIENE EXCEDENTES gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
T R A D U C C I O N E N C U E N T A S C O N T A B L E S
BALANCE GENERAL
ESTADO DE RESULTADOS
REGLAMENTO GENERAL DE LA CONTABILIDAD EN COLOMBIA D.R. 2649 de 1993 Art. 2-R.G. de la C. Art. 2o. Ámbito de aplicación. El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad. Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba.. Deben Aplicar los P.C.G.A.(Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados).
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Principios De Contabilidad Generalmente Aceptados CONJUNTO DE CONCEPTOS BASICOS Y DE REGLAS QUE DEBEN SER OBSERVADOS AL REGISTRAR E INFORMAR CONTABLEMENTE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS POR PERSONAS NATURALES O JURIDICAS. EN OBSERVACION DE ESTOS PRINCIPIOS LA CONTABILIDAD, PERMITE IDENTIFICAR MEDIR CLASIFICAR REGISTRAR INTERPRETAR ANALIZAR EVALUAR E INFORMAR LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA EN FORMA CLARA, COMPLETA Y FIDEDIGNA, LAS OPERACIONES DESARROLLADAS POR UN ENTE ECONOMICO. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
PLAN DE CUENTAS PLAN DE CUENTAS RECONOCIMIENTO DE LAS OPERACIONES DE ENTIDADES P.H.
La contabilidad de las E.S.A de L., incluidas las copropiedades, se regula Por el Título IV del C. de C. y Consecuentemente el P.U.C para Comerciantes es igualmente aplicable a ellas.
Conforme a lo ordenado por el artículo 364 E.T y el inciso segundo del artículo 2° del Decreto 2500
RATIFICADO O.P. 01/07/2008 CTCP gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
PLAN UNICO DE CUENTAS UNIFORMIDAD-TRANSPARENCIA-CLARIDAD-CONFIABILIDADCOMPARABILIDAD CLASE
PRIMER DIGITO
GRUPO
DOS PRIMEROS DIGITOS
CUENTA
CUATRO PRIMEROS DIGITOS
SUBCUENTA
SEIS PRIMEROS DIGITOS
CLASE 1 ACTIVO CLASE 2 PASIVO CLASE 3 PATRIMONIO CLASE 4 INGRESOS CLASE 5 GASTOS CLASE 6 COSTO DE VENTAS CLASE 7 COSTO DE PRODUCCION CLASE 8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS gerencia@dcempresarial.com - ACREEDORAS CLASE 9 CUENTAS DE ORDEN www.dcempresarial.com
PRINCIPIOS O NORMAS DE C.G.A. EN COLOMBIA
NORMAS BASICAS
NORMAS TECNICAS
Conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que fundamentan y circunscriben la información contable, con el fin de que ésta goce de las cualidades (Comprensible, útil, Comparable).
Regulan el ciclo contable. .Garantizando que todos los Hechos económicos se reconocen Y transmiten a los usuarios De la información
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ALGUNAS NORMAS BASICAS ES LA EMPRESA ACTIVIDAD ORGANIZADA COMO UNIDAD INDIVIDUAL-SOCIAL
ENTE ECONOMICO
CONTINUIDAD
UNIDAD DE MEDIDA
LOS HECHOS ECONOMICOS CONTABILIZAR PRESUNCÍON EMPRESA CONTINUARA SI NO LA INF CONTABLE DEBE EXPRESARLO
LOS HECHOS ECONOMICOS RECONOCERSE UNA MISMA UNIDAD DE MEDIDA Y EN LA MONEDA FUNCIONAL-PESO gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
ALGUNAS NORMAS BASICAS PERIODO CONTABLE
PRUDENCIA
LA EMPRESA PREPARAR PERIODICAMENTE E.F. EN SU EXISTENCIA POR LO MENOS 1 VEZ X Aﾃ前 CORTE A DIC 31
EXISTA DIFICULTAD MEDIR DEMANERA CONFIABLE H.EC OPTAR ALTERNATIVA NO SOBRESTIME-NI SUBESTIME gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
ALGUNAS NORMAS TECNICAS RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS ECON.
DEBEN SER IDENTIFICADOS Y REGISTRADOS EN LA CONTABILIDAD
MEDICION AL VALOR HISTORICO
RECONOCER POR EL VALOR ORIGINAL RECONOCIDO O PAGADO
EN COLOMBIA ES EL PESO TRANSACCIONES EN OTRA TASA CONVERSION FECHA DE SU OCURRENCIA
MONEDA FUNCIONAL gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
ALGUNAS NORMAS TECNICAS CONTABILIZAR EN CTAS APROPIADAS CON BASE EN EL P.U.C
CLASIFICACION HECHOS ECON.
ASIGNACION DE CTOS Y GTOS
ASIGNADOS O DISTRIBUIDOS APROPIADA PERIODO EN QUE ESTOS SE CAUSEN
DIFERIDOS INGRE Y GTOS
INGRESO DIFERIDO CUMPLIDO CON LA OBLIGACION ADQUIRIDA Y LOS PAGOS RECIBIDO EL BENEFICIO ESPERADO gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
ALGUNAS NORMAS TECNICAS CONTABILIZADOS SOPORTADOS CASTELLANO PARTIDA DOBLE
ASIENTOS CONTABLES
ANTES DE EMITIR E.F. REGISTROS PENDIENTES AJUSTES NECESARIOS CORRECIONES
AJUSTES Y CORRECCIONES
ANTES DE EMITIR E.F. FINDE PERIODO CERRAR CTAS RESULTADO TRASLADARLO RESPECTIVA CTA PATRIMONIO
CIERRE CONTABLE
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COMPORTAMIENTO DE LAS CUENTAS AL APLICAR LA PARTIDA DOBLE CUENTAS
DEBITOS
CREDITOS
ACTIVO
AUMENTA
DISMINUYE
PASIVO
DISMINUYE
AUMENTA
PATRIMONIO
DISMINUYE
AUMENTA
INGRESOS
DISMINUYE
AUMENTA
COSTOS
AUMENTA
DISMINUYE
GASTOS
AUMENTA
DISMINUYE
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ESTADOS FINANCIEROS BASICOS BALANCE GENERAL
ESTADO D GANANCIAS O PERDIDAS
SITUACION ECONOMICA
RESULTADOS
ACTIVO
Valores Derechos Bienes
PASIVO Deudas Obligaciones
INGRESOS COSTOS
PATRIMONIO Derecho sobre El Activo
CUENTAS REALES O DE BALANCE
GASTOS CTAS TRANSIT O DE RESULTADO
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PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Cuentas del Balance General • • • • • • • •
ACTIVO Caja Bancos Inversiones Deudores Propiedad Planta y Equ Intangibles Diferidos
DEBE INICIAN AUMENTAN
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HABER DISMINUYEN CORRIGEN CANCELAN
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Cuentas del Balance General • • • • • • • •
PASIVO DEBE Obligaciones Finan Proveedores DISMINUYE Cuentas Por Pagar CORRIGEN Imptos grav y tasas CANCELAN Obligaciones laborales Pasivos Estimados y Provisiones Pasivo Diferido
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HABER INICIAN AUMENTAN
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Cuentas del Balance General • • • • •
PATRIMONIO Fondo social Reservas Estatutarias Excedentes o Def Acum Exc o Def del Ejerc
DEBE
HABER
DISMINUYE
INICIAN
CORRIGEN
AUMENTAN
CANCELAN
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PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Cuentas Estado de Resultado DEBE DISMINUYE CORRIGEN • INGRESOS • ING. OPERACIONALES CANCELAN • ING. NO OPERACIONALES
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HABER INICIAN AUMENTAN ACUMULAN
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Cuentas Estado de Resultado DEBE
• • • •
COSTO COMPRAS COSTO DE PERSONAL COSTOS GENERALES
HABER
INICIAN
DISMINUYE
AUMENTAN
CORRIGEN
ACUMULAN
CANCELAN
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PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Cuentas Estado de Resultado DEBE
• • • •
HABER
INICIAN
DIMINUYEN
AUMENTAN
CORRIGEN
GASTO ACUMULAN G. OPERACIONALS DE ADMON G. DE VENTAS G. NO OPERACIONALES
CANCELAN
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CICLO CONTABLE OPERACIONES SOPORTES ANEXOS
REGISTRO LIBROS
PREPARACION ESTADOS FINANCIEROS
ENTRADA
PROCESO
SALIDA
INFORMACION BORROSA RESULTADOS BORROSOS gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
SOPORTES DE CONTABILIDAD CONTENIDOS MINIMOS Y CONSERVACION
D.R 2649/93 Art.123-124
TRANSACCIONES DESCRITAS EN LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
DOCUMENTARSE SOPORTES
INTERNO FECHADO AUTORIZADO
CUMPLIR FORMALIDADES PRUEBAS DOCUMENTALES
EXTERNO FECHADO AUTORIZADO
C O N S E R V A C I O N 10 A Ñ O S
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•
ELABORADOS PREVIAMENTE
•
POR CUALQUIER MEDIO
•
IDIOMA CASTELLANO
•
NUMERADOS CONSECUTIVAMENTE
•
FECHA
•
ORIGEN
•
DESCRIPCION
•
CUANTIA DE LAS OPERACIONES
•
CUENTAS AFECTADAS
•
ELABORARON Y AUTORIZARON
•
ARCHIVAR CRONOLOGICAMENTE
Art. 619 E.T. •
NOMBRE O RAZON SOCIAL
•
N.I.T.
CORRESPONDENCIA ES PARTE INTEGRAL DE LACONTABILIDAD (Código de Comercio Art.51).
Es función del administrador atender la correspondencia relacionada con la administración de la propiedad horizontal o de la unidad inmobiliaria cerrada, para lo cual debe conservarse la correspondencia Enviada y la Recibida con la indicación de la fecha y sentido de la respuesta. Conservación Por Un periodo de Diez (10) Años-Art.60 C de C. Art. 619 E.T. NOMBRE O RAZON SOCIAL y N.I.T.
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LIBROS
CONTABILIDAD
ACTAS
ESPECIALES L.P.H.
(Titulo IV Código de comercio, Artículo 125 y 131 del decreto 2649 de 1993, Artículos 38,47, 51 y 58 de la ley 675 de 2001). gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
LIBROS DE CONTABILIDAD
LIBRO DIARIO
MAYOR Y BALANCES
D.I.A.N.
LIBROS AUXILIARES gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
INVENTARIOS Y BALANCES.
LIBRO DE ACTAS
ASAMBLEA GENERAL
CONSEJO DE ADMINISTRACION
COMITÉ DE CONVIVENCIA
REGISTRADOS EN LA AUTORIDAD TERRITORIAL QUE EJERCE INSPECCION Y VIGILANCIA EN EL DOMICILIO DE LA COPROPIEDAD C.T.C.P. O.P. JULIO 1 DE 2008
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LIBROS ESPECIALES L.P.H. LIBRO AUXILIAR DE PRESUPUESTO
PRESUPUESTOS ANUALES APROBADOS Y SU EJECUCION
LIBRO REGISTRO PROPIETARIOS Y RESIDENTES
LIBRO CORRESPONDENCIA
ART. 38 Y 51 LEY 675/2001 gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
LIBRO COMPORTAMIENTO DE MENORES
SENTENCIA T-108/05 CORTE CONSTITUC
BALANCE GENERAL ACTIVO Activo Corriente Recursos convertibles En efectivo en un Periodo no may a 1 a単o Propied Planta y Equipo Uso Exclusivo De su Propiedad No disponible venta Otros Activos Realizables largo Plazo
PASIVO Pasivo Corriente Deudas Exigibles Menos de un a単o Pasivo Largo Plazo Deudas Exigibles Mas de un a単o
PATRIMONIO Donaciones Reservas Est Resultados Ejerc
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ASPECTOS RELEVANTES EN LOS ESTADOS FINANCIEROS gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
CAJA GENERAL EN LA COPROPIEDAD ES MUY USUAL NO RECIBIR DINERO POR NINGUN CONCEPTO- DE PRESENTARSE CONSIGNARSE EN LAS MISMAS CALIDADES RECIBIDAS NO DESTINARSE PARA PAGOS.
CAJA MENOR Fondo Para Pagos en Efectivo, por cuantías mínimas que no requieren girar un cheque -Máximo dos REEMBOLSOS -Hacer Reembolso en el mes en curso -No Pagar sumas superen bases de retención -No compras de Consumo permanente -No Pago de Pasivos-Ni Retenciones -No Superar el tope del V.r asignado gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
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ASPECTOS RELEVANTES EN LOS ESTADOS FINANCIEROS
BANCOS-INVERSIONES Exenci贸n GMF El Decreto 1060 de Marzo 31 de 2009 Sentencia C-812 de 2009 de la H. Corte Constitucional
Conciliaci贸n Presentaci贸n Sobregiro Fondo de Imprevistos gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
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FONDO DE IMPREVISTOS • Una Propiedad Horizontal tiene un patrimonio conformado por los ingresos provenientes de las expensas comunes ordinarias y extraordinarias, multas, intereses, fondo de imprevistos, y demás bienes e ingresos que adquiera o reciba a cualquier título para el cumplimiento de su objeto. (Art. 34 Ley 675/01) • El Fondo de Imprevistos como su nombre lo dice, es una parte de dinero que se recauda y se guarda por parte de los copropietarios, para atender obligaciones o expensas imprevistas, o sea, que no se tienen previstas en el Presupuesto Anual del Edifico o Conjunto. (Daño de fachadas por lluvias, temblores, vandalismo, etc., demandas de ex empleados de la propiedad horizontal, etc.)
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FONDO DE IMPREVISTOS • El artículo 35 de la Ley 675 de 2001, establece que el Edificio o Conjunto, deberá constituir, sostenerse e incrementarse el Fondo de Imprevistos, con un porcentaje de recargo mínimo del 1% sobre el presupuesto anual de gastos comunes. • Cuando dicho Fondo de Imprevistos cuente con un monto equivalente al 50% del presupuesto anual del respectivo año, la Asamblea General de Propietarios podrá suspender su cobro y reactivarlo, cuando dicho monto se reduzca nuevamente por debajo del 50%.
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FONDO DE IMPREVISTOS • El administrador podrá disponer de tales recursos, • previa aprobación de la asamblea general, en su caso, y
de conformidad con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal.
• PARÁGRAFO. El cobro a los propietarios de expensas
extraordinarias adicionales al porcentaje del recargo referido, solo podrá aprobarse • cuando los recursos del Fondo de que trata este artículo sean insuficientes para atender las erogaciones a su cargo”. (...)”
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FONDO DE IMPREVISTOS • EL, CONJUNTO RESIDENCIALP.H., Con Presupuesto de Gastos comunes para el 2011 es de $ 50.000.000,oo sobre ese valor, se 50.000.000 debe presupuestar mínimo un 1% más, o sea, $ 500.000, 500.000 que se destinará al Fondo de Imprevistos. • El presupuesto anual final del 2011, es de $ 50.500.000, el cual se pagará por todos los propietarios, según el coeficiente que cada uno tenga. • Cuando dicho monto que va destinado al Fondo de Imprevistos, después de unos años, tenga un monto mínimo de $ 25.000.000 (50%), es facultativo de la Asamblea de Propietarios, determinar si suspenden su cobro. Pero en el momento que dicho fondo, tenga menos del 50% del monto del presupuesto anual, la Asamblea debe volver a fijar su cobro.
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FONDO DE IMPREVISTOS TIENE COMO FINALIDAD • Garantizar los recursos necesarios en el momento en el que se incurra en situaciones inciertas, no presupuestadas, • Que implican la disposición de recursos adicionales a los recursos recaudados en las cuotas ordinarias de administración. • Como consecuencia, la naturaleza del Fondo que establece la Ley 675, Corresponde a la Separación de los Recursos Monetarios en una Cuenta de Destinación Específica, EJEMPLO • Una Cuenta de Ahorros, C.D.T U OTRO, que Garantice la Disponibilidad Inmediata de los Recursos. • El fondo de imprevistos se calcula del presupuesto de Gastos Anual, conformándose en una suma adicional a la cuota de Administración.
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FONDO DE IMPREVISTOS • Contabilización del Fondo de Imprevistos como un
Pasivo a favor de los copropietarios Esta propuesta NO es acogida por el Consejo Técnico, dado que el Decreto 2649 de 1993, en el artículo 36 establece que “(...)
• Por tal razón, en ninguna circunstancia el Fondo de Imprevistos corresponde a un pasivo a favor de los copropietarios, más cuando en ninguna situación estos recursos serán devueltos a sus • depositantes; tal como lo expresa la naturaleza misma del Fondo establecida en el artículo 35 de la Ley 675. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
FONDO DE IMPREVISTOS • Contabilización del Fondo de Imprevistos como una Reserva • Patrimonial. • Esta propuesta NO es acogida por el Consejo • Técnico, dado que el Decreto 2649 de 1993, en el artículo 87 • establece que “(...) • • • • • • •
Es evidente en el artículo precedente que las reservas o fondos patrimoniales únicamente se constituyen de las utilidades o excedentes del ente económico, por tanto, dado que los recursos del Fondo de Imprevistos provienen directamente de cada uno de los copropietarios, estos no podrán ser parte del patrimonio de manera directa, sino a través del estado de resultados.
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FONDO DE IMPREVISTOS • Contabilización del Fondo de Imprevistos como un
Ingreso Diferido.
• Esta propuesta NO es acogida por el Consejo • Técnico, dado que el Decreto 2649 de 1993, en el artículo 55 establece que “(...) Deben contabilizarse como diferidos, •
los ingresos hasta que la obligación correlativa este total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el correspondiente beneficio económico este total o parcialmente consumido o perdido. (...)”
• En este caso, se difieren los ingresos hasta el momento en el que consume total o parcialmente la obligación, situación que no aplica al Fondo de Imprevistos toda vez que estos recursos no tienen una obligación correlativa cierta a la cual deba asociarse.
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FONDO DE IMPREVISTOS • Contabilización del Fondo de Imprevistos como
un Ingreso y provisión del gasto.
• Esta propuesta es acogida por el Consejo Técnico, dado que el Decreto 2649 de 1993, en el artículo 38 establece que “(...) Los
ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades realizadas durante un período, que no provienen de los aportes de capital. (...)” Así las cosas, se reconocen los recursos del Fondo de Imprevistos como un Ingreso en el periodo en el que se causa, toda vez corresponde a flujos de dinero que recibe la copropiedad para el desarrollo del objeto para el cual fue creada, la administración de los bienes de los copropietarios, en este caso específico, se atenderán situaciones inesperadas que pueden tener efectos en el bien común de los copropietarios. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
REGISTRO FONDO DE IMPREVISTOS • • • •
• Causación de los recursos. CUENTAS POR COBRAR XXXX INGRESOS XXXX Cuota Administración XXX Fondo de Imprevistos X •
Recaudo de los recursos.
• •
CAJA / BANCOS CUENTAS POR COBRAR
XXXX
• • • •
• Constitucion del fondo y provisión. FONDO LÍQUIDO - Fondo de Imprevistos X CAJA / BANCOS X GASTO FONDO DE IMPREVISTOS X PROVISIÓN FONDO DE IMPREVISTOS X
• •
• Utilización del fondo. PROVISIÓN IMPREVISTOS X FONDO LÍQUIDO - Fondo de Imprevistos gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
XXXX
X
REGISTRO FONDO DE IMPREVISTOS
CAUSACION MES A MES
1305005 DEUDORES COPROPIETARIOS
$
41709501 CUOTAS DE ADMINISTRACION Vr Cuota de Admon $95.000 Vr Aporte Fondo Imprevistos$ 5.000 Al pasarse la cuenta de cobro no se requiere especificar
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100,000.00 $
100,000.00
REGISTRO FONDO DE IMPREVISTOS CREACION - TRASLADO MES A MES 1110 O 1120Y/0 11 FONDO IMPREVISTOS L 675 1105 รณ 1110
$
5,000.00
CAJA O BANCOS
$ 5,000
28 Otros pasivos โ ข Depรณsitos recibidos 2810035 Fondo de reserva PROVISION GTO PROV FONDO IMPREVISTOS 5315001 LEY 675/01
$ 5.000.00
2810035001 PROV FONDO IMPREVISTOS L 675 gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
$ 5,000.00
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REGISTRO FONDO DE IMPREVISTOS
DESEMBOLSO AUTORIZADO POR LA ASAMBLEA PROV FONDO IMPREVISTOS LEY 2810035001 675/01 1125 Y/O 1120 FONDO IMPREVISTOS LEY 675/01
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$ 5,000.00 $ 5,000.00
REGISTRO FONDO DE IMPREVISTOS
AJUSTE PRESENTACION FONDO DE IMPREVISTOS
417095005 CUOTAS DE ADMINISTRACION 417095006 FONDO IMPREVISTOS LEY 675/01
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$ 5,000.00 $ 5,000.00
RECLASIFICACION FONDO DE IMPREVISTOS
�� Si el valor del fondo de imprevistos tuvo afectación en el estado de resultados únicamente por el ingreso y no se constituyó el fondo líquido: 1. FONDO LÍQUIDO - Fondo de Imprevistos CAJA / BANCOS 2. GASTOS EJERCICIOS ANTERIORES Fondo de Imprevistos PROVISIÓN FONDO DE IMPREVISTOS
XXX XXX XXX
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XXX
RECLASIFICACION FONDO DE IMPREVISTOS
Si el valor del fondo de imprevistos tuvo afectación en el estado de resultados en el ingreso, y en el gasto mediante constitución de fondo en el patrimonio, constituyéndose el fondo líquido: 1. PATRIMONIO Fondo de Imprevistos PROVISIÓN FONDO DE IMPREVISTOS Fondo de Imprevistos
XXX
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XXX
RECLASIFICACION FONDO DE IMPREVISTOS
Si por error el valor del fondo de imprevistos no tuvo afectación en el estado de resultados ni en el ingreso, ni en el gasto, y se constituyó una cuenta por pagar a favor de los copropietarios, sin constituirse el fondo líquido:
1. CUENTAS POR PAGAR - Copropietarios , INGRESOS EJERCICIOS ANTERIORES Fondo de Imprevistos 2. FONDO LÍQUIDO - Fondo de Impevistos CAJA / BANCOS 3. GASTOS EJERCICIOS ANTERIORES Fondo de Imprevistos PROVISIÓN FONDO DE IMPREVISTOS
XXX XXX XXX XXX XXX
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XXX
RECLASIFICACION FONDO DE IMPREVISTOS
No obstante lo anterior, si el tratamiento contable dado al fondo de imprevistos dista de cualquiera de los escenarios anteriormente expuestos, la copropiedad en su contabilidad deberĂĄ realizar los ajustes pertinentes. Adicionalmente, en notas a los Estados Financieros debe revelarse el cambio en el tratamiento contable del Fondo de imprevistos, asĂ como la procedencia de los excedentes que se generan en el periodo del ajuste como ingresos de ejercicios anteriores.
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Intereses originados por el Fondo Líquido de Imprevistos. • Los Intereses Generados por el Fondo líquido de imprevistos, no se constituyen como base obligatoria del fondo. Por tal motivo, la administración podrá disponer de esos recursos dentro del desarrollo normal de las operaciones, siempre y cuando la asamblea de copropietarios no disponga lo contrario, y decida una destinación específica de esos recursos.
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CTCP – ORIENTACIÓN PROFESIONAL 01/07/2008
Contabilización de Cuotas Extraordinarias con un fin específico o para gastos de funcionamiento En las entidades sin ánimo de lucro, como lo son las copropiedades, para efectos de determinar cuotas de esta índole, prima la voluntad de sus miembros ajustada a las disposiciones legales y reglamentarias, por lo tanto se debe consultar el reglamento de la propiedad horizontal para establecer la connotación que se le debe dar a las cuotas extraordinarias. Los recursos provenientes de una cuota extraordinaria ordenada para un fin específico, aparte de aquellos acumulados en el Fondo de Imprevistos, deben contabilizarse como una cuenta de naturaleza pasiva. Es el caso de la construcción de obras en bienes comunes, comunes esenciales y comunes no esenciales, pues, como se explicó, tales bienes no están disponibles para la copropiedad y pasarán a pertenecer en común y proindiviso a todos los propietarios de los bienes privados por adhesión o destinación. Si las cuotas extraordinarias tienen como objetivo recaudar fondos necesarios para atender gastos para el normal funcionamiento del conjunto o unidad residencial que no pueden ser cubiertos con los recursos del Fondo de Imprevistos, su registro debe efectuarse como un ingreso. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
REGISTRO CUOTAS EXTRAORDINARIAS
CON FIN ESPECIFICO CONTABILIZACION DINERO RECIBIDO 1110 -1120 2810035002
BANCOS
$
5,000,000
EXTRAORDINARIA FIN ESPECIFICO
$
5,000,000
$
5,000,000
DESEMBOLSO AUTORIZADO POR LA ASAMBLEA 2810035002
DEP RECIB FDO DE RESERV
1120 o 1110
BANCOS
$
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5,000,000
REGISTRO CUOTAS EXTRAORDINARIAS
PARA GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 1105 o 1110 O 1120 CAJA O BANCOS
$
5,000,000
417095010 CUOTA EXTRAORDINARIA
$
5,000,000
$
5,000,000
DESEMBOLSO AUTORIZADO POR LA ASAMBLEA 5315002 GASTOS FONDO EXTRAORDIN
$
1125-11101120 FONDO DESTIN GASTOS FUNC
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5,000,000
DEUDORES
“Artículo 30. Incumplimiento en el Pago de Expensas. … …Mientras subsista este incumplimiento, tal situación podrá publicarse en el edificio o conjunto. El acta de la asamblea incluirá los propietarios que se encuentren en mora.” gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
DEUDORES ORIGINADO POR EL COBRO El art铆culo 29 establece los procedimientos legales para que no haya lugar a la omisi贸n en el pago de Expensas Comunes
Expensas comunes ordinarias y extraordinarias definidas por la asamblea
Continua Reflejado Si no cumple
De acuerdo con su recuperabilidad, se deben realizar las provisiones a que haya lugar. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
El error más común del Administrador: esperar autorización de la Asamblea o Consejo para actuar
ERROR MAS COMUN DEL ADMINISTRADORADMINISTRADORFALTA GESTIONGESTION- ESTRATEGIAS • • • •
NO COBRAR – FALTA VISITA DOMICILIARIA - CORREO PUBLICAR FECHAS DE VENCIMIENTO CONTROL PAGO PAGINA VIRTUAL DEL BANCO Art. 30 Ley NO PUBLICAR LA CARTERA DE COPROPIETARIOS, 675/01 SI NO PUBLICA ENVIARSELA A CADA COPROPIETARIO.
• ESPERAR AUTORIZACIONES PARA ACTUAR RESPALDA ART.51 DE LA LEY 675/01- SI NO RESPONDE ART 50 LEY 675/01 • PROMETER CONDONAR INTERESES-SOLO ASAMBLEA • DESGASTE EN REUNIONES SABIENDO QUE EL COMITÉ DE CONVIVENCIA NO ES COMPETENTE PARA INTERVENIR EN CASOS DE MORA gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
El error más común del Administrador: esperar autorización de la Asamblea o Consejo para actuar Están consagradas expresamente en el artículo 51 de la Ley 675 de 2001, Entre las funciones innatas del administrador, está cobrar a los morosos y para ello, debe ejercer todos los mecanismos legales a su alcance, entre otras, entregar la cartera a un Abogado para que presente la respectiva demanda civil ante un Juez. no necesita de autorización previa de la Asamblea de Propietarios o Consejo de Administración, basta con que el propietario entre en mora, para que el administrador ejecute lo que le corresponde a nombre del Edificio o Conjunto. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
¿Qué sucede si el Administrador no demanda al moroso, esperando una presunta orden o autorización de la Asamblea o Consejo?
• Toda vez que por mandato legal expreso, el Administrador debe hacer todas las acciones conducentes al cobro de las cuotas ordinarias o extraordinarias en mora, que en últimas afecta a toda la Propiedad Horizontal, si el Administrador no cumple con dicha función, estaría por omisión incumpliendo con su función y entraría el Administrador a responder por los perjuicios ocasione a la Propiedad Horizontal, a los propietarios o a terceros. • Artículo 50, Ley 675 de 2001: “… “…Los administradores
responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal.” gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
Mora en el pago de la Cuota de Administración genera automáticamente intereses de mora • La mora de un propietario afecta a toda copropiedad que establece su estabilidad financiera y funcional, en el cumplimiento de un Presupuesto Anual o en el recaudo de Cuotas Extraordinarias debidamente aprobadas. • Por lo anterior, la Ley 675 de 2001 en su artículo 30, establece la imposición de Intereses Moratorios sobre los valores adeudados por parte del propietario moroso, el interés bien puede ser fijado por la Asamblea General de Propietarios a través de sus Estatutos o Reglamento, el cual nunca podrá ser superior al equivalente a una y media (1.5) vez el interés bancario corriente. • En caso que los Estatutos no establezcan nada sobre el particular, se cobrará una y media veces el interés bancario corriente vigente.. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
Condonación de Intereses • Los intereses que se generen por la mora, pertenecen a la Propiedad Horizontal y una vez cobrados o en proceso de cobro, pasarán a conformar parte de los ingresos de la P.H. • De tal manera que así como la Asamblea de Propietarios puede determinar el Interés a cobrar a los morosos (sin exceder el máximo permitido por la Ley), éste mismo órgano, al ser el máximo órgano de dirección, está facultado no sólo a fijar un Interés menor, sino que incluso podría determinar en qué momento se haga una condonación total o parcial de Intereses a los morosos, condonación que debe ejecutar el administrador. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
Consejo de Administración es incompetente para condonar intereses de mora
• El único que puede terminar el Interés de Mora o su condonación total o parcial, es la Asamblea General de Propietarios, de tal manera que el Consejo de Administración no lo podría hacer, ni tampoco podrá hacerlo por delegación. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
Comité de Convivencia no es competente para intervenir en casos de mora • La finalidad del Comité de Convivencia en la P.H. que deciden constituirlo, es la de intentar solucionar controversias o conflictos, mediante la propuesta de fórmulas de arreglo, que surgen con ocasión de la vida y convivencia entre propietarios, residentes, administradores, Consejo de Administración y Revisor Fiscal y así dirimir dichas controversias y fortalecer las relaciones de vecindad, de tal manera que controversias por mora, no es de su competencia. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
CONTABILIZACIÓN DE INTERESES DE MORA SOBRE LAS CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN: En las entidades sin ánimo de lucro prima la voluntad de sus miembros, por lo cual, es necesario remitirse a lo contemplado en el reglamento de copropiedad en cuanto a la política de sus cobros, así como también para la extinción o novación de estas obligaciones. El Decreto Reglamentario 2649 de 1993 en su Artículo 96, en cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, indica que se deben reconocer los ingresos y los gastos de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo resultado neto del período.
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CONTABILIZACIÓN DE INTERESES DE MORA SOBRE LAS CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN: De acuerdo con el artículo 100 del Decreto 2649 , los intereses de mora son reconocidos en las cuentas de resultados siempre y cuando sea clara su cuantía y cobrabilidad, considerando el tiempo, el capital y la tasa máxima legalmente aplicable, Debe advertirse, que si bien el Artículo 30 de la Ley 675 de 2001 señala que: “El retardo en el cumplimiento del pago de expensas causará intereses de mora, equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente, certificado por la Superintendencia Bancaria (Hoy Financiera), sin perjuicio de que la asamblea general, con quórum que señale el reglamento de propiedad horizontal, establezca un interés inferior”, Dependiendo de su alto grado de incobrabilidad, la asamblea o el consejo de administración puede aprobar la suspensión de su causación con efectos en los resultados, sin perjuicio de su registro en cuentas de orden con fines de control. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
PRESCRIPCION DE DEUDA
EN RELACION A LAS CUOTAS DE ADMINISTRACION EN UNA PROPIEDAD HORIZONTAL gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
VENTA DE CARTERA
EN UNA PROPIEDAD HORIZONTAL
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Provisiones: Las cuentas que se consideren irrecuperables se deben reclasificar como deudas de difícil cobro y pueden ser objeto de cancelación por pérdida o condonación, con los requisitos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal o en las decisiones de los órganos de dirección y administración, sin olvidar que la práctica contable no exime el derecho de la recuperabilidad de la cartera y la obligación de la administración de la copropiedad de continuar con las gestiones de cobro a que haya lugar. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
Provisiones: Las cuentas que se consideren irrecuperables se deben reclasificar como deudas de difícil cobro y pueden ser objeto de cancelación por pérdida o condonación, con los requisitos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal o en las decisiones de los órganos de dirección y administración, sin olvidar que la práctica contable no exime el derecho de la recuperabilidad de la cartera y la obligación de la administración de la copropiedad de continuar con las gestiones de cobro a que haya lugar. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
PROVISION DE CARTERA ES LA RESERVA QUE DEBE CALCULAR PARA PROTEGER LA CARTERA DE DIFICIL COBRO O RECUPERACION. •
SU VALOR CONSTITUYE UN GASTO QUE DISMINUYE EL ACTIVO.
METODOS PARA CALCULAR EL VALOR DE LA PROVISION: • DECRETO REGLAMENTARIO 187 DE 1975, ARTICULOS 74,75, Y 78 ESTABLECE LOS METODOS INDIVIDUAL Y EL GENERAL.
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PROVISION INDIVIDUAL DE CARTERA: SE ACEPTA HASTA UN 33% ANUAL DEL VALOR NOMINAL DE CADA DEUDA CON MAS DE UN Aﾃ前 DE VENCIDA.
PROVISION GENERAL: POR MEDIO DE PORCENTAJES VARIABLES, DE ACUERDO CON LA FECHA DE VENCIMIENTO SE ANALIZA LOS SALDOS POR COBRAR A MAYOR TIEMPO QUE DEJEN DE PAGAR SU OBLIGACION, PUEDE DISMINUIR LA PROBABILIDAD DE COBRO Y MAYOR PORCENTAJE DE PROVISION. LA ESCALA ACEPTADA POR LA DIAN ES LA SIGUIENTE: PARA LAS DEUDAS QUE EN EL ULTIMO DIA DEL EJERCICIO GRAVABLE LLEVEN MAS DE : 0% * O A 3 MESES * 3 MESES A 6 MESES 5% * 6 MESES A 1 Aﾃ前 10% * MAS DE UN Aﾃ前 EN ADELANTE 15% gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
MODELO DE ANALISIS DE CARTERA • • •
NOMBRE
•
TOTALES
•
% DE PROVISION
0%
• • •
VR PROVISION
0
FRA No
VALOR FRA
TOTAL PROVISION
00-3 $1,703,000
VENCIMIENTOS EN MESES 36+ DE 12 3 -6 6-12 $1,550,000 $ 1,095,000 5% 77,500 $329,950
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10% 109.500
$ 953,000 15% 142,950
CONTABILIZACION DE AJUSTES POR PROVISION DE CARTERA •
EL VALOR DE LA PROVISION REPRESENTA UN GASTO OPERACIONAL POR CUALQUIERA DE LOS PROCEDIMIENTOS ANTERIORES,
•
EL RESULTADO SE COMPARA CON EL SALDO DE LA CUENTA PROVISIONES Y SE REALIZA EL AJUSTE NECESARIO;
•
AUMENTANDO O DISMINUYENDO EL VALOR DEL GASTO Y LA PROVISION SEGÚN EL CASO QUE SE PRESENTE ASI: gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
• SI EL VALOR DE LA PROVISION ANTERIOR ES $0; EL VALOR DE LA PROVISION ACTUAL SERIA $329,950. ASIENTO DE AJUSTE: • • • •
5199 PROVISIONES 519910 Deudores 1399 PROVISIONES 139905 Deudores
$329,950 $329,950
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•
LA CUENTA PROVISIONES TIENE UN SALDO DE $150,000, (provisión calculada $329.950) VALOR AJUSTE $179,950 ASIENTO DE AJUSTE:
• • • •
5199 PROVISIONES 519910 Deudores 1399 PROVISIONES 139905 Deudores
$179,950
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$179,950
• •
LA CUENTA DE PROVISIONES TIENE UN SALDO DE $329,950, Y EL VALOR DE LA PROVISION DEL PERIODO ES DE $250.000; VALOR DEL AJUSTE - $ 79.950. •
• • • •
ASIENTO DE AJUSTE:
1399 PROVISIONES 139905 Deudores $79,950 4250 RECUPERACIONES 425035 Deudores
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$79,950
• •
CANCELACION DE DOCUMENTOS INCOBRABLES:
CUANDO EL VALOR DE LAS FACTURAS QUE ADEUDAN LOS CLIENTES NO HA SIDO RECAUDADO EN EL PLAZO PACTADO, SE TRASLADA ALA CUENTA DE DEUDAS DE DIFICIL COBRO. Ejemplo: SE DECLARA COMO DEUDA INCOBRABLE LA CUENTA DE COBRO No 20070228 POR $ 320.000, CORRESPONDIENTE A CARLOS DIAZ . ASIENTO DE AJUSTE:
• •
139005 DEUDAS DE DIFICIL COBRO 1305005 DEUDORES COPROPIETARIOS
•
CUANDO SE HAYAN AGOTADO LAS GESTIONES DE COBRO, SE PROCEDE A CASTIGAR ESTA CUENTA CONTRA PROVISIONES.
• •
1399 PROVISIONES $320,000 1390 DEUDAS DE DIFICILCOBRO gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
$320,000 $320,000
$320,000
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Recursos disponibles representados en Bienes Muebles Adquiridos por la copropiedad para su uso, que, teniendo el carácter de propiedad común, Contribuyen a la Generación de Beneficios Económicos y son Necesarios Para el cabal Cumplimiento De sus obligaciones, funciones y responsabilidades financieras, operativas, administrativas y de control Aparatos y utensilios destinados al aseo y mantenimiento de las áreas comunes (Brilladoras,aspiradoras, etc.)
Los Muebles y Enseres utilizados para la oficina de la admon (Equipos de oficina, teléfonos, computadores, software, etc.)
Pasan a ser Activos de la Copropiedad, Los Bienes Comunes No Esenciales que por decisión de la Asamblea G. legalmente adoptada sean desafectados Art 20 de la L675/01, gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
NO CONSTITUYEN PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Los Bienes Comunes Esenciales(Terreno, Cimientos, estructuras, fachadas, Techos, Instalaciones Servicios públicos).. , Los No Esenciales (Salon comunal, Piscina,cubiertas, terrazas, parqueaderos de visitantes, y Los De Uso Exclusivo, así como los Bienes Privados o de Dominio Particular no constituyen un activo para la copropiedad
No tienen el carácter de recursos disponibles para ella, dado que la titularidad del dominio y el uso particular de que son objeto, recae sobre los copropietarios
Asi se tenga la responsabilidad de la Preservación, Mantenimiento y Control de los Bienes Comunes. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
NO CONSTITUYEN PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Los Bienes Mebles que por su naturaleza o destinación se incorporan al inmueble en torno al cual gira la copropiedad, conforme a las normas del derecho civil; ellos son igualmente de propiedad común y proindiviso de los copropietarios
Sin importar que se hayan adquirido durante la construcción del inmueble y/o Durante su vida posterior.
Los Inmuebles por Adhesión
Los Inmuebles por Destinación gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
NO CONSTITUYEN PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Los denominados Inmuebles por Adhesi贸n (Art. 656 y 657 del C贸digo Civil) Son Aquellos que, se Adhieren Permanentemente al Inmueble Principal, como otras Construcciones o Edificios, Arboles, Plantas y Dem谩s que no puedan Retirarse sin da帽ar el Inmueble.
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NO CONSTITUYEN PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Los Inmuebles por Destinaci贸n (Art. 658 del C贸digo Civil), Son Bienes Muebles que por estar Permanentemente Destinados al Uso y Beneficio del Inmueble Principal, Se Reputan Inmuebles Integrantes de Aquel, como son con tubos, ca帽er铆as, baldosas, rejas, puertas, etc., Que no pueden retirarse sin causar deterioro.
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NO CONSTITUYEN PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Los Bienes Comunes Esenciales, No Esenciales o de Uso Exclusivo, al no considerarse Bienes o Activos de la Copropiedad, Tampoco deben ser objeto de reconocimiento contable en su contabilidad, Se Recomienda mantener un registro detallado de ellos mediante mecanismos id贸neos para el efectivo control y seguimiento que sobre ellos debe ejercer la administraci贸n de la persona jur铆dica conformada por la copropiedad. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Depreciaciones, amortizaciones o agotamientos: La copropiedad, para la realización de su cometido, debe contar con una serie de bienes adquiridos con recursos de los copropietarios, que tienen la naturaleza de estar a disposición de la misma copropiedad, como son los electrodomésticos utilizados para mantenimiento y aseo, los muebles y equipo de oficina y demás maquinaria y equipo, etc. Estos bienes deben reconocerse como activos en las cuentas correspondientes; son objeto de depreciación, amortización o agotamiento, de acuerdo con su vida útil, para lo cual deben aplicarse métodos de reconocido valor técnico que consulten la realidad económica de la copropiedad. Con ello se procura asegurar constituir un ahorro que permita su reposición o actualización. El valor máximo del activo que se puede depreciar en un solo año es de 50 Uvt, que en pesos para el 2011 es de $1.256.600. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Depreciaci贸n de Activos Inmuebles de las zonas comunes: Los Bienes Comunes, de acuerdo con su definici贸n, al no constituirse 茅stos en propiedad del ente administrador de la Propiedad Horizontal o de la Unidad Inmobiliaria Cerrada y por ser de dominio particular, no se incorporan como Activos en los Estados Financieros de la copropiedad y por lo tanto no son sujetos de depreciaci贸n. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
PASIVOS
Los Pasivos de los Entes de Propiedad Horizontal o de las unidades Inmobiliarias Cerradas no tienen diferencia en su manejo contable con los entes comerciales, por lo cual, al representar una obligaci贸n en el giro propio de su funci贸n, se deben registrar conforme a la naturaleza y realidad econ贸mica de las transacciones.
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PATRIMONIO El origen de la operación de las copropiedades proviene de la administración de los bienes de los copropietarios, Quienes a través de las cuotas de administración ordinarias y extraordinarias, cubren todas las erogaciones necesarias para el fin de la administración, Previa una planeación presupuestal de ingresos y egresos. En el desarrollo de esta actividad pueden reflejarse excedentes en el Estado de Resultados, los cuales harán parte del patrimonio de la Copropiedad así como las Reservas que se designen En los estatutos o en la Asamblea General de Copropietarios sobre dichos excedentes gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
PATRIMONIO Por tanto, el Patrimonio de la Copropiedad Estará representado por los Resultados de cada periodo (excedente ó Deficit), Las Reservas que sobre estas se designen, Las Donaciones que tengan Afectaciones Patrimoniales. Los Excedentes Generados en el periodo deberán ser trasladados como parte del patrimonio de la Copropiedad, a través de las reservas que se designen en los estatutos o en la Asamblea General de Copropietarios.
En ningún caso estos serán susceptibles de ser repartidos entre los copropietarios de la propiedad horizontal. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
ESTADO DE RESULTADOS INGRESOS ING. OPERACIONALES ING. NO OPERACIONALES DESCUENTOS
COSTO COMPRAS COSTO DE PERSONAL COSTOS GENERALES
GASTO G. OPERACIONALS DE ADMON G. DE VENTAS G. NO OPERACIONALES
RESULTADO DEL EJERCICIO gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
INGRESOS - GASTOS Los Ingresos de la Copropiedad Integrados por las cuotas con las cuales contribuyen los copropietarios residentes o arrendatarios para sufragar las expensas necesarias, a través de cuotas ordinarias o extraordinarias, al igual que aquellos que se obtengan por la explotación económica de los bienes comunes, cuando tal actividad se realice.
Las Contribuciones a Expensas Comunes son determinadas en su cuantía y condiciones de pago por la asamblea y constituyen una obligación inexcusable de los copropietarios y residentes o arrendatarios, así no hayan participado en la asamblea, de acuerdo con reglamento de propiedad horizontal y la normatividad vigente.
Los Gastos Están Representados Por las erogaciones necesarias causadas por la administración y la prestación de servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes, de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal y la normatividad vigente. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
ESTADOS FINANCIEROS La Preparación de Los E.F. Son Responsabilidad del Administrador Art. 19 D.R. 2649/93 • Conforme al Decreto 2649 de 1993, adicionado por el Decreto 1878 de mayo 29 de 2008 deben preparar los siguientes estados financieros:
ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL El artículo 21 indica que son estados financieros de propósito general, aquellos que se preparan al cierre de cada período para ser conocidos por usuarios indeterminados con el ánimo de satisfacer el interés común del público. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
ESTADOS FINANCIEROS • ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL
• Balance General • Estado de Resultados • Estado de Cambios en el Patrimonio • Estado de Cambios en la Situación Financiera • Estado de Flujos de Efectivo
D E C 1 8 7 8 D E 2 0 0 8
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ESTADOS FINANCIEROS Se establece como excepción para los entes económicos, entidades de naturaleza no comercial, que estén obligadas u opten por llevar contabilidad en los términos del artículo primero del mismo decreto y se ajusten a las condiciones previstas, es decir, que su planta de personal no sea superior a los diez (10) trabajadores o, que sus activos totales no superen los quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes, en materia de Estados Financieros básicos sólo estarán obligadas a presentar Balance General y el Estado de Resultados. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
ESTADOS FINANCIEROS ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL • Son aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas de algunos usuarios de la información contable; su circulación o uso es limitado por suministrar un mayor detalle de algunas partidas. (BALANCE INICIAL-E.F. DE PERIODOS INTERMEDIOS-E.F. EXTRAORDINARIOS) Para el caso de las entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas, • Se establece un estado financiero de propósito especial obligatorio El Estado de Resultado Presupuestal, Presupuestal En el cual se compara el presupuesto con su ejecución y se determina el resultado financiero. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
ESTADOS FINANCIEROS ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS • Aquellos que presentan las cifras correspondientes a mas de una fecha, período o ente económico. • Los Estados Financieros de Propósito General se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tales períodos hubieren tenido una misma duración.
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ESTADOS FINANCIEROS ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS Son Estados Financieros Certificados aquellos firmados por el representante legal, por el contador público que los hubiere preparado , dando así testimonio de que han sido fielmente tomados de los libros.
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ESTADOS FINANCIEROS
ESTADOS FINANCIEROS DICTAMINADOS • Son Estados Financieros Dictaminados aquellos acompañados por la opinión profesional del Contador Público que los hubiere examinado con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas. Los Estados Financieros dictaminados por el revisor fiscal deben indicar al pie de su firma la tarjeta profesional y la leyenda “Ver opinión adjunta”, “Ver dictamen” u otra expresión similar.
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C C
ACCIONES LEGALES
ADMINISTRADOR DE UNA PROPIEDAD HORIZONTAL Y CONSEJO DE ADMINISTRACION gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
ESTADOS FINANCIEROS Una contabilidad que no esté llevada en debida forma, desvirtúa por completo el certificado expedido por el revisor fiscal o el contador público. El artículo 777 del estatuto tributario considera que la certificación expedida por un contador público o un revisor fiscal, constituye prueba contable, no obstante, esta prueba será válida siempre que la contabilidad cumpla con los requisitos de ley, puesto que se supone que la certificación del revisor fiscal o del contador público está basada en la contabilidad y si esta no es reconocida como válida, es una base que no servirá a ningún certificado. Consejo de estado sentencia del 26 de noviembre de 2009, expediente 16502 gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
CORRECCIONES • Una de las funciones propias de las Asambleas Generales u órganos que hagan sus veces, es la de aprobar o improbar los Estados Financieros. • En desarrollo de esta función natural asignada al órgano máximo, éste podrá: Ordenar modificaciones a los Estados Financieros cuando encuentre elementos que cuestionen su fidelidad, o sus aseveraciones explícitas o implícitas, Caso en el cual, luego del registro de las correcciones a que haya lugar, deberán ser objeto de nuevo sometimiento a aprobación utilizando los mecanismos que al efecto prevea el correspondiente reglamento de copropiedad. copropiedad.
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INFORME CONSEJO DE ADMON
BALANCE GENERAL
ESTADO DE RESULTADOS INFORME DE CARTERA PRESUPUESTO EJECUTADO gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
INSPECCIÓN DE LA CONTABILIDAD POR PARTE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Bajo la responsabilidad del administrador de la copropiedad se debe llevar la contabilidad del edificio o conjunto, responsabilidad que, en las copropiedades en las cuales se cuente con consejo de administración, implica, sin embargo, que el administrador debe preparar y someter a consideración de dicho consejo las cuentas Anuales o de períodos intermedios, El Informe para la Asamblea general de Propietarios, el Presupuesto de Ingresos y Egresos para la siguiente vigencia y los Estados Financieros de propósito general, en Especial los que hayan de ser estudiados por la Asamblea. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
INSPECCIÓN DE LA CONTABILIDAD POR PARTE DE COPROPIETARIOS El informe de gestión debe contener una exposición fiel sobre la situación económica, jurídica y administrativa de la copropiedad, destacando además, los acontecimientos importantes acaecidos después del cierre del ejercicio y con descripción de las operaciones celebradas con los administradores. Este informe, junto con la información financiera, sus soportes y demás documentos de la copropiedad, incluidos sus libros, deberá ponerse a disposición de los copropietarios con anticipación no inferior a quince días previos a la celebración de la sesión en la cual se aprueba el informe, o un periodo mayor si así lo determinan los estatutos y el reglamento, con el objeto de que estos puedan ejercer su derecho de inspección. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
INSPECCIÓN DE LA CONTABILIDAD POR PARTE DE COPROPIETARIOS
La Ley 603 de 2000 exige a los administradores incorporar en el informe de gestión una manifestación acerca del cumplimiento de normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor cuyos contenidos específicos fueron descritos en la actualización de la Orientación Profesional 001 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, y que deben ser parámetros atendidos por los responsables de éste, en el contexto de la propiedad horizontal. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
INFORME ASAMBLEA INFORME DE GESTION
CERTIFICACION ESTADOS FINANCIEROS
DICTAMEN REVISOR FISCAL
BALANCE GENERAL
NOTAS E.F.
ESTADO DE RESULTADOS
BALANCE GENERAL COMPARATIVO
INFORME DE CARTERA
ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO
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PRESUPUESTO EJECUTADO
PROYECTO DE PRESUPUESTO
PROYECTO PRESUPUESTO INVERSIONES
ANALISIS FINANCIERO - DETERMINA LA CONVENIENCIA DE INVERTIR - EVALUA LA GESTION DE LA ADMINISTRACION - MIDE EL DESARROLLO AL COMPARAR LOS RESULTADOS ALCANZADOS CON LAS OPERACIONES PLANEADAS Y LOS CONTROLES APLICADOS - ANALISIS DE LA SITUACION ECONOMICA PARA LA TOMA DE DECISIONES
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ANALISIS FINANCIERO
METODOS PARA ANALIZAR EL CONTENIDO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS . ANALISIS VERTICAL PROCEDIMIENTO DE PORCENTAJES INTEGRALES INDICADORES O RAZONES FINANCIERAS . ANALISIS HORIZONTAL
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ANALISIS FINANCIERO ANALISIS VERTICAL ANALISIS ESTATICO, ESTUDIA LA SITUACION FINANCIERA EN UN MOMENTO DADO Y NO TIENE EN CUENTA LOS CAMBIOS OCURRIDOS A LO LARGO DEL TIEMPO. . ANALISIS HORIZONTAL Comparar Estados Financieros homogéneos en dos o más periodos consecutivos, para determinar los aumentos y disminuciones o variaciones de las cuentas, de un periodo a otro. Este análisis es de gran importancia para la empresa, porque mediante él se informa si los cambios en las actividades y si los resultados han sido positivos o negativos; también permite definir cuáles merecen mayor atención por ser cambios significativos en la marcha.
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ANALISIS VERTICAL . PROCEDIMIENTO DE PORCENTAJES INTEGRALES: DETERMINA LA COMPOSICION PORCENTUAL DE CADA CUENTA VALOR PARCIAL PORCENTAJE INTEGRAL = --------------------- X 100 VALOR BASE $66. 229.000 ESTADO. DE RES. = -------------------- X100= 97.5% $67.950.147 $16.126.538 BALANCE GENERAL = -------------------- X 100 = 15.3% $105.660.541
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INDICADORES O RAZONES FINANCIERAS LIQUIDEZ INMEDIATA : ACTIVO LIQUIDOS/PASIVO CTE DIAS PARA COBRO DE DEUDORES: PROM CARTERA/ING NETO CUOTAS X NRO DE DIAS DIAS DE PAGO A CUENTAS POR PAGAR: PROM CTAS POR PAGAR/TOTAL GTOS X NRO DIAS RAZON DE ENDEUDAMIENTO: PASIVO TOTAL/ACTIVO TOTAL RAZON DE INGRESOS OPERACIONALES INGRESO OPERACIONAL/ INGRESOS NETOS X100 RAZON INGRESOS NO OPERACIONALES INGRESO NO OPERACIONAL/INGRESOS NETOS X 100 RAZON DE GASTOS DE ADMINISTRACION TOTAL GASTOS / INGRESOS NETOS X 100 RAZON DE RESULTADO NETO RESULTADO NETO/ INGRESOS NETOS X 100 GASTOS PROMEDIO DIA TOTAL GASTOS /360 TESORERIA EN DIAS DE GASTO TOTAL DISPONIBLE/GASTO PROMEDIO MES gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
ANALISIS HORIZONTAL COMPARA DATOS DE DOS PERIODOS ESTADO DE RESULTADOS Aﾃ前 20011 Aﾃ前 2010 INGRESOS OPERACIONALES
66.229.000 58.225.000
AUMENTO O DISM 8.004.000
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% AUMENTO O DISM 13.75%
EL PRESUPUESTO EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL
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PRESUPUESTO INCLUYE PARTIDAS O RUBROS DESTINADOS A CUBRIR LA ADMINISTRACION, FUNCIONAMIENTO Y CONSERVACION ES UNA FUNCION DEL ADMINISTRADOR
PRESENTA PARA SU ESTUDIO AL CONSEJO DE ADMON
ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS APRUEBA Y FIJA CUOTAS
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ASPECTOS BASICOS DEL PRESUPUESTO • PREPARARLO CON TIEMPO DE SER POSIBLE ANTES DE CONCLUIR EL AÑO
• NO INFLAR EL PRESUPUESTO "INFLADOS" O SUPERVALORADOS, DAN COMO RESULTADO UN INCREMENTO EXAGERADO DE LA CUOTA DE ADMINISTRACIÓN, Y GENERAN INCONFORMISMO. NO PREFERENCIA POR EL CONJUNTO POR COMPRADORES O NUEVOS RESIDENTES. CON FUNDAMENTO Y RAZON DE SER DE LAS COSAS.
• NO QUEDARSE CORTO EL EXTREMO CONTRARIO POR DEBAJO DE LOS GASTOS REALES, AGOTA RESERVAS E INDEFENSA ADMON, FUNCIONAMIENTO Y CONSERVACION.
• TENER EN CUENTA EL PRESUPUESTO ADICIONAL DE INVERSION EN ALGUNAS COPROPIEDADES ES CONVENIENTE PREPARAR ADICIONALMENTE UN PRESUPUESTO DE INVERSIONINVERSION- NO MEZCLARLOS.
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PRESUPUESTO DETALLADO INGRESOS
RECURSOS PATRIMONIALES Art. 34 L 675/01
GASTOS FIJOS
GASTOS GASTOS VARIABLES
G. NO IMP DESEMBOLSO gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
INGRESOS Ingresos Provenientes de las Expensas Comunes Ordinarias y Extraordinarias Fondo de Imprevistos, Intereses, Multas‌ Y demås Bienes e Ingresos que Adquiera o Reciba a Cualquier Titulo Para el Cumplimiento de su Objeto. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
GASTOS GASTOS FIJOS: Servicios como Vigilancia, Administración, Servís Contable, Revisoría Fiscal, Mantenimiento de ascensores, Mantenimiento de Jardines y otros que se manejan mediante Contratos, por lo general con vigencia de un año, su costo no variará durante ese tiempo. Se puede entonces hacer un calculo exacto de los respectivos rubros . (Negociar renovación o índice inflación esperada).
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GASTOS GASTOS VARIABLES: Servicios Públicos, (Electricidad, Acueducto, Teléfono, Gas, Internet) -Suministros e insumos, (Papelería, Materiales de Aseo, Bombillos, etc.) -- Reparaciones Locativas, (Plomería, Electricidad, Cerrajería, Pintura etc.), -Seguros. - Su calculo es de cuidado. -Debemos tener en cuenta factores como tarifas o Consumo actual, Indice de inflación Esperada, necesidades específicas de la copropiedad, su edad, deterioro normal, vencimiento de garantías. Etc…
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GASTOS GASTOS NO IMPLICAN DESEMBOLSO: Deberán incluirse aquellos Gastos que, sin implicar desembolsos de efectivo, puedan afectar los resultados del ejercicio (Ejemplo: Depreciaciones, Amortizaciones, Provisiones, etc.), Debiéndose rendir cuenta también de ello a la Asamblea por parte de la Administración. gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com
Material Consultado • Ley 675 de 2001 • Orientaciones Profesionales Consejo Técnico de la Contaduría Pública en Colombia. • Dec 2649-2650 de 1993 • Estatuto Tributario • Código de Comercio • Decreto 1878 de 2008 • Código Civil • actualice.com • gerencia.com gerencia@dcempresarial.com www.dcempresarial.com