MANUAL DE CORRESPONDENCIA
NATALIA OROZCO TORRES CRISTIAN CAMILO RENDON BAUTISTA
SENA REGIONAL QUINDIO 458939 17/09/2013
Introducción El manual de correspondencia es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con correspondencia con el fin de permitir un mejor manejo y tramite de las comunicaciones tanto enviadas como recibidas. Buscamos que por medio de la implementación de este manual el batallón de ingenieros n°8 Francisco Javier Cisneros logre optimizar y mejorar el manejo de todo lo relacionado con los documentos y la correspondencia que manejan en su flujo documental pero sobre todo y lo mas importantes es que adopten este instrumento como una ayuda a la conservación de la memoria de la institución y como una herramienta administrativa que les permite dar un adecuado y correcto manejo de su acervo documental
Objetivo general Establecer los lineamientos y normas básicas para el adecuado manejo del recibo, elaboración, distribución, despacho y conservación de la correspondencia tanto interna como externa del batallón de ingenieros n|8 Francisco Javier Cisneros por medio de la implementación del siguiente manual de correspondencia
Objetivos específicos Agilizar el control y trámite de las comunicaciones oficiales con el fin de brindar información oportuna a los directivos y dependencias en general sobre documentos tramitados. Diseñar e implantar los medios y mecanismos apropiados (sistematizados o manuales) que permitan un acertado control sobre la recepción, distribución, elaboración y despacho de correspondencia.
Justificación El siguiente manual se crea con el fin de mejorar el trámite documental del batallón de ingenieros n° 8 Francisco Javier Cisneros ya que se detecto la necesidad que posee esta entidad de manejar adecuadamente su correspondencia y adquirir conocimientos que les aporten a una adecuada administración de la correspondencia. Agilizando todos los procesos de recibo y despacho de correspondencia
Glosario Manual de correspondencia: en documento mediante el cual se definen las pautas de organización de archivos y correspondencia para las empresas. Correspondencia externa: es toda clase de comunicación escrita dirigida a entidades, empresas y organismos en la cual la corporación emite conceptos o decisiones que afectan sus políticas, fija criterios o especificaciones de alto nivel que comprometen las opiniones, los recursos y las actividades de la Institución. Correspondencia interna: es la comunicación escrita que surge del intercambio entre las diferentes dependencias de la corporación, por la cual se emiten conceptos, se ordenan trabajos o actividades, se trazan políticas y se determinan planes específicos a desarrollar. Memorando circular: es la comunicación escrita que da a conocer las instrucciones o especificaciones sobre actividades o trámites en particular y que afectan al personal de dependencias de una misma subdirección o direcciones de centros de investigación, estaciones experimentales o unidades locales. Memorando interno: es la comunicación escrita que tiene lugar entre las diversas dependencias de la corporación, cualquiera que sea su ubicación geográfica. Oficio: es una comunicación escrita de carácter externo, que tiene como objetivo principal dar un mensaje Conclusiones El manual de correspondencia nos permite
Bibliografía
http://www.corpoica.org.co/sitioweb/Intranet/Download/CORRESPONDENCIA %20SISAD%20CORPOICA.pdf http://recepcionmayes.blogspot.com/2009/03/manual-de-archivo-ycorrespondencia.html
http://www.ingenierosmilitares.mil.co/?idcategoria=283445 Batallón de Ingenieros No. 8 Francisco Javier Cisneros Batallón Cisneros Pueblo Tapado - Quindío Misión Desarrollar misiones tácticas contra las organizaciones al margen de la ley en la jurisdicción asignada y ejecuta tareas propias del arma, garantizando la gobernabilidad de las instituciones legítimamente constituidas. Visión Un batallón victorioso, disciplinado, entrenado y listo para combatir, comprometido con la patria y el pueblo quindiano, garantizando el progreso y desarrollo socioeconómico de la región.
Guía de radicación para implementar en el batallón francisco Javier Cisneros La idea es que el batallón de ingenieros numero 8 Francisco Javier Cisneros implemente un software llamado SABS que le permita automatizar la manera de radicar sus documentos el primer paso que debe hacer el encargado de la oficina de radicación una vez Recogida la correspondencia es Confirmar que el documento tenga el número consecutivo para poder ingresarla al sistema cuando ya este ingresado debe Colocar el número de radicación generado por el sistema a la correspondencia y Sellar la correspondencia para proceder a Seleccionarla teniendo en cuenta su tipo: interno, ordinario o personal y por ultimo Colocar los documentos en el casillero separándolos por su respectiva ruta según criterio de la radicación. Esto si se trata de correspondencia interna . Para la correspondencia externa el encargado de la oficina de radicación debe primero Recibir la correspondencia en la ventanilla que traen las diferentes mensajerías especializadas externas luego Verificar que la correspondencia contenga las direcciones del batallón de ingenieros numero 8 Francisco Javier Cisneros ; y/o nombre de la dependencia, y/o nombre del funcionario y Revisar la información del remitente que debe traer la correspondencia para poder ser recibida, Confirmar que el documento tenga especificado el destinatario ,que el documento tenga el numero consecutivo o numero de guía para poder ingresarla al sistema. luego se Ingresa la correspondencia
al sistema (SABS) especificando si es un correo recomendado, ordinario o personal. y Colocar el numero de radicación generado por el sistema a la correspondencia Sellar la correspondencia Auxiliar de Oficina de la Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo; recomendado, ordinario o personal. Colocar los documentos en el casillero separándolos por su respectiva ruta según criterio de la radicación Plan de distribución para aplicar en el batallón de ingenieros francisco Javier Cisneros
Para la distribución de la correspondencia el batallón de ingeniero numero 8 FJC implementar unas bolsas marcadas con el nombre de cada dependencia en la cual estarán los sobres de la institución con la correspondencia a repartir
¿Días de plazo para dar respuesta a un derecho de petición? Para determina los días de plazo que se tienen para responder un derecho de petición, se tienen en cuenta únicamente los días hábiles, no los días calendario. Recordemos que las autoridades o particulares que tienen la obligación legal de atender derechos de petición, tienen los siguientes plazos para hacerlo: • Quince (15) días para contestar quejas, reclamos y manifestaciones [Artículo 6 código contencioso administrativo]. • Diez (10) días para contestar peticiones de información [Artículo 22 código contencioso administrativo]. • Treinta (30) días para contestar consultas. [Artículo 25 código contencioso administrativo]. Los artículos del código contencioso administrativo referenciados no especifican si los días de plazo allí contemplados son hábiles o calendario, por lo que se hace necesario recurrir a otra norma para saber cómo interpretar estos días de plazo. Sobre el respecto, dice el artículo 62 de la ley 4 de 1913 [Régimen político y municipal]: En los plazos de días que se señalen en las leyes y actos oficiales, se entienden suprimidos los feriados y de vacantes, a menos de expresarse lo contrario. Los de meses y años se computan según el calendario; pero si el último día fuere feriado o de vacante, se extenderá el plazo hasta el primer día hábil. Cómo la norma no ha hecho ninguna distinción entre días hábiles o calendarios, aplicaremos lo que dice el artículo 62 de la ley 4 de 1913, esto es que se tienen en cuenta sólo los días hábiles.
En caso de ser necesario, todos los documentos que se presentan en la guía GTC185 siendo las cartas comerciales se pueden imprimir por ambas caras de la caja con el fin de utilizar menos papel para así mismo agilizar la conservación u ordenación. Zonas Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en espacio de tenerlo y el número de identificación tributaria (NIT). Se recomienda usar las siguientes medidas: 14Cm. Horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3Cm y 4Cm verticales desde el borde superior. Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1.5Cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado. Espacio superior derecho destinado para el registro y radicación del documento. Márgenes Se recomienda las siguientes márgenes: Superior entre 3cm y 4cm Inferior entre 2cm y 3cm Lateral izquierda entre 3cm y 4cm Lateral derecho entre 2cm y 3cm Estilos Para efectos de la distribución del contenido de la información, se tiene tres estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y semibloque. Bloque extremo: Todas las líneas parten del margen izquierda. Bloque: las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho. Semibloque: conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios. Fuente Se recomienda que toda la comunicación se escriba en un fuente clar, agradable a la vista del lector. L fuente debería ser homogénea, con el dinn de no presentar incnvenientes para su lectura, impresión, digitalización y microfilmación.
Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 a 12, utilizados en los procesadores de texto. Elementos esenciales de la documentación organizacional Identificación de páginas subsiguientes Código Lugar de origen y fecha de expedición Datos del destinatario Denominación o título académico Nombre del destinatario Cargo Asunto Cuerpo o texto Datos del remitente Líneas especiales - Anexos - Copias Documentos administrativos utilizados en el batallón de ingenieros
Circular Es un documento que dirige una autoridad a todos o parte de sus subalternos simultáneamente , para darles a conocer disposiciones o diferentes asuntos internos para que cumplan a cabalidad. El tema o mensaje interesa a todos los integrnates de una dependencia Temas a tratar Movimiento interno de los jefes de l institución ,los cambios de horario de trabajo, nombramiento de comisiones encargadas de mejorar el movimiento interno de dependencia , acuerdos y decisiones de la jerarqia acensos del personal permisosos y suspensiones de actividades Partes de la circular 1. Numeración Al igual que el memorandun u oficio; la primera parte se escribe con mayúsculas, es decir, la palabra CIRCULAR, seguida del numero, separada por una línea
oblicua, luego las siglas con letras mayúsculas, el cargo de la persona que lo remite, un guión y las siglas de la institución o empresa que dirige la circular, separada por una línea oblicua y por ultimo el año en curso. 2. Fecha Se escribe el lugar, el día, el mes, y el año que en curso. 3. Destinatario Generalmente o casi siempre estará dirigido al conjunto de personas interesadas en el documento. Puede dirigirse: - Al personal de la empresa: - Estimados colegas: 4. Asunto En esta parte se escribe la palabra ASUNTO, todo con mayúscula, seguida de dos puntos y junto se escribe el tema en resumen o en síntesis. 5. Cuerpo o texto Es la parte donde se explica detalladamente el mensaje, lo que se quiere decir; puede estar integrado por varios párrafos, y para mayor orden enumerar cada párrafo. 6. Despedida Esta parte es muy simple y a veces se usa solo una palabra. Ejemplo: Atentamente. 7. Firma y cargo La firma es la rubrica a mano, como se acostumbra a firmar en toda documentación; debajo de la firma se coloca el nombre completo del firmante y luego el cargo o grado de jerarquía que posee. 8. Iniciales Como siempre, con letras mayúsculas las iniciales del remitente, seguida de una línea oblicua, las iniciales del mecanógrafo o secretaria con minúscula. La circular es un documento que se puede entregar personalmente o enviar por correo. Para redactar este documento se puede utilizar el membretado si la institución lo requiere así. CIRCULAR EXTERNA O CARTA CIRCULAR: Comunicación con el mismo texto, utilizada por una empresa para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general. CIRCULAR INTERNA O GENERAL: Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común. De acuerdo con su presentación escrita se clasifica en: ✓ Estilo bloque extremo ✓ Estilo bloque MARGENES
Izquierdo: entre 3 y 4 cm Superior: entre 3 y 4 cm Derecho: entre 2 y 3 cm Inferior: entre 2 y 3 cm Encabezado de las páginas entre 2 y 3 cm ZONAS Zona 1: espacio destinado para la ubicación de la razón social y el logotipo en caso de tenerlo. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 y 4 cm verticales desde el borde superior. Zona 2: espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, télex, teléfono, fax, dirección electrónica, NIT y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel. En ocasiones estas dos zonas pueden estar fusionadas en la zona 1. Memorando un memorándum es, en su aceptación básica, un informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o acción. también puede ser un cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas que un individuo debe recordar. en el mundo diplomático, un memorándum es una comunicación menos solemne que la memoria y que la nota, donde se recapitulan hechos y razones que deben ser tenidas en cuenta en los asuntos más importantes. Pasos para elaborar un memorándum 1. para: (el destinatario, con su cargo o rol) 2. de: (nombre y cargo de quien lo envía) 3. fecha: 4. asunto: 5. luego se plantea el problema o asunto en cuestión, de manera breve y al grano.
después vienen los detalles relevantes, par finalizar con alguna directiva o recomendación concreta de acción.
5. saludos Estructura de un memorándum La estructura del documento consta de las siguientes partes: • Nombre(s) de a quien se dirige • Nombre(s) del remitente(s) • Fecha • Asunto • Escrito redactado brevemente. • Firma(s) Partes de un memorándum El memorando tiene las siguientes partes obligatorias: 1. lugar y fecha 2. código 3. destinatario 4. asunto 5. cuerpo 6. despedida o antefirma 7. firma y posfirma 8. "con copia" 9. pie de página Acta Un acta es un documento cuyo propósito es dejar constancia escrita de lo tratado en una reunión y de los acuerdos alcanzados. La redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la reunión y la firma su presidente. Estructura del acta Las actas pueden presentar formas variadas, pero hay unos elementos fijos, así como unas fórmulas muy usuales. Los elementos que aparecen en las actas son los siguientes: • Un título extenso en el que se precisa la reunión de que se trata y la fecha. • Una introducción, en la que se hace constar los datos de la reunión. Ejemplo:
En Azua, a las 8 de la noche del día 14 de octubre de 1994, se reúnen los señores propietarios que a continuación se detallan... • El orden del día, que es un breve guión del contenido de la reunión. Ejemplo: lero. Lectura y aprobación del acta de la junta anterior. 2do. Informe de la Junta directiva. • El desarrollo del orden del día, en el que se expone lo tratado en cada uno de los apartados del orden del día, con mención de las personas que participan en cada caso. Formatos de registro y radicación de comunicaciones recibidas y despachadas REGISTRO Y RADICACION DE CORRESPONDENCIA ENVIADA Datos Del Remitente Fecha Dependenci Nombre Del a Funcionario
Asunt Anexos Antecedente Entida o d
Datos Del Destinatario Nombr Ciudad e
REGISTRO DE READICACION DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
No. Radicaci贸n
Fecha
Datos De La Persona O Entidad Remitente Radicad Nombre Entidad o o Persona Asunto Origen Fecha Anexos
Datos Del Destinatario Ciudad de Origen Dependencia
Nombre Funcionario
No. Radicac
No. Radicad