M&V Software Kundtidning
1/2018
WWW.MVS.FI
Hur påvisar du att personuppgifter behandlas i enlighet med GDPR? s. 4 MÅ BRA PÅ Jobbet Gemensamma motions-aktiviteter som bränsle till hjärnan s. 8
KATRINAS KUNDENKÄT:
Utmärkt kundbetyg s. 10
Att knäcka nötter i
D
”Jag är övertygad om att en timmes träning – dessutom tillsammans med teamet – ger två timmar extra ork till arbetet och fritiden.”
vardagen
et sägs att en euro som satsas på arbetsplatshälsan betalar sig sexfaldigt igen. Jag har inte räknat eurona men hos oss på M&V Software har investeringarnas effekt på teamsamarbetet varit uppenbara. Vi utför mycket kundrelaterat arbete: vi är ute bland våra kunder och vi svarar på supportmejl och -samtal. I alla dessa situationer förmedlar vårt pigga och glada team en anda av positivitet. Vår kundnöjdhet utgår från experterna i vårt team: deras motivation och vilja till ett väl utfört arbete. Vi har funderat på nya sätt att öka välbefinnandet inom teamet ända sedan 2012. Tillsammans har vi testat olika motionsformer, fått råd om kosthållningen, gjort konditionstester och börjat använda skrivbord med ståhöjd. Och mycket mer, listan på olika åtgärder är redan ganska lång. Jag är övertygad om att en timmes träning – dessutom tillsammans med teamet – ger två timmar extra ork till arbetet och fritiden. En annan sak som ger bättre ork är när arbetsredskapen är under kontroll. Genom att automatisera arbetsrutinerna går det att minska mängden onödigt dubbelarbete. Det frigör tid till meningsfulla och väsentliga arbetsuppgifter, som kräver mänsklig problemlösningsförmåga. I vardagen finns många nötter att knäcka. På M&V Software har vi till exempel alltid nya programvaror under utveckling, och för dessa behövs hjärnkapacitet. Automatiseringen ökar också känslan av trygghet, eftersom det går att lita på att saker och ting rör sig felfritt framåt. Hoppas att min skrivelse gav dig nya tankar till hälsofrämjande åtgärder i din arbetsgrupp. Jag önskar dig många aha-upplevelser med nya numret av vår tidning Time! P.S. Har du redan läst intervjuerna med vårt team om hälsa på sida 8–9? Jag har som mål att motionera fyra timmar i veckan. Jag lyfter kettlebells, besöker gymmet och är med i en TRX-träningsgrupp. Dessutom njuter jag av att läsa. Det senaste året har jag läst 50 böcker! JANI KONSI Skribenten är vd för M&V Software Oy
REDAKTIONEN Utgiven av M&V Software Oy Adressändringar och prenumerationer: Merja Löytönen, merja@mvs.fi Redaktion: M&V Software Oy och Jooli markkinointi & viestintä Oy Design och layout: HR Graphics Omslagsbild: Tero Takalo-Eskola Tryckt hos: Sata-Seri Oy
2
SVERIGE-HÄLSNINGAR
”Att komma åt Katrina från mobilen är A och O” Affärssystemet Katrina används av de lokala församlingarna som ingår i tre pastorat i Sverige. Behoven har i stort sett varit likadana som i de finländska församlingarna och programmet har tagits emot väl. Vist och Vårdnäs pastorat tog i bruk Katrina i maj år 2017. Innan Katrina använde man pappers almanackor och saknade tillgång till en helhetsbild i realtid. – Innan vi började använda Katrina använde sig pastoratet av pappersalmanackor vilket gjorde det svårt att att få en överblick. Det är svårt att leda och fördela arbetet om en sådan överblick inte finns. Mycket tid gick åt till att samordna vem som skulle göra vad, säger pastoratets kyrkoherde Elin Strömblad. Tillgången till Kyrknätet med medlemregister och evenemangskalender mm. via gränssnitt är givetvis bra som tillägg. – Av de bokningsprogram jag arbetat med är Katrina det program som bäst svarar mot de behov jag har. En extra bonus är att Katrina genom sin erfarenhet från Finska kyrkan tipsar mig om nya funktioner som bokningsprogrammet kan erbjuda vilka jag ser kommer att underlätta vårt arbete när vi tagit dem i bruk, summerar Strömblad. Innan Katrina hade vi ingen övergripande realtidsbild av arbetssituationen, säger kyrkoherde Elin Strömblad.
Nyheter i Seuramappi Flera nya funktioner tillkommer i idrottsföreningarnas verksamhetsstyrningssystem Seuramappi under 2018. Föreningsverksamheten förenklas av bland annat möjligheten att skicka e-fakturor samt en ännu bättre kontoadministration i realtid, där lagens lokaltider kan ångras och fördelas ut på nytt. – En efterlängtad egenskap är tränarverktyget, som tränaren kan använda till en ännu mer individinriktad styrning av enskilda idrottare och lag. När alla lag som ingår i föreningen finns inom samma system, får föreningen automatiskt koll
på spelarna och träningstiderna, liksom eventuella testresultat. Lagledarna i många föreningar lägger fortfarande upp sina träningstillfällen manuellt i Excel-ark, innan de rapporterar in dem till föreningen, berättar produktchefen Sari Markkula. Användningen av systemet underlättas också av en ny inloggningsfunktion med hjälp av Facebook samt administration av hela familjens medlemsuppgifter via förmyndarens inloggning. Nyheterna i Seuramappi betyder även versions- och tilläggsuppdateringar, som M&V Software skickar ut stegvis till alla föreningar.
Visste du? I Seuramappi kan du hantera personuppgifter i enlighet med integritetsskyddsbestämmelserna. Välkommen GDPR 25/5 2018!
3
DATASKYDDSFÖRORDNINGEN
Hur kan du visa att du hanterar dina personregister enligt dataskyddsförordningen? Församlingar har dussintals personregister i flera olika datasystem och manuella arkiv. EU:s nya dataskyddsförordning, som träder i kraft i maj, ställer krav på att man ska kunna visa hur uppgifterna i personregistren skyddas från intrång. I Jyväskylä församling har man redan påbörjat arbetet med att förbereda sig inför de nya bestämmelserna. Programmen i verksamhetsstyrningssystemet Katrina har varit till stor hjälp, eftersom basfunktionerna i programmet hjälper till att skydda personuppgifterna.
4
P
ersonregistren har olika sekretessnivåer beroende på hur känsliga uppgifterna är. Ett exempel från den mest extrema änden är de personuppgifter som avser diakoniarbetet samt församlingens förtroendevalda. I databokslutet redovisas hur de känsliga uppgifterna skyddas. Katrina-programmen har dubbel inloggning och användarrättigheter på olika nivåer, säkerhetsåtgärder som församlingarna kan skriva ner i sina databokslut. – Kyrkostyrelsen, stiften och IT-regionerna har tagit fram material åt församlingarna om de nya datasäkerhetsbestämmelserna. Men församlingarna behöver dessutom en hel del nationella riktlinjer när det gäller de konkreta tillvägagångssätten samt hur databoksluten ska se ut. En av de viktigaste nyheterna i den nya dataskyddsförordningen är ansvarsskyldigheten, som inte finns i den nuvarande personuppgiftslagen från 1999, konstaterar informationschef Jouni Lahtinen från Jyväskyläs IT-regioncentral. Ansvarsskyldighet innebär att dataskyddet måste planeras proaktivt och att man måste kunna bevisa att åtgärderna genomförts. Det räcker inte att säga att man följer bestämmelserna, utan man måste kunna visa det. Som ett svar på detta har M&V Software utvecklat en loggfunktion i Katrina, med vars hjälp det går att övervaka användarna av programvaran.
– I loggen sparas uppgifter om vem som hanterat eller gått in och tittat på personuppgifterna, uppger utbildaren Satu Tuulaniemi på M&V Software.
En översyn av rutinerna För dokumentationen ansvarar de dataansvariga, eller i större organisationer dataskyddsgrupperna. Jyväskylä församling kommer inom kort att utöver en dataskyddsansvarig även utse en dataskyddsgrupp. Lahtinen kommer också att delta i gruppens arbete. – I församlingarna lönar det sig redan nu att kartlägga vem av de anställda som är intresserad av att vara dataskyddsansvarig samt om det behövs en grupp. Jag tror att i församlingar på mindre än ett tjugotal personer räcker det med att en person är insatt i frågan och utbildar de andra. I andra församlingar kan det vara en god idé att tillsätta en bredare dataskyddsgrupp. Efter det är det bra att börja kartlägga vilka elektroniska och pappersbaserade personregister som är i bruk inom församlingen. Katrina används redan i många av de församlingar som tillhör mellersta Finlands IT-region, uppger Lahtinen. Församlingarna i mellersta Finlands IT-region samarbetar med Matti Metso, IT-supportansvarig och utsedd till dataskyddsansvarig av Jyväskylä IT-re-
DATASKYDDSFÖRORDNINGEN Gäller från och med 2018-05-25 i alla EU:s medlemsländer Syftet är att förbättra skyddet för personuppgifter och stärka rättigheterna för dem som registreras Målet är att främja digitaliseringen Mer om hur du förbereder dig inför dataskyddsförordningen: datainspektionen.se/dataskyddsreformen/ tietosuoja.fi/sv/
Bild: Tero Takalo-Eskola
5
Verksamhetsstyrsystemet Katrina används redan i ett stort antal av församlingarna i mellersta Finlands IT-region, uppger informationschef Jouni Lahtinen på Jyväskylä IT-regioncentrum.
Bild: Tero Takalo-Eskola
gioncentral. Även till kyrkostyrelsen har en dataskyddsansvarig utsetts. Metso samordnar dataskyddsarbetet i Jyväskyläregionens församlingar. Sedan årsskiftet har han bland annat arbetat med att kartlägga hur församlingarna hanterar sina personregister samt medverkat i uppstarten av en dataskyddsgrupp på nationell nivå. – Vår avsikt är inte att likrikta församlingarnas rutiner kring verksamheten utan att ge råd kring fungerande dataskyddsrutiner. Dataskyddsförordningen kräver att alla församlingar ser över sina tillvägagångssätt. Samtidigt kan man identifiera riskfaktorer och fundera över om det finns skäl att
överföra manuella rutiner till datorbaserade system, säger Lahtinen.
Personalen behöver utbildas Utbildning av personalen är de enskilda församlingarnas ansvar, även om samarbete lönar sig även här. Metso deltar just nu tillsammans med två andra anställda från Jyväskylä församling i påbyggnadsutbildningen Kunnig dataskyddsansvarig, som arrangeras av östra Finlands universitet. – Utbildningen i sig är inte ny, eftersom dataskyddsansvariga redan länge funnits på
social- och hälsovårdssidan. Nu ska alla organisationer och bolag inom olika branscher utse en dataskyddsansvarig, så utbildningen har blivit aktuell även för oss, säger Lahtinen. Församlingarna inom mellersta Finlands IT-region var med på Lapua stifts dataskyddsdag, som arrangerades den 10 januari. Motsvarande utbildningar har även hållits inom andra församlingar i Finland. M&V Software ordnar i sin tur utbildningar för Katrina-programmens användare. – Redan nu har drygt 50 församlingar gått våra utbildningar. Vi har berättat i generella drag om dataskyddsförordningens nya förpliktelser, som omfattar församlingarna
Katrina-programmen uppfyller dataskydds-förordningens krav Katrina är ett verksamhetsstyrsystem med församlingar som målgrupp, med vilket du kan koordinera arbetsuppgifter, bokningar och daglig information på ett lätthanterligt sätt. Nya moduler är kundhanteringsprogrammet CRM, Kyrkogård samt Expeditionen. Bekanta dig med Katrina på www.katrinasoftware. se eller ring 0702551585 i Sverige, eller www.katrina.fi och tfn 050 434 8411 i Finland. 6
i egenskap av registerhållare, men även om hur dataskyddet hanteras i Katrina, berättar Tuulaniemi.
Församlingstjänsterna digitaliseras Dataskyddsförordningen har accelererat utvecklingen av ny programvara hos M&V Software. Just nu pågår arbetet med ett kundhanterings- eller CRM-system, samt programmen Kyrkogård och Expeditionen, som alla kommer att fortsätta digitaliseringen av församlingstjänsterna. – Personregister är lättare att hantera i elektroniska system än i manuella, så vi följer projektet med intresse. Vi har varit med och utvecklat Expeditionen, eftersom vi vill kunna erbjuda församlingsborna möjligheten att
sköta sina församlingsärenden oberoende av tid och plats. För en säker hantering av ärendena krävs en stark identifieringstjänst, såsom exempelvis mobilt bank-id, berättar Lahtinen. CRM-systemet är från början konstruerat så att det uppfyller kraven i dataskyddsförordningen. Till exempel kan en församlingsmedlems krav på att ”bli bortglömd” enkelt uppfyllas genom att en funktion i programvaran permanent raderar uppgifterna. – Församlingssektorn har efterfrågat ett sådant här övergripande kundhanteringssystem, som samlar uppgifter om församlingsborna. Registeruppgifterna kan i framtiden få följder ända ner på strateginivå, om bara insamlade data kan sammanställas i rätt typ av rapporter, funderar Tuulaniemi.
JYVÄSKYLÄ FÖRSAMLING Jyväskylä församling har närmare etthundratusen medlemmar Finlands största evangelisklutherska församling Administrerar Jyväskyläs IT-regioncentral, som tillhandahåller informationstjänster åt de 16 församlingar som ingår i mellersta Finlands IT-region Har använt Katrina-program sedan år 2004
CASE: Bokning av välsignelse och ansökan om gravplats BOKNING
EXPEDITIONEN
CRM
FAKTURERING
KYRKOGÅRD
EXPEDITIONEN - Elektronisk plattform för församlingsbornas olika ärenden - Möjliggör hanteringen av ärenden elektroniskt parallellt med traditionella metoder, vad som passar församlingsborna bäst KATRINA CRM - Församlingens kundregister - Samlar uppgifterna från personregister i de olika, separata delarna av Katrina på ett och samma ställe
NÄTBETALNING Outsourcad fakturering
BOKFÖRING
KYRKOGÅRD - Katrinas kyrkogårdsprogram innehåller ett gravregister och ett separat kartverktyg för administrering av gravplatser - Möjlighet att administrera beställningar som rör gravskötsel, avtal, faktureringsunderlag samt arbetsuppgifter - Tack vare Katrina CRM kan offererad fakturering av gravskötseln skötas direkt från Katrina
7
VÅRA ANSTÄLLDA BERÄTTAR
Gemensam träning ger ny hjärnkraft Bilder: Tero Takalo-Eskola och Samuli Ahtiainen
Mål som inspirerar alla ”Förra året hade vi en motionstävling där vi fick poäng för varje halvtimme som vi rört på oss. Men det var inte motiverande för alla, eftersom vårt gäng består av motionärer på olika nivå. I vår nya tävling har alla fått nya, personliga mål och poängberäkningar, som lagts upp i samarbete med en personlig tränare. Mitt eget mål är att motionera fyra gånger i veckan. Jag har anmält mig till en terränglöpningstävling i maj, som jag så småningom borde börja träna inför på allvar. Utöver löpning besöker jag gymmet tillsammans med arbetskamraterna och ett par morgnar i veckan går jag på TRX-träning. Det är nästan alltid någon vid fikabordet som frågar vilka som har lust att hänga med och träna.” Heidi Valtanen Utvecklingschef Arbetat 2,5 år på M&V Software
Tätare arbetslag ”När man gör annat tillsammans än bara jobbar, växer gemenskapsandan och stämningen på arbetsplatsen blir bättre. Vi sticker ofta efter jobbet till gymmet, som ligger på gångavstånd. En del morgonpigga går dit även på morgnarna. Förutom gymmet tycker jag om att ta långa rundor med hunden och gå och dansa emellanåt. Utöver kontorsarbete gör jag som utbildare även en del resor. Jag tror att motion hjälper en att orka bättre med jobbet och att hålla sig frisk. Träning ger ny kraft även åt hjärnan och kan hjälpa till att lösa olika problemsituationer.” Katja Arvela Kundsupport och utbildare Arbetat ett år på M&V Software
8
Katja Arvela
Heidi Valtanen
Grundat: år 2000 Kontor: Raumo och Jyväskylä Anställda: 18 + 4 säljrepresentanter på olika håll i Finland
Verkställande direktör: Jani Konsi
Produkter:
Katrina, Perheneuvos, Seuramappi, Yhdistysmappi, Rekrymappi, Tilamappi, Vapaaehtoispankki + kundernas egna, avancerade, skräddarsydda programvarulösningar
Bättre kundservice ”I min arbetsbeskrivning ingår både tät kontakt med kunderna och diskussion med de andra i mitt team. När vi satsar på träning på arbetsplatsen håller vi den mentala konditionen på en bra nivå, vilket jag tror i sin tur får positiva återverkningar på vår kundservice. Under hösten provade vi tillsammans på flera olika motionsgrenar, såsom crossfit, squash och fitness. Syftet var att hitta ett meningsfullt sätt att träna för alla. Mitt personliga mål är att motionera fyra gånger i veckan, varav styrketräning ska utgöra en av gångerna. Vid de övriga träningstillfällena blir det oftast bollsporter, längdskidåkning eller motocross. Jag rekommenderar motion till alla, det hjälper en garanterat att orka med vardagen.” Jukka Tiihonen Produktchef Arbetat 2,5 år på M&V Software
Ork och motivation ”För mig har den gemensamma träningsutmaningen på jobbet fungerat bra och fört med sig positiva effekter. Tillsammans med arbetsgänget har vi varit och testat olika grenar, som jag kanske inte hade testat på egen hand. Utan utmaningen hade jag säkert inte heller varit så aktiv. Tack vare träningen har jag fått bättre kondition och orkar mer på jobbet. Mitt mål är ett par timmars träning i veckan. Såhär på vintern har jag blivit intresserad av att åka skridskor och hemma cyklar jag på motionscykel och lyfter kettlebells.” Antti Lehtonen Programvaruutvecklare Arbetat 9 år på M&V Software Antti Lehtonen
Jukka Tiihonen
9
”Den enda rakt igenom pålitliga och välfungerande tjänsten för församlingar” Verksamhetsstyrsystemet Katrina har underlättat församlingarnas vardagsbestyr i närmare 20 år. I en kundenkät från hösten 2017 framkom att Katrina har en utmärkt hög kundnöjdhet. Enkäten besvarades av 238 Katrina-huvudadministratörer från fler än två hundra församlingar.
7 2016
t n e l l e c x E
UTMÄRKT HÖG KUNDNÖJDHET Rekommenderar 65 % Passiva 27 % Kritiserar 8 % Katrinas NPS-tal ligger på 57
moter o r P t e N Score
Net Promotor Score är ett internationellt mått på kundupplevelsen och beräknas genom att andelen kritiska röster subtraheras från andelen som rekommenderar produkten. Den återstående siffran anger NPS-talet.
REKOMMENDATIONSBENÄGENHET 9 8 7 6 5 4 3 2 1
10
0
Ytterst sannolikt
Svarande: 238 huvudadministratörer för Katrina-programmen.
41% 24% 22%
ytterst osannolikt
Källa: M&V Softwares kundundersökning 2017. Undersökningen genomfördes i Augusti-september 2017 i form av en per e-post informerad internetenkät, som skickades ut via e-post. Undersökningen genomfördes av Camp Consulting Oy.
6% 3% 2% 0% 0% 1% 0% 0% 0%
20%
40%
60%
80%
100%
Hur sannolikt är det att ni skulle rekommendera programvarorna i Katrina till andra församlingar?
10
Vad säger våra nöjda kunder om Katrina? BETYG 10 •
Den enda rakt igenom pålitliga och välfungerande tjänsten för församlingar
•
Programvaran är ytterst mångsidig, fungerar på flera olika plattformar och är tillräckligt lätt att använda. Den ger på riktigt ett mervärde i den dagliga verksamheten.
•
Har fungerat bra för oss, vid behov har vi alltid fått hjälp. Statistikdelen och arbetstidsberäkningen underlättar livet på ett vidunderligt vis.
•
Fungerar bra för en församling, eftersom den är utvecklad för församlingar. Personalen känner till församlingarnas särart och behov. Supporten är bra.
•
Ett riktigt bra och lättanvänt verktyg som jag inte skulle vilja bli av med till något pris.
•
Fungerar bra på en liten, rörlig arbetsplats och jag har sett den fungera på en större arbetsplats också.
•
I kalendern är det enkelt att kolla läget för alla olika resurser även hemifrån eller via mobilen. Man måste bara först lära sig använda programmet på det rätta sättet.
BETYG 9 •
Underlättar vardagen och kommunikationen inom hela arbetsgemenskapen.
•
Ett verkligt flexibelt program för församlingarnas behov.
•
Hela personalen visas i samma ruta och uppbokningen av olika förrättningar går smidigt. Man vet var alla befinner sig någonstans.
•
En pålitlig helhet som utvecklas och formar sig efter församlingens behov, går enkelt att skräddarsy om behov föreligger.
•
Programmet har varit precis perfekt för oss och lättanvänt.
•
Programvaran är begriplig, logisk och effektiv.
•
Säkert det bästa programmet för behoven inom moderna församlingar.
11
M&V Software Oy är ett finländskt programvaruföretag som utvecklar avancerade kundspecifika och skräddarsydda programvarulösningar för små och stora behov. Våra kunder utgörs av församlingar, kommuner, föreningar och företag.
Katrina är ett affärssystem utvecklat för församlingar
Familjerådet är ett kunddata-, tidsboknings- och statistikhanteringsprogram för kyrkans familjerådgivningar
Sällskapsmappen är ett webbaserat verksamhetsstyrningssystem för idrottssällskap
Föreningsmappen är ett webbaserat medlemsregister för föreningar
Rekryteringsmappen är en webbläsarbaserad programvara utvecklad för personaluthyrningsföretag
Lokalmappen är ett webbaserat tids- och lokalbokningssystem
Volontärpoolen är en programvara avsedd för koordinering av frivilliga och frivilliginsatser
M&V Software Oy Tel. +358 10 328 0910 Pyynpäänkatu 17 B 26100 Rauma FINLAND
Vapaaherrantie 2 40100 Jyväskylä FINLAND
www.mvs.fi
Avancerade kundspecifika och skräddarsydda programvarulösningar