GESTIÓN DOCUMENTAL
PRESENTADO POR
MARTHA PATRICIA VILLALOBOS AVILA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL SANTAFÉ DE BOGOTÁ D.C 2012
GESTIÓN DOCUMENTAL
PRESENTADO POR
MARTHA PATRICIA VILLALOBOS AVILA
DOCENTE LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL SANTAFÉ DE BOGOTÁ D.C 2012
INTRODUCCIÓN
Este documentos nos da las base del concepto de gestión documental, que es el conjunto de actividades administrativas para el manejo y la organización adecuada de los documentos, además nos da la una pequeña visión de cómo se originó el proceso de la gestión documental, que por producción la acumulación de información producida y nada organizada a mediados del siglo XX genero una preocupación por las entidades estatales ponerle fin a ese desorden de información y crear una legislación que pusiera orden y que facilitara la recuperación de la información de forma ágil y eficiente. Además se hace énfasis a la definición de documento y de documento de archivo, que es la parte fundamental de todo sistema de archivos y que es el soporte que registra información de la actividad de personas o entidades. Por otra parte también se menciona las leyes con las cuales se implementa la ley general de archivos, y las entidades que regula estas leyes, además de la importancia de la implantación de un sistema de gestión documental
en las entidades
gubernamentales, publicas y privadas; los objetivos y las ventajas que tiene la implementación de los sistemas de gestión documental, además de los pasos y los aspectos a considerar par la creación de cada uno de los sistemas. Y por último,
el dato de que grado de privacidad poseen los documentos en la
legislación colombiana.
OBJETIVOS
Objetivo general
Desarrollar un conocimiento general a través de conceptos de lo que es la gestión documental y de todo lo que implican los Sistemas de Gestión Documental en su creación e implementación en entidades públicas y privadas, las ventajas que trae y las leyes que reglamentan a nivel nacional la gestión documental
Objetivos específicos
Averiguar y comprender sobre la historia de la Gestión Documental, como nacio y que motivo a la creación de Sistemas de Gestion Documental.
Definir qué significa la Gestión Documental .
Distinguir a través de los conceptos que es un documento y un documento de archivo.
Conocer las leyes que reglamentan la gestión documental en Colombia.
Identificar cuáles son los aspectos a tener en cuenta, y los pasos para crear un Sistema de Gestión Documental, además de los objetivos
y de las ventajas de la
implementación de un Sistema de Gestión Documental
Aprender de las leyes que rige los sistemas de gestión documental y además de los derechos que tenemos los ciudadanos del acceso a la información y de la privacidad de los documentos que generamos como personas naturales para protección de cada individuo
GESTIÓN DOCUMENTAL
1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en
la Gestión Documental nace en Estados Unidos hacia la década de 19650 cuando el archivo nacional de ese país introdujo en la ley de documentos federales al establecer como función de los archivistas, desarrollar, promover y coordinar estándares, procedimientos y técnicas que fomenten la tramitación eficiente de los documentos del gobierno. La Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales; se dividiría la formación de los archivos en tres fases: gestión, administrativo e histórico. Al final de la segunda guerra mundial por la cantidad de documentos producidos que no tenían ningún control en las fases de producción, distribución, tramitación y archivaje, condujo a la acumulación de inmensos volúmenes de documentos en los depósitos de archivos cuyo acceso resultaba una tarea muy difícil. A finales del siglo XX surge el concepto de archivo total que rompió con la estructura de la división de que existía entre los archivos históricos y los archivos administrativos; el concepto de archivo total entonces se define como el proceso integral de la información del archivo en su ciclo vital.
2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.
La gestión documental es el conjunto de actividades que se producen en el proceso que tienen los documentos desde la producción del documento, pasando por almacenamiento, recuperación; hasta la eliminación de los documentos o conservación definitiva. Es un proceso administrativo y técnico que va destinada a la eficacia, en el ciclo vital del documento y que facilita la tarea de encontrar información.
3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.
Documento
Es cualquier soporte que contiene información registrada de un hecho, en función de las actividades de una persona natural, jurídica, entidades públicas o privadas; y pueden ser libros, periódicos, manuscritos carteles, folletos, mapas, informes, revistas, pinturas, fotos ya sea en papel o medios magnetivos.
Documento de Archivo
Es el registro de la información que se produce por una persona o entidad en función de las actividades y que adquieren un valor cultural, histórico, administrativo fiscal o legal y con el fin de su conservación
4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?
El Archivo General de la Nación es el Archivo Nacional de Colombia. Es un establecimiento público del gobierno nacional colombiano que promueve la conservación y consulta del legado documental nacional y ponerlo al servicio de la comunidad.
En primera instancia, en su interior se conservan los documentos del Patrimonio bibliográfico Nacional y la composición de su diseño, obra del arquitecto Rogelio Salmona, exalta la historia escrita de la República de Colombia, desde tiempos coloniales, momento en que su nombre era la “Nueva Granada”. Se define como construcción de vanguardia, sin precedentes en la arquitectura colombiana. En él hay documentos de diversos siglos, el más antiguo data de 1543, periodo colonial, y entre las últimas adquisiciones se destaca la Asamblea Nacional Constituyente.
Reúne documentos de todos los períodos de la historia de América (desde la Conquista hasta el presente) procedentes no sólo de Colombia sino también de los territorios que conformaron la Nueva Granada
El Archivo General de la Nación es un eje articulador en la administración documental del país, está acreditado para proponer políticas de gran impacto, según la ley de archivos 594 de 2000, que exige a los archivos de gobernaciones, consejos departamentales y municipales orden, diligencia y eficiencia. Su importancia en el cuerpo Estatal supera los límites de la protección del patrimonio bibliográfico y documental colombiano. A su cargo está la competitividad de los trámites que se desarrollan en los archivos, es decir, entregar y prestar documentos útiles, y a tiempo según la solicitud de los ciudadanos o instituciones privadas o públicas.
Fue creado por la ley 80 de 1989 se crea como un establecimiento público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá, y con las funciones de establecer organizar y dirigir el sistema nacional de archivos; fija y expide políticas y reglamentos; seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental; promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, departamental, municipal y distrital.
5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?
Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos . Integran el sistema nacional de archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de entidades del estado, los archivos privados. Busca contribuir al mejoramiento sustancial de lo ya existente con programas de interés y desarrollo común , que no interfiere a la autonomía de las instituciones que pertenecen al sistema; y propone estimular, apoyar y coordinar el desarrollo de las iniciativas institucionales que estén enmarcadas dentro de los objetivos y prioridades del sistema.
6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?
Ley 594 de julio de 2000 Es la ley que tiene por objetivo establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado.
7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? “Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARÁGRAFO Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.”
Según la ley general de archivos, los Sistemas de Gestión Documental deben implementar y aplicar el uso de nuevas tecnologías que permitan hacer disposición de los documentos de una forma ágil, responda a las necesidades de información, de autenticidad, integridad y de los requerimientos hechos por la ley
8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.
Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivos en la administración para el funcionamiento de las entidades.
Permitir el control en la producción documental, en los procedimientos, tramites y flojos documentales, así como la normalización de formatos para la función documental.
Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el medio ambiente.
Lograr una acertada normalización en los procedimientos para la radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistema eficiente de correo y mensajería.
Regular el manejo del sistema de administración de documentos y archivos a partir del concepto de archivo total.
Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación, de la información y disposición final de los documentos.
Facilitar la recuperación y el acceso de la información en forma rápida y oportuna.
Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.
9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?
Administrativos: Situaciones en las que se tiene en cuenta la forma como se producen los documentos dentro de la administración y la eficiencia de los tramites de los documentos
Económicos: Analiza los aspectos económicos que hay en la producción y conservación de los documentos ,racionalizando los costos de destinados a los procesos de la gestión de documental.
Archivísticos: Hace referencia a lo que es el programa de gestión documental basado en la ley 594 de 2000 y a los conceptos de archivo, tipos de archivo, ciclo vital del documento y principios de procedencia y orden
10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental?
1. Diagnostico
Obedece a un plan de acción que facilite la implementación de un sistema de gestión documental en donde contemple la identificación de problemas, oportunidades, objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento y evaluación de los programas , planes de mejoramiento y de contingencia Debe corresponder a un plan a corto, mediano y largo plazo, y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización que faciliten el diseño y desarrollo de un programa de gestión documental,
2. Requisitos técnicos:
Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración documental, adopción de normas técnicas y normatividad general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital del documento y de la Unidad de Correspondencia. Para ello, se deberán verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones:
Centralización de la recepción y envío de los documentos.
Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y externos.
Aprobación por el Archivo General de la Nación, de las tablas de retención documental
Disponer de un reglamento de archivos para la entidad, basado en el reglamento General de Archivos que garantice el cumplimiento de las fases de información de los archivos, control sobre la entrada y salida de documentos, acceso a los documentos, ordenar y describir los fondos de archivos, conservación de los documentos, la coordinación archivística dentro de la estructura administrativa.
3. Requisitos administrativos:
Hacen alusión a la necesidad de integrar el programa de gestión documental con todas ls funciones administrativas de la entidad, así como los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, y donde se tiene en cuenta que la Gestión de Documentos deben inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección; además de contar con la participación de las diferentes área de la entidad, el archivo debe de contar con talento humano dedicado exclusivamente a esa labor, las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de la función, teniendo en cuenta las normas del Archivo General de la Nación, la entidad debe contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios ampliar sus conocimientos en gestión documental.
11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden.
Las Tablas de Retención Documenta son listados de series de los tipos documentales a los cuales se les determina un tiempo de permanencia para el ciclo vital de cada documento. Es importante su implementación en las organizaciones ya que por medio de esta, se determina un periodo de tiempo en el cual cada documento permanece dentro de un ciclo y pasa al otro; de esta manera el archivo no se ve saturado por información innecesaria; facilitando el flujo de información y el control de acceso a los documentos.
Etapas
1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR PARA LA INSTITUCIÓN
Se hace una Compilación de la información institucional, contenida en disposiciones legales relacionadas s a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.
Aplicación de encuestas a los productores de documentos para identificar las unidades documentales que se producen.
2. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA
Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.
Identificar los valores primarios de la documentación según su procedencia para determinar el valor y dar el tiempo de conservación.
Conservación de las series y subseries con sus respectivos documentos.
Establecer tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo.
Valorar los documentos teniendo en cuenta el uso y la frecuencia de consulta según las normas internas y externas que regulan la producción.
Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación o eliminación.
3. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental, teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia.
Estudio de correspondiente y elaboración de un acta acredite la propuesta
Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad. .
4. APLICACIÓN :
Aprobadas las Tablas de Retención Documental, se da orden de implementación y aplicación por la instancia competente, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad.
La unidad de archivo deberá capacitar a todos los empleados para la aplicación de las tablas de retención además de elaborar instructivos que normalicen la organización de los documentos.
La organización de los documentos en cada fase, en el archivo gestión, archivo central y el archivo histórico, que se hará de acuerdo a las tablas de retención.
Los documentos que se deban eliminar se harán de acuerdocon la tabla de retención.
5. Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental.
La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental
Las modificaciones que surjan en las tablas de retención en cada una de las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones
12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.
La aplicación de un sistema ge gestión documental facilita la ubicación y el manejo de la información .
Reduce el exceso de documentos
Reduce el tiempo de consulta en documentos de papel y documentos electrónicos
Reduce costos de acceso a la documentación y costos legales
Incremento de satisfacción de usuarios y mejora de atención
Permite el acceso concurrente a los documentos
13. Revise el documento f en su marco Legal “conceptualización de un programa de Gestión Documental” dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.
Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas de proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”.
Este articulo trata de que el Estado y los ciudadanos son los responsables de resguardar y cuidar de todos los bienes que forman parte del patrimonio cultural y natural que le pertenezca a la nación
Artículo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional”.
En este artículo podemos evidenciar que es Estado tiene la responsabilidad de facilitar a los ciudadanos acceso a la educación y a la cultura que permitan a los individuos el desarrollo de todas sus capacidades que le permitan crear una identidad propia que contribuya al desarrollo social y cultural en comunidad.
Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
Este articulo trata de que todos os ciudadanos como parte activa de una Nación tenemos derecho a acceder a los documentos públicos, que nos brinden información que se esté buscando, siempre y cuando no tengan algún tipo de restricción que haya sido establecida por la ley como documentos de uso privativo,
Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados
medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las Leyes procesales. En este artículo podemos encontrar las disposiciones dadas por la legislación de los criterios que se deben tener cuando se utilicen e implementen medios tecnológicos, e informáticos para la producción de documentos; para que estos tengan alguna valides que garantice que la información que allí se encuentre sea legitima y fidedigna.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos privados.
Este decreto menciona las disposiciones por la cual se crea y se hace una legislación que regule al sistema nacional de archivos haciendo referencia a los archivos públicos y privados
14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.
Según la Constitución Política de Colombia en el artículo 15 dispone “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.”
Con este articulo la constitución nacional, da protección a la intimidad de las personas y a proteger el buen nombre de las mismas, que no lo perjudique socialmente, con esto nos da a entender que no todos los documentos producidos, recibidos y archivados por una entidad no están disponibles para todo el mundo, que hay algunos que tienen restricciones según las consideraciones dadas por la ley.
CONCLUSIONES
Este trabajo de investigación sirvió de aprendizaje para aprender algo sobre la historia de la gestión documental, de donde nació la inquietud de implementar los sistemas de gestión documental, además de distinguir sobre los conceptos de gestión documental, de documento y de documento de archivo; identificando también el organismo que rige la mayor autoridad sobre los archivos a nivel nacional y las leyes que rigen el sistema nacional de archivos colombianos.
Además se pudo evidenciar como es un sistema de gestión, las ventajas que tiene una entidad al diseñar un sistema de gestión documental que permita y facilite el requerimiento de información que sea solicitada por algún usuario y de los derechos que tenemos como ciudadanos a la protección de la información
BIBLIOGRAFÍA
Currículos redimensionados / Universidad de la Salle. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales. Bogotá : Universidad de La Salle, 2010. 585 p
Sistema Nacional de Archivos / Archivo General de la Nación. Santa Fe de Bogotá, El Archivo, 1994. 63p
Legislación archivística Colombiana : relación de normas sobre archivos / Archivo General de la Nación. Bogotá : Archivo General de la Nación, 2008.
32 p.
Cartilla de clasificación documental / Archivo General de la Nación. Bogotá : Archivo General de la Nación, 2001. 28 p
LEY 80 DE 1989
http://lacandelaria.info/index.php?option=com_content&view=article&id=60:archivogeneral-de-la-nacion&catid=74:instituciones&Itemid=75
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1180
http://pmgsaip.leydetransparencia.cl/documentos/guia_diseno_implementacion_sistema _gestion_archivos.pdf
http://es.scribd.com/doc/66229907/8/CONCEPTUALIZACION-DE-UN-PROGRAMADE-GESTION-DOCUMENTAL
http://www.gestiondocumentalfacil.com/index.php/2011/03/16/ventajas-que-produce-laimplementacion-de-la-gestion-documental/