Business Objects XI M贸dulo 1
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Contenidos 1. Empezando.................................................................................................................................. 4 Configuración y Barras de Herramientas .............................................................................. 4 2. Creando el primer documento..................................................................................................... 5 3. Consultas..................................................................................................................................... 8 4. Formato de los documentos ...................................................................................................... 10 Informes ................................................................................................................................... 11 Secciones, Bloques, Celdas ..................................................................................................... 12 Formato de Celdas .................................................................................................................. 13 Formato de Página e Impresión............................................................................................. 13 5. Condiciones en las consultas .................................................................................................... 15 6. Formato de los Informes – Control de Informes....................................................................... 17 Rupturas en los Informes ....................................................................................................... 17 Cálculos Sobre Datos .............................................................................................................. 17 Ordenaciones de los Datos...................................................................................................... 18 Filtros sobre los Datos ............................................................................................................ 18 Formulas y Variables.............................................................................................................. 20 7. Gráficos..................................................................................................................................... 23 7. Documentos con varias Fuentes de Datos ................................................................................ 26 8. Exportar Datos .......................................................................................................................... 28
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1. Empezando Configuración y Barras de Herramientas Desde Herramientas-Opciones podemos configurar el entorno de BO XI, por ejemplo en que idioma queremos trabajar, donde se guardan por defecto los ficheros de usuario, que universo por defecto vamos a usar, si queremos que aparezca un asistente cuando damos a nuevo documento, etc.
Con el botón derecho del ratón encima del menú, configuraremos las barras de herramientas más usuales.
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2. Creando el primer documento Pulsamos en el icono de documento nuevo y se abre el asistente. Seleccionamos si queremos crear un informe estรกndar o crear un documento mediante una plantilla existente.
En la segunda pantalla elegimos si queremos mostrar los datos de un universo existente o bien de por ejemplo un fichero Excel (Otros).
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Seleccionamos los objetos de la parte izquierda y arrastramos hacia la esquina superior derecha.
Damos a ejecutar y obtenemos nuestro primer informe
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3. Consultas En el paso anterior ya hemos creado nuestro primer documento, basado en una consulta, en este tema vamos a centrarnos más en las consultas. Las 4 fuentes de datos son: Universo: Las consultas se generan a partir de objetos Procedimientos almacenados: Programas SQL almacenado en la base de datos SQL manual: SQL introducido directamente Ficheros de datos personales: Datos extraídos de ficheros Excel, .txt., ... Proveedor de datos XML: Datos XML
Objetos que se mostrarán en nuestro documento
Objetos creados en el universo que podemos seleccionar
Condiciones
◆ Cambiar el orden de los objetos del Resultado: ■ Seleccionar, arrastrar y soltar en la posición deseada ■ Para permutar, manteniendo pulsada la tecla Mayús., arrastrar el objeto y soltarlo sobre el que se quiere permutar ◆ Eliminar un objeto del resultado: ■ Seleccionar en Resultado y arrastrar a Clases y Objetos ■ Seleccionar en Resultado y supr. ■ Hacer clic con el botón derecho y seleccionar eliminar
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Doble clic sobre el objeto en Clases y Objetos Seleccionar en Clases y Objetos, y Arrastrar y soltar en Resultado
Pulsaremos el icono para guardar el documento en formatos REP.
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4. Formato de los documentos Una sección es un grupo de datos que tiene como criterio de agrupación el valor maestro de la sección. Es una relación maestro/detalle entre el valor Maestro de la sección y los datos incluidos en la sección. Una sección se compone de bloques. El bloque es un conjunto de datos recuperados con una consulta y representados en forma de tabla de una o dos entradas, o gráfico. Las tablas están constituidas por celdas. Un informe puede contener varios bloques cuyos datos vengan de una o varias consultas
Barra Menú
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Barra Estándar
Barra Formato
Barra Informes
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SerraGTS S.L. Informes Un Documento puede tener varios informes
DOCUMENTO 1
INFORME 1
INFORME 1
INFORME 1
◆ Un documento contiene todos los elementos necesarios: ■ Origen de los datos ■ Consultas ■ Los datos ■ La presentación de los datos en tablas de una o dos entradas, gráficos, etc... ◆ Los documentos se guardan de forma predeterminada: ■ con la extensión de archivo .REP ■ en la carpeta UserDocs ◆ Se pueden guardar como: ■ Como plantilla .ret para su uso con BusinessObjects ■ Como archivo .txt o .rtf para procesadores de texto ■ Con otro nombre y/o en otra carpeta
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SerraGTS S.L. Secciones, Bloques, Celdas ◆ Los informes pueden contener bloques agrupados en secciones. La información de cada bloque puede provenir de diferentes fuentes de datos. ◆ Una sección es un grupo de datos que tiene como criterio de agrupación el valor maestro de la sección. Es una relación maestro/detalle entre el valor Maestro de la sección y los datos incluidos en la sección. Una sección se compone de bloques ◆ El bloque es un conjunto de datos recuperados con una consulta y representados en forma de tabla de una o dos entradas, o gráfico. Las tablas están constituidas por celdas. Un informe puede contener varios bloques cuyos datos vengan de una o varias consultas
Celda Maestra
Sección
Bloque
Celdas
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SerraGTS S.L. En la barra de herramientas de informe encontramos los iconos para crear celdas o bloques con distintos formatos.
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Insertar una Celda para escribir una formula, un literal o un objeto Insertar una tabla Insertar una tabla de referencias cruzadas (filas y columnas) Insertar un gráfico
Mover elementos de un informe ◆ Seleccionar un bloque ■ Hacer clic en el bloque ■ Se resalta el borde ■ El borde permite desplazar y dimensionar el bloque ◆ Mover Celdas, Filas y Columnas ■ Arrastrar y Soltar ■ Cortar y Pegar ■ Copiar y Pegar
Formato de Celdas ■ El menú contextual (botón derecho) Formato de celda » úmero » Alineación » Fuentes » Bordes » Sombreado ■ Con el menú Formato/Celda ■ Los botones de la barra de herramientas Formato y Bordes de la barra de herramientas
Formato de Página e Impresión Business Objects XI
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SerraGTS S.L. Diseño de página
Menú Archivo/Preparar página
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5. Condiciones en las consultas Una parte muy importante de las consultas es poner condiciones en el panel de Consulta ya que de esta manera nos devuelve solo los datos que deseamos ver. Esto lo conseguimos arrastrado el objeto a la parte inferior derecha, a continuación veremos que en la parte izquierda aparecen los operadores que podemos elegir (con doble-clic se envía a la condición). Los principales operadores son: Igual a – Diferente de permite preguntar por un solo valor. En la Lista – Fuera de la lista permite preguntar por varios valores a la vez, separados por “;”. Se ha indicado – ;o se ha indicado para buscar valores que son nulos. Corresponde a la plantilla – Diferente de la plantilla permite usar los caracteres comodín “%” y “_”.
Una vez tenemos el objeto y el operador debemos seleccionar el Operando que deseemos. Business Objects XI
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SerraGTS S.L. Los principales operadores son: Escribir una constante escribimos el valor manualmente Mostrar lista de Valores nos muestra los posibles valores que puede tener el objeto seleccionado. Escribir una nueva petici贸n de orden Al Actualizar los datos nos pregunta por el valor por el cual queremos interrogar a la Base de Datos
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6. Formato de los Informes – Control de Informes Rupturas en los Informes Las rupturas las utilizamos para crear subtotales, por la columna que tenemos seleccionada.
Cálculos Sobre Datos Seleccionar la columna sobre la que queramos hacer el calculo y pulsar los iconos de la barra de informes o bien menú contextual - Cálculos
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SerraGTS S.L. Ordenaciones de los Datos Seleccionar la Columna por la que deseamos ordenar y pulsar en el icono. Se puede ordenar por varias columnas, pero se conserva el orden de la ordenación según henos ido ordenando.
Desde el menú Formato-Ordenaciones podemos acceder a todas las ordenaciones que tiene el bloque seleccionado y cambiar sus propiedades, cambiar el orden de las ordenaciones, añadir-eliminar ordenaciones, …
Filtros sobre los Datos Seleccionar la columna por la Business Objects XI
que queramos filtrar y pulsar el icono del filtro. Página 18
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Desde el menú Formato-Filtros podemos acceder a todos los filtros que tiene el bloque seleccionado y cambiar sus propiedades, cambiar el orden, añadir-eliminar filtros o también aplicar un filtro global de manera que afecte a todos los bloques del informe.
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SerraGTS S.L. Formulas y Variables
BusinessObjects permite hacer cálculos complejos en el documento. En estos cálculos se usan las funciones disponibles de BO, los datos recuperados de los proveedores de datos, y los cálculos ya definidos en las variables.
Las funciones disponibles en el editor están reagrupadas por familias: Todas las funciones Las funciones por orden alfabético Funciones de agregación Ej. Suma, Número, etc... Funciones numéricas Cálculos numéricos Funciones carácter Manipulación de cadenas de caracteres Funciones de fecha Manipulación de fechas
Una formula se puede convertir en variable para después utilizarla en otro cálculo. Desde el menú Datos – Definir como variable a una formula ya creada se le puede dar un nombre con lo cual crearíamos una variable.
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SerraGTS S.L. Señales Utilizamos las señales para hacer notar algo que nos interesa en el informe. Por ejemplo los datos mayores, menor etc.
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7. Gráficos Para Crear un grafico podemos utilizar el icono de la barra ya creado podríamos, con el menú contextual crear un grafico.
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de informes, o bien sobre un bloque
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Para acceder a las propiedades del informes
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o desde el menĂş Formato-Grafico.
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7. Documentos con varias Fuentes de Datos En un mismo informe o en otro informe dentro del mismo documento podrĂamos tener consultas con datos procedentes de distintas fuentes por ejemplo: 1. Universos distintos 2. De un Universo y de una Hoja Excel 3. De dos hojas Excel Cuando insertamos un nuevo bloque o tabla
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BO nos pregunta de donde queremos los datos.
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Datos Procedentes de un Universo
Datos Procedentes de un Fichero Excel
Cuando queremos editar el proveedor de datos
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nos pregunta cual es el que queremos modificar.
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8. Exportar Datos La primera opci贸n para exportar solo los datos es pinchado el icono del administrador de Datos
. Esta opci贸n no exporta c谩lculos, formatos, variables.
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SerraGTS S.L. La segunda opción es Archivo – Guardar Como y exporta todos los informes del documento, con sus formatos de celda y fórmulas.
La tercera opción es Edición – Copiar Todo y luego en un fichero Excel haremos un Pegar. Esto copia solo el informe en el que estamos con sus formatos y fórmulas.
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