Google docs es un servicio gratuito de Google que sirve para almacenar y administrar documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo y formularios directamente desde Internet, sin necesidad de un programa externo, a través de una Suite ofimática. Además dispone de un soporte multiformato para cargar y descargar archivos.
CARACTERÍSTICAS 1. Permite a los usuarios, colaborar entre sí y vía online en documentos, de manera simultánea. 2. Crea, edita y sube archivos rápidamente. 3. Importa documentos, presentaciones y hojas de cálculo que ya se hayan creado. 4. Admite presentaciones y publicaciones web. 5. Edita desde cualquier lugar; sólo se requiere de un navegador web 6. Permite invitar a otros usuarios a tus documentos y modificarlos juntos, simultáneamente 7. Almacena y organiza los trabajo de forma segura en la red, controlando quién puede ver los documentos 8. Permite el trabajo en colaboración sin necesidad de archivos adjuntos porque se comparte online la mima copia del archivo 9. Es compatible con los formatos .doc, .xls, .text, .html, .ppt, .pdf 10. Es posible convertir automáticamente el formato de los archivos al subirlos. 11. Es gratuito.
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APLICACIÓN Podemos dividir la aplicación de google docs en tres partes. 1. Subida, almacenamiento y organización de los documentos. 2. Configuración de la aplicación. 3. Crear y diseñar documentos, presentaciones, hojas de cálculo, formularios y dibujos.
ALMACENAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS. En la página de inicio de google docs tenemos todos los documentos.
En el menú de la izquierda se encuentran las diferentes opciones para ver nuestros documentos. En la parte central tenemos los documentos con la siguiente información: Icono del tipo de documento, nombre del documento, carpetas/uso compartido (con quien s comparte) y fecha. El orden en el que aparecen los documentos es igual a las entradas de un blog, es decir, por orden cronológico. Los documentos se organizan por carpetas, pero como en Gmail, en realidad son etiquetas. De esta manera un documento puede estar en tantas carpetas como etiquetas le hayamos puesto. 1.- Sobre el menú de la izquierda se sitúan las solapas •
Crear nuevo: o
Documento
o
Presentación
o
Hoja de cálculo
o
Formulario
o
Dibujo
o
Carpeta 2
•
Subir. Abre un diálogo para buscar un archivo y subirlo a Google docs.
2.- Sobre la zona central están las solapas •
De selección.
•
Compartir o
Configuración de uso compartido
o
Enviar por correo electrónico a editores o lectores
o
Enviar por correo electrónico como archivo adjunto
•
Carpetas. Para incluir archivos en una carpeta.
•
Suprimir los elementos seleccionados. (Sólo el propietario).
•
Cambiar nombre. (Sólo el propietario).
•
Más acciones. Destacar. Marcando el documento con una estrella. Ocultar o mostrar. Cambiar el propietario. Exportar. Convertir el formato y descargar. Crear una copia en Google docs. Descargar. Mostrar detalles.
Pulsando con el botón derecho sobre cualquier archivo se obtiene un menú emergente con opciones muy similares.
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SUBIR UN DOCUMENTO. Pulsando sobre la solapa Subir aparece la ventana para seleccionar el archivo que vamos a subir. Conviene marcar la opción Convertir documentos, presentaciones y hojas de cálculo a los formatos correspondientes de Google Docs.
Con el enlace Seleccionar archivos para subir buscamos el archivo y después de seleccionarlo clic sobre Iniciar la subida. Tras completar el proceso, Volver a Google Docs, y el archivo recién subido aparecerá el primero en la lista. Puede subirse cualquier tipo de documento, aunque para insertarlos en blogs o sites deben estar en formato de Google docs. Por lo tanto hay que marcar la opción Convertir documentos, presentaciones y hojas de cálculo a los formatos correspondientes de Google Docs, como se ha dicho antes, o bien o
Selecciona el documento en la lista general.
o
En la solapa Más acciones => Crear una copia en Google docs. Se creará una nueva copia en este formato, pero además se conservará el documento original.
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CREACIÓN Y DISEÑO DE DOCUMENTOS Con
docs
creamos
documentos
de
texto,
hoja
de
cálculo,
presentaciones, formularios y dibujos igual que si tuviéramos el OpenOffice o Microsoft Office. Hacemos clic en Crear nuevo y nos aparece un desplegable con las diferentes opciones.
•
Documento.
•
Presentación.
•
Hoja de cálculo.
•
Formulario.
•
Dibujo.
•
Carpeta que se añadirá a la lista de Mis Carpetas.
•
Crear un archivo nuevo desde una plantilla.
. En Google docs tenemos las operaciones más comunes de cualquiera de los programas ofimáticos: los menús archivo, editar, ver, insertar… con una organización parecida a OpenOffice o Micrsoft Office. Incluso dispone de opciones que no tienen estos programas: •
Menú Archivo => Ver historial de revisión permite ver todas las versiones del documento y compararlas para saber qué ha cambiado de una edición a otra y poder recuperar una versión anterior.
•
Menú Archivo => Descargar como ODT, PDF, RTF, TEXTO, WORD, HTML después de elaborar el documento.
•
Menú Herramientas => Traducir documento podemos traducir el documento a diferentes idiomas.
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CREAR UN NUEVO DOCUMENTO. Desplegando la solapa Crear nuevo selecciona Documento y aparecerá una pantalla con las herramientas típicas de un procesador de texto como OpenOffice Writer o Office Word. Pulsando sobre Documento sin título se le da nombre al documento.
CREAR UNA NUEVA PRESENTACIÓN. Desplegando la solapa Crear nuevo selecciona Presentación y aparecerá una pantalla con las herramientas típicas de un programa de presentaciones como OpenOffice IMPRESS o Power Ponit. Pulsando sobre Presentación sin título se le da nombre a la presentación.
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CREAR UNA NUEVA HOJA DE CÁLCULO. Desplegando la solapa Crear nuevo selecciona Hoja de cálculo y aparecerá una pantalla con las herramientas típicas de una hoja de cálculo como OpenOffice Calc o Office Excel. Pulsando sobre Hoja de cálculo no guardada se le da nombre a la Hoja de cálculo
CREAR UN NUEVO FORMULARIO. Desplegando la solapa Crear nuevo selecciona Formulario y aparecerá una pantalla para completar las preguntas y los tipos de respuesta (texto, párrafo, casilla de verificación, test, elegir de una lista). Con la solapa Añadir elemento se añaden nuevas preguntas al formulario. También se puede enviar el formulario por correo electrónico y ver las respuestas en resumen o en formato de hoja de cálculo.
Al seleccionar el formulario aparece la hoja de respuestas. Para ver y completar el formulario: Menú Formulario => Ir al formulario en directo. 7
CREAR UN NUEVO DIBUJO. Desplegando la solapa Crear nuevo selecciona Dibujo y aparecerá una pantalla con un lienzo y una barra de herramientas de dibujo desde la que se pueden insertar formas, líneas rectas y curvas, formas geométricas, texto… Pueden también incluirse imágenes subidas desde el disco duro. Además estos dibujos pueden incluirse en otros documentos de Google docs con el portapapeles web. Pulsando sobre Untitled Drawning se le da nombre al dibujo.
PUBLICAR DOCUMENTOS EN LA WEB. En los documentos creados en Google docs y guardados, en la esquina superior derecha aparece la solapa Compartir y allí las opciones de Configurar el uso compartido y Publicar en la Web que abrirá un diálogo para publicar el documento en Internet, donde todos los usuarios podrán acceder a él y verlo online a través de un enlace o directamente si copiamos y pegamos el código html. Por ejemplo, para insertar en un blog un formulario elaborado y guardado en Google docs: •
Abre el formulario (no se mostrará el formulario, sino la página de resultados) y en el menú Formulario => Insertar el formulario en una página web
•
Aparecerá un código para copiar y pegar en el página web, blog, site… En el caso de documentos subidos desde el disco duro que no están en
formato de Google docs marca el documento en la lista general y en la solapa Más 8
acciones => Crear una copia en Google docs. Se creará una nueva copia en este formato, pero además se conservará el documento original. Al subir los documentos marcando la opción Transformar al formato de Google docs soluciona este problema.
Compartir un documento. En primer lugar seleccionamos el documento que queremos compartir y a continuación hacemos clic en la pestaña Compartir => Configuración de uso compartido
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Se pueden cambiar los permisos entre Privado, Público en la Web o para Cualquier usuario que reciba el enlace.
En la opción de Añadir a personas podemos utilizar la lista de Contactos y a cada persona o Grupo le daremos permiso sólo para verlo o también para modificarlo. Desde la misma pestaña Compartir se puede enviar el documento por correo electrónico a los editores (los que tienen permiso de “escritura” y por tanto pueden editar el documento y modificarlo, o a los lectores, que sólo tienen permiso de “lectura” y por tanto pueden ver el documento, pero no modificarlo). Cuando un usuario con permiso de edición abre el documento para modificarlo aparece su nombre en la esquina superior derecha y sobre el mismo documento se van visualizando las modificaciones en colores diferentes para cada usuario. Las modificaciones y el autor pueden verse desde el menú Archivo => Ver historial de modificaciones y recuperar cualquiera de ellas.
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La última opción de la pestaña Compartir permite enviar el archivo como documento adjunto por correo electrónico. Al editar el documento pulsando sobre el enlace junto al título, la configuración de los permisos será algo parecido a esto:
CONFIGURACIÓN. Haciendo clic en configuración accedemos a la siguiente ventana donde podemos seleccionar el idioma, franja horaria, donde se abrirán los documentos (en la misma ventana o en otra), información sobre el espacio de almacenamiento usado o nuestro perfil…
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