SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016
ALCALDÍA MUNICIPAL DE AGUAZUL AGOSTO 31 2016
1. COMPONENTE GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Entidad: Vigencia: Fecha de publicación Componente:
Fecha seguimiento: Actividades programadas
Socializar el manual de procedimientos de Licencias Urbanísticas al personal de Gestión Territorial
Alcaldía Municipal de Aguazul 2016 08/09/2016 1. Gestión del Riesgo de Corrupción -Mapa de Riesgos de Corrupción Seguimiento 2 OCI Agosto-31 Actividades cumplidas
Responsables
Observaciones
Se solicitará mesa de trabajo en el mes de Por medio de circular 020 de la Oficina Asesora de septiembre al Planeación se convocó a una mesa de trabajo el día 12 de equipo de apoyo Mayo en donde se dio a conocer el paso a paso del Líder de proceso al Sistema de procedimiento licencias urbanísticas a los funcionarios y Oficina Asesora de Gestión Integral personal contratado del proceso gestión territorial. Planeación y para la respectiva El equipo de gestión territorial ha venido realizando mesas facilitadores. aprobación de los de trabajo para los ajustes pertinentes que requiere dicho cambios al procedimiento. procedimiento de Licencias Urbanísticas.
Realizar seguimiento al Se está llevando a cabo el procedimiento cobro persuasivo y cumplimiento del coactivo en el área de impuestos de acuerdo a las directrices procedimiento cobro del estatuto tributario Nacional persuasivo y coactivo.
Líder de proceso secretaria de Hacienda y facilitadores.
Líder del proceso y Elaborar e implementar y profesionales que hacer seguimiento a los Se ejecutó plan de comunicación Externa para el año 2016. apoyan la planes de comunicación comunicación Interna y Externa pública
Se recomienda evidenciar el seguimiento al cumplimiento del procedimiento cobro persuasivo y coactivo Se recomienda realizar el respectivo seguimiento del cumplimiento de las actividades establecidas en el plan de comunicación externa. y si es necesario actualizar las actividades
Capacitar a profesionales contratados y funcionarios responsables de elaborar estudios y proyectos, en procesos de contratación estatal, gestión pública y formulación de proyectos.
Establecer mediante una lista de chequeo, los requisitos obligatorios para el acceso a programas educativos no formales y ejercer control sobre su cumplimiento.
La Oficina Asesora Jurídica proyectó circular 04, por medio del cual se dictan directrices para la radicación de documentos que se generan con ocasión a la gestión precontractual. Se realizó circular 026 por medio del cual se socializó con los diferentes abogados de la administración los ajustes y formatos adoptados procesos y procedimientos contratación directa contratación directa – contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión Mínima cuantía.
La secretaria de educación y cultura del municipio de aguazul indago sobre los requisitos para ingresar a instituciones de educación no formal. *Copia del documento ampliado al 150 *Copia del diploma de bachiller *Copia del acta de grado *Certificado de la es *2 fotos tipo documento
Líder del proceso Secretaria de General y Líder del Proceso Oficina Asesora de Jurídica
Líder del proceso Educación-Cultura y Profesionales de apoyo al sector educativo
Es de gran importancia que las instituciones se encuentren inscritas ante la secretaria de educación y cultura departamental, de acuerdo a los requisitos exigidos por la misma, para su correcto funcionamiento
Publicación en lugares visibles y a través de la página web del Municipio de Aguazul y en los diferentes medios, los requisitos para acceder a los programas de fomento enmarcados en la Dimensión Económica.
A la fecha no se han presentado programas de fomento. Los requisitos de los programas que se aperturen en la administración municipal se divulgaran por los diferentes medios de comunicación ya sea página web, redes sociales o emisoras comunitarias con el fin de que la comunidad tenga total conocimiento de los mismos.
En el mes de agosto se realizó reubicación del profesional Cumplir con el que dirigía la oficina de protección al consumidor, por tal procedimiento de razón este procedimiento se encuentra en espera del protección al consumidor y personal idóneo que retomara las actividades pendientes del contaminación auditiva. procedimiento.
Líder de proceso Desarrollo Económico y Ambiental, profesionales de apoyo al sector agropecuario.
Líder del proceso de Seguridad y Participación Ciudadana, facilitador y profesionales de apoyo
Se recomienda asignar el personal idóneo para continuar con los procedimientos que le competen a la oficina de protección y atención al consumidor, y efectuar la respectiva calibración de los equipos.
Reiterar las políticas de operación impartidas con respecto a la elaboración de estudios previos y adicionar aquellas que sean necesarias para garantizar la coherencia entre la necesidad planteada el estudio previo, con el objeto y las actividades a contratar.
La Oficina Asesora Jurídica proyecto circular 013, por medio del cual se modifica el proceso de contratación directa – contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión Mínima cuantía. Mediante circula Nº 020 se desconcentraron los procesos de selección mínima cuantía y contratación directa.
Se están llevando a cabo las socializaciones por parte del equipo de apoyo al Sistema de Gestión Integral acerca de los valores éticos incluidos en el plan de desarrollo tales como: Responsabilidad Cooperación Promoción y difusión de los Colaboración valores éticos en la entidad Honestidad y Transparencia Institucionalidad Residencia Perseverancia El 31 de agosto se realizó socialización general de los valores institucionales a los funcionarios y servidores de la alcaldía.
Líder del proceso secretaria General, facilitadores, profesionales de apoyo a control interno y sistema de gestión integral.
2. COMPONENTE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES Entidad: Vigencia: Fecha de publicación Componente:
Alcaldía Municipal de Aguazul 2016 08/09/2016 2. Racionalización de trámites
Seguimiento 2 OCI Agosto-31 Responsables Actividades cumplidas Se realizaron mesas de trabajo con el equipo de apoyo al SGI en donde se suprimió el procedimiento debido a que las directrices y lineamientos para la racionalización de Líder de proceso trámites las emite directamente el Departamento Gestión de la Administrativo de la Función Pública. Información, y Se ubicó en el portal web, en la cinta de opciones el link grupo de Actualizar y publicar la del portal transaccional TRÁMITES EN LÍNEA en donde sistemas. información sobre trámites y están disponibles 6 Trámites y 4 OPAS. servicios en la página web del municipio. Fecha seguimiento: Actividades programadas Revisión y ajuste del Procedimiento Tramites y servicios aprobado en la entidad mediante acto administrativo
Observaciones
Capacitar a los ciudadanos Se espera realizar esta actividad en el próximo trimestre del municipio sobre la del presente año. Estrategia de Gobierno en Línea y Estrategia Anti trámites.
Se evidencia la necesidad de contratar servicios profesionales para la estrategia de Gobierno en Línea, y con el acompañamiento de la oficina de comunicación pública, promuevan o lleven a cabo la divulgación del portafolio de servicios que presta la entidad y socialización de los canales a los cuales tienen acceso los ciudadanos para solicitar un servicio.
3. COMPONENTE RENDICIÓN DE CUENTAS Entidad: Vigencia: Fecha de publicación Componente:
Fecha seguimiento: Actividades programadas
Alcaldía Municipal de Aguazul 2016 08/09/2016 3. Rendición de cuentas Seguimiento 2 OCI Agosto-31 Actividades cumplidas
Responsables
El 15 de Junio de 2016 se realizó reunión del grupo interno Socialización del de trabajo de rendición de cuentas en donde se hizo la procedimiento Rendición presentación y socialización del plan de acción para de Cuentas Cód. E-CP-Paudiencia pública primer trimestre 2016 y el respectivo 003. procedimiento de rendición de cuentas Cód. E-CP-P-003. Informar previamente a la comunidad sobre las fechas y contenidos de las rendiciones de cuentas de acuerdo a lo establecido en el procedimiento rendición de cuentas Cód. E-CP-P003
La alcaldía municipal de Aguazul convoco audiencia pública de rendición de cuentas con el objetivo de informar a los Líderes de procesos usuarios y ciudadanos en general sobre la gestión adelantada en los primeros siete (7) Meses de la nueva administración “Aguazul Responsabilidad de todos” encabezada por el Alcalde, el Arquitecto Renier Darío Pachón Talero.
Observaciones
La audiencia pública se llevó a cabo el día 30 de Julio de 2016 en la cancha cubierta del mega-colegio San Agustín la organización y planeación de audiencia se realizó en cabeza de la oficina asesora de Planeación y fue informada a la comunidad con un mes de anticipación por medio de redes sociales, pagina web de la entidad, perifoneo emisora comunitaria invitaciones directas y demás medios de comunicación. Esta Audiencia cumplió con los parámetros establecidos en el procedimiento de rendición de cuentas Cód. E-CP-P-003.
4. COMPONENTE SERVICIO AL CIUDADANO Entidad: Vigencia: Fecha de publicación Componente:
Fecha seguimiento: Actividades programadas Socializar el portafolio de servicios por procesos misionales, a través de diferentes medios.
Realizar encuesta de evaluación del servicio, y de percepción del ciudadano, tabular y presentar informe mensual
Alcaldía Municipal de Aguazul 2016 08/09/2016 4. Servicio al ciudadano Seguimiento 2 OCI Agosto-31 Responsables Actividades cumplidas Con la aprobación del plan de desarrollo aguazul Responsabilidad de todos 2016-2019 por medio del acuerdo 006, en cual se plantea como meta estrategias Secretaría General y INFORMATIVAS EDUCATIVAS Y COMUNICATIVAS “IEC” proceso de Mediante la cual se realizará partir del último trimestre de la comunicación publica presente vigencia la socialización del portafolio de servicios de la entidad. Líderes de procesos Se realizaron las encuestas correspondientes a los meses con el de Mayo, Junio, Julio sobre la evaluación del servicio y acompañamiento de satisfacción del cliente, estas fueron tabuladas y se ejecutó facilitadores y respectivo informe. profesional de apoyo al SGI.
Observaciones
Capacitar y sensibilizar a los servidores públicos en atención del servicio al ciudadano. Socializar el Manual de Protocolo y de Atención al Ciudadano a todos los servidores públicos y contratistas que prestan sus servicios en la entidad
El 31 de agosto de 2016 se realizó socialización a los servidores y funcionarios públicos sobre, manual de protocolo y atención al ciudadano, adoptado mediante resolución 0788 y sobre los valores constitucionales establecidos en el plan de desarrollo municipal “Aguazul responsabilidad de Todos”
Secretaria General
Secretaria General
5. COMPONENTE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN Entidad: Vigencia: Fecha de publicación Componente:
Fecha seguimiento: Actividades programadas Divulgación de las actividades y procesos más relevantes que adelante la alcaldía municipal en las redes sociales, radio y demás canales de información.
Alcaldía Municipal de Aguazul 2016 08/09/2016 5. Transparencia y Acceso a la Información Seguimiento 2 OCI Agosto-31 Actividades cumplidas Se ha venido presentando divulgación de las actividades en todos los campos realizadas por la Administración Municipal mediante la página web, Perifoneo, radio y redes sociales como Facebook y Twitter.
Socializar los canales de Se han hecho socializaciones a nivel interno con los comunicación para que los servidores y funcionarios públicos de la entidad quienes ciudadanos tengan acceso son multiplicadores de la información a los ciudadanos. fácilmente a esta información.
Responsables
Observaciones
Secretaria General con el acompañamiento de las TIC
Secretaria General con el acompañamiento de las TIC
Se evidencia la necesidad de contratar servicios profesionales para la estrategia de Gobierno en Línea, y con el acompañamiento de
Se hizo la solicitud de usuario y contraseña a la función pública, el área de talento humano y la oficina asesora Implementar en la entidad jurídica cuenta con las contraseñas, se están haciendo la herramienta SIGEP los respectivos procesos de exploración de la herramienta.
Secretaria General con el acompañamiento Oficina Asesora Jurídica
la oficina de comunicación pública, promuevan o lleven a cabo la divulgación del portafolio de servicios que presta la entidad y socialización de los canales a los cuales tienen acceso los ciudadanos para solicitar un servicio. La Secretaria General a través de la oficina de sistemas realizará capacitaciones sobre el manejo del SIGEP a los funcionarios designados del manejo de la herramienta.
PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y DENUNCIAS Entidad: Vigencia: Fecha de publicación Componente:
Fecha seguimiento: Actividades programadas Realizar socialización a los servidores públicos y contratistas que prestan sus servicios a la entidad, en lo relacionado con el procedimiento de PQRD, y comunicaciones oficiales debido a la rotación de personal por el cambio de gobierno
Alcaldía Municipal de Aguazul 2016 08/09/2016 PQRD Seguimiento 2 OCI Agosto-31 Actividades cumplidas
Responsables
Se han realizado circulares en las que se comunican las políticas para dar respuesta oportuna a PQRD radicadas por los diferentes medios en la alcaldía, se ha Control Interno socializado por medio de correos electrónicos y directamente con los funcionarios y servidores públicos.
La oficina de control interno en acompañamiento del Realizar control y personal contratado en el área de recepción está Control Interno seguimiento a las PQRD realizando el respectivo seguimiento y enviando alertas
Observaciones
conforme al procedimiento establecido en la entidad. Elaborar trimestralmente informes sobre las quejas y reclamos con el fin de mejorar el servicio que presta la entidad y racionalizar el uso de los recursos.
de vencimiento a las PQRD por vencer, adicional se han realizado visitas de seguimiento a cada dependencia. A la fecha se han elaborado los informes correspondientes al primer y segundo trimestre de 2016 los cuales fueron socializados a los líderes de los Control interno. procesos están publicados en la página web de la entidad.
SEGUIMIENTO:
(Documento impreso Firmado) Nombre: Elisa Eugenia Pérez Díaz Cargo: Secretaria de Despacho de la Secretaria General con Funciones de Control Interno de Gestión
(Documento impreso Firmado) Nombre: Alejandra Dueñas Castiblanco Cargo: Profesional Contratada Secretaria General de Apoyo a Control Interno