Arbeitgeberkontrolle – eine gute Vorbereitung ist wichtig Die Ausgleichskassen sind nach Art. 68 AHVG bzw. Art. 162 AHVV gesetzlich verpflichtet, zu kontrollieren, ob die angeschlossenen Arbeitgebenden die gesetzlichen Bestimmungen einhalten. Dabei prüfen die Ausgleichskassen, ob die Sozialversicherungsbeiträge korrekt abgerechnet wurden.
Rafael Lötscher
Arbeitgeberkontrollen können zu Nachzahlungen und Rückerstattungen von Sozialversicherungsbeiträgen führen. Eine gute Vorbereitung auf die Arbeitgeberkontrolle ist deshalb wichtig. Erhebliche Einsparungen sind bei guter Jahresabschluss-Planung im Lohnbereich möglich, werden aber leider oft vernachlässigt. Die häufigsten Fehler, welche im Rahmen einer Arbeitgeberkontrolle festgestellt werden, fassen wir nachfolgend zusammen. Zudem sollen Tipps helfen, sich auf eine Kontrolle vorzubereiten.
Kevin Cummins
Jährliche Lohnsummenabstimmung
buchhaltung mit der Lohnsummendeklaration gemäss AHV-Abrechnung. Weitere Abgleiche mit den Deklarationen bei der Unfall- und Krankentaggeldversicherungen sind sodann meist relativ einfach zu ergänzen, basieren diese doch alle auf der AHV-Lohnsumme. Ein Abgleich kann beispielsweise anhand folgender Anleitung vorgenommen werden: Lohnaufwand gem. Fibu +
VR-Honorare und Boni gem. Fibu
+
Reinigungslöhne gem. Fibu (Konto U+R)
+
Geschenke, Naturallöhne und Privatanteile gem. Fibu
+
TP Lohn / VR / Boni / Ferien und Überzeit am 1. 1.
./. TP Lohn / VR / Boni / Ferien und Überzeit am 31. 12. +
EO- / MSE-Gutschriften
+
IV-Taggeldgutschriften
./. Versicherungstaggelder UVG / KTG ./. TA von Versicherungstaggelder UVG / KTG +
TA von Versicherungstaggelder UVG / KTG
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Total AHV-pflichtige Lohnsumme
./. Lohnsumme gemäss AHV-Abrechnung Die Qualität der Lohnbuchhaltung sowie das allgemeine Risikoprofil eines Arbeitgebers haben einen wesentlichen Einfluss auf die Kontrollintensität einer Arbeitgeberkontrolle. Je nachdem erfolgen die Kontrollen im 5-, 7- oder 9-Jahresrhythmus. Die Kosten einer Arbeitgeberkontrolle gelten grundsätzlich als Verwaltungskosten der Ausgleichskassen. Im Sinne einer Sanktionsmassnahme ist eine Weiterverrechnung der durch eine Kontrolle verursachten Kosten beispielsweise bei mangelhaft geführten Büchern, Nichtbeachtung von Weisungen aus früheren Kontrollen usw. allerdings möglich. In Bezug auf die Mehrwertsteuer haben wir uns daran gewöhnt, jährlich eine Umsatzabstimmung vorzunehmen. Was viele Arbeitgebende leider noch nicht eingeführt haben, ist die jährliche Lohnsummenabstimmung. Dabei erfolgt ein Abgleich zwischen dem Aufwand in der Finanz-
30 I rechnungswesen & controlling 1 I 2016
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Differenz oder CHF 0.–
./. AHV-frei (gemäss Liste) ./. AHV-Rentnerfreibeträge (gemäss Liste) =
CHF 0.–
Häufige Fehler in der Lohnverarbeitung Geringfügige Löhne Geringfügige Entgelte bis CHF 2300 im Jahr sind nur dann sozialversicherungspflichtig, wenn dies von Arbeitnehmenden ausdrücklich verlangt wird. Ein Lohnausweis ist in jedem Falle zu erstellen. Ausnahmen für im Privathaushalt Beschäftigte sowie für Kunst- und Kulturschaffende sind dabei zu beachten! Die Lohngrenze von CHF 2300 und der Freibetrag für Erwerbstätige im Rentenalter dürfen nicht kumuliert werden.
Steuern