DMS Bestenliste Die innovativsten IT-LĂśsungen fĂźr den Mittelstand 2013
2013 We Share Innovation! www.dms-bestenliste.de
DMS: Sieger, Nominierte und BEST OF-Lรถsungen
Sieger
Nominiert
BEST OF
Offiziell empfohlen von der Initiative Mittelstand.
2 DMS
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Editorial
Liebe Leserinnen, liebe Leser, „Wissen heißt wissen, wo es geschrieben steht.“ (Albert Einstein) Wo steht es denn geschrieben im Zeitalter der Wikis, Portale, RSS, Facebooks, Tweets und Clouds? Irgendwo in den „unendlichen Weiten“ des allgegenwärtigen Internets! Laptop, Netbook, Pad, Smartphone, … - nur online und digital haben wir heute unsere Daten präsent. Unser Problem: Welches „Wissen“ ist aktuell, jetzt im Moment für uns relevant? Eine bloße Sammlung von Informationen hilft uns nicht weiter. Unser Wissen braucht Struktur und Bewertung. Ein klassisches Dokumenten Management System (DMS) alleine ist dafür nicht mehr geeignet. In aktuellen DMS-Systemen sammeln und strukturieren wir zwar, dadurch wächst aber nicht das Wissen sonHorst Bräuner dern nur die Menge an Information. Unsere Systeme entlasten uns nicht von Wissen, das wir gerade nicht benötigen und es fehlt die zeitliche Perspektive: Wie lange soll welches Wissen überhaupt aufbewahrt und vorgehalten werden? Wie schnell muss es wieder verfügbar sein? Wann darf (was) „vergessen“ werden? Wo vorher nur im geschäftlichen Umfeld auf Aufbewahrungsfristen und sichere Archive geachtet wurde, legen wir heute auch privat Wert darauf, dass z.B. unsere digitalen Urlaubserinnerungen Jahre überdauern. Ein digitaler Safe für unsere Ausweisdokumente ist selbstverständlich geworden. Aber wie und wo speichere ich Daten, damit sie nach Jahren noch „Wissen“ sind? Unstrittig und obligatorisch sind offene Formate, damit digitale Informationen potentiell nach Jahren noch nutzbar sind. Ein Langzeitspeicher direkt neben meinem DMS wird, im Katastrophenfall, mit diesem untergehen. Damit dies nicht geschieht, bietet sich ein Archiv entfernt von den Primärdaten an. Alternativ zu eigenen, geografisch verteilten Standorten sind die aufkommenden Cloud-Services heute ideal geeignet. Erste Unternehmen bieten mir heute an, mein DMS um eine Langzeitkomponente zu erweitern, die ich nicht selbst betreiben muss. Solch ein Archiv „as a service“ wird in Zukunft ein große Rolle spielen. Das DMS wird dabei um ein leistungsfähiges Archiv ergänzt werden. Intelligente Mechanismen und/oder Vorgaben erkennen, welches Wissen nicht mehr aktuell vorgehalten werden muss und verschieben dies in das Archiv, bei Bedarf aber auch wieder zurück. Damit wird das DMS entlastet und bleibt leistungsfähiges „Wissen“. Erste zertifizierte Partner bereiten mit „Archive as a service“ bereits die Weiterentwicklung der DMS vor. Erste Entwickler von DMS haben erkannt, dass nur eine Langzeitperspektive den zukünftigen Erfolg sichert. Mit dem Innovationspreis-IT werden Menschen ausgezeichnet, die in die Zukunft denken. Er ist Ansporn für Innovation und Neuentwicklung.
Inhalt Seite 4 Kategoriesieger
Horst Bräuner
Seite 5 Nominierte Seite 6 BEST OF-Lösungen
Impressum Die IT-Bestenliste wird herausgegeben von der Huber Verlag für Neue Medien GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Verlag & Redaktion: Huber Verlag für Neue Medien GmbH, Lorenzstraße 29, D-76135 Karlsruhe, www.huberverlag.de www.dms-bestenliste.de
Seite 10 Artikel „Große Messe, große Ideen“
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Kategoriesieger DMS
Drivve | DM SIEGER 2013
Drivve | DM bietet eine ganzheitliche Lösung zur Informationsverwaltung – ein leistungsstarkes Dokumenten-Management, transparente Arbeitsabläufe durch ein integriertes Prozessmanagement und eine revisionssichere Archivierung.
DMS
Drivve GmbH & Co. KG Hauptstraße 17-19 / Gebäude 6343 55120 Mainz Deutschland Tel. +49 (6131) 97106-0 info@drivve.de www.drivve.com
Funktions-Highlights: - Archivierung & Dokumenten-Management: inklusive Volltextsuche, Postkorb, intuitivem Design und einer vielschichtigen Ablagestruktur. - Workflow-Management: Prioritäten und Fristen regeln die rechtzeitige Erledigung aller Aufgaben. - Zentrale Installation & Konfiguration: Drivve | DM ist in 30 Min. einsatzbereit und erlaubt schnelle Änderungen per Mausklick. - Datenschutz: Das mehrstufige Rechtesystem garantiert höchsten Datenschutz. - Revisionssicherheit: Die Revisionssicherheit von Drivve | DM wurde mehrfach geprüft und vom TÜV Saarland bestätigt. - Aktenverwaltung: Projekte und Akten ermöglichen eine kontextorientierten Suche. - Zusammenarbeit & Mobilität: Dokumente jederzeit am Computer, Laptop oder iPhone einsehen. Weitere Informationen
4 DMS
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Nominiert DMS
LGS2 Language-Guide-System LGS2 - webbasiertes Prozessmanagement für die Sprachadaption von InDesign-Dokumenten.
NOMINIERT 2013
LGS2 vereinfacht und standardisiert das Lokalisieren globaler Kommunikation. Von der Projektvergabe über die Übersetzung bis hin zur Abstimmung. CI-konform, zentral gesteuert und überwacht. Weitere Informationen
DMS
LOTS OF DOTS MediaGroup. AG August-Horch-Straße 20 55129 Mainz Deutschland Tel. +49 (6131) 91003-0 vertrieb@lots-of-dots.de www.lots-of-dots.de
Publicity Garantierte Veröffentlichungen und Traffic
Web-Visibility Sichtbare Ergebnisse in Suchmaschinen
Newspush Verbreitung an über 450.000 Fach und Führungskräfte
Social Media
TrafficGenerator jetzt aktivieren
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Social Media Push für mehr Likes, Followers, etc.
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BEST OF-Lösungen DMS
Quickzone for ELO Quickzone for ELO ist die vermutlich schnellste Möglichkeit, E-Mails, Anhänge, Dateien und Dokumente vorgangsbezogen mit nur einem Klick per Drag‘n‘Drop im ELO abzulegen. Quickzone for ELO reduziert den Ablageaufwand um bis zu 70 Prozent. Weitere Informationen
BCIS IT-Systeme GmbH Eugen-Richter-Straße 109 34134 Kassel Deutschland Tel. +49 (561) 76656-0 info@bcis.de www.bcis.de
Genese IP verbindet eine klassische Patentverwaltung mit einem modernen Dokumenten-Management-System (DMS). Mit diesem Alleinstellungsmerkmal können alle Workflows und Aufgaben kombiniert werden und die Arbeitsprozesse in einer Patentabteilung und in Rechtsabteilungen noch effizienter gestaltet werden. Weitere Informationen
genese.de GmbH Stuhrer Landstr. 4 28259 Bremen Deutschland Tel. +49 (421) 5656150 mail@genese.de www.genese.de
Genese IP
PROFOXY® Energiefluss-Visualisierung PROFOXY® Energiefluss-Visualisierung ist ein Mess- und Analysesystem. Das Gerät ermöglicht die gleichzeitige Erfassung der wichtigsten Energiearten. Ein neu entwickeltes Kennwertsystem visualisiert auf Knopfdruck die Energieeffizienz und Maßnahmen für deren Erhöhung. Weitere Informationen
Kröhnert Infotecs GmbH Haid-und-Neu-Str. 7 76131 Karlsruhe Deutschland Tel. +49 (721) 860180-0 info@ki-contact.de www.ki-contact.de
Innovative DMS-Integration für Systeme DMS-Integration ohne notwendige Dienstleistungstage? Mit SNC Connect for ELO endlich möglich. Ob für ERP, CRM oder jede weitere Anwendung - Dokumente und E-Mails zu Aufträgen und Projekten aus SAP, NAV und Sage automatisiert anzeigen lassen. Weitere Informationen
SIEVERS-SNC Computer & Software GmbH & Co. KG Hans-Wunderlich-Str. 8 49078 Osnabrück Deutschland Tel. +49 (541) 9493-204 jgrundmann@sievers-group.com sievers-group.com
Wartungsplaner Prüffristen-Management Gesetzlich vorgeschriebene Prüfdokumentation: • Geräte- und Maschinenprüfungen • Prüfung elektr. Geräte u. Anlagen BGV A3 • Dokum. für Leitern u. Tritte • Druckbehälter-Prüfungen • Prüfung Türen, Tore • Regalprüfer • Unterweisungen • Dokum. Prüfmittel, Kalibrierung • Gefahrstoffkataster Weitere Informationen
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Hoppe Unternehmensberatung Beratung für Informationsmanagement Seligenstädter Grund 8 63150 Heusenstamm Deutschland Tel. +49 (6104) 65327 info@Hoppe-Net.de www.Hoppe-Net.de
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BEST OF-Lösungen DMS
EVIATEC QuickArc Mit EVIATEC QuickArc sparen Anwender Zeit bei der Ablage ihrer Dokumente - dabei spielt es keine Rolle, ob diese in Papierform oder bereits elektronisch vorliegen. Für die Archivierung muss das DokumentenManagement- oder Archivsystem am Arbeitsplatz nicht geöffnet oder installiert sein. Weitere Informationen
EVIATEC Systems AG Monreposstraße 57 71634 Ludwigsburg Deutschland Tel. +49 (7141) 913099-0 info@eviatec.de www.eviatec.de
Professional Archive Manager for ERP PAM for ERP basic ist ein zertifiziertes Dokumentenverwaltungs- und Archivsystem für SAP und ist für mittelständische Unternehmen ebenso geeignet wie für international tätige Konzerne. PAM for ERP unterstützt alle Dokumententypen und Ablagestrategien sowie die Archivierung von SAP-Reorganisationsdaten. Weitere Informationen
H&S Heilig und Schubert Software AG Stättermayergasse 30 1150 Wien Österreich Tel. +43 (1) 21555-0 info@hs-soft.com www.hs-soft.com
PROXESS ist ein skalierbares DokumentenManagement-System für Windows und Webplattformen. Neben Schnittstellen zu allen wichtigen ERP-Systemen wird PROXESS als Lösungspaket gemeinsam mit Lösungen der automatischen Belegerkennung und -verarbeitung, Workflowanwendungen und E-MailArchiv angeboten. Weitere Informationen
Akzentum GmbH Westerwaldstr. 29 56579 Rengsdorf Deutschland Tel. +49 (2634) 6655-300 info@akzentum.de www.akzentum.de
PROXESS
Die Besten der vergangenen Jahre image2data image2data macht weiter, wo OCR aufhört. Mit image2data steht eine Data-CaptureLösung zur Verfügung, die sich dank integrierter Skript-Programmierung zuverlässig und individuell auf alle Geschäftsprozesse abstimmen und in sämtliche Anwendungen automatisch integrieren lässt. Weitere Informationen
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norpa GmbH Flughafenstraße 52a 22335 Hamburg Deutschland Tel. +49 (40) 21978611 info@norpa.de www.norpa.eu
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Die Besten der vergangenen Jahre
keytech Wissen statt suchen - Prozesse beschleunigen, Effizienz steigern und Kosten senken sind Erfolgsfaktoren, um sich entscheidende Wettbewerbsvorteile zu sichern. Durch schnellen Zugriff sowie automatisches Archivieren gescannter oder digitaler Dokumente sparen Anwender Zeit, Kosten und Ressourcen. Weitere Informationen
keytech Software GmbH Suderwichstraße 68 45665 Recklinghausen Deutschland Tel. +49 (2361) 98580-0 info@keytech.de www.keytech.de
TelliDocX - making documents smarter Dokumente einfach smarter machen: TelliDocX beobachtet alle Dokumente und reagiert automatisch. Es integriert sich problemlos in jedes Dateisystem und zeigt die Zusammenhänge der Daten in übersichtlichen Apps parallel an. Per Dropzone werden neue Dokumente in Sekunden im DMS indiziert. Weitere Informationen
Ingenieurbüro Dr. Plesnik GmbH Reutershagweg 2 52074 Aachen Deutschland Tel. +49 (241) 14946-0 service@plesnik.de www.plesnik.de
Die IT2 eAkte ist die perfekte Lösung für die Arbeit mit Personalakten auf Basis von SAP® HCM. Fachbereich, Mitarbeiter und Führungskräfte können über SAP® GUI oder das Mitarbeiterportal mit der Personalakte arbeiten bzw. einfach und schnell ihre eigene Personalakte einsehen. Die IT2 eAkte mobil. Weitere Informationen
IT2 Solutions AG Hamburger Straße 28 24558 Henstedt-Ulzburg Deutschland Tel. +49 (4193) 7532-0 info@it2-solutions.com www.it2-solutions.com
IT2 eAkte
Compleo for XML Der Austausch elektronischer Daten ist ein wichtiger Bestandteil der Prozessautomatisierung in Unternehmen. Das dafür häufig eingesetzte Format XML unterstützen viele Anwendungen und ERP-Systeme aber nicht. Hier hilft Compleo for XML und wandelt ERPOutput-Dateien in XML-Streams um. Weitere Informationen
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Symtrax S.A. 226, Rue Georges Besse 30035 Nîmes Cedex 01 Frankreich Tel. +49 (800) 1833838 loesungen@eu-symtrax.com www.symtrax.de
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IT-Lösungen für den Mittelstand gesucht!
Bewerben Sie sich jetzt für den INNOVATIONSPREIS-IT 2014! Ist Ihre IT-Lösung: innovativ mittelstandsgeeignet zukunftsorientiert Dann nichts wie los – das Bewerbungsverfahren ist eröffnet. www.innovationspreis-it.de
Mittelstand. Innovation. Zukunft.
Große Messe, große Ideen
Große Messe, große Ideen Wer an die weltweit größte IT-Messe CeBIT denkt, denkt vermutlich vor allem an die ganz Großen der ITBranche wie IBM, Microsoft, SAP usw. Aber wer genau hinsieht, entdeckte gerade auch in diesem Jahr jede Menge kleinere und mittelgroße Unternehmen, Jungunternehmen und Start-ups, die spannende Ideen und interessante Projekte vorstellten – 2013 unter dem Motto „Shareconomy“.
des INNOVATIONSPREIS-IT auch in diesem Jahr wieder bewiesen. Seit bereits 10 Jahren zeichnet die Initiative Mittelstand inzwischen die innovativsten Produkte und Lösungen aus Technologie-, Informationsund Telekommunikationsindustrie mit dem INNOVATIONSPREIS-IT aus. Zum Jubiläum unter dem Motto „We Share Innovation“ war auch für die Initiative Mittelstand das Thema Teilen von besonderer Bedeutung.
Die Idee zum Teilen ist nicht neu und geht über klassischen Informationsaustausch hinaus: Ideen, Erfahrungen und jede Form von Wissen, Ressourcen und technische Lösungen werden geteilt, gemeinschaftlich genutzt, um sich neue Wege der Zusammenarbeit und damit neue Chancen zu eröffnen – gemeinsam zu profitieren. Schon in seinem Werk The share economy: Conquering Stagflation (Harvard Publication Press, Boston 1984), in dem er den Begriff Share Economy definierte, ging Harvard-Ökonom Martin Weitzman davon aus, dass Wohlstand für alle zunimmt, wenn er geteilt wird.
Den Möglichkeiten, zu teilen, individuell zu nutzen, je nach Bedarf zu mieten, sind keine Grenzen gesetzt - wie bspw. die Aussteller auf der CeBIT 2013 und die Preisträger
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- Fujitsu Technology Solutions mit Fujitsu Eco Track2 in der Kategorie Green-IT: Mit dem cloudbasierten Fujitsu Eco Track können Unternehmen ihren Energieverbrauch besser steuern und Energie-Audits, die in Deutschland künftig im Rahmen der Umsetzung der EU-EnergieeffizienzRichtlinie verpflichtend werden, kosteneffizient vorbereiten. - Plantronics mit Voyager Legend UC3 in der Kategorie Unified Communication: intuitives, hochwertiges Mobile Working.
© 2013 Initiative Mittelstand
Die Nachfrage von Unternehmen nach passenden Lösungen steigt. Und die technologische Entwicklung macht sie möglich: Dank CloudLösungen können Daten aller Art ins Web zunehmend preisgünstiger, sicherer und performanter ins Web ausgelagert werden. Auch SaaS (Software as a Service) spart Unternehmen eigene IT-Infrastruktur, indem nur tatsächlich benötigte Software genutzt und bezahlt wird.
Client Lifecycle Management, Virtualisierung und Service Management miteinander, sodass Anwender jederzeit und geräteunabhängig auf ihre Daten zugreifen können. Pünktlich zur CeBIT hat das Unternehmen die erste cloudbasierte WorkplaceManagement-Lösung herausgebracht.
In diesem Jahr überreichte das Team der Initiative Mittelstand den Siegern des INNOVATIONSPREIS-IT an ihren Messeständen ihren Preis mit Pokal, Logo und Signet und teilt Freude und Erfolg. Mit dabei ein Fotografen- und Kamerateam, das das Ereignis in Bildern und Ton festhielt, um es anschließend öffentlichkeitswirksam weiterzuverbreiten. Ihre Preise auf der CeBIT persönlich überreicht bekamen: - Matrix42 mit Corporate Workplace1 Management in der Kategorie Systemmanagement: Das Matrix42 Workplace Management verbindet
- Haufe-Lexware mit lexoffice4 in der Kategorie Cloud Computing: lexoffice ist eine Online-Komplettlösung für Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer - einfache, moderne und webbasierte Buchhaltung mit Cloud-Anbindung. - ixto mit BI in der Cloud5 in der Kategorie Business Intelligence: BI in der Cloud ist eine maßgeschneiderte BILösung, die Daten aus allen Systemen im Unternehmen integriert - als Grundlage für wichtige Entscheidungen sowohl in Fachabteilungen, als auch unternehmensweit. - Communardo mit Communote6 in der Kategorie Apps: Der schnelle, einfache und sichere Informationsaustausch in Form von Microblogging und Activity Streams fördert Transparenz und Informationsfluss in Teams und im Unternehmen.
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Große Messe, große Ideen
- acmeo cloud-distribution mit acmeo cloudPhone8 in der Kategorie Telekommunikation/VoIP: acmeo cloudPhone ist eine virtuelle Telefonanlage. Die sofort verfügbare Cloud-Lösung umfasst Instant Messaging, Smartphone App, Softphone, Telefongeräte, Telefonkonferenzräume, Callcenter-Modul und DECT-Funkzellen bis hin zu Faxlösung und Türsprechstellen. - christmann informationstechnik + medien mit Skimpy®|Cloud9 als Landessieger Niedersachsen: Skimpy®|Cloud ist eine vorkonfigurierte Private Cloud/Virtualisierungs-
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umgebung, komplett vorinstalliert in einem leicht zu transportierenden Flightcase – die komplette IT-Basis eines Unternehmens mit bis zu mehreren Hundert Mitarbeitern. Allein diese Unternehmen beweisen - Sie haben sich Gedanken über den Mittelstand und seine speziellen Anforderungen an IT-Produkte und -Lösungen HEUTE gemacht und individuell passende, maßgeschneiderte Lösungen entwickelt. Insgesamt haben 40 Unternehmen in ebenso vielen Kategorien die Fachjury mit ihren Ideen überzeugt; dazu 16 Landessieger sowie jeweils ein Siegerunternehmen aus Österreich und der Schweiz und die Nominierten für den INNOVATIONSPREIS-IT, die mit ihren IT-Lösungen das vielfältige Angebot ausgezeichneter ITProdukte und -Lösungen zusätzlich bereichern.
INNOVATIONSPREIS-IT 2013 We Share Innovation!
Alle Sieger des INNOVATIONSPREIS-IT 2013 auf der CeBIT
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© 2013 Initiative Mittelstand
- Userlutions mit RapidUsertests.com7 in der Kategorie Qualitätsmanagement: Usability-Tests aus der Crowd: Mit RapidUsertests.com können Anwender innerhalb von 24 Stunden die Nutzerfreundlichkeit ihrer Webseite testen und schließlich Conversionrates und Umsätze steigern.