PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO AÑO 2013 Departamento para la Prosperidad Social
DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL Conmutador (57 1) 5960800 * Calle 7 No. 6-54 - Bogotá – Colombia
DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL
Bruce Mac Master DIRECTOR Mariana Escobar Arango SUBDIRECTORA Elizabeth Gómez Sánchez SECRETARIA GENERAL Adriana Rendón Bautista JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, MONITOREO Y EVALUACIÓN Alonso Zuluaga Zuluaga JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
COLABORADORES Este documento fue elaborado con el apoyo de la red de Enlaces GAC del DPS bajo la coordinación de la Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación, la colaboración de la Secretaría General y el Área de Gestión de Servicio al Ciudadano y la asesoría del Dr. Iván Darío Gómez Lee, asesor de la Dirección General del DPS. 30 de abril de 2013
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CONTENIDO
I.
INTRODUCCIÓN
II.
ALCANCE Y OPERATIVIDAD
III. COMPONENTES DEL PLAN 1. Riesgos de Corrupción y Acciones para su Manejo 1.1. Plan de actividades Anticorrupción derivadas del Mapa de Riesgos 2. Plan Anticorrupción derivada de la Estrategia Antitrámites 3. Plan Anticorrupción derivado de la Estrategia General de Rendición de Cuentas 3.1. Introducción 3.2. Objetivos 3.3. Actividades 4. Plan Anticorrupción derivado de los Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano 5. Seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano ANEXO 1. Mapa de Riesgos de Corrupción DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL Conmutador (57 1) 5960800 * Calle 7 No. 6-54 - Bogotá – Colombia
I. INTRODUCCIÓN El DPS como cabeza del sector administrativo de la Inclusión Social y la Reconciliación, viene desarrollando desde su creación a través del Decreto 4155 de noviembre de 2011, una estrategia de fortalecimiento institucional, lo que ha conllevado a tener un mejor seguimiento y control de las acciones y resultados derivadas de la gestión a cargo de esta entidad, convirtiéndose en uno de los pilares fundamentales para el logro de nuestros objetivos estratégicos. Así, el Departamento para la Prosperidad Social presenta este “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano año 2013” en el marco de la referida estrategia de fortalecimiento institucional, estructurada a partir de una metodología de autocontrol, seguimiento y reacción, la cual se sustenta en los pilares del la integridad, el diálogo público y el control social. La cultura de la legalidad, la plena intolerancia a la corrupción, el deseo institucional hacia el servicio público excelente y las acciones coordinadas y estructuradas por el DPS en todo el territorio nacional nos están llevando a ser un sector altamente eficaz y modelo mundial de la superación de la pobreza y la reconciliación de los Colombianos. La estrategia de Fortalecimiento Institucional en el marco de este Plan, constituye una invitación a todo el personal del DPS en el nivel nacional y regional, a nuestros operadores, a nuestros beneficiarios – ciudadanos socios – y a toda la comunidad a trabajar incansablemente por desarrollar la gestión a nuestro cargo con un sello de transparencia y eficiencia en beneficio del crecimiento económico, social y ambiental de nuestro país.
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II. ALCANCE Y OPERATIVIDAD
Este “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano año 2013” ha sido desarrollado de acuerdo con las directrices dadas por el Decreto 2641 de 2012, reglamentario de la Ley 1474 de 2011, el documento “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República y las guías de administración del riesgo del DPS. Es responsabilidad de todos los servidores de la Entidad y de nuestros operadores, mantener actualizado este Plan y asegurar su cumplimiento; la Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación del DPS recogerá todas las necesidades de actualización del mismo y lo mantendrá actualizado. Por su parte, la Oficina de Control Interno hará un minucioso seguimiento al desarrollo de este Plan, todos en procura de la continua búsqueda de la excelencia institucional.
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III. COMPONENTES DEL PLAN 1. Riesgos de Corrupción y Acciones para su Manejo Haciendo uso de las herramientas y metodologías descritas anteriormente, toda la Entidad realizó una evaluación integral de los riesgos de corrupción asociados a los Objetivos, Procesos y Procedimientos Institucionales. El ejercicio llevó a la identificación de un número importante de posibilidades o susceptibilidades de incurrir en riesgos de corrupción, sin embargo, la gestión de este primer componente se centró sobre aquellas situaciones o eventos donde el riesgo de corrupción mostró una mayor probabilidad de ocurrencia, tal como puede observarse en el anexo 1.
1.1.
Plan de actividades Anticorrupción derivadas del Mapa de Riesgos
Como parte de la estrategia de fortalecimiento institucional y en concordancia con el mapa de riesgo de corrupción, se ha estructurado un tablero de control actuante (por cuanto es objeto de revisión y evaluación constante), integrado por los asuntos de mayor criticidad o riesgo dentro de la Gestión de la entidad, estableciéndose así los ejes de reacción prioritaria, los cuales se representan a continuación:
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Como resultado del análisis anterior y en el marco de los ejes referidos, se llega a la formulación del siguiente cronograma de actividades, el cual incluye las acciones necesarias para reducir sustancialmente los riesgos de corrupción. La Tabla No. 1, incluye estas actividades.
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Tabla No. 1 Plan de actividades Anticorrupción derivadas del Mapa de Riesgos PROCESO
Alianzas Público Privadas
Gestión para el Ingreso Social
ACCIÓN DE MITIGACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN
RESPONSABLE
Establecer una plataforma de información de la oferta social del estado y la empresa privada empresas y fundaciones- (Trading Floor Social). Conformación de un grupo de trabajo anti fraude para la identificación de riesgos y propuesta de acciones preventivas y correctivas. Creación de protocolos de revisión permanente de la calidad de información de las bases de datos de la Dirección de Ingreso Social. Actualización y expedición de Resolución interna y Manual Operativo del Programa Mas Familias en Acción. Reglamentación de la Ley 1532 de 2012 en lo relacionado con las condiciones de inclusión, permanencia, suspensión y retiro de registro de beneficiarios. Diseño e implementación de un plan de trabajo para cruces de registro administrativo con diferentes entidades ( Registraduría, Ministerio de Salud, Anspe, DNP, Ministerio de Educación) Cruces bases de datos antes y después de los procesos para depurar posibles inclusiones sin estar focalizadas.
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GT. Antifraudes GT. Antifraudes Dirección Ingreso
GT. Antifraudes
GT. Antifraudes
GT. Antifraudes
Adaptación del Sistema de información SIFA y de la plataforma tecnológica.
Dirección Ingreso Coord. Más Familias en Acción Coord. GT. Sistemas de Información
Fortalecimiento de los canales de comunicación con los actores involucrados en el programa.
Coord. GT. Territorios y Poblaciones
Actualización de los DOT. Perfeccionamiento y cambios en el proceso de verificación.
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Área de Gestión de Alianzas Público Privadas - Oficina de Tecnologías de Información - Oficina Asesora de Planeación
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PROCESO
ACCIÓN DE MITIGACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN
RESPONSABLE
Fortalecer el trabajo con los municipios para que a través de los convenios o contratos que suscriban con recursos del DPS con terceros, hagan cumplir a los contratistas sus obligaciones contractuales en los proyectos de Infraestructura. Fortalecer el uso de herramientas facilitadoras para el cumplimiento de todos los requisitos aplicables al proyecto tales como cartilla paso a paso para formular el Plan de Gestión Integral en obra y PGIO específico. Exigir evidencia de la realización de la revisión de requisitos en cada uno de los proyectos de Infraestructura.
Infraestructura y Hábitat
Fortalecer el proceso de verificación y seguimiento a la contratación entre el operador y los entes territoriales. Expedición e implementación del manual operativo de los Convenios DPS – FONADE con la estrategia de transparencia, seguimiento y control Definir los lineamientos de los contratos interadministrativos con los Municipios que aseguren la transparencia, efectividad y economía. Incluye adjuntar un proyecto de minuta tipo o imponer la obligación a FONADE de presentarla en un plazo de un mes. Establecer el marco legal y contractual para adoptar, cuando sea necesario, medidas de retoma del control por parte del gerente de los proyectos –FONADE-, que permitan reasumir competencias de los procesos asignados a los Municipios o de asumir medidas de control. Establecer la programación integral del proyecto con los principales hitos de la gestión contractual y con la correspondiente ruta critica, con monitoreo constante, sistema de alertas tempranas y medidas de seguimiento y control,
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GT Infraestructura y Hábitat - Operadores y municipios
GT Infraestructura y Hábitat - Operadores y municipios Equipo técnico GT Infraestructura y Hábitat - Operadores y municipios Contratistas e interventores Coordinador GT Infraestructura y Hábitat - Supervisores de los convenios Equipo técnico GT Infraestructura y Hábitat
Equipo técnico GT Infraestructura y Hábitat
Equipo técnico GT Infraestructura y Hábitat
Equipo técnico GT Infraestructura y Hábitat
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ACCIÓN DE MITIGACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN
RESPONSABLE
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entre ellas medidas sustitutivas por incumplimiento o incapacidad de gestión de los municipios. Dada la compleja ejecución de un proyecto de estas características establecer mecanismos de control donde se adopten mecanismos especiales, de oportunidad, eficacia y transparencia en la vigilancia de la gestión y que se articulen con el control ciudadano, eEquipo técnico GT government y los organismos de control como Infraestructura y Hábitat Contraloría General de la República, Procuraduría General de la Nación y las propias personerías. Parte de todo anterior, puede incluirse en un acuerdo de eficacia, eficiencia y transparencia del control con éstos y otros elementos complementarios. Definir una estructura organizacional operativa especial, eficiente enmarcada en el egovernment, con capacidad de respuesta dada la complejidad de la ejecución en entidades territoriales y el proceso de aprendizaje que muchas veces implica.
Equipo técnico GT Infraestructura y Hábitat
Fortalecer el componente de dialogo ciudadano y control social, usando las fuerzas vivas Equipo técnico GT regionales como aliadas estratégicas en el Infraestructura y Hábitat monitoreo y control de los recursos públicos y de los proyectos regionales.
Seguridad Alimentaria
Continuar con el seguimiento financiero, jurídico y contractual; así como las visitas a empresas que se postulan como aperadores en territorio con el fin de no poner en riesgo la seguridad de los recursos y la intervención en territorio.
Subdirección de Seguridad Alimentaria y Nutrición
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PROCESO
ACCIÓN DE MITIGACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN
RESPONSABLE
Aplicar controles institucionales en la adjudicación de contratos con el fin de evitar otorgamiento de privilegios o preferencias. Realizar seguimiento permanente a los operadores en territorio en relación a la administración de los recursos asignados y a la intervención en territorio (asignación de cupos y listado de beneficiarios). Solicitar un listado de cupos asignados con la información esencial de los participantes de los Programas donde sea aplicable. Diseñar el registro y seguimiento al operador sobre el número de cupos de asignados. Realizar auditoría contable al manejo de los recursos de los programas susceptibles a esta acción. Gestión de Programas Especiales
Gestión Tecnológica
Fortalecer el seguimiento permanente a los operadores. Revisión periódica de la programación, distribución de los recursos para el cumplimiento de las diferentes actividades de los programas. Controlar mediante correo electrónico la entrega total y oportuna de los documentos de supervisión al grupo administrativo de Paz y Desarrollo. Fortalecer el procedimiento de control documental para la adecuada administración de los documentos de supervisión. Fortalecer los mecanismos de evaluación de idoneidad de personal para su contratación. Definir e implementar las políticas de seguridad de la información. Centralizar los procesos de desarrollo de
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Subdirección de Seguridad Alimentaria y Nutrición Subdirección de Seguridad Alimentaria Dirección de Programas Especiales- Grupo Música para la Reconciliación Dirección de Programas Especiales- Grupo Música para la Reconciliación Dirección de Programas Especiales- Grupo Música para la Reconciliación Dirección de Programas Especiales- Grupo Música para la Reconciliación Dirección de Programas Especiales- Grupo Música para la Reconciliación Grupo de Paz y Desarrollo Grupo de Paz y Desarrollo Grupo de Paz y Desarrollo Oficina de Tecnologías de la Información Secretaría General /
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PROCESO
ACCIÓN DE MITIGACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN
RESPONSABLE
software. Revisión de los procesos de Gestión Tecnológica basado en buenas prácticas Perfeccionar la interoperabilidad de los sistemas de registro y seguimiento de los beneficiarios.
Talento Humano
Adquisición de bienes y servicios Comunicaciones
Todos los procesos misionales
Direccionamiento Estratégico
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Oficina de Tecnologías de Información Secretaría General / Oficina de Tecnologías de Información Secretaría General / Oficina de Tecnologías de Información
Revisión de las cargas laborales y concentración de actividades críticas en un número reducido SD Talento Humano con de personas en la Entidad y asignación de la participación de toda personal en áreas donde se observa en la la Entidad actualidad déficit de personal. Fortalecer las actividades de capacitación, SD Talento Humano entrenamiento y bienestar del personal del DPS. Fortalecimiento de la etapa de revisión técnica SD de Contratos de los Estudios Previos. Establecimiento de una Etapa de Revisión de criterios de selección de los posibles contratistas SD de Contratos de la Entidad. Oficina de Mejoramiento de la página WEB institucional. Comunicaciones Fortalecer las actividades de seguimiento permanente y auditoria a los operadores en Direcciones Misionales territorio en relación a la administración de los / OCI recursos asignados y a la intervención en territorio. Fortalecer con los Operadores y Municipios los Direcciones Misionales controles de inversión de anticipos Iniciar el proceso de diagnóstico y establecimiento de un Sistema de Gestión de OAPME / OTI Seguridad de la Información con alcance hacia las bases de datos de beneficiarios del DPS.
NOTA 1 Por la naturaleza de los riesgos que componen este mapa de riesgos, es fundamental resaltar que las medidas acá planteadas no sólo están enfocadas a mitigar o prevenir los riesgos de corrupción, sino que la estrategia institucional abarca la adopción de medidas de reacción inmediata ante la ocurrencia
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de cualquier acto de corrupción relacionado directa o indirectamente con la gestión del DPS, es por ello que se dice que la Estrategia es preventiva y reactiva a la vez.
NOTA 2 Otro aspecto fundamental en la estructuración y aplicación de este Plan Anticorrupción es que la gestión del DPS es de una alta complejidad, puesto que en ella participan un amplio número de actores, por lo que un gran porcentaje de los riesgos de corrupción acá enunciados están directamente relacionados con posibles conductas provenientes de los actores que siendo externos al DPS hacen parte o tienen relación con los diferentes programas, bien como operadores o como beneficiarios de los mismos. Así las cosas, aquellos riesgos de corrupción cuya ocurrencia depende de agentes externos al DPS, serán mitigados por parte de esta entidad con toda la diligencia, en el marco de sus facultades y competencias, realizando la gestión necesaria para concientizar a dichos agentes del riesgo y propiciar su vinculación directa para lograr mitigarlos de manera eficaz; en todo caso, haciendo énfasis en que en aquellos riesgos cuya ocurrencia depende de terceros, el DPS asume el plan de acción como una obligación de gestión y por ende de medio.
2. Plan Anticorrupción derivada de la Estrategia Antitrámites El DPS cuenta con una estrategia antitrámites, la cual busca simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites relevantes de la Entidad. Las principales estrategias que apuntan al Plan Anticorrupción se detallan en la Tabla 2.
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Tabla 2-Estrategia Antitrámites NOMBRE TRÁMITE PROCEDIMIENTO O REGULACION
Actualización escolar
TIPO PROCEDIMIENTO
Procedimiento administrativo
NIVEL DE INTERVENCIÓN
TIPO DE RACIONALIZACIÓN
DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA O PROYECTO
Actualización escolar de los menores entre 7 y 20 años (incluyendo el rezago escolar) beneficiarios del programa Más Familias en Acción a través de cruces con el Ministerio de Educación Nacional
interoperabilidad
Recibir del SENA, el 100% de la información correspondiente a verificación de compromisos de los jóvenes que se forman en esta institución de formación.
interoperabilidad
Trámite cruce de información de población Trámite beneficiaria con entidades adscritas y otras
Es un trámite orientado a que exista un solo conducto por parte del D.P.S ( SSAN ), para interactuar 4. Suministro de Documento con la con otras entidades ( adscritas ó Interoperabilidad información medio información externas ). El tipo de magnético solicitada racionalización se hace también a través del correo electrónicoemail.
3. Acceso directo Interoperabilidad a través de Web abierto
Es una estrategia de divulgación, orientada a brindar información a los ciudadanos acerca de las acciones en Seguridad Alimentaria y Nutrición que gestiona la SSAN, a través de las redes sociales ( facebook y twitter )
RESPONSABLE
Prescindir en un 70% de las madres Dirección de titulares para realizar Ingreso Social este trámite.
Certificación de matrícula y Procedimiento cumplimiento administrativo de compromisos
Estrategia de divulgación en SAN a través de redes sociales
Verificación del proceso de matrícula y del cumplimiento de compromisos de los Jóvenes en Acción que se forman en el SENA
PRODUCTO
notas informativas acerca de las Estrategias de intervención de la SSAN
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FECHA INICIO Día/Mes/Año
FIN Día/Mes/Año
01/02/2013 30/05/2013
Dirección de Ingreso Social
02/01/2013 31/12/2013
SSAN-Oficina Asesora de Planeación Oficina de Tecnologías de Información
18/03/2013
Agosto de 2014
SSAN-Oficina Asesora de Comunicaciones
25/05/2013
Agosto de 2014
3. Plan Anticorrupción derivado de la Estrategia General de Rendición de Cuentas 3.1.
Introducción
La confiabilidad en la gestión de la estructura del Estado y la fortaleza de sus instituciones, es el resultado en gran medida de procesos de rendición de Cuentas, es por esto que como proceso fundamental del Buen Gobierno, permite implementar prácticas de transparencia en los diferentes niveles del Estado a través de esquemas efectivos que permitan hacer seguimiento a un fin común, la prosperidad democrática. El plan de Rendición de Cuentas que se presenta a continuación, se elabora con el fin de brindar un marco de acción que garantice los mecanismos permanentes para la interlocución, deliberación y comunicación con nuestros ciudadanos sobre la oferta y en general sobre los resultados de los procesos de nuestra gestión como Departamento para la Prosperidad Social; todo esto entendiendo la necesidad de interactuar permanentemente con la ciudadanía, integrando estrategias y avanzando en el desarrollo de escenarios innovadores para la construcción de una cultura de rendición de cuentas. Nuestro Plan de Rendición de Cuentas 2013, comprende la implementación de los lineamientos del CONPES 3654/2010 a saber: información, diálogo e incentivos o sanciones a través del fortalecimiento de actividades y empoderamiento por parte de cada colaborador de la Entidad y se integra con la Estrategia de Gobierno en Línea, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Así mismo, busca que la ciudadanía conozca la Entidad, su funcionamiento y resultados de la gestión.
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El mayor reto de este plan, es iniciar la implementación de mecanismos que permitan evaluar nuestra gestión, corregir y ajustar políticas y proyectos de acuerdo con el diálogo directo con la población, logrando avanzar en procesos para fortalecer la transparencia y la confianza de los ciudadanos en la gestión pública. De igual manera el mejoramiento de la rendición de cuentas se orienta a blindar a la Entidad de corrupción y clientelismo y por lo tanto mayor garantía en la inversión de los recursos públicos y la legitimidad en general del Estado. 3.2.
Objetivos
General Diseñar e implementar un plan de trabajo para la rendición de cuentas y participación ciudadana, que garantice un proceso de doble vía con la ciudadanía para informar sobre la gestión y aprovechar los aportes que realiza para mejorar el ejercicio del Departamento para la Prosperidad Social. Objetivos específicos Garantizar canales de información para la ciudadanía. Mejorar la calidad y oportunidad de la información, comprensible, actualizada, disponible y completa. Promover espacios de diálogo con la ciudadanía. Definir mecanismos para incentivar la rendición de cuentas, para los servidores públicos y la ciudadanía.
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3.3.
Actividades
El plan de Rendición de Cuentas se desarrolla cumpliendo con las fases indicadas en el CONPES 3654/2010:
Metodología del Proceso de Rendición de Cuentas
Igualmente, en la Tabla 3 se establece un cronograma, que puede tener algunas modificaciones, a partir de los componentes de la rendición de cuentas, información, diálogo e incentivos.
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Tabla 3 - Estrategia de Rendición de cuentas COMPONENTE
SUBCOMPONENTE
OBJETIVO
Identificar los canales de comunicación existentes, contenido, disponibilidad y nivel de consulta Rendición de cuentas
Información
Mejorar la calidad de la información presentada a la ciudadanía a través de los diferentes canales de comunicación
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
PRODUCTO
META
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN
Diagnóstico canales de comunicación actuales
Área de Gestión de Servicio al Ciudadano / Oficina de Comunicaciones/Comité Gobierno en Línea/Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación
Documento
3
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31-dic-13
Determinar la disponibilidad y calidad de los contenidos de la entidad en los diferentes canales de información
Área de Gestión de Servicio al Ciudadano / Oficina de Comunicaciones/Comité Gobierno en Línea/Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación
Documento
2
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31-dic-13
A partir del análisis estadístico de solicitudes realizadas por la ciudadanía, identificar temas del interés ciudadano y establecimiento de nuevas formas de comunicación
Área de Gestión de Servicio al Ciudadano / Oficina de Comunicaciones/Comité Gobierno en Línea/Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación
Contenidos comunicados
3
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COMPONENTE
SUBCOMPONENTE
Diálogo
OBJETIVO
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
PRODUCTO
META
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN
Medir la satisfacción del ciudadano en relación con la información presentada en los diferentes canales
Realizar medición de percepción del servicio prestado, en las dimensiones información y atención
Área de Gestión de Servicio al Ciudadano / Oficina de Comunicaciones/Comité Gobierno en Línea/Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación
Mediciones aplicadas
3
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31-dic-13
Realizar audiencia de Rendición de Cuentas
Implementación alistamiento institucional para la Ruta de Audiencia de Rendición de Cuentas
Grupo interno de Rendición de cuentas
Manual audiencia de rendición de cuentas
1
30-abr-13
30-may-13
Estrategia implementada
2
30-abr-13
31-dic-13
Encuentros realizados
2
30-abr-13
31-dic-13
Implementar estrategias para el aprovechamiento de comentarios, sugerencias o en general respuestas de la ciudadanía en las decisiones de la Entidad.
Disponer de información de PQR para el mejoramiento de acciones de la Entidad, identificando necesidades de información
Disponer de escenarios que fomenten el diálogo con los ciudadanos (foros, audiencias otros)
Área de Gestión de Servicio al Ciudadano / Oficina de Comunicaciones/Comité Gobierno en Línea/Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación
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COMPONENTE
SUBCOMPONENTE
OBJETIVO
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
PRODUCTO
META
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN
Incentivar a los colaboradores de la Entidad en la promoción de rendición de cuentas
Difundir información y capacitar a los colaboradores de la Entidad (en el nivel nacional y territorial) sobre prácticas relacionadas con la rendición de cuentas
Área de Gestión de Servicio al Ciudadano / Oficina de Comunicaciones/Comité Gobierno en Línea/Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación
Sección web con acciones institucionales motivadas por preguntas frecuentes
1
30-abr-13
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Estrategia Gobierno en Línea
Área de Gestión de Servicio al Ciudadano / Oficina de Comunicaciones/Comité Gobierno en Línea/Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación
Inventario protocolos de atención
1
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Incentivos Incentivar a los ciudadanos para participar en los diferentes procesos de la rendición de cuentas
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4. Plan Anticorrupción derivado de los Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano Con el fin de mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios del DPS, además de satisfacer las necesidades de la comunidad, la Entidad ha desarrollado desde sus inicios una estrategia de Atención al Ciudadano, la cual contribuye con la prevención de la corrupción a través del siguiente Plan. (Tabla 4). Tabla 4 - Plan de Servicio al Ciudadano como Estrategia de prevención de la corrupción
COMPONENTE
SUBCOMPONENTE
OBJETIVO
Definir y difundir el portafolio de servicio al ciudadano de la entidad Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano
Desarrollo institucional para el servicio al ciudadano Implementar y optimizar procedimientos internos que soportan la entrega de trámites y servicios al ciudadano
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
PRODUCTO
META
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN
Publicar en la página web de la Entidad el portafolio de servicios
Área de Gestión de Servicio al Ciudadano / Oficina de Comunicaciones
Portafolio de servicios del DPS
1
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31-dic-13
Kit de servicio al ciudadano
1
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31-dic-13
Actas de las mesas de trabajo
4
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Elaborar y divulgar un kit de servicio al Área de Gestión de ciudadano con los Servicio al Ciudadano canales de atención, / Oficina de horarios, trámites y Comunicaciones servicios de la entidad Desarrollar mesas de trabajo con las Direcciones Misionales para priorizar y Área de Gestión de articular las campañas Servicio al Ciudadano de atención que desarrollen para la implementación de los Programas
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COMPONENTE
SUBCOMPONENTE
OBJETIVO
Implementar la política de gestión efectiva de peticiones
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
PRODUCTO
META
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN
Unificar canales de recepción de peticiones
Área de Gestión de Servicio al Ciudadano
Registro centralizado de peticiones (de todas las formas de presentación)
1
30-abr13
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Implementar lineamientos para la gestión de peticiones, Área de Gestión de por tipología, según Servicio al Ciudadano medio de presentación y modalidad
Lineamientos
5
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Realizar medición de efectividad de las respuestas a las peticiones (calidad y oportunidad); generar Área de Gestión de recomendaciones a los Servicio al Ciudadano dependencias, que impliquen acciones de mejoramiento a la gestión
Medición de efectividad de las respuestas, con recomendaciones
2
30-abr13
31-dic-13
Disponer de un software que garantice la gestión efectiva de peticiones, Área de Gestión de respondiendo a las Servicio al Ciudadano particularidades del procedimiento y requerimientos funcionales
Software en funcionamiento
1
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COMPONENTE
SUBCOMPONENTE
OBJETIVO
PRODUCTO
META
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN
Mediciones aplicadas
2
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Área de Gestión de Servicio al Ciudadano
Documento
1
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Área de Gestión de Servicio al Ciudadano
Formalización de requerimiento institucional, a cada instancia competente
1
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Construir inventario de documentos que Área de Gestión de contengan derechos, Servicio al Ciudadano procedimientos y / Oficina de trámites; y publicarlo Comunicaciones en la web
Inventario de derechos, procedimientos y trámites; y publicarlo en la web
1
30-abr13
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ACTIVIDADES
Medir la satisfacción del ciudadano en relación con los trámites y servicios que presta la Entidad
Gestionar la atención adecuada y oportuna al ciudadano del DPS, de acuerdo a su caracterización
Poner a disposición de la ciudadanía información actualizada sobre derechos, procedimientos y trámites
RESPONSABLE
Realizar medición de percepción del servicio Área de Gestión de prestado, en las Servicio al Ciudadano dimensiones información y atención
Actualizar la caracterización del ciudadano atendido por el DPS Presentar a las instancias competentes las necesidades de atención, según la caracterización, para que se implementen acciones institucionales
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COMPONENTE
SUBCOMPONENTE
Afianzar la cultura de servicio al ciudadano en los servidores públicos
OBJETIVO
Desarrollar competencias y habilidades para el servicio al ciudadano en los servidores públicos
RESPONSABLE
PRODUCTO
META
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN
Consolidar línea de base del nivel de cultura de servicio al ciudadano en el DPS
Área de Gestión de Servicio al Ciudadano
Línea de base cultura de servicio DPS
1
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30-may-13
Intervenciones
3
1-jun-13
10-nov-13
Realizar intervenciones que refuercen Área de Gestión de mensajes puntuales de Servicio al Ciudadano cultura de servicio al ciudadano en el DPS Realizar medición del nivel de cultura de servicio en el DPS luego de las intervenciones
Área de Gestión de Servicio al Ciudadano
Informe cultura de servicio DPS
1
15-nov13
31-dic-13
Generar un reconocimiento público por parte del superior jerárquico
Área de Gestión de Servicio al Ciudadano
Reconocimiento
1
30-abr13
31-dic-13
Establecer canales que permitan la participación ciudadana
Sistematizar peticiones frecuentes y generar acciones Área de Gestión de institucionales en Servicio al Ciudadano respuesta a las mismas
Sección web con acciones institucionales motivadas por preguntas frecuentes
1
30-abr13
31-dic-13
Implementar protocolos de atención al ciudadano
Disponer de un Área de Gestión de inventario de Servicio al Ciudadano protocolos de atención
Inventario protocolos de atención
1
30-abr13
31-dic-13
Generar incentivos a los servidores públicos de las áreas de atención al ciudadano
Fortalecimiento de los canales de atención
ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL Conmutador (57 1) 5960800 * Calle 7 No. 6-54 - Bogotá – Colombia
COMPONENTE
SUBCOMPONENTE
OBJETIVO
Implementar un sistema de turnos que permita la atención ordenada de los requerimientos de los ciudadanos
Adecuar los espacios físicos de acuerdo con la normatividad vigente en materia de accesibilidad y señalización
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
PRODUCTO
META
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN
Determinar la necesidad de implementar sistemas de turno para la atención presencial que se desarrolla en las Direcciones Regionales
Área de Gestión de Servicio al Ciudadano
Informe
1
30-abr13
31-dic-13
Software en funcionamiento
1
30-abr13
31-dic-13
Informe
1
30-abr13
31-dic-13
Incorporar como requerimiento funcional del software de gestión de Área de Gestión de peticiones, el Servicio al Ciudadano seguimiento al derecho de turno y sus prelaciones legales Determinar los requerimientos para que las Direcciones Regionales den cumplimiento a los lineamientos del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano
Área de Gestión de Servicio al Ciudadano
DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL Conmutador (57 1) 5960800 * Calle 7 No. 6-54 - Bogotá – Colombia
COMPONENTE
SUBCOMPONENTE
OBJETIVO
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
PRODUCTO
META
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN
Integrar canales de atención e información para asegurar la consistencia y homogeneidad de la información que se entregue al ciudadano por cualquier medio
Unificar los protocolos de atención, para que sean aplicables a cualquier canal
Área de Gestión de Servicio al Ciudadano
Protocolos unificados
3
30-abr13
31-dic-13
DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL Conmutador (57 1) 5960800 * Calle 7 No. 6-54 - Bogotá – Colombia
5. Seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano La Oficina de Control Interno del Departamento para la Prosperidad Social, realizará seguimiento a las acciones contempladas en este Plan en las fechas previstas por la ley, para lo cual podrá usar el formato expuesto a continuación: Seguimiento a las estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Departamento para la Prosperidad Social - DPS <año> Estrategia, mecanismo, medida, etc.
Actividades
Publicación <fecha>
Actividades realizadas <fecha>
<fecha>
<fecha>
Mapa de riesgos de corrupción Estrategia Antitrámites Estrategia de Rendición de Cuentas Mecanismo para mejorar la atención al ciudadano Otras Consolidación del documento Seguimiento de la Estrategia
Cargo: Nombre: Firma: Jefe de la Oficina de Control Interno Nombre: Firma:
DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL Conmutador (57 1) 5960800 * Calle 7 No. 6-54 - Bogotá – Colombia
Responsable
Anotaciones
ANEXO 1 Mapa de Riesgos de Corrupción MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Misión:
Departamento para la Prosperidad Social Crear condiciones de prosperidad en la población vulnerable, contribuir a la reconciliación de los colombianos y promover la integración regional IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO Riesgo
Proceso y Objetivo
Causas
Desarrollar e implementar una estrategia integral de talento humano
Podría darse una falta de conciencia de la importancia sobre la legalidad de todas las actuaciones por la cotidianidad del trabajo
Lograr la máxima articulación, eficiencia e impacto en la ejecución de los recursos para la Prosperidad social Lograr la máxima articulación, eficiencia e impacto en la ejecución de los recursos para la Prosperidad social Lograr la máxima
Valoración Tipo de Control
Administración del Riesgo
Acciones
Responsable
Indicador
Preventivo
Fortalecer las actividades de capacitación, entrenamiento y bienestar del personal del DPS.
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Casi seguro
Preventivo
Fortalecimiento de la etapa de revisión técnica de los Estudios Previos.
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Participación limitada de oferentes idóneos
Casi seguro
Preventivo
Mejoramiento de la página WEB institucional.
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Desvío de recursos o favorecimiento a
Casi seguro
Preventivo
Fortalecer las actividades de
Según formato de
Ver tabla No. 1
Según Plan
No.
Descripción
1
Decisiones y actuaciones orientadas a beneficios particulares
Posibles deficiencias en la elaboración de Estudios Previos
2
Adquisición de bienes o servicios no acorde con las necesidades de la Entidad
Posibles deficiencias en la publicidad de los procesos de contratación
3
Posibles acciones de corrupción
4
Probabilidad de Materialización
Casi seguro
DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL Conmutador (57 1) 5960800 * Calle 7 No. 6-54 - Bogotá – Colombia
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Misión:
Departamento para la Prosperidad Social Crear condiciones de prosperidad en la población vulnerable, contribuir a la reconciliación de los colombianos y promover la integración regional IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO Riesgo
Proceso y Objetivo
Causas
articulación, eficiencia e impacto en la ejecución de los recursos para la Prosperidad social
generadas por Operadores en el Territorio
Disponer de una información sectorial integral para la toma de decisiones
Alianzas Público Privadas
Alianzas Público Privadas
Posibles deficiencias en las bases de datos
Información fragmentada sobre los procesos entre las entidades del sector de la inclusión y reconciliación y el sector privado. No hay un sistema de validación o confirmación de la información de la plataforma de
No.
Descripción
Probabilidad de Materialización
Valoración Tipo de Control
Responsable
Indicador
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Preventivo
Establecer un Sistema Unificado Sectorial de información de posibles socios privados estratégicos y de la Demanda de Intervención.
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Preventivo
Establecer un Sistema Unificado Sectorial de información de posibles socios privados estratégicos
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
personas no focalizadas
5
Información de programas sin adecuados niveles de seguridad
6
Falta de información sobre el estado de procesos y trámites al interior de la entidad.
7
Decisiones ajustadas a intereses particulares.
Casi seguro
Casi seguro
Casi seguro
Administración del Riesgo
Preventivo
seguimiento permanente y auditoria a los operadores en territorio en relación a la administración de los recursos asignados y a la intervención en territorio. Iniciar el proceso de diagnóstico y establecimiento de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información con alcance hacia las bases de datos de beneficiarios del DPS.
DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL Conmutador (57 1) 5960800 * Calle 7 No. 6-54 - Bogotá – Colombia
Acciones
seguimiento
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Misión:
Departamento para la Prosperidad Social Crear condiciones de prosperidad en la población vulnerable, contribuir a la reconciliación de los colombianos y promover la integración regional IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO Riesgo
Proceso y Objetivo
Causas
No.
Descripción
Probabilidad de Materialización
Valoración Tipo de Control
Administración del Riesgo
información (Trading floor)
y de la Demanda de Intervención Revisión de las cargas laborales en la Entidad y asignación de personal en áreas donde se observa en la actualidad déficit de personal.
Alianzas Público Privadas
La falta de personal y supervisión permite que una persona lleve procesos determinados y dependa de ésta divulgarlos o no.
Gestión para el Ingreso Social
Desactualización de la información socio demográfica de los hogares beneficiarios (cambios en la
POLÍTICA INSTITUCIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN. Establecer estrategias para garantizar la documentación de procesos y la preservación (captura, administración y y archivo) de la información que administra cada funcionario o contratista de la entidad. Cambio en la plataforma de focalización (De sisbén II a Sisbén III).
8
Concentración de información de algunas actividades o procesos en una persona.
Casi seguro
Preventivo
9
Concentración de información de determinadas actividades o procesos en una persona.
Casi seguro
Correctivo
Fortalecimiento del
DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL Conmutador (57 1) 5960800 * Calle 7 No. 6-54 - Bogotá – Colombia
Acciones
Responsable
Indicador
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Misión:
Departamento para la Prosperidad Social Crear condiciones de prosperidad en la población vulnerable, contribuir a la reconciliación de los colombianos y promover la integración regional IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO Riesgo
Proceso y Objetivo
Causas
No.
Descripción
Probabilidad de Materialización
Valoración Tipo de Control
estructura del hogar, nacimientos y defunciones) Gestión para el Ingreso Social
Falta de unidad de criterios entre los diferentes actores intervinientes
10
Sesgos en la consolidación de la información
11
Gestión para el Ingreso Social
No existe una política institucional para el manejo y seguridad de la información
12
Excesivo volumen de expedientes, Fallas en el seguimiento y monitoreo
Acciones
Responsable
Indicador
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
grupo antifraudes.
Gestión para el Ingreso Social
Gestión para el Ingreso Social
Administración del Riesgo
13
Concentración de información de determinadas actividades o procesos en una persona. Concentración de información de determinadas actividades o procesos en una persona. Concentración de información de determinadas actividades o procesos en una persona.
Deficiencias en el manejo documental y de archivo.
Casi seguro
Casi seguro
Correctivo / Preventivo
Creación de protocolos de revisión permanente de la calidad de información de las bases de datos de la Dirección de Ingreso Social.
Casi seguro
Casi seguro
Preventivo / Correctivo
Creación de protocolos de revisión permanente de la calidad de información de las bases de datos de la Dirección de Ingreso Social. Creación del Grupo Antifraudes.
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MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Misión:
Departamento para la Prosperidad Social Crear condiciones de prosperidad en la población vulnerable, contribuir a la reconciliación de los colombianos y promover la integración regional IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO Riesgo
Proceso y Objetivo
Causas
No.
Descripción
Probabilidad de Materialización
Valoración Tipo de Control
Administración del Riesgo
Acciones
Responsable
Indicador
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Expedición de Resolución interna y Manual Operativo. Reglamentación de la Ley 1532 de 2012 en lo relacionado con las condiciones de inclusión, suspensión y retiro de registro de beneficiarios.
Gestión para el Ingreso Social
Vulnerabilidad en el proceso de mantenimiento y actualización de la base de datos de beneficiarios de los programas.
14
Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración.
Casi seguro
Preventivo / Correctivo
Actualización de Manual operativo de los programas con definición de procedimientos y roles (equipo nacional, regional y administraciones municipales). Diseño, gestión e implementación de un plan de trabajo interinstitucional, acompañado con estrategias de monitoreo y control permanente, para cruces de registro administrativo con
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MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Misión:
Departamento para la Prosperidad Social Crear condiciones de prosperidad en la población vulnerable, contribuir a la reconciliación de los colombianos y promover la integración regional IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO Riesgo
Proceso y Objetivo
Gestión para el Ingreso Social
Gestión para el Ingreso Social
Causas
Inexistencia de un procedimiento sistemático que permita capturar en forma oportuna (para los casos en que las familias no realizan el reporte) los cambios de estado y de conformación de los hogares beneficiarios.
Presiones políticas
No.
Descripción
Probabilidad de Materialización
Valoración Tipo de Control
Administración del Riesgo
Acciones
Responsable
Indicador
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
diferentes entidades ( Registraduría, Ministerio de Salud, Anspe, DNP) Cruces bases de datos antes y después de los procesos para depurar posibles inclusiones sin estar focalizadas.
15
Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración.
Casi seguro
Preventivo
Creación de protocolos de revisión permanente de la calidad de información de las bases de datos de la Dirección de Ingreso Social. Circulares internas remitidas por la Dirección de Ingreso y la Secretaría General.
16
Tráfico de influencias, (amiguismo, persona influyente).
Casi seguro
Preventivo / Correctivo
Cruces bases de datos antes y después de los procesos para depurar posibles inclusiones sin estar focalizadas. Creación de
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MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Misión:
Departamento para la Prosperidad Social Crear condiciones de prosperidad en la población vulnerable, contribuir a la reconciliación de los colombianos y promover la integración regional IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO Riesgo
Proceso y Objetivo
Causas
No.
Descripción
Probabilidad de Materialización
Valoración Tipo de Control
Administración del Riesgo
Acciones
Responsable
Indicador
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
protocolos de revisión permanente de la calidad de información de las bases de datos de la Dirección de Ingreso Social. Actualización de los DOT. Perfeccionamiento y cambios en el proceso de verificación.
Excesivo volumen de expedientes Gestión para el Ingreso Social
Insuficientes herramientas de validación Fallas en el seguimiento y monitoreo
17
Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración.
Casi seguro
Preventivo / Correctivo
Establecer las responsabilidades de las entidades y fuentes primarias de información de verificación de compromisos. Conformación de un grupo de trabajo anti fraude. Elaboración del proceso de verificación de condicionalidades de acuerdo con el rediseño de los
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MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Misión:
Departamento para la Prosperidad Social Crear condiciones de prosperidad en la población vulnerable, contribuir a la reconciliación de los colombianos y promover la integración regional IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO Riesgo
Proceso y Objetivo
Causas
No.
Descripción
Probabilidad de Materialización
Valoración Tipo de Control
Administración del Riesgo
Acciones
Responsable
Indicador
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
programas. Adaptación del Sistema de información SIFA y de la plataforma tecnológica. Parametrización de los instrumentos de verificación. Fortalecimiento de los canales de comunicación con los beneficiarios.
Excesivo volumen de solicitudes Inadecuado análisis o valoración de las PQRS Gestión para el Ingreso Social
Falta de claridad en la información solicitada por el peticionario
18
Falta de información sobre el estado del proceso del trámite al interior de la entidad.
Casi seguro
Concentración de información de determinadas
Casi seguro
Preventivo
Dificultad o demora en la concertación de respuestas cuando son de competencia de varios responsables Articulación Nación Territorio
Falta de personal capacitado
19
Preventivo
Fortalecimiento de los canales de comunicación con los enlaces municipales. Definición de las condiciones de permanencia y salida de personas inscritas en Más Familias en Acción garantizando el debido proceso de la población. Revisión de las cargas laborales en la Entidad y asignación
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MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Misión:
Departamento para la Prosperidad Social Crear condiciones de prosperidad en la población vulnerable, contribuir a la reconciliación de los colombianos y promover la integración regional IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO Riesgo
Proceso y Objetivo
Causas
No.
Descripción
Probabilidad de Materialización
Valoración Tipo de Control
actividades o procesos en una persona.
Articulación Nación Territorio
Infraestructura y Hábitat
Infraestructura y Hábitat
Recursos limitados
Temas relativamente nuevos que los formuladores de proyectos no revisan en la Identificación y actualización los aspectos e impactos ambientales, los peligros que afecten la seguridad y la salud en el trabajo, los requisitos legales aplicables y los riesgos asociados a los proyectos de infraestructura. Mal manejo de los anticipos de las obras de
20
21
Concentración de información de determinadas actividades o procesos en una persona.
Desconocimiento de la ley, mediante interpretaciones subjetivas de las normas vigentes para evitar o postergar su aplicación.
Casi seguro
Casi seguro
Preventivo
Preventivo
Administración del Riesgo
de personal en áreas donde se observa en la actualidad déficit de personal. Revisión de las cargas laborales en la Entidad y asignación de personal en áreas donde se observa en la actualidad déficit de personal. Herramientas facilitadoras para el cumplimiento del requisito como: cartilla paso a paso para formular el Plan de Gestión Integral en obra, PGIO por sector en excel, PGIO por tipo de proyectos.
Acciones
Responsable
Indicador
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Exigir la evidencia que se realizó la revisión de requisitos legales.
22
Desvío de recursos del Estado hacia particulares
Casi seguro
Preventivo
Fortalecer con los Operadores y Municipios los
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MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Misión:
Departamento para la Prosperidad Social Crear condiciones de prosperidad en la población vulnerable, contribuir a la reconciliación de los colombianos y promover la integración regional IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO Riesgo
Proceso y Objetivo
Causas
No.
Descripción
Probabilidad de Materialización
Valoración Tipo de Control
infraestructura
Infraestructura y Hábitat
Seguridad Alimentaria
La contratación para los territorios recae en los municipios en donde hay intereses particulares que en ocasiones pesan más que el objeto real del proyecto
Contratar operadores para favorecer relaciones políticas en territorio
23
24
Disposiciones establecidas en los pliegos de condiciones que permiten a los participantes direccionar los procesos hacia un grupo en particular, como la media geométrica.
Casi seguro
Tráfico de influencias, (amiguismo, persona influyente).
Casi seguro
Preventivo
Preventivo
Administración del Riesgo
controles de inversión de anticipos A los municipios a través de los convenios o contratos se le imponen cierta cantidad de obligaciones que ellos deben hacer cumplir a su vez por el futuro contratista. Fortalecer el proceso de verificación y seguimiento a la contratación. Continuar con el seguimiento financiero, jurídico y contractual; así como las visitas a empresas que se postulan como aperadores en territorio con el fin de no poner en riesgo la seguridad de los recursos y la intervención en territorio. Aplicar controles institucionales en la
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Acciones
Responsable
Indicador
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Misión:
Departamento para la Prosperidad Social Crear condiciones de prosperidad en la población vulnerable, contribuir a la reconciliación de los colombianos y promover la integración regional IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO Riesgo
Proceso y Objetivo
Causas
No.
Descripción
Probabilidad de Materialización
Valoración Tipo de Control
Administración del Riesgo
Acciones
Responsable
Indicador
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
adjudicación de contratos con el fin de evitar otorgamiento de privilegios o preferencias.
Gestión de Programas Especiales
Gestión contractual de los operadores nacionales o territoriales, omisiva o contraria a los principios de la administración pública y/o la gestión fiscal, en los proyectos enmarcados en los contratos interadministrativos suscritos entre el
25
En los recursos de infraestructura ejecutados mediante contrato interadministrativo con FONADE, del que a su vez se derivan contratos interadministrativos con los entes territoriales, existe el riesgo de que los procesos precontractuales, contractuales o
Media
Preventiva
Realizar seguimiento permanente a los operadores en territorio en relación a la administración de los recursos asignados y a la intervención en territorio (asignación de cupos y listado de beneficiarios). Definir los lineamientos de los contratos interadministrativos con los Municipios que aseguren la transparencia, efectividad y economía. Ojalá adjuntar un proyecto de minuta tipo o imponer la obligación a FONADE de presentarla en un plazo de un mes.
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MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Misión:
Departamento para la Prosperidad Social Crear condiciones de prosperidad en la población vulnerable, contribuir a la reconciliación de los colombianos y promover la integración regional IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO Riesgo
Proceso y Objetivo
Causas
No.
DPS y FONADE
Gestión de Programas Especiales
Gestión contractual de los operadores nacionales o territoriales, omisiva o contraria a los principios de la administración pública y/o la gestión fiscal, en los proyectos enmarcados en los contratos interadministrativos suscritos entre el DPS y FONADE
26
Descripción
poscontractuales no cumplan los estándares de transparencia, eficacia y economía, generando un probable daño al patrimonio público. En los recursos de infraestructura ejecutados mediante contrato interadministrativo con FONADE, del que a su vez se derivan contratos interadministrativos con los entes territoriales, existe el riesgo de que los procesos precontractuales, contractuales o poscontractuales no cumplan los estándares de transparencia, eficacia y economía, generando un probable daño al
Probabilidad de Materialización
Media
Valoración Tipo de Control
Correctiva
Administración del Riesgo
Establecer el marco legal y contractual para adoptar, cuando sea necesario, medidas de retoma del control por parte del gerente de los proyectos –FONADE-, que permitan reasumir competencias de los procesos asignados a los Municipios o de asumir medidas de control.
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Acciones
Responsable
Indicador
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Misión:
Departamento para la Prosperidad Social Crear condiciones de prosperidad en la población vulnerable, contribuir a la reconciliación de los colombianos y promover la integración regional IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO Riesgo
Proceso y Objetivo
Causas
No.
Descripción
Probabilidad de Materialización
Valoración Tipo de Control
Administración del Riesgo
Acciones
Responsable
Indicador
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
patrimonio público.
Retrasos y adiciones injustificadas, que pueden generar reclamaciones, ligadas con ineficiencias, conductas antieconómicas y posible corrupción.
Diversidad de actores e intervinientes.
27
28
Falta de monitoreo control y vigilancia, que de lugar a ajustes de cronogramas y presupuestos, en detrimento del patrimonio público.
Riesgo de cohecho en la etapa precontractual, contractual o poscontractual de los proyectos de infraestructura.
Media
Muy Probable
Preventivo
Preventivo
Establecer la programación integral del proyecto con los principales hitos de la gestión contractual y con la correspondiente ruta critica, con monitoreo constante, sistema de alertas tempranas y medidas de seguimiento y control, entre ellas medidas sustitutivas por incumplimiento o incapacidad de gestión de los municipios. Dada la compleja ejecución de un proyecto de estas características establecer mecanismos de control donde se adopten mecanismos especiales, de oportunidad, eficacia y transparencia en la vigilancia de la
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MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Misión:
Departamento para la Prosperidad Social Crear condiciones de prosperidad en la población vulnerable, contribuir a la reconciliación de los colombianos y promover la integración regional IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO Riesgo
Proceso y Objetivo
Causas
No.
Descripción
Probabilidad de Materialización
Valoración Tipo de Control
Administración del Riesgo
gestión y que se articulen con el control ciudadano, egovernment y los organismos de control como Contraloría General de la República, Procuraduría General de la Nación y las propias personerías. Parte de todo anterior, puede incluirse en un acuerdo de eficacia, eficiencia y transparencia del control con éstos y otros elementos complementarios. Definir una estructura organizacional operativa especial, eficiente enmarcada en el e-government, con capacidad de respuesta dada la complejidad de la ejecución en entidades territoriales y el proceso de aprendizaje que DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL Conmutador (57 1) 5960800 * Calle 7 No. 6-54 - Bogotá – Colombia
Acciones
Responsable
Indicador
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Misión:
Departamento para la Prosperidad Social Crear condiciones de prosperidad en la población vulnerable, contribuir a la reconciliación de los colombianos y promover la integración regional IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO Riesgo
Proceso y Objetivo
Causas
No.
Descripción
Probabilidad de Materialización
Valoración Tipo de Control
Administración del Riesgo
Acciones
Responsable
Indicador
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
muchas veces implica.
Gestión de Programas Especiales
Que el operador inscriba más población vulnerable de la establecida para cumplir con la asignación de cupos.
29
Afectar rubros que no corresponden con el objeto del gasto en beneficio propio o a cambio de una retribución económica.
Fortalecer el componente de dialogo ciudadano y control social, usando las fuerzas vivas regionales como aliadas estratégicas en el monitoreo y control de los recursos públicos y de los proyectos regionales. Solicitar un listado de cupos asignados con la información esencial del participante Realizar seguimiento permanente al operador. Casi seguro
Preventivo
Diseñar el registro y seguimiento al operador sobre el numero de cupos de asignados Realizar auditoría contable al manejo de los recursos de los programas.
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MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Misión:
Departamento para la Prosperidad Social Crear condiciones de prosperidad en la población vulnerable, contribuir a la reconciliación de los colombianos y promover la integración regional IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO Riesgo
Proceso y Objetivo
Causas
Gestión de Programas Especiales
Inadecuada información financiera de los programas
Gestión de Programas Especiales
Que los gastos de viaje en el seguimiento por parte del operador se carguen al programa cuando corresponden a otras entidades en ese mismo municipio.
Gestión de Programas Especiales
Falta de organización de la información relacionada con los convenios y /o contratos
No.
Descripción
Probabilidad de Materialización
Valoración Tipo de Control
30
Casi seguro
Preventivo
31
Inclusión de gastos no autorizados.
Casi seguro
Preventivo
32
Acciones
Responsable
Indicador
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Realizar seguimiento permanente a los operadores.
Afectar rubros que no corresponden con el objeto del gasto en beneficio propio o a cambio de una retribución económica.
Deficiencias en el manejo documental y de archivo.
Administración del Riesgo
Casi seguro
Preventivo
Establecer el personal adecuado y competente para la asignación de las funciones de los programas. Revisión periódica de la programación, distribución de los recursos para el cumplimiento de las diferentes actividades de los programas. Realizar auditoría contable al manejo de los recursos de los programas susceptibles a esta acción. Controlar mediante correo electrónico la entrega total y oportuna de los documentos de supervisión al grupo administrativo de Paz y Desarrollo.
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MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Misión:
Departamento para la Prosperidad Social Crear condiciones de prosperidad en la población vulnerable, contribuir a la reconciliación de los colombianos y promover la integración regional IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO Riesgo
Proceso y Objetivo
Gestión de Programas Especiales
Monitoreo, seguimiento y evaluación
Causas
Inconsistencias en el seguimiento de los programas
Deficiencia en controles y seguridad de la data.
No.
33
Descripción
Concentrar las labores de supervisión de múltiples contratos en poco personal.
Probabilidad de Materialización
Casi seguro
Valoración Tipo de Control
Preventivo
No contar con un sistema de información y seguimiento.
34
Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración.
Casi seguro
Preventivo
Administración del Riesgo
Fortalecer el procedimiento de control documental para la adecuada administración de los documentos de supervisión. Revisión periódica de los programas, distribución de los recursos y fuentes de financiación para el cumplimiento de las metas de los planes. Fortalecer los mecanismos de evaluación de idoneidad de personal para su contratación. - Aplicar las políticas de seguridad de la información. - Centralizar la data. - Centralizar en el área de Sistemas los procesos de desarrollo. - Implementar módulos orientados al control de la
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Acciones
Responsable
Indicador
Según formato de seguimiento
Ver tabla No. 1
Según Plan
Según formato de seguimiento
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Según Plan
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Misión:
Departamento para la Prosperidad Social Crear condiciones de prosperidad en la población vulnerable, contribuir a la reconciliación de los colombianos y promover la integración regional IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO Riesgo
Proceso y Objetivo
Causas
Monitoreo, seguimiento y evaluación
Poco personal
Monitoreo, seguimiento y evaluación
Constante cambio de la población beneficiaria con débil acompañamiento en la actualización de los datos por parte de los operadores
No.
Descripción
Probabilidad de Materialización
Valoración Tipo de Control
35
Concentrar las labores de supervisión de múltiples contratos en poco personal.
Casi seguro
Preventivo
36
Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración.
Casi seguro
Preventivo
Administración del Riesgo
información (auditorías, logs). Vincular el personal requerido para el cumplimiento de las funciones orientadas al desarrollo y ajustes a las diferentes herramientas tecnológicas. Revisión de las cargas laborales en la Entidad y asignación de personal en áreas donde se observa en la actualidad déficit de personal. Exigir con las herramientas contractuales la actualización constante de los datos. Perfeccionar la interoperabilidad de los sistemas de registro y seguimiento de los beneficiarios.
DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL Conmutador (57 1) 5960800 * Calle 7 No. 6-54 - Bogotá – Colombia
Acciones
Responsable
Indicador
Según formato de seguimiento
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Según Plan
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