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UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN MAESTRÍA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL.
ENSAYO SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL SERVARESA S.A.
Carlos Alberto Ortiz Morales 1528-11-18118 Abril
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RESUMEN.
En el entorno actual de los negocios, resulta fundamental para las empresas que quieren ser competitivas, la administración correcta de los sistemas de información. Los avances en tecnología informática, la economía globalizada, las fusiones empresariales, el surgimiento de la era del conocimiento han hecho de la información un elemento fundamental para la supervivencia de las organizaciones. Durante este ensayo se tratará en primera instancia los conceptos básicos de los sistemas de información, su relación con las organizaciones y la administración estratégica.
Palabras clave: Administrar, información, informática, organizaciones, estratégica.
ABSTRACT In today's business environment, it is essential for companies to be competitive, the proper administration of information systems. Advances in computer technology, the global economy, corporate mergers, the emergence of the knowledge age has made information fundamental to the survival of organizations. During this test will be discussed in the first instance the basic concepts of information systems, their relationship with organizations and strategic management
Keywords: Manage, information, computing, organizations, strategic
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INTRODUCCIÓN
La tecnología en las empresas ha venido avanzando de tal manera que son una necesidad en el desarrollo de las actividades administrativas dentro de las organizaciones, que se desarrollan en el entorno económico, además ha sido una herramienta para que la gerencia tenga información confiable, completa y a tiempo para tomar decisiones importantes en la administración de una empresa y de esta manera se cumpla con los objetivos empresariales. La empresa Servicios de Administración de Recursos S. A. es una empresa que nació hace cinco años, pionera en la producción del cultivo del plátano hawaiano de exportación y la industrialización del mismo, el cuál es un cultivo exótico que se cultiva en Guatemala; con operaciones en la zona suroccidental del país específicamente en la finca San Antonio Morazán del municipio de Coatepeque, departamento de Quezaltenango, con una área potencial de siembra de aproximadamente 400 hectáreas de terreno, es una de las únicas empresas que se dedica a esta actividad agrícola en el país, teniendo como destino sus productos finales los Estados Unidos de América y los países caribeños República Dominicana, Puerto Rico, Cuba entre otros. En esta operación agrícola son necesarios los controles agrícolas y administrativos como las proyecciones productivas, producción, proveedores, inventarios, pagos y planillas, los cuales se vienen desarrollando por medio de cálculos poco complejos y profundos en el programa de cómputo de Excel en un office tradicional de software de programa de computadora. Es necesario que estos controles agrícolas y administrativos se realicen por medio de programas formales establecidos en una base de datos, para tener una información eficaz y confiable justo a tiempo, con veracidad un sistema de información gerencial que apoye estos procesos administrativos y agrícolas en la toma de decisiones para consecución de objetivos empresariales.
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL I.
Análisis del software.
La computadora como sistema de información organizacional. Los gerentes siempre han utilizado información para desempeñar sus labores, así que el tema de la información gerencial nada tiene de nuevo. Lo que sí es novedad la facilidad con que se puede obtener información exacta y actualizada. La innovación que ha hecho posible esto es la computadora. Las organizaciones están adquiriendo cada vez más conciencia de que la información es un recurso de importancia estratégica y que la computadora puede cultivar ese recurso (Mclead Jr, Raymond, 2000).
En Servaresa el Sistema de Información Gerencial se basa en un programa de computación sencillo y funcional de office, específicamente Excel, en donde en hojas de cálculos y mediante formulas desarrolladas se alimenta de información de las diferentes actividades de acuerdo al enfoque que se desee, se realizan archivos digitales en carpetas, donde la información genera informes sencillos y funcionales donde también permanece lista para consultarse en cualquier momento que sea requerido, posteriormente se forman archivos y se guardan en carpetas de acuerdo a su naturaleza se nombran y se guardan, aunque es bastante obsoleto el Sistema de Información Gerencial es funcional para la pequeña empresa de producción de plátano pero si es necesario la implementación de un programa más complejo que abarque todos los aspectos de la información que se maneja en la organización y puedan responder al crecimiento y exigencias de los planes estratégicos de la organización.
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Como podemos observar en los anexos 1 y anexo 3 se desarrolla un presupuesto operativo de la finca S en el programa Excel y no es más que la aplicación de formulas en los diferentes rubros dentro de la producción de plátano Hawaiano.1
En este sistema obsoleto pero funcional se tiene en el anexo 2, anexo 4 el desarrollo de un necesidades de fertilización para plátano Hawaiano, donde el programa base utilizado es Excel y mediante formulas diseñadas en función de las necesidades nutricionales del cultivo se calculan los requerimientos de macro y micro nutrientes de la planta.2
La primera aplicación implicó el manejo de transacciones contables y se denominó procesamiento de datos. Luego los gerentes y los expertos en computación se dieron cuenta del mayor potencial que tenía la información como apoyo a la toma de decisiones. La primera aplicación de la computadora como sistema de información se denominó sistema de información gerencial. (MIS, mangamente information systems) y luego fue seguida de aplicaciones más especializadas como los sistemas de apoyo a decisiones (DSS, decision suport systems). Ahora se utiliza el término sistemas de información basados en computadoras (CBIS, computer, based information systems) como una herramienta de información para la administración (Mclead Jr, Raymond, 2000).
Los sistemas de información gerencial han sido de suma importancia el concepto se denomina ahora administración de recursos de información (IRM, information resourses
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Anexo 1 y anexo 3 sobre presupuesto de operación Servaresa. Anexo 2 y anexo 4 sobre programa de fertilización plátano Hawaiano
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management) los usuarios de la IRM, reconocen el valor estratégico de la información como un vehículo que permite alcanzar una posición más competitiva en el mercado ampliándose la cobertura de las computadoras para permitir a las empresas realizar sus funciones básicas en formas muy novedosas. El comercio electrónico, intercambio electrónico de datos, transferencias electrónicas (Mclead Jr, Raymond, 2000).
II.
Análisis de hardware
Definición general de los sistemas de información Un sistema de información está formado por un conjunto de componentes, en contra posición a lo que la mayoría de personas creen un sistema de información puede ser formal e informal, de esta forma nos podemos encontrar basados en ordenadores y sistemas de información que utilizan la tecnología del papel y el lápiz (Mclead Jr, Raymond, 2000).
Los sistemas formales de información son aquellos que se apoyan en definiciones fijas y aceptadas de datos y procedimientos y que operan en conformidad con reglas predefinidas, consecuentemente los sistemas informales de información se basan en reglas de comportamientos no establecidas las conversaciones de trabajo en la máquina de café se pueden considerar como sistemas informales. Servaresa cuenta para su Sistema de Información Gerencial con un equipo sencillo funcional de una maquina, con monitor marca IBM. E-54 y CPU IBM Think Centre que opera con un sistema Microsoft Windows XP, profesional, versión 2,002 service Pack, registrado a nombre de Pack 3 74469-640-0263172-23501 con un procesador Intel® Pentium® CPU 3.00 Ghz 2.99
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Ghz. 248 MB de Ram. Una impresora PIXMA ip 2700 marca CANON, un Scan Canon Scan Lide 100 marca CANON y un par de bocinas Cap. 300W. p.m.p.o. Multimedia, Amplified speaker sistem.
III. Usuarios finales del sistema. Componentes de un sistema de información. Dicha visión de los sistemas de información propone diversos componentes que deben interactuar entre ellos para un correcto desarrollo del sistema de información, los componentes a analizar son: Los individuos participantes: Está formado por las personas que pueden participar en el desarrollo de un sistema de información y se clasifican de acuerdo a la visión que tienen del sistema y se clasifican en cinco grandes grupos: propietarios, usuarios, diseñadores, constructores, analistas y el Project manager, a estos se les engloba como trabajadores de la información estas son aquellas personas cuyos trabajos tienen que ver con la creación, recolección, distribución y uso de la información (Fernández Alarcón, 2005).
Cada quién de estos participantes se enfoca en la parte que le corresponde de acuerdo al enfoque que se le aplique en la organización de trabajo, y a su función dentro de la organización la información es variada pero va interrelacionada en cada fase de los procesos administrativos y productivos.
Propietarios de sistemas: Son aquellas personas que patrocinan y promueven los sistemas de información, entre las funciones están fijar el presupuesto y los plazos para el desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información y dar el visto bueno al sistema de información
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final. En función del tamaño del sistema de información que intenta desarrollar los propietarios de sistemas pueden pertenecer a distintos niveles jerárquicos dentro de la organización, en el desarrollo de los sistemas más grandes los propietarios son directivos que están situados en lo más alto de la jerarquía de la compañía, el desarrollo de los sistemas medios los propietarios suelen ser directivos medios, mientras que los sistemas más pequeños es bastante común encontrar directivos medios o supervisores como propietarios de sistemas (Fernández Alarcón, 2005).
En este nivel se maneja la inversión de capital en función de los sistemas a diseñar, desarrollar y aplicar en los procesos productivos y son los altos niveles jerárquicos los que deciden y validan la información que de ellos se obtenga en consecución de los objetivos empresariales.
Usuarios de sistemas: Son aquellas personas que utilizan los sistemas de información de una forma regular para capturar, introducir, validar, transformar y almacenar datos e información. Entre todos los grupos de individuos que participan en el desarrollo de un sistema. Son los más cuantiosos, así mismo los usuarios deben de ser considerados como el grupo de individuos más importantes en el desarrollo de un sistema de información ya que este colectivo tendrá que trabajar diariamente sobre él y será el que decidirá si cumple con las necesidades que tienen el negocio, por lo tanto es necesario el compromiso de los usuarios de sistemas para poder identificar de forma correcta los problemas a resolver, las necesidades a cubrir, las oportunidades a conseguir y las restricciones que deberá tener el sistema de información (Fernández Alarcón, 2005).
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Las empresas con culturas organizacionales fuertes y bien estructuradas van a marcar los lineamientos del enfoque de la información a utilizarse de esta manera se podrá alimentar transformar y validar la información dentro de los sistemas de información y serán los usuarios los que se enfoquen de acuerdo a los planes estratégicos empresariales de la organización donde exista una comunión dentro de las diferentes áreas de trabajo.
Los usuarios internos: Son todos aquellos que pertenecen a la organización que está desarrollando el sistema de información y los usuarios externos son aquellos que se pueden clasificar en clientes, proveedores, aliados y trabajadores cuya labor se realiza fuera del lugar tradicional de trabajo (Fernández Alarcón, 2005).
Diseñadores de sistemas: Son expertos en tecnología que resuelven las necesidades y las restricciones manifestadas por los usuarios de la empresa mediante recursos tecnológicos, debido al crecimiento en el desarrollo de tecnología, así como su utilización los diseñadores de sistemas han ido especializándose a lo largo de las últimas décadas, algunas de estas especializaciones son la administración de datos, la arquitectura de redes, el diseño de web o la seguridad, estos se centran más en aspectos tecnológicos que de negocios (Fernández Alarcón, 2005).
Como en toda empresa con una visión y una misión bien definida es necesario el trabajo de un diseñador de sistemas de información, sin embargo la empresa Servaresa S.A. No cuenta con este tipo de personas dentro de la organización lo que la debilita y la hace susceptible al avance en el desarrollo empresarial ya que es una necesidad poder implementar estos sistemas de información para alimentar, procesar y validar la información de los procesos productivos y administrativos para alcanzar los objetivos organizacionales.
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Constructores de sistemas: Son otro tipo de especialistas en tecnología, son los encargados de fabricar sistemas de información, basados en las especificaciones de diseño obtenidos de los diseñadores de sistemas los avances tecnológicos los han llevado a especializarse en distintas tareas en el desarrollo de sistemas entre ellas están programador de aplicaciones de informática, programador de sistemas, la de programador de base de datos o de integrador de software (Fernández Alarcón, 2005).
Las empresas que desean mantenerse a la vanguardia de la tecnología en los sistemas de información deben de invertir en los sistemas de información para tener validez en las bases y sustentar la toma de decisiones empresariales, al diseñar los sistemas de información , con esta inversión las empresas como Servaresa estarían integrándose de una manera tecnológica mediante la aplicación de sistemas de información, los procesos productivos y administrativos de una manera formal, alcanzando el desarrollo empresarial.
Analistas de sistemas: Es una persona que estudia los problemas y las necesidades de una empresa, para determinar cómo podrían combinarse los recursos humanos, los procesos. Los datos y la tecnología de la información para obtener mejoras en la empresa las habilidades necesarias para cumplir de una forma eficiente las funciones de un analista de sistemas son: conocimientos generales de la empresa, capacidad de resolver problemas, técnicas de comunicación interpersonal, flexibilidad y capacidad de adaptación, carácter y ética, mejorar los conocimientos en tecnología y sistemas de información, experiencia y dominio de la programación informática (Fernández Alarcón, 2005).
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Clasificación en función de la agrupación de los usuarios en la organización. Los sistemas de información se clasifican en subsistemas directivos y funcionales, los subsistemas funcionales se clasifican en función de las actividades que se realizan en las distintas áreas funcionales de la empresa.
Sistemas de información marketing: Están formados por una combinación de subsistemas de entradas y salidas conectadas por una base de datos, el subsistema de inteligencia de marketing proporciona información estratégica del entorno relacionado con las operaciones de marketing, para ello el subsistema recopila y estudia toda la información disponible de forma ética de todos los competidores del sector.
Sistemas de información de producción: Tiene como objetivo apoyar al sistema de producción físico y proporciona información acerca de las operaciones de producción, los sistemas de información de producción se pueden clasificar en función del enfoque utilizado para controlar el proceso de producción algunos ejemplos ROP, el MRP y el JIT. El subsistema de inteligencia de producción recoge información estratégica de producción con el objetivo de proporcionar información a los supervisores y a los directivos sobre la mano de obra, el material proporcionado por los proveedores y la maquinaria.
Sistemas de información financiera: Proporcionan a personas o grupos tanto como dentro ó fuera de la organización información relacionada con los asuntos financieros de la compañía, el sistema de información financiera está formado por tres subsistemas de entrada tres subsistema de salida los cuales son: el subsistema de información contable que suministra información contable de las empresas el subsistema de inteligencia financiera, que suministra información
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estratégica, el subsistema de auditoría interna que analiza los sistemas conceptuales de la empresa y los registros contables para verificar su exactitud a través de la auditoría interna (Mclead Jr, Raymond, 2000).
Sistemas de información de Recursos Humanos: Permite recopilar y almacenar información relacionada con los recursos humanos, para transformarla y luego distribuirlas a los usuarios de la empresa (Mclead Jr, Raymond, 2000).
Sistema de información para directivos: Los sistemas de información funcionales generan una gran cantidad de información difícil de estudiar y asimilar por los directivos de una compañía, la amplia cantidad de información, puede convertirse en una barrera en la toma de decisiones, ya que obliga a los directivos a perder mucho tiempo en destilar y sintetizar toda la información, este proporciona información sobre el desempeño global de la empresa, utiliza fuentes de información interna y del entorno (Mclead Jr, Raymond, 2000).
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CONCLUSIÓN. Los sistemas de información gerencial son importantes en el desarrollo organizacional de una empresa donde la información que se obtiene debe ser sólida, verdadera y justo a tiempo, para que sirva de base en los controles y la toma de decisiones en la consecución de objetivos empresariales tanto administrativos como productivos y de servicios. La empresa Servaresa S. A. cuenta con un sistema de información débil y obsoleto, donde un solo programa de Excel es la base para el control de las diferentes operaciones de la empresa, en las hoja electrónica de cálculo y archivos simples de acuerdo a la actividad en función se llevan a cabo los registros de las diferentes actividades dentro de la organización, programa que no es suficientemente completo en el manejo de la información en los diferentes áreas de la empresa, ya que cada vez van siendo más complejas y extensas, si bien es cierto que se trata de una pequeña empresa esto no es justificación para diseñar y construir un sistema de información más grande y versátil que proporcione una plataforma que sea la base para obtener información de las diferentes operaciones de la empresa y a la vez sirva en la toma de decisiones empresariales en la consecución de los objetivos, donde la magnitud y la importancia de la operación, necesitan la instalación, implementación de programas complejos bien diseñados que apoyen el crecimiento y desarrollo de esta empresa . No perdiendo de vista que estos sistemas de información son la base de las empresas y dependiendo como se implementen y manejen llegan a ser una ventaja competitiva dependiendo de la complejidad y los alcances de los mismos, que a la vez fortalece las cadenas de valor empresarial.
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ANEXOS.
Anexo 1
Anexo 3
Anexo 2
Anexo 4
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BIBLIOGRAFÍA.
Fernández Alarcón, V. (2005). Desarrollo de Sistemas de Información, una metodología basada en modelado. Bárcelona, España: Ediciones UPC. Mclead Jr, Raymond. (2000). Sistemas de Información Gerencial. México: Prentice Hall.