República Bolivariana de Venezuela Ministerio del poder popular para la educación universitaria Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño” Extensión Barinas
Manuales administrativos y organigramas
Autora: Mileydys Briceño
The-Future-is-Now [Seleccionar fecha]
Barinas, febrero del 2015
Presentación En los procesos administrativos y tecnológicos las tareas cotidianas vienen a transformarse en rutinas que se van modificando al paso del tiempo en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puesto, entre otros. La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad, función, tarea, entre otros. Ya que este permitirá una elaboración precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores. Otra herramienta útil para la estructura de una buena organización, son los organigramas; Por organizar entendemos que es establecer o reformar algo, sujetando a reglas el número, orden, armonía y dependencia de sus partes. Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento jerárquico que especifique la función que cada uno debe ejecutar en la empresa. Por ello la funcionalidad de ésta, recae en la buena estructuración del organigrama, el cual indica la línea de autoridad y responsabilidad, así como también los canales de comunicación y supervisión que acoplan las diversas partes de un componente organizacional.
Índice Pág. Manuales administrativos……………………………………………………..…1 Objetivos……………………………………………………………………..….1 Importancia……………………………………………………………….……2 Tipos………………………………………………………………………………2 Elaboración y manejo de los manuales………………………………….6 Organigramas………………………………………………………………...…...7 Características………………………………………………………………....7 Ventajas…………………………………………………………………………8 Desventajas…………………………………………………………………….8 Tipos………………………………………………………………………………9 Importancia…………………………………………………………………...10 Conclusión………………………………………………………………………...11 Referencias bibliográficas……………………………………………………..12
Los manuales administrativos Son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación para registrar y transmitir de forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización, como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.
necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”.
Objetivos de los manuales
Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).
Duhat Kizatus, Miguel A Lo define “Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”. Para Terry G.R. “Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”. Continolo G. Lo conceptualizará como: “Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices. Agilizar organización.
el
estudio
de
la
Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
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Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización. Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo componen. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles. Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
Importancia de los manuales Explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.
Tipos de manuales Por su naturaleza se clasifica en:
Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización. Microadministrativo Son los manuales que corresponden a una sola organización. Pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus áreas en forma específica.
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Macroadministrativos Son los documentos que contienen información de más de una organización. Mesoadministrativo Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. El término mesoadministrativo se usa normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado
Por su naturaleza
Microadministrativos Macrodministrativos Mesoadministrativos
Por su contenido: De historia Proporciona información acerca de los comienzos, crecimiento, logros y posición actual de la organización. Cuando es bien elaborado y aplicado motiva al empleado a comprender mejor a la organización y a sentirse parte de ella.
De organización Expone de forma detallada la estructura de la organización formal a través de dar a conocer los objetivos, funciones, autoridades y responsables de distintos puestos. De políticas Describe los puntos establecidos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Si este manual es el adecuado permitirá agilizar el proceso de toma de decisiones y facilitará la descentralización. De procedimientos Expresa los procedimientos administrativos a través de los cuales se enfoca la actividad operativa del organismo. También le explica al personal cómo hacer su trabajo y a utilizar los procedimientos administrativos prescritos. De contenido múltiple Es cuando la cantidad de personal o actividades no sean las suficientes como para hacer manuales detallados y se crean manuales donde se combinen dos o más categorías como “políticas y procedimiento”. De gestión de calidad Documentos que describen y consignan los elementos del sistema de gestión de la calidad, el cual incluye información sobre el alcance, 3
exclusiones, directrices de calidad; responsabilidad y autoridad del sistema de gestión de calidad.
Manual específico de procedimientos de tesorería Entre otros. Por su ambito de aplicacion
Por su contenido:
De gestion de calidad
De contenido multiple
De procedimientos
De historia
Generales
Especificos
De organizacion
De politicas
Por su ámbito de aplicación General: También reglamentos internos, se refieren a estructura global de la organización, sus políticas, los procedimientos de trabajo, del personal. Son de propósito múltiple. Específicos: Abarca el contenido de información de un área determinada de la empresa. Define uniformemente las actividades y responsabilidades del área o función. Dentro de esta clasificación se encuentran los siguientes tipos: Manual especifico de reclutamiento y selección. Manual especifico de auditoria interna. Manual especifico de políticas de personal.
Por su función específica Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades. Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de 4
información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. Manual de finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros. Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.
Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.
Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente 5
básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoría administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Manual instructivo:
de
adiestramiento
o
Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos.
Por su funcion especifica
Elaboración y manejo de los manuales administrativos 1. Diseño del proyecto para la elaboración del Manual. 2. Presentación del proyecto a las autoridades competentes. 3. Captación de la información pertinente. 4. Integración de la información. 5. Análisis de la información. 6. Preparación del proyecto del manual. 7. Formulación de recomendaciones.
Manual de producción
Manual de compras
8. Presentación del manual para su aprobación. 9. Reproducción del manual.
Manual de ventas
10. Implantación del manual. Manual de finanzas
11. Revisión y actualización
Manual de contabilidad
Manual de crédito y cobranzas: Manual de personal:
Manual técnico: Manual de adiestramiento o instructivo
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Los organigramas Según Ferrel, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, autores del libro "Introducción a los Negocios en un Mundo Cambiante" El organigrama es una "representación visual de la estructura organizacional, líneas de autoridad, (cadena de mando), relaciones de personal, comités permanentes líneas de comunicación"
Simón Andrade, autor del libro "Diccionario de Economía", proporciona la siguiente definición de organigrama "Expresión gráfica o esquemática de la estructura organizativa de una empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa, política, entre otro.
y
Para Enrique B. Franklin, autor del libro "Organización de Empresas" El organigrama es "la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen" Jack Fleitman, autor del libro "Negocios Exitosos" Define el organigrama como la "representación gráfica de la estructura orgánica que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que integran la empresa, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y de asesoría"
Características de un organigrama: Debe de ser lo más sencillo y claro posible, no debe caer en muchos detalles; se recomienda no desarrollar muchos puestos. Debe contener solo el nombre de la Función o Puesto de trabajo; pero si queremos colocar el nombre del dueño del puesto debemos colocarlo dentro del cuadro pero con una letra de menor tamaño. Las casillas de funciones deben de ser rectángulos horizontales. Debe de tener cuando se elaboro.
la
fecha
Debe de tener el autor quien la elaboro. Debe de poseer una Estructura Organizacional.
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Ventajas del organigrama. 1. Obliga a sus autores aclarar sus ideas. 2. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía. 3. Muestra quién depende de quién; es decir, que permite establecer cierto orden dentro de la organización. 4. Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles 5. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía. 6. Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen. 7. Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización.
8. Se puede aplicar a cualquier tipo de organización: un partido político, un pequeño grupo de personas que desarrolla un proyecto comunitario, una pyme, una multinacional, entre otras cosas. 9. Permite establecer cierto orden dentro de la organización 10. Unida a la planificación estratégica (misión, visión, valores y objetivos a largo plazo), sirve para llevar a la práctica los planes y obtener resultados Desventajas de los organigramas 1. Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales. 2. No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles. 3. Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es en realidad. 4. Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.
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Tipos de organigramas
Informal: Cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
Por su naturaleza Microadministrativos: Corresponden a una organización.
sola
Generales:
Macroadministrativos: Involucran organización.
a
más
Por su ámbito
de
una
Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico
Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico. Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.
Por su finalidad Informativo: Están a disposición de todo el mundo. Analítico: Analizan determinados aspectos del comportamiento organizacional. Formal: Cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización
Por su contenido Integrales: Representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia Funcionales: Es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general. 9
De puestos plazas y unidades:
De bloque:
Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Por su presentación o disposición gráfica Verticales:
Circulares
Mixtos:
Horizontales:
Importancia organigramas
de
los
Como instrumento de análisis: Detectar fallas estructurales, ya que representa gráficamente las unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña la unidad en sí y Detecto fallo de control de supervisión en la departamentalización. 10
Conclusiones Con respecto a los manuales, se puede decir que la utilidad que tienen es múltiple, en virtud de ser un instrumento que permite el funcionamiento interno con lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, de tal manera, se puede afirmar que la necesidad de elaborar manuales es un punto importante dentro de las grandes organizaciones que se manejan de manera estructurada y que cumplen con los pasos del proceso administrativo. Por otra parte existen otras herramientas importantes dentro de las organizaciones como lo son los organigramas, los cuales son el resultado de la creación de la estructura de una organización la cual hay que representar. Estos muestran los niveles jerárquicos existentes en una empresa u organización. En cuanto a los tipos de organigramas, los verticales con los que se utilizan con mas frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los menos conocidos. Entre la ventaja más resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de quien y tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la forma como se integra la organización. Así como existen múltiples factores positivos, también se detallan las desventajas, considerándose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia indican la organización como era antes y no como actualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos y descuidan el dinamismo de la organización lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.
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Referencias bibliogrรกficas http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/2010/05/manuales-de-normas-yprocedimientos.html http://analisisdelosmanuales.blogspot.com/ http://html.rincondelvago.com/organigrama.html http://html.rincondelvago.com/organigrama.html http://www.monografias.com/trabajos26/organigramas/organigramas.shtml#fi nalid#ixzz3QvYLzzJd http://blog.conducetuempresa.com/2012/04/el-organigrama-en-los-negociospara-que.html#.VNVQzCzNSXU http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html
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