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FABRICA DE SOLUCIONES GBS Presenta: GBS & Medisoft: La Solución de GBS para entidades del Sector Salud ___________________________________________________________________________________________

Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga, Junio de 2009

Señor(es): GERENCIA GENERAL IPS E. S. M.

¿Sabe Usted cómo AUMENTAN su PRODUCTIVIDAD Y COMPETITIVIDAD las Empresas del Sector SALUD más importantes del Oriente Colombiano?

Estimado(a) Gerente: •

¿Sabe cómo REDUCIR su Ciclo de Caja, MEJORANDO LOS RECAUDOS?

¿Sabe usted cómo Organizar y Controlar su Negocio, Aumentar la Productividad y Competitividad frente a los Tratados de Libre Comercio, Aumentar sus Ingresos y Disminuir sus Costos?

¿Sabe usted cómo identificar, atraer y mantener para siempre a los mejores clientes, prestando el servicio de excelencia que el mercado exige?

¿Sabe cómo AHORRAR hasta el 95% del tiempo en su gestión contable y administrativa, con el Software Contable y Gerencial más usado por las Empresas del Sector Salud en el Oriente Colombiano?

Las entidades líderes como el Hospital de Girón, Vélez, Florián, Contratación, IPS Salud Dar, y más de dos mil quinientas entidades en Colombia, ya dieron el primer paso: IMPLEMENTARON EL SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE Y GERENCIAL, CON NUESTRO SOFTWARE GBS & Medisoft. Nosotros, en GBS, La Casa Colombiana de Software y AM SISTEMAS, durante 20 años hemos ayudado a empresas como la suya en la implementación exitosa de sus sistemas de Información. Hoy, con el apoyo de IBM y Microsoft, en alianza con la Casa de Software AM SISTEMAS, especializa en Tecnología para el Sector Salud, nos complacemos en presentar a ustedes nuestro exclusivo software para empresas del Sector SALUD en COLOMBIA: "GBS "

GBS. Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga Calle 64 45-16 Int.102. (7)6475596 01-8000-114270 www.migbs.com E-mail: gbs@migbs.com


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GBS & Medisoft es el primer software optimizado para AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD Y COMPETITIVIDAD DE LAS EMPRESAS DEL SECTOR SALUD, certificado con el logo "Microsoft Diseñado para Windows XP" y es usado por las más importantes de su sector.

Y USTED, EMPRESARIO(A): ¿YA TIENE EL CONTROL DE SU NEGOCIO? Si usted desea saber qué tan organizado y controlado tiene su negocio, le invito a realizar el siguiente autodiagnóstico: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

¿Sabe cuánto se demora su CICLO DE CAJA? ¿Sabe cuánto valen sus inventarios? ¿Cuáles son los productos que más rotan? ¿Cuánto valen sus pérdidas mensuales por falta de organización de Inventario? ¿Sabe usted si sus clientes que más le compran son realmente los que más utilidades le generan? ¿Sabe usted cuál es el máximo porcentaje de descuento por pronto pago que puede darle a sus clientes para reducir su Cartera? ¿Cuánto dinero necesita para que su negocio siga creciendo los próximos 12 meses? ¿Cuánto tiempo emplea usted para hacer las facturas mensuales? ¿Cuántos días se demora en empezar a recaudar?

Si usted no sabe las respuestas, entonces: ¿Quién TIENE EL CONTROL DE SU NEGOCIO? Le gustaría: 1. ¿Contar con un sistema que le permita organizar y controlar todas las áreas del negocio, en lo Médico, Administrativo, Contable y Gerencial?, 2. ¿Y que además el sistema le lleve la Contabilidad automática?, 3. ¿Y QUE PUEDA VER SU CONTABILIDAD EN WORD, EXCEL, O COMPARTIR LA INFORMACION CON CLIENTES, PROVEEDORES, VENDEDORES Y EMPLEADOS MEDIANTE INTERNET Y CORREO ELECTRONICO?

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En GBS y AM SISTEMAS, contamos con la gente, la experiencia, la tecnología y el respaldo de los líderes de la industria para ayudarle en la organización y el control de su negocio.

Sinceramente.

LUZ DARY ARÉVALO GALVÁN Gerente General E-mail: comercial@migbs.com Móvil: 317-426-9429 GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS – GBS – Fabricante del Software “GBS” Bogotá Barranquilla Bucaramanga Calle 64 45-16 Interior 102 Bucaramanga, Colombia E-mail: gbs@migbs.com Web: www.migbs.com

(7) 647 55 96 01-8000-11-4270. Telefax:

GBS. Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga Calle 64 45-16 Int.102. (7)6475596 01-8000-114270 www.migbs.com E-mail: gbs@migbs.com


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GBS PRESENTA EL PRIMER SOFTWARE PARA EL CONTROL DEL NEGOCIO CON CALIDAD CERTIFICADA Y RESPALDO DE LOS LIDERES DE LA INDUSTRIA Nuestro software GBS cuenta con certificaciones de calidad técnica otorgada por Microsoft y más de mil quinientas empresas lo usan y recomiendan ampliamente desde 1989. Microsoft recomienda el software GBS por su alta calidad e Integración Total con Office en www.microsoft.com/latam/unidos., pues GBS es el UNICO software que le permite fácilmente ver la información contable y gerencial directamente en Word, Excel, y además, enviarla por Email o Fax.

Una Solución de Negocios a la medida de sus necesidades. Nuestra propuesta es la solución para la implementación del Sistema de Información que su empresa necesita para mejorar su productividad, contribuyendo al éxito en la Gestión Empresarial, pues conocemos sus necesidades, contamos con la experiencia y el recurso humano para éste proyecto específico, en el cual proveeremos la consultoría, capacitación permanente y el soporte presencial, telefónico/fax, así como exclusivos servicios de HelpDesk a través de Internet, con actualizaciones gratuitas durante un año, lo cual nos permite garantizar el cumplimiento de los requisitos y la satisfacción de sus necesidades mediante nuestra propuesta.

GBS SOLUCIONA los 9 principales dolores y necesidades de su Entidad. Nuestra solución parte de tener en cuenta las necesidades reales del Distribuidor y se ha diseñado para satisfacer el 100% de esas necesidades y dolores de cabeza. En esta sección de la propuesta, se enumera la lista de los principales retos que afrontan los Distribuidores de Informática Pymes en Latinoamérica de acuerdo con un estudio realizado por la multinacional Microsoft. Así mismo, y considerando que las Pymes pueden y deben mejorar su productividad de negocios para ser más competitivas, presentamos una propuesta para lograr superar estos retos con el uso intensivo de la tecnología. ¡LA TECNOLOGIA ES UTIL!. Entendiendo la UTILIDAD DE LA TECNOLOGIA podemos crear una ventaja competitiva para asegurar el éxito en el nuevo escenario global.

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RETO NUMERO 1: LAS ENTIDADES DE SALUD no tiene un control real de su Negocio

SOLUCION: GBS está diseñado para que usted tome el Control de su negocio desde el principio, pues integra todas las áreas del negocio, permitiéndole tomar decisiones con información confiable y oportuna, pero lo mejor de todo, es que usted no requiere conocimientos contables pues la toma de decisiones se hace en un ambiente 100% visual con gráficas tipo Excel. El Sistema le permite mejorar la calidad de la toma de decisiones integrando su información contable y gerencial con Microsoft Excel: Usted puede ver toda la información de su Contabilidad en una hoja de datos de Excel que usted siempre ha utilizado para hacer sus propios análisis. Construya sus propios gráficos, realice análisis del tipo “Quá pasaría si…”, manipule sus propias tablas dinámicas y benefíciese de todo el poder de Microsoft Excel.

RETO NUMERO 2: LAS ENTIDADES DE SALUD necesitan integrar toda la información del negocio en un Sistema de Información para la gestión del negocios. SOLUCION: GBS es un Sistema de Información Totalmente Integrado. Cada módulo se integra naturalmente con todas las áreas del Negocio. Por ejemplo, al realizar el proceso de venta, el inventario se actualiza automáticamente, al igual que sus Cuentas por Cobrar, pero además, el Sistema genera las imputaciones contables automáticamente, de manera que su Contabilidad siempre estará al día. GBS se integra no solamente entre sí con cada uno de sus módulos, sino que su integración va más allá: se integra con Microsoft Office, Correo Electrónico e Internet para facilitar la toma de decisiones por parte de usuarios no experimentados y para compartir la información con clientes, proveedores y empleados.

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RETO NÚMERO 3: LAS ENTIDADES DE SALUD necesitan mejorar la calidad de la toma de decisiones SOLUCION: GBS es un Sistema de Información que brinda información confiable y oportuna para la toma de decisiones en todos los niveles de la Organización. En Contabilidad General es posible obtener el resumen de todas las áreas del negocio, mientras que en cada módulo complementario se pueden obtener los detalles en informes adaptables por el usuario. Por ejemplo, en Contabilidad podemos conocer el Informe Estado de Pérdidas o Ganancias del mes, o el Comparativo o Acumulado que muestra los ingresos de la empresa, pero en el módulo de Ventas, se puede obtener el detalle de Ventas por Vendedor, por cliente, por zona, por línea, por producto, etc., logrando el nivel de detalle que se desee. Para facilitar el proceso de toma de decisiones se incluyen Asistentes para ver la Información en gráficas de Excel y para exportar los informes a otras herramientas de Office que los usuarios ya conocen, con el fin de que ellos puedan hacer sus propios análisis complementarios, mejorando la calidad de la toma de decisiones. RETO NÚMERO 4: LAS ENTIDADES DE SALUD necesitan automatizar tareas del día a día (no están usando ni siquiera las funcionalidades más básicas del computador y de Microsoft Office para ser más productivos) SOLUCION: GBS es un Sistema de Información que automatiza todos los procesos de la empresa. Por ejemplo, al digitar las compras, el sistema cuenta con Asistentes que automáticamente cargan el Inventario, las Cuentas por Pagar y el módulo de Contabilidad General. Pero además, el sistema incluye poderosos asistentes que permiten AUTOMATIZAR las tareas de generación de facturas mensuales sin digitación, recaudos automáticos mediante código de barras, conciliación del Inventario físico con el Inventario del Sistema mediante Excel, Ajustes por Inflación en Contabilidad, Ajustes por Inflación en Inventarios, Cierres de Período con un clic, Cierres de año incluyendo comprobante de cierre y decenas de Asistentes que AUTOMATIZAN LAS TAREAS ADMINISTRATIVAS DIARIAS, mejorando la productividad de negocios

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RETO NÚMERO 5: LAS ENTIDADES DE SALUD requieren atraer nuevos clientes y retener los actuales. Dificultades cerrando oportunidades de negocios y haciendo seguimiento a los compromisos adquiridos con clientes (Información de clientes dispersa en muchas partes) SOLUCION: GBS es un Sistema de Información que está orientado a facilitar la mejora en el servicio al cliente. Todo comienza con una base de datos muy completa que incluye la opción de almacenar las fechas especiales de clientes, proveedores, empleados y accionistas, para tomar decisiones de mantener el contacto y el seguimiento de cumpleaños, fechas clave, etc. Es posible para cada cliente almacenar la fotografía digital y una hoja de vida personalizada con las preferencias, los gustos, los temas de interés, el tipo de productos que prefiere, las formas de pago, las promociones que le interesan, el vendedor que prefiere y en general, cualquier información relevante para la mejora del servicio al cliente. Además, el Sistema provee listados de mejores clientes ordenados por monto de sus compras, incluyendo la fecha de la última compra realizada, con el fin de tomar decisiones de bonificar a los clientes, ofrecerles una promoción especial, o simplemente escribirles una nota por ser “el cliente del mes”. Para identificar oportunidades de mejorar el servicio al cliente, se incluyen informes de ventas por cliente, por zona, por vendedor y detallados extractos de Cuentas por Cobrar que permiten analizar el comportamiento de las Compras y los Pagos realizados por los clientes desde que se ingresaron a la base de datos, hasta la fecha. En Resumen, LAS ENTIDADES DE SALUD NECESITAN URGENTEMENTE: ¡Obtener mayor provecho a la tecnología! GBS le permiten mejorar su productividad y competitividad de negocios, mediante una solución para cada reto empresarial. Cada empresa una necesidad. Cada necesidad, una solución. Soluciones GBS. Esperamos que este sea el comienzo de una relación estratégica de negocios a largo plazo, basada en los principios de trabajo duro en equipo y compromiso por el éxito de las partes.

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RESUMEN EJECUTIVO

La nuestra es una propuesta integral que comprende las áreas de Administración del Talento Humano, Software y Hardware, así como la asesoría y el entrenamiento al personal de su entidad para el uso de la nueva solución administrativa basada en la tecnología informática. En éste resumen de la propuesta me permito presentar un cuadro de costos, las condiciones comerciales de la oferta, garantías y algunas recomendaciones importantes para asegurar una implementación exitosa del Software Administrativo y Financiero. PLATAFORMA TECNOLOGICA. Estaciones de trabajo: Las características mínimas son máquinas basadas en Windows (WINDOWS XP PROFESSIONAL RECOMENDADO) con 256 MB en RAM, 750MHz o superior y 100 MB de disco duro disponible por cada módulo a instalar en la máquina Lenguaje de programación: Microsoft Visual FoxPro 9.0 EXPERIENCIA. Veinte años a nivel nacional. Ver Listado de clientes SERVICIOS DE VALOR AGREGADO. De acuerdo con la edición que usted adquiera de GBS, obtendrá un paquete de servicios de valor agregado que incluyen: Consultoría. GBS provee la consultoría previa para la determinación de las necesidades del negocio en cada una de las áreas, las cuales formarán parte integral del Sistema de Información Soporte Postventa. GBS ofrece servicio permanente a partir de la firma del contrato en forma telefónica/fax, E-mail, Helpdesk de Internet. Una vez terminado el periodo de montaje la entidad podrá recibir soporte telefónico ilimitado, soporte por Internet ilimitado y soporte remoto vía software especializado de HelpDesk. Actualizaciones a nuevas versiones. Ofrecemos actualizaciones gratuitas en la misma plataforma a partir de la firma del contrato. Contrato de extensión de la garantía. A partir del primer año de la firma del contrato, su entidad podrá suscribir un contrato de extensión de la garantía para el Sistema de Información. Este contrato extiende por un año el soporte postventa y actualizaciones a nuevas versiones. Valor de la Asistencia y soporte. Invirtiendo el 10% del valor original del contrato de software incrementable en el IPC anual su entidad adquiere derecho a actualizaciones por un año, y si desea recibir servicio de soporte, la inversión es del 20%.

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SUBSISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO DESCRIPCION DE GBS EDICION:

CTD VALOR TOTAL

PARA ENTIDADES OFICIALES EN COLOMBIA:

Capacitación. Curso de capacitación de 20 horas para el personal que se dedicará al manejo de GBS. LICENCIA DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO GBS. Incluye los módulos de:

1

(VER ANEXO: MÓDULOS QUE INTEGRAN LA SOLUCIÓN AM & GBS) •

• • • • • •

Módulo Contabilidad General: Contabilidad integrada con los módulos de Gestión Comercial y Punto de Ventas de la empresa. Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar Tesorería Inventarios Compras Módulo Administrador del Sistema: Definición de Usuarios, Perfiles, Autorizaciones, Copias de Seguridad, Mantenimiento de la Base de Datos Módulo Generador de Reportes para Office: Permite exportar Informes a Word, Excel, PDF, HTML, BMP, GIF para ser modificados en otras aplicaciones y/o enviados por Email-Fax

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SUBSISTEMA OPERATIVO Y DE PRODUCCION DESCRIPCION DEL MODULO

CTD VALOR TOTAL

Capacitación. Curso de capacitación de 20 horas para el personal que se dedicará al manejo de GBS. • • • • • • •

Contratación Admisiones Producción y Facturación Generación de Rips Manejo de caja y recaudo Citas Médicas Inventario de Farmacia

1 1 1 1 1 1 1

CONDICIONES COMERCIALES DE LA OFERTA Servicios: SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Máximo número de empresas Número de Computadores en las misma red Número de Centros de Costos, Bodegas y Sucursales Tiempo en meses de actualizaciones gratuitas Tiempo en meses de soporte por Internet Tiempo en meses de soporte por Teléfono Tiempo en meses de soporte presencial

Impuestos

:

10 2 NO 12 6 6 4

Los precios NO incluyen el valor al impuesto IVA.

Forma de pago:

50% a la firma del contrato y 50% a 30 días

Descuento

10% por pago total a la firma del Contrato

:

INCLUIDO

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Listado de Clientes Sistematizados con GBS EMPRESA

CONTACTO

TELEFONO

AÑO IMPLEMENTACION

Hospital de Florián

Ana Ariza

7266328

Florián (2005)

Hospital de Vélez

Saida Viviana Prieto

7565795

Vélez (2006)

Drogueria Maria Reina

Jhon Ariza

6424284

Bucaramanga (2005)

IPS Saluddar

Juan Carlos Cabrera

6432418

Bucaramanga (2006)

Coop productora de empaques – Hilanderías del Fonce -

Ing. Gustavo Jiménez

7243544

San Gil (2002)

Constructora Villa Carolina

Patricia Santamaria

6421140

Bucaramanga (2004)

Constructora Inacos

Napoleón Gutiérrez

0975-610237

Ocaña (1995)

Distribuidora mayorista Granabastos

Ing. Juan Carlos Zabala

6761282

Girón (1995)

Empresa de transportes – Metropolitana de Transportes.

Dra. Ligia Guzmán.

6419111

Bucaramanga (1998)

Personería Mpal de Bmanga.

Yolanda

6302970

Bucaramanga (2001)

Concejo de Bucaramanga

Armando Fontecha

6337712

Bucaramanga (2001)

Asamblea Departamental del Cesar

Oscar Palmeras

095-5743370

Valledupar (2005)

Asoc. para la recuperación del río Daniel Monsalve Lebrija – Asolebrija.

6350444

Sabana de Torres (2003)

Alcaldía Municipal de Chipatá

José G. Ariza

7565494

Chipatá

Conjunto Residencial Ruitoque Golf Country Club.

Nelly de Gómez

6786474

Ruitoque-Santander

Hotel Guane

Luz Helena Sandoval

6347014

Bucaramanga

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ANEXO: MÓDULOS QUE INTEGRAN LA SOLUCIÓN AM & GBS

1    

AM - CONTRATACION Manejo de un ilimitado numero de Administradoras (Eps, Ars, SOAT, Seguros, Fiducias, ...) Manejo de un ilimitado numero de contratos por administradora Control de la ejecución de los contratos, a través del cargue de servicios y la generación de facturas. Generación de informes: Ejecución de contratos por Administradora, Ejecución individual por contrato, Valores facturados por contrato, ...

2 AM - ADMISIONES  Seguimiento a la atención del paciente desde el ingreso hasta el egreso  Manejo de la Base de datos de pacientes de la institución, equivalente al Tarjetero índice de pacientes.  Comprobación automática de derechos: Consulta a las bases de datos del régimen subsidiado, contributivo y SISBEN.  Admisiones de pacientes Ambulatorios, de Urgencias y Hospitalizados  Generación automática del censo de pacientes  Manejo de traslado de camas  Egreso de pacientes  Liquidación automática del servicio de estancia y observación

3   

   

AM -PRODUCCION Y FACTURACION Manejo parametrizado de un numero ilimitado de planes de beneficios y manuales tarifarios Manejo de los diferentes manuales de tarifación de acuerdo a la legislación Colombiana y los métodos comerciales del mercado Generación automática de diferentes facturas, distribuyendo los cargos de la factura a los diferentes responsables de la misma, de acuerdo con los criterios establecidos en él (los) contrato(s) de prestación de servicios, los planes de beneficios y la reglamentación establecida por el Sistema General de Seguridad Social en Salud. Cargue y liquidación de servicios: De apoyo diagnóstico y terapéutico (laboratorio, imágenes diagnósticas, patología, terapias, entre otros) Suministro de medicamentos y material de sutura y curación Servicios quirúrgicos GBS. Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga Calle 64 45-16 Int.102. (7)6475596 01-8000-114270 www.migbs.com E-mail: gbs@migbs.com


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5       

6 • •

Servicios gineco-obstétricos Generación de reportes de facturación y de producción: por empresa contratante, por centro de costos, relación de facturas generadas en un período, relación de facturas anuladas por usuario Generación de estadísticas básicas de morbilidad por Consulta Externa, Urgencias y Hospitalización Generación de informes y archivos planos según resolución número 3374 de 2000 expedida por el Ministerio de Salud donde define los RIPS. Generación de reportes de Producción: Número de Consultas Realizadas, Número de Servicios de hospitalizaciones realizadas, Número de procedimientos realizados por tipo de procedimiento, Número de Urgencias Atendidas, Número de Nacimientos Atendidos Generación de indicadores de gestión. AM - RIPS Generación automática de informes y archivos planos según resolución número 3374 de 2000 expedida por el Ministerio de Salud donde definen los Registros Individuales de Prestación de Servicios RIPS. AM - CAJA Administración de un numero ilimitados de Cajas y Cajeros Procesos de recaudo como arqueo de caja, cambio de turno, cierres, generación de boletines de caja Recaudo de dinero por concepto de Venta de servicios Manejo de anticipos de pacientes en servicios Ambulatorios, Hospitalarios y de Urgencias Registrar los pagos que se realicen, por deudor, factura, concepto o documento de envío Control de los diferentes cajeros de la institución especialmente en lo relacionado con él cuadre de cajas por documentos de pago. Generación de informes: Racudo por caja, por cajero, por fuentes de pago, por conceptos de ingreso, ... AM -

HISTORIA CLINICA

Sistema Orientado hacia la Historia clínica Cumplimiento de los estandares de información establecidos por el Ministerio de Salud

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8

Completamente integrado con los procesos de citas, admisiones, contratación, producción y facturación, generación de RIPS, inventarios de almacén y farmacia Manejo de Historia clínica, parametrizado para Consulta externa, Urgencias y Hospitalización Consultas en línea sobre los registros clínicos y los registros de producción Registro único de la información de prestación de servicios, el cual es compartido por la Historia clínica, como por los módulos administrativos Permite la impresión de los registros médicos que constituyen la Historia del paciente Facilita la estandarización de la evolución y tratamientos médicos Genera estadísticas de la asistencia medica Transcripción automática de resultados

AM -

PROGRAMACION Y CONTROL DE CITAS

Programación y control de las citas medicas Control y asignación de consultorios Manejo de disponibilidad de médicos generales , médicos especialistas, dietistas, odontólogos, optómetras, terapeutas y en general con cualquier especialidad Control y asignación de la cita para todos los profesionales de la institución. Administración del proceso, considerando cancelaciones, reasignaciones. Establecer controles de acuerdo a verificación de derechos y lo registrado en el módulo de contratación. Emisión de las boletas y planillas de citas Interface automática con el modulo de facturación y cajas, para el registro de la orden de servicio, la facturación y el recaudo. Acceso al modulo de admisiones para la asignación de la historia clínica durante la consulta Generación de los registros individuales de Prestación de Servicios RIPS Generación de informes estadísticos de citas cumplidas, postergadas, canceladas totales o agrupado por empresas administradoras y contratos. GBS -

INVENTARIO DE ALMACEN Y FARMACIA

Manejo de varios almacenes y bodegas

• •

Creación y mantenimiento del catálogo de elementos y de servicios Manejar las existencias, ingresos y egresos de productos y medicamentos de los diferentes farmacias y almacenes del hospital Cargar en forma automática a la cuenta del paciente los egresos de medicamentos que se generen

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Proporcionar un control de los egresos de medicamentos y las existencias de los mismos. Suministrar información de manera inmediata de tarifas de servicios, disponibilidad de recursos, para facilitar la atención médica al paciente Manejo de unidades de medida, presentaciones y unidades de funcionamiento Manejo de Kárdex, detallado y agrupado por diferentes niveles del código del catalogo Consulta de saldos en cantidades y valores a diferentes niveles y en periodos diferentes definidos por la entidad. Manejo de diferentes formas de costo de los elementos Manejo de parametrizado de conceptos de movimiento Manejo de los indicadores de almacenamiento ( Puntos máximo, mínimo, de reorden). Entradas al almacén por razones diferentes a compras: donaciones, recuperaciones, devolución de una dependencia, reintegros Producción de estadísticas e informes de control Soportes que ayuden en la toma de inventarios físicos Manejo de traslados entre almacenes Costeo por el método de promedio ponderado

GBS - CONTABILIDAD GENERAL Definición dinámica del plan de cuentas contables, manejo variable de niveles y numero de dígitos por nivel y clase de cuenta con sus diferentes disposiciones legales. Permitir el manejo de terceros Manejar centros de costos Identificar cuentas con fines fiscales (IVA, Retención en la fuente, Retención de IVA, Retención de ICA) Para cualquiera de estas posibilidades se debe garantizar: Parametrización de las cuentas contables pora cada módulo Manejo de información fiscal como: • IVA (Impuesto al Valor Agregado) • Retención en la fuente • Pagos a terceros • Retención de IVA • Retención de ICA (Industria y Comercio). Permitir cerrar meses y volverlos abrir, controlando los periodos de afectación de los diferentes comprobantes contables

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• • •

Cierre del año: ‘Este proceso debe reinicializar las cuentas de resultado y producir un juego de informes bàsicos. Generar reportes y consultas por pantalla de saldos y movimientos en diferentes rangos de tiempo, tipos de movimiento contable, a diferente número de dígitos del plan de cuenta, por origen, por terceros y centros de costos. Generar los reportes de ley como libro mayor, libro diario, balance, estados financieros varios, comparativo de balance general, estado de resultados, balance general, inventarios y balance de comprobación por cuenta, balance con anexos, por rango de cuentas. Producir índices de gestión contable y administrativos Conservar información histórica del comportamiento de las Cuentas de Resultado. Debe permitir el traslado de cuentas por NIT, por tercero y centro de costo.

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GBS - TESORERIA

Cancelación de facturas Traslados entre cajas Boletín de caja discriminado por conceptos, medios, tipos Control de los diferentes cajeros de la institución especialmente en lo relacionado con él cuadre de cajas por documentos de pago (Consulta Externa, Consulta Especializada, Urgencias, Etc.). Control del estado de cada uno de los bancos y entidades financieras. Autorización previa de pagos Manejo de sobregiros Realización automática de la conciliación bancaria. Control y manejo de cada uno de los ingresos y egresos y a la vez establecer las diferentes transacciones contables. Manejar proyección de flujo de efectivo Generar cheques, previa revisión de requisitos Incorporar movimientos bancarios Realizar la ejecución presupuestal de los egresos e ingresos teniendo en cuenta el manejo del sector Público Colombiano Manejo de pagos en Cartera Definición de diferentes conceptos, documentos por recaudo Permitir manejo de diferentes medios de pago Anulación de recibos de caja, dejando constancia de la anulación y verificando su no pago Generación automática de consignación, especificando tipos de documentos Relación de cheques girados Relación de cheques entregados GBS. Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga Calle 64 45-16 Int.102. (7)6475596 01-8000-114270 www.migbs.com E-mail: gbs@migbs.com


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Manejar diferentes tipos de recibo En cada ingreso debe afectar las facturas respectivas Manejo de anticipos y cuentas por cobrar o pagar. Obtener la relación diaria de dineros recaudados por Caja Principal. Elaborar el boletín diario de Tesorería, con base en la información recolectada (Relación de Ingresos, Relación de Egresos). Generar la relación mensual de ingresos y egresos. Efectuar el Traslado de Fondos.

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GBS -

CARTERA

Administración de la cartera, teniendo en cuenta los siguientes ítems: Identificaron del deudor, Usuario directo, Entidad contratante, Entidad responsable del pago, identificada en el proceso de ingreso) Permitir el seguimiento del tramite administrativo de cada cuenta, según el deudor, para obtener el reconocimiento de la deuda. Manejar las edades de cada deuda. Manejo parametrizado de las fechas de vencimiento de cada factura Generar los soportes del proceso administrativo de procesos especiales de cobro, prejurídico y jurídico Realizar el cálculo de provisiones de cartera Generar informes por:  Edades de cartera  Deudores  Conceptos Permitir expedición de estados de cartera y cuentas de cobro conforme a los registros contables y de cartera Registrar los pagos que se realicen, por deudor, factura, concepto o documento de envío Debe quedar generada la información automática y en línea para las aplicaciones de:  Contabilidad (Causaciones y aplicaciones de pagos)  Presupuesto  Tesorería Generar estados de cuenta Realizar la proyección de cartera y su recuperación Generar índices de gestión Manejo de notas débito y crédito (Manejo de glosas) Manejo de saldos en línea. Manejo de vigencias (anterior y actual).

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CUENTAS POR PAGAR

El sistema debe estar orientada a la generación de cuentas por pagar que sirvan de base posteriormente la cancelación de las cuentas desde Tesorería. Control al seguimiento que debe seguir una cuenta. Grabación de las cuentas por pagar Generar automáticamente la Orden de Pago Generar consultas por: NIT. Cuenta bancaria o fuente del egreso, Rangos de fechas, Edades. Manejo de cuentas financieras. Generación de los asientos contables automáticos. Manejo de vigencias anterior, actual. Manejo de modificaciones. Manejo por tipo de proveedor. Manejo de descuentos financieros.

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GBS - PRESUPUESTO

La aplicación de Presupuesto debe estar desarrollada e implantada con base en la legislación vigente para empresas comerciales del Estado, adecuada para Entidades sociales del estado, Se debe permitir la definición dinámica de la estructura presupuestal, para ingresos, inversión, mantenimiento y servicio de la deuda. Registro del presupuesto que incluye el registro del presupuesto de cada vigencia, para ingresos, gastos, inversión y servicio de la deuda. CDP: El sistema debe estar en capacidad de producir en línea los certificados de disponibilidad presupuestal, controlando los topes establecidos por rubro, recurso. Compromisos: Deben producir en línea los certificados definitivos, teniendo en cuenta los cupos de los certificados de disponibilidad. El sistema debe permitir el registro y control de las obligaciones presupuestales La aplicación debe proveer la realización de modificaciones presupuestales como reducciones, adiciones y traslados. Debe Proporcionar dos procesos para la Ejecución de ingresos Ejecución de ingresos con base en la información de Tesorería La ejecución de ingresos registrando la información mediante un módulo de Presupuesto. Debe generar la causación de ingresos Con base en la información de Tesorería, donde se deben controlar todos los topes generados en los diferentes pasos de la ejecución presupuestal. GBS. Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga Calle 64 45-16 Int.102. (7)6475596 01-8000-114270 www.migbs.com E-mail: gbs@migbs.com


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Informes presupuestales: La aplicación de Presupuesto debe, al menos producir los siguientes informes: • Libro de ingresos resolución 036 • Informe de ingresos resolución 036 • Libro registro de apropiaciones. compromisos, obligaciones y pagos • Informe mensual - apropiaciones de la vigencia • Informe de ejecución de CDP comprometidos, obligaciones y pagos • Libro registro de cuentas por pagar • Informe mensual - cuentas por pagar • Libro registro reservas presupuestales • Informe mensual - reservas presupuestales Cierre de año: Debe realizar procesos que faciliten la conformación de: • Reservas de caja. • Reservas de apropiación • Manejo de vigencias futuras Consulta: Debe permitir la consulta en línea de: • Saldos • Certificados de disponibilidad y su utilización. • Registros presupuestales

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