ERLEBNISMARKETING | GREEN EVENTS
Durchgeplante Kommunikation von Anfang an: Die Teilnehmer des World Energy Outlook wurden für das Green Event sensibilisiert.
PRÄSENTATION WORLD ENERGY OUTLOOK Julia Wimmer, Projekt Manager Corporate Events & Incentives Mondial
Bereits zum zweiten Mal in Folge wurde am 13. November 2013 die Präsentation des World Energy Outlook (WEO) in Zusammenarbeit der International Energy Agency (IEA) mit der OMVAktiengesellschaft in Wien organisiert. Als Veranstaltungsort wurde erneut der Redoutentrakt der Wiener Hofburg ausgewählt.
Auch wenn die Organisation eines Green Meetings auf den ersten Blick sehr umfangreich wirkt, hält sich der Aufwand in Relation zum erfolgreichen Abschluss eines Green Meetings im Rahmen. Bei genauer Planung und Vorbereitung können die Kriterien für die Lizensierung leicht abgearbeitet werden.“
46 | Messe & Event 2 | 2014
Fotos: OMV, ÖBB, OPUS/A. Hross, Archiv
„Für die erfolgreiche Umsetzung eines Green Meetings müssen bereits bei Beginn der Planung und Organisation zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden. Die Wahl der Location, Technikfirma sowie Cateringanbieter müssen genauso beachtet werden wie die Bewerbung der Veranstaltung als Green Meeting an die Teilnehmer. Hierfür muss mit dem Veranstalter (OMV) eine Vereinbarung über die zentralen Punkte der Green Meeting Organisation getroffen werden. Alle Beteiligten der Eventorganisation sind mit der Einhaltung der Richtlinien beauftragt. Eine besondere Herausforderung stellt sicherlich die umweltfreundliche Organisation von Veranstaltungsunterlagen dar. Beim Launch des WEO 2013 wurde somit vollständig auf Konferenzmappen, Namensschilder etc. verzichtet. Für die erfolgreiche Lizensierung als Green Meeting ist eine fundierte und umfangreiche Vorabplanung unerlässlich. Sämtliche Parameter und Anforderungen müssen rechtzeitig recherchiert und aufgearbeitet werden. Die richtige Auswahl der Leistungspartner (Location, Catering etc) gilt als Basis für die Organisation eines Green Meetings. Um das Bewusstsein für Green Meetings zu stärken, ist eine intensive Kommunikation an die Teilnehmer unerlässlich. Von Anfang an müssen Kommunikationsmaßnahmen über sämtliche Kanäle (Registratur, Einladung etc.) konkret geplant und umgesetzt werden. Die Teilnehmer sollen bewusst die Maßnahmen zur umweltfreundlichen Eventorganisation kennenlernen.