Ejecutivos de A&B Adolfo Silva Covelly
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COMPRAS DE A&B
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El objetivo de ésta es el de asegurarse en mantener el flujo apropiado de insumos-materia prima que la operación requiera en cuanto a cantidades adecuadas y de acuerdo con especificaciones de calidad a un precio favorable. El objetivo se reduce a cuatro aspectos básicos que condensa el área de responsabilidad de compras de A&B:
Qué comprar…………………..Calidad Cuánto comprar……………...Cantidad Cuando comprar……………..Necesidad A quien comprar……………..Proveedor La combinación de éstos aspectos y su respectiva ponderación constituyen la base para la toma de decisiones en la gestión de compras; es decir, en la práctica es muy difícil realizar una compra óptima que cumpla las exigencias perfectas de calidad a un precio cómodo, por lo tanto, hay que evaluar estos cuatro factores. Adolfo Silva Covelly
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La compra de A&B está condicionada a: 1. 2. 3. 4. 5.
Estructura del menú Volumen de ventas Capacidad de Almacenamiento Capacidad de pago Condiciones del proveedor Los factores mencionados condicionan la cantidad, calidad y precio de los artículos que se adquieren a través de una compra de A&B. Es válida la apreciación de que la cantidad es el aspecto de mayor consideración para el diligenciamiento de la compra, ya que ésta está condicionada a la necesidad (estructura del menú y volumen de venta), pero debido a limitantes en el almacenamiento, la capacidad de pago, condiciones del proveedor en cuanto a precio, se dificulta el definir la cantidad adecuada y que sea compatible a éstos factores Adolfo Silva Covelly
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1. 2.
3. 4.
5.
6.
7.
Conocimiento de la necesidad de compra. Conocimiento de las especificaciones de los artículos en lo relativo a marca, peso, tamaño, calidad, cantidad y precio. Conocimiento de los proveedores. Conocimiento del tratamiento de información para diligenciar la compra en forma oportuna. Disponer de la información sobre fechas, cantidad y precio de proveedores que han suministrado mercancía. Lograr convenios y formas de pago favorables a la situación financiera del establecimiento. Coordinación correcta entre recibo, almacenamiento y producción, consiguiendo la mejor fluidez de la mercancía. Adolfo Silva Covelly
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Para la compra de A&B, se practican dos métodos generales: Mercado Abierto y 2. Contratistas.
1.
Mercado Abierto: Consiste en que una vez el jefe de compras conozca la necesidad, se dirige libremente a los proveedores para solicitarles las respectivas cotizaciones; esta gestión se hace por teléfono. Una vez que se disponga de estas cotizaciones y se defina la compra, el encargado ordena la misma ya sea por teléfono o por Orden de Compra.
Contratistas: Cuando se trata del manejo de algunos productos tales como leche, huevos, pan, tortas, postres e inclusive, algunas frutas y verduras, cervezas y gaseosas, es común la práctica de utilizar contratistas, a quienes no es necesario contactar el día anterior para ordenar el pedido, sino que previamente se les fija una cantidad determinada y a una frecuencia de entrega. Existe la modalidad de que el contratista entregue solo lo que la operación requiera si se establece “par stock”, pro ejemplo, si el establecimiento trabaja bien con 250 cajas de cerveza y el proveedor visita el establecimiento los días Lunes, Miércoles y Viernes y se observa que hay en existencia 80 cajas, este deja170 cajas para completar el par stock que es el número con que trabaja bien el establecimiento. Adolfo Silva Covelly
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El punto de partida del proceso de compras es el conocimiento de los respectivos requerimientos y, en cuanto a A&B se refiere, se debe presentar una centralización al respecto procedente del Almacén de A&B hacia el encargado de compras y no de otra dependencia. Dicha centralización se logra a través de 1. Lista de Mercado y 2. Solicitud de Compra.
Lista de Mercado: Los artículos que se tramitan a través de este formato a compras son los llamados perecederos, es decir, aquella mercancía de consumo casi que inmediato tales como carnes, salsamentarías, pescados, mariscos, aves, frutas, verduras, algunos lácteos, huevos, etc. El manejo de las cantidades que se requieren de éstos artículos relacionados en la lista de mercado son determinados por el almacenista y el chef de dos formas: A. Necesidades de acuerdo a Eventos y pronósticos de venta y B. A través del par stock de cada articulo.
Solicitud de Compra: A través de este formato se tramitan a compras los artículos sometidos a control de Inventario a través del Bin Card en Almacén, es decir los denominados no perecederos tales como granos, enlatados, envasados, algunos lácteos, vinos y licores Adolfo Silva Covelly
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El comprador debe disponer de dos informaciones básicas para gestionar la compra: 1. Control de Proveedores por articulo y 2. especificaciones standard.
Control de Proveedores por articulo consiste en el registro que mantiene el encargado de compras en sus archivos respectivos para constatar a quien, cuando y a qué precio se hizo la ultima adquisición de determinado articulo. Con esto se agilizan los datos que requiere el encargado de compras sobre un determinado proveedor.
Especificaciones Standard es la información que necesita el encargado de compras para conocer y exigir al proveedor las características propias de determinado producto. Estas especificaciones son de suma importancia, ya que establecen los criterios para ordenar los pedidos e inclusive para facilitar el recibo de la mercancía. Estas especificaciones las debe conocer el comprador, el proveedor y el recibidor de mercancías. Las ventajas al disponer de estas especificaciones son:
1.
2. 3.
4.
Al ser preparadas se requiere que el encargado de cuidadosamente las propiedades y calidad de los productos.
compras
establezca
Elimina las malas interpretaciones entre el comprador y el proveedor Ahorra tiempo, ya que no es necesario repetir al proveedor las especificaciones del articulo a pedir. Facilita al Recibidor chequear la mercancía.
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Especificaciones de Carnes: Para el caso de las carnes se deben exigir las siguientes especificaciones: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Peso de la pieza Calidad Especificación del corte Tolerancia en huesos y gordos Color Forma de entrega y empaque Temperatura en la entrega Tiempo requerido de entrega Especificaciones de Frutas y Verduras: Región de procedencia preferente Tamaño Color Estado de madurez Peso mínimo Forma de entrega-empaque Aspecto físico Tiempo requerido de entrega Especificaciones de Enlatados y Envasados: Tamaño Peso Estado del empaque y visualización del contenido Forma de entrega (docenas, etc.) Temperatura en la entrega Color del articulo contenido Tiempo requerido de entrega
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El conocer con propiedad la clasificación de los A&B es el factor más importante para definir el sistema de información para el control de la compra, es decir, de acuerdo al tipo de alimento se utilizan diferentes sistemas de información. La clasificación de Alimentos consiste en determinar los grupos de inventarios que conforman estos tipos. Tipo
Grupos de Inventarios Carnes y Salsamentarías Perecederos (frescos) Pescados y Mariscos Aves y Caza Lácteos 1 Frutas y Verduras No Perecederos (víveres)
Lácteos 2 Envasados y Enlatados Granos
Código Gestión de Compra CS PM Lista de Mercado AC L1 FV L2 EE G
Solicitud de Compra
Como es lógico, se consideran a todos los licores dentro de los Contratistas Adolfo Silva Covelly
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Especificaciones Standard
Grupo: Enlatados y Envasados ARTICULO
TAMAÑO
PESO
ESTADO EMP
FORMA DE
Y VISUAL
ENTREGA
PRODUCTO HABICHIELA
Lata 850 gramos
DURAZNO EN Lata 800 ALMIBAR
gramos
Peso neto
Caja de cartón
850 grms.
COLOR DEL ARTICULO
CONTENIDO Caja por 24
sellada con cinta de unidades
La habichuela no
rrido 580
protuberancia(in-
oscuro, ni con
grms.
dican aire interior)
mancha carmelita
800 grms.
sellada. Lata sin
Escurrido
magulladuras, sin
560 grms
punto de oxido y
Caja por 12 unidades
ENTREGA
REQUERID.
Ambiente
Tres (3)
debe ser de un color demasiado
Caja de cartón
TIEMPO
ENTREGA
Peso escu- seguridad. Lata sin
Peso neto
TEMPERATURA
Color natural de
días max.
Ambiente
la fruta. Textura
Tres (3) días max.
consistente
sin inflados, la etiqueta conserve el color ACELGA
Ninguna en 40 cms. de Tallo blanco y puro Mazos o atados Color natural de la especial
longitud
Hoja verde y dura
Sin barro, sin
fruta
hongos y sin
Ambiente
De un día para el otro
manchas
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ARTICULO :
CONTROL DE PROVEEDORES POR ARTICULOS ULTIMA COMPRA
MARCA
PROVEEDOR
TELÉFONO
DIRECCIÓN
FECHA
CANT.
PRECIO
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UNIDAD
OBSERVACIÓN
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LISTA DE MERCADO
Preparado por: __________________ a las _______
Recibido por: ____________________a las _______
Fecha: _______________________
Exist.
ARTICULOS
Unidad
FRUTAS Y VERDURAS Proveedores: A ________________________________ B ________________________________ C ________________________________
ParStock
Pedido
PRECIO A
B
C
Observaciones
CARNES – AVES - PESCADOS __________________________________ __________________________________ __________________________________
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No. ____________
SOLICITUD DE COMPRAS DE ALMACEN DE A&B Alimentos
Proveedores A. ____________________ B. ____________________ c. ____________________
Fecha Requerida: __________________
Bebidas
ALMACEN Consumo Cantidad Unid. Exist. Periodo Requeri.
Fecha: _____________________________
COMPRAS ARTICULOS
Fecha
____________________ Almacenista
ULTIMA COMPRA Cant. Precio Proveedor
____________________ Compras
COTIZACIONES A B C
Observaci贸n
____________________ Grte A&B
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COMPROBANTE DE COMPRAS
Barranquilla, ____________________
Hemos recibido del Hotel___________________ la suma de $ ______________. En letras:________________________________ Por concepto de la compra de las artículos detallados a continuación:
CANTIDAD
UNIDAD
ARTICULO
Recibí Nombre ___________________________________________ Elaborado por: ____________________________________
Precio
Unitario
TOTAL
Firma ______________________________________________ Nit o c.c. No. _______________________________________ Adolfo Silva Covelly
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No. ___________Este número debe aparecer
ORDEN DE COMPRA
Señores:
en la factura
Solicitud No.___________________ __
___________ Fecha Entrega: ______________ Fecha Elaboración:
Sírvase despachar con cargo a este hotel y en las condiciones pactadas la mercancía que a continuación se detallarán
Precio CANTIDAD
UNIDAD
1. El plazo de entrega es improrrogable
DESCRIPCIÓN
2. La mercancía se entiende puesta en el hotel 3.- El pedido debe ser acompañado por esta orden 4.-Rogamos enviar factura acompañada de la presente orden para su cancelación
______________________ Jefe de Compras
Unitario
TOTAL
Sub-Total Descuento IVA ( %) TOTAL
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Condiciones de Pago
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RECIBO DE A&B
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El objetivo de esta área es el de asegurarse que los producto enviados por el proveedor correspondas exactamente los que habían sido ordenados, tano en materia de calidad como cantidad, precio y especificaciones generales, ejerciendo sobre ellos, la canalización respectiva despachándolos a los correspondientes almacenes y generando la información necesaria para su control. El hecho de que el encargado de Compras desarrolle en debida forma su gestión, no garantiza que el proveedor despache las mercancías en la forma exigida; siempre se presentan cantidades incorrectas, calidades no aceptables y cambios en los precios, aspectos éstos que deben ser detectados por el encargado de Recibo.
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Para ejercer las funciones de recibo en necesario considerar los siguientes principios: 1. 2. 3. 4. 5.
Conocimiento de la llegada de mercancías, es decir, conocer cuando el proveedor debe despachar los pedidos. Conocimiento en el manejo de balanzas y medidas de capacidad y peso. Conocimiento de la calidad y cantidad exigible para aprobar el recibo de la mercancía. Conocimiento del tratamiento de la mercancía una vez apruebe su recibo. Conocimiento del tratamiento de información y su adecuada distribución.
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Los principios descritos anteriormente son básicos para desarrollar adecuadamente la actividad de recibo de mercancías No se puede concebir un encargado de compras que no conozca con propiedad el manejo de balanzas, no domine las especificaciones standard para evaluar la calidad de los productos entregados, no conozca cuanto debe despachar el proveedor ni sepa qué hacer con la mercancía una vez recibida, ni relacione la información necesaria para el control de A&B. De acuerdo a estos principios es esencial que para esta actividad se disponga de
Personal competente conocedor de cómo evaluar la calidad y el tratamiento de la mercancía. Área que facilite el descargue y equipo para pesar y despachar la mercancía al almacén. Especificaciones estándar para facilitar la revisión de la mercancía. Implantación de procesos para generar la información b{asica para el control de AYB Adolfo Silva Covelly
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Consideraciones específicas para el Recibo A&B 1.
2.
3.
4.
5.
Que se realice el conteo físico de cada articulo despachado por el proveedor y la respectiva constatación del peso. Que las cantidades enviadas por el proveedor sean las mismas tramitadas por compras a través de la “Lista de Mercado” y la “Orden de Compra”. Que las características de la mercancía que está entregando el proveedor, se ajusten a las especificaciones exigidas por compras. Que el precio de las mercancías facturadas por el proveedor sean los precios relacionados en la “Lista de Mercado y “Orden de -Compra”. Que se realice el despacho de mercancías recibidas al almacén respectivo, una vez cumplido el proceso de información
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1. 2.
3.
4. 5.
Facturar productos de mayor calidad, enviando otros de calidad más baja. Colocar los artículos con la calidad exigida en la parte superior del empaque, generalmente visible y el resto oculto con calidad más baja. Es común esta practica en el caso de los bultos. Despachar por parte del proveedor artículos con el peso rebajado a exigido, en el caso de carnes y otras mercancías selladas. Utilizar rellenos en cajas para aumentar el peso y lograr el exigido. Colocar la mercancía directamente en almacén y tramitar facturas que no corresponden a lo entregado con precios alterados. Fuera de las anteriores situaciones, se presentan ocasiones de fraude en que el propio Recibidor es cómplice con el conductor de la mercancía; tal es el caso típico en que el proveedor manda en pedido completo pero el despachador solo entrega parte de la mercancía y el recibidor acepta la factura total del pedido.
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El proceso se inicia con la información proveniente de Compras: “Lista de Mercado” u “Orden de Compra”. Estos documentos mantendrán informado al encargado de Recibo sobre la fecha y el momento de entrega de los respectivos pedidos por parte del proveedor. El proceso se desarrolla a través de los siguientes pasos; 1.- Preparación de Recibo, 2.- Recibo de mercancías y 3.- Tratamiento post-entrega proveedor.
Preparación: Una de las gestiones más importantes para el Recibo es la misma preparación ya que garantiza el éxito de la actividad y el ordenamiento de la información. Esto hace referencia a que el encargado clasifica las Ordenes de Compra remitidas por compras; de esta forma el Recibidor conocerá el día en que el proveedor deberá colocar la mercancía en el establecimiento, estando pendiente para realizar el respectivo recibo e informar a compras si el proveedor demora la entrega. En el caso de FV, L1, CS, PM y AC, compras que se tramitan por medio de la Lista de Mercado, el recibidor, al disponer de esta información (día siguiente a la elaboración de la Lista de Mercado), preparará el área de recibo y las balanzas respectivas para que estén en condiciones adecuadas en el momento de revisar la mercancía. Es importante exigir a los proveedores un horario determinado para la entrega de pedidos, ya que así, el encargado de Recibo puede organizar su actividad e inclusive, en establecimientos pequeños, ejercer otro tipo de funciones Adolfo Silva Covelly
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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Recibo de Mercancía: Si se aplican las consideraciones específicas enunciadas anteriormente, el recibo de mercancías se reduce a cumplir los siguientes aspectos: Ordenamiento de la mercancía en la plataforma Revisar y escoger los artículos que se ajusten a las especificaciones exigidas Efectuar el conteo total de la mercancía escogida y revisada Comparar las cantidades aceptadas con lo relacionado en la “Lista de Mercado” u “Orden de Compra” Si las cantidades coinciden, revisar si en la factura del proveedor son las mismas y los precios son lo pactado Si no coinciden las cantidades, elaborar el “Memo de Corrección de Factura” relacionando los productos aceptados con el precio pactado Aceptada la factura del proveedor, sellar, firmar y timbrar la hora En el punto ( 2 ) el Recibidor generalmente solicita asistencia del Chef o del Gerente de A&B para revisar la mercancía. En el punto ( 5 ) en aso de que los precios hayan sido alterados respecto a los que se había pactado, el Recibidor debe comunicar inmediatamente al encargado de Compras.
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Post-Entrega del Proveedor: Al sellar, firmar y timbrar la hora en la factura del proveedor, entregando las copias y reservando la original para el establecimiento que consiste en definir el tratamiento tanto de información como de las mercancías propiamente dichas. En cuanto a información, el encargado elabora el “Comprobante de Recibo”, documento básico para el registro contable y control de las existencias. Para el caso de carnes, se elabora el “Meat Tag”. Al final del movimiento, el encargado recopila los “Comprobantes de Recibo” en el “Reporte Diario de Recibo de A&B. En cuanto al tratamiento de mercancías, una vez elaborados los “Comprobantes de Recibo”, el encargado despacha al almacén de A&B dichas mercancías.
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Anteriormente se explicó que el Tratamiento de Información hace referencia a la elaboración del “Comprobante de Recibo” en post-entrega proveedor. Para elaborar este comprobante se debe conocer con propiedad como se efectúa el control de la existencia en cuanto a “directos” e “Inventario”.
Directos: Son aquellos productos de naturaleza extremadamente perecedera y prácticamente de consumo inmediato, es decir, se usarán o pasarán a producción en un tiempo muy corto, una vez sean recibidos y se caracterizan por tener una rotación muy alta. Este tratamiento se aplica a los siguientes grupos de inventario: FV y L1. El tratamiento de directo implica cargar al Costo de Producción en el Estado de Ingresos y Egresos una vez llegue el producto al establecimiento por medio del Comprobante de Recibo.
Inventario: Son aquellos productos que no se usarán inmediatamente y son almacenados, ejerciendo sobre ellos control de inventario a través de la tarjeta de existencia o “Bin Card”, o sea, se adquieren para un determinado tiempo. Se consideran como tales los siguientes grupos de inventario: L2, EE, Gr, L, V, Cz, Gs y Cg
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Estos productos al ser recibidos en el establecimiento pasan al Almacén de A&B físicamente y contablemente a la Cuenta de Inventario en el Balance General. Posteriormente, al ser requeridos por producción (Cocina o Bar) por medio de una “Requisición”, contablemente dejan de pertenecer a la Cuenta de Inventario en el Balance General y se ubican en la Cuenta de Costo de Producción en el Estado de Ingresos y Egresos. Los grupos de inventario de CS, PM y AC se tratan como “directos” o “Inventario” de acuerdo a las condiciones de conservación o consumo. En operaciones pequeñas o muy limitadas en donde las compras de estos productos es diaria para su consumo inmediato, el tratamiento es de Directos, pero en la generalidad de los casos, en donde se requieren cantidades considerables para el consumo de varios días, es necesario el control de inventario de estos productos por medio del “Meat Tag”, es decir, el tratamiento es de “inventario”.
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Tratamiento de Control para cada Grupo de Inventario Tipo Perecederos ( frescos )
No Perecederos (víveres)
Grupos de Inventarios Carnes y Salsamentarías Pescados y Mariscos Aves y Caza
Código CS PM AC
Tratamiento de Control Directos o Inventario
Lácteos 1 Frutas y Verduras
L1 FV
Directos
Lácteos 2 Envasados y Enlatados Granos
L2 EE Gr
Inventario
Vinos Licores Cervezas Gaseosas Cigarrillos
V L Cz Gs Cg
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MEMO DE CORRECCIร N DE FACTURA
PROVEEDOR: ________________________
_____________________________________
No. _________ Fecha: ___________________ Su Factura No. ___________ De Fecha: ________________ Importe: _________________
Hemos hecho la siguiente correcciรณn de su factura, favor adjuntarla en sus archivos
Cantid.
Unid.
Descripciรณn
Precio
Unitario
RAZONES: ___________________________________________
Correcciรณn
_____________________________________________________
Impuesto
_____________________________________________________
Total Correcciรณn
_____________________________________________________
Importe
_____________________________________________________
TOTAL
Elaborado por: __________________________
TOTAL
Firma de quien recibe esta Nota: __________________________ Adolfo Silva Covelly
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No. ____________
MERCANCIA RECIBIDA SIN FACTURA PROVEEDOR. ____________________________ CANTID.
UNIDAD
Fecha: ___________________
DESCRIPCIÓN
Precio
TOTAL
Unitario
Elaborado por: __________________________
Firma de quien Recibe esta Nota:
TOTAL
__________________________ Adolfo Silva Covelly
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Sello de Factura Fecha de Recepci贸n: _______________________ Recibido por: ______________________________ Mercanc铆a Revisada por: ___________________ Comprobante Recibido por: ________________ Precios Revisados por: _____________________ Memo de Correcci贸n No: ___________________ Vo. Bo. Cancelaci贸n: _______________________
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Grupo:
Meat Tag No.
Clase:
Corte:
Peso:
No. de Porciones:
Costo Libra:
Proveedor:
Costo Total:
Fecha Recibo:
Comprobante:
Fecha Mรกx. Consumo Grupo:
Meat Tag No.
Clase:
Corte:
Peso:
No. de Porciones:
Costo Libra:
Proveedor;
Costo Total:
Fecha Recibo:
Comprobante:
Fecha Mรกx. Consumo
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COMPROBANTE DE RECIBO DE MERCANCIAS
No. _______
Fecha:
O. C. No. ________________ L. M. _______ Otros._______
Proveedor:
Fact.No. ______ MC No _____ C C _________ RSF ________
Cant.
Unid.
Descripción
Precio Unidad
RECOPILACIÓN GRUPO
DIRECTO
INVENTARIO
Total
Destino de la Mercancía Almacén de A&B__________ Almacén Gral_____________
Grupo Inventario
Tratamiento Directo Inventario
TOTAL TOTAL Recibidor
______________________________
Compras _______________________________ Contabilidad ____________________________
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REPORTE DIARIO RECIBO DE A&B
No. _______ Fecha
__________________ Hoja No _________________ No. COMP O.C. FACT. _______________ Bo. No. L. M. No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
PROVEEDOR
GRUPO TOTAL
Directo
RECOPILACIÓN CS
PM
TRATAMIENTO
A
Recibidor: B
C
Vo.
Inventario
TOTAL AC
FV
L1
L2
G
EE
Total Alimentos
LC
V
C
GS
Total Bebidas
CG
Directos Inventario
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ALMACEN DE A&B
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Almacén de Alimentos y Bebidas Consiste en la debida conservación, control y despacho de alimentos y Bebidas suministrados por Recibo. Lo anterior apunta a determinar el Ciclo de Almacén que consiste básicamente en: 1.- Entrega de Mercancía por Recibo 2.- Control de Existencia 3.- Despacho a Centros de Producción y Consumo 4.- Solicitud de Mercancías
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Ciclo de Almacenamiento de A&B Tratamiento de la Mercancía: Cubre el conocimiento de la entrega de los mismos artículos por el Encargado de Recibo, el adecuado ordenamiento y conservación en los lugares respectivos, conocimiento de los niveles mínimos de existencia respecto al consumo, despacho a los centros de producción que soliciten materia prima y conocimiento de las necesidades para solicitar mercancías a compras.
Tratamiento de Información: Establece tres fuentes básicas: 1.- Fuente de Información para la medición del consumo de materia prima (costos). 2.- Fuente de Información para el control de Inventario y valorización del mismo (activo). 3.- Fuente de Información para generar el ciclo de compras Adolfo Silva Covelly
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Principios Generales para el almacenamiento de A&B Para cumplir el ciclo de almacén requerido para el control adecuado de A&B, es necesario considerar los siguientes principios: 1.- Conocer el momento de entradas físicas de mercancías al almacén despachadas de la sección de Recibo. El encargado, como efecto de rutina, debe conocer con antelación cuando las mercancías son despachadas usualmente, tales como “frutas y verduras”, “carnes en general”, “gaseosas”, etc. 2.- Conocimiento de las normas de conservación de A&B. 3.- Conocimiento de las normas básicas de higiene y en general el mantener el Almacén en condiciones adecuadas de sanidad, sobretodo para cuartos fríos. 4.- Conocimiento de la mejor funcionalidad en cuanto a distribución de equipos para agilizar la localización de productos. 5.- Definir el momento adecuado para el diligenciamiento de las requisiciones en cuanto a la preparación de mercancías para su despacho.
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6.- Conocer el tipo de información para el control de cada grupo de inventario y valorización de requisiciones. 7.- Conocer los métodos que se aplican para el cálculo de cantidades requeridas solicitadas al encargado de compras. 8.- Conocer niveles mínimos de existencia, consumo normal al mes y lo que se requiere de inventario a fin de mes. 9.- Conocimiento del tratamiento de información y su adecuada distribución. Estos principios básicos centran las funciones del encargado respectivo para desarrollar adecuadamente el ciclo de almacén.
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Consideraciones específicas para el almacenamiento Las consideraciones específicas hacen referencia a ciertos aspectos físicos y operacionales que condicionan el tratamiento de mercancías facilitando su control y despacho. Espacio Adecuado.- Una de las consideraciones más importantes que afectan el manejo de mercancías en el almacén es precisamente el espacio de que se dispone, el cual está condicionado al tipo de mercancía (perecedero – no perecedero), el volumen de producción, tipo de menú y sobre todo, la rotación de inventario. Es claro que la política de compras está condicionada a la capacidad de almacenamiento, presentándose la situación de tratar mucha mercancía como “directo”, ya que el espacio disponible no es suficiente para ejercer sobre ellos un control apropiado de inventario. Localización.- Para ejercer control sobre la mercancía, es necesario que el área de almacén esté localizada entre recibo y producción; de esta forma se facilita el manejo de los artículos, evitando perdidas y agilizando los procedimientos de entrada y despacho de alimentos a cocina. Se presentan considerables problemas de localización cuando el establecimiento ha sido
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“adecuado” para la operación d alimentos generando diseños de áreas limitadas que no cumplen con propiedad los requerimientos que faciliten el control de mercancías. De ahí que es frecuente observar establecimientos que disponen del almacén en un piso diferente al de producción, exigiendo la utilización de ascensores, demorando el flujo normal de mercancías y corriendo el riesgo de perdidas. Equipos y Condiciones.- No es suficiente disponer de espacio y localización adecuada, es necesario además, que en el almacén se instalen los equipos que faciliten la conservación y control de la mercancía por medio de estantes, cuartos fríos y congeladores. La utilización de estos equipos depende del tipo de articulo y las condiciones ambientales necesarias para su conservación. Para el control de enlatados , envasados y frascos, se utilizan estantes y cuartos fríos para frutas, verduras y lácteos. Para carnes en general son necesarios los congeladores. Para la utilización de estos equipos se deben determinar las condiciones de humedad y temperatura exigibles para mantener el producto en conservación adecuada. Distribución.- A fin de agilizar el control de inventario, la mercancía debe ser distribuida por grupos, que faciliten elaborar el inventario físico al final de mes.
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Además, la misma distribución afecta la conservación de los alimentos, ya que el proceso de descomposición de los artículos es diferente. La distribución debe facilitar el manejo de mercancía en cuanto al despacho, de tal forma que siempre se aplique “primero en entrar – primero en salir” (PEPS), para reducir así el riesgo de descomposición de los alimentos. Seguridad.- El primer aspecto que se debe considerar en cuanto a la seguridad de la mercancía, es que ésta debe ser enviada inmediatamente al área de almacén una vez recibida. Muchos aspectos condicionan la seguridad de la mercancía en un almacén de A&B, que depende de la disciplina del personal, por ejemplo, el permitir que personas no autorizadas tengan acceso, ejercer la actividad de despacho con la persona que solicita la mercancía dentro del almacén, el disponer de dos o más puertas de acceso.
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No. _________ REQUISICIÓN ALIMENTOS Sección: ______________________________ CANTID .
UNIDAD
DESCRIPCIÓN
INVENTARIO
Fecha:________________
CANTIDAD DESPACHADA
PRECIO
TOTAL
GRUPO
UNITARIO
ELABORADA POR: ____________________________
Vo. Bo. ALMACENISTA: _____________________________
AUTORIZADA POR: ___________________________
RECIBÍ CONFORME: ________________________________ Adolfo Silva Covelly
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No. _________
REQUISICIÓN BEBIDAS
Sección: ______________________________ Bin No.
DESCRIPCIÓN
En
Pedido
Existencia
750 cc
Fecha: ________________ DESPACHO
Precio
Litro
Unid.
½ Bot
TOTAL
ELABORADA POR: ____________________________
Vo. Bo. ALMACENISTA: _____________________________
AUTORIZADA POR: ___________________________
RECIBÍ CONFORME: ________________________________ Adolfo Silva Covelly
Grupo Invent
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No. ____________
REQUISICIÓN BANQUETES Fecha: __________________ Salón: __________________ Descripción
Unid.
Cliente: ___________________ Encargado: ________________
Fecha Evento: _____________________ Referencia Evento: _________________
Cant. Cant. Retorno Consumo Precio Solicita Entrega Unidad
TOTAL
Grupo Inventa
Vo. Bo. Entrega: _____________________________________ Almacenista
Vo. Bo. Recibe: ______________________________________ Supervisor A&B
Vo. Bo. Estrega: _____________________________________ Supervisor A&B
Vo. Bo. Recibe: ______________________________________ Almacenista Adolfo Silva Covelly
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BIN CARD
ARTICULO ______________________
GRUPO INVENT. _________________
STOCK MAX. _____________________
UNIDAD ________________________
E
FECHA
Comprob. Requisici贸n No.
STOCK MIN. ______________________
ENTRADA PRECIO UNIDAD UNIDAD
CODIGO _________________________
SALIDA
SALDO O BALANC
PRECIO
TOTAL
UNIDAD UNIDAD
PRECIO
TOTAL
UNIDAD UNIDAD
Adolfo Silva Covelly
TOTAL
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REGISTRO MEAT TAG Corte: ________________ Clase: ________________ Grupo: _____________ Mes: ______________
Fecha
M. T. No.
Com. ENTRADA Req. No. Unid. Costo Lb. TOTAL
SALIDA Unid. Costo Lb TOTAL BALANCE Vo. Bo.
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CONTROL DE PRECIOS DE FV Y L1
Mes: __________________
PRECIO
DESCRIPCIÓN
UNIDAD
PROMEDIO
PRECIO 1
2
3
4
5
6
7
///// 27 28 29 30 31 PROMEDIO
MES ANTERIOR
MES
Adolfo Silva Covelly
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INVENTARIO PERPETUO CERVEZAS Y GASEOSAS ARTICULO _______________________________ ____________________
Mes
UNIDAD _________________________________ ____________
STOCK MAX.
PRECIO POR UNIDAD _____________________ ____________
STOCK MIN.
ENTRADAS DÍA
SALDO ANTERIOR
COM. VALOR CANTID No.
REQUISICIONES
TOTAL
CP
CE
BAR
REST
SALDO DÍA
Vo. Bo.
UNID.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 /// 28 29 30 31
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50