Bolagsstyrningsrapport
ERSÄTTNING TILL LEDANDE BEFATTNINGSHAVARE Ersättningen ska vara marknadsmässig och konkurrenskraftig. Ansvar och utförda prestationer som sammanfaller med aktieägarnas intressen ska reflekteras i ersättningen. Den fasta lönen omprövas varje år. Ersättning utöver fast lön, som belönar målrelaterade prestationer, kan utgå. Sådan ersättning ska bero av i vilken utsträckning i förväg uppställda mål uppfyllts inom ramen för Bolagets verksamhet. Målen omfattar såväl finansiella som icke finansiella kriterier. Eventuell ersättning utöver den fasta lönen ska vara maximerad och relaterad till den fasta lönen. Rörlig ersättning kan utgå med maximalt tre månadslöner. Bolagsledningens rörliga ersättning ska vid maximalt utfall inte överstiga en årlig kostnad för Bolaget om sammanlagt 420 000 kronor (exklusive sociala avgifter), beräknat utifrån det antal personer som för närvarande är ledande befattningshavare. Övriga förmåner ska där de förekommer utgöra en begränsad del av ersättningarna. Pensionsåldern ska vara 65 år. Pensionsförmåner ska motsvara ITP-planen eller vara avgiftsbaserad med maximal avsättning om 30 procent av den pensionsgrundande lönen. Uppsägningslön och avgångsvederlag ska sammantaget inte överstiga sex månadslöner. I händelse av en större avvikelse ska aktieägarna inför nästa årsstämma informeras om skälen för detta. Bolagets ledande befattningshavare är i dagsläget Håkan Karlsson (vd) och Magnus Fält (vice vd och fastighetschef). Lön och övriga anställningsförmåner till de ledande befattningshavarna bedöms vara marknadsmässiga och baseras på arbetsuppgifternas betydelse, krav på kompetens, erfarenhet och prestation. Ersättningen består av fast grundlön, eventuell rörlig lön, pensionsförmåner samt övriga förmåner och avgångsvillkor. För uppgifter om ersättning till ledande befattningshavare se not 7. Uppsägningslön och avgångsvederlag för ledande befattningshavare kan i normalfallet inte överstiga sex månadslöner.
Finansiell rapportering Samtliga delårsrapporter och pressmeddelanden publiceras på Bolagets webbsida i direkt anslutning till offentliggörandet.
INTERN KONTROLL AV DEN FINANSIELLA RAPPORTERINGEN Kontrollmiljö
MaxFastigheter styrelse har det övergripande ansvaret för den interna kontrollen av den finansiella rapporteringen. För att säkerställa den interna kontrollen har styrelsen fastställt ett antal styrdokument utifrån en övergripande struktur för bolagsstyrning.
Utifrån styrdokumenten ansvarar vd för att utforma interna processer samt fastställa policyer och instruktioner. Styrelsen har under 2018 tillsatt ett särskilt revisionsutskott med ansvar för att bereda styrelsens kvalitetssäkring av den finansiella rapporteringen. Vidare har en CFO rekryterats under 2018 som tillträdde 1 januari 2019.
Riskbedömning Riskbedömning görs årligen som en del av MaxFastigheters affärs- och verksamhetsplanering utifrån risken för väsentliga fel i processer. Därtill görs löpande riskbedömningar utifrån resultat och balansräkning, där varje post utvärderas utifrån inneboende risk, materialitet och befintliga kontroller. Riskerna i den finansiella rapporteringen diskuteras också löpande med revisor.
Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter utformas utifrån riskbedömningarna. Inom MaxFastigheter finns kontroller inbyggda i processerna genom standardiserade systemlösningar, dokumenterade och inarbetade rutiner samt en tydlig ansvarsfördelning inom ekonomifunktionen. Den finansiella rapporteringsprocessen är ständigt föremål för prövning och ekonomifunktionen har ett tydligt ansvar för att vid behov anpassa processen för att säkerställa kvaliteten i rapporteringen samt att lagar och externa krav efterlevs. Genom kontrollerna begränsas risken för väsentliga fel i den finansiella rapporteringen inom kritiska riskområden som bl a fastighetsvärdering, fastighetsprojekt, skatter och bokslutsprocessen.
Information och kommunikation Väsentliga riktlinjer och instruktioner av betydelse för den finansiella rapporteringen uppdateras löpande och kommuniceras till berörda medarbetare.
Uppföljning av intern kontroll Styrelse har det övergripande ansvaret för uppföljningen av den interna kontrollen. Från och med 2018 har Revisionsutskottet ansvar för att bereda styrelsens kvalitetssäkring av den finansiella rapporteringen. Uppföljning av den finansiella rapporteringen sker kontinuerligt genom de kontroller och analyser som styrelse, revisionsutskott, ledning och ekonomifunktion utför. I dessa fångas även behov av åtgärder eller förslag på förbättringar upp. Uppföljning sker också genom den revision som utförs av revisor. Avrapportering av iakttagelserna från denna granskning redovisas till styrelsen, revisionsutskottet och företagsledningen, men också vidare till berörda medarbetare.
REVISORS YTTRANDE OM BOLAGSSTYRNINGSRAPPORTEN Till bolagstämman i MaxFastigheter i Sverige AB (publ), org.nr 556937-5487 Uppdrag och ansvarsfördelning Det är styrelsen som har ansvaret för bolagsstyrningsrapporten för år 2018 på sidorna 59-61 och för att den är upprättad i enlighet med årsredovisningslagen.
Granskningens inriktning och omfattning Vår granskning har skett enligt FARs uttalande RevU 16 Revisorns granskning av bolagsstyrningsrapporten. Detta innebär att vår granskning av bolagsstyrningsrapporten har en annan inriktning och en väsentligt mindre omfattning jämfört med den inriktning och omfattning som en revision enligt International Standards on Auditing och god revisionssed i Sverige har. Vi anser att denna granskning ger oss tillräcklig grund för våra uttalanden.
Uttalande En bolagsstyrningsrapport har upprättats. Upplysningar i enlighet med 6 kap. 6§ andra stycket punkterna 2–6 årsredovisningslagen samt 7 kap. 31 § andra stycket samma lag är förenliga med årsredovisningen och koncernredovisningen samt är i överensstämmelse med årsredovisningslagen. Örebro den 4 april 2019
ÖHRLINGS PRICEWATERHOUSECOOPERS AB
Gert-Ove Levinsson
Henrik Bergquist
Auktoriserad revisor Huvudansvarig revisor
Auktoriserad revisor
ÅRSREDOVISNING 2018
61