Velkommen til klubben Filippa som ny medarbejder. I Filippa bestræber vi os på at modtage nye medarbejdere på en positiv og imødekommende facon. Derfor har vi udviklet denne lille håndbog, hvor du kan læse om vores arbejdsmiljøpolitik. Dette for at gøre det nemmere for dig, som ny medarbejder, at starte i Filippa. Vi mener, at skabe tryghed og tydelige rammer for de ansatte gør, at dagligdagen bliver nemmere at begå sig i. Vi vil gerne udvikle gladere medarbejdere, for gladere medarbejdere har en positiv afsmitning på deres omgivelser. Det er medarbejderne, der definerer, hvad tryghed er og hvilke rammer der skal være med til at fremme og udvikle et godt arbejdsmiljø. Det skal være en god oplevelse at starte i Filippa med afsæt i et godt og frugtbart samarbejde.
1
Arbejdsmiljøpolitikken er udarbejdet af personalet i Filippa.
1. Forside 2. Indholdsfortegnelse 3. Praktiske oplysninger 4. Mentorordning i Filippa 5. Mødestruktur i Filippa 6. Pædagogiske værdier 7. Pædagogiske værdier 8. Opgaver / ansvarsområder 9. Sygemelding og ferie 10. Barn sygedage 11. Rygepolitik, mobil, personalekasse 12 Pauser—hjemmearbejde 13 Filippa har egne minibusser 14 Skralderum 15 Tjekliste for lukning 16 Øvrige foldere mv. 2
Forhistorie Klubben Filippa åbnede i maj 2005 som fritids og juniorklub med 54 medlemmer. Filippa rummer i dag ca. 260 medlemmer i fritidsklubben og ca. 100 i ungdomsklubben. Medlemmerne i dag kommer primært fra kommuneskolen ”skolen ved søerne” . Til huset er tilknyttet 12/13 stillinger med en fordeling mellem 1 leder, 9 pædagoger, 2 medhjælpere og 1 rengøringsassistent. Skolens serviceleder har også tilknytning til Filippa. Når man starter som ny medarbejder i Filippa, vil der være en opstarts periode, som vi vægter højt. I perioden vil den nye medarbejder få mulighed for at ”snuse” til dagligdagens gang, ”stikke en finger i jorden”, og derigennem lære husets kultur og rytme at kende. I opstartsperioden vil der desuden være en masse praktiske ting, der skal på plads. Bl.a.: Første dag vil man blive mødt af en kollega/ledelsen. Overrækkelse af nøgler og koder, samt skab og hylde plads til egen brug. Mødeplaner og årsplaner Info om udfyldelse af timesedler E-mail og pc info. Info og uddeling af de nødvendige pjecer/foldere Mentorordning Opstartssamtale inden for den første uge. Midtvejssamtale inden for de 2 første måneder I mødeplanen vil det fremgå, hvilke aftenvagter der er tilrettelagt for personalet i det pædagogiske arbejde. Dagligdagen i Filippas fritidsklub, ser nogenlunde således ud: Kl.11:00 Fra kl. 11 vil primært være tid til andet arbejde der udføres. Kl.10.00 Tilsyn, Understøttende undervisning, studietid og andet. Kl.13:00 Åbner vi klubben og aktiviteterne er i gang. Kl.15/16 Taffel Kl.17:30 Klubben lukker (fredag:17:00). (Mandag, onsdag & torsdag er der aftenklub til Kl.21.30). Klubbens adresse: Klubben Filippa Filippavej 5 1928 Frederiksberg C. E-mail: filippa@frederiksberg.dk Hjemmeside: www.Filippaklubben.dk Tlf.: 38 21 10 80 Mobil: 28 98 80 81 (Leder Michael3 Vork)
Mentorordningen i Filippa. I Filippa ønsker vi at tage godt imod nye medarbejdere. Det kan være svært at star-
te et nyt sted. Nye indtryk, nye børn/ brugere, nye kolleger, nye procedurer etc. Derfor har vi indført en mentorordning i Filippa, som skal fungere som et forum, hvor der er afsat tid og plads til, at nye medarbejdere kan få en grundig gennemgang af klubbens daglige virke, værdier, metoder, praktisk info af en ”gammel” medarbejder. Mentorordningen løber over 1- 1½ måned i opstartsperioden, hvor den nye medarbejder endnu ikke har fået faste opgaver i Filippa og har mulighed for at ”summe” rundt og suge indtryk og viden til sig.
Et mentorforløb kan se således ud: 1. møde: (varighed 2 timer) Spørgerunde. Gennemgang af alt praktisk omkring huset Filippa. Bl.a. hvor ting er, blæksprutte funktionen, gennemgang af opslagstavler, rum og skabe (hvor finder man, hvad man har brug for). Generel info om klubben, klubbens hjemmeside, værdier, politikker osv. (info til selvstudie) møde: (varighed 1-1½ time) Spørgerunde. Præsentation af klubbens årshjul, så nye medarbejdere kan danne sig et indtryk af, hvilke aktiviteter der er planlagt, således de kan koble sig på diverse aktiviteter efter ønske. Evaluering af den første tid. Er der styr på 1. mødes punkter? Spørgsmål og undren ang. børn fra nye medarbejdere (eksempelvis diagnoser/ problematikker). møde: (varighed 1-1½ time) Spørgerunde. Evaluering og opsamling af de første 2 møder. Eventuelt spørge ind til behov for flere møder. Hvad kan man gøre anderledes næste gang? Hvert møde har 1 – 2 timers varighed. Og afholdes med 14 dages mellemrum. I tidsrummet mellem Mentor-møderne skal der være mulighed for ad hoc møder (ryst posen samtaler), når spørgsmål dukker op undervejs. Ligeledes er der efter ca. 14 dage en opstartssamtale med Filippas leder, samt en midtvejssamtale efter ca. 5 uger. Mødedatoer og tidspunkter aftaler mentor og ny medarbejder i fællesskab. Tidspunktet for møderne vil altid være om formiddagen, inden dagen starter kl. 13.00. Velkommen til!
4
Medlemsmøder: Møder hvor alle medlemmer har indflydelse på, hvad der f.eks. skal foregå af aktiviteter i klubben. Klubbens rammer / regler kan debatteres på medlemsmøderne. Her planlægges indkøb af spil, legetøj, bolde osv.…. Punkter kan opstå her og viderebehandles på teammøderne / MED personalemøderne/bestyrelsesmøderne hvis nødvendigt. Deltagere: Alle medlemmer samt personale. Mødefrekvens: Hver anden uge, ca. 20 minutter
MED-MØDE ( skolen) Her behandles alt vedrørende den samlede organisations forhold for medarbejdere. Der sidder repræsentanter fra ledelse, lærere, Pædagoger og TAP Personale.
Mødestruktur Filippa Personalemøder: Behandler alt omkring klubbens pædagogiske aktiviteter. Praktiske områder, pædagogiske debatter, problematikker vedr.: medlemmer osv.
Punkter kan opstå her og viderebehandles på teammøderne/bestyrelsesmøderne/ medlemsmøderne hvis nødvendigt. Der kan ligeledes laves arbejdsgrupper, som udarbejder skriftlige oplæg til behandling på fremtidige møder. Arbejdsgrupperne skal bestå af repræsentanter fra ledelsen og medarbejdergruppen. Deltagere: Alle medarbejdere og ledelse. Mødefrekvens: Hver 2 uge
Teammøder: Behandler alt, som vedrører ledelse. Det kan være både pædagogiske, personale og administrations relateret. Alt som vedrører normeringer og budgetter bliver debatteret på teammøderne. Punkter kan opstå her og viderebehandles på personalemøderne. Beslutninger der træffes på team-møderne, som vedrører personalet, skal udmeldes til personalet på MED personalemødet. Deltagere: Leder & Souschef Mødefrekvens: Hver uge med 1-2 timers varighed.
Børnemøder:
Møder afvikles 1 gang hver måned.
Møder hvor medlemmernes trivsel drøftes. Alle i personalegruppen deltager. Møderne afholdes ca. hver 4 uge i 1,5 time.
Møder med årgangsteam på skole:
Pædagogiske UUV teammøder:
Ugentlige møder med lærerne på den årgang, man har tilknytning til.
Møder hvor personalet er 5 opdelt i 3 teams, som drøfter medlemmerne trivsel.
Leder-TR-AMR møder: Møder hvor arbejdsmiljørepræsentanten, TR og leder drøfter alt som vedrører det psykiske og fysiske arbejdsmiljø. Deltagere: Leder, arbejdsmiljørepræsentanten , Tillidsrepræsentant. Mødefrekvens: 4-5 møder årligt.
Respekt for forskellighed. Strategi: Børn har forskellige behov og skal mødes forskelligt; klubben vil arbejde for, at de skal behandles og mødes forskelligt, alt efter hvor medlemmerne er i deres personlige udvikling. Anerkendelse af det enkelte medlems personlige værdier og handlemønstre samt religiøse, kulturelle og sproglige tilhørsforhold. Skabelse af et rummeligt klubmiljø, hvor ligeværd og mangfoldighed er kernepunkter. Systematisk arbejde med inklusion og anerkendelse af udsatte børn og unge. Arbejde med gensidig forståelse og respekt internt i personalegruppen.
Tryghed. Strategi: Klubben skal være en tryg base i medlemmernes hverdag. Klubben ser tryghed som en nødvendighed for, at kunne skabe og udvikle relationer og netværk. For at bruge klubben er det vigtigt, at de er trygge ved rammerne og personalet og at klubben er medvirkende til at skabe sammenhæng i medlemmernes hverdag. Klubben vil arbejde for, at personalet er imødekommende og omsorgsfulde, med forskellige kompetencer, til at stole på og som medlemmer, såvel som forældre, er trygge ved at henvende sig til. Klubben vil arbejde for at rammerne omkring ”dagligdagen” og tilbagevendende traditioner i klubben, er kendte for medlemmer og forældre. Klubben vil endvidere arbejde for, at der bliver en stor grad af forældresamarbejde, det værende sig i formelle fora (Bestyrelse, udvalg m.m.) og i mere individuelle uformelle former. Klubben vil inddrage forældre i forhold til deres arbejde med det enkelte barn, ligesom klubben regner med at forældrene vil inddrage klubben tilsvarende. 6
Personlig udvikling. Strategi: Klubben vil arbejde for, at medlemmerne får en bedre forståelse af sig selv og i forhold til andre. Personlig udvikling er en livslang proces, som klubben gerne vil støtte op omkring, dette for at øge selvværd og/eller selvtilliden hos det enkelte medlem. Der tages udgangspunkt i det enkelte barns udvikling, i forhold til hvor det er, eksempelvis igennem aktiviteter og/eller arrangementer, som tilpasses det enkelte medlem. Klubben vil arbejde for, at medlemmerne lærer at løse konflikter, med fokus på egen ansvarlighed, respekt og anerkendelse for hinanden.
Ansvarlighed. Strategi: Klubben arbejder for at have en så stor grad af medlemsindflydelse som muligt, for at medlemmerne derigennem tager et medansvar for klubbens virke. Ved, blandt andet, at afholde jævnlige medlemsmøder, vil klubben arbejde for, at medlemmerne oplever en reel medbestemmelse på aktiviteter og beslutninger i klubben. Klubben vil arbejde for, at der bliver handlet hensigtsmæssigt på problematikker og konflikter, med fokus på egen ansvarlighed. Det enkelte medlem skal tage et medansvar for, hvilke aktiviteter/ arrangementer medlemmerne ønsker. Aktiviteter og arrangementer planlægges i fællesskab og dialog med medlemmerne. Det enkelte medlem skal tage et medansvar for at inkludere udsatte børn og unge i klubben / uden for klubben. 7
Opgaver/ansvarsområder: Vi skal alle være med til at tage et ansvar for hinanden og de omgivelser, vi befinder os i. Det er kun os selv, der kan gøre en forskel og den forskel skal være én, vi alle gerne vil være en del af. Det er vigtigt, vores dagligdag fungerer. Derfor lægger vi stor vægt på at gøre det så nemt som muligt for alle. Det ved, at skabe og fordele ansvarsområder, samt synliggøre hvilke opgaver der er og hvem der er ansvarlige for disse. Opgaverne der fordeles er: Taffel:
Hver dag laver vi mad sammen med medlemmer. Hver mandag handles der ind til taffel. Hver fredag laves planen over, hvem der laver taffel og indkøb for næste uge. Hver fredag ordnes og afvaskes køleskabene af den som har taffel.
Blæksprutten: Blæksprutten har telefon tjansen og står for udlån af aktiviteterne, samt tilmelding til klubbens ture og aktiviteter. Alle beskeder går gennem Blæksprutten. Åbning:
Pc og pengekassen åbnes. Playstations opsættes. Der stoles ned. Dagsprogrammet og beskeder skrives i TABULEX.
Lukning:
Se Tjeklisten på side 15 Vi er oftest 2 om at lukke huset. Lukningen sker efter kl. 17:30-(tir/ fre) og 21.30 (man/ons/tors). Hver fredag har lukkeren tøjvask og ophæng af dette.
Endvidere har vi en arbejdsfordeling over andre opgaver. Opgaverne er af pædagogisk og ligeledes praktisk karakter. Oversigt bliver udleveret når du starter.
8
Sygemelding og barnets 1. og 2. sygedag: For alle gælder: Der ringes mellem 6.50 - 7.00 på mobiltlf. nr. 2898 0150. Man raskmelder sig til skolen på: 3821 0151. Husk at meddele kontoret, om du har undervisning, tilsyn eller studietid på skolen, den dag du sygemelder dig— så kontoret kan finde vikar til dine lektioner. Der sendes yderligere en sms til Michael 2898 1081 med sygemelding/ raskmelding. Hvis du går syg hjem skal du meddele dette til din nærmeste leder / kontoret inden du forlader arbejdspladsen. Hvis du er gået syg hjem, skal du ringe og melde dig syg næste morgen såfremt du fortsat er syg. Hvis dit barn bliver sygt og du må forlade arbejdspladsen skal du meddele dette til din nærmeste leder / kontoret inden du forlader arbejdspladsen. Dette registreres som barnets 1. sygedag. Barnets 2. sygedag er ikke automatisk forlængelse af barnets 1. sygedag. Du skal ligeledes ringe mellem 6.50 - 7.00 på barnets 2. sygedag. Michael Vork (Leder):
2898 1081
Ferie: Ansatte der har været beskæftiget i hele optjeningsåret forud, har 6 ugers ferie fra 1. maj. Vinterferien (uge 7), hovedsommerferien (skolernes), efterårsferien (uge 42), skal planlægges på personalemøderne senest 6 uger
før. Al ferie ønskes og planlægges på personalemøderne. Afvigelser aftales med lederen. Restferie skal så vidt muligt planlægges i starten af januar.
9
Restferie planlægges på personalemøderne.
Politik vedrørende barns første sygefravær § 13 i aftale om fravær m.m. Der kan gives hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af et sygt barn på dettes første og anden sygedag, hvis: 1.Barnet
er under 18 år. 2.Barnet har ophold hos den ansatte. 3.Fravær er nødvendigt af hensyn til barnet. 4.Det er foreneligt med forholdene på tjenestestedet. Hvis den ansatte misbruger ordningen, kan adgang til fravær inddrages. Ramme fra ledelsen: 1.Antallet
af barn syg dage vurderes hvert kvartal af ledelsen, som derefter vurderer omfanget. Vurderes fraværet (barn syg) for højt, indkaldes den ansatte til omsorgssamtale. Omfanget vurderes ud fra følgende forhold: Antallet af BS inde for de sidste 3 måneder. Øvrigt fravær. Civilstand: Alene / samboende. Succeskriterier: Åbenhed omkring BS Gensidig forståelse 10 Udarbejde løsninger i fællesskab
Rygepolitik: Det er politisk besluttet, at Frederiksberg kommunes institutioner er røgfrie zoner. Derfor er rygning i klubben Filippa, ikke tilladt. Hvis man er ryger, kan man benytte sig at en lille tur op til søen, hvor man kan ryge sin cigaret, men husk— Rygning er pauser. Pauser skal tages på skift, derfor, ikke alle rygere på en gang. Når medarbejdere skal ryge, skal det øvrige personale orienteres. Der kan som ikke tages rygepauser i tidsrummet 13,00-15,45, hvor der er flest medlemmer i klubben. De medarbejdere som har fri kl. 17,00 eller senere, kan afholde rygepause mellem 15,45-16,00 eller i aftenpausen (for de medarbejdere som er i aftenklubben)16,00-17,30. På ture/kolonier går man væk fra børnegruppen for at ryge. Man ryger ikke mellem børnene. Klubben vil godt støtte op omkring medarbejdere, som ønsker at stoppe med at ryge. Via Frederiksberg kommune, kan vi tilbyde gratis rygestop kursus til alle interesserede. Klubben vil godt betale de timer, medarbejderen er fraværende ved kursus første gang. De efterfølgende gange må medarbejderen selv betale fraværet.
Mobiltelefoner: Personalet går ikke rundt med deres mobiltelefoner med mindre det har relevans for arbejdet. Ved undtagelser meddeles det til kollegaer/ledelsen hvis man venter en vigtig opringning eller andet. Personlige telefonsamtaler bør begrænses, men skal i givet fald foregå i personalerummet. Gavekasse: ”Gavekassen” er oprettet af personalet, og bliver brugt til at købe gaver til personalet ved fødselsdage, bryllupper mv. Der indbetales 25 kr. om måneden. Kaffe/The / Morgenbrød (ved særlige møder) & frugt: Kaffe og the betales af institutionen. Der er ligeledes en frugtordning til fri afbenyttelse. . 11
Pause for personalet: Personalet, som har aftenvagt, har krav på en pause af 30 minutters varighed, som skal afholdes i tidsrummet 16,00-17,30. Pausen skal afholdes i klubben eller ved søen såfremt der skal ryges. Hvor i klubben der afholdes pause, er op til den enkelte medarbejder. Michaels kontor kan ligeledes bruges til pauseafvikling, hvis det er ledigt. Denne pause skrives ind i ugeplanen. Har du en arbejdsdag i dagtimerne, som overstiger 7 timer, har du krav på en pause på 30 min. Denne pause skal afvikles inden kl. 13.30. Eks: Henrik møder 10-17 og vælger at tage en pause fra 12.30-13.00. Politik om hjemmearbejde i Filippa. Mål: At skabe sammenhæng mellem arbejdsliv og privatliv Forøge medarbejdernes indflydelse på planlægning af arbejdet. At forøge effektiviteten på arbejdspladsen. Rammen: 1.
Hjemmearbejde skal aftales med leder. Hvor længe der arbejdes (antal timer),
hvilke opgave skal der arbejdes med. 2.
IT-sikkerhed / Programmer/? Der skal være installeret Antivirus / Firewall på
hjemmecomputeren der arbejdes på. Hvordan føres timerne? Hjemmearbejde skal altid føres i skemaet under bemærkninger og i henholdsvis t eller f tid (afhængigt af opgaven). Der gives ikke tillæg for hjemmearbejde. Frivillighed Da det at arbejde hjemme er baseret på frivillighed, er det er ok at sige/vælge til og fra. Det er medarbejderens egen suveræne beslutning selv at bestemme om man vil arbejde hjemmefra. Det er et tilbud, der bygger på tillid, og som skal være med til at gøre hverdagen mere fleksibel… 12
Filippa har 2 minibusser til 9 personer Rammer for kørsel i busserne (til personalet) Når Filippas bus benyttes til kørsel, er der følgende gældende rammer og vilkår for medarbejderen der kører bussen. Skal bussen benyttes til en aktivitet mv. skal den reserveres på forhånd, hos Michael – og skrives i papirkalenderen. Bussen skal afleveres i samme stand som den modtages, dvs. rengjort og ryddet for affald. Alle børn og voksne skal køre med sele. Dieselkort udleveres hos Michael Nøglen udleveres af Michael og afleveres tilbage efter endt kørsel. Bøder som parkeringsbøder, fartbøder og andre trafikforseelser, er personlige og pålægges den enkelte medarbejder. Eventuelle skader på bilen, dækkes af klubbens forsikring – HUSK AT SIGE, HVIS I HAR LAVET BULER!!! Bilen har en parkeringslicens, som er dækket af samme regler som andre biler. Hvor den dækker mv. kan læses på www.frederiksberg.dk Skal bussen benyttes til en aktivitet mv. skal det fremgå af opslaget, at transport foregår i klubbens egen bus. En gang om måneden eller efter behov, skal én medarbejder, sørge for rengøring, vask af bussen. Michael/Claus sørger for servicering af bussen og reparationer.
13
Skralderum Filippavej Vejledning
Skralderummet er fælles for klubben Filippa og skolen ved søerne, dvs. vi deler ansvaret for oprydning, vedligeholdelse af rummet mv. Alt skrald skal sorteres i 5 typer skrald. Der er containere til dagrenovation, pap, papir, batterier og farvepatroner/toner .:
Daglig renovation/skrald: Køkkenskrald, skraldeposer i klubben. Pap og papir Batterier Farvepatroner/toner storskrald.
Såfremt der ikke er plads til daglig renovation eller pap/papir, skal det bringes retur til klubben og opbevares indtil der er plads. Der må ikke sættes skrald ved siden af containerne. Pap/papir skal skæres op og fylde så lidt som muligt. Nøglen til pap/papir containerne hænger på siden af containeren. Storskrald må ikke sættes i skralderummet, før det er aftalt med skolens tekniske serviceleder. Tlf : 28980154
14
Tjekliste for Lukning af Filippa Hvad skal gøres: Almindelig oprydning: Kælder, stuen og første sal. Grov fejning overalt Køkken: Indsamle beskidt service fra hele huset til opvask. Køkken (rydde borde, aftørre borde). Beskidte klude, viskestykker til vask. Rengøring af opvaskemaskine (se vejledning i lågen til venstre for maskinen) Køkkenskrald ud til container. Almindelig oprydning på borde. Stole op overalt: Køkken, billard- rum, Spillerum Diverse: Ipads lægges i opladeren. Tjekke vinduer og døre overalt—tjek hasper på vinduer Tjekke toiletter: Skylle ud, samle papir op. Aflåsning af: skur-udelåger– boldbur– skralderum, garderobe Indsamle alt udelegetøj: Mooncars, bolde osv…. Stole op i henhold til mærkater på døre Kassen gøres op og skrive et indtægtsbilag, omsætning lægges i eget skab Pc'er slukkes: Medlems og kontor samt indkrydsnings skærme. Playstations pakkes væk, og låses inde. Tilslutte alarm 15
Kode: Din egen kode Kodeord ved fejlalarm ”de ved hvad” telefon nr. til centralen står i alarmboksen Telefon nr. til Leder Michael Vork 2898 1081
Personaleliste: Leder:
Michael Vork.
Pædagoger:
Henrik Lykke Andersen Arbejdsmiljørep. Casper Kobbernagel Larsen Ayse Akgül Thomas Beyer Jacobsen Christian W. Bjerrum Tillidsrepræsentant Christina Nunes Maria G. Simonsen ´ Maria Schneider Marck Holm Thomas Frattoni Claus Iuel Jannie Jensen Studerende.
Rengøring:
Sasipong N.T. Hansen
Se i øvrigt vores klubfolder på hjemmesiden.
www.filippaklubben.dk
Øvrige foldere til udlevering: Syge og fraværspolitik. Feriepolitik. Kursuspolitik. Pædagogisk årshjul Beredskabsmappe. Kerneydelser i Filippa
16