Management de l’équipe documentationde la Bibliothèquede l’Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse

Afin de tenter de compenser ces 3 pertes de postes, 2 Contrat d’Accompagnement dans l’Emploi (CAE) à mi temps ont été recrutées pour une durée d’1 an en décembre 2006. En juillet 2008, un technicien de bibliothèque devrait partir en retraite. Le remplacement de son poste serait justifié.

J’ai donc rencontré la Directrice des Ressources Humaines afin de discuter de ce remplacement et le justifier, fiches de postes à l’appui (cf annexe A). Je vais également essayer de m’appuyer sur un bon rapport d’activités du service afin de demander ce remplacement. L’évolution de carrière des agents a également été évoquée au cours de cet entretien car certains dossiers disposent des conditions requises pour être promus.

Le personnel actuellement affecté à la bibliothèque est donc constitué de : • Assistant Ingénieur : Responsable de la bibliothèque • Contrat d’Accompagnement dans l’Emploi (CAE) à mi temps : Accueil, recherches, thèses, gestion administrative, catalogage • Contrat d’Accompagnement dans l’Emploi (CAE) à mi temps : Accueil, recherches, thèses, catalogage • Technicien : parc informatique • Adjoint technique : périodiques • Technicien à mi temps : Recherches bibliographiques et formations des étudiants • 2 moniteurs étudiants (5 heures par semaine) : Accueil, prêts et retour de prêts.

Le personnel ne maîtrisant pas de manière optimale tous les modules du logiciel Alexandrie que nous utilisons à la bibliothèque, 4 sessions de formations à distance d'une demi journée ont été suivies, ce qui nous a permis de solutionner de nombreux problèmes courants, mais aussi de mieux administrer notre base. Par ailleurs, un plan de formation d’un mois a été mis en place avec l’ANPE et l’Association nationale pour la Formation Professionnelle des Adultes (AFPA) pour les CAE. Par ailleurs, une redéfinition des responsabilités respectives a été proposée avec succès afin d’éviter la lassitude sur certaines tâches, proposer de nouveaux services susceptibles d’enthousiasmer le personnel, et mobiliser d’avantage une partie du personnel, comme les moniteurs qui seront désormais chargés d’effectuer de la saisie dans notre catalogue ou de la mise en ligne de thèses sur CD lorsque leur travail à l’accueil ne les sollicite pas outre mesure (cf annexe A). A l’occasion du recrutement des prochains moniteurs, un travail de catalogage simplifié leur sera systématiquement demandé. Le service a souffert de nombreuses discontinuités, le personnel ayant beaucoup changé ces dernières années sans que les documents soient toujours transmis. Afin de faciliter la continuité du service, chaque responsable d’une activité est chargé d’en rédiger la procédure complète. Enfin, des réunions de service ont permis et permettront d’améliorer la communication et la collaboration au sein de l’équipe.

Le service pourra difficilement supporter la perte de nouveaux postes, après l’hémorragie subie ces dernières années. Je compte m’appuyer sur un rapport d’activité traduisant une nouvelle dynamique afin de revendiquer le remplacement d’un départ prochain à la retraite.

Afin d’anticiper sur la rédaction de ce rapport d’activités du service qui me sera demandé en fin d’année, j’ai commencé à constituer un tableau de bord à partir d’indicateurs bibliométriques. Pour ce faire, j’ai utilisé le module bibliométrie du logiciel documentaire Alexandrie que nous utilisons à la bibliothèque, obtenu un accès aux outils de l’éditeur Elsevier qui est notre principal fournisseur de périodique électroniques (portail