Naša bolnišnica
11
Ali se medicinska dokumentacija, hranjena pri vas, še kdaj uporablja? Na oddelkih hranijo medicinsko dokumentacijo v tekočih zbirkah. Iz prakse vemo, da so popisi bolezni vedno bolj zajetni in da je arhivskih prostorov na oddelkih vse manj, zato so zahteve po sprejemu medicinske dokumentacije v arhiv vedno pogostejše. Popisi bolezni se iščejo vsakodnevno, in sicer ob ponovni hospitalizaciji bolnika, za študije in raziskave, za zasebne potrebe nekdanjih bolnikov, njihovih svojcev in na zahtevo ustanov, ki imajo za to zakonsko podlago. Seveda je za dvig medicinske dokumentacije potrebno predhodno izpolniti obrazec ali izkazati upravičenost do dviga kopije dokumentov. Nemedicinska dokumentacija je last UKC Maribor in uporabniki lahko pridobijo pravico do vpogleda le s predhodno privolitvijo vodstva UKC Maribor in ob predhodnem upoštevanju zakonskih določil.
ke pridobivamo z ročnim iskanjem po centralnih indeksih – to velja za dokumentacijo, ki je nastala še pred uporabo programa Medis. Nadalje odgovarjamo na prošnje in vloge po poizvedbah – predvsem pravni službi. Ne nazadnje nudimo strokovno pomoč pri upoštevanju določil s področja arhivistike in ustreznemu razvrščanju poslovne ter zdravstvene dokumentacije z roki hrambe.
Ali hranite v arhivu tudi medicinske knjige in revije ? Medicinskih knjig in publikacij zaradi prostorske stiske žal ne hranimo. Knjige in revije smo preselili v arhiv medicinske knjižnice pred dobrim letom. V arhivu hranimo samo eno najstarejšo knjigo iz leta 1887. Zgodovina bolnišnice se pogosto omenja v raznih zbornikih, k čemur izdatno pripomore tudi arhiv. Do sedaj so izšli trije zborniki.
Kakšna je vizija arhiva? Vizija arhiva je njegova digitalizacija oz. vzpostavitev e-arhiva, za kar so predhodno potrebne aktivnosti v smislu sprejetja vzorčnih notranjih pravil. Prednost digitalizacije je – poleg sprostitve arhivskih kapacitet –predvsem v hitrem dostopu do podatkov s strani uporabnikov, ki uresničujejo poslanstvo zagotavljanja zdravstvene oskrbe. Vključitev arhiva v informacijsko strukturo zavoda je torej strateškega pomena. V tem smislu bo potreben nadaljnji korak v smislu reorganizacije arhivske službe v vsebinskem in organizacijskem smislu. Trenutno smo v fazi priprav in z zadovoljstvom lahko rečemo, da smo skupaj z ustreznimi službami dosegli pozitivni odziv vodstva in nadaljujemo začrtano pot do vzpostavitve e-arhiva. Če povzamemo bistvo, lahko potrdimo, da so ohranjeni pisni in slikovni viri vključno s personalnimi mapami zaposlenih za nas izjemna in nenadomestljiva dediščina, kar se izkazuje pri obletnicah pomembnih mejnikov strokovnega in organizacijskega razvoja, tako z vidika bolnišnice, oddelkov ali posameznikov, ki so tlakovali pot uspešnega razvoja do statusa bolnišnice, kot ga poznamo danes.
Najstarejša knjiga iz leta 1887. Koliko ljudi je zaposlenih v arhivu? Kakšno je vaše delo? V arhivu smo zaposleni Jelka Rojko, Damijan Janžekovič in Benjamin Ul. Skrbimo za ustrezno hrambo medicinske dokumentacije in urejenost zbirk dokumentarnega gradiva. To pomeni, da upravne dokumente, ki bodo hranjeni trajno, popišemo, odberemo in hranimo v arhivskih škatlah, ki so ustrezno opremljene. Drugačen postopek velja za dokumente, ki niso trajne narave in so vezani na rok hrambe (npr. popisi bolezni deset let po smrti ali upravna dokumentacija 2, 5, 10 let). Tovrstne dokumente sproti odbiramo in poskrbimo za ustrezno uničenje. Ko prevzamemo gradivo, ga vpišemo in vnesemo v računalniški seznam hranjenega gradiva. Dnevno izdajamo medicinsko in poslovno dokumentacijo za notranje in zunanje uporabnike. Pri tem si pomagamo z poizvedovanjem po oddelkih ali pa podat-
Pri vas se najbrž tudi ravnate po pravilniku? Da, za nas velja Pravilnik o ravnanju z dokumentarnim in arhivskim gradivom v Univerzitetnem kliničnem centru Maribor. Nad njim je seveda Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. Prav tako se opiramo na Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, Uredbe o upravnem poslovanju in na Enotni klasifikacijski načrt – to so navodila za razvrščanje poslovne in zdravstvene dokumentacije za zavode s področja zdravstva.
Arhiv.
Leto 2015 / letnik XVI / številka 2