Whitepaper
Microsoft Office: Programme & ihre Funktionen
erstellt von:
Markus Scheurer
W H I TE P AP E R : M I C R O S O F T O F F I C E – P R O G R AM M E + I H R E F U N K T I O N E N - 1 0/2 01 6
V ORWORT Die Programm-Palette von Micros oft Office ers treckt s ich über viele Programme. Angefangen beim Text -Programm Word und der Ta bellen -Kalkulation Excel über die Ve rwa ltung von Mails , Kontakten, Terminen us w. mit Outlook bis hin zu (noch) selten genutzten Tools wie OneNote bietet das Office -Paket alles für und rund ums Büro. Doch nicht nur für die Büro - Arbeit, ob priva t, geschäftlich oder auch ehrenamtlich für Ve reine und s oziale Organis ationen lassen s ich die vielfältigen Programme nutzen. Die Office-Programme können noch viel mehr. So lassen s ich mit PowerPoint s ogar Vorlagen für eine Video-Präsentation, z. B. für YouTube, oder mit Wo rd volls tändige Grafik- Vorlagen für Fl yer und Plakate ges talten. Doch leider kennen viele Nutzer gar nicht das schier endlose Potential von Micros oft Office. Meis t weil s ie gar nicht wissen, welche tollen Funktionen es im Programm gibt. Dieser Ratgeber s oll Ihnen deshalb einen ers ten Eindruck vermitteln, wie s ich die Programme unters cheiden, wofür s ie s ich besonders eignen und welche Funktionen s ich darin vers tecken. Word, Excel, Outlook + Co. bieten viele tolle Möglichkeiten + Funktionen. Man muss sie nur kennen und bedienen können.
Damit auch Sie in Zukunft Ihr Office-Paket noch effektiver nutzen und gezielt damit arbeiten können. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Entdecken der vielen tollen Möglichkeiten.
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Microsoft Office: Einsatz-Möglichkeiten Was gehört dazu und wie lässt es s ich nutzen ? Mit einem Rechner lassen sich viele tolle Dinge ans tellen.
a uch Design & Gesta ltung möglich Selbs t für Gestaltung von Broschüren, P lakaten, Live A nimationen uvm. kann man es einsetzen.
Schriftwechsel, Ab la ge + Ve r wa ltung Dazu gehört auch die Büro -A rbeit wie : • • • • • •
Ers tellen von Te xten + Ta bellen, Les en + Schreiben von Mails , Verwaltung + A blage, s ich Notizen machen, Te rmine + Kontakte organisieren Präsentation für die Vereinsfeier erstellen.
Auch diese I nfo-B roschüre, fas t a lle Grafiken darin s o w i e d e r G u ts c h e i n o b e n w u r d e n ( b i s a u f d i e F o t o s + d i e P r o d u k t - B i l d e r i m G u ts c h e i n ) v o l l s t ä n d i g m i t W o r d 2 0 1 6 e r s t e l l t.
Vie le P rogramme, die zusammena rbeiten
52 +70 ?
Dabei bes techen die einzelnen Programme nicht nur durch die Funktionen, s ondern auch mit dem A ustausch der Daten zwischen den Office -Bestandteilen.
Der Ha up t-G rund, warum P C s urs prüng lic h erfunden wurden: B e re c hnun ge n, Te x te , Ta be l le n u nd ä h n lic he D o kum e n te e rs te ll e n .
P rogramm -Sammlung für a lles rund ums Büro D ie O f f ic e -P rogr a m m e a r be i te n be i vi e le n F un k ti on e n z us a m m e n und kö nne n D a te n un te re ina nde r a us ta us c he n, z . B . a ls E xpo r t vo n O u tl oo k -K on ta k te n a ls E xc e l -L is te .
Für alle diese Zwecke gibt es Microsoft Office. Dazu gehören seit vielen Ja hren zahlreiche Programme wie W ord, Excel, P owerP oint , OneNote oder Outlook.
Vie le E insa tz -Möglichkeiten – ein Beispiel: W ie s ich die Programme des Office -Pakets im BüroA lltag effektiv nutzen lassen, möchte ich auf den nächsten S eiten an einigen Beis pielen verdeutlichen.
M icros of t O ffice 2 016 : Die L ogos vo n W or d, E xc e l, O n e N o te , P owe rP oin t, O u t lo ok , P ubl is he r & Ac c e s s .
A uch weniger verbreitete Programme wie A ccess oder Publis her können bei Bedarf ergänzt werden. Office: Mehr a ls nur Briefe s chreiben Dabei lassen s ich mit den Office -P rodukten nicht nur Briefe schreiben oder Listen erstellen.
M i t O f f ic e lä s s t s ic h na he z u die ge s a m te Ve r wa l tun g wie Ab la ge , S c hri f twe c hs e l, N o tiz e n, P rä s e n ta ti o n u vm . a b wic ke ln.
Die Office -Palette ist s o vielfältig, dass man ( b i s a u f B u c h h a l t u n g o d e r S t e u e r n ) fast die ganze Büro -Organis ation darüber abwickeln kann.
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Au ftra g: Unterlagen für ein neues P rodukt
E lektronische Unterschrift a m Ta blet
Herr Müller trifft s ich mit einem Geschäftspartner, Herrn Schlau. Er bespricht mit ihm den neuen A uftrag .
Herr Schlau und Herr Müller unterschreiben den Vertrag direkt am Ta blet.
M i t D ig i tiz e r S ti f te n kö nne n F o rm u la re , Ve r tr ä ge u vm . di re k t pe r To uc h -D is pla y (z . B . a m Ta b le t od e r S m a r tp ho ne ) un te rs c hr ie be n we rde n. Auc h f ür B e s pre c hu nge n + P rä s e n ta ti o ne n e i gne n s ic h die P rogra mme von M icros o f t O ffic e h ervo rra gend.
Mithilfe eines speziellen S tifts ( e i n e m s o g . D i g i t i z e r S t i f t ) können s ie wie mit einem echten S tift auf Papier schreiben.
Es geht um die Markteinführung eines neuen P rodukts , das Herr Schlau als Geschäfts führer der Läuft -rund GmbH mit entwickelt hat.
Ve rtra g senden: direkt per Outlook
E xcel-S ta tis tik + P owerP oint -P räs enta tion
Herr Müller s peichert nun das unterschriebene Dokument und sendet es per E-Mail an Herrn Schlau.
Dazu hat Herr Schlau über Excel eine S tatis tik über die zu erwartenden Einnahmen + Verkaufs zahlen erstellt und eine kurze P owerP oint -P räsentation mit den Vorteilen des Produkts erstellt.
D ie e le k tr o nis c h un te rs c hr ie be ne n Ve r tr ä ge kö nne n m i t O u tl o o k dire k t z um Empfänge r gemail t werden.
Damit haben beide den Vertrag auf dem PC und können s ich Papier und Druckkos ten s paren.
A u c h f ü r d i e V o r s t e l l u n g v o n Za h l e n + U m s ä tz e n e i g n e n s i c h E xce l + P o werP oin t h er vo r r age nd.
Ve rtra gsentwurf a ls Wo rd -Dokument
Notizen + To -Do-Liste per OneNote
A uch Herr Müller erkennt das P otential und übernimmt gerne die P lanung der Markt -Einführung.
Um den A uftrag vorzubereiten, hatte s ich Herr Müller beim vorherigen Termin e in paar Notizen gemacht.
Bereits im Vorfeld hatten beide die groben Details des A uftrags besprochen. Herr Müller hat deshalb bereits den Vertrags -Entwurf auf seinem Tablet ges peichert.
Auc h e ine s og. To -D o -L is te ( wa s noc h e rl e d ig t we r de n m us s ) lä s s t s ic h k urz e rha nd in O ne N o te e rs te l le n.
Ve r tr äge kö nne n dan k W or d di re k t am Ta b le t ge le s e n un d un te rz e ic hne t we rde n, ohn e die s e vo r h e r z u d ruc ke n.
Da s ich hierfür OneNote perfekt anbietet, hat er diese mit einer To -Do-Lis te und einigen A nmerk ungen direkt am Tablet notiert.
Des halb zeigt Herrn Schlau ihm zuletzt die vorbereiteten Vertrags -Unterlage n und übernimmt elektronisch die letzten Korrekturen .
Das kann über die Tas tatur oder handschriftlich D i g i t i z e r S t i f t a m To u c h D i s p l a y) pass ieren.
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(per
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E xport von OneNote nac h Outlook
Ka lkula tion + P rojektpla n mit E xcel
Über s ein S martphone, auf dem ebenso die OneNote A pp läuft, hat er s ich anfangs die Vis itenkarte von Herrn Schlau fotografiert und den Te xt erkannt.
Danach erstellt er einen Projektplan. Dafür macht er über Excel eine Kalkulation sowie eine A us wertung anhand der zu erwartenden Ergebnisse.
M i t M i c r o s o f t E x c e l l a s s e n s i c h k u r z e r h a n d e r w a r t e t e U m s a tz z a h l e n & Ve r k a u fs -E n twic k lu ng a ls K a lk u la ti on u nd S ta ti s ti k e rs te l le n .
E ine Vis i te nk a r te ka nn m i t O ne N o te ü b e rn om m e n und a ls K on ta k td a te n i n O u tl o o k e xpo r tie r t we rde n.
Microsoft Excel als Tabellen - und Kalkulations progra mm bietet s ich hier dank Formeln, S ortierung und Filtern, Balken -Diagramm uvm. an.
Diese Daten hat er anschließ end an Outlook übertragen. Somit hat er, ohne etwas abtippen zu müssen, die Mail-A nschrift und die A dress -Daten plus Rufnummern dir ekt elektronisch.
Da ten immer online ve rfügba r: da nk OneDri ve
Outlook-Konta kte : Grundlage für Wo rd -Brief
Zu guter Letzt übernimmt Herr Schlau die Dateien zu dies em A uftrag in s einen Cloud -S peicher bei OneDri ve.
Der A dresseintrag in Outlook d ient nicht nur für die Mail, s ondern auch als Quelle für das nächste Schreiben an Herrn Schlau.
D a nk M ic ros o f t O ne D r i ve kö nne n a l le l ok a le n U n te rl a ge n mi t de m C loud -S peiche r on line s ync hron is ier t we rde n und s in d im mer + übe ra ll ve rfüg ba r.
Termine verwa lten mit Ou tlook D ie K o n ta k te in O u tl oo k kö nne n k urz e rha nd für e ine n B rie f in W ord e rgänz t werde n.
Die Termine für Bes prechungen, Fris ten un d A rbeits planung trägt er s ich in Out look in den Kalender ein.
Herr Müller schreibt einen Dank-Brief an Herrn S chau, natürlich in W ord. Serien-Briefe in Wo rd A uß erdem erstellt er einen Entwurf für einen Serienbrief, den Herr S chlau für seine Kunden verwendet kann.
M i t O u tl o ok k önne n Te rm ine n ic h t n u r ve r wa l te t we rde n. B ei B edarf e rinne r t das P rogramm auc h an den Te rmin.
S o weiß er jederzeit, wann er für Bes prechungen und eigene Projekte Zeit hat und wann nicht. F ür e in R unds c hre i be n kö nne n a us ge wä hl te ode r a l le K o n ta k te a us O u tl o o k na c h E xc e l e xpo r ti e r t u nd dor t für e ine n Wo rd -S erien br ie f ve r we nde t we rden.
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P rojekt-Inha lte : da nk Terminplanung kein P roblem
E xport in P owerP oint: Vid eo, Gra fik + Druc k vo rla ge
Denn er weiß , nächste W oche Montag bis Donnerstag is t die Präsentation für He rrn Schlau dran.
Nun folgen die weiteren Inhalte, erstellt aus der PowerPoint -Präsentation. Dazu gehören ein Info-Video, verschiedene Daten -Blätter zum P rodukt s owie eine Bilder-Galerie für die neue Produkt -W ebseite.
D a nk c l e ve r vo r be re i te te r Te r m i n -P la n ung la s s e n s ic h F r is te n + A r b e i ts p h a s e n f e s t l e g e n u n d e s k o m m t n i c h t z u T e r m i n d r u c k . Aus de r P owe rP oin t-P rä s e n ta ti o n ka nn a uc h e i n I n fo - Vi de o e rs te l l t we r de n, da s s ic h fü r You Tu be , F a c e b oo k & C o. , f ür d ie e ige ne W e bs e i te s o w i e d i e ko m m e n d e M e s s e ve r w e n d e n l a s s e n.
Zuers t die Te xte, dann P rodukt -Bilder s ammeln, Grafiken und Diagramme entwerfen. Und zuletzt die Gestaltung als Präsentation mit A nima tionen und Übergängen.
Video, Datenblätter und Präsentation können natürlich auch auf der ko mmenden Messe verwendet werden.
We rbe -Texte + Infos mit Wo rd ges ta lten
Dank Office is t das für Herrn Müller kein P roblem und an einem Tag erledigt .
Zu den Te xten gehören neben den P rodukt -Infos und Vorteilen auch einige W erbe - Te xte , um das Interesse bei den Kunden zu wecken.
Denn dies alles funktioniert ohne zus ätzliche Programme direkt aus PowerPoint heraus. Online präsentieren dank OneDri ve Doch zuvor zeigt er Herrn Schlau die erstellten Datenblätter, den Video -Entwurf s owie die überarbeitete P owerPoint -Präsentation.
D ie Vo r la ge n te x te + E n twü r f e k ön ne n s pä te r in W or d fü r D a te n b lä tte r + B ros c hüre n g ra f is c h ge s ta l te t we rde n.
Hierbei nutzen beide ihre Internet -Verbindung und telefonieren kostenlos über S kype.
Diese Bereiche müssen unterschiedlich gestaltet werden. A us den Te xt -Entwürfen in W ord entwickelt er verschiedene Datenblätter & Info -Broschüren.
Ü be r M e s s e nge r -D i e ns te wi e S k ype la s s e n s ic h kos te n los e Te le fo na te f üh re n.
Ve rka ufs -Argumente a ls Chec klis te
Herr Schlau möchte zwar noch ein paar W örter geändert haben, aber ans onsten findet er die Unterlagen s uper.
Ergänzend zur fertigen P owerP oint -Datei erstellt er in W ord einige Notizen und S tichwörter, die Herr Schlau sowie dessen Mitarbeiter im Gespräch einbauen oder bes onders betonen können.
Vo r de r B e s pre c hun g de r E n twü r fe ka n n m a n d ie D a te ie n fü r de n G e s prä c hs pa r tn e r pe r O ne D ri ve f re i ge be n. K l a r e A n w e i s u n g e n + A r b e i ts h i l f e n a l s C h e c k l i s t e he l f e n de n M i ta r be i te rn be i B e ra tu ng + Ve r ka u f.
Herr Müller gibt Herrn Schlau die Datei en vorher über OneDrive frei, s o dass s ich Herr Schlau diese direkt am eigenen Gerät anschauen kann.
Diese Vorlage erstellt Herr Müller als strukturierte Lis te in W ord und bereitet s ie optisch auf. S o haben die Mitarbeiter eine klare S truktur, anhand der s ie s ich für das Kunden -Ges präch vorbereiten können.
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Online a n Dokumenten a rbeiten dank Bro ws er-Tools
E igene Notizen zu E ntwürfen: direkt in OneNote
Jeder betrachtet die Datei en bei s ich im Büro.
Die knapp 2 0 A uß endienst -Mitarbeiter können s ich über die OneNote -A pp direkt auf ihrem Gerät Notizen machen und überlegen, mit welchen A rgumenten s ie potentielle Kunden am bes ten überzeugen können.
Die Ä nderungen werden im Browser direkt ges peichert, s o dass diese dem jeweils anderen s ofort angezeigt werden.
I n d e n f re i ge ge be ne n D a te ie n k önn e n s ic h d ie M i ta rbe i te r m i t O ne N o te z . B . a m Ta b le t N o tiz e n m a c he n.
D a nk O ne D r i ve + O f f ic e O n li ne k ön ne n die E n twü r f e d ire k t vo n je de m G e rä t im B ro ws e r be tr a c h te t un d ge m e ins a m be a r be i te t we rd e n. D a s s p a r t v i e l Ze i t + K o s t e n .
Nachdem man nun die P rodukt -Einführung bes prochen und die P räsentat ion abgesegnet hat, folgen die restlichen Medien -Dateien.
Dadurch sparen s ich beide Te ilnehmer Fahrzeit und Kos ten, denn s ie wohnen fast 100 km voneinander entfernt. Und über S kype telefonieren s ie s ogar kos tenlos miteinander, direkt am P C , Laptop oder Smartphone.
Ve röffentlichung von Web site + Video Das Info-Video wird erstellt, auf der neuen Webs ite veröffentlicht und für die A uß endienst -Mitarbeiter zum Download angeboten.
Freiga be der Da teien in OneDri ve Beim Info-A bend am nächsten Tag wird das Ergebnis den Kollegen von Herrn Schlau vorges tellt.
Vo r de r we i te re n Arbe i t a n de n D o ku m e n te n kö nne n d ie E n twü r fe m i t de n M i ta r be i te r n b e s pr oc he n we rde n.
N a c h de r B e s pre c hun g k a nn d a s I n f o - Vide o a u f de r W e bs i te + den S ocial M edia P la ttfo rmen verö ffe n tlic h t und de n M i ta rbe i te rn z um D o wnl oa d be re i tg e s te l l t we r de n.
Downloa d durch die Mita rbeiter
Diese können es für die Gespräche mit Kunden direkt an deren Gerät zeigen.
Diese s ind vom Produkt und den passenden Unterlagen begeis tert. Dank der OneDrive -Freigabe können s ie s ich diese direkt auf ihr S martphone, Tablet oder Laptop herunterladen.
P rodukt- Vo rs tellung im Kunden -Gespräch: gedruckt oder e lektronisch A uß erdem gibt’s bereits die P owerPoint -Datei zum Download , die s ie bei Bedarf für ein individuelles Gespräch – in gedruckter Form oder direkt an Laptop, Ta blet oder S martphone nutzen können.
Vo r de m Te a m -M e e ti ng we rde n d ie D a te ie n f ür d ie M i ta r be i te r in O ne D r i ve f re ige ge be n .
D ie P o we rP oin t- D a te i k a nn f ür K u nde n - G e s prä c he a n di e M i ta rbe i te r ve r te i l t we rde n, z . B . a ls D o wn loa d übe r O n e D r i ve ode r pe r E -M a il in O u tl o o k.
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Notizen für E rgä nzungen: per Ma il ve rs c hic kt
Downloa d der P DF-Da tei
Da einige Mitarbeiter Vorschläge für Ergänzungen in der Broschüre haben, hat sich Herrn Schlau einige Stichworte notiert und schickt dies e per Outlook an Herrn Müller.
A uch die Broschüre können s ich die Mitarbeiter als PDF herunterladen und bei Bedarf wahlweis e gedruckt oder als Datei weitergeben.
D ie P D F -D a te i k a nn z um D o wn loa d a nge bo te n we rde n, da m i t s ic h de r I n te re s s e n t d ie B ros c hüre s e lbs t d ruc ke n ka n n.
Ve rsa nd a n Kunden: Cloud-Speicher, S ocia l Media , Mail oder Mess enger
D ie Vo rs c h lä ge von M i ta r be i te rn kön ne n in O ne N o te n o ti e r t und ü be r O u tl o ok pe r M a il ve rs c h ic k t we rde n.
Wo rd: einfacher E xport a ls P DF-Da tei
Die W eitergabe klappt u. a. über eine Vis itenkarte mit dem Link zur Datei ( z . B . a u f O n e D r i ve ) , per Mail oder über andere P lattformen wie Facebook, S kype etc.
A nhand der Notizen ändert Herr Müller die W ordVorlage. Diese schauen s ich beide wiederum online an, ändern ein paar Formulierungen und s tellen s ie dann als PDF online.
D ie U n te r la ge n (B ros c hüre , Vi d e o, P rä s e n ta ti o n e tc . ) kö nne n a u f vi e le n W e ge n a n de n K un de n ve rs c hic k t u nd p rom o te t we r de n: z . B . C loud -D ie ns te , M a i l, S oc ia l M e dia , M e s s e nge r u vm .
We iterga be a n Kunden: a uf CD oder USB -S tic k Einige Mitarbeiter verteilen diese be i der kommenden Messe direkt auf CD und USB -S tick.
O f f ic e -D a te ie n, z . B . in W o rd, kö nne n e in f a c h in e ine P D F -D a te i e xp or ti e r t we r de n.
Denn W ord und andere Office -P rogramme können die Unterla gen direkt als P DF exportieren. P DF-Da teien: a uf den meisten Gerä ten nutzba r
Auc h a u f C D ode r U S B -S tic k ( z . B . m i t L ogo - Au fd ruc k ) k ön ne n die U n te r la ge n a n K u nde n + I n te re s s e nte n ve r te il t we rde n.
Das erleichtert das A nschauen, da es auch andere Betriebss ys teme ( wi e M a c i n t o s h , L i n u x , S o l a r i s , A n d r o i d , i O S u vm . ) gibt, auf denen ggf. kein Office läuft.
Kunden-Gespräche: da nk S kype ohne Fa hrzeit Die Mitarbeiter können s ogar anschließ end mit einigen Interessenten Kontakt per S kype auf nehmen.
Ü be r M e s s e nge r -D i e ns te wi e S k ype la s s e n s ic h k os te nl os e G e s prä c he ode r Vi d e o -C ha ts f üh re n. Auch Kunden-Support is t darüber möglich.
P D F -D a te i e n s ind m u l ti - ko m pa ti b e l u n d k ö n n e n m i t v i e l e n S ys t e m e n g e ö f f n e t w e r d e n .
PDF-Dateien lassen s ich von jedem Gerät aus öffnen und s ogar über passende P lattformen online blättern.
Denn hierüber lassen s ich auch Video -Chats und kos tenlos e Telefonate abwickeln.
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E rfolgreiche P rodukt -E inführung
Fa zit:
Ergebnis : Das Produkt kom mt an, die Mitarbeiter laufen zur Höchs tform auf und s chon bald danach freut s ich Herr Sch lau übe r hervorragende Verkaufszahlen.
S ie erkennen an dies em Beispiel, dass s ich die einzelnen Programme des Office -P akets zu einem groß en Ganzen ergänzen.
V i e l e F u n k t i o n e n + E i n s a tz - M ö g l i c h k e i t e n : Die P rog ramm e vo n M icros o f t O ffice e rgä nz en s ich z u eine m groß en G anz en.
M it M icrosoft Offic e könne n eine erfolgre iche P roduk t-Einführung geplan t und d ie pa s s e nde n U n te r la ge n ge s ta l te t we r de n.
Denn es hat nicht nur jedes P rogramm seinen eigenen A ufgaben-Bereich, in dem es sehr viele Funkt ionen und Möglichkeiten der Nutzung biete t.
Aus ga ben für Ma rketing nac h kurzer Ze it gedeckt Die A usgaben für die P rodukt -Unterlagen, die Herr Müller erstellt hat, s ind schon nach der ersten W oche komplett gedeckt.
A uch der A ustausch zwischen den einzelnen Bereichen is t möglich.
M i t d e n M ic ros o f t-D ie ns te n O ne D r i ve u nd S k ype wi rd de r F un k ti o ns -U m fa n g vo n O f f ic e e no rm ge s te i ge r t, s o d a s s Zu s a m m e n a r b e i t , A u s t a u s c h u n d w e i t e r e V o r t e i l e m ö g l i c h s i n d .
Dank einer gelungenen M arkt-Einführung überwiegen die Einnahmen ku rz da na c h d ie Aus ga be n f ür U n te r la g e n + M a rk e ti ng.
Dank Micros oft OneDrive und S kype (bz w. im Bus iness Bereich noch zahlreiche A nwendungen mehr) als Ergänzung bieten s ich großartige A nwendungen zu Veröffentlichung, zum A ustausch und gemeins amen A rbeiten.
Zu friedener Kunde Herr Schlau muss am W ochenende darauf schmunzeln, wie einfach die Zus ammenarbeit war und welch tolle Funkt ionen Micros oft Office trotz günstiger Kosten bietet.
We itere Infos zu Lizenz -Modellen Im W hitepaper zu Office 365 erfahren S ie, welche unterschiedlichen Lizenz -Modelle es gibt und wor in jeweils die Vor - und Nachteile liegen.
E in f a c h e Zu s a m m e n a r b e i t u n d e r fo l g r e ic h e P r o d u k t- K a m p a g n e n s o r g e n b e i m K u n d e n f ü r Zu f r i e d e n h e i t u n d m e i s t f ü r F o l g e - A u f t r ä g e .
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